Viele Unternehmer erstellen ihre Rechnungen mit den Programmen Microsoft Word oder Excel und versenden diese anschließend als PDF. Dies erfüllt jedoch nicht per se die strengen Anforderungen der GoBD. Diese besagen, dass alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen eines Unternehmens unveränderbar archiviert werden müssen.
Wie speichert man Rechnungen GoBD-konform?
Heutzutage werden die meisten Rechnungen voll-elektronisch erstellt und versendet. Dabei stehen besonders die Vorteile gegenüber der klassischen Papierrechnung im Fokus: eine direkte, ortsunabhängige und kostenfreie Übertragung sowie eine unkompliziertere Speicherung. Ordner, die mit bis zu zehn Jahre alten Rechnungen gefüllt sind, lassen sich schließlich schwer unterbringen.
Unabhängig davon, ob es sich um eine elektronische Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung handelt, muss die Rechnungsdatei unveränderbar sein. Neben dem Rechnungsformat ZUGFeRD, sind PDF/A-3-Dateien hier ideal, wobei auch klassische PDF-Typen vom Finanzamt akzeptiert werden. Im Fokus steht hier, dass die Ursprungsdatei unveränderbar, nachvollziehbar und plattformunabhängig lesbar sein muss.
Welche Dokumente sind noch von der GoBD betroffen?
Viele Unternehmer liegen mit der Überzeugung, dass die GoBD nur die Finanzbuchhaltung betrifft, leider falsch. In der Tat sind alle Dokumente mit einem steuerlich verwertbaren Charakter davon betroffen. Das bedeutet für Unternehmer, dass die Kommunikation mit dem Kunden (falls Digital) ebenfalls unveränderbar gespeichert werden muss. Auch digitale Kontoauszüge, bare und bargeldlose Einnahmen, sowie interne Prozesse und Aufzeichnungen müssen lückenlos dokumentiert werden.
Fazit
Eine lückenlose und GoBD-konforme Buchhaltung hat ein Kernziel: eine nachvollziehbare Dokumentation aller betrieblichen Prozesse im Falle einer Betriebsprüfung zu ermöglichen. Damit stellt sie gerade für Kleinunternehmer und Freiberufler eine wirkliche Herausforderung dar.
Die Online-Rechnungsverwaltung von RECHNUNG.de erleichtert Selbstständigen die Koordination ihrer Ausgangsrechnung. So wird die GoBD-konforme Buchführung deutlich leichter. Praktisch bedeutet dies: Sie erledigen die Dienstleistungen und wir übernehmen die Erstellung, den Versand und die Dokumentation ihrer Rechnung sowie die Kontrolle aller Zahlungseingänge.
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