Elise Beitel

Als Mitbegründerin eines erfolgreichen Leipziger Start-ups hat Elise bewiesen, dass sie eine gute Beraterin ist, wenn es darum geht, ein Start-up zu managen und zu verhindern, dass Fehler ihr kreatives Geschäft ruinieren.

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Zwei Menschen am Tisch

Angebotsanfrage

Was ist eine Angebotsanfrage?

Wer sich von einem potenziellen Anbieter Informationen zu dessen Preisen wünscht, stellt eine Angebotsanfrage. Unternehmen erfragen dabei alles, was sie für eine Zusammenarbeit wissen möchten und ob das Angebot tatsächlich ihrem Bedarf entspricht.

Eine wichtige Rolle spielt die Angebotsanfrage für den Anbietervergleich. Um diesen sinnvoll durchführen und seine Entscheidungsgrundlage verbessern zu können, sind häufig weitergehende Informationen notwendig. Genau diese können Sie mit der Anfrage einholen.

Dabei findet der Informationsaustausch nicht nur in eine Richtung statt. Der Erfolg der Angebotsanfrage hängt auch davon ab, inwiefern Sie als Anfrager Ihre Vorstellungen von einem guten Angebot kommunizieren können. So teilt das anfragende Unternehmen zum Beispiel mit, welche Preisvorstellungen es hat. Dann fällt es dem Anbieter leichter, umfassend über sein Angebot zu informieren und alle notwendigen Details mitzuteilen.

In der Praxis erfüllt die Anfrage eine Reihe von wichtigen Funktionen. So ist es zum Beispiel häufig erforderlich, bei der Durchführung eines Projekts in einem bestimmten finanziellen Rahmen zu bleiben. Um in dieser Hinsicht eine Optimierung vornehmen zu können, benötigen Sie zumeist zusätzliche Informationen. Diese erhalten Sie über eine entsprechende Anfrage zum Angebot.

Letztlich handelt es sich bei der Angebotsanfrage um ein Dokument, in dem die Bitte formuliert ist, zusätzliche Informationen zu den Preisen zuzusenden. Eine bestimmte Form ist hier nicht vorgesehen, jeder kann das Schreiben nach seinen Vorstellungen verfassen. Neben Informationen zu den Preisen können Sie darin auch Kontaktdetails oder nähere Angaben zum Zeitplan erfragen.

Wie formuliert man eine Angebotsanfrage?

Für die Angebotsanfrage erstellen Sie für jeden Anbieter ein individuelles Dokument oder Sie greifen auf eine standardisierte Vorlage zurück. Letztere hat den Vorteil, dass Sie die Angebote einfacher miteinander vergleichen können. Wir haben uns die verschiedenen Punkte angesehen, die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Angebotsanfrage berücksichtigen sollten:

  • Formulierung: Die erste Herausforderung besteht darin, die Anfrage richtig zu formulieren. Ein direkter und deutlicher Stil ist häufig vorteilhaft, um zuverlässig an die gewünschten Informationen zu gelangen. Es ist wichtig, dass der Adressat sofort einschätzen kann, worum es bei der Anfrage geht. Ansonsten kann es dazu kommen, dass er die Fragen mit Gegenfragen beantwortet und der Prozess verzögert sich.
  • Länge: In der Praxis haben sich Anfragen bewährt, die nicht zu lang sind. Tragen Sie Ihr Anliegen klar und deutlich vor, ohne dabei auszuschweifen. Im Idealfall sollte die Anfrage nicht länger als eine Seite sein. Ein zu langer Text könnte den Adressaten überfordern und damit die Informationsbeschaffung behindern.
  • Nutzen erwähnen: Sie sollten in Ihrem Schreiben erwähnen, welchem Nutzen die Anfrage eigentlich dient. Fügen Sie Ihrer Anfrage daher einen entsprechenden Vermerk hinzu.

Aufbau der Angebotsanfrage

Wir haben im Folgenden den Aufbau einer Anfrage skizziert. Bei der Erstellung Ihres eigenen Dokuments können Sie sich an dieser Struktur orientieren:

  • Kopfdaten: Hier tragen Sie die Anschrift des Lieferanten ein, ebenso wie das Datum der Angebotsanfrage. Möchten Sie mehrere Anfragen verschicken, lohnt sich häufig die Hinzufügung einer Nummer. Das hilft Ihnen dabei, die einzelnen Dokument später auseinanderzuhalten.
  • Einleitung: In der Einleitung können Sie den Betreff einfügen und Sie teilen mit, dass es sich um eine Anfrage handelt. Damit lässt sich das Dokument für den Adressaten sofort inhaltlich zuordnen. Achten Sie auch darauf, dass Sie die korrekte Anrede wählen. Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen danach kurz vor, damit der Adressat weiß, mit wem er es zu tun hat.
  • Anfragepositionen auflisten: Hierbei handelt es sich um den Hauptteil Ihrer Angebotsanfrage. Sie können für die Aufführung der einzelnen Anfragepositionen entweder eine Liste oder eine Tabelle wählen. Nennen Sie alle Dienstleistungen und Waren, an denen Sie ein Interesse haben und für die Sie sich Preisinformationen wünschen. Wie viele Stunden benötigen Sie zum Beispiel von einer bestimmten Dienstleistung oder wie viele Waren? Die benötigten Mengen können Sie natürlich nur angeben, wenn diese bereits bekannt sind.
  • Schlussteil: Bitten Sie den Anbieter um eine Antwort auf Ihre Anfrage, die alle Preisinformationen zu den aufgeführten Positionen enthält. Sie können im Schlussteil auch bereits nähere Angaben zu den Liefer- und Zahlungsbedingungen erbeten. Das bleibt Ihnen überlassen und kann eventuell jetzt schon wichtig für Ihre Planung sein. Gerade wenn Sie mit mehreren Anbietern in Kontakt treten, sollten Sie auch eine Terminangabe machen, bis wann Sie eine Antwort erhalten möchten.

Unterschied zur Ausschreibung

Angebotsanfragen und Ausschreibungen teilen einige Merkmale, sind aber grundsätzlich voneinander verschieden. Das liegt in den Zielen begründet, die Sie damit verfolgen. Mit der Angebotsanfrage möchten Sie herausfinden, wer auf dem Markt den niedrigsten Preis anbietet. Bei der Ausschreibung hingegen nehmen Sie eine umfassendere Betrachtung vor und möchten auch wissen, wer für die Durchführung des Projekts die höchste Kompetenz mitbringt.

Daher fragen Sie bei einer Ausschreibung nach weit mehr als nur dem Preis. Wichtig sind zum Beispiel Informationen bezüglich des Servicegrads, der vorhandenen Referenzen oder der Fähigkeit zur logistischen Abwicklung. Sie möchten nicht nur wissen, ob ein Anbieter der günstigste ist, sondern ob er überhaupt fähig ist, Ihr Projekt zufriedenstellend umzusetzen.

Eine enge Verbindung besteht zwischen der Angebotsanfrage und der Ausschreibung dahingehend, dass Unternehmen diese häufig gemeinsam verschicken. Möglich ist auch, dass Sie erst eine Anfrage zu den Preisen eines Angebots stellen, bevor Sie eine Ausschreibung vornehmen.

Was sollte man vor der Angebotsanfrage tun?

Wir haben Ihnen eine kleine Checkliste angefügt, mit der Sie sich auf die Angebotsanfrage vorbereiten können:

  • Haben Sie alle Ihre Anforderungen an die Auftragserfüllung definiert?
  • Haben Sie ein Budget festgelegt?
  • Bis wann benötigen Sie spätestens von allen Anbietern eine Rückmeldung?
  • Wissen Sie, wer beim Anbieter Ihr Ansprechpartner ist?
  • Haben Sie bereits eine Leistungsbeschreibung versendet, mit der Sie die Rahmenbedingungen für die Zielerreichung erörtern?
  • Möchten Sie eine Vorlage für die Anfrage verwenden?
Münzen wachstum

Thesaurierung

Stattdessen bleiben am Ende eines Geschäftsjahres folgende Gelder bei der Gesellschaft:

  • Erträge: betrieblicher Wertzuwachs in Form von Einnahmen und Erzeugnissen
  • Gewinne: Betriebseinnahmen minus Ausgaben ergeben den Gewinn
  • Überschüsse: als Differenz aus Einnahmen und Werbungskosten

Für das Unternehmen und die Investoren hat die Thesaurierung sowohl Vorteile als auch Nachteile. Das Finanzamt begünstigt die Versteuerung von thesaurierten Einkünften für bestimmte Gesellschaftsformen. Dafür erhalten die Investoren keine Ausschüttung auf ihre Kapitalanlagen.

Was ist Thesaurierung?

Die Definition des Begriffes Thesaurierung besagt, dass Gewinne in einem Unternehmen oder in dem Portfolio eines Investmentfonds verbleiben. Damit steht die Gewinnthesaurierung im Gegensatz zur Ausschüttung, bei der die Investoren regelmäßig einen Anteil am Gewinn ausgezahlt bekommen. Die Verwendung des einbehaltenen Kapitals läuft bei einem Investmentfonds anders ab als bei einem Unternehmen.

Thesaurierende und ausschüttende Fonds

Der Finanzmarkt unterscheidet zwischen thesaurierenden Fonds und ausschüttenden Fonds. Ein ausschüttender Fonds berechnet in der Regel einmal im Jahr seine Überschüsse und schüttet das Geld an die Anleger aus. Die Berechnung kann aber auch quartalsweise oder sogar monatlich erfolgen.

Die Überschüsse erwirtschaftet der Fonds durch diese Erträge:

  • Dividenden bei Anlage des Fondsvermögens in Aktien verschiedener Gesellschaften
  • Zinsen aus den Anteilen an Anleihen und Rentenpapieren am Fondsvermögen
  • Kursgewinne, die sich durch Käufe und Verkäufe innerhalb des Portfolios ergeben
  • Mieteinnahmen bei einem Investmentfonds

Die Anleger erhalten die Ausschüttungen entweder als Barzahlung durch Überweisung auf ihr Konto oder als neue Fondsanteile. Nach der Ausschüttung sinkt der Fondspreis um den ausgeschütteten Betrag je Anteil.

Ein thesaurierender Fonds nimmt keine Ausschüttungen an die Investoren vor. Stattdessen behält der Fondsmanager die Gewinne ein und reinvestiert sie. Dazu kauft der Fondsverwalter weitere Wertpapiere, die der Anlageklasse des Fonds entsprechen. Durch die neuen Wertpapiere wächst das Fondsvermögen weiter an. Das sorgt für eine Werterhöhung der einzelnen Anteile, sodass die Anleger bei einem Verkauf von einem höheren Gewinn profitieren.

Vorteile und Nachteile der Gewinnthesaurierung

Für eine Aktiengesellschaft (AG) bietet die Gewinnthesaurierung diese Vorteile:

  • Durch die Gewinnrücklage verbessert sich die Eigenkapitalquote der Gesellschaft, ohne dass Kosten für die Kapitalbeschaffung entstehen.
  • Die Erhöhung des Eigenkapitals verbessert die Bonität des Unternehmens gegenüber Banken und Geschäftspartnern.
  • Das Kapital steht dem Betrieb langfristig zur Verfügung.
  • Vorstand und Aufsichtsrat einer Aktiengesellschaft können jedes Geschäftsjahr bis zu 50 % des Gewinns ohne Zustimmung der Aktionäre zur Gewinnthesaurierung verwenden.
  • Das Unternehmen muss keine Schulden machen, die Tilgungen und Zinszahlungen bedeuten.

Bei thesaurierenden Fonds haben Sparer den Vorteil, dass sie sich nicht selbst um die Reinvestition der erzielten Erträge kümmern müssen. Dadurch sparen die Anleger Gebühren und profitieren von einer Wertsteigerung ihrer Anteile. Finanzexperten vergleichen diesen Vorteil mit dem Zinseszinseffekt bei Spareinlagen.

Für Anleger ergibt sich aber auch ein Nachteil der Thesaurierung. Dieser besteht darin, dass den Investoren die erwirtschafteten Gewinne nicht direkt ausgezahlt werden. Die Wertsteigerung der Anteile macht sich erst bei einem Verkauf bemerkbar.

Steuerliche Besonderheiten bei Thesaurierung

Wenn eine Personengesellschaft oder ein Einzelunternehmen Gewinnrücklagen bildet, muss der Betrieb für die Gewinnthesaurierung nur einen verminderten Steuersatz zahlen. Steuerfachleute sprechen daher von einer Thesaurierungsvergünstigung. Für Aktiengesellschaften gilt die Thesaurierungsvergünstigung aufgrund der bereits bestehenden niedrigeren Steuerbelastung nicht. Stattdessen wird einer AG die Bildung von Eigenkapital erleichtert.

Wenn Anleger Anteile an einem ausschüttenden Fonds besitzen, müssen sie sofort bei jeder Ausschüttung Kapitalertragsteuer in Höhe von 25 % plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer zahlen. Außerdem ist bei einem Verkauf der Gewinn zu versteuern, falls der Verkaufserlös höher ist als der Betrag, den der Anleger beim Kauf ausgegeben hat.

Bei einem thesaurierenden Fonds erfolgt der größte Teil der Versteuerung erst um Zeitpunkt des Verkaufs. Solange ein Anleger die Fondsanteile in seinem Depot behält, muss er jedes Jahr lediglich die sogenannte Vorabpauschale auf die Wertsteigerung des Fonds versteuern. Die Vorabpauschale ist vom allgemeinen Zinsniveau abhängig und kann bei einem negativen Leitzins auch 0 % betragen.

Thesaurierung oder Wiederanlage

Obwohl die beiden Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es einen Unterschied zwischen Thesaurierung und Wiederanlage. Ein thesaurierender Fonds behält die Gewinne ein und investiert das Kapital nach den Plänen des Fondsmanagers in verschiedene Wertpapiere. Die gekauften Papiere müssen lediglich der Anlageklasse des Fonds entsprechen. Durch den Kauf erhöht sich das gesamte Fondsvermögen, was sich positiv auf die Wertentwicklung der einzelnen Anteile auswirkt.

Bei einer Wiederanlage handelt es sich um einen ausschüttenden Fonds. Der Fonds schüttet regelmäßig Erträge an die Anleger aus. Die Investoren können mit der Fondsgesellschaft oder mit ihrer Hausbank vereinbaren, dass die Erträge automatisch wieder angelegt werden. Das bedeutet, dass nach jeder Ausschüttung neue Fondsanteile zum aktuellen Tageskurs im Wert des ausgeschütteten Betrages gekauft werden. Die neuen Fondsanteile werden in das Depot des Anlegers eingebucht und erhöhen den Depotwert.

Unterschied zwischen offener und verdeckter Thesaurierung

Eine offene Gewinnthesaurierung zeigt in der Bilanz von Kapitalgesellschaften an, zu welchen Zwecken Gewinne und Überschüsse in einem Unternehmen investiert wurden. Bei Investmentfonds ist die offene Thesaurierung die Regel. Die Anteilseigner können sich jederzeit über die Reinvestition informieren und den Weg des Geldes nachverfolgen. Das sorgt für mehr Transparenz bei den Anlegern, die von den Investoren gefordert wird, bevor sie ihr Geld anlegen.

Bei einer verdeckten Thesaurierung bildet ein Unternehmen oder ein Fonds stille Rücklagen. Dabei handelt es sich um einen Teil des Eigenkapitals, der in der Bilanz nicht ersichtlich ist. Die stillen Rücklagen können zu einem späteren Zeitpunkt aufgelöst werden, um Verluste auszugleichen oder Gewinne zu verschieben. Das kann der Gesellschaft Steuervorteile einbringen, sorgt aber auch für geringere Ausschüttungen an die Investoren.

Lupe auf Dokumente

Was ist eine Betriebsprüfung?

Rechtlich handelt es sich um ein Sachaufklärungsverfahren des Finanzamts. Die gesetzlichen Regelungen zur Außenprüfung finden sich in den Paragrafen 193–207 der Abgabenordnung (AO). Außerdem enthält die Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) weitere Vorschriften. Abhängig von der Art der Betriebsprüfung ist entweder das Finanzamt, die Deutsche Rentenversicherung, ein Sozialversicherungsträger, das Arbeitsamt, der Zoll oder die Berufsgenossenschaft (BG) für die Durchführung zuständig. Ziel der Prüfung ist die Kontrolle, ob die Steuerpflichtigen alle Steuern und Abgaben fristgemäß und in voller Höhe gezahlt haben.

Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?

Deutsche Unternehmen und Selbstständige müssen unter anderem mit diesen Betriebsprüfungen rechnen:

  • Kontrolle aller Steuerarten
  • Umsatzsteuer-Sonderprüfung
  • Lohnsteuer- Sonderprüfung
  • Sozialversicherungsprüfung
  • Unfallversicherungsprüfung
  • Aufsichtsratsteuer-Prüfung
  • Versicherungssteuer-Prüfung

Für die oben genannten Betriebsprüfungen muss sich der Prüfer bei dem Unternehmen anmelden und die Prüfung vorab ankündigen. Daneben gibt es noch eine sogenannte Nachschau, die ohne Ankündigung stattfindet. Bei der Nachschau prüft das Finanzamt diese Sachverhalte:

  • Lohnsteuer-Nachschau
  • Umsatzsteuer-Nachschau
  • Kassen-Nachschau

Die Nachschauen finden nach den Regelungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und des Einkommensteuergesetzes (EstG) statt und stellen keine Außenprüfungen im Sinne der Abgabenordnung (AO) dar.

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Wie wird die Prüfung durchgeführt?

Eine Betriebsprüfung nach der Abgabenordnung (AO) muss dem Unternehmen rechtzeitig angekündigt werden. Wenn Sie Ihren letzten Steuerbescheid aufmerksam lesen, können Sie darin ebenfalls einen Hinweis auf eine anstehende Überprüfung Ihres Unternehmens finden.

Diese Sätze im Steuerbescheid weisen auf eine Betriebsprüfung hin:

  • Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig
  • Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 AO teilweise vorläufig

In § 194 AO ist der sachliche Umfang einer Außenprüfung festgelegt. Danach umfasst die Betriebsprüfung diese Bereiche:

  • eine oder mehrere Steuerarten
  • einen oder mehrere Besteuerungszeiträume
  • bestimmte Sachverhalte

Der Prüfer oder die Prüferin interessiert sich vor allem für die Bücher und Belege der Steuerpflichtigen. Das beinhaltet sowohl alle Unterlagen in Papierform als auch die elektronische Buchhaltung. Das Unternehmen ist verpflichtet, dem Betriebsprüfer den Zugriff auf das Buchhaltungsprogramm zu erlauben. Dabei ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der Unterlagen zu beachten.

Wie lange kann rückwirkend geprüft werden?

Wenn ein Unternehmen die gesetzlichen Fristen einhält und sich alle Unterlagen im Archiv befinden, ist eine wichtige Voraussetzung für die nächste Betriebsprüfung erfüllt. Das liegt daran, dass die Verjährungsfrist für Steueransprüche vier Jahre beträgt. Die Frist beginnt mit Abschluss des Kalenderjahres, in dem die Steuerschuld entstanden ist. Daher erfolgt eine Betriebsprüfung in der Regel rückwirkend für die letzten 3–4 Jahre. Dabei müssen die Steuerpflichtigen beachten, dass die Verjährungsfrist durch bestimmte Ereignisse gehemmt werden kann. Zu diesen Ereignissen gehört unter anderem der Beginn einer Betriebsprüfung, die erst kurz vor Ablauf der Verjährungsfrist beginnt.

Wie häufig kommt eine Betriebsprüfung vor?

Nach dem Gesetz kann eine Betriebsprüfung jederzeit stattfinden. Das Finanzamt ist lediglich verpflichtet, die Prüfung mit einer Vorlaufzeit von 2 bis 4 Wochen anzukündigen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie jedes Jahr mit dem Besuch des Prüfers rechnen müssen. Die Häufigkeit der Prüfungstermine hängt von der Größe des Unternehmens ab. Bei Großbetrieben erfolgt häufig eine Anschlussprüfung, sodass sich große Unternehmen alle 3–5 Jahre einer Betriebsprüfung unterziehen müssen.

Je kleiner das Unternehmen ist, umso seltener erfolgt eine Überprüfung. Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) beträgt der Zeitraum zwischen zwei Prüfungen daher häufig 10–30 Jahre. Das gilt aber nur, wenn das Unternehmen nicht in der Zwischenzeit selbst eine Prüfung beantragt hat oder durch eine nicht ordnungsgemäße Buchführung beim Finanzamt aufgefallen ist.

Wo findet die Prüfung statt?

Eine Betriebsprüfung findet in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen und innerhalb der üblichen Geschäftszeiten statt. Bei Betrieben mit geringem Platzangebot kann der Prüfer die Unterlagen auch in den Räumen des Steuerberaters sichten. Eine sogenannte Vorlageprüfung im Büro des Prüfers ist eine Ausnahme, die der Prüfer begründen muss. Die Steuerpflichtigen sind verpflichtet, dem Prüfer alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Die Prüfung darf sich aber nur auf die Jahre beziehen, für die das Unternehmen eine Steuererklärung abgegeben hat.

Welche Gründe kann es für eine Prüfung geben?

Es gibt verschiedene Gründe, aus denen das Finanzamt eine Betriebsprüfung ansetzt:

  • Das Unternehmen wird zufällig ausgewählt. Dabei erfolgt eine Einteilung in Größenklassen. Großbetriebe werden häufig geprüft als Kleinunternehmer.
  • Das Finanzamt von Lieferanten oder Kunden hat Material gesammelt und weitergeleitet, das Anlass für eine Prüfung gibt.
  • Das Unternehmen erfüllt die Voraussetzung für den jährlich wechselnden Prüfungsschwerpunkt. Dabei kann es sich um eine bestimmte Branche oder eine Steuerart handeln, die schwerpunktmäßig geprüft wird.
  • Die Geschäftszahlen zeigen auffällige Schwankungen, ungeklärtes Vermögen oder mehrjährige Verluste auf. Diese und andere untypische Sachverhalte können zu einer Betriebsprüfung führen.
  • Nach einer Gewerbeabmeldung kann das Finanzamt prüfen, ob alle noch ausstehenden Zahlungen ordnungsgemäß versteuert werden.

Welche Auswirkungen hat die Betriebsprüfung?

In vielen Fällen führt eine Betriebsprüfung zu einer Steuernachzahlung. Die Höhe der Nachzahlung erfährt die Geschäftsleitung in der Schlussbesprechung und im geänderten Steuerbescheid. Die Schlussbesprechung muss innerhalb von vier Wochen nach Abschluss der Prüfung stattfinden. Neben einer Nachzahlung kann auch ein Bußgeld fällig werden. Bei schwerwiegenden Verstößen kann der Prüfer ein Steuerstrafverfahren einleiten.

Nicht nur der geprüfte Betrieb spürt die Auswirkungen der Überprüfung, sondern auch seine Kunden oder Geschäftspartner. Wenn der Prüfer auffällige oder unstimmige Unterlagen entdeckt, kann er sie zu Kontrollzwecken an andere Finanzbehörden weiterleiten. So kann überprüft werden, ob ein Lieferant seine Einnahmen korrekt versteuert oder ob es sich um Scheingeschäfte handelt.

Mann durchsucht Akten

Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?

Für geschäftliche Unterlagen gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Wie lange diese ausfallen, hängt von der Art des Belegs ab. Dabei besteht für die eine Gruppe von Belegen eine kürzere Frist von sechs Jahren und für die andere eine längere von zehn Jahren. Die Rechnungen gehören ebenso wie Kontoauszüge oder Bilanzen zur zweiten Gruppe.

Hat Ihr Unternehmen eine Rechnung selbst erstellt oder von einem anderen Unternehmen eine Rechnung erhalten, müssen Sie diese zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Entscheidend ist hierbei der Zeitpunkt der Belegerstellung. Stellen Sie zum Beispiel am 01.07. eines Jahres eine Rechnung aus, beginnt die Frist ab dem 31.12. desselben Jahres.

Etwas anders verhält es sich bei Rechnungen an Privatpersonen. Handelt es sich dabei um eine Handwerkerrechnung, gilt ebenfalls eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Diese ist jedoch kürzer und beträgt nur noch zwei Jahre. In diesem Fall ist es rechtlich vorgeschrieben, auf der Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht zu vermerken. Bezüglich des Fristbeginns ergeben sich keine Änderungen.

Die gleichen Regelungen gelten bei Rechnungen von Architekten, Gartenbaubetrieben oder Gerüstbauern. Abgesehen von dieser Ausnahme für Handwerkerechnungen besteht keine Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen an private Käufer. Diese können die Rechnungen aber trotzdem bis zu zwei Jahre sinnvoll aufbewahren in Hinblick auf die gesetzliche Gewährleistung.

Warum gibt es eine Aufbewahrungsfrist?

Bezüglich der Geschäftsvorgänge eines Unternehmens sind die Dokumentation und die Rückverfolgbarkeit wichtige Anliegen. Die Rechnungen belegen die erbrachte und in Anspruch genommene Leistung und das auch noch Jahre später.

Ihre Relevanz haben die Aufbewahrungspflichten gerade in Hinblick auf die Besteuerung. Daher finden sich die Regelungen wenig überraschend in der Abgabenordnung und zusätzlich im Handelsgesetzbuch. Denn ohne Rechnungen kann ein Unternehmen im Rahmen der Betriebsprüfung nicht nachweisen, welche Geschäftsvorgänge es in der Vergangenheit tatsächlich abgeschlossen hat.

Sind die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens nachvollzieh- und kontrollierbar, beugt das zusätzlich der Entstehung von Betrugsfällen vor. Damit haben alle Teilnehmer am wirtschaftlichen Geschehen ein Interesse daran, dass Unternehmen ihre Rechnungen aufbewahren.

Wo sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten geregelt?

Die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen finden Sie im § 147 Abgabenordnung (AO). Hier ist geregelt, welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen und wie lange die Fristen laufen. Regelungen zu den Fristen finden Sie auch im § 257 Handelsgesetzbuch (HGB).

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In welcher Form muss aufbewahrt werden?

Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung sind vielfältige Regelungen zu beachten. So müssen die Rechnungen über den gesamten Zeitraum von zehn Jahren hinweg lesbar bleiben. Das geht aus dem § 14 Abs. 1 S. 2 UStG hervor. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts sind ebenfalls zu gewährleisten. Sie müssen sich also zum Beispiel darum kümmern, dass niemand die Angaben auf den Rechnungen nachträglich ändert.

Wie Sie das sicherstellen möchten, bleibt Ihnen überlassen. Das geht ebenfalls aus dem § 14 UStG hervor. Sie können dazu ein innerbetriebliches Kontrollverfahren Ihrer Wahl etablieren. Dieses muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen.

Ebenso wie für die Handels- und Geschäftsbriefe gilt für die Aufbewahrung der Rechnungen, dass deren Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen muss. Das ist relevant bei der Übertragung auf ein Speichermedium und bedeutet, dass anders als bei anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen die inhaltliche Wiedergabe alleine nicht ausreicht.

Ort der Aufbewahrung

Laut § 14b Absatz 2 UStG ist es erforderlich, die Unterlagen im Inland aufzubewahren oder in einem der in § 1 Absatz 3 UStG bezeichneten Gebiete. Vereinfacht gesagt hat die Aufbewahrung grundsätzlich in Deutschland zu erfolgen. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Rechnungen in einer angemessenen Zeit vorlegen können müssen (§ 239 Abs. 4 S. 2 HGB).

Elektronische Aufbewahrung

Verschiedene Regelungen sieht der § 14b UStG in Bezug auf die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen vor. Diese Rechnungen können Sie auch im Ausland aufbewahren, müssen aber in diesem Fall die Fernabfrage gewährleisten, damit die Finanzbehörde online Zugriff darauf nehmen kann.

Handelt es sich um eine elektronische Rechnung als Original, die also in digitaler Form vorliegt, gilt wiederum, dass Sie die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts ebenso wie die Lesbarkeit gewährleisten müssen. Das bezieht sich auf alle Rechnungen, die ein Unternehmen digital erstellt und zusendet oder die auf elektronischem Wege zugegangen sind.

Wie Sie als Unternehmer konkret die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit Ihrer Rechnungen sicherstellen, ist Ihnen seit dem 1.07.2011 selbst überlassen. Diese Möglichkeit räumt Ihnen das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ein.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre elektronischen Rechnungen in der Form aufbewahren, in der Sie diese erhalten haben. Sie können die Rechnung also nicht einfach ausdrucken und die dazugehörige Datei löschen. Allerdings sind Formatkonvertierungen erlaubt, wenn Sie dafür ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format wählen.

Doch auch nach der Konvertierung müssen Sie die Originaldatei aufbewahren. Außerdem hat die Speicherung auf einem Datenträger zu erfolgen, bei dem keine nachträglichen Änderungen möglich sind.

Was passiert, wenn gegen die Aufbewahrungsfrist verstoßen wird?

Als buchführungspflichtiges Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Rechnungen aufzubewahren. Halten Sie sich nicht daran, liegt eine Verletzung Ihrer Buchführungspflichten vor. Im Strafgesetzbuch (StGB) und zusätzlich in der AO sind die damit verbundenen rechtlichen Folgen festgelegt. Und die können schwerwiegend sein.

So sind zum Beispiel Geldbußen bis zu einer Höhe von 5.000 Euro möglich. Die Beweispflicht liegt beim Steuerpflichtigen. Liegen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nicht vor, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen und dabei vom jeweiligen Höchstbetrag ausgehen. Das ist natürlich zum Nachteil des betroffenen Unternehmens.

Von Geldbußen können sogar Privatpersonen betroffen sein. Das ist möglich, wenn die Rechnungen sich auf Leistungen beziehen, die ein Grundstück betreffen. Hier gilt die oben erwähnte Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Die Geldbußen betragen bei Privatpersonen bis zu 500 Euro.

Doppelte Buchführung

Der Gesetzgeber hat die Unternehmen je nach Größe zu einer einfachen oder umfangreichen Buchführung verpflichtet. In vielen Jahren praktischer Anwendung hat sich bei der umfangreichen Rechnungslegung ein bewährtes Buchhaltungssystem entwickelt, das als doppelte Buchführung noch heute in der Geschäftswelt Anwendung findet.

Was ist eine “Doppelte Buchführung” und warum ist sie “doppelt”?

Bei der doppelten Buchführung wird ein Geschäftsvorfall Ihres Unternehmens nicht nur einfach in den Büchern aufgezeichnet, sondern – wie der Name schon sagt – doppelt.

Statt also beispielsweise einen Einkauf von Waren in Höhe von 1000 EUR in eine laufende Tabelle mit Datum, Betrag und Buchungstext zu erfassen, wird jeder Vorgang zweimal gebucht. Das hört sich erst einmal nach doppelter Arbeit für Sie an, dem ist aber nicht so: In einem Buchungssatz wird lediglich ein Betrag, ein Soll-Konto, ein Haben-Konto und ein Buchungstext in einer Zeile erfasst.

In den jeweiligen Buchführungssystemen wird dadurch der Vorgang auf einem Soll-Konto und einem Haben-Konto verbucht – somit doppelt. In der Buchhaltungssprache wird auch von “Konto” und “Gegenkonto” gesprochen.

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Welche Konten werden doppelt bebucht?

Grundsätzlich werden bei der doppelten Buchführung Bestands- und Erfolgskonten unterschieden. Die Bestandskonten weisen in der Bilanz die “Bestände” an Vermögen, Eigenkapital oder Schulden aus. Wie bei der Bilanz gibt es bei den Bestandskonten Aktivkonten (linke Bilanzseite) und Passivkonten (rechte Bilanzseite).

Die Erfolgskonten sind hingegen in der Gewinn- und Verlustrechnung zuhause und geben Auskunft über Aufwendungen (Aufwandskonten, linke GuV-Seite) und Erträge (Ertragskonten, rechte GuV-Seite).

Beispiele für aktive Bestandskonten:

  • Anlagevermögen
  • Umlaufvermögen
  • (aktive) Rechnungsabgrenzungsposten

Im Anlagevermögen werden Vermögensgegenstände verbucht, die Ihrem Unternehmen dauernd (mehr als ein Jahr) zur Verfügung stehen; das sind beispielsweise Fahrzeuge, Maschinen, technische Anlagen, Gebäude. Im Umlaufvermögen werden hingegen Ihre kurzlebigen Bestände (z. B. Material, Vorräte) und Geldkonten (Bankkonten, Geldmarktkonten, Kasse) ausgewiesen.

Beispiele für passive Bestandskonten:

  • Eigenkapital
  • Verbindlichkeiten
  • Rückstellungen
  • (passive) Rechnungsabgrenzungsposten

Das Eigenkapital weist die Gelder aus, die Sie bei Gründung oder durch Rücklagen in das Unternehmen eingebracht haben. Im Fremdkapital hingegen wird fremdes Kapital im Unternehmen wie beispielsweise Darlehen oder laufende Schulden gegenüber Lieferanten verbucht.

Beispiele für Aufwandskonten (GuV):

  • Materialkosten
  • Personalkosten
  • Raumkosten
  • Abschreibungen

Auf den Aufwandskonten sammeln sich Aufwendungen, die für das jeweilige Unternehmen erforderlich sind, um Produkte oder Dienstleistungen zu erstellen und auf den Märkten anzubieten. Hier steht ebenfalls ein kurzfristiger Betrachtungszeitraum (Verbrauch von Waren und Dienstleistungen) im Vordergrund.

Beispiele für Ertragskonten (GuV):

  • Umsatzerlöse (Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen)
  • Zinseinnahmen
  • Mieteinnahmen

Die Ertragskonten repräsentieren die Einnahmenseite des Unternehmens. Hier werden Geldzuflüsse aus der laufenden, operativen Tätigkeit sowie Sondereinnahmen ausgewiesen.

Doppelte Buchführung: Was passiert mit den doppelten Buchungen auf den Bestands- und Ertragskonten?

Am Ende eines Geschäftsjahres werden die Bestands- und Ertragskonten abgeschlossen, indem die Salden umgebucht werden. Hierbei gilt folgende Maßgabe:

  • Bestandskonten werden direkt in die Bilanz abgeschlossen.
  • Erfolgskonten werden direkt in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) abgeschlossen.

Die GuV ist für sich ein Eigenkapitalkonto: Wurde ein Gewinn ausgewiesen (Erträge größer als Aufwendungen), wird das Eigenkapital erhöht. Im Verlustfall wird das Eigenkapital reduziert.

Wer ist zu der aufwendigen, doppelten Buchführung überhaupt verpflichtet?

In erster Linie regelt das Handelsgesetzbuch die Buchführungspflichten; dabei wird grundsätzlich nicht jedes Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Kleinere, nicht eingetragene Unternehmen dürfen eine einfache Form der Buchführung – die Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR) anwenden. Alle anderen Unternehmen müssen die aufwendigere Variante mit Soll- und Haben-Buchungen anwenden und zum Jahresende eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz ausgeben.

Folgende Kriterien sind für die Pflicht zur doppelten Buchführung für Sie relevant:

Unternehmensform

Eine Buchführungspflicht ergibt sich bei bestimmten Rechtsformen des jeweiligen Unternehmens automatisch. Dies gilt für die Kommanditgesellschaft (KG), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH/UG) und Mischformen wie beispielsweise die GmbH & Co. KG.

Eintrag ins Handelsregister

Alle unter dem Punkt “Unternehmensform” genannten Gesellschaften müssen von Gesetzes wegen ins öffentliche Handelsregister eingetragen werden. Auch wenn die Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister nicht besteht, können Unternehmer eine freiwillige Eintragung veranlassen – selbst wenn das Unternehmen klein ist.

Denkbar ist dies beispielsweise für einfache Kaufleute, die dadurch zum “eingetragenen Kaufmann” (e. K.) werden. Die Folge ist, dass diese Unternehmer – wie die großen Rechtsformen AG, KG und GmbH – von Gesetzes wegen zur Buchführung verpflichtet sind. Selbst wenn Sie wegen ihrer Größe – ohne Eintragung ins Handelsregister – nicht dazu verpflichtet wären.

Umsatz und Gewinnschwellen

(Einzel-) Unternehmen müssen die doppelte Buchführung anwenden, wenn sie im Hinblick auf Umsatz und Gewinn gewisse Grenzen überschreiten. Dann werden sie nicht mehr als schützenswerte Kleinunternehmen betrachtet, sondern vielmehr als rechenschaftspflichtige Mittel- oder Großunternehmen.

Grundsätzlich greift die Buchführungspflicht ab einem Umsatz von mehr als 600.000 EUR oder einem Gewinn von mehr als 60.000 EUR pro Geschäftsjahr. Bei landwirtschaftlichen Unternehmen kommt zusätzlich eine Obergrenze für den Wert der Nutzfläche (25.000 EUR) ins Spiel. Sobald diese überschritten ist, schlägt ebenfalls die Pflicht zur Buchführung zu.

Sonderformen der wirtschaftlichen Betätigung

Von der Pflicht zur aufwendigen doppelten Buchführung befreit sind grundsätzlich Freiberufler (Ärzte, Architekten, Rechtsanwälte, Journalisten usw.), Selbstständige und Kleinunternehmer, sofern keine (freiwillige) Eintragung im Handelsregister vorliegt. Diese Unternehmer können statt der doppelten Buchführung ihren Gewinn im Rahmen einer – deutlich einfacheren – Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.

Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung erlaubt Ihnen aufgrund ihrer Komplexität deutlich tiefgründigere Auswertungen. Neben der Information, ob ein Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben vorliegt, können Sie Informationen über Bestände und deren Relationen zueinander und den zeitlichen Verlauf in Erfahrung bringen.

Unternehmerische Entscheidungen sind so deutlich sicherer zu treffen. Insbesondere bei der Notwendigkeit einer Fremdkapital-Finanzierung können Kreditinstitute bei Anwendung der doppelten Buchführung die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens besser einschätzen.

Die Anwendung der doppelten Buchführung erfordert jedoch auch buchhalterisches Wissen und Verständnis der Buchungslogik des Systems. Eine Durchführung der doppelten Buchführung bedarf daher in der Regel einer speziellen Software – im Gegensatz zur Anwendung der einfachen Buchführung mittels Einnahmenüberschuss-Rechnung, die grundsätzlich mit einem einfachen Tabellenkalkulationsprogramm durchgeführt werden kann.

Buchhaltung

Aktive Rechnungsabgrenzung – Periodengerechte Aufwandszuteilung

Warum ist eine Rechnungsabgrenzung erforderlich?

Ziel der Rechnungsabgrenzung ist es, bei bilanzierungspflichtigen Unternehmen eine periodengerechte Gewinnermittlung zu erreichen.

Aufwendungen (aktive Rechnungsabgrenzung) und Erträge (passive Rechnungsabgrenzung) werden unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung den Geschäftsjahren zugeordnet, denen sie wirtschaftlich zuzurechnen sind.

Dies erreichen Sie, indem Sie für Einnahmen oder Ausgaben, die vor dem Bilanzstichtag angefallen sind, aber erst nach dem Stichtag Erträge oder Aufwände darstellen, transitorische (Lateinisch “transire” = hinübergehen) Rechnungsabgrenzungsposten bilden. Für Erträge oder Aufwände, die einem laufenden Geschäftsjahr zuzuordnen sind, aber erst nach dem Stichtag Einnahmen oder Ausgaben werden, führen Sie eine antizipative (Lateinisch “anticipare” = vorausnehmen) Abgrenzung durch. Dies erfolgt mittels Buchung einer Forderung (Erträge) oder Verbindlichkeit (Aufwand).

Ohne die Rechnungsabgrenzung könnten Sie – wie bei der Gewinnermittlung mittels Einnahmenüberschuss-Rechnung – Erträge und Aufwendungen über den Zeitpunkt der Zahlung (Zuflussprinzip) steuern und somit erheblichen Einfluss auf die (steuerliche) Gewinnermittlung nehmen.

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Typische Anwendungsfälle für die aktive Rechnungsabgrenzung

Bei folgenden Geschäftsvorfällen kommt in der Praxis häufig eine aktive Rechnungsabgrenzung zur Anwendung:

  • jahresbezogene Versicherungen (z. B. Kfz-Versicherung, Haftpflichtversicherung)
  • Mietaufwendungen
  • Lohn- und Gehaltszahlungen
  • Leasingraten
  • Abonnements mit Abrechnungen von Zeiträumen
  • betriebliche Steuern (z. B. Kfz-Steuern)
  • Disagios

Aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP) bei Aufwandsbuchungen

Die aktive Rechnungsabgrenzung müssen Sie für Ausgaben durchführen, die Aufwand für Geschäftsjahr(e) nach dem Stichtag darstellen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Kraftfahrzeugsteuer für den Zeitraum Juli des laufenden Jahres bis zum Juni des Folgejahres (12 Monate) im laufenden Geschäftsjahr verbuchen.

Die Zuordnung ist für den Zeitraum Juni bis Dezember (6 Monate) zutreffend; der Zeitraum von Januar bis Juni des Folgejahres (6 Monate) ist jedoch dem nachfolgenden Geschäftsjahr zuzuordnen und daher abzugrenzen. Üblicherweise werden solche Geschäftsvorfälle in der Praxis im laufenden Jahr als Aufwand verbucht. Im Zuge der Bilanzaufstellung wird durch die Bildung eines Rechnungsabgrenzungspostens dieser Aufwand (anteilig) korrigiert und in das Folgejahr “hinübergegeben”.

Im nächsten Geschäftsjahr wird dieser Rechnungsabgrenzungsposten dann mittels einer Umbuchung aufgelöst und somit periodengerecht dem Aufwand des Geschäftsjahres zugeordnet.

Aktive Rechnungsabgrenzung: Behandlung der Vorsteuer

Sofern alle Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug (u. a. Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung) erfüllt sind, können Sie in Fällen aktiver Rechnungsabgrenzung den vollständigen Vorsteuerabzug grundsätzlich im Voranmeldungszeitraum der entsprechenden Aufwandsrechnung durchführen. Eine Aufteilung der Vorsteuer ist bei der Bildung von aktiven Rechnungsabgrenzungsposten nicht erforderlich.

Praxisbeispiel “Aktive Rechnungsabgrenzung” mit Buchungssätzen

Die Wartungsgebühren für Ihren betrieblichen Druckluftkessel für den Zeitraum 01.09.2022 bis 31.08.2023 über netto 1.200 EUR werden im September 2022 als Aufwand gebucht. Für den Zeitraum September 2022 bis Dezember 2022 (4 Monate) liegt Aufwand des Geschäftsjahres 2022 vor.

Der anteilige Zeitraum Januar 2023 bis August 2023 (8 Monate) ist hingegen Aufwand für des Geschäftsjahres 2023 (Folgejahr). Es kommt die aktive Rechnungsabgrenzung zur Anwendung; 8/12 des Rechnungsbetrags sind in einen Rechnungsabgrenzungsposten zu überführen.

Sofern Sie die Rechnung in der laufenden Buchführung vollständig als Aufwand verbucht haben, ist diese (im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten) umzubuchen:

Aufwandsbuchung (laufendes Jahr):
Aufwand 1.200 EUR an Kreditor 1.428 EUR
19 % Vorsteuer 228 EUR

Umbuchung (ARAP):
ARAP 800 EUR an Aufwand 800 EUR

Die anteilige Buchung des aktiven Rechnungsabgrenzungspostens (ARAP) kann alternativ bereits im Zuge der Erfassung der Eingangsrechnung erfolgen. Die hierfür notwendige Buchung lautet:
Aufwand 400 EUR an Kreditor 1.428 EUR
ARAP 800 EUR
19 % Vorsteuer 228 EUR

Das Gegenstück der aktiven Rechnungsabgrenzung: Passive Rechnungsabgrenzung

Während bei Ausgaben/Aufwendungen die aktive Rechnungsabgrenzung zur Anwendung kommen (Eselsbrücke: alle Begriffe fangen mit dem Buchstaben “A” an), ist bei Einnahmen/Erträgen die passive Rechnungsabgrenzung durchzuführen.
Werden Einnahmen im laufenden Geschäftsjahr verbucht, die Erträge des Folgejahres darstellen, sind passive (transitorische) Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden, um die Erträge dem Geschäftsjahr zuzuordnen, dem sie wirtschaftlich zuzurechnen sind.

Beispiel:
Sie betreiben eine Werbe-Agentur und einer Ihrer Kunden bezahlt die Jahresgebühr für die Nutzung und Pflege eines Werbetools in Höhe von 1.000 EUR für das Folgejahr bereits zum Ende des laufenden Geschäftsjahres. Die Einnahme im laufenden Jahr in Höhe von netto 1.000 EUR ist in einem passiven Rechnungsabgrenzungsposten zu “parken” und im Folgejahr über eine Umbuchung aufzulösen.

Ertragsbuchung (laufendes Jahr):
Debitor Aufwand 1.190 EUR an Ertrag 1.000 EUR
an 19 % Umsatzsteuer 119 EUR

Umbuchung (PRAP):
Ertrag 1.000 EUR an PRAP 1.000 EUR

Sonderfall: Aktive Rechnungsabgrenzung für ein Disagio

Einige Darlehensverträge sehen vor, dass der Auszahlungsbetrag niedriger als der Rückzahlungsbetrag (Erfüllungsbetrag) ist. Die Differenz bezeichnet man in der Finanzsprache als “Disagio” oder auch “Damnum”; es stellt von seiner Art eine Zinsvorauszahlung dar.

Da die Zinsvorauszahlung eine Ausgabe im laufenden Geschäftsjahr ist, die anteilig auch Aufwand späterer Perioden (Laufzeit des Darlehens) ist, sind die Voraussetzungen zur Anwendung für die aktive Rechnungsabgrenzung erfüllt. Allerdings haben Bilanzierende ein Wahlrecht, diesen Abgrenzungsposten zu bilden oder das Disagio alternativ als Aufwand zu verbuchen.

Nur in der steuerlichen Gewinnermittlung ist für ein Disagio die Bildung eines Abgrenzungspostens grundsätzlich verpflichtend.
Da in der Bilanz jeweils der Rückzahlungsbetrag eines Disagios als Verbindlichkeit auszuweisen ist, muss zum einen der Auszahlungsbetrag, als auch das Disagio auf das Darlehenskonto gebucht werden. Die Gegenbuchung der Disagio-Buchung ist ein spezieller aktiver Rechnungsabgrenzungsposten.

Beispiel:
Sie nehmen ein Darlehen in Höhe von 100.000 EUR (Erfüllungsbetrag) auf und haben mit dem Kreditinstitut ein Disagio von 5 % vereinbart. Der Auszahlungsbetrag auf dem Kontoauszug beträgt somit 95.000 EUR. Folgende Buchung ist bei Darlehensauszahlung und Aktivierung des Disagios als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten vorzunehmen:
Bank 95.000 EUR an Verbindlichkeit gegenüber Kreditinstituten 100.000 EUR
Disagio 5.000 EUR

Keine Ausnahmen von der Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten bei geringfügigen Beträgen

In der Vergangenheit wurde vielfach in der Buchungspraxis eine Geringfügigkeitsgrenze bei der Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten angewendet. Auch wenn die Voraussetzungen zur Bildung von Abgrenzungsposten vorlagen, wurden diese bei geringen Beträgen nicht aktiviert und aus Vereinfachungsgründen im Aufwand/Ertrag verbucht. Orientiert hatten sich die Rechnungswesen-Praktiker an den Grenzwerten für Geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG, derzeit also an einem Grenzwert in Höhe von 800 EUR.

Der Bundesfinanzhof hat im Jahr 2021 ein Urteil (BFH Urteil vom 16.03.2021 – X R 34/19) gefällt, dass nach seiner Ansicht aktive Rechnungsabgrenzungsposten auch bei geringfügigen Beträgen zu bilden sind. Das Unterlassen einer ARAP-Bildung wegen Geringfügigkeit lässt sich nach Ansicht des Gerichts weder mit dem Grundsatz der Wesentlichkeit noch mit dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz rechtfertigen. Somit sind im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung auch für Kleinbeträge unter 800 EUR aktive Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden.

Wage und Hammer

Forderungsmanagement – so bleibt Ihr Unternehmen liquide

Wie kann ein Unternehmen Zahlungsausfälle minimieren?

Setzen Sie mit dem Forderungsmanagement nicht erst an, wenn der Kunde nicht zahlt, sondern steuern durch gezielte Maßnahme schon vorher gegen ausbleibende Zahlungen an. Das gelingt etwa durch eine vorherige Bonitätsprüfung oder die Vereinbarung von Teilzahlungen.

Wie lässt sich das Forderungsmanagement vereinfachen?

Gerade in kleineren Unternehmen bindet das Forderungsmanagement Personalkapazitäten. Sinnvoll kann in diesen Fällen die Auslagerung an einen externen Dienstleister oder das Factoring sein.

Was ist Forderungsmanagement?

Beim Forderungsmanagement handelt es sich um die Verwaltung offener Forderungen vom Entstehen der Forderung bis zum Zahlungseingang. Das Debitorenmanagement erfolgt entweder im Unternehmen selbst oder wird von einem externen Dienstleister übernommen. Ziel eines effizienten Forderungsmanagements ist, Ihren Betrieb vor ausfallenden Zahlungen zu schützen und die Liquidität zu sichern.

Die Aufgaben des Forderungsmanagements im Überblick:

  • Rechnungsstellung
  • Bonitätsprüfung der Schuldner
  • Vertragsgestaltung mit Zahlungsvereinbarungen
  • Debitorenbuchhaltung
  • Zahlungsabwicklung
  • Organisation offener Zahlungen
  • Versand von Zahlungserinnerungen
  • Mahnwesen, evtl. Beauftragung eines Inkassodienstleisters

Warum ist Forderungsmanagement wichtig?

Für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb benötigt ein Unternehmen Liquidität. Zahlen Ihre Kunden Rechnungen zu spät oder gar nicht, fehlen Ihnen die finanziellen Mittel, eigene Verbindlichkeiten zu begleichen. Gerade wenn die Geschäfte nicht in bar, sondern per Überweisung abgewickelt werden, ist das Forderungsmanagement wichtig. Zahlungsausfälle können auf Dauer die Finanzkraft erheblich schwächen und im schlimmsten Fall zu einer finanziellen Schieflage führen. Ein effizientes Debitorenmanagement, mit dem Sie die Zahlungsströme im Unternehmen möglichst zielgerichtet steuern ist daher sehr zu empfehlen.

Wie läuft das Forderungsmanagement ab?

Zahlt der Kunde seine Rechnung nicht fristgerecht, wird im Forderungsmanagement des Unternehmens ein entsprechender Prozess in Gang gesetzt:

  • Feststellung eines Zahlungsverzugs
  • Versand einer Zahlungserinnerung mit Fristsetzung
  • Üblich sind bis zu drei Mahnungen, wobei dazu keine gesetzliche Verpflichtung besteht
  • Androhung weiterer Schritte im letzten Mahnschreiben
  • Eventuelle Übergabe an einen Inkassodienstleister oder Einschaltung eines Rechtsanwalts
  • Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Wenn ein Kunde nicht zahlt, können Sie in Ihrem Forderungsmanagement entweder selbst das Mahnverfahren einleiten, oder ein Inkassounternehmen beauftragen. Einer der Vorteile dieser Dienstleister ist die Erfahrung, die auf dem Gebiet des Mahnwesens besteht. Für Sie als Auftraggeber ist die Inanspruchnahme des Inkassounternehmens in der Regel günstig, da diese Dienstleister erfolgsabhängig arbeiten. Gelingt es nicht, die Forderung einzutreiben, entstehen Ihnen keine Kosten. Die Unternehmen versuchen, die offene Rechnung einzutreiben, ohne dass die Forderung gerichtlich durchgesetzt werden muss.

Wichtige Kennzahlen für Ihr Forderungsmanagement

Idealerweise behalten Sie verschiedene Kennzahlen im Blick, um zu prüfen, ob das Forderungsmanagement im Unternehmen effizient ist:

  • Besonders wichtig bei Ihrem Forderungsmanagement ist die regelmäßige Bewertung der Forderungen. Spätestens zum Ende des Geschäftsjahres sind die Außenstände in einwandfreie, zweifelhaft und uneinbringliche Forderungen aufgeteilt werden. Idealerweise prüfen Sie den Anteil überfälliger Forderungen nicht nur zum Ende des Jahres, sondern in Abständen, um sich ein Bild von der Situation zu machen.
  • Auch die Länge der Debitorenlaufzeit spielt beim Forderungsmanagement eine Rolle. Dazu ermitteln Sie, wie lange es dauert, bis Schuldner die Rechnung begleichen. Die Berechnung erfolgt wie folgt: Durchschnittliche Forderungen / durch Umsatzerlöse + Mehrwertsteuer * 360 = Debitorenlaufzeit in Tagen Im besten Fall entspricht die Debitorenlaufzeit dem eingeräumten Zahlungsziel. Das zeigt Ihnen, dass Ihre Kunden pünktlich zahlen.
  • Berechnen Sie für Ihr Forderungsmanagement das Verhältnis von ausgefallenen Forderungen zu Ihrem Gesamtumsatz. Sehr gut ist eine besonders geringe Ausfallquote. Für eine genaue Einordnung sollten Sie die Kennzahl mit anderen Unternehmen der Branche vergleichen.
  • Wichtig ist zudem die Umschlaghäufigkeit der Forderungen, hier zeigt sich das Verhältnis zwischen den Umsatzerlösen und den Forderungen. Je höher diese Kennzahl, desto schneller werden offene Rechnungen beglichen und fließen als Liquidität ins Unternehmen. Eine hohe Umschlaghäufigkeit ist also sehr positiv zu bewerten.

Wie können Zahlungsausfälle verhindert werden?

Im besten Fall lassen Sie es gar nicht zu Zahlungsausfällen kommen, sondern setzen mit Ihrem Forderungsmanagement schon früher an. Gehen Sie auf Kundenwünsche ein, vereinbaren Teilzahlungen, wenn der Rechnungsbetrag für eine Einmalzahlung zu hoch ist. Auf diese Weise vermeiden Sie einen kompletten Zahlungsausfall und zeigen sich dem Kunden gegenüber entgegenkommend. Darüber hinaus gibt es weitere Möglichkeiten, säumige Zahlungen zu vermeiden:

  • Angebot verschiedener Zahlungsmodalitäten, evtl. auch Skonto bei Sofortzahlung
  • Bei Neukunden, die Ihnen nicht bekannt sind, Vorkasse vereinbaren
  • Anzahlungen ab einem bestimmten Rechnungswert vereinbaren
  • Bisherige Erfahrungen mit dem Kunden prüfen, hat ein Schuldner bisher immer erst nach Mahnung bezahlt, könnten Sie eine andere Zahlungsweise wie Vorkasse vereinbaren
  • Nennen Sie in der Rechnung ein genaues Fälligkeitsdatum und keine Frist wie 7 oder 14 Tage. So hat der Schuldner das konkrete Zahlungsdatum besser im Blick.

Auch bei Ihrem internen Forderungsmanagement haben Sie verschiedene Optionen, ausfallende Zahlungen zu verhindern:

  • Bonitätsprüfung des Kunden: Bevor Sie eine Geschäftsbeziehung eingehen, ist es ratsam, die Bonität des Kunden zu überprüfen. Insbesondere bei hohen Auftragssummen lohnt es sich, die Zahlungsfähigkeit zu prüfen und eine Auskunft über den Geschäftspartner einzuholen.
  • Debitorenbuchhaltung: Gestalten Sie Ihre Buchhaltung so, dass Ihnen offene Forderungen direkt angezeigt werden und Sie sofort einschreiten können, wenn es zu einem Verzug kommt. Prüfen Sie dazu auch regelmäßig, ob Zahlungen wie vereinbart bei Ihnen eingegangen sind.
  • Factoring: Indem Sie die Forderung verkaufen, vermeiden Sie das Risiko von Zahlungsausfällen. Beim Factoring erhalten Sie vom Factoringunternehmen den Gegenwert Ihrer Forderung abzüglich der entstehenden Gebühren. Das Risiko, dass die Rechnung nicht, zu spät oder nur teilweise bezahlt wird, geht auf den Dienstleister über. Sie sind direkt liquide und müssen nicht auf den Eingang des Rechnungsbetrages warten. Gleichzeitig reduzieren Sie den bürokratischen Aufwand, da die Zahlungsüberwachung entfällt und Sie sich nicht mehr um das Mahnwesen kümmern müssen.
  • Kreditversicherung: Mit Abschluss einer Kreditversicherung schützen Sie Ihr Unternehmen vor Forderungsausfällen. Wird ein Geschäftspartner zahlungsunfähig oder die Rechnung bleibt aus anderen Gründen unbezahlt, greift der Versicherungsschutz. In der Regel übernimmt der Versicherer auch eine regelmäßige Bonitätsüberprüfung der Kunden, sodass Sie genau wissen, mit wem Sie ein Geschäft eingehen.

Internes oder externes Forderungsmanagement?

Sie können das Forderungsmanagement entweder im Unternehmen selbst durchführen oder an einen externen Dienstleister auslagern. Kümmern Sie sich selbst um das Forderungsmanagement und die Überwachung der Zahlungen ist eine effiziente Buchhaltungssoftware zu empfehlen, die Sie bei den Aufgaben entlastet. Behalten Sie offene Forderungen und eigene Verbindlichkeiten stets genau im Blick, so dass Ihr Unternehmen zu jeder Zeit über ausreichende finanzielle Mittel verfügt. Beim internen Forderungsmanagement sollten Sie das Mahnwesen klar strukturieren, um direkt reagieren zu können. Sollte es zu einem Mahnverfahren kommen, können Sie den Mahnbescheid auch problemlos ohne anwaltliche Unterstützung anfordern.

Entscheiden Sie sich für ein externes Debitorenmanagement, übergeben Sie die Arbeiten einem Dienstleister, der sich um alles kümmert. Welche Leistungen Sie outsourcen, ob Sie die Forderungen direkt verkaufen oder nur das Forderungsmanagement delegieren, hängt vom Vertrag mit dem Dienstleister ab.

Briefkästen

Briefkastenfirma – Alles, was Sie zur Briefkastengesellschaft wissen müssen

Neben prüfbaren Fakten haben sich dabei jedoch auch etliche Halbwahrheiten verbreitet. Dabei hat die klassische Briefkastenfirma durchaus einen seriösen Nutzen. Was also ist eine Briefkastenfirma? Wie wird sie gegründet? Und ist das Ganze überhaupt legal? Diese und viele weitere Fragen möchten wir im Folgenden beantworten.

Was ist eine Briefkastenfirma?

Die Bezeichnung Briefkastenfirma nimmt es bereits vorweg, dass es sich bei der Briefkastengesellschaft um kein gewöhnliches Unternehmen handelt. Tatsächlich ist eine Briefkastenfirma vereinfacht gesagt ein Unternehmen, das lediglich auf dem Papier existiert. Nichtsdestotrotz verfügt sie ebenso wie jedes andere Unternehmen auch über einen Namen und eine offizielle Eintragung. Dabei bringt die Briefkastengesellschaft einige Besonderheiten mit.

Allem voran steht die Tatsache, dass eine Briefkastenfirma in der Regel kein aktives Geschäft betreibt. Im Vordergrund steht eine steueroptimierte Gründung, um Steuern zu sparen. Aus diesem Grund sind Briefkastenfirmen in Ländern mit niedrigen Unternehmenssteuersätzen angesiedelt. Zu den sogenannten Steuerparadiesen, in denen sich so manche Briefkastenfirma angesiedelt hat, zählen u.a.:

  • Panama
  • British Virgin Islands
  • Cayman Islands
  • Bahamas
  • Luxemburg
  • Liechtenstein
  • Schweiz

Daraus ergibt sich ein weiteres Erkennungsmerkmal der Briefkastenfirma: Bedingt durch den Sitz in den internationalen Steueroasen leben die Eigentümer der gegründeten Firmen meist nicht im Land der Gründung. Damit weichen der offizielle Firmensitz und der Ort, wo die eigentlichen Geschäfte abgewickelt werden, voneinander ab.

Oftmals teilen sich sogar mehrere solche Briefkastenfirmen eine Firmenanschrift. Der eigentliche Clou: Abhängig von den Regelungen des jeweiligen Landes kann der eigentliche Firmeninhaber z.B. durch den Einsatz von Scheininhabern völlig geheim bleiben.

Welchen Sinn haben Briefkastenfirmen?

Der Hintergrund für die Gründung einer solchen Firma ist nicht wirklich das meist paradiesische Wetter. Wahrhaft paradiesisch und wesentlich wichtiger sind die steuerlichen Aspekte im jeweiligen Gründungsland. Hier sehen die Steuergesetze für Unternehmen entweder sehr niedrige Steuersätze oder diverse andere markante steuerliche Vorteile vor.

Die eigentliche Funktion einer Briefkastenfirma besteht also darin, die Steuergesetze im Ausland auszunutzen, um Gewinne zu waschen, komplett verschwinden zu lassen oder zwecks Steuerersparnis mit niedrigsten Steuersätzen zu versteuern. Durch das Verschieben von Gewinnen aus Hochsteuerländern wie Deutschland, den USA, Frankreich oder Italien in Niedrigsteuerländer lassen sich also Steuern sparen.

Vereinfacht gesagt handelt es sich bei einer Briefkastenfirma also um eine Firmenhülle, die dazu dient, die Finanzströme anderer Firmen oder Gesellschaften zu verwalten. Häufig kommen zu diesem Zweck komplexe Konstrukte aus mehreren Briefkastenfirmen in unterschiedlichen Ländern zur Anwendung, um die globalen Steuergesetze möglichst effizient auszunutzen.

Je komplexer das Konstrukt der Briefkastenfirma, desto schwieriger ist es z.B. für die deutschen Steuerbehörden, den Überblick über die Finanzströme zu behalten. In anderen Fällen erleichtert das Gründen von Briefkastenfirmen auch das Erschließen neuer Märkte für Unternehmen. Das gilt gerade für die wirtschaftliche Aktivität in Schwellen- und Entwicklungsländern.

Briefkastenfirma nutzt auch Privatpersonen

Auch viele Privatpersonen nutzen die Möglichkeit, eine Briefkastenfirma zu gründen. Kein Wunder, denn gerade wer in einem Hochsteuerland lebt, versucht, seine Steuerlast so weit wie möglich zu verringern. In dieser Beziehung unterscheiden sich Wohlhabende nicht sonderlich vom Durchschnittsbürger.

Allerdings hat der Durchschnittsbürger kaum die finanziellen Mittel, als dass sich die Gründung einer Briefkastenfirma auf den British Virgin Islands lohnen würde. Oftmals werden private Gelder hier auf Firmen oder Stiftungen übertragen, um diese dem Zugriff des inländischen Fiskus zu entziehen. Aber auch der Schutz des eigenen Vormögens vor allzu neugierigen Ehepartnern spielt bei vielen Vermögenden eine Rolle bei der Gründung einer Briefkastenfirma.

In Ländern mit weniger stark ausgeprägten Rechtssystemen dient das Nutzen einer Briefkastenfirma zudem dem eigenen Schutz. Wer möchte sich schon einem Land als Vermögend outen, in dem Erpressung oder gar Entführungen auf der Tagesordnung stehen.

Sind Briefkastenfirmen legal?

Im Zuge des Skandals um die Panama Papers ist der Eindruck entstanden, dass eine Briefkastenfirma immer illegal ist. Dieses Vorurteil hat sich in der Bevölkerung gefestigt. Dabei ist es prinzipiell weder verboten noch illegal, eine Briefkastenfirma zu gründen. Sie können es am besten damit vergleichen, wenn Sie als Unternehmen oder Privatperson einfach ins Ausland wie etwa die Schweiz umziehen und dort die steuerrechtlichen Vorteile optimal ausnutzen.

Laut den Angaben des Bundesfinanzhofs ist die Gründung einer Briefkastenfirma sogar völlig legal, sofern die Gründung nicht das Ziel der “missbräuchlichen Steuergestaltung” hat. Legal ist die Verwendung dieses Modells auch für Lizenzgeschäfte mit internationalen Tochterunternehmen, sofern die vergebenen Lizenzen einen angemessenen wirtschaftlichen Wert haben.

Der Versuch der Steuersenkung über den Umweg des Auslands ist immer dann legal, wenn Steuern und Gewinne gegenüber den zuständigen Finanzämtern transparent gemacht werden. Illegal ist das Einrichten einer Briefkastenfirma lediglich, wenn sie zum Zweck der Geldwäsche oder der Verschleierung vom Umsätzen und Gewinnen und damit der Steuerhinterziehung betrieben wird.

Wie gründet man eine Briefkastenfirma?

Auch wenn der Briefkastenfirma ein etwas zwielichtiger Ruf anhaftet, ist die Gründung kein Hexenwerk, das in dunklen Gassen vonstattengeht. Eine Briefkastengesellschaft können Sie im Grunde auf dem gleichen Weg gründen, wie jede andere Firma. Im Grunde suchen Sie sich dazu zunächst einen Wunschort aus, der im Idealfall über einen möglichst niedrigen Steuersatz verfügt.

Mit den genauen Formalien müssen Sie sich hier nicht selbst beschäftigen. Zu diesem Zweck gibt es sowohl hierzulande als auch direkt vor Ort spezialisierte Anwaltskanzleien, die sich um Formalitäten und die Vertragsgestaltung kümmern. Da dies auch über mehrere Landesgrenzen hinweg funktioniert, müssen die “Gründer” meist auch nicht persönlich vor Ort erscheinen.

Dieser Umstand macht es allerdings auch unehrlichen Gründern, deutlich leichter, z.B. durch den Einsatz von Strohmännern völlig im Verborgenen zu bleiben. Der eigentliche Gründungsprozess dauert in den Steuerparadiesen oft nicht mehr als ein paar Tage.

Was kostet die Gründung einer Briefkastenfirma?

Was das Gründen einer Briefkastenfirma kostet, hängt von mehreren Faktoren ab. Allem voran steht der Ort des “Unternehmenssitzes”. Gründen Sie eine Briefkastenfirma in Deutschland, also im Inland, hängen die Kosten hauptsächlich von der gewählten Rechtsform ab. Das liegt daran, dass die Gründungskosten etwa für eine deutsche GmbH immer höher sind als für eine UG oder eine Einzelunternehmung.

Zusätzlich zu den eigentlichen Gründungskosten kommen weitere Positionen wie die Miete für den Briefkasten oder die Kosten für die Weiterleitung der Firmenpost hinzu. Gerade bei Briefkastenfirmen, die an weiter weg gelegenen Orten beheimatet sind, sind weitere Kosten wie etwa das Honorar für einen lokalen Verwalter üblich.

Weitere laufende Kosten wie Buchhaltung und Co. sind mit den Kosten klassischer Firmen identisch. Im Internet gibt es mittlerweile diverse Agenturen, die Gesamtpakete für die Einrichtung einer Briefkastenfirma anbieten. Die jährlichen Kosten für den Betrieb einer Briefkastenfirma liegen hier bei ca. 2.000 bis 4.000 Euro.

Was spricht für eine Briefkastenfirma?

Eine Briefkastenfirma zu gründen, ist in vielen Fällen äußerst nützlich. Solange sich potenzielle Gründer im Rahmen der im Inland geltenden Steuergesetze bewegen, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Schließlich bietet eine Briefkastenfirma u.a. die folgenden Vorteile:

  • Durch eine Briefkastenfirma nutzen Sie Lücken im Steuerrecht und die damit verbundene Steuergesetzgebung im Ausland legal aus. Entsprechende Transparenz vorausgesetzt, lässt sich so die Steuerlast für Unternehmen und Privatpersonen teils deutlich senken.
  • Auch wenn eine Ehe im besten Fall glücklich ist und nicht finanzielle Aspekte den Ton angeben, ist Vorsorge oftmals besser als Nachsorge. Durch eine Briefkastenfirma ist es möglich, die Offenlegung der Vermögensverhältnisse vor dem Partner zu vermeiden. Das verhindert zumindest, dass eine Ehe lediglich wegen des Vermögens zustande kam. Im Scheidungsfall ist eine Offenlegung dennoch Pflicht.
  • Auch der Schutz von Geschäftsgeheimnissen lässt sich etwa bei Firmenübernahmen durch Investoren mit Hilfe einer Briefkastenfirma umsetzen. Dies ist etwa dann interessant, wenn ein namhafter Investor nicht mit dem Kauf eines Unternehmens in Verbindung gebracht werden möchte und zum Zweck des Kaufs eine Briefkastenfirma gründet.
  • Letztlich bietet eine Briefkastenfirma auch für die Nachlassplanung einen Anwendungsbereich. Vor allem Personen, die Angst vor Erbschleichern haben, können durch eine Briefkastenfirma den direkten Zugriff auf das Vermögen verhindern, da keine Rücksicht auf das Erbrecht notwendig ist.

Zwischen Panama Papers und Pandora Papers

Wenn eine Briefkastenfirma an sich nichts Ungewöhnliches oder per se Illegales ist, warum haben dann die Pandora Papers und Panama Papers so hohe Wellen geschlagen? In beiden Fällen handelte es sich um Unterlagen, durch die die breite Öffentlichkeit einen tiefen Einblick in die Welt der Briefkastenfirmen und Steueroasen bekommen hat.

Allein im Rahmen der Pandora Papers wurden rund 29.000 Konten bei 14 Offshore-Dienstleistern aufgedeckt. Ein nennenswerter Teil der Konten fielen in beiden Fällen nicht in den Bereich der legalen Steuervermeidung bzw. der legalen Anwendung mit rechtskonformer Versteuerung im Inland. Hinzu kam, dass etliche große Firmen und millionen- bzw. milliardenschwere Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens solche Briefkastenfirmen nutzten.

Gerade im Fall von Politikern, Sportlern und Co., die auch als moralische Vorbilder gelten sollten, führte dies trotz vorhandener juristischer Korrektheit zu Unmut in der öffentlichen Wahrnehmung. Zu den wohl prominentesten Personen mit einer Briefkastenfirma, die im Rahmen der Pandora Papers aufgedeckt wurde, zählt neben dem ehemaligen tschechischen Ministerpräsident Andrej Babis auch der britische Ex-Premier Tony Blair.

Person rechnet

Gewinnvortrag

Was ist ein Gewinnvortrag?

Der Gewinnvortrag bezeichnet in der Buchhaltung den Restgewinn des vorangegangenen Geschäftsjahres. Er taucht in der Bilanz als Teil des Eigenkapitals auf und ergibt sich aus dem Gewinn des Vorjahres abzüglich aller Verwendungen, wie sie im Gewinnverwendungsbeschluss festgelegt sind. Es erfolgt dann ein Übertrag in die folgende Periode, was eine entsprechende Position in der Bilanz erfordert.

Der Gewinnverwendungsbeschluss sieht zum Beispiel vor, wie die Dividendenausschüttung an die Eigentümer erfolgen soll oder ob die Bildung von zusätzlichen Rücklagen geplant ist. Weitere Aufwendungen verschiedener Art lassen sich mit dem Gewinn einer Periode finanzieren und verringern den Spielraum für einen Gewinnvortrag.

Das Gegenteil des Gewinnvortrags ist der Verlustvortrag. Denn natürlich kann nach allen Gewinnverwendungen auch ein Verlust übrig bleiben, den Sie ebenfalls in der Bilanz des folgenden Geschäftsjahres in einer eigenen Position aufführen. Genau dafür ist der Verlustvortrag vorgesehen.

Warum macht man einen Gewinnvortrag?

Die Ausweisung eines gesonderten Gewinnvortrags in der Bilanz kann aus verschiedenen Gründen gewünscht sein. Eine Möglichkeit besteht in der Verwendung als Ausgleich für einen Jahresfehlbetrag. Rechnet Ihr Unternehmen im nächsten Geschäftsjahr bereits mit einem solchen Fehlbetrag, können Sie vorsorglich einen Gewinnvortrag vornehmen.

Der Fehlbetrag lässt sich dann ganz oder in Teilen ausgleichen. Gewinne und Verluste lassen sich auf diese Weise gleichmäßiger auf die verschiedenen Geschäftsjahre verteilen und Gewinnschwankungen treten nicht so stark hervor. Damit das funktioniert, müssen die Ausgaben aber vorhersehbar sein.

Bei Kapitalgesellschaften ist es üblich, den Gewinnvortrag nur in Höhe eines sogenannten Spitzenbetrags vorzunehmen. Das ist immer dann sinnvoll, wenn der Betrag für eine Dividendenerhöhung nicht ausreicht. Da er sich nicht verteilen lässt, schreiben die Gesellschaften ihn einfach in das nächste Jahr vor.

Einzelunternehmen nehmen keinen Gewinnvortrag vor. Denn der Einzelunternehmer kann über den Gewinn ohnehin frei verfügen. Dafür trägt er aber das Risiko der persönlichen Haftung.

Wie wird der Gewinnvortrag ermittelt?

Alle Unternehmen sind an der Erwirtschaftung eines Gewinns interessiert. Dieser ergibt sich aus ihrer operativen Tätigkeit. Am Ende der Periode ermitteln Sie, ob Sie einen Jahresüberschuss erzielen konnten oder ob sich umgekehrt ein Jahresfehlbetrag ergeben hat. Das reicht aber nicht, um zu einem möglichen Gewinnvortrag zu gelangen.

Denn es stehen noch verschiedene Aufwendungen, Ausschüttungen und Finanzierungen an. Erst nach deren Abzug verbleibt der Rest, den Sie dann in das nächste Geschäftsjahr übertragen können. Eine wichtige Rolle spielen in diesem Zusammenhang die Dividenden. Diese stehen den Anteilseignern der Kapitalgesellschaften zu. Es ist daher einer der wichtigsten ersten Berechnungsschritte hin zum Gewinnvortrag oder Verlustvortrag, diese Ausschüttungen vom Gewinn aus dem operativen Geschäft abzuziehen.

Wie wird der Gewinnvortrag berechnet?

Der Gewinnvortrag oder Verlustvortrag ergibt sich aus dem Bilanzgewinn abzüglich der beschlossenen Mittelverwendungen. Anhand folgender Formel lässt sich die Kalkulation durchführen:

Bilanzgewinn
– Dividenden
– Einstellungen in andere Rücklagen
– zusätzliche Aufwendungen
= Gewinnvortrag

Der Bilanzgewinn wiederum leitet sich aus dem Jahresabschluss ab. Es folgt eine beispielhafte Berechnung für einen Betrieb, der in einem Jahr ein Ergebnis von 40 Millionen Euro erzielen konnte.

Aus dem Vorjahr stammt noch ein Gewinnvortrag in Höhe von 2 Millionen Euro. Dieser ist dem Jahresergebnis hinzuzurechnen.

Es fanden in der betrachteten Periode keine Entnahmen statt, das Unternehmen hat aber eine Rücklage in Höhe von 4 Millionen Euro geleistet.

Jahresergebnis 40 Millionen Euro
+ 2 Millionen Euro Gewinnvortrag
– 4 Millionen Euro Rücklagen
= 38 Millionen Euro Bilanzgewinn

An die Eigentümer möchte das Unternehmen in diesem Jahr 18 Millionen Euro an Dividenden ausschütten. Andere Rücklagen oder zusätzliche Aufwendungen sind in diesem Jahr nicht zu berücksichtigen. Damit ergibt sich folgender Gewinnvortrag:

Bilanzgewinn 38 Millionen Euro
– 18 Millionen Euro Dividende
= 20 Millionen Euro Gewinnvortrag

Der Gewinnvortrag fällt bei diesem Unternehmen hoch aus, weil keine weiteren Aufwendungen zu finanzieren sind und das Unternehmen muss auch keine anderen Rücklagen mehr bilden.

Was ist der Unterschied zwischen Gewinnvortrag und Jahresüberschuss?

Bei der Ermittlung des Jahresüberschusses spielt ein Gewinnvortrag oder Verlustvortrag noch keine Rolle. Beim Jahresüberschuss handelt es sich um den Reingewinn und er bildet in der Bilanz die letzte Position des Eigenkapitals, falls die Verwendung des Jahresergebnisses bei der Aufstellung der Bilanz nicht berücksichtigt ist. Das ergibt sich aus dem § 268 I HGB.

Der Jahresüberschuss ist sozusagen der Ausgangspunkt für alle Berechnungen, die erst zum Bilanzgewinn und am Ende zum Gewinnvortrag führen. Er ergibt sich als Saldo aus Aufwand und Ertrag und lässt sich als Wertzuwachs eines Jahres auffassen.

Die Abgrenzung zum Bilanzgewinn

In der Praxis der Bilanzierung ist der Gewinnvortrag vom Bilanzgewinn zu unterscheiden. Über die Verwendung der Überschüsse entscheidet bei Kapitalgesellschaften entweder die Hauptversammlung im Falle einer AG oder die Gesellschafterversammlung im Falle einer GmbH.

Dabei bezieht sich die Betrachtung auf den Bilanzgewinn, der sich aus dem Jahresergebnis verrechnet mit den Gewinn- oder Verlustvorträgen des Vorjahres sowie den Entnahmen und Einstellungen in die Rücklagen ergibt. Der Bilanzgewinn geht also rechnerisch dem Gewinnvortrag voran. Der Gewinnvortrag hingegen ergibt sich erst nach abgeschlossener Bilanzgewinnverwendung.

Wichtige Rechtsgrundlagen

Kapitalgesellschaften weisen ihren Gewinnvortrag gesondert in einer eigenen Bilanzposition aus. Das ergibt sich aus dem § 266 HGB, der das entsprechende handelsrechtliche Schema vorgibt.

Der Gewinnvortrag bzw. der Verlustvortrag bei negativem Vorzeichen findet sich demnach auf der Passivseite der Bilanz und dort im Eigenkapital. Er folgt nach den Gewinnrücklagen und ist die letzte Position vor dem Jahresüberschuss bzw. dem Jahresfehlbetrag.

Doch nicht nur die Aktiengesellschaft und die GmbH sind von den HGB-Vorgaben zum Gewinnvortrag betroffen. Im § 264c HGB finden sich weitere Regelungen, die sich auf einige haftungsbeschränkte Gesellschaften wie etwa die GmbH & Co. KG beziehen.

Diese Regelungen haben keine Bedeutung für Personengesellschaften wie KGs und OHGs. Ein Gewinnvortrag ist hier nicht notwendig oder möglich, weil ohnehin sämtliche Gewinne am Ende des Geschäftsjahres den Gesellschaftern vollständig zuzurechnen sind. Es bleibt in diesem Fall daher kein Rest übrig.

Paket wird reklamiert

Reklamation bei mangelhafter Ware

Was ist eine Reklamation?

Der Begriff Reklamation stammt von der lateinischen Vokabel reclamare ab, was übersetzt laut dagegen rufen bedeutet. Jeder Käufer hat das Recht, eine mangelhafte Ware zu reklamieren. Dabei müssen die Kunden aber beachten, dass es sich um einen sogenannten Sachmangel handeln muss. Als Sachmangel gelten alle Abweichungen von der üblichen oder vertraglich vereinbarten Beschaffenheit der Ware.

Hier einige Beispiele dazu:

  • ungewollte Löcher in der gekauften Kleidung
  • mangelhafte Montage oder fehlende Montageanleitung
  • falsche Menge, Ware oder Größe geliefert
  • Kratzer und andere Beschädigungen

Der Sachmangel muss schon vor dem Zeitpunkt der Produktübergabe bestanden haben. Bei einem klassischen Kauf im Ladengeschäft wird das Produkt am Verkaufstresen an den Käufer übergeben. Bei einer Online-Bestellung erfolgt die Übergabe mit der Lieferung an die Haustür.

Wichtig: Der Kunde muss bei der Produktübergabe den Fehler noch nicht bemerken. Es handelt sich auch dann um einen Sachmangel, wenn sich die Ware erst einige Zeit später als fehlerhaft herausstellt.

Wenn die Käufer einen Sachmangel feststellen, können sie ihr Gewährleistungsrecht in Anspruch nehmen und das mangelhafte Produkt reklamieren.

Was ist die Gewährleistung?

Ein wichtiger Begriff im Zusammenhang mit einer Reklamation ist die Gewährleistung. Das Recht auf Gewährleistung erhalten die Käufer mit Abschluss des Kaufvertrages. Ein Kaufvertrag muss nicht unbedingt schriftlich abgeschlossen werden. Auch jeder Einkauf beim Bäcker oder im Supermarkt stellt einen Kaufvertrag dar.

Ein anderer Ausdruck für die Gewährleistung ist die Mängelhaftung. Damit drückt der Gesetzgeber aus, dass der Verkäufer für alle Mängel haftet, die schon zum Zeitpunkt des Kaufes vorhanden waren. Dabei muss es sich aber um einen gewerblichen Verkäufer handeln. Ein privater Verkäufer hat das Recht, die Mängelhaftung für sich auszuschließen. In dem Fall übernimmt der Käufer die Ware wie gesehen und kann später keine Mängel reklamieren. Schließt ein privater Verkäufer die Gewährleistung nicht ausdrücklich aus, hat der Käufer dieselben Rechte wie bei einem gewerblichen Verkäufer.

Die Rechte des Käufers

Mit Abschluss eines Kaufvertrages regelt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) die Rechte des Käufers. Wenn sich ein Produkt nach dem Kauf als mangelhaft herausstellt, kann der Käufer diese Nachbesserungen verlangen:

  • Schadensersatz (§§ 281 ff. und § 311a BGB)
  • Nacherfüllung (§ 439 BGB)
  • Minderung (§ 441 BGB)
  • Rücktritt vom Kaufvertrag (§ 323 und § 326 BGB)

Wichtig: Der Rücktritt vom Kaufvertrag ist immer der letzte mögliche Schritt. Wenn sich nach dem Kauf ein Mangel herausstellt, muss der Käufer dem Verkäufer erst die Gelegenheit geben, das Produkt zu reparieren oder Einzelteile beziehungsweise die komplette Ware auszutauschen. Erst wenn diese Maßnahmen zweimal gescheitert sind, kann der Kunde von dem Vertrag zurücktreten und sein Geld zurückverlangen. Dabei müssen die Käufer darauf achten, dass sie das Produkt bestimmungsgemäß genutzt haben. Bei einem unsachgemäßen Gebrauch muss der Verkäufer die Mängelhaftung nicht anerkennen.

Wie lange kann der Käufer reklamieren?

Die gesetzliche Frist für eine Reklamation beträgt gemäß §§ 437 und 438 BGB zwei Jahre für Neuwaren und ein Jahr für gebrauchte Produkte. Diese Fristen gelten gegenüber allen gewerblichen Verkäufern und gegenüber den privaten Händlern, die die Gewährleistung nicht ausgeschlossen haben. Käufer können die Mängel reklamieren, die das Produkt zum Zeitpunkt des Kaufes hatte.

Die gesetzlichen Grundlagen für eine Reklamation wurden vom Gesetzgeber am 1. Januar 2022 geändert. Die Änderungen betreffen die Beweispflicht, zu welchem Zeitpunkt der Mangel entstanden ist. Wenn der Verkäufer der Meinung ist, dass der Schaden erst nach Übergabe der Ware entstanden ist, muss er dies in den ersten zwölf Monaten nach dem Kauf beweisen. Für Käufe aus dem Jahr 2021 gilt noch die alte Frist von sechs Monaten. Nach Ablauf der Frist muss der Kunde nachweisen, dass die Ware bereits beim Kauf mangelhaft oder defekt war.

Wie schreibe ich eine Reklamation?

Wenn die Ware in einem Geschäft vor Ort gekauft wurde, ist der Händler der erste Ansprechpartner für die Reklamation. Achten Sie darauf, dass die Mitarbeiter alle Mängel genau dokumentieren. Der Händler ist auch für den Rückversand an den Hersteller zuständig.

Bei einer Online-Bestellung sollte die Reklamation schriftlich per Brief oder E-Mail erfolgen. Der Verkäufer sollte detailliert über die aufgetretenen Mängel informiert werden.

Wichtig: Wenn es sich um eine Gewährleistung handelt, muss der Verkäufer die Versandkosten für die Rücksendung oder die Kosten für den Abbau und den Transport übernehmen!

Muster für ein Reklamationsschreiben

So könnte Ihr Anschreiben an den Verkäufer aussehen:

Kaufvertrag vom … /Bestellnummer:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit teile ich Ihnen mit, dass die Ware, die ich am … bestellt/gekauft habe, mangelhaft ist.

Es sind folgende Mängel aufgetreten: Hier bitte eine genaue Beschreibung der Mängel auflisten.

Ich bitte umgehend um Reparatur, Umtausch oder Erstattung des Kaufpreises. Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

Auf der Seite der Verbraucherzentrale finden Sie weitere Musterbriefe zu Kaufverträgen und Reklamationen.

Unterschiede zu Widerruf und Garantie

Einen Widerruf vom Kaufvertrag können Sie innerhalb von 14 Tagen an den Verkäufer richten. Nach Rückgabe der Ware erhalten Sie Ihr Geld zurück. Dabei müssen Sie keine Gründe angeben, warum Sie das Produkt nicht behalten möchten.

Die Garantie ist keine gesetzliche Pflicht, sondern eine freiwillige Leistung des Herstellers oder des Händlers. Als Kunde haben Sie die Wahl, ob Sie das Produkt aufgrund der freiwilligen Garantie oder der gesetzlichen Gewährleistungspflicht reklamieren. Der Garantieschein informiert Sie genau über die Gründe, aus denen der Verkäufer oder der Hersteller die Ware ersetzt oder zurücknimmt. Der Vorteil der Garantie liegt darin, dass sie auch bei einem selbst verschuldeten Mangel gilt.

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Tipp:

Wenn der Händler die Reklamation nicht anerkennt, weil es sich nicht um einen Garantiefall handelt, dann reklamieren Sie den Mangel erneut aufgrund der gesetzlichen Gewährleistung.