October 2022

Taschenrechner und Dokumente

Wann verjährt eine Rechnung?

Wann verjährt eine Rechnung?

Eine Leistung zu erbringen, reicht alleine nicht aus, wenn Sie dafür auch eine Bezahlung erhalten wollen. Sie müssen eine Rechnung schreiben und dann beachten, dass diese irgendwann verjährt. Wichtige gesetzliche Änderungen haben sich in diesem Bereich letztmals mit der Schuldrechtsreform von 2002 ergeben. Seitdem gilt eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, bis dahin waren es noch 30 Jahre.

Selbstständige und Unternehmer müssen die Verjährungsfrist daher immer im Blick haben und ihre Rechnungen im Idealfall erstellen, bevor der kritische Stichtag erreicht ist. Da die Verjährungsfrist immer am Ende eines Jahres endet, müssen Sie also vor dem 31.12. prüfen, ob Sie noch offene Rechnungen von vor drei Jahren haben und ob Sie überhaupt eine Rechnung geschrieben haben.

Ausschlaggebend ist hierbei immer das Datum der Rechnungsstellung und nicht, wann diese Rechnung zugegangen ist. Allerdings ist das Schreiben der Rechnung alleine nicht ausreichend. Es ist auch sicherzustellen, dass dabei tatsächlich eine Forderung entsteht. Wichtig ist weiterhin, dass keine formalen oder inhaltlichen Fehler vorliegen. Es ist also ratsam, die Rechnung genau zu prüfen, bevor diese an den Schuldner geht.

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Wie sehen die rechtlichen Regelungen im Einzelnen aus?

In § 194 ff. BGB finden Sie die relevanten rechtlichen Bestimmungen für die Verjährung von Zahlungsansprüchen. So ist zum Beispiel im § 195 BGB eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren festgelegt. Bei Rechten an einem Grundstück beträgt die Verjährungsfrist zehn Jahre (§ 196 BGB) und es ist für verschiedene weitere Fälle mit dem § 197 BGB auch noch eine dreißigjährige Verjährungsfrist vorgesehen wie zum Beispiel bei bestimmten Schadenersatzansprüchen.

Im § 199 Absatz 1 BGB ist geregelt, wann die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt. Das ist jeweils am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Der Stichtag ist damit also der 31. Dezember. Bei allen anderen Verjährungsfristen, die nicht regelmäßig sind, beginnt die Frist mit der Entstehung des jeweiligen Anspruchs (§ 200 BGB).

Mit § 199 Abs. 1 Nr. 2 BGB besteht die weitere Anforderung, dass der Gläubiger von den Anspruch begründenden Umständen zumindest theoretisch auch wissen muss. Es ist also nicht unbedingt notwendig, dass der Inhaber der Forderung tatsächlich davon Kenntnis hat. Es genügt, dass er zumindest Kenntnis davon hätte haben müssen.

Was kann ich gegen die Verjährung tun?

Nach § 214 BGB Abs. 1 hat der Schuldner das Recht, die Leistung zu verweigern, wenn die Verjährung eingetreten ist. Sie haben als Gläubiger also ein Interesse daran, es nicht dazu kommen zu lassen.

Wenn Sie gegen die Verjährung Ihrer Rechnungen vorgehen möchten, können Sie diese verlängern. Dazu ist es erforderlich, dass Sie Mahnungen schreiben, falls Ihre Schuldner die Rechnungen nicht von sich aus begleichen. In diesem Zusammenhang gilt es jedoch einiges zu beachten. Denn die Mahnung an sich hat erst einmal keinen Einfluss auf die Verjährungsfrist und deren Dauer.

Erst bei einer Klage oder der Einleitung eines Mahnverfahrens oder aber bei schriftlicher Anerkennung der Schuld durch den Schuldner ist es möglich, die Verjährungsfrist zu stoppen. Ein einfacher Mahnbescheid hingegen kann die Verjährung nur bis zu maximal sechs Monate hemmen (§ 203 ff. BGB).

Zahlt der Kunde einen Teil der offenen Forderung, beginnt die Verjährungsfrist wieder neu zu laufen. Diese gilt dann für den verbliebenen Rest des Rechnungsbetrags. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, dass die Fristen insgesamt länger als drei Jahre laufen.

Hinweis: Eine Zahlungsverpflichtung erlischt nicht automatisch, nur weil die Verjährungsfrist verstrichen ist. Der Schuldner muss dazu auch eine einseitige Erklärung abgeben, dass er von seinem Recht auf Einrede der Verjährung Gebrauch machen möchte, wie es in § 214 Abs. 1 BGB festgelegt ist.

Wie kann ich einer Verjährung vorbeugen?

Für Unternehmer ist es sinnvoll, mit dem sich nähernden Stichtag des 31. Dezembers ihre Unterlagen durchzugehen und zu prüfen, ob noch offene Rechnungen vorliegen. In diesem Fall sollten Sie entsprechende Mahnungen schreiben. Weiterhin sollten Sie vor diesem Stichtag Rechnungen erstellen, wenn das für erbrachte Leistungen bisher noch nicht erfolgt ist. Vergessen Sie das und schreiben Sie eine Rechnung für eine Leistung aus dem Jahr 2022 beispielsweise erst am 1. Januar 2023, verlängert sich die Verjährungsfrist damit praktisch gesehen fast auf vier Jahre.

Mit der Zustellung eines Mahnbescheids besteht die Möglichkeit der Hemmung einer Verjährung bis zu sechs Monate. Es ist wichtig, binnen dieser Frist den Vollstreckungsbescheid zu beantragen. Die verjährungshemmende Wirkung des Mahnbescheids entfällt sonst nämlich.

Den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids können Sie online stellen. Es erfolgt eine automatische Ermittlung des zuständigen Gerichts. Dieses schickt dann den Mahnbescheid an den Schuldner raus. Hier gelangen Sie zu diesem Verfahren für den Online-Mahnantrag. In Deutschland kommt nur noch dieses zentrale und automatisierte Mahnverfahren zum Einsatz. Es ist mit wenig Aufwand verbunden und es ist nicht erforderlich, den Anspruch zu begründen.

Ablauf der Prüfung auf Verjährung

Es stellt sich im konkreten Fall die Frage, ob die Verjährung eingetreten ist und welche Fristen dafür gelten. Um das feststellen zu können, empfiehlt sich die Einhaltung eines bestimmten Prüfungsablaufs. Den haben wir hier für Sie kurz skizziert:

  • Schritt 1 – Prüfung auf Sonderverjährungsfristen: Neben der regelmäßigen Verjährungsfrist sind weitere Fristen, etwa für Ansprüche auf dingliche Rechtsänderungen an Grundstücken, zu berücksichtigen. In einem ersten Schritt sollten Sie prüfen, ob eine solche Sonderverjährungsfrist vorliegt.
  • Schritt 2 – Prüfung auf Ablaufhemmung: Hemmungen liegen zum Beispiel durch Verhandlungen (§ 203 BGB), die Rechtsverfolgung (§ 204 BGB) oder höhere Gewalt (§ 206 BGB) vor.
  • Schritt 3 – Prüfung auf Neubeginn der Verjährung: Ein solcher Neubeginn erfolgt jeweils nach einer Unterbrechung der Verjährungsfrist, etwa durch eine gerichtliche oder behördliche Vollstreckungshandlung oder dadurch, dass der Schuldner zum Beispiel durch eine Zinszahlung den Anspruch anerkennt.
  • Schritt 4 – Prüfung auf Sonderregelung: Liegt keine Sonderregelung vor, gilt die dreijährige regelmäßige Verjährungsfrist des § 195 BGB.

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Auto und Geld

Die 1-Prozent-Regelung

Was ist die 1-Prozent-Regelung?

Bei der 1-Prozent-Regelung handelt es sich um die pauschale Methode für die Versteuerung der Privatnutzung des Dienstwagens. Ihren Namen verdankt sie der einfachen Tatsache, dass ein Prozent des Bruttolistenpreises wie Einnahmen oder Gehalt zu betrachten sind, die sich aus der privaten Nutzung des Kfz ergeben. Es spielt dabei keine Rolle, wie alt das Fahrzeug ist. Auch der mehrere Jahre im Einsatz befindliche Gebrauchtwagen ist mit dem Bruttolistenpreis anzusetzen.

Damit handelt es sich bei der 1-Prozent-Regelung um eine Alternative zum Fahrtenbuch. Die Attraktivität dieser Methode rührt von ihrer Einfachheit her. Statt die vorgenommenen Fahrten im Detail aufzuzeichnen, genügt die Ermittlung des Bruttolistenpreises. Der Nachteil besteht in der Ansetzung eines Preises unabhängig vom Fahrzeug. Denn es kommt selten vor, dass Unternehmen Dienstwagen zum Listenpreis erwerben. Ergeben sich über die Jahre Abnutzungen und Wertverluste, finden diese bei der 1-Prozent-Regelung keine Berücksichtigung.

Die Versteuerung ist notwendig, weil sich aus Sicht des Steuerstaates durch die private Verwendung des Dienstwagens ein geldwerter Vorteil ergibt. Die gesetzlichen Regelungen hierzu finden Sie im § 8 Abs. 2 S. 2 EStG sowie im § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG.

Bei der Ermittlung der Bruttolistenpreise bei im Inland erworbenen Fahrzeugen ergeben sich keine Probleme. Handelt es sich um Importware aus dem Ausland und steht kein inländischer Listenpreis dafür zur Verfügung, ist auch eine Schätzung möglich. Diese stellt dann auf den Bruttoabgabepreis der Importhändlers ab.

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Wie funktioniert die 1-Prozent-Regelung?

Zu den Merkmalen der 1-Prozent-Regelung gehört die Einfachheit der Berechnung. Sie kommt zum Einsatz, wenn der Mitarbeiter den Aufwand des Fahrtenbuchs scheut und ist daher bewusst unkompliziert gestaltet. Gehen wir zum Beispiel von einem Bruttolistenpreis eines dienstlich und privat genutzten Pkws in Höhe von 30.000 Euro aus, ergibt sich folgende Berechnung:

Geldwerter Vorteil = 30.000 Euro * 0,01 = 300 Euro

Diese 300 Euro sind dem Gehalt des Arbeitnehmers hinzuzurechnen. Gehen wir weiterhin davon aus, dass der Mitarbeiter den Wagen auch für die Fahrt zu seinem Arbeitsplatz nutzt, ist jeder auf diese Weise zurückgelegte Kilometer noch einmal mit 0,03 Prozent vom Bruttolistenpreis anzusetzen. Wir berechnen den geldwerten Vorteil für eine Strecke von 12 Kilometern vom Wohnort zum Arbeitsplatz:

Zusätzlicher geldwerter Vorteil = 30.000 Euro * 0,0003 * 12 = 108 Euro

Damit steigt der geldwerte Vorteil insgesamt auf 408 Euro. Diese Summe ist nun als zusätzliches Einkommen zu versteuern. Auf diese Weise sind tatsächlich alle privaten Fahrten abgegolten, zu denen etwa Urlaubsfahrten gehören. Auch wer mittags nach Hause fährt, um dort zu essen, muss keine zusätzlichen Berechnungen vornehmen. Entscheidend sind alleine der Fahrzeugwert bei Erstzulassung ausgedrückt im Bruttolistenpreis und der Arbeitsweg.

Hinweis: Zum Bruttolistenpreis kommen die Kosten für eventuell vorhandene Sonderausstattungen hinzu.

Was ist die 0,5-Prozent und 0,25-Prozent-Regelung?

Um die Elektromobilität in Deutschland zu fördern, existieren mit der 0,5 und 0,25-Prozent-Regelung steuerliche Vergünstigungen für Elektro- und Hybridfahrzeuge. Das hat der Bundesrat im November 2018 beschlossen. Der Vorteil besteht darin, dass Sie für die Berechnung des geldwerten Vorteils nur noch ein halbes Prozent vom Bruttolistenpreis ansetzen müssen. Im Ergebnis steigt das Gehalt des Arbeitnehmers deutlich geringer an im Vergleich zur privaten Nutzung von Dienstfahrzeugen mit Verbrennungsmotor.

Damit Sie oder Ihre Angestellten von dieser Regelung profitieren können, sind jedoch einige Voraussetzungen zu erfüllen. So muss die Anschaffung zwischen dem 01.01.2019 und dem 31.12.2021 erfolgt sein, weil es sich hierbei um eine zeitlich begrenzte Maßnahme handelt. Nutzbar ist der Vorteil nur für reine E-Autos und Plug-in-Hybdride.

Deutlich komplizierter ist die Regelung, wenn Sie mit der 0,25-Prozent-Regelung nur noch ein Viertel des Bruttolistenpreises ansetzen möchten. Diese Regelung kommt zur Anwendung, wenn der Bruttolistenpreis einen Grenzwert von 40.000 Euro nicht übersteigt, der jedoch ab 2020 auf 60.000 Euro gestiegen ist. Das gilt bei einer Anschaffung vor dem 1.1.2031. Bei einer Überschreitung ist wieder die 0,5-Prozent-Regelung anzuwenden.

Die Details finden Sie im § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG, der mehrfache Änderungen erfahren hat. Auch die Reichweite des Fahrzeugs sowie die Kohlendioxidemission können für die Ansetzung eine Rolle spielen. So ist die 0,25-Prozent-Regelung nur bei Fahrzeugen relevant, die keine Kohlendioxidemission aufweisen. Eine Ansetzung zu 0,5 Prozent des Bruttolistenpreises ist dann aber immer noch möglich, wenn die Anschaffung nach dem 31.12.2024 und vor dem 1.1.2031 erfolgt ist und die Kohlendioxidemission 50 Gramm pro Kilometer nicht übersteigt.

Wann macht die 1-Prozent-Regelung Sinn und wann das Fahrtenbuch?

Anhand einiger weniger Kriterien lässt es sich tatsächlich relativ leicht bestimmen, ob die Anwendung der 1-Prozent-Regelung oder die Führung eines Fahrtenbuchs sinnvoller ist. Folgende Überlegungen sind in diesem Zusammenhang wichtig:

  • Bruttolistenpreis: Liegt dieser besonders hoch, ist das Fahrtenbuch für die Ermittlung des geldwerten Vorteils sinnvoller. Denn die Ansetzung erfolgt bei der 1-Prozent-Regelung immer pauschal, ein hoher Fahrzeugwert erhöht auch das Gehalt entsprechend stark.
  • Privatnutzungsanteil: Wenn Sie den Wagen privat kaum nutzen und zum überwiegenden Teil geschäftlich damit unterwegs sind, ist das Fahrtenbuch zumeist die bessere Lösung. Nur wenn der Privatnutzungsanteil hoch ist, sollten Sie zur 1-Prozent-Regelung übergehen, um sich die Aufzeichnung der vielen verschiedenen Fahrten zu ersparen.
  • Fahrleistung: Sie sind mit dem Auto viel unterwegs und die Fahrleistung fällt entsprechend hoch aus? Dann können Sie von der pauschalen Ansetzung im Rahmen der 1-Prozent-Regelung profitieren.
  • Fahrzeugzustand: Wenn es sich bei Ihrem Firmenwagen um ein altes Gebrauchtmodell handelt und Sie diesen eventuell bereits vollständig abgeschrieben haben, ist das Fahrtenbuch die bessere Wahl. Denn in diesem Fall ist es nicht mehr sinnvoll, vom Bruttolistenpreis auszugehen, wie er bei Anschaffung des Wagens vorlag.
  • Anzahl der Dienstfahrzeuge: Damit Sie sich vom Finanzamt keine generelle private Mitbenutzung der Dienstwagen unterstellen lassen müssen, ist das Fahrtenbuch die sicherere Lösung, wenn Sie mehrere Fahrzeuge im Betriebsvermögen haben.

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Lupe auf Dokumente

Was ist eine Betriebsprüfung?

Rechtlich handelt es sich um ein Sachaufklärungsverfahren des Finanzamts. Die gesetzlichen Regelungen zur Außenprüfung finden sich in den Paragrafen 193–207 der Abgabenordnung (AO). Außerdem enthält die Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) weitere Vorschriften. Abhängig von der Art der Betriebsprüfung ist entweder das Finanzamt, die Deutsche Rentenversicherung, ein Sozialversicherungsträger, das Arbeitsamt, der Zoll oder die Berufsgenossenschaft (BG) für die Durchführung zuständig. Ziel der Prüfung ist die Kontrolle, ob die Steuerpflichtigen alle Steuern und Abgaben fristgemäß und in voller Höhe gezahlt haben.

Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?

Deutsche Unternehmen und Selbstständige müssen unter anderem mit diesen Betriebsprüfungen rechnen:

  • Kontrolle aller Steuerarten
  • Umsatzsteuer-Sonderprüfung
  • Lohnsteuer- Sonderprüfung
  • Sozialversicherungsprüfung
  • Unfallversicherungsprüfung
  • Aufsichtsratsteuer-Prüfung
  • Versicherungssteuer-Prüfung

Für die oben genannten Betriebsprüfungen muss sich der Prüfer bei dem Unternehmen anmelden und die Prüfung vorab ankündigen. Daneben gibt es noch eine sogenannte Nachschau, die ohne Ankündigung stattfindet. Bei der Nachschau prüft das Finanzamt diese Sachverhalte:

  • Lohnsteuer-Nachschau
  • Umsatzsteuer-Nachschau
  • Kassen-Nachschau

Die Nachschauen finden nach den Regelungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und des Einkommensteuergesetzes (EstG) statt und stellen keine Außenprüfungen im Sinne der Abgabenordnung (AO) dar.

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Wie wird die Prüfung durchgeführt?

Eine Betriebsprüfung nach der Abgabenordnung (AO) muss dem Unternehmen rechtzeitig angekündigt werden. Wenn Sie Ihren letzten Steuerbescheid aufmerksam lesen, können Sie darin ebenfalls einen Hinweis auf eine anstehende Überprüfung Ihres Unternehmens finden.

Diese Sätze im Steuerbescheid weisen auf eine Betriebsprüfung hin:

  • Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig
  • Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 AO teilweise vorläufig

In § 194 AO ist der sachliche Umfang einer Außenprüfung festgelegt. Danach umfasst die Betriebsprüfung diese Bereiche:

  • eine oder mehrere Steuerarten
  • einen oder mehrere Besteuerungszeiträume
  • bestimmte Sachverhalte

Der Prüfer oder die Prüferin interessiert sich vor allem für die Bücher und Belege der Steuerpflichtigen. Das beinhaltet sowohl alle Unterlagen in Papierform als auch die elektronische Buchhaltung. Das Unternehmen ist verpflichtet, dem Betriebsprüfer den Zugriff auf das Buchhaltungsprogramm zu erlauben. Dabei ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der Unterlagen zu beachten.

Wie lange kann rückwirkend geprüft werden?

Wenn ein Unternehmen die gesetzlichen Fristen einhält und sich alle Unterlagen im Archiv befinden, ist eine wichtige Voraussetzung für die nächste Betriebsprüfung erfüllt. Das liegt daran, dass die Verjährungsfrist für Steueransprüche vier Jahre beträgt. Die Frist beginnt mit Abschluss des Kalenderjahres, in dem die Steuerschuld entstanden ist. Daher erfolgt eine Betriebsprüfung in der Regel rückwirkend für die letzten 3–4 Jahre. Dabei müssen die Steuerpflichtigen beachten, dass die Verjährungsfrist durch bestimmte Ereignisse gehemmt werden kann. Zu diesen Ereignissen gehört unter anderem der Beginn einer Betriebsprüfung, die erst kurz vor Ablauf der Verjährungsfrist beginnt.

Wie häufig kommt eine Betriebsprüfung vor?

Nach dem Gesetz kann eine Betriebsprüfung jederzeit stattfinden. Das Finanzamt ist lediglich verpflichtet, die Prüfung mit einer Vorlaufzeit von 2 bis 4 Wochen anzukündigen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie jedes Jahr mit dem Besuch des Prüfers rechnen müssen. Die Häufigkeit der Prüfungstermine hängt von der Größe des Unternehmens ab. Bei Großbetrieben erfolgt häufig eine Anschlussprüfung, sodass sich große Unternehmen alle 3–5 Jahre einer Betriebsprüfung unterziehen müssen.

Je kleiner das Unternehmen ist, umso seltener erfolgt eine Überprüfung. Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) beträgt der Zeitraum zwischen zwei Prüfungen daher häufig 10–30 Jahre. Das gilt aber nur, wenn das Unternehmen nicht in der Zwischenzeit selbst eine Prüfung beantragt hat oder durch eine nicht ordnungsgemäße Buchführung beim Finanzamt aufgefallen ist.

Wo findet die Prüfung statt?

Eine Betriebsprüfung findet in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen und innerhalb der üblichen Geschäftszeiten statt. Bei Betrieben mit geringem Platzangebot kann der Prüfer die Unterlagen auch in den Räumen des Steuerberaters sichten. Eine sogenannte Vorlageprüfung im Büro des Prüfers ist eine Ausnahme, die der Prüfer begründen muss. Die Steuerpflichtigen sind verpflichtet, dem Prüfer alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Die Prüfung darf sich aber nur auf die Jahre beziehen, für die das Unternehmen eine Steuererklärung abgegeben hat.

Welche Gründe kann es für eine Prüfung geben?

Es gibt verschiedene Gründe, aus denen das Finanzamt eine Betriebsprüfung ansetzt:

  • Das Unternehmen wird zufällig ausgewählt. Dabei erfolgt eine Einteilung in Größenklassen. Großbetriebe werden häufig geprüft als Kleinunternehmer.
  • Das Finanzamt von Lieferanten oder Kunden hat Material gesammelt und weitergeleitet, das Anlass für eine Prüfung gibt.
  • Das Unternehmen erfüllt die Voraussetzung für den jährlich wechselnden Prüfungsschwerpunkt. Dabei kann es sich um eine bestimmte Branche oder eine Steuerart handeln, die schwerpunktmäßig geprüft wird.
  • Die Geschäftszahlen zeigen auffällige Schwankungen, ungeklärtes Vermögen oder mehrjährige Verluste auf. Diese und andere untypische Sachverhalte können zu einer Betriebsprüfung führen.
  • Nach einer Gewerbeabmeldung kann das Finanzamt prüfen, ob alle noch ausstehenden Zahlungen ordnungsgemäß versteuert werden.

Welche Auswirkungen hat die Betriebsprüfung?

In vielen Fällen führt eine Betriebsprüfung zu einer Steuernachzahlung. Die Höhe der Nachzahlung erfährt die Geschäftsleitung in der Schlussbesprechung und im geänderten Steuerbescheid. Die Schlussbesprechung muss innerhalb von vier Wochen nach Abschluss der Prüfung stattfinden. Neben einer Nachzahlung kann auch ein Bußgeld fällig werden. Bei schwerwiegenden Verstößen kann der Prüfer ein Steuerstrafverfahren einleiten.

Nicht nur der geprüfte Betrieb spürt die Auswirkungen der Überprüfung, sondern auch seine Kunden oder Geschäftspartner. Wenn der Prüfer auffällige oder unstimmige Unterlagen entdeckt, kann er sie zu Kontrollzwecken an andere Finanzbehörden weiterleiten. So kann überprüft werden, ob ein Lieferant seine Einnahmen korrekt versteuert oder ob es sich um Scheingeschäfte handelt.

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