Georg Beck

Zudem herrscht oft Verunsicherung dahingehend, was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen und kein Geld eingegangen ist. Wir geben Ihnen daher im nachfolgenden Artikel alle wichtigen Infos zum Zahlungsziel, das auf den meisten Rechnungen übrigens stets angegeben ist.

Was ist das Zahlungsziel?

Um Unternehmen und Selbstständige zu schützen und dafür zu sorgen, dass Rechnungen zeitnah bezahlt werden, gibt es das Zahlungsziel. Es handelt sich beim Zahlungsziel um einen Zeitraum, in welchem der Rechnungsbetrag beglichen sein muss. Zahlt der Kunde nicht innerhalb des Zahlungsziels, gerät er automatisch in Verzug. Das gesetzliche Zahlungsziel beträgt 30 Tage (§286 BGB). An einem konkreten Beispiel wird deutlich, wie genau das Zahlungsziel funktioniert:

Ein Unternehmen verkauft am 01.06. für 1.500,00 EUR ein Produkt und schreibt noch am gleichen Tag die Rechnung. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage.

Der Kunde hat nun 30 Tage lang Zeit, die 1.500,00 EUR zu überweisen. Ab dem 01.07. kann das Unternehmen eine Zahlungserinnerung schreiben, sofern das Geld nicht auf dem Konto eingegangen ist.

Warum sollte eine Zahlungsfrist angegeben werden?

Die Nennung eines Zahlungsziels hat zahlreiche Vorteile. In erster Linie sorgt es beim Käufer für Klarheit. Der Zahlungspflichtige weiß durch die Angabe genau, wann er die Ware spätestens bezahlen muss. Außerdem kennen viele Privatkunden das gesetzliche Zahlungsziel nicht. Wir empfehlen daher, die Zahlungsfrist stets auf die Rechnung zu schreiben.

Zusätzlich sorgt das Zahlungsziel beim Gläubiger für Planungssicherheit. Verkäufer wissen durch die Angabe nämlich immer, wann sie mit dem Geldeingang rechnen können. Dadurch entsteht letztlich eine gute Möglichkeit, um die eigene Liquidität zu planen. Die Buchhaltung wiederum kann auf einen Blick erkennen, welche Rechnungen noch beglichen werden müssen.

Es ist zudem wichtig, ein Zahlungsziel anzugeben, weil das gesetzliche Zahlungsziel verkürzt oder verlängert werden kann. So gibt es die unterschiedlichsten Zahlungsfristen. Folgende Zahlungsziele werden häufig verwendet:

• 10 Tage
• 14 Tage
• 30 Tage
• 60 Tage
• 90 Tage

Außerdem lassen sich zwei verschiedene Arten von Zahlungszielen unterscheiden:

1. einseitiges Zahlungsziel
2. vereinbartes Zahlungsziel

Das einseitige Zahlungsziel wird vom Rechnungssteller festgelegt und muss vom Kunden eingehalten werden. Diese Vorgehensweise ist in der Praxis beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Privatpersonen der Regelfall.

Beim vereinbarten Zahlungsziel einigen sich Verkäufer und Käufer auf eine Frist zur Zahlung des Rechnungsbetrages. Häufig handeln Unternehmen entsprechende Fristen miteinander aus.

Die nachfolgende Statistik zeigt das durchschnittliche Zahlungsziel in Deutschland. Außerdem ist zu erkennen, dass in anderen Ländern die Zahlungsziele teilweise deutlich länger sind: Zur Statistik

Wie kann das Zahlungsziel angegeben werden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Frist für die Zahlung auf der Rechnung zu formulieren. Wir zeigen Ihnen nachfolgend gängige Sätze, die auf Rechnungen stehen und so auch allgemein anerkannt werden:

• Bitte begleichen Sie die Rechnung bis zum (Datum einsetzen)
• die Rechnung ist sofort fällig
• zahlbar innerhalb von 30 Tagen
• es gilt das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen ab Rechnungsstellung
• die Rechnung ist zahlbar innerhalb von 10 Tagen unter Abzug von 3 % Skonto oder innerhalb von 30 Tagen ohne Abzüge

Was gilt, wenn kein Zahlungsziel angegeben ist?

Befindet sich auf der Rechnung kein gesonderter Hinweis mit einer Zahlungsfrist, so wird der Rechnungsbetrag umgehend fällig, sobald die im Vertrag vereinbarte Leistung (Lieferung oder Dienstleistung) erbracht wurde. Der Schuldner ist dann also verpflichtet, die Zahlung sofort zu veranlassen und darf damit beispielsweise nicht noch eine Woche warten.

Handelt es sich um einen Verbrauchsgüterkauf (ein Geschäft zwischen einem Unternehmer und einer Privatperson), bei dem es um bewegliche Sachen geht, ist der Käufer hingegen lediglich in der Pflicht, die Zahlung „unverzüglich“ vorzunehmen. Dadurch haben Privatkunden einen kleinen Spielraum für Zahlungsverzögerungen.

Was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen ist?

Im BGB wird genau definiert, was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen ist. Außerdem erklären die Paragraphen, wie vorgegangen werden muss, wenn die Zahlungsfrist an einem Wochenende verstreicht:

• § 188 des BGB regelt das genaue Fristende (zum Beispiel bei der Angabe von 30 Tagen als Frist)
• § 193 des BGB klärt, was zu tun ist, wenn das Fristende auf einen Feiertag oder ein Wochenende fällt
• § 286 Absatz 3 BGB definiert, was passiert, wenn die Frist ohne Zahlungseingang verstreicht

Insbesondere der § 286 ist hinsichtlich der Fragestellung, welche Konsequenzen es hat, wenn das Zahlungsziel ohne Geldeingang abläuft, interessant. Im BGB steht dazu:

„Sobald die vereinbarte Zahlungsfrist überschritten ist, gerät der Schuldner automatisch in Verzug.
Der Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit ein.“

Hat der Kunde nach dem Ablauf der Zahlungsfrist nicht gezahlt, sollten Unternehmer eine Zahlungserinnerung schreiben. Der Zahlungspflichtige wird mit diesem Brief darauf hingewiesen, dass er den fälligen Rechnungsbetrag bezahlen muss. Die Zahlungserinnerung sollte eine neue Frist zur Zahlung der fälligen Rechnung beinhalten.

Reagiert der Schuldner auch auf die Zahlungserinnerung nicht, erfolgt in der Regel eine schriftliche Mahnung mit einer klar definierten Zahlungsfrist. Nach Ablauf dieser Frist kann das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden.

Eine aktuelle Statistik zeigt, dass es durch die Corona-Pandemie zu keinen nennenswerten Beeinträchtigungen des Zahlungsverhaltens gekommen ist.

Was ist eine Privatrechnung?

Wenn eine natürliche Person bzw. eine Privatperson eine Rechnung ausstellt, handelt es sich dabei um eine Privatrechnung. Damit besteht ein Unterschied zu den Gewerbebetrieben. Eine Privatperson hat kein solches Gewerbe angemeldet, kann aber trotzdem Waren veräußern oder eine Leistung erbringen. Und dafür kann die Ausstellung einer Rechnung erfolgen, ebenso wie beim Gewerbebetrieb.

Die Privatrechnung müssen Sie als natürliche Person immer dann ausstellen, wenn Ihr Geschäftspartner das von Ihnen verlangt. Es besteht jedoch erst einmal keine Pflicht für private Verkäufer, eine Rechnung zu schreiben. Bei Privatgeschäften ist es sogar üblich, darauf zu verzichten. Dadurch lässt sich die Transaktion vereinfachen und zügiger abwickeln.

Einer der wesentlichen Unterschiede zur gewerblichen Rechnung besteht im fehlenden Ausweisen der Umsatzsteuer. Denn Privatpersonen sind nicht berechtigt, die Umsatzsteuer einzuziehen. Das gilt unabhängig davon, ob der als Privatperson auftretende Verkäufer außerhalb dieses Geschäfts Unternehmer ist. Damit gehört es zu den Voraussetzungen der Privatrechnung, dass mit der Leistungserbringung kein Bezug zur beruflichen Tätigkeit des Verkäufers besteht.

Der typische Fall für die Ausstellung einer Privatrechnung ist der Verkauf des Autos. Veräußern Sie Ihr gebrauchtes Fahrzeug privat an eine andere Person, ist es nicht unüblich, dass der Käufer eine Rechnung verlangt. Der Grund dafür sind der zumeist relativ hohe Preis und das finanzielle Risiko, das damit einhergeht. Hier bietet die Privatrechnung eventuell eine zusätzliche Sicherheit für den Käufer.

Was muss die Privatrechnung enthalten?

Grundsätzlich ähnelt der Aufbau der Privatrechnung jenem der gewerblichen Rechnung. Diese sieht eine Reihe von Pflichtangaben vor. Folgende Angaben gehören dazu:

• Name und Anschrift des Verkäufers und des Käufers
• Datum der Rechnungsstellung
• Zeitpunkt des Verkaufs
• Angaben zur Menge und Beschreibung der verkauften Artikel
• Beschreibung der Art der Leistung bei einer Dienstleistung
• Aus einzelnen Posten gebildete Summe
• Angaben zur Zahlungsfrist (z. B. 14 Tage)
• Hinweis auf Privatgeschäft, das nicht zur Angabe der Umsatzsteuer verpflichtet

Beachten Sie jedoch, dass für die Privatrechnung keine bestimmten Formvorschriften bestehen. Damit Sie Ihre gestellte Forderung begründen könnten, sollten die oben aufgeführten Angaben nicht fehlen. Sie sind jedoch prinzipiell nicht verpflichtend. Die Pflichtangaben der gewerblichen Rechnung oder der Rechnung der Freiberufler dienen nur als Orientierung für die Gestaltung Ihrer Privatrechnung.

Was dürfen Sie nicht auf der Privatrechnung aufführen?

Ebenso wichtig wie die Pflichtangaben sind die Merkmale, die nicht auf die Privatrechnung gehören. Da Privatverkäufe von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen Sie diese nicht auf der Rechnung ausweisen. Das gilt unabhängig davon, an wen Sie verkaufen. Entscheidend ist, dass Sie selbst als Privatperson auftreten. Üblich ist die Hinzufügung einer kleinen Formel, die auf das Privatgeschäft und die Umsatzsteuerbefreiung hinweist.

Beispielformulierung: “Die oben aufgeführten Leistungen wurden im Rahmen eines Privatverkaufs erbracht. Die Verrechnung erfolgt unter Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG daher umsatzsteuerbefreit.”

Was gibt es bei der Privatrechnung zu beachten?

Die Ausstellung einer Privatrechnung bedeutet nicht, dass mit diesem privaten Vertrag die gleichen Rechte verbunden wären wie mit einer gewerblichen Rechnung. Es ist zum Beispiel möglich, defekte Artikel zu verkaufen, wenn der Verkäufer darauf vor dem Verkauf ausdrücklich hinweist.

Der § 433 BGB besagt, dass der veräußerte Gegenstand frei von Sach- und Rechtsmängeln sein muss. Das ist aber nicht so zu verstehen, dass er keine Mängel aufweisen dürfte. Der Verkauf ist mit Mängeln möglich, wenn der Hinweis darauf nicht fehlt. Der Verkäufer muss dann auch nicht nachbessern.

Beachten Sie weiterhin, dass für private Rechnungen das gesetzliche Widerrufsrecht nicht gilt. Dieses finden Sie in den §§ 355 ff BGB. Demnach besteht für Verbraucherverträge von Unternehmen ein 14-tägiges Widerrufsrecht. Dieses bezieht sich jedoch nicht auf private Rechtsgeschäfte. Der Käufer kann den Artikel also nicht einfach zurückgeben.

Wann sollte eine Privatperson eine Rechnung schreiben?

Für Privatpersonen stellt sich die Frage, wann das Schreiben von Rechnungen sinnvoll ist. Grundsätzlich ist die Privatrechnung nützlich, wenn Sie mehr Rechtssicherheit erlangen möchten. Denn nur anhand der Rechnung lässt sich nachweisen, dass ein Verkauf überhaupt stattgefunden hat. Schreiben Sie keine Rechnung, hat der Käufer buchstäblich nichts in der Hand. Und das kann ein Nachteil sein in Hinblick auf die Steuer. Denn bestimmte Leistungen und Anschaffungen kann der Käufer von der Steuer absetzen. Dafür braucht er jedoch eine Rechnung.

Ab wann muss ich ein Gewerbe anmelden?

Eine der interessantesten Fragen im Zusammenhang mit der Privatrechnung betrifft den Übergang vom Privat- zum gewerblichen Verkauf. Ab wann sind Sie ein Unternehmer und müssen ein Gewerbe anmelden? In diesem Moment müssen Sie auch gewerbliche Rechnungen erstellen und alle Pflichtangaben berücksichtigen.

Der Übergang ist tatsächlich fließend. Anhand verschiedener Kriterien versuchen die Finanzämter zu bestimmen, ob Ihre privaten Verkäufe in Wahrheit gewerbliches Handeln darstellen. Eines der wichtigsten betrifft die Regelmäßigkeit. Verkaufen Sie zum Beispiel regelmäßig und das über einen langen Zeitraum hinweg, kann es sich um ein Gewerbe handeln. Das gilt auch, wenn Sie mit geringem zeitlichem Abstand sehr viele Artikel verkaufen.

Das sind weitere Kriterien, anhand derer eine Einschätzung erfolgen kann:

• Besteht ein professioneller Internetauftritt für den Verkauf?
• Machen Sie für Ihre Verkäufe Werbung?
• Verkaufen Sie neue Produkte?
• Verkaufen Sie viele gleichartige Produkte?
• Treten Sie als Verkäufer für eine Drittperson auf?

Eine Gewerbeanmeldung kann gerade dann erforderlich sein, wenn Sie mehrere der hier aufgeführten Kriterien erfüllen. Wenn Sie als Privatperson Gegenstände einkaufen und mit Gewinn verkaufen, könne Sie auch der Einkommensteuer unterliegen. Das Finanzamt könnte Ihnen hier die Gewinnerzielungsabsicht unterstellen. Allerdings ist eine Freigrenze in Höhe von 600 Euro zu berücksichtigen. Zudem kann der Verkauf steuerfrei sein, wenn zwischen dem Kauf und dem Verkauf mindestens ein Jahr liegt.

Was ist eine Gutschrift?

Den Begriff Gutschrift verwenden wir in der Praxis in verschiedenen Zusammenhängen. Daher lassen sich mehrere Arten von Gutschriften unterscheiden. Zum einen bezeichnet die Gutschrift die Abrechnungsgutschrift, wie sie im § 14 UStG definiert ist. Zum anderen bezeichnen wir damit häufig eine Stornorechnung.

Im rechtlichen Sinne handelt es sich bei der Gutschrift um eine Art umgekehrte Rechnung. Wesentliches Merkmal ist, dass der Kunde oder der Leistungsempfänger und nicht der Leistungserbringer sie ausstellt. Bei der Rechnung ist es genau umgekehrt.

Bei der Gutschrift erhält also jemand eine Zahlung, ohne dass er dafür zuvor eine Rechnung ausgestellt hat. Es ergibt sich daher folgender Zusammenhang:

• Leistungserbringer stellt Abrechnungsdokument aus -> Rechnung
• Leistungsempfänger stellt Abrechnungsdokument aus -> Gutschrift

Im Falle der Rechnung stellt zum Beispiel ein Online-Shop einem Kunden das Dokument für die Abrechnung einer gelieferten Ware aus. Diese hat der Kunde zuvor im Shop bestellt. Bei der Gutschrift hingegen könnte zum Beispiel ein Handelsvertreter von seiner durch ihn vertretenen Firma eine Gutschrift für erbrachte Leistungen erhalten. Das wäre eine Möglichkeit, die Provision zu bezahlen, ohne dass der Handelsvertreter eine Rechnung ausstellt.

Zur weiteren begrifflichen Klärung: Der Oberbegriff für Gutschriften und Rechnungen lautet Faktura. Mit Faktura bezeichnen wir im Rechnungswesen alle Dokumente, die dem Beleg einer Abrechnung dienen. Bei dieser Abrechnung wiederum handelt es sich um den eigentlichen Abschluss des Geschäfts und der lässt sich mit einer Gutschrift ebenso herstellen wie mit einer Rechnung.

Abrechnungsgutschrift

Die Regelungen zur Abrechnungsgutschrift finden Sie im § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG. Die Abrechnungsgutschrift ist die klassische Wahl für die Provisionsabrechnung im Vertrieb bzw. für die Umsetzung eines Gutschriftverfahrens. Zum Einsatz kommt sie gerade im Rahmen langjähriger Geschäftsbeziehungen, wenn beide Parteien sich ausreichend gut kennen. Das ist zum Beispiel auch bei freien Journalisten häufig die bevorzugte Methode der Abrechnung.

Der Grund für die Nutzung eines solchen Gutschriftenverfahrens ist einfach zu verstehen. Die beteiligten Parteien sparen damit Zeit, was gerade bei vielen kleinen Rechnungsvorgängen zum Tragen kommt. Gutschriften lassen sich schneller und unkomplizierter erstellen als Rechnungen. Häufig sind entsprechende Systeme vorhanden, in denen sich die erbrachten Leistungen auf einfache Weise hochladen lassen. Die Quittierung erfolgt dann in Form einer Gutschrift, womit sich der bürokratische Aufwand für den Empfänger der Gutschrift verringert.

Damit ergibt sich auch der Vorteil der schnelleren Zahlung. Das ist zum Beispiel für Freelancer häufig ein wichtiges Argument. Haben sie erst einmal eine Leistung erbracht, möchten sie möglichst schnell den Zahlungseingang verbuchen können. Dieses Modell nutzen etwa Freelancer in der IT für ihre Arbeit im Zusammenhang mit Großkunden.

Die Gutschrift ist immer dann wirksam, sobald sie den Leistungserbringer erreicht und dieser nicht widerspricht. Das ist im § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG definiert.

Rechnungskorrektur / Stornorechnung

Eine weitere häufig anzutreffende Form der Gutschrift ist die Stornorechnung oder Rechnungskorrektur. Tatsächlich meinen wir umgangssprachlich diese Stornorechnung, wenn wir von einer Gutschrift sprechen.

Die Stornorechnung hat ihre Anwendung, wenn die teilweise oder vollständige Korrektur einer Rechnung gewünscht ist. Die Stornorechnung dient also der Stornierung einer anderen Rechnung. Ein typischer Fall für die Ausstellung einer solchen Stornorechnung ist eine Adressänderung beim Kunden. Hat Ihr Unternehmen noch die alte Adresse auf der Rechnung verwendet, ist eine Korrektur erforderlich.

Zu beachten ist dabei, dass Sie die Stornorechnung immer gemeinsam mit einer neuen Rechnung erstellen. Sie benötigen einmal eine Rechnung für die Stornierung der falsch ausgestellten Rechnung und dann eine neue und korrigierte Rechnung, die in diesem Beispiel die richtige Adresse des Kunden aufführt.

Bankgutschrift

Die Bankgutschrift ist ein weiteres Beispiel für eine Gutschrift. Hier ist der Fall jedoch einfacher gelagert: Wann immer Geld auf Ihrem Konto eingeht, erhalten Sie dafür eine Bankgutschrift. Das kann zum Beispiel die Einzahlung eines Kunden sein. Diese Gutschrift stellt die Bank auf Ihrem Konto aus. Damit erhalten Sie gegenüber dem Kreditinstitut einen Anspruch auf Auszahlung des eingezahlten Betrags.

Mit der Bankgutschrift ist also die Summe aller Zahlungseingänge auf einem Konto gemeint. Damit ist die Bankgutschrift das Gegenstück zur Lastschrift.

Was muss eine Gutschrift enthalten?

Ebenso wie Rechnungen müssen auch Gutschriften eine Reihe von Pflichtangaben enthalten. Bedeutsam ist hierbei, dass die Gutschriften den Rechnungen gesetzlich gleichgestellt sind. Die für Rechnungen geltenden Pflichtangaben sind daher auch bei der Gutschrift zu berücksichtigen:

• Angabe, dass es sich um eine Gutschrift handelt
• Leistungsempfänger und Leistungserbringer mit Namen und Anschrift
• Datum
• Steuernummer
• Rechnungsnummer
• Bezeichnung der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
• Steuerbetrag und angewendeter Steuersatz
• Eventuell auf die Aufbewahrungspflicht bei steuerpflichtigen Werkleistungen hinweisen

Die entsprechenden Regelungen finden Sie im § 14 Abs. 4 UStG.

Was müssen Kleinunternehmer beachten?

Kleinunternehmer müssen bei der Erstellung von Gutschriften eine Besonderheit beachten. Der § 19 Abs. 1 UStG ermöglicht es Kleinunternehmern auf die Berechnung von Umsatzsteuern auf die eigenen Umsätze zu verzichten. Diese sind entsprechend auf den Rechnungen nicht ausgewiesen. Die Möglichkeit dazu räumt das Finanzamt abhängig von der Umsatzhöhe ein.

Nun besteht jedoch in der Praxis die Möglichkeit, dass Ihnen ein anderes Unternehmen eine Gutschrift ausstellt und auf dieser die Umsatzsteuer ausweist. Wie im vorherigen Abschnitt gezeigt, gelten für die Gutschrift die gleichen Pflichtangaben wie für die Rechnung und daher ist auch der entsprechende Steuerbetrag auszuweisen.

Da Kleinunternehmer nicht berechtigt sind, von ihren Kunden eine Umsatzsteuer einzuziehen, müssen sie einer solchen Gutschrift widersprechen. Das normale Vorgehen besteht darin, den Geschäftspartner darum zu bitten, ein neues Dokument ohne Umsatzsteuer auszustellen. Auf diese Weise kann auch der Kleinunternehmer eine Gutschrift erhalten.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist grundsätzlich eine Rechnung im eigentlichen Sinne; aber eben auch eine spezielle Rechnung für spezielle Anlässe. Während Sie mit einer “normalen” Rechnung die gelieferte Ware oder geleistete (Dienst-) Leistung abrechnen und den Empfänger zur Zahlung auffordern, wird die Proforma-Rechnung in erster Linie der Form wegen ausgestellt (lat. “pro forma” bedeutet “nur der Form halber”). Daher fehlt in diesem Dokument stets die Zahlungsaufforderung – diese wird mit dem Beleg grundsätzlich nicht bezweckt.

Zudem löst eine Proforma-Rechnung im Regelfall keine Buchung in der Buchhaltung aus, während eine Rechnung stets einen Eintrag auf Soll und Haben in den Rechnungswesen-Systemen findet. Beide Belege sind auch streng voneinander zu trennen; die Umwandlung einer Proforma-Rechnung in eine “normale” Rechnung ist daher – auch wenn es in der Praxis gerne durchgeführt wird – nicht vorgesehen und nicht möglich.

Einsatz der Proforma-Rechnung in der Praxis

Exporte in Nicht-EU-Länder

Die Ausstellung einer Proforma-Rechnung erfolgt aus zollrechtlichen Gründen und hat daher in diesen Fällen informativen Charakter. Im Rahmen von internationalen Handelsbeziehungen informieren Sie mit diesem Beleg Zollbehörden über Art, Umfang und Wert von versendeten Waren. Dies ist insbesondere bei einer Warenausfuhr in Nicht-EU-Länder (Drittländer) notwendig, um die Deklarationspflichten beim Export zu erfüllen. Die Pflicht zur Deklaration besteht auch dann, wenn Sie innerhalb der Gewährleistungspflicht einen Warentausch oder eine Ersatzlieferung vornehmen, die nicht zu einer erneuten Berechnung führen.

Dokumente im Rahmen eines Akkreditivs

Sobald Sie eine Lieferung per Akkreditiv (L/C, letter of credit) vereinbaren, kommen Sie sehr wahrscheinlich mit einer Proforma-Rechnung in Berührung. Beim Akkreditiv verpflichtet sich die Bank eines Käufers (Akkreditivauftraggeber) zur Zahlung einer vereinbarten Summe an einen Verkäufer (Akkreditivbegünstigter), sobald bestimmte Unterlagen und Dokumente vorliegen. Insbesondere im Auslandsgeschäft können Importeure mit einem Akkreditiv Exporteuren die Zahlung bei Eingang der Waren und Vorliegen aller notwendigen Dokumente garantieren. Die Proforma-Rechnung hat bei der Abwicklung eine wesentliche Rolle und erfüllt hier die Funktion eines Angebots.

Beleg zur Rechnungsabgrenzung

Auch wenn Sie keine internationalen Handelsbeziehungen haben, können Sie mit einer Proforma-Rechnung konfrontiert sein oder werden. Liegt für einen Geschäftsvorgang die tatsächliche Rechnung (noch) nicht vor und der Vorgang muss jedoch – beispielsweise zu Abgrenzungszwecken im Rahmen des Jahresabschlusses – in der Buchführung berücksichtigt werden, kann ein Ersatzbeleg (pro forma) zum Einsatz kommen. Geht dann zu einem späteren Zeitpunkt die Original-Rechnung ein, ersetzt diese den Vorab-Beleg.
Der Vorteil besteht darin, dass der Ersatzbeleg keine “offizielle” Buchung auslöst. Es werden daher weder ertrags- und umsatzsteuerliche Pflichten noch offene Posten generiert. In Abgrenzungsfällen kann daher mit der Proforma-Rechnung keine versehentliche Mahnung ausgelöst werden.

Vorab-Dokument bei Vorauskasse

Wurde mit Ihrem Kunden vereinbart, eine Lieferung oder Leistung per Vorauskasse zu bezahlen – also vorab, bevor die Leistung erbracht und (Abschluss-) Rechnungen ausgestellt wurden – kann die Ausstellung einer Proforma-Rechnung zur Anwendung kommen. Sie ist in diesem Fall lediglich eine Zahlungsaufforderung und erfüllt im weiteren Sinne die Funktion einer Auftragsbestätigung.

Warenwert bei Mustersendungen

Auch beim Versand von Waren zur Probe (Muster) kann die Proforma-Rechnung zur Dokumentation des Warenwertes dienen. Sofern die Versendung nicht eindeutig als Nutzung zur Probe erkennbar ist, klassifiziert die Zollbefreiungsverordnung Waren mit einer Höchstmenge von bis zu 5 Einheiten oder einem Wert von 50 EUR in der Regel als Muster.

Spendenquittung

Gemeinnützig anerkannte Organisationen können bei Erhalt einer Sach-Spende mit einer Proforma-Rechnung die Spende quittieren bzw. die Zuwendung bestätigen.

Dokument als Angebot

Eine Proforma-Rechnung kann auch komplett andere Zwecke haben. In manchen Ländern erfüllt das Dokument die Funktion eines Angebots, um das Produkt oder die Dienstleistung und die Konditionen zu dokumentieren.

Empfohlene Angaben auf einer Proforma-Rechnung

Da die Proforma-Rechnung kein gesetzlich geregeltes Dokument ist, bestehen im Gegensatz zur klassischen Rechnung keine Vorgaben zu den erforderlichen Inhalten und zur Form. Empfehlenswert ist jedoch aus Gründen der Klarheit, die wichtigsten Angaben der Handelsrechnungen zu verwenden oder sich zumindest daran zu orientieren.
Wesentlich ist, dass das Dokument von einer offiziellen Rechnung streng unterschieden werden kann. Dies wird erreicht, indem der Beleg die Bezeichnung “Proforma-Rechnung” oder auch die internationale Bezeichnung “Proforma-Invoice” deutlich sichtbar trägt.

Des Weiteren sollten sich – je nach Anwendungsfall – folgende Angaben auf dem Dokument finden:

• Name und Anschrift des Ausstellers (Leistender)
• Name und (Liefer-) Anschrift des Empfängers
• Eindeutige Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens (z. B. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Handelsregister-Nr., EORI-Nr.)
• Ausstellungsdatum
• Handelsübliche Bezeichnung der Ware
• Zolltarifnummern
• Menge der Ware
• Brutto- und Nettogewicht der Ware
• Einzel- und Gesamtpreis der Ware
• Angabe zur Währung
• Nebenkosten (Verpackung, Versand, Versicherung)
• Angaben zur Umsatzsteuer (Steuerpflicht, Steuerschuldnerschaft oder ggfs. Steuerbefreiung)
• Angaben zur Lieferung (Bedingungen, Zeitpunkt)
• Ursprungserklärung
• Bankverbindung des Ausstellers

Zudem sollte das Dokument eigenhändig unterzeichnet und mit einem offiziellen Firmenstempel versehen sein.

Wie ist mit der Umsatzsteuer umzugehen?

Die Pflicht zur Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung mit Umsatzsteuer entsteht erst nach Lieferung der Waren oder Erbringung der Leistung. Da eine Proforma-Rechnung jedoch in der Regel vor der ausgeführten Lieferung oder Leistung ausgestellt wird, ist grundsätzlich eine Ausstellung ohne Ausweis der Umsatzsteuer folgenfrei möglich.

Folgen einer falsch ausgestellten Proforma-Rechnung

Unrichtig oder unzureichend ausgestellte Belege stören nicht nur den Ablauf des entsprechenden Prozesses, beispielsweise der Zollabwicklung. Sie können im Extremfall auch ein Bußgeld nach sich ziehen oder strafrechtliche Konsequenzen zur Folge haben. In Einzelfällen können die fehlerhaften Belege auch eine Haftungsschuld oder eine zollrechtliche Verbindlichkeit auslösen. Auch wenn die Proforma-Rechnung kein gesetzlich normiertes Dokument ist, können die Folgen bei unzureichender Ausstellung unangenehm werden – eine korrekte und saubere Ausstellung ist daher dringend zu empfehlen.

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Was ist eine Rechnungsnummer?

Mit der Rechnungsnummer erhalten wir die Möglichkeit, Rechnungen eindeutig zu identifizieren. Jeder ausgestellten Rechnung ist eine solche eindeutige Nummer zugewiesen. Das erfolgt entweder manuell oder über eine Rechnungssoftware, die Rechnungsnummern automatisch erstellen kann.

Die Rechnungsnummer gehört zu den notwendigen Angaben auf einer Rechnung. Welche das sind, ist im § 14 Abs. 4 UStG festgelegt. Neben der Rechnungsnummer gehören dazu auch die Kontaktdaten des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmens, die Steuernummer oder das Datum sowie eine Beschreibung der Leistung und das Entgelt.

Eine Ausnahme stellen Rechnungen über Kleinbeträge gemäß § 14 Abs. 6 Nr. 3 UStG dar, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Rechnungs- und Steuernummer sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich.

Worauf muss ich achten?

Entscheidend ist bei der Rechnungsnummer, dass Sie jede dieser Nummern nur einmalig vergeben dürfen. Eine bestimmte Nummer darf daher niemals auf zwei Rechnungen eines Unternehmens auftauchen. Das einzuhalten fällt jedoch leicht, wenn Sie die zweite Voraussetzung einer Rechnungsnummer berücksichtigen: Diese muss fortlaufend sein.

Sie müssen sicherstellen, dass sich die Rechnungen den Zahlungseingängen zuordnen lassen. Dafür muss jede Nummer eindeutig und fortlaufend sein. Es ist hingegen nicht erforderlich, dass die Rechnungsnummern lückenlos sind. Die Abfolge der ausgestellten Rechnungen darf durchaus unterbrochen sein. Es ist also möglich, dass zwischen zwei Nummern eine oder mehrere fehlen.

Weiterhin ist es möglich, mit mehreren Nummernkreisen mit jeweils fortlaufenden Nummern zu arbeiten. Auch hier macht das Finanzamt keine Vorgaben, wie viele Sie davon in der Praxis einsetzen. In diesem Sinne genießen Sie einige Freiheiten bei der Erstellung Ihrer Rechnungen und der Vergabe von Nummern. Entscheidend ist, dass das Finanzamt erkennen kann, welche Rechnung zu welchem Zahlungsvorgang gehört.

So sind Rechnungsnummern aufgebaut

Grundsätzlich genießen Sie als Unternehmer eine relativ große Freiheit bei der Vergabe Ihrer Rechnungsnummern. So haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, die Nummer aus Zahlen oder Buchstaben zusammenzusetzen. Auch eine Kombination ist erlaubt. Weiterhin ist es nicht erforderlich, mit eins oder vorne im Alphabet zu beginnen.

Dass Nummern auf der Rechnung nicht mit eins beginnen müssen, hat einen bestimmten Grund. Dadurch sollen kleine und gerade erst neu gegründete Unternehmen keine Wettbewerbsnachteile erleiden, da sonst anhand der bereits vergebenen Nummern erkennbar wäre, wie die Auftragslage aussieht.

Eine wichtige Bedeutung kommt den Nummernkreisen beim Aufbau der Rechnungsnummern zu. Unternehmen verwenden diese, um ihre Nummern auf den Rechnungen eindeutig zu vergeben. Bei einem Nummernkreis handelt es sich dabei um eine definierte Abfolge innerhalb einer Gruppe zu ordnender Elemente.

Häufig lohnt es sich, mehrere solcher Nummernkreise zu definieren, um zum Beispiel eine geografische oder anderweitige Zuordnung von Rechnungen zu erleichtern. Das lässt sich zum Beispiel erreichen, indem Sie den Nummern Buchstabenkürzel hinzufügen. Nummernkreise können Sie durch Hinzufügungen beliebig eng fassen. Denkbar sind auch Angaben zum Jahr oder dem Monat. Hier folgen einige Beispiele, wie die Nummern aufgebaut sein könnten:

0000001
0000002

oder

RE-2022-001
RE-2022-002

oder

RE-2022-FEB-10-0001
RE-2022-FEB-10-0002

Wofür ist die Rechnungsnummer gedacht?

Die Rechnungsnummer ist vor allem für das Finanzamt nützlich. Denn dieses möchte feststellen können, ob Sie Ihre Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß ausstellen. Unternehmen haben die Pflicht, die auf ihren Rechnungen erhobene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Für das Finanzamt sind die fortlaufenden Nummern auf der Rechnung daher ein wichtiger Anhaltspunkt, ob Sie dieser Pflicht auch tatsächlich nachkommen.

Auf der anderen Seite erhalten Ihre Kunden die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer wieder vom Finanzamt zurück. Für diesen Vorsteuerabzug dient die Rechnungsnummer als wichtiger Beleg, um die Berechtigung dazu nachweisen zu können.

Bei welchen Rechnungen benötige ich keine Rechnungsnummer?

In der Praxis begegnen wir verschiedenen Rechnungen, für die tatsächlich keine Nummer erforderlich ist. Hierbei handelt es sich um einen Verzicht. Wenn Sie wünschen, können Sie auch auf solche Rechnungen eine Rechnungsnummer setzen, die das eigentlich nicht erfordern.

Das sind die Arten von Rechnungen, bei denen Sie auf die Angabe der Nummer verzichten können:

• Dauerleistungen: Bezieht sich der Zahlungsbeleg auf eine Dauerleistung, müssen Sie keine Nummer für die Rechnung angeben. Hier tauchen stattdessen Wohnungsnummern, Vertragsnummern und andere Identifikationsmerkmale auf.
• Fahrausweise: Die Fahrausweise behandelt der § 34 UStDV wie die Kleinbetragsrechnungen, weshalb Sie auf die fortlaufende Rechnungsnummer verzichten können. Hier spielt die Höhe des Rechnungsbetrags allerdings keine Rolle.
• Gutschriften: Diese stellt der Empfänger einer Leistung oder Lieferung aus. Aus diesem Grund muss der Leistungserbringer oder Lieferant keine Nummer vergeben.
• Kleinbetragsrechnungen: Im § 33 UStDV ist geregelt, dass Sie für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag unterhalb von 250 Euro keine Rechnungsnummer angeben müssen.

Was tun, wenn ich eine Rechnungsnummer doppelt vergeben habe?

Durch ein Versehen oder einen Softwarefehler kann es dazu kommen, dass Sie eine Rechnungsnummer doppelt vergeben. Die Nummern müssen aber eindeutig sein und dürfen daher nicht mehrfach auf den Rechnungen vorkommen, da sonst die Zuweisung zu den Zahlungsvorgängen nicht mehr nachvollziehbar ist. Es stellt sich die Frage, wie Sie mit einer solchen Situation umgehen können.

Der erste Schritt besteht darin, dass Sie den Empfänger der Rechnung über den Fehler informieren. In der Regel sollte das umgehend erfolgen, nachdem Sie den Fehler bemerkt haben. Danach erstellen Sie in einem zweiten Schritt eine sogenannte Stornorechnung. Diese weist die ursprüngliche Rechnungssumme noch einmal negativ aus. Dazu ist es erforderlich, die alte und fehlerhafte Rechnung in Ihrer Buchhaltung zu stornieren. Auch für diese Rechnung gelten wieder die üblichen Pflichtangaben.

Danach müssen Sie in einem dritten Schritt noch einmal eine neue Rechnung ausstellen. Diese muss über eine korrekte, fortlaufende Nummer verfügen. Der vierte Schritt besteht darin, dass Sie dem Leistungsempfänger die Stornorechnung oder Korrekturrechnung und die neue Rechnung zuschicken. Nur eine neue Rechnung oder nur eine Stornorechnung zuzusenden, reicht also nicht aus, um den Fehler zu korrigieren.

Brauchen Stornorechnungen oder Gutschriften Rechnungsnummern?

Bei einer Stornorechnung handelt es sich um eine separate Rechnung, die ihre eigene Rechnungsnummer benötigt. Hier gelten wieder die üblichen Regeln für die korrekte Vergabe einer Nummer. Am einfachsten ist es, wenn Sie dafür das System verwenden, das auch sonst für alle Ihre Rechnungen zum Einsatz kommt.

Im Falle einer Gutschrift vergeben Sie ebenfalls eine Rechnungsnummer. Das erfolgt immer durch den Gutschriftaussteller. Die Regelungen dazu finden Sie im § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG.

Wie kürze ich Rechnungsnummer ab?

In der Praxis ist es häufig notwendig oder hilfreich, das Wort Rechnungsnummer abzukürzen. Wichtig ist, dass aus der verwendeten Abkürzung klar hervorgeht, dass es sich um eine Rechnungsnummer handelt. Insbesondere Verwechslungen mit ähnlich klingenden Wörtern sollten Sie in diesem Zusammenhang vermeiden.

Das sind einige Möglichkeiten für deutlich erkennbare Rechnungsnummer Abkürzungen:

• Rechnungsnr.
• Rechnungs-Nr.
• R.-Nr
• Rg.-Nr.

Was genau ist eine “Abschlagsrechnung”?

Abschlagsrechnungen sind Vorab-Berechnungen eines Auftragnehmers, bevor die (vollständige) Leistungserbringung des Auftragnehmers abgeschlossen ist. Der Lieferant/Hersteller will also vereinfacht gesagt einen Teilbetrag des vereinbarten Geldes erhalten, bevor er seinen Part des Auftrags vollständig erfüllt hat.
Neben “Abschlagsrechnung” gibt es in der Praxis noch weitere Bezeichnungen, vornehmlich:

• Akontorechnung/Akontozahlung
• A-conto-Rechnung/A-conto-Zahlung (abgekürzt. “a/c” oder “a. c.”)
• Per-conto-Rechnung/Per-Conto-Zahlung

Warum werden Abschlagsrechnungen gestellt?

Die Ausgabe von Abschlagsrechnungen erfolgt in erster Linie zur Zwischenfinanzierung des Auftragnehmers. Dieser muss – insbesondere bei der Erstellung eines (noch) nicht vorhandenen Werkes (sog. Werkverträge) – bei seiner Leistungserbringung in Vorleistung gehen und benötigt dafür in der Regel Geldmittel. Darüber hinaus erhält der Ersteller eines Werkes mit einer Abschlagsrechnung die Sicherheit und das Vertrauen, dass ein Teil seiner Leistung vorab entlohnt wird und ein Totalausfall der Zahlung somit vermieden werden kann.
Bei klassischen Kaufverträgen sind Abschlagsrechnungen nicht üblich, da in diesem Fall der Kaufgegenstand meist auslieferbereit vorliegt und der Prozess ohne Vorableistungen abgewickelt werden kann.

Auf welcher Grundlage beruhen Abschlagsrechnungen?

Bis auf bestimmte Sonderfälle sieht das Gesetz keinen Anspruch zur Ausstellung einer Abschlagsrechnung vor. In den meisten Fällen erfolgt in der Praxis eine Rechnungsstellung erst nach Erbringung der geschuldeten Leistung oder dem Abschluss einer Lieferung (Übergabe des Kaufgegenstands). Im Falle von Werkverträgen, bei denen der Auftragnehmer zur Vorleistung verpflichtet ist, sieht das Gesetz ein Recht auf Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen vor (§ 632a BGB). Einen Sonderfall stellen Leistungen von Bauunternehmen dar. Hier greift in den meisten Fällen die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), die unter bestimmten Voraussetzungen zur Ausstellung von Abschlagsrechnungen ermächtigt. Die VOB ist jedoch kein Gesetz, sondern eine Art “Allgemeine Geschäftsbedingung”, deren Anwendung die Vertragsparteien vereinbaren können.
Unabhängig von gesetzlichen Regelungen können Vertragspartner im Rahmen der Vertragsfreiheit Teilzahlungen oder Abschlagszahlungen jederzeit vereinbaren.

Wie sieht eine Abschlagsrechnung in der Praxis aus?

Eine Abschlagsrechnung ist grundsätzlich eine gewöhnliche Rechnung über Lieferungen und Leistungen und erfordert daher die gesetzlichen Pflichtangaben für Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG). Diese lauten:

• vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers und Auftragnehmers (Rechnungsadresse)
• die Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Auftragnehmers
• das Ausstellungsdatum der Abschlagsrechnung
• eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifizierung der Abschlagsrechnung
• die Menge und die (möglichst genau bezeichnete) Art der gelieferten Gegenstände oder der erbrachten Leistung
• den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• das nach Steuersätzen und eventuellen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie ggfs. vorgenommene Entgeltminderungen
• den Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag in Euro

Darüber hinaus sollten Sie bei Abschlagsrechnungen noch einen Hinweis hinzufügen, der die Rechnung als Abschlagsrechnung kennzeichnet.

Für die Berechnungsmethode bei Abschlagsrechnungen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

Entweder werden alle Teilleistungen einzeln für sich abgerechnet (einfache Abschlagsrechnung), oder es werden die bis zum jeweiligen Abrechnungszeitpunkt erbrachten (Teil-) Leistungen unter Abzug der bisher erhaltenen Zahlungen (kumulative Abschlagsrechnung) berechnet. Im Fall der kumulativen Abrechnung ist für den Rechnungsempfänger jederzeit ersichtlich, welche Leistungen erbracht und welche Rechnungen bereits erfolgt und bezahlt wurden. Bei einer einfachen Abrechnung müssen jeweils alle bisherigen Berechnungen in ihrer Gesamtheit herangezogen werden, um diese Informationen zu erhalten.

Beispiel:
Der Unternehmer A bestellt beim Schreinermeister Bob einen Konferenztisch für 2.000 EUR, den dieser nach Vorgaben herstellt. Vertragsgemäß sind zwei Abschlagszahlungen vereinbart:

1. Abschlagsrechnung in Höhe von 30 % bei Vertragsabschluss
2. Abschlagsrechnung in Höhe von 50 % bei Fertigstellung des Tisch-Grundgestells

Die erste Abschlagsrechnung (einfache Abschlagsrechnung) lautet (Auszug):

1. Abschlagsrechnung vom TT.MM.JJJJ
   Herstellung eines Konferenztisches nach Vorgabe (30 % der Gesamtsumme):
   600 EUR zuzüglich 19 % Umsatzsteuer: 114 EUR
   Brutto-Betrag: 714 EUR

Die zweite Abschlagsrechnung (einfache Abschlagsrechnung) lautet (Auszug):

2. Abschlagsrechnung vom TT.MM.JJJJ
   Herstellung eines Konferenztisches nach Vorgabe (50 % der Gesamtsumme):
   1.000 EUR zuzüglich 19 % Umsatzsteuer: 190 EUR
   Brutto-Betrag: 1.190 EUR

Wann ist eine ausgestellte Abschlagsrechnung fällig?

Für vertraglich vereinbarte Abschlagsrechnungen gelten die vertraglichen Vereinbarungen zur Fälligkeit, im Zweifel ist die Rechnung sofort fällig. Bei Werkverträgen kommt – sofern nichts Abweichendes vereinbart wurde – die gesetzliche Regelung des Bürgerlichen Gesetzbuches zur Anwendung. Danach ist eine Abschlagsrechnung sofort nach Übergabe der Rechnung fällig, ohne dass eine Abnahme erforderlich ist. Sofern bei Bauleistungen die VOB zur Anwendung kommen, wird eine ausgestellte Abschlagsrechnung 21 Werktage ab Zugang fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B).

Was kommt nach der Abschlagsrechnung? – Die Schlussrechnung

Zu allen Abschlagsrechnungen gehört eine korrespondierende Schlussrechnung (Endrechnung), in der die finale Lieferung/Leistung unter Anrechnung der bisherigen Abschlagsrechnungen in Rechnung gestellt wird. Werden in der Schlussrechnung die geleisteten Abschlagszahlungen nicht berücksichtigt, führt dies nach Ansicht des Bundesgerichtshofs (BGH, Urteil vom 28. Oktober 1999 – VII ZR 326/98) zu dazu, dass die Schlussrechnung nicht prüfbar ist.

Fortführung des obigen Beispiels:

Schlussrechnung vom TT.MM.JJJJ
Herstellung eines Konferenztisches nach Vorgabe:
2.000 EUR zuzügl. 19 % USt 380 EUR = Brutto 2.380 EUR

abzügl. 1. Abschlagsrechnung vom TT.MM.JJJJ:
600 EUR zuzügl. 19 % USt 114 EUR = Brutto 714 EUR

abzügl. 2. Abschlagsrechnung vom TT.MM.JJJJ:
1.000 EUR zuzügl. 19 % USt 190 EUR = Brutto 1.190 EUR

verbleibende Schlusszahlung: 400 EUR zuzügl. 19 % USt 76 EUR = Brutto 476 EUR

Vermeiden Sie diese typischen Fehler bei Abschlagsrechnungen!

Die häufigsten Fehler sind fehlerhafte oder fehlende Pflichtangaben zu Rechnungen gemäß des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG), die in der Regel zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.

Des Weiteren wird oftmals bei einer Abschlagsrechnung kein spezieller Hinweis auf das Vorliegen einer solchen Abrechnungsart angebracht. In der Regel werden diese Rechnungen mit der Standard-Fakturierungssoftware erstellt, die ohne Berücksichtigung des Sonderfalls das erstellte Dokument lediglich “Rechnung” benennt.

Ein weiterer typischer Fehler besteht darin, in der Schlussrechnung die fehlende Differenzsumme aufzuführen, statt den Gesamtabtrag abzüglich der geleisteten Abschlagszahlungen anzugeben.

Folgenreich ist der Fehler, die Schlussrechnung mit dem vollständigen Rechnungsbetrag (100 %) ohne Abzug der geleisteten Abschlagszahlungen aufzuführen und darauf zu vertrauen, dass der Kunde lediglich den fehlenden Differenzbetrag bezahlt. In diesem Fall werden die abzuführende Umsatzsteuer sowie analog die abziehbare Vorsteuer nicht nur zu hoch ausgewiesen; die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer wird vom Auftragnehmer auch in dieser Höhe geschuldet.

Insbesondere bei Lieferanten, die Ihre Rechnung mit einer Textverarbeitungssoftware erstellen, besteht die Gefahr, dass bei mehreren Abschlagsrechnungen die vorherige Fassung als Vorlage verwendet wird. Wird dann vergessen, das Rechnungsdatum und/oder die Rechnungsnummer zu ändern, sind Probleme mit dem Finanzamt vorprogrammiert. Im Fall der Rechnungsnummer ist beispielsweise die umsatzsteuerliche Vorgabe über das Vorliegen einer fortlaufenden Nummer für jede Rechnung nicht mehr erfüllt.

Aber auch bei Abschlagsrechnungen im Bauwesen lauert Fehlerpotenzial. Sofern die VOB zur Anwendung kommt, ist dort die zusätzliche Voraussetzung einer Aufstellung der einzelnen (Bau-) Leistungen zu beachten. Fehlt diese oder ist sie fehlerbehaftet, ist zwar kein Ärger mit dem Finanzamt zu erwarten; der Bauunternehmer hat in diesem Fall nach der VOB aber keinen Anspruch mehr auf Zahlung.