Buchhaltung

Was ist ein Gewinnvortrag?

Der Gewinnvortrag bezeichnet in der Buchhaltung den Restgewinn des vorangegangenen Geschäftsjahres. Er taucht in der Bilanz als Teil des Eigenkapitals auf und ergibt sich aus dem Gewinn des Vorjahres abzüglich aller Verwendungen, wie sie im Gewinnverwendungsbeschluss festgelegt sind. Es erfolgt dann ein Übertrag in die folgende Periode, was eine entsprechende Position in der Bilanz erfordert.

Der Gewinnverwendungsbeschluss sieht zum Beispiel vor, wie die Dividendenausschüttung an die Eigentümer erfolgen soll oder ob die Bildung von zusätzlichen Rücklagen geplant ist. Weitere Aufwendungen verschiedener Art lassen sich mit dem Gewinn einer Periode finanzieren und verringern den Spielraum für einen Gewinnvortrag.

Das Gegenteil des Gewinnvortrags ist der Verlustvortrag. Denn natürlich kann nach allen Gewinnverwendungen auch ein Verlust übrig bleiben, den Sie ebenfalls in der Bilanz des folgenden Geschäftsjahres in einer eigenen Position aufführen. Genau dafür ist der Verlustvortrag vorgesehen.

Warum macht man einen Gewinnvortrag?

Die Ausweisung eines gesonderten Gewinnvortrags in der Bilanz kann aus verschiedenen Gründen gewünscht sein. Eine Möglichkeit besteht in der Verwendung als Ausgleich für einen Jahresfehlbetrag. Rechnet Ihr Unternehmen im nächsten Geschäftsjahr bereits mit einem solchen Fehlbetrag, können Sie vorsorglich einen Gewinnvortrag vornehmen.

Der Fehlbetrag lässt sich dann ganz oder in Teilen ausgleichen. Gewinne und Verluste lassen sich auf diese Weise gleichmäßiger auf die verschiedenen Geschäftsjahre verteilen und Gewinnschwankungen treten nicht so stark hervor. Damit das funktioniert, müssen die Ausgaben aber vorhersehbar sein.

Bei Kapitalgesellschaften ist es üblich, den Gewinnvortrag nur in Höhe eines sogenannten Spitzenbetrags vorzunehmen. Das ist immer dann sinnvoll, wenn der Betrag für eine Dividendenerhöhung nicht ausreicht. Da er sich nicht verteilen lässt, schreiben die Gesellschaften ihn einfach in das nächste Jahr vor.

Einzelunternehmen nehmen keinen Gewinnvortrag vor. Denn der Einzelunternehmer kann über den Gewinn ohnehin frei verfügen. Dafür trägt er aber das Risiko der persönlichen Haftung.

Wie wird der Gewinnvortrag ermittelt?

Alle Unternehmen sind an der Erwirtschaftung eines Gewinns interessiert. Dieser ergibt sich aus ihrer operativen Tätigkeit. Am Ende der Periode ermitteln Sie, ob Sie einen Jahresüberschuss erzielen konnten oder ob sich umgekehrt ein Jahresfehlbetrag ergeben hat. Das reicht aber nicht, um zu einem möglichen Gewinnvortrag zu gelangen.

Denn es stehen noch verschiedene Aufwendungen, Ausschüttungen und Finanzierungen an. Erst nach deren Abzug verbleibt der Rest, den Sie dann in das nächste Geschäftsjahr übertragen können. Eine wichtige Rolle spielen in diesem Zusammenhang die Dividenden. Diese stehen den Anteilseignern der Kapitalgesellschaften zu. Es ist daher einer der wichtigsten ersten Berechnungsschritte hin zum Gewinnvortrag oder Verlustvortrag, diese Ausschüttungen vom Gewinn aus dem operativen Geschäft abzuziehen.

Wie wird der Gewinnvortrag berechnet?

Der Gewinnvortrag oder Verlustvortrag ergibt sich aus dem Bilanzgewinn abzüglich der beschlossenen Mittelverwendungen. Anhand folgender Formel lässt sich die Kalkulation durchführen:

Bilanzgewinn

– Dividenden

– Einstellungen in andere Rücklagen

– zusätzliche Aufwendungen

= Gewinnvortrag

Der Bilanzgewinn wiederum leitet sich aus dem Jahresabschluss ab. Es folgt eine beispielhafte Berechnung für einen Betrieb, der in einem Jahr ein Ergebnis von 40 Millionen Euro erzielen konnte.

Aus dem Vorjahr stammt noch ein Gewinnvortrag in Höhe von 2 Millionen Euro. Dieser ist dem Jahresergebnis hinzuzurechnen.

Es fanden in der betrachteten Periode keine Entnahmen statt, das Unternehmen hat aber eine Rücklage in Höhe von 4 Millionen Euro geleistet.

Jahresergebnis 40 Millionen Euro

+ 2 Millionen Euro Gewinnvortrag

– 4 Millionen Euro Rücklagen

= 38 Millionen Euro Bilanzgewinn

An die Eigentümer möchte das Unternehmen in diesem Jahr 18 Millionen Euro an Dividenden ausschütten. Andere Rücklagen oder zusätzliche Aufwendungen sind in diesem Jahr nicht zu berücksichtigen. Damit ergibt sich folgender Gewinnvortrag:

Bilanzgewinn 38 Millionen Euro

– 18 Millionen Euro Dividende

= 20 Millionen Euro Gewinnvortrag

Der Gewinnvortrag fällt bei diesem Unternehmen hoch aus, weil keine weiteren Aufwendungen zu finanzieren sind und das Unternehmen muss auch keine anderen Rücklagen mehr bilden.

Was ist der Unterschied zwischen Gewinnvortrag und Jahresüberschuss?

Bei der Ermittlung des Jahresüberschusses spielt ein Gewinnvortrag oder Verlustvortrag noch keine Rolle. Beim Jahresüberschuss handelt es sich um den Reingewinn und er bildet in der Bilanz die letzte Position des Eigenkapitals, falls die Verwendung des Jahresergebnisses bei der Aufstellung der Bilanz nicht berücksichtigt ist. Das ergibt sich aus dem § 268 I HGB.

Der Jahresüberschuss ist sozusagen der Ausgangspunkt für alle Berechnungen, die erst zum Bilanzgewinn und am Ende zum Gewinnvortrag führen. Er ergibt sich als Saldo aus Aufwand und Ertrag und lässt sich als Wertzuwachs eines Jahres auffassen.

Die Abgrenzung zum Bilanzgewinn

In der Praxis der Bilanzierung ist der Gewinnvortrag vom Bilanzgewinn zu unterscheiden. Über die Verwendung der Überschüsse entscheidet bei Kapitalgesellschaften entweder die Hauptversammlung im Falle einer AG oder die Gesellschafterversammlung im Falle einer GmbH.

Dabei bezieht sich die Betrachtung auf den Bilanzgewinn, der sich aus dem Jahresergebnis verrechnet mit den Gewinn- oder Verlustvorträgen des Vorjahres sowie den Entnahmen und Einstellungen in die Rücklagen ergibt. Der Bilanzgewinn geht also rechnerisch dem Gewinnvortrag voran. Der Gewinnvortrag hingegen ergibt sich erst nach abgeschlossener Bilanzgewinnverwendung.

Wichtige Rechtsgrundlagen

Kapitalgesellschaften weisen ihren Gewinnvortrag gesondert in einer eigenen Bilanzposition aus. Das ergibt sich aus dem § 266 HGB, der das entsprechende handelsrechtliche Schema vorgibt.

Der Gewinnvortrag bzw. der Verlustvortrag bei negativem Vorzeichen findet sich demnach auf der Passivseite der Bilanz und dort im Eigenkapital. Er folgt nach den Gewinnrücklagen und ist die letzte Position vor dem Jahresüberschuss bzw. dem Jahresfehlbetrag.

Doch nicht nur die Aktiengesellschaft und die GmbH sind von den HGB-Vorgaben zum Gewinnvortrag betroffen. Im § 264c HGB finden sich weitere Regelungen, die sich auf einige haftungsbeschränkte Gesellschaften wie etwa die GmbH & Co. KG beziehen.

Diese Regelungen haben keine Bedeutung für Personengesellschaften wie KGs und OHGs. Ein Gewinnvortrag ist hier nicht notwendig oder möglich, weil ohnehin sämtliche Gewinne am Ende des Geschäftsjahres den Gesellschaftern vollständig zuzurechnen sind. Es bleibt in diesem Fall daher kein Rest übrig.

Betragsmäßige GwG-Grenze

In erster Linie bestehen für die Einstufung in Geringwertige Wirtschaftsgüter betragsmäßige Grenzen; während früher eine jahrelang unveränderte Obergrenze von 800 DM bestand, wurde diese im Laufe der letzten Jahre mehrfach angepasst. Heute gelten die Betragsgrenzen von 800 EUR für Standard-GwG und 1.000 EUR für Sammelposten-GwG (GwG-Grenze 2022). Liegt der Wert unter 250 EUR (bis 2017: 150 EUR), kann der jeweilige Gegenstand sofort als Aufwand verbucht werden.

Weitere Voraussetzungen für die Anerkennung

Gemäß den steuerlichen Voraussetzungen (§ 6 Abs. 2 und 2a EStG) müssen Geringwertige Wirtschaftsgüter materielle, bewegliche Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens sein. Immaterielle Wirtschaftsgüter wie Lizenzen oder Rechte sowie Gegenstände des Umlaufvermögens (Vorräte, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Handelswaren) scheiden daher als GwG aus.
Des Weiteren müssen die Wirtschaftsgüter selbstständig nutzbar sein; der jeweilige Gegenstand muss also dem Betrieb getrennt für sich alleine dienen können. Eine selbstständige Nutzbarkeit liegt beispielsweise vor, wenn ein Wirtschaftsgut

• nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung ohne andere Güter genutzt werden kann (betrieblicher Nutzungszusammenhang)
• nicht technisch mit anderen Gütern abgestimmt ist, sondern stand-alone verwendet werden kann
• nicht aus dem betrieblichen Zusammenhang gelöst und in einen anderen betrieblichen Nutzungszusammenhang eingefügt werden kann

Folgende Wirtschaftsgüter sind als Geringwertige Wirtschaftsgüter anerkannt

• Einrichtungsgegenstände in Läden
• Laptops, Telefone, Datenträger
• Bücher, sofern es keine mehrbändigen Werke wie Lexika sind
• Computerprogramme (Trivial-EDV-Programme)
• Grundausstattung einer Kfz-Werkstatt mit Spezialwerkzeugen
• Schreibtischkombinationsteile, die nicht fest miteinander verbunden sind, wie beispielsweise Tische, Rollcontainer, Computerbeistelltische

Folgende Gegenstände sind keine Geringwertigen Wirtschaftsgüter

• Autoradio
• Monitore, PCs, Drucker
• Elektromotor zum Einzelantrieb einer Maschine, einer Drehbank oder eines Webstuhls
• Regalteile, die zwar nicht genormt, aber technisch aufeinander abgestimmt sind

Wie werden GwG verbucht und abgeschrieben?

Bezüglich der steuerrechtlichen Behandlung können Sie grundsätzlich drei Gruppen von GwG unterscheiden.

Wirtschaftsgüter (GwG) von 0 – 250 EUR (ohne Umsatzsteuer)

Sogenannte geringstwertige Wirtschaftsgüter, deren Netto-Wert unter 250 EUR beträgt, können aus Vereinfachungsgründen ohne Aktivierung im Anlagevermögen sofort als Betriebsausgabe/Aufwand verbucht werden (Sofortabschreibung). Sie mindern somit in vollem Umfang den steuerlichen Gewinn des jeweiligen Jahres.
Voraussetzung zur Anwendung dieser Vereinfachungsregelung ist, dass die Wirtschaftsgüter in ihrer Gesamtheit von unwesentlicher Bedeutung sind. Leider gibt es für die “unwesentliche Bedeutung” keinen klaren Grenzwert, so dass dies jeweils im Einzelfall zu bewerten ist.

Wirtschaftsgüter (GwG) von 250,01 – 800 EUR (ohne Umsatzsteuer)

Ist die GwG-Grenze zur Anwendung der Vereinfachungsregel überschritten, besteht für Wirtschaftsgüter bis zur GwG-Grenze von 800 EUR ein Wahlrecht. Diese können gemäß § 6 Abs. 2 EStG in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden, vorausgesetzt sie werden in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufgenommen. Aus dem Verzeichnis müssen sich folgende Angaben ergeben:

• Datum der Anschaffung, Herstellung oder Einlage in den Betrieb
• Höhe der Anschaffungskosten/Herstellungskosten oder des Einlagewerts

Sofern sich diese Angaben aus der laufenden Buchführung ergeben, indem beispielweise spezielle GwG-Konten für diese Fälle verwendet werden, braucht das Verzeichnis nicht separat geführt zu werden. In der Praxis ist dies in den allermeisten Fällen gegeben.

Die zweite Alternative besteht darin, die Wirtschaftsgüter (GwG) einheitlich gemäß § 6 Abs. 2a EStG in einen sogenannten Sammelposten zu erfassen. Der Sammelposten ist im Jahr der Bildung und in den vier Folgejahren mit jeweils einem Fünftel (20 %) gewinnmindernd abzuschreiben (Poolabschreibung). Im Gegensatz zur herkömmlichen Behandlung und Abschreibung von Wirtschaftsgütern spielt bei der Anwendung der Poolabschreibung die tatsächliche Nutzungsdauer der einzelnen Wirtschaftsgüter keine Rolle. Gleiches gilt für Abgänge wegen Veräußerung, Entnahmen oder Zerstörungen der Güter. Auch nachträgliche Anschaffungskosten haben keine Auswirkung; diese werden nicht nachträglich zugeführt, sondern sind laufenden Aufwendungen.

Wirtschaftsgüter (GwG) von 800,01 – 1.000 EUR (ohne Umsatzsteuer)

Liegen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes über der GwG-Grenze von 800 EUR und übersteigen nicht den Höchstbetrag von 1.000 EUR, ist nur die Poolabschreibung als Sonderform der GwG-Behandlung möglich. Die Verbuchung in voller Höhe als Betriebsausgabe scheidet in diesem Fall aus, da die hierfür gültige GwG-Grenze überschritten ist.

Wirtschaftsgüter (GwG) über 1.000 EUR (ohne Umsatzsteuer)

Betragen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes hingegen mehr als 1.000 EUR, liegt nach steuerlicher Definition kein Geringwertiges Wirtschaftsgut mehr vor und der Gegenstand ist als Anlagevermögen zu aktivieren und nach den herkömmlichen Vorschriften zu bewerten und abzuschreiben.

Wann lohnen sich für Sie die verschiedenen GwG-Optionen?

Der sinnvolle Einsatz der unterschiedlichen GwG-Optionen hängt von den individuellen Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens ab. Grundsätzlich ist die Sofortabschreibung für Sie sinnvoll, wenn im jeweiligen Wirtschaftsjahr hohe Gewinne vorliegen, da mit der Sofortabschreibung ein maximaler Abschreibungsaufwand erzeugt werden kann. Zudem ist die Sofortabschreibung mit geringem Verwaltungsaufwand verbunden; es erfordert keine Berechnung von (anteiligen) Abschreibungsbeträgen und keine Fortschreibung in Folgejahre.
Wird hingegen erst mit Gewinnen in den kommenden Jahren gerechnet, ist die Poolabschreibung für Sie lohnender, da damit der Abschreibungsaufwand in die Zukunft transferiert werden kann. Es gilt allerdings zu beachten, dass bei Anwendung der Poolabschreibung eine Nutzungsdauer von 5 Jahren anzusetzen ist, auch wenn das jeweilige Wirtschaftsgut eine grundsätzlich kürzere Nutzungsdauer hätte.

Weiteres Wahlrecht für digitale Wirtschaftsgüter ab 2021

Für bestimmte digitale Wirtschaftsgüter wurde durch ein BMF-Schreiben zur Förderung der Digitalisierung ein Wahlrecht zur Sofortabschreibung geschaffen. Bei speziellen Gegenständen der Computerhardware sowie der Betriebs- und Anwendersoftware können die Anschaffungs- und Herstellungskosten steuerrechtlich über eine Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Hieraus folgt eine vollständige Abschreibung im Jahr der Anschaffung und eine sofortige Transformation der Anschaffungs- und Herstellungskosten in gewinnmindernde Betriebsausgaben des laufenden Jahres. Es handelt sich um ein Wahlrecht; wird es nicht angewendet, ist die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für das Wirtschaftsgut nach den herkömmlichen AfA-Tabellen zu bestimmen.
Im Gegensatz zu den Voraussetzungen zur Anerkennung eines GwG ist für die Abschreibung von digitalen Wirtschaftsgütern keine selbstständige Nutzbarkeit erforderlich.

Welche Schritte sind für die Abrechnung erforderlich? 

Bei der Abrechnung müssen Selbstständige besonders sorgfältig sein. Denn bereits kleine Fehler können zu Einwänden auf Kundenseite führen. Außerdem besteht die Pflicht, sämtliche Prozesse GoBD-konform zu dokumentieren. Transparenz und Ordnung in der Abrechnung von Leistungen ist daher essentiell für eine erfolgreiche Selbstständigkeit. Doch welche Schritte gibt es dabei? 

1. Angebotserstellung und Beauftragung

Eine erfolgreiche Abrechnung beginnt bereits in der Angebotserstellung. Hierbei ist es wichtig, dass ein rechtskräftiger Vertrag entsteht, damit sich ein schwieriger Kunde nicht vor der Zahlungspflicht drücken kann. In Deutschland herrscht glücklicherweise Vertragsfreiheit. Das bedeutet, dass Verträge in jeder Form rechtskräftig sind.

Ob man sich dafür entscheidet, ein förmliches Angebot zu stellen oder dies unförmlich per E-Mail kommuniziert – aus der Korrespondenz muss klar ersichtlich sein, welche Leistungen zu welchem Preis beauftragt wurden. Auch wenn mündliche Verträge gültig sind, empfehlen wir, dies schriftlich festzuhalten. Nur so kann man bei drohenden Zahlungsausfällen, rechtliche Schritte einleiten. 

2. Leistungserbringung, Zeiterfassung und Lieferung 

Wenn eine Leistung offiziell beauftragt wurde, kann die Leistungserbringung erfolgen. Wichtig ist, dass dies ordnungsgemäß dokumentiert wird, damit es Kunden und Finanzaufsichten später nachvollziehen können. Falls erforderlich, sollten Selbstständige auf eine ordnungsgemäße Zeiterfassung achten. Die Zeiterfassung kann entweder elektronisch mit einer speziellen Software oder physisch auf einem Stundenzettel durchgeführt werden. 

Der Kunde sollte jederzeit nachvollziehen können, wie viele Leistungen bereits erbracht wurden. Das ist zwar nicht rechtlich vorgeschrieben, allerdings erhöht es die Transparenz und Chance für eine beidseitig zufriedenstellende Zusammenarbeit. 

Die Lieferungen sollten so erfolgen, dass man sie im Nachhinein noch nachvollziehen kann. So können unzufriedene Kunden nicht leugnen, die Lieferung jemals empfangen zu haben und man kann die Vergütung notfalls vor Gericht einstreiten. 

3. Rechnungsstellung 

Mit der Rechnungsstellung wird die Abrechnung an den Kunden übergeben. Dieser muss dann nur noch die Zahlung fristgerecht tätigen und damit das Projekt abschließen. Die Rechnung sollte pünktlich nach Abschluss eines Projektes erstellt werden, damit die Forderung zeitnahe beglichen werden kann. Eine Abrechnung in Zwischenschritten sollte man in jedem Fall im Voraus mit dem Kunden besprechen. 

Die Rechnung muss alle gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen, damit der Kunde seinen Anspruch auf den Vorsteuerabzug behält. Falls doch einmal ein Fehler passiert, muss eine Rechnungskorrektur erfolgen. 

4. Rechnungsverwaltung und Buchhaltung

Sobald Sie die Rechnung an Ihren Kunden versendet haben, müssen Sie diese im Blick behalten. Im Idealfall nutzen Sie dazu eine Rechnungsverwaltung, die Sie an Zahlungsfristen erinnert und bei Bedarf das Mahnwesen einleitet. 

Ist die Rechnung beglichen, müssen Sie diese in Ihrem Buchhaltungsprogramm verbuchen. Wichtig ist, dass Sie diese abschließend mindestens 10 Jahre lang archivieren. Erst danach dürfen Sie die Rechnung vernichten. 

Wie eine transparente Abrechnung Zahlungsausfälle verhindern kann

Eine transparente Abrechnung ist die Basis für pünktliche Zahlungen von Ihren Kunden. Denn diese legen in der Regel Wert darauf, dass sie nachvollziehen können, welche Leistungen erbracht wurden und was diese gekostet haben. 

Daher ist auch eine umfangreiche Vorarbeit erforderlich. Nur mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung, einer transparenten Zeiterfassung und beweisen für Ihre Lieferung, können Sie sich auf eine Zahlung verlassen. Denn diese Dokumentationen sind bei rechtlichen Schritten zwingend erforderlich. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Forderung an aifinyo oder einen anderen Factoring-Anbieter abzugeben, müssen Sie sämtliche Dokumentationen des Auftrags ebenfalls vorlegen. 

Grundsätzlich können wir aus unseren Erfahrungen berichten, dass viele Zahlungsverzögerungen durch Missverständnisse entstehen. Durch maximale Transparenz in der Abrechnung und eine gute Kundenkommunikation, können diese Probleme bereits im Ansatz verhindert werden. Achten Sie daher darauf, dass Sie die gesamte Korrespondenz mit Ihren Kunden gut aufbewahren und sowohl Auftragsbestätigungen als auch Beweise für Lieferungen und die Rechnungsstellung doppelt speichern. 

Abrechnung und Zahlung leicht gemacht mit aifinyo

Mit aifinyo können Sie sich vollständig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und können die Zahlungsprobleme Ihrer Kunden vergessen. Wir übernehmen auf Wunsch die Rechnungsstellung, Rechnungsverwaltung und das Mahnwesen für Sie. Außerdem finanzieren wir im Factoring Ihre Forderung kostengünstig vor und übernehmen dabei das vollständige Ausfallrisiko. 

Um Zahlungsverzögerungen und Zahlungsausfälle müssen Sie sich also gar nicht mehr kümmern. Das Beste dabei: Die Leistungen von aifinyo sind kostengünstig und damit auch für kleine Unternehmer und Selbstständige zugänglich. 

Die Buchführung ist die wohl unbeliebteste Aufgabe bei der Selbstständigkeit und für viele Gründer eine Qual. Dennoch verzichten viele Selbstständige auf einen Steuerberater und übernehmen ihre Buchhaltung selbst. Das sollten Sie bei der händischen Buchhaltung beachten:

Vor- und Nachteile einer Buchhaltungssoftware

Die händische Buchhaltung ist gerade bei kleineren Unternehmen sehr verbreitet. Besonders, wenn nur geringe Einnahmen und Kosten innerhalb eines Geschäftsjahres entstehen, kann man seine Buchhaltung manuell durchführen. Ehemalige Buchhalter und Steuerberater übernehmen ihre Steuererklärung ebenfalls häufig ohne die Hilfe eines Programms. Vergleicht man die manuelle Buchhaltung jedoch mit aktueller Buchhaltungssoftware wird klar, dass die Buchhaltung über eine Software besser geeignet ist.

Diese spart Zeit und weist auf akute Fehler in der Steuerberatung hin, die im schlimmsten Fall empfindliche Strafen oder den Entzug der Gewerbeberechtigung zur Folge haben können. Wir empfehlen die händische Buchhaltung nur Gründern, die sich im Umgang mit der Buchhaltung vollkommen sicher fühlen.

Sollte man sich doch für die manuelle Buchhaltung entscheiden, stehen verschiedene Informationen im Internet zur Verfügung. Auf steuern.de werden beispielsweise die Grundlagen einer händischen Steuererklärung relativ simpel und unkompliziert erklärt. Zudem bietet Youtube oft sehr ansprechende Erklärvideos von Steuerberatern. Beispielsweise arbeitet der Steuerberater Roland Elias neben seinem Beruf auch noch an seinem Youtube-Kanal „Steuern mit Kopf“, welcher nützliche Videos zu Steuerthemen bereithält. Dort werden nicht nur die Grundlagen einer händischen Buchhaltung, sondern auch tiefgängiges Steuerwissen simpel und unterhaltend erklärt.

sevDesk

Das Cloud-basierte Programm sevDesk ist vor allem als CRM (Kundendatenbank) bekannt. Hiermit lassen sich in erster Linie Kundenaccounts verwalten und anlegen. Über das Paket „sevDesk Buchhaltung“ lassen sich jedoch auch Belege erfassen und die Anlagen der Steuererklärung ausfüllen. Das Besondere ist hier, dass sich alle Bedürfnisse an eine Buchhaltungssoftware von einem Anbieter befriedigen lassen. Je nach Paket kostet sevDesk zwischen 7,50 Euro und 43 Euro im Monat.

Lexoffice

Ebenfalls Cloud-basiert ist das Buchhaltungsprogramm Lexoffice. Dieses ist speziell auf Kleingewerbetreibende und Freiberufler ausgelegt. Im Fokus steht hier ganz klar die simple Übersicht, die dem Nutzer geboten wird. Zusätzlich zur Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) lässt sich hier auch eine GuV (Gewinn-und-Verlust-Rechnung) zu Analysezwecken erstellen. Mit Kosten zwischen 7,90 Euro und 16,90 Euro pro Monat ist Lexoffice auch preislich auf kleinere Unternehmen ausgelegt.

Buhl WISO Buchhaltung 365

Der Klassiker unter den Buchhaltungsprogrammen ist die WISO Buchhaltung 365. Die Oberfläche ist hier ebenfalls auf weniger erfahrene Nutzer ausgerichtet. Speziell angesprochen werden laut Hersteller Einzelkaufleute, Finanzbuchhaltungen, kaufmännische Leiter oder Sekretariate von Geschäftsführungen. Der aktuelle Preis für eine Jahreslizenz liegt bei 139,95 Euro, was etwa 11,70 Euro pro Monat entspricht.

Besonders für das Finanzamt, aber auch für Sie selbst, ist eine gründliche Buchführung essenziell. Denn so gelingt es Ihnen am einfachsten, den Überblick über Kosten und Einnahmen und damit den Erfolg Ihres Unternehmens zu behalten. Trotz dieses hohen Stellenwerts der Buchhaltung im Alltag jedes Selbstständigen werden selbst einfache Begrifflichkeiten wie „Buchhaltung“ und „Buchführung“ häufig falsch benutzt. Wir klären auf:

Was ist Buchhaltung?

In der Umgangssprache werden die Bezeichnungen „Buchhaltung“ und „Buchführung“ oftmals synonym verwendet. Streng genommen ist das aber nicht ganz richtig. Der Begriff „Buchführung“ bezeichnet die genaue und systematische Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben in einem Unternehmen. Die Abteilung einer Firma, die diese Aufgaben übernimmt, nennt man hingegen „Buchhaltung“.

Vor allem in größeren Unternehmen umfasst die Buchhaltung meist mehrere Abteilungen, die auf unterschiedliche Bereiche der Buchführung spezialisiert sind:

– Die Finanzbuchhaltung erfasst die Gesamtergebnisse eines Unternehmens. – Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit den Schuldnern (Debitoren). Sie erstellt einen Überblick über offene und bezahlte Rechnungen der Kunden und ist für das Mahnwesen zuständig. – Die Kreditorenbuchhaltung bildet das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung und befasst sich mit den Gläubigern (Kreditoren). Sie behält den Überblick über offene Rechnungen des Unternehmens und bezahlt diese gemäß vereinbarter Fristen. – Die Lohnbuchhaltung kümmert sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung des Unternehmens.

Welche Aufgaben hat die Buchhaltung?

Die Buchhaltung zeichnet alle Geschäftsvorfälle, also alle Vorgänge in einem Unternehmen, die mit seinem Vermögen zu tun haben, auf. Mit Hilfe einer ordentlichen Buchführung können Sie das Vermögen und die Schulden Ihres Unternehmens feststellen. Dieser Überblick erleichtert Ihnen zukünftige Unternehmensentscheidungen.

Dabei ist es wichtig, dass die Aufzeichnung lückenlos, chronologisch und sachlich ist (§ 239 Absatz 2 HGB). Diese und weitere Grundregeln für die Buchführung finden sich in

– den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD)

Zur Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle benötigt die Buchhaltung Belege. Also Dokumente, die Daten über die Geschäftsvorfälle enthalten wie etwa Rechnungen, Quittungen und Kassenbons. Für jeden Beleg nimmt die Buchhaltung eine Buchung vor. Umgekehrt gilt: Keine Buchung ohne Beleg.

Sie sind erfolgreich in die Selbstständigkeit gestartet, haben bereits einige Aufträge ergattert, die entsprechenden Rechnungen geschrieben und dann plötzlich den Überblick über Ihre Dokumente und Zahlungseingänge verloren? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen Gewerbetreibenden und Freiberuflern. Denn wer möchte sich schon mit lästigem Papierkram herumschlagen?

Eigenverantwortliches Rechnungsmanagement als zeitraubende Aufgabe

Wenn die Auftragslage gut ist, steigt natürlich auch die Anzahl Ihrer ausgestellten Rechnungen. Jedoch müssen Sie damit auch die Zahlungsfristen und -eingänge auf Ihrem Bankkonto im Blick behalten und manchmal leider auch Zahlungserinnerungen oder Mahnungen versenden, wenn Ihre Auftraggeber zu spät zahlen. Besonders für Soloselbstständige kann diese Aufgabe lästig und zeitraubend sein. Vor allem, wenn Sie Ihre wertvolle Zeit lieber der Abarbeitung der Aufträge oder der Gewinnung neuer Aufträge widmen würden. In diesem Fall könnte eine externe Rechnungsverwaltung für Sie die richtige Lösung sein.

Rechnungsverwaltung sorgt für Überblick

Viele Freiberufler, Gewerbetreibende und Unternehmer nutzen daher die externe Rechnungsverwaltung. Dabei senden Sie einfach alle Rechnungen an einen Dienstleister, der seinerseits die Rechnungen an Ihre Auftraggeber versendet, sich um die Einhaltung der Zahlungsziele kümmert und die Zahlungseingänge überwacht. Alles in einem automatisierten Vorgang. Sie haben keine chaotische Rechnungsablage mehr und können ganz einfach und übersichtlich alle Rechnungen, und deren jeweiligen Status, bei Ihrem Rechnungsverwalter einsehen. So sparen Sie Zeit und können die so gewonnene Zeit für Berufliches oder Privates verwenden.

Rechnungsverwaltung mit RECHNUNG.de

Mit der Rechnungsverwaltung von RECHNUNG.de können Gewerbetreibende, Freiberufler und Unternehmer schnell und unkompliziert den gesamten Prozess der Rechnungsabwicklung abgeben. Laden Sie einfach sämtliche unversendete Rechnungen auf unserem Portal RECHNUNG.de hoch. Sie können bei jeder Rechnung selbst entscheiden, ob Sie diese über RECHNUNG.de verwalten lassen wollen. Zusätzlich müssen Sie sich auch um das Mahnwesen keine Sorgen mehr machen: Wenn Ihr Auftraggeber die Zahlungsfrist überschreitet, kümmern wir uns automatisch um das anstehende Mahnverfahren. Die Rechnungsverwaltung kostet Sie pauschal nur 1,5% der Rechnungssumme.

Und so einfach funktioniert es:

1. Sie haben die gewünschte Leistung Ihres Auftraggebers vollständig erbracht und erstellen nun eine Rechnung. (Hier geht’s zum kostenlosen Rechnungsgenerator)

2. Anstatt diese nun wie gewohnt direkt an Ihren Auftraggeber zu senden, laden Sie die Rechnung auf RECHNUNG.de hoch.

3. RECHNUNG.de kümmert sich um die komplette Rechnungsverwaltung. Das heißt, RECHNUNG.de…

– …versendet die Rechnung an Ihren Auftraggeber. – …überwacht die Einhaltung der Zahlungsfristen und -eingänge. – …kümmert sich wenn notwendig um das Mahnverfahren.

Unter der Rechnungslegung versteht man die Offenlegung der Ergebnisse einer Buchhaltung. Ähnlich wie die Buchhaltung ist diese zwar für alle Unternehmen verpflichtend, jedoch gelten für unterschiedliche Unternehmensformen andere Regeln.

Was ist die Rechnungslegung und welche Vorschriften gelten?

Die Rechnungslegung erfolgt in Deutschland anhand der Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB), des Publizitätsgesetzes und der Abgabenordnung. Als Grundsatz gilt dabei, dass alle Unternehmen zur Rechnungslegung verpflichtet sind. Ob dies in Form einer Bilanz und einer GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) erfolgt oder die vereinfachte EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) angewendet werden kann, hängt von der Art und der Größe des jeweiligen Unternehmens ab.

1. Für Kleinunternehmer, Freiberufler, Kleingewerbetreibende

Freiberufler, Anwender der Kleinunternehmer-Regelung und Kleingewerbetreibende unterliegen der Pflicht zur vereinfachten Buchführung. Hier erfolgt die Rechnungslegung anhand der EÜR. Eine Pflicht zur Bilanzierung oder Anfertigung einer GuV besteht grundsätzlich nicht.

Einzelkaufleute, die unter 600.000€ Umsatz und 60.000€ Jahresgewinn erwirtschaften, unterliegen ebenfalls nicht der doppelten Buchführung. Das bedeutet, dass auch diese die EÜR für ihre Gewinnermittlung nutzen dürfen.

2. Für Kleinstkapitalgesellschaften

Als Kleinstkapitalgesellschaften gelten in Deutschland Unternehmen, die mindestens zwei dieser Grenzwerte nicht überschreiten:

– Bilanzsumme liegt unter 350.000€ – Im Jahresdurchschnitt werden maximal zehn Mitarbeiter beschäftigt – Jahresumsatzerlöse liegen unter 700.000€

Diese müssen lediglich eine gekürzte Bilanz im Bundesanzeiger veröffentlichen oder beim Unternehmensregister hinterlegen.

3. Für Kleinkapitalgesellschaften

Kleinkapitalgesellschaften überschreiten mindestens zwei der folgenden Grenzwerte nicht:

– Bilanzsumme = 6 Mio. € – Jahresumsatzerlöse = 12 Mio. € – Im Jahresdurchschnitt werden maximal 50 Mitarbeiter beschäftigt.

Kleinkapitalgesellschaften müssen lediglich eine gekürzte Bilanz und einen gekürzten Anhang des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger veröffentlichen. Hier gilt als Besonderheit: Der Anhang muss die GuV-betreffenden Anlagen nicht beinhalten.

4. Für mittelgroße Kapitalgesellschaften

Mittelgroße Kapitalgesellschaften müssen innerhalb von zwei der folgenden Grenzwerte liegen:

– Bilanzsumme = > 6 Mio. € jedoch unter 20 Mio. € – Jahresumsatzerlöse = > 12 Mio. €, aber unter 40 Mio. € – Arbeitnehmer= Zwischen 50 und 250 im Jahresdurchschnitt

Hier gelten folgende Pflichtveröffentlichungen im Bundesanzeiger:

– Gekürzter Jahresabschluss – Gekürzter Anhang des Jahresabschlusses – Gekürzter Lagebericht – Bericht des Aufsichtsrats (falls zutreffend) – Erklärung nach Corporate Governance Kodex (§ 161 AktG) (falls zutreffend) – Gewinnverwendungsvorschlag und -beschluss

Dazu gelten folgende Sonderpflichten:

– Pflicht zur Prüfung durch eine/n Wirtschaftsprüfer/in – Frist zur Aufstellung: Maximal 3 Monate nach Bilanzstichtag – Frist zur Einreichung: Maximal 12 Monate nach dem Bilanzstichtag

5. Für große Kapitalgesellschaften

Große Kapitalgesellschaften überschreiten mindestens zwei der oben genannten Grenzwerte für mittelgroße Kapitalgesellschaften. Diese unterliegen denselben Pflichtveröffentlichungen, wie mittelgroße Kapitalgesellschaften. Eine Kürzung des Jahresabschlusses, Anhang des Jahresabschlusses und Lagebericht ist jedoch nicht mehr möglich.

Es gelten außerdem dieselben Sonderpflichten, wie für mittelgroße Kapitalgesellschaften.

Der Unterschied zwischen interner und externer Rechnungslegung

Der Begriff Rechnungslegung wird hauptsächlich mit den im HGB definierten Anforderungen assoziiert. In der Praxis unterscheidet man aber zwischen interner und externer Rechnungslegung. Während die externe Rechnungslegung reguliert und an die Öffentlichkeit adressiert ist, unterliegt die interne Rechnungslegung keinerlei Vorschriften.

Diese dient lediglich dazu, Personen in internen Führungspositionen oder Kontrollorganen über aktuelle Kennzahlen zu informieren. Daher fallen auch die Methoden zur internen Rechnungslegung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus. Einige setzen auf moderne Reporting-Tools, die direkt an die unternehmenseigene Buchhaltungssoftware angeknüpft ist, während sich andere klassischer Methoden bedienen.

Rechnungslegung nach HGB (national) oder IFRS (international)

Neben den deutschen, im Handelsgesetzbuch festgelegten Rechnungslegungsstandards (HGB) gibt es die sogenannten International Financial Reporting Standards (IFRS). Diese wurden im Zuge der Globalisierung der Kapitalmärkte eingeführt und sollen eine einheitlich transparente Rechnungslegung gewährleisten. In der EU sind alle kapitalmarktorientierten Unternehmen an eine Rechnungslegung nach den IFRS gebunden. Dazu zählen alle Unternehmen, deren Aktien oder Schuldverschreibungen zum Handel an einem organisierten Kapitalmarkt innerhalb der europäischen Union zugelassen sind.

Grundsätzlich haben aber alle Unternehmen das Recht, ihre Konzernabschlüsse nach den IFRS statt nach den Vorschriften des HGB zu gestalten.

Unterschiede zwischen den Vorschriften zur internationalen und nationalen Rechnungslegung

Im Gegensatz zu den Rechnungslegungsvorschriften des HGB, sollen die IFRS nicht den Gläubigerschutz als obersten Grundsatz verfolgen. Diese haben dagegen den Investorenschutz im klaren Fokus. IFRS-Abschlüsse sollen schließlich dem Kapitalmarkt alle nötigen Informationen zur Verfügung stellen, die Investoren zur Anlage benötigen. Die Vermögens-, Finanz-, und Ertragslage eines Unternehmens sollen klar ersichtlich sein und Investoren so beim Abwägen von Investitionen unterstützen.

Einige Unterschiede sind folgende:

– Mit dem HGB-Einzelabschluss wird der Gewinn zur Ermittlung der Steuerbemessung ermittelt. IFRS wird dagegen nicht zur Steuerbemessung verwendet. – IFRS verpflichtet in bestimmten Fällen zu einem Ausweis noch nicht realisierter Gewinne. HGB-Gewinne dürfen dagegen erst bei ihrer Realisierung berücksichtigt werden. – Selbst erstellte immaterielle Wirtschaftsgüter, wie z.B. Lizenzen oder Marken dürfen nach HGB nicht aktiviert werden. Nach IFRS müssen diese dagegen in die Bilanz aufgenommen werden, wenn diese dem Unternehmen einen wirtschaftlichen Nutzen bieten, der zuverlässig bewertet werden kann.

Weitere Unterschiede lassen sich auf der Infoseite „IFRS.org“ oder in diesem Ratgeber nachlesen.

Vorteile durch RECHNUNG.de

Über RECHNUNG.de können Sie online, kostenlos und unbegrenzt gesetzeskonforme Rechnungen erstellen. Diese können Sie dann speichern, exportieren oder direkt zur Rechnungsverwaltung oder Vorfinanzierung einreichen. RECHNUNG.de erleichtert die Koordination Ihrer Ausgangsrechnungen ungemein. So können Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit und Ihr Kunden konzentrieren.

Die Vorstellung eines komplett digital organisierten Büros ist attraktiv. Dieses ist sowohl nachhaltig als auch wirtschaftlich effizient und es ermöglicht ein deutlich produktiveres Arbeiten. Mit den Vorteilen entstehen aber auch konkrete Herausforderungen, die mit einer strukturierten Vorgehensweise gemeistert werden können.

1. Klare Ziele setzen

Ohne Ziele entstehen keine Ergebnisse. Um das digitale Büro erfolgreich umzusetzen, sollten daher greifbare Ziele und Zwischenschritte gesetzt werden. Je nach Unternehmensgröße kann eine komplette Digitalisierung der internen Bürokratie sehr lange dauern. Empfehlenswert ist daher, einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten einzuplanen. Freiberufler und Einzelunternehmer können dies natürlich sehr viel schneller umzusetzen. Wichtig ist, dass motivierende und erreichbare Ziele für die Digitalisierung gesetzt werden.

2. Die Mitarbeiter vorbereiten

Ohne das richtige Mindset, lässt sich ein Büro nicht digitalisieren. Dazu gehören nicht nur Sie, sondern alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Während einige Mitarbeiter das papierlose Büro vielleicht befürworten, stehen andere Mitarbeiter der digitalen Welt möglicherweise etwas skeptisch gegenüber.

Daher beginnt die Umstrukturierung grundsätzlich bei dem Geschäftsführer. Dieser muss seinen Mitarbeitern vor allem Ängste nehmen und Vorteile aufzeigen. Zu diesen gehören unter anderem:

– ein flexibler und ortsunabhängiger Zugriff auf – alle relevanten Dokumente – weniger Aktenordner im Büro – Umweltschutz – keine mühsame Suche in Ordnern und Aktenbergen – einfachere Kommunikation innerhalb des Unternehmens – Kostenersparnis und erhöhte Produktivität – Zukunftsfähigkeit

3. Das papierlose Büro planen

Mit einem motivierten Büro kann es an die Digitalisierung gehen. Ein erster Schritt wäre, auf eine digitalisierte Rechnungsverwaltung zu setzen. Anschließend sollten konkrete Pläne zur Digitalisierung der restlichen Dokumente angefertigt werden. Dabei stehen der Datenschutz und andere rechtliche Aspekte im Mittelpunkt.

Die rechtlichen Aspekte

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) stellen den rechtlichen Leitfaden für die Umsetzung des digitalen Büros dar. Diese geben vor, dass alle Dokumente mit einem steuerlich verwertbaren Charakter zehn Jahre lang unveränderbar archiviert werden müssen. Geht es um die gerichtliche Zulässigkeit elektronischer Akten, müssen Unternehmen eine lückenlose Digitalisierung der Dokumente nachweisen.

Datenschutz

Das Thema Datenschutz ist bei der Umsetzung des digitalen Büros unverzichtbar. Ratsam ist, einen DSGVO-vertrauten Rechtsberater zu konsultieren, der sicherstellt, dass die entsprechenden Vorschriften eingehalten werden. Dies ist jedoch keinesfalls eine besondere Schwäche des papierlosen Büros, da auch Papier den Datenschutz gefährden kann.

Hardware-Lösungen

Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass sie alle Dokumente in digitaler Form erhalten. Das Scannen ist daher ein elementarer Bestandteil einer digitalen Arbeitsweise in einem Büro. Je nach Unternehmensgröße genügen dabei häufig schon die vorhandenen Scanner. Wichtig ist, dass ein Scanner auch Duplex-Seiten aufnimmt und mit dem Papieraufkommen eines Unternehmens mithalten kann. Eine Auflösung von mindestens 300 DPI gilt hierbei als Standard. Empfehlenswerte Scanner für kleine und mittelständische Unternehmen sind folgende:

– Fujitsu ScanSnap ix500 (25 Duplex Seiten / 50 Seiten pro Minute) – Epson WorkForce DS-310 Dokumentenscanner (25 Duplex Seiten / 20 Seiten pro Minute)

Auch auf einen Drucker sollte nicht verzichtet werden, da in einigen Fällen immer noch gedruckte Dokumente vonnöten sein werden. Da dies aber der Einzelfall sein wird, lässt sich ein eher günstiges Modell erwerben. Auf dem Weg zum papierlosen Büro, lässt sich auch die schon vorhandene Druck-Hardware bequem weiterverwenden.

Software-Lösungen

Die Software ist in einem papierlosen Büro ebenso wichtig, wie die Hardware. Diese müssen DSGVO-konform operieren und auch die Anforderungen der GoBD erfüllen. Sinnvoll ist der Einsatz einer Dokumentenmanagement-Software (DMS). Dabei bieten sich auch Open-Source- oder Online-Lösungen an, die in der Anschaffung preiswerter sind.

Wichtig ist, dass der Dienst auch in zehn Jahren noch erreichbar sein wird. Aus Gründen der Datensicherung sollten Cloud-Dienste zudem einen Ende-zu-Ende-verschlüsselten Datentransfer einsetzen. Box Business gilt dabei als gute Wahl und wurde speziell für stark regulierte Branchen entwickelt. Hiermit kommen aber auch kleine und Mittelstandsunternehmen auf ihre Kosten.

Außerdem bietet sich der Einsatz einer OCR-Software zur Texterkennung an. Diese ermöglicht das dokumentübergreifende Suchen nach einzelnen Textpassagen. Das wirkt sich besonders positiv auf die Produktivität aus, da keine Zeit mehr mit dem Durchsuchen einzelner Dokumente verschwendet wird.

Abschließend sollte die interne Kommunikation digitalisiert werden. In der Praxis hat sich für viele Unternehmen herausgestellt, dass E-Mails für kurze Kommunikationen eine eher schlechte Wahl sind. Slack, Asana oder Skype ermöglichen einen kurzen und zuverlässigen Textaustausch. Hier gilt es aber auf die Präferenzen der Mitarbeiter zu schauen und einen zuverlässigen Dienst festzulegen.

4. Digitalisierung umsetzen

Das am Anfang festgelegte Ziel lässt sich mit einer zu zögerlichen Vorgehensweise schlecht erreichen. Unternehmer haben daher die Aufgabe, das anfangs festgelegte Zieldatum als Deadline einzuhalten. Auch wenn es sehr mühsam ist, einzelne Dokumente einzuscannen und vor allem zu koordinieren, ist dieser Schritt unabdingbar. Dabei zeigt sich auch, wie gut Software- und Hardware-Lösungen zusammenarbeiten.

Hier sollten Unternehmen auch von Fehlern ausgehen. Diese sind menschlich und bei der Integration neuer Prozesse völlig normal. Empfehlenswert ist daher, einen Digitalisierungs-Beauftragten im Unternehmen zu bestimmen, der mit der Überwachung der Archivierungsprozesse beauftragt wird.

5. Routinen entwickeln

Wenn das papierlose Büro erst einmal integriert ist, werden sich die Vorteile klar abzeichnen. Da dieser Prozess für viele Mitarbeiter neu sein wird, müssen diese ihre Arbeitsroutinen neu entwickeln. Es braucht also erst einmal Zeit, bis sich alle Mitarbeiter an die digitale Herangehensweise gewöhnt haben. Daher sollten Geschäftsführer durchaus geduldig mit den Mitarbeitern umgehen und Fehler besprechen.

Sollte ein Digitalisierungs-Beauftragter bestimmt worden sein, gilt es auch, diesen in jegliche Kommunikation über digitale Prozesse zu involvieren. Sobald sich alle an das digitale Büro gewöhnt hat, werden sich die Vorteile herausstellen. So profitiert man langfristig von der verbesserten Effizienz, entspannteren Mitarbeitern und bemerkenswerten Kostenersparnissen.

Die Rechnungsverwaltung auslagern

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Viele Unternehmer erstellen ihre Rechnungen mit den Programmen Microsoft Word oder Excel und versenden diese anschließend als PDF. Dies erfüllt jedoch nicht per se die strengen Anforderungen der GoBD. Diese besagen, dass alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen eines Unternehmens unveränderbar archiviert werden müssen.

Wie speichert man Rechnungen GoBD-konform?

Heutzutage werden die meisten Rechnungen voll-elektronisch erstellt und versendet. Dabei stehen besonders die Vorteile gegenüber der klassischen Papierrechnung im Fokus: eine direkte, ortsunabhängige und kostenfreie Übertragung sowie eine unkompliziertere Speicherung. Ordner, die mit bis zu zehn Jahre alten Rechnungen gefüllt sind, lassen sich schließlich schwer unterbringen.

Unabhängig davon, ob es sich um eine elektronische Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung handelt, muss die Rechnungsdatei unveränderbar sein. Neben dem Rechnungsformat ZUGFeRD, sind PDF/A-3-Dateien hier ideal, wobei auch klassische PDF-Typen vom Finanzamt akzeptiert werden. Im Fokus steht hier, dass die Ursprungsdatei unveränderbar, nachvollziehbar und plattformunabhängig lesbar sein muss.

Welche Dokumente sind noch von der GoBD betroffen?

Viele Unternehmer liegen mit der Überzeugung, dass die GoBD nur die Finanzbuchhaltung betrifft, leider falsch. In der Tat sind alle Dokumente mit einem steuerlich verwertbaren Charakter davon betroffen. Das bedeutet für Unternehmer, dass die Kommunikation mit dem Kunden (falls Digital) ebenfalls unveränderbar gespeichert werden muss. Auch digitale Kontoauszüge, bare und bargeldlose Einnahmen, sowie interne Prozesse und Aufzeichnungen müssen lückenlos dokumentiert werden.

Fazit

Eine lückenlose und GoBD-konforme Buchhaltung hat ein Kernziel: eine nachvollziehbare Dokumentation aller betrieblichen Prozesse im Falle einer Betriebsprüfung zu ermöglichen. Damit stellt sie gerade für Kleinunternehmer und Freiberufler eine wirkliche Herausforderung dar.

Die Online-Rechnungsverwaltung von RECHNUNG.de erleichtert Selbstständigen die Koordination ihrer Ausgangsrechnung. So wird die GoBD-konforme Buchführung deutlich leichter. Praktisch bedeutet dies: Sie erledigen die Dienstleistungen und wir übernehmen die Erstellung, den Versand und die Dokumentation ihrer Rechnung sowie die Kontrolle aller Zahlungseingänge.

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Auch im Jahre 2021 dominieren Rechnungen auf Papier immer noch die Buchhaltung vieler Unternehmen. Dabei ist das Digitalisieren der Rechnungsverwaltung heutzutage sowohl möglich als auch rechtens, solange die GoBD beachtet werden. Selbst eine komplett digitale Buchhaltung ist keine Vision mehr und mit entsprechender Motivation verhältnismäßig leicht umsetzbar.

Rechnungen digital verwalten – Was ist die gängige Praxis?

Auch wenn das Konzept digitaler Rechnungen noch nicht alle deutschen Unternehmen erreicht hat, befindet es sich klar auf dem Vormarsch. Laut einer Studie des Forschungsinstituts ibi research der Universität Regensburg würde schon jetzt mehr als die Hälfte aller Unternehmen den Versand und Empfang digitaler Rechnungen bevorzugen. Das ist eine Steigerung von 20% gegenüber einer Vergleichsstudie aus dem Jahr 2015.

Klares Verbesserungspotenzial besteht in der weiteren Bearbeitung digitaler Rechnungen. Vier von zehn Unternehmen drucken digital erhaltene Rechnungen aus, um diese anschließend in internen Systemen zu erfassen. Da die Daten aber schon digital vorliegen, werden dabei Ressourcen verschwendet. Die Studie zeigte außerdem, dass viele Unternehmen die rechtlichen Vorschriften der digitalen Rechnungsverwaltung nicht kennen.

Rechtliche Aspekte für ein papierloses Büro

Wie schon angemerkt, können die Vorschriften der GoBD teilweise schwer verständlich sein. Dabei lässt sich vermuten, dass der Gesetzgeber digitale Rechnungen möglichst verhindern möchte. In der Tat sieht dies aber ganz anders aus. Seit dem 2011 ins Leben gerufenen Steuervereinfachungsgesetz sind digitale und klassische Rechnungen zumindest theoretisch rechtlich gleichgestellt.

Die aktuellen Anforderungen an digitale Rechnungen sind folgende:

Alle Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden.

Hierbei muss zwingend das Eingangsdatum unveränderbar festgehalten werden. In der Praxis ist daher die Verwendung eines GoBD-konformen Buchhaltungsprogramms ratsam. Was die GoBD-konforme Buchhaltung für Unternehmer im Detail bedeutet, finden Sie hier.

Das Dateiformat von Eingangs- und Ausgangsrechnungen darf nicht verändert werden.

Obwohl klassische Rechnungen lediglich abgeheftet werden müssen, lassen sich digitale Rechnungen nicht einfach ausdrucken. Diese müssen in ihrem unveränderbaren Ursprungsformat für mindestens 10 Jahre bestehen bleiben. Wir empfehlen daher grundsätzlich die Verwendung von ZuGFeRD-Rechnungen.

Der Empfänger muss dem Empfang einer digitalen Rechnung zustimmen.

Auch im Jahr 2021 können Unternehmen immer noch auf nicht-digitale Rechnungen bestehen. In der Regel kommt dies aber nicht vor.

Fazit

Viele Unternehmen hinken der Digitalisierung der Rechnungsverwaltung noch hinterher. Dabei bringt sie fast nur Vorteile mit sich. Die damit verbundene Effizienzsteigerung wirkt sich vor allem langfristig positiv auf Unternehmen aus. Wir empfehlen daher bedacht, aber zielstrebig bei dem digitalen Verwalten von Rechnungen vorzugehen. Denn nur mit der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben lässt sich ein papierloses Büro nachhaltig umsetzen.

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