Wer häufiger Rechnungen erstellt, wird früher oder später mit dem Thema „ZUGFeRD“ konfrontiert. Bereits jetzt gibt es Auftraggeber, die nur noch ZUGFeRD konforme Rechnungen akzeptieren. Trotzdem herrscht häufig noch Unklarheit über das Thema. RECHNUNG.de erklärt, wie Sie schnell und einfach eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellen.
ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Bei staatlichen Einrichtungen sind ZUGFeRD-Rechnungen bereits zum Standard geworden. Daher ist davon auszugehen, dass sich die Richtlinie zu einem deutschlandweiten und vermutlich auch europäischen Pflichtformat entwickelt. Denn etwa die Hälfte aller deutscher Unternehmen sind Zulieferer für den öffentlichen Sektor und müssen daher ihre Rechnungen ZUGFeRD-konform erstellen. Auch die fortschreitende Digitalisierung wird ihren Beitrag zur Verbreitung elektronischer Rechnungen leisten. Für den vorausschauend planenden Unternehmer lohnt sich eine Umstellung daher schon jetzt.
Warum sollte ich meine Rechnungen im ZUGFeRD Format erstellen?
Das einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD wurde gemeinsam mit Unternehmen und der öffentlichen Hand entwickelt. Technisch basiert ZUGFeRD auf einer PDF/A-Datei (Dateiformat zur Langzeitarchivierung) die mit einer XML-Datei (Dateiformat, das auch von Maschinen ausgelesen werden kann) kombiniert wird. Und genau hier liegt die Besonderheit: Dadurch können ZUGFeRD-Rechnungen digital ausgelesen werden und beinhalten physisch dieselben Informationen.
Vorteilhaft ist zudem, dass PDF/A eine revisionssichere Archivierung der Belege ermöglicht, ohne dass weitere Maßnahmen wie Scannen erforderlich sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen mittlerweile mit annähernd jeder Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel sind. Das spart Zeit und verhindert Fehler beim manuellen Übertragen von Rechnungsdaten.
So können Sie ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen
In der Regel ist für die Erstellung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen eine Software erforderlich. Diese wandelt eine bestehende Rechnung um oder gibt diese direkt bei der Erstellung als PDF aus, die die entsprechenden Daten auch als XML enthält.
Viele Selbstständige, Start-ups und Kleinunternehmer sparen sich jedoch diese zusätzliche Software und nutzen die Plattform faktoora.com. Bei Faktoora ist jede Rechnung automatisch bei der Erstellung ZUGFeRD-konform. Es sind keine zusätzliche Software oder sonstige Drittanbieter-Lösungen erforderlich. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: www.faktoora.com.
Und so funktioniert es:
1. Einfach auf www.faktoora.com anmelden.
2. Unternehmensdaten vervollständigen.
3. Rechnungspositionen ausfüllen und auf „Rechnung erstellen“ klicken.
4. Fertig – Die Rechnungsdatei ist nun jederzeit verfügbar und steht ZUGFeRD-konform zum Download bereit.
