Elise Beitel

Als Mitbegründerin eines erfolgreichen Leipziger Start-ups hat Elise bewiesen, dass sie eine gute Beraterin ist, wenn es darum geht, ein Start-up zu managen und zu verhindern, dass Fehler ihr kreatives Geschäft ruinieren.

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Was ist ein Jahresabschluss?

Steuerberatung / By

Die gesetzlichen Regelungen zum Jahresabschluss finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB):

  • § 242 ff.: Pflicht zur Aufstellung von Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss
  • § 264: Jahresabschluss der Kapitalgesellschaft und Lagebericht
  • § 336: Pflicht zur Aufstellung von Jahresabschluss und Lagebericht einer eingetragenen Genossenschaft
  • § 340: Jahresabschluss, Lagebericht, Zwischenabschluss von Kreditinstituten, Finanzdienstleistungsinstituten, Wertpapierinstituten, Zahlungsinstituten und E-Geld-Instituten
  • § 341: Jahresabschluss und Lagebericht von Versicherungsunternehmen und Pensionsfonds

Inhalt des Abschlusses sind die Bilanz und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV), die jeder Kaufmann erstellen muss. Die Bilanz zeigt eine Gegenüberstellung von Vermögen (Aktivseite der Bilanz oder Aktiva) und Kapital (Passivseite der Bilanz oder Passiva) an. Aus der Gewinn-und-Verlust-Rechnung ist das Betriebsergebnis innerhalb eines Geschäftsjahres zu erkennen. Ein positives Ergebnis zeigt einen betrieblichen Gewinn an, während ein negatives Ergebnis einen Verlust bedeutet.

Wenn es sich bei dem Unternehmen um eine Kapitalgesellschaft handelt, muss der Jahresabschluss um einen Lagebericht und einen Anhang ergänzt werden.

Kapitalgesellschaften sind Unternehmen in einer dieser Rechtsformen:

  • Aktiengesellschaft (AG)
  • Europäische Gesellschaft (SE)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA)
  • Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG)

Nicht jedes Unternehmen ist verpflichtet, einen Jahresabschluss zu erstellen oder zu veröffentlichen. Hierzu sieht das HGB verschiedene Regelungen und Ausnahmen vor.

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Nach § 242 HGB müssen alle Kaufleute mit Verpflichtung zur doppelten Buchführung einen Jahresabschluss erstellen. Außerdem müssen die Kaufleute zu Beginn ihrer Tätigkeit eine Eröffnungsbilanz vorlegen. Zu den Unternehmen mit der Pflicht zur doppelten Buchführung gehören:

  • Kapitalgesellschaften in den oben genannten Rechtsformen
  • Personengesellschaften in den Rechtsformen Kommanditgesellschaft (KG), Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
  • Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften mit einer Kapitalgesellschaft als Vollhafter als sogenannte KapCo-Gesellschaften wie GmbH & Co. KG, AG & Co. KG oder UG & Co. KG
  • Einzelunternehmen, sofern sie nicht vom Jahresabschluss befreit sind

Wann sind Einzelunternehmer vom Jahresabschluss befreit?

Wenn Einzelkaufleute zum Stichtag des Jahresabschlusses in ihrem ersten Geschäftsjahr oder zu den Stichtagen der letzten zwei aufeinander folgenden Wirtschaftsjahre die folgenden Grenzen nicht erreicht haben, müssen sie keinen Jahresabschluss nach dem HGB erstellen:

  • Umsatzerlös von 600.000,00 Euro
  • Jahresüberschuss von 60.000,00 Euro

Zu den Einzelkaufleuten zählen auch Kleinunternehmer und Freiberufler. Diese natürlichen Personen oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) können wählen, ob sie den Gewinn des abgelaufenen Geschäftsjahres durch eine vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) berechnen oder ob sie eine Bilanz erstellen möchten.

Wer muss den Jahresabschluss offenlegen?

Nach dem HGB müssen diese Unternehmen ihre Zahlen zum Ende eines Geschäftsjahres im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlichen:

  • Kapitalgesellschaften
  • Genossenschaften
  • Betriebe der öffentlichen Hand
  • wirtschaftliche Vereine
  • GmbH & Co. KG und andere Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter tätig ist
  • Kreditinstitute
  • Versicherungsgesellschaften

Je größer das Unternehmen ist, umso mehr Unterlagen muss der Betrieb der Öffentlichkeit zugängig machen. Die Größe richtet sich nach der Bilanzsumme, dem Umsatz im Wirtschaftsjahr und der Anzahl der Mitarbeiter. Kleinstunternehmen und kleine Kapitalgesellschaften werden entlastet, indem sie nur eine verkürzte Bilanz vorlegen müssen. Außerdem muss der Bilanz nur der Anhang, nicht aber die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) beiliegen.

Wenn es sich um ein Kleinstunternehmen mit einer Bilanzsumme unter 350.000,00 Euro, einem Umsatz von weniger als 700.000,00 Euro und maximal zehn Mitarbeitern handelt, wird der Abschluss zum Ende des Geschäftsjahres zwar beim elektronischen Bundesanzeiger hinterlegt, aber nicht veröffentlicht. Das reduziert zwar nicht den Aufwand für die Geschäftsleitung und den Steuerberater, dafür fallen jedoch keine Kosten für die Veröffentlichung an.

Wann muss der Jahresabschluss veröffentlicht werden?

Auch bei den Fristen zur Veröffentlichung spielt die Größe des Unternehmens eine Rolle. So müssen nach § 264 Abs. 1 HGB Kleinstbetriebe und kleine Kapitalgesellschaften den Abschluss sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres erstellt haben. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften hingegen haben nur drei Monate nach Abschluss eines Wirtschaftsjahres Zeit für die Veröffentlichung.

Was gehört zum Jahresabschluss?

Nach § 267 HGB richten sich die Bestandteile ebenfalls nach der Größe des Unternehmens:

  • Kleinstkapitalgesellschaften: verkürzte Bilanz
  • Kleine Kapitalgesellschaften: verkürzte Bilanz mit Anhang
  • mittelgroße und große Kapitalgesellschaften: Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht sowie Bestätigungsvermerk oder Versagung und Name des Abschlussprüfers
  • Konzerne: Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht für den Konzern, Kapitalflussrechnung, Eigenkapitalspiegel, Segmentsberichterstattung für kapitalmarktorientierte Unternehmen sowie Bestätigungsvermerk oder Versagung und Name des Abschlussprüfers

Was kostet der Jahresabschluss beim Steuerberater?

Bei der Rechnung für den Jahresabschluss muss sich der Steuerberater nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) richten. Wenn der Steuerberater das ganze Jahr über die Buchführung für das Unternehmen erledigt hat, darf er keine Vorarbeiten in Rechnung stellen. Ansonsten setzen sich die Kosten für die Zusammenstellung der benötigten Unterlagen, die Prüfung der Belege und Verträge, die Abschreibungen oder die Prüfung des Fahrtenbuches nach dem Zeitaufwand zusammen.

In § 35 Abs. 2 StbVV ist genau hinterlegt, wie sich die Gebühr für den Jahresabschluss zusammensetzt. Berechnungsgrundlage ist der Durchschnitt der berichtigten Bilanzsumme und des Jahresumsatzes. Auf diesen Betrag darf der Steuerberater zwischen 10/10 und 40/10 der Gebühren gemäß Tabelle B in der StbVV in Rechnung stellen.

Dazu ein Rechenbeispiel:

Unternehmen A hat einen Jahresumsatz von 700.000,00 Euro und eine Bilanzsumme von 300.000,00 Euro. Das Mittel beträgt 500.000,00 Euro gemäß dieser Rechnung:

  • 700.000 + 300.000 = 1.000.000 : 2 = 500.000

Gemäß Tabelle B beträgt bei einem Gegenstandswert von 500.000,00 Euro die volle Gebühr 785,00 Euro. Auf diesen Betrag werden 10/10 bis 40/10 angewandt, sodass sich eine Gebühr zwischen 785,00 Euro und 3.140,00 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer für den Jahresabschluss ergibt.

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Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Buchhaltung / By

Wer darf eine Einnahmenüberschussrechnung machen?

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) stellt eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung dar. Diese räumt der Gesetzgeber als Alternative zur Erstellung einer Bilanz ein, bei der Sie eine doppelte Buchführung bewältigen müssen. Da Letztere mit viel Aufwand verbunden ist, der nicht jedem Unternehmen zumutbar ist, steht mit der Einnahmenüberschussrechnung für viele Fälle ein einfacherer Weg offen.

Voraussetzung für die Anwendung der Einnahmenüberschussrechnung ist also, dass Sie nicht zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet sind. Die Regelungen hierzu finden Sie im § 4 Abs. 3 EStG. Im Grunde handelt es sich bei der Einnahmenüberschussrechnung demnach um eine einfache Rechnung, in deren Rahmen Sie alle Geschäftsvorfälle entweder als Ausgabe oder als Einnahme auf einem Konto erfassen. Buchungssätze, bei denen immer mindestens zwei Konten betroffen sind, entfallen hier.

Eine Einnahmenüberschussrechnung dürfen Sie nur dann als Alternative zur Bilanz erstellen, wenn Sie nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Alle Einzelunternehmen mit einem hohen Gewinn und Umsatz sowie Personen- und Kapitalgesellschaften können daher keine EÜR für die Gewinnermittlung verwenden.

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Hinweis

Einzelunternehmer mit niedrigem Gewinn sind von der Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzierung befreit. Das gilt, wenn der jährliche Gewinn eine Höhe von 60.000 Euro nicht überschreitet und der Umsatz nicht mehr als 600.000 Euro beträgt.

Der Gesetzgeber bestimmt also durch Ausschluss, wann Sie eine EÜR erstellen dürfen. Es darf als Voraussetzung keine der folgenden Firmenformen vorliegen, wenn Sie die EÜR nutzen möchten:

  • Aktiengesellschaft (AG)
  • Eingetragene Genossenschaft (eG)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG)
  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA)
  • Offene Handelsgesellschaft (OHG)

Liegt bei Ihnen keine solche Pflicht zur doppelten Buchführung vor, dürfen Sie Ihre Gewinne per EÜR ermitteln. Denn aus der Pflicht zur doppelten Buchführung folgt die Pflicht zur Bilanzierung. Selbst wenn Sie Ihre Bilanz freiwillig erstellen, dürfen Sie die EÜR nicht anwenden.

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Hinweis

Freiberufler wie zum Beispiel Ärzte oder Rechtsanwälte sind von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit. Sie können die Einnahmenüberschussrechnung nutzen. Wer eine freiberufliche Tätigkeit ausübt, ist im § 18 EStG definiert.

Wie kann man eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen?

Haben Sie sich für die Nutzung der Einnahmenüberschussrechnung für die Gewinnermittlung entschieden, müssen Sie diese bei Ihrem Finanzamt einreichen. Das erfolgt als elektronische Übermittlung in Form der standardisierten Anlage EÜR.

Um das vornehmen zu können, müssen Sie ein Konto bei ELSTER (Elektronische Steuererklärung) eröffnen und sich zertifizieren lassen. Bei ELSTER handelt es sich um ein Projekt der deutschen Steuerverwaltungen der Länder und des Bundes. Für die Übermittlung Ihrer Gewinnberechnung füllen Sie die Anlage EÜR aus und versenden diese gemeinsam mit Ihrer Steuererklärung an das Finanzamt.

Wie ist die Einnahmenüberschussrechnung aufgebaut?

Grundsätzlich führt die Einnahmenüberschussrechnung alle Einnahmen und Ausgaben auf, die in Ihrem Unternehmen im Laufe eines Jahres angefallen sind. Aus der Differenz beider Summen ergibt sich dann der erzielte Überschuss in diesem Jahr. Wenn Sie sich den Aufbau der EÜR genauer ansehen, erkennen Sie, dass die Einnahmen und Ausgaben weiter unterteilt sind.

Einnahmen

Zu Ihren Einnahmen gehören erst einmal die Umsätze, die Sie im betrachteten Jahr mit Ihrer Geschäftstätigkeit erzielen konnten. Es sind aber noch weitere Arten von Einnahmen zu berücksichtigen. Wir haben beispielhaft einige Einnahmen in der folgenden Liste aufgeführt, die bei Betrieben für gewöhnlich anfallen:

  • Umsätze: Hier kann eine Aufteilung abhängig von den anzuwendenden Umsatzsteuersätzen erfolgen.
  • Sonstige Erlöse: Hierzu gehören zum Beispiel die im Betrachtungszeitraum vorgenommenen Entnahmen.
  • Vereinnahmte Umsatzsteuer: Die an Sie gezahlte Umsatzsteuer ist Teil Ihrer Einnahmen.

Aus den oben aufgeführten Positionen bilden Sie eine Summe, die Ihre Betriebseinnahmen in einem Jahr darstellt.

Ausgaben

Aus welchen Positionen sich Ihre Betriebsausgaben genau zusammensetzen, hängt von der Art Ihres Betriebs und vielen anderen Faktoren ab. Wir haben auch für diese Seite der Einnahmenüberschussrechnung eine beispielhafte Auflistung vorgenommen:

  • Wareneinsatz: Hier sind unterschiedliche Konten für Ihre Wareneingänge zum Beispiel mit 7 und 19 Prozent Vorsteuer zu unterscheiden.
  • Sonstige betriebliche Aufwendungen: Diese Ausgaben können sehr umfassend sein. Dazu gehören die Ausgaben für die Miete oder für Gas, Wasser und Strom. Auch Kfz-Kosten sind hier eventuell zu berücksichtigen.
  • Verauslagte Vorsteuern: Hierbei handelt es sich um die Umsatzsteuer, die Sie an andere Unternehmen gezahlt haben. Diese verauslagten Vorsteuern sind daher Teil Ihrer Ausgaben und berechtigen zum Vorsteuerabzug.

Aus diesen verschiedenen Ausgaben bilden Sie wiederum eine Summe, um Ihre gesamten Ausgaben in einem Jahr zu berechnen.

Ermittlung des Gewinns

Ziehen Sie Ihre Ausgaben von den Einnahmen ab, erhalten Sie den Überschuss in der betrachteten Periode. In der Anlage für die Einnahmenüberschussrechnung müssen Sie dafür die beiden Werte in den vorgesehenen Feldern eintragen. In einigen Fällen ist es möglich, dass Sie noch steuerfreie Beträge hinzurechnen und nicht abziehbare Beträge subtrahieren müssen.

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Hinweis

Die Anlage EÜR ist der Hauptteil Ihrer Einnahmenüberschussrechnung. Es können jedoch in besonderen Fällen weitere Anlagen erforderlich sein. Zu nennen sind die Anlage AVEÜR mit dem Anlageverzeichnis oder die Anlage ER mit Ergänzungsrechnungen.

Was ist das Zu- und Abflussprinzip?

Für die Einnahmenüberschussrechnung spielt das Zu- und Abflussprinzip eine wichtige Rolle. Dessen Anwendung stellt letztlich den großen Vorteil und die Zeitersparnis dar, die mit der Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung als Alternative zur Bilanzierung verbunden ist.

Beim Zu- und Abflussprinzip interessieren die Geschäftsvorfälle in einem Jahr nur insofern, als dass sie zu verschiedenen Zu- und Abflüssen führen. Entscheidend für die steuerliche Zuordnung der Gewinne und Verluste ist also nicht der Zeitpunkt, wann eine Forderung oder Verbindlichkeit entstanden ist. Stattdessen ist nur der konkrete Zeitpunkt der Einnahme oder der Ausgabe bedeutsam.

Beispiel: Ein Zahnarzt behandelt einen Patienten im Dezember 2022 und erstellt eine Rechnung. Die Forderung ist damit im Jahr 2022 entstanden. Der Patient begleicht den Rechnungsbetrag erst im Januar 2023. Da der Zufluss im Jahr 2023 stattfindet, ist die Einnahme entsprechend diesem Kalenderjahr zuzuordnen.

Letztlich genügt es also, auf dem Konto zu überprüfen, wann Zahlungen eingegangen sind bzw. wann die Abbuchungen erfolgt sind.

Glas mit Geld

Eigenkapital – Wissenwertes zu finanziellen Mitteln des Unternehmens

Unternehmensplanung / By

Was ist das Eigenkapital?

Die Mittel, die der Eigentümer oder Gesellschafter eines Unternehmens in den Betrieb einbringt, werden als Eigenkapital bezeichnet. Das Kapital muss nicht zurückgezahlt werden, sondern verbleibt im Unternehmen und steht für eine unbefristete Zeit zur Verfügung. Zusammen mit dem Fremdkapital bildet das Eigenkapital das Gesamtkapital des Unternehmens.

Welche Funktion hat das Eigenkapital?

In einem Unternehmen hat das Eigenkapital zentrale Funktionen:

  • Finanzierung: Das Eigenkapital finanziert das langfristige Anlagevermögen des Unternehmens.
  • Haftung: Mit der Einlage werden Gläubiger geschützt, auch Verluste können durch das Kapital aufgefangen werden.
  • Gründung: Ohne das Anfangskapital würde ein Betrieb kein Fremdkapital erhalten, daher sichert das Eigenkapital am Anfang also die Gründung und die Aufnahme des Unternehmens.
  • Begrenzung: Eine Verringerung des Eigenkapitals zeigt Gläubigers und Kapitalgebern, dass es nicht sinnvoll ist, neue Geschäfte einzugehen.
  • Bemessung: Aus den Eigenkapitalanteilen der Gesellschafter ergibt sich deren jeweiliger Gewinnanteil.
  • Repräsentation: Die Höhe des Eigenkapitals und damit verbundene Kennzahlen sind wichtig für die Wirtschaftskraft und den Ruf des Unternehmens. Investoren können anhand der finanziellen Ausgestaltung das Risiko einer Einlage abschätzen.

Woraus setzt sich das Eigenkapital zusammen?

Die einzelnen Positionen des Eigenkapitals ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch § 266:

  • Gezeichnetes Kapital: Abhängig von der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft besteht die Verpflichtung zu einer Mindesteinlage. Mit dem gezeichneten Kapital haftet das Unternehmen im Insolvenzfall gegenüber den Gläubigern. Die Einlage für eine GmbH liegt beispielsweise bei 25.000 Euro, wobei bei Gründung die Hälfte dieses Betrags als Einzahlung nachzuweisen ist. Bei einer AG ist ein Grundkapital von 50.000 Euro erforderlich, hier beschafft sich das Unternehmen das Kapital durch die Ausgabe von Aktien.
  • Kapitalrücklagen: Mit Kapitalrücklagen werden Verluste oder Fehlbeträge ausgeglichen, ohne dass auf das gezeichnete Kapital zurückgegriffen werden muss. Die Rücklagen werden von außen durch den Unternehmenseigentümer zusätzlich zum gezeichneten Kapital in das Unternehmen eingebracht. Kapitalgesellschaften wie Aktiengesellschaften sind gesetzlich zur Bildung dieser Rücklagen verpflichtet. Unter anderem entstehen Kapitalrücklagen bei der Ausgabe von Aktien durch den Unterschied zwischen dem Verkaufspreis und dem Nennwert (Agio).
  • Gewinnrücklagen: Die Gewinnrücklagen werden aus dem erwirtschafteten Gewinn des Unternehmens einbehalten. Die Gewinnrücklagen werden in verschiedene Positionen eingeteilt: gesetzliche Rücklagen; Rücklagen für Unternehmensanteile; satzungsmäßige Rücklagen; sonstige Gewinnrücklagen.
  • Gewinn-/Verlustvortrag: Bleibt nach der Verwendung des Vorjahresgewinns ein Betrag übrig, handelt es sich um den Gewinnvortrag. Bei einem Verlust ist dieser Betrag entsprechend vorzutragen.
  • Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag: Der Jahresüberschuss ergibt sich aus der Differenz zwischen den Erträgen und den Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens. Ergibt sich ein Minus, handelt es sich um einen Jahresfehlbetrag. Der Jahresüberschuss wird auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen, der Fehlbetrag auf der Aktivseite.

Wie wird das Eigenkapital berechnet?

Die Höhe des Eigenkapitals ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Vermögen und den Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Um das Kapital zu ermitteln, werden die Passiva von den Aktiva abgezogen. Direkt bei der Bilanzierung ist also die Höhe des Eigenkapitals zu erkennen.

Was ist die Eigenkapitalquote?

Die Eigenkapitalquote zeigt das Verhältnis zwischen Eigenkapital und Gesamtkapital. Folgende Formel gilt für die Berechnung:

Eigenkapital / Gesamtkapital = Eigenkapitalquote

Auf Grundlage dieser Kennzahl können Investoren, Kreditgeber oder Geschäftspartner die wirtschaftliche Stabilität eines Unternehmens abschätzen. Je höher die Eigenkapitalquote, desto solider ist das Unternehmen aufgestellt und desto unabhängiger kann es am Markt agieren. Banken werten eine hohe Eigenkapitalquote positiv und beziehen dieses Kriterium in Kreditentscheidungen ein, die Aufnahme von Fremdkapital wird also erleichtert. Auch Investoren sind eher bereit, in ein gesundes Unternehmen zu investieren.

Wie hoch die Eigenkapitalquote sein sollte, ist abhängig von der jeweiligen Branche, auch die Rechtsform hat Einfluss auf die Höhe der Kennzahl. Bei Personengesellschaften ist die Quote in der Regel geringer als bei einer Kapitalgesellschaft, da bei der Personengesellschaft mindestens ein Gesellschafter mit seinem Privatvermögen haftet.

Ideal ist eine Eigenkapitalquote von über 20 Prozent, im besten Fall sogar über 30 Prozent.

Was ist die Eigenkapitalrentabilität?

Die Rentabilität des Eigenkapitals ist wichtig für den Unternehmer: Anhand der Eigenkapitalrentabilität kann er ersehen, wie lukrativ die Investition ist.

Zu Berechnung wird der Gewinn ins Verhältnis zum Eigenkapital gesetzt:

(Gewinn x 100 ) | Eigenkapital = Eigenkapitalrentabilität

Wie kann das Eigenkapital erhöht werden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Eigenkapital zu erhöhen

  • Gewinne einbehalten und nicht ausschütten
  • Einlagen der Gesellschafter erhöhen
  • Kapitalerhöhung durch Aufnahme neuer Gesellschafter
  • Kapitalbeschaffung durch Verkauf von Anlagen an Investoren
  • Verkauf von Forderungen (Facotring)

Unter Umständen ist nicht eine Maßnahme allein zielführend, vielmehr sorgt eine Kombination der verschiedenen Möglichkeiten für eine Erhöhung des Eigenkapitals und der Eigenkapitalquote.

Zwei Menschen am Tisch

Angebotsanfrage

Angebote Erstellen / By

Was ist eine Angebotsanfrage?

Wer sich von einem potenziellen Anbieter Informationen zu dessen Preisen wünscht, stellt eine Angebotsanfrage. Unternehmen erfragen dabei alles, was sie für eine Zusammenarbeit wissen möchten und ob das Angebot tatsächlich ihrem Bedarf entspricht.

Eine wichtige Rolle spielt die Angebotsanfrage für den Anbietervergleich. Um diesen sinnvoll durchführen und seine Entscheidungsgrundlage verbessern zu können, sind häufig weitergehende Informationen notwendig. Genau diese können Sie mit der Anfrage einholen.

Dabei findet der Informationsaustausch nicht nur in eine Richtung statt. Der Erfolg der Angebotsanfrage hängt auch davon ab, inwiefern Sie als Anfrager Ihre Vorstellungen von einem guten Angebot kommunizieren können. So teilt das anfragende Unternehmen zum Beispiel mit, welche Preisvorstellungen es hat. Dann fällt es dem Anbieter leichter, umfassend über sein Angebot zu informieren und alle notwendigen Details mitzuteilen.

In der Praxis erfüllt die Anfrage eine Reihe von wichtigen Funktionen. So ist es zum Beispiel häufig erforderlich, bei der Durchführung eines Projekts in einem bestimmten finanziellen Rahmen zu bleiben. Um in dieser Hinsicht eine Optimierung vornehmen zu können, benötigen Sie zumeist zusätzliche Informationen. Diese erhalten Sie über eine entsprechende Anfrage zum Angebot.

Letztlich handelt es sich bei der Angebotsanfrage um ein Dokument, in dem die Bitte formuliert ist, zusätzliche Informationen zu den Preisen zuzusenden. Eine bestimmte Form ist hier nicht vorgesehen, jeder kann das Schreiben nach seinen Vorstellungen verfassen. Neben Informationen zu den Preisen können Sie darin auch Kontaktdetails oder nähere Angaben zum Zeitplan erfragen.

Wie formuliert man eine Angebotsanfrage?

Für die Angebotsanfrage erstellen Sie für jeden Anbieter ein individuelles Dokument oder Sie greifen auf eine standardisierte Vorlage zurück. Letztere hat den Vorteil, dass Sie die Angebote einfacher miteinander vergleichen können. Wir haben uns die verschiedenen Punkte angesehen, die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Angebotsanfrage berücksichtigen sollten:

  • Formulierung: Die erste Herausforderung besteht darin, die Anfrage richtig zu formulieren. Ein direkter und deutlicher Stil ist häufig vorteilhaft, um zuverlässig an die gewünschten Informationen zu gelangen. Es ist wichtig, dass der Adressat sofort einschätzen kann, worum es bei der Anfrage geht. Ansonsten kann es dazu kommen, dass er die Fragen mit Gegenfragen beantwortet und der Prozess verzögert sich.
  • Länge: In der Praxis haben sich Anfragen bewährt, die nicht zu lang sind. Tragen Sie Ihr Anliegen klar und deutlich vor, ohne dabei auszuschweifen. Im Idealfall sollte die Anfrage nicht länger als eine Seite sein. Ein zu langer Text könnte den Adressaten überfordern und damit die Informationsbeschaffung behindern.
  • Nutzen erwähnen: Sie sollten in Ihrem Schreiben erwähnen, welchem Nutzen die Anfrage eigentlich dient. Fügen Sie Ihrer Anfrage daher einen entsprechenden Vermerk hinzu.

Aufbau der Angebotsanfrage

Wir haben im Folgenden den Aufbau einer Anfrage skizziert. Bei der Erstellung Ihres eigenen Dokuments können Sie sich an dieser Struktur orientieren:

  • Kopfdaten: Hier tragen Sie die Anschrift des Lieferanten ein, ebenso wie das Datum der Angebotsanfrage. Möchten Sie mehrere Anfragen verschicken, lohnt sich häufig die Hinzufügung einer Nummer. Das hilft Ihnen dabei, die einzelnen Dokument später auseinanderzuhalten.
  • Einleitung: In der Einleitung können Sie den Betreff einfügen und Sie teilen mit, dass es sich um eine Anfrage handelt. Damit lässt sich das Dokument für den Adressaten sofort inhaltlich zuordnen. Achten Sie auch darauf, dass Sie die korrekte Anrede wählen. Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen danach kurz vor, damit der Adressat weiß, mit wem er es zu tun hat.
  • Anfragepositionen auflisten: Hierbei handelt es sich um den Hauptteil Ihrer Angebotsanfrage. Sie können für die Aufführung der einzelnen Anfragepositionen entweder eine Liste oder eine Tabelle wählen. Nennen Sie alle Dienstleistungen und Waren, an denen Sie ein Interesse haben und für die Sie sich Preisinformationen wünschen. Wie viele Stunden benötigen Sie zum Beispiel von einer bestimmten Dienstleistung oder wie viele Waren? Die benötigten Mengen können Sie natürlich nur angeben, wenn diese bereits bekannt sind.
  • Schlussteil: Bitten Sie den Anbieter um eine Antwort auf Ihre Anfrage, die alle Preisinformationen zu den aufgeführten Positionen enthält. Sie können im Schlussteil auch bereits nähere Angaben zu den Liefer- und Zahlungsbedingungen erbeten. Das bleibt Ihnen überlassen und kann eventuell jetzt schon wichtig für Ihre Planung sein. Gerade wenn Sie mit mehreren Anbietern in Kontakt treten, sollten Sie auch eine Terminangabe machen, bis wann Sie eine Antwort erhalten möchten.

Unterschied zur Ausschreibung

Angebotsanfragen und Ausschreibungen teilen einige Merkmale, sind aber grundsätzlich voneinander verschieden. Das liegt in den Zielen begründet, die Sie damit verfolgen. Mit der Angebotsanfrage möchten Sie herausfinden, wer auf dem Markt den niedrigsten Preis anbietet. Bei der Ausschreibung hingegen nehmen Sie eine umfassendere Betrachtung vor und möchten auch wissen, wer für die Durchführung des Projekts die höchste Kompetenz mitbringt.

Daher fragen Sie bei einer Ausschreibung nach weit mehr als nur dem Preis. Wichtig sind zum Beispiel Informationen bezüglich des Servicegrads, der vorhandenen Referenzen oder der Fähigkeit zur logistischen Abwicklung. Sie möchten nicht nur wissen, ob ein Anbieter der günstigste ist, sondern ob er überhaupt fähig ist, Ihr Projekt zufriedenstellend umzusetzen.

Eine enge Verbindung besteht zwischen der Angebotsanfrage und der Ausschreibung dahingehend, dass Unternehmen diese häufig gemeinsam verschicken. Möglich ist auch, dass Sie erst eine Anfrage zu den Preisen eines Angebots stellen, bevor Sie eine Ausschreibung vornehmen.

Was sollte man vor der Angebotsanfrage tun?

Wir haben Ihnen eine kleine Checkliste angefügt, mit der Sie sich auf die Angebotsanfrage vorbereiten können:

  • Haben Sie alle Ihre Anforderungen an die Auftragserfüllung definiert?
  • Haben Sie ein Budget festgelegt?
  • Bis wann benötigen Sie spätestens von allen Anbietern eine Rückmeldung?
  • Wissen Sie, wer beim Anbieter Ihr Ansprechpartner ist?
  • Haben Sie bereits eine Leistungsbeschreibung versendet, mit der Sie die Rahmenbedingungen für die Zielerreichung erörtern?
  • Möchten Sie eine Vorlage für die Anfrage verwenden?
Münzen wachstum

Thesaurierung

Steuerberatung / By

Stattdessen bleiben am Ende eines Geschäftsjahres folgende Gelder bei der Gesellschaft:

  • Erträge: betrieblicher Wertzuwachs in Form von Einnahmen und Erzeugnissen
  • Gewinne: Betriebseinnahmen minus Ausgaben ergeben den Gewinn
  • Überschüsse: als Differenz aus Einnahmen und Werbungskosten

Für das Unternehmen und die Investoren hat die Thesaurierung sowohl Vorteile als auch Nachteile. Das Finanzamt begünstigt die Versteuerung von thesaurierten Einkünften für bestimmte Gesellschaftsformen. Dafür erhalten die Investoren keine Ausschüttung auf ihre Kapitalanlagen.

Was ist Thesaurierung?

Die Definition des Begriffes Thesaurierung besagt, dass Gewinne in einem Unternehmen oder in dem Portfolio eines Investmentfonds verbleiben. Damit steht die Gewinnthesaurierung im Gegensatz zur Ausschüttung, bei der die Investoren regelmäßig einen Anteil am Gewinn ausgezahlt bekommen. Die Verwendung des einbehaltenen Kapitals läuft bei einem Investmentfonds anders ab als bei einem Unternehmen.

Thesaurierende und ausschüttende Fonds

Der Finanzmarkt unterscheidet zwischen thesaurierenden Fonds und ausschüttenden Fonds. Ein ausschüttender Fonds berechnet in der Regel einmal im Jahr seine Überschüsse und schüttet das Geld an die Anleger aus. Die Berechnung kann aber auch quartalsweise oder sogar monatlich erfolgen.

Die Überschüsse erwirtschaftet der Fonds durch diese Erträge:

  • Dividenden bei Anlage des Fondsvermögens in Aktien verschiedener Gesellschaften
  • Zinsen aus den Anteilen an Anleihen und Rentenpapieren am Fondsvermögen
  • Kursgewinne, die sich durch Käufe und Verkäufe innerhalb des Portfolios ergeben
  • Mieteinnahmen bei einem Investmentfonds

Die Anleger erhalten die Ausschüttungen entweder als Barzahlung durch Überweisung auf ihr Konto oder als neue Fondsanteile. Nach der Ausschüttung sinkt der Fondspreis um den ausgeschütteten Betrag je Anteil.

Ein thesaurierender Fonds nimmt keine Ausschüttungen an die Investoren vor. Stattdessen behält der Fondsmanager die Gewinne ein und reinvestiert sie. Dazu kauft der Fondsverwalter weitere Wertpapiere, die der Anlageklasse des Fonds entsprechen. Durch die neuen Wertpapiere wächst das Fondsvermögen weiter an. Das sorgt für eine Werterhöhung der einzelnen Anteile, sodass die Anleger bei einem Verkauf von einem höheren Gewinn profitieren.

Vorteile und Nachteile der Gewinnthesaurierung

Für eine Aktiengesellschaft (AG) bietet die Gewinnthesaurierung diese Vorteile:

  • Durch die Gewinnrücklage verbessert sich die Eigenkapitalquote der Gesellschaft, ohne dass Kosten für die Kapitalbeschaffung entstehen.
  • Die Erhöhung des Eigenkapitals verbessert die Bonität des Unternehmens gegenüber Banken und Geschäftspartnern.
  • Das Kapital steht dem Betrieb langfristig zur Verfügung.
  • Vorstand und Aufsichtsrat einer Aktiengesellschaft können jedes Geschäftsjahr bis zu 50 % des Gewinns ohne Zustimmung der Aktionäre zur Gewinnthesaurierung verwenden.
  • Das Unternehmen muss keine Schulden machen, die Tilgungen und Zinszahlungen bedeuten.

Bei thesaurierenden Fonds haben Sparer den Vorteil, dass sie sich nicht selbst um die Reinvestition der erzielten Erträge kümmern müssen. Dadurch sparen die Anleger Gebühren und profitieren von einer Wertsteigerung ihrer Anteile. Finanzexperten vergleichen diesen Vorteil mit dem Zinseszinseffekt bei Spareinlagen.

Für Anleger ergibt sich aber auch ein Nachteil der Thesaurierung. Dieser besteht darin, dass den Investoren die erwirtschafteten Gewinne nicht direkt ausgezahlt werden. Die Wertsteigerung der Anteile macht sich erst bei einem Verkauf bemerkbar.

Steuerliche Besonderheiten bei Thesaurierung

Wenn eine Personengesellschaft oder ein Einzelunternehmen Gewinnrücklagen bildet, muss der Betrieb für die Gewinnthesaurierung nur einen verminderten Steuersatz zahlen. Steuerfachleute sprechen daher von einer Thesaurierungsvergünstigung. Für Aktiengesellschaften gilt die Thesaurierungsvergünstigung aufgrund der bereits bestehenden niedrigeren Steuerbelastung nicht. Stattdessen wird einer AG die Bildung von Eigenkapital erleichtert.

Wenn Anleger Anteile an einem ausschüttenden Fonds besitzen, müssen sie sofort bei jeder Ausschüttung Kapitalertragsteuer in Höhe von 25 % plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer zahlen. Außerdem ist bei einem Verkauf der Gewinn zu versteuern, falls der Verkaufserlös höher ist als der Betrag, den der Anleger beim Kauf ausgegeben hat.

Bei einem thesaurierenden Fonds erfolgt der größte Teil der Versteuerung erst um Zeitpunkt des Verkaufs. Solange ein Anleger die Fondsanteile in seinem Depot behält, muss er jedes Jahr lediglich die sogenannte Vorabpauschale auf die Wertsteigerung des Fonds versteuern. Die Vorabpauschale ist vom allgemeinen Zinsniveau abhängig und kann bei einem negativen Leitzins auch 0 % betragen.

Thesaurierung oder Wiederanlage

Obwohl die beiden Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es einen Unterschied zwischen Thesaurierung und Wiederanlage. Ein thesaurierender Fonds behält die Gewinne ein und investiert das Kapital nach den Plänen des Fondsmanagers in verschiedene Wertpapiere. Die gekauften Papiere müssen lediglich der Anlageklasse des Fonds entsprechen. Durch den Kauf erhöht sich das gesamte Fondsvermögen, was sich positiv auf die Wertentwicklung der einzelnen Anteile auswirkt.

Bei einer Wiederanlage handelt es sich um einen ausschüttenden Fonds. Der Fonds schüttet regelmäßig Erträge an die Anleger aus. Die Investoren können mit der Fondsgesellschaft oder mit ihrer Hausbank vereinbaren, dass die Erträge automatisch wieder angelegt werden. Das bedeutet, dass nach jeder Ausschüttung neue Fondsanteile zum aktuellen Tageskurs im Wert des ausgeschütteten Betrages gekauft werden. Die neuen Fondsanteile werden in das Depot des Anlegers eingebucht und erhöhen den Depotwert.

Unterschied zwischen offener und verdeckter Thesaurierung

Eine offene Gewinnthesaurierung zeigt in der Bilanz von Kapitalgesellschaften an, zu welchen Zwecken Gewinne und Überschüsse in einem Unternehmen investiert wurden. Bei Investmentfonds ist die offene Thesaurierung die Regel. Die Anteilseigner können sich jederzeit über die Reinvestition informieren und den Weg des Geldes nachverfolgen. Das sorgt für mehr Transparenz bei den Anlegern, die von den Investoren gefordert wird, bevor sie ihr Geld anlegen.

Bei einer verdeckten Thesaurierung bildet ein Unternehmen oder ein Fonds stille Rücklagen. Dabei handelt es sich um einen Teil des Eigenkapitals, der in der Bilanz nicht ersichtlich ist. Die stillen Rücklagen können zu einem späteren Zeitpunkt aufgelöst werden, um Verluste auszugleichen oder Gewinne zu verschieben. Das kann der Gesellschaft Steuervorteile einbringen, sorgt aber auch für geringere Ausschüttungen an die Investoren.

Lupe auf Dokumente

Was ist eine Betriebsprüfung?

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Rechtlich handelt es sich um ein Sachaufklärungsverfahren des Finanzamts. Die gesetzlichen Regelungen zur Außenprüfung finden sich in den Paragrafen 193–207 der Abgabenordnung (AO). Außerdem enthält die Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) weitere Vorschriften. Abhängig von der Art der Betriebsprüfung ist entweder das Finanzamt, die Deutsche Rentenversicherung, ein Sozialversicherungsträger, das Arbeitsamt, der Zoll oder die Berufsgenossenschaft (BG) für die Durchführung zuständig. Ziel der Prüfung ist die Kontrolle, ob die Steuerpflichtigen alle Steuern und Abgaben fristgemäß und in voller Höhe gezahlt haben.

Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?

Deutsche Unternehmen und Selbstständige müssen unter anderem mit diesen Betriebsprüfungen rechnen:

  • Kontrolle aller Steuerarten
  • Umsatzsteuer-Sonderprüfung
  • Lohnsteuer- Sonderprüfung
  • Sozialversicherungsprüfung
  • Unfallversicherungsprüfung
  • Aufsichtsratsteuer-Prüfung
  • Versicherungssteuer-Prüfung

Für die oben genannten Betriebsprüfungen muss sich der Prüfer bei dem Unternehmen anmelden und die Prüfung vorab ankündigen. Daneben gibt es noch eine sogenannte Nachschau, die ohne Ankündigung stattfindet. Bei der Nachschau prüft das Finanzamt diese Sachverhalte:

  • Lohnsteuer-Nachschau
  • Umsatzsteuer-Nachschau
  • Kassen-Nachschau

Die Nachschauen finden nach den Regelungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und des Einkommensteuergesetzes (EstG) statt und stellen keine Außenprüfungen im Sinne der Abgabenordnung (AO) dar.

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Wie wird die Prüfung durchgeführt?

Eine Betriebsprüfung nach der Abgabenordnung (AO) muss dem Unternehmen rechtzeitig angekündigt werden. Wenn Sie Ihren letzten Steuerbescheid aufmerksam lesen, können Sie darin ebenfalls einen Hinweis auf eine anstehende Überprüfung Ihres Unternehmens finden.

Diese Sätze im Steuerbescheid weisen auf eine Betriebsprüfung hin:

  • Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig
  • Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 AO teilweise vorläufig

In § 194 AO ist der sachliche Umfang einer Außenprüfung festgelegt. Danach umfasst die Betriebsprüfung diese Bereiche:

  • eine oder mehrere Steuerarten
  • einen oder mehrere Besteuerungszeiträume
  • bestimmte Sachverhalte

Der Prüfer oder die Prüferin interessiert sich vor allem für die Bücher und Belege der Steuerpflichtigen. Das beinhaltet sowohl alle Unterlagen in Papierform als auch die elektronische Buchhaltung. Das Unternehmen ist verpflichtet, dem Betriebsprüfer den Zugriff auf das Buchhaltungsprogramm zu erlauben. Dabei ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der Unterlagen zu beachten.

Wie lange kann rückwirkend geprüft werden?

Wenn ein Unternehmen die gesetzlichen Fristen einhält und sich alle Unterlagen im Archiv befinden, ist eine wichtige Voraussetzung für die nächste Betriebsprüfung erfüllt. Das liegt daran, dass die Verjährungsfrist für Steueransprüche vier Jahre beträgt. Die Frist beginnt mit Abschluss des Kalenderjahres, in dem die Steuerschuld entstanden ist. Daher erfolgt eine Betriebsprüfung in der Regel rückwirkend für die letzten 3–4 Jahre. Dabei müssen die Steuerpflichtigen beachten, dass die Verjährungsfrist durch bestimmte Ereignisse gehemmt werden kann. Zu diesen Ereignissen gehört unter anderem der Beginn einer Betriebsprüfung, die erst kurz vor Ablauf der Verjährungsfrist beginnt.

Wie häufig kommt eine Betriebsprüfung vor?

Nach dem Gesetz kann eine Betriebsprüfung jederzeit stattfinden. Das Finanzamt ist lediglich verpflichtet, die Prüfung mit einer Vorlaufzeit von 2 bis 4 Wochen anzukündigen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie jedes Jahr mit dem Besuch des Prüfers rechnen müssen. Die Häufigkeit der Prüfungstermine hängt von der Größe des Unternehmens ab. Bei Großbetrieben erfolgt häufig eine Anschlussprüfung, sodass sich große Unternehmen alle 3–5 Jahre einer Betriebsprüfung unterziehen müssen.

Je kleiner das Unternehmen ist, umso seltener erfolgt eine Überprüfung. Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) beträgt der Zeitraum zwischen zwei Prüfungen daher häufig 10–30 Jahre. Das gilt aber nur, wenn das Unternehmen nicht in der Zwischenzeit selbst eine Prüfung beantragt hat oder durch eine nicht ordnungsgemäße Buchführung beim Finanzamt aufgefallen ist.

Wo findet die Prüfung statt?

Eine Betriebsprüfung findet in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen und innerhalb der üblichen Geschäftszeiten statt. Bei Betrieben mit geringem Platzangebot kann der Prüfer die Unterlagen auch in den Räumen des Steuerberaters sichten. Eine sogenannte Vorlageprüfung im Büro des Prüfers ist eine Ausnahme, die der Prüfer begründen muss. Die Steuerpflichtigen sind verpflichtet, dem Prüfer alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Die Prüfung darf sich aber nur auf die Jahre beziehen, für die das Unternehmen eine Steuererklärung abgegeben hat.

Welche Gründe kann es für eine Prüfung geben?

Es gibt verschiedene Gründe, aus denen das Finanzamt eine Betriebsprüfung ansetzt:

  • Das Unternehmen wird zufällig ausgewählt. Dabei erfolgt eine Einteilung in Größenklassen. Großbetriebe werden häufig geprüft als Kleinunternehmer.
  • Das Finanzamt von Lieferanten oder Kunden hat Material gesammelt und weitergeleitet, das Anlass für eine Prüfung gibt.
  • Das Unternehmen erfüllt die Voraussetzung für den jährlich wechselnden Prüfungsschwerpunkt. Dabei kann es sich um eine bestimmte Branche oder eine Steuerart handeln, die schwerpunktmäßig geprüft wird.
  • Die Geschäftszahlen zeigen auffällige Schwankungen, ungeklärtes Vermögen oder mehrjährige Verluste auf. Diese und andere untypische Sachverhalte können zu einer Betriebsprüfung führen.
  • Nach einer Gewerbeabmeldung kann das Finanzamt prüfen, ob alle noch ausstehenden Zahlungen ordnungsgemäß versteuert werden.

Welche Auswirkungen hat die Betriebsprüfung?

In vielen Fällen führt eine Betriebsprüfung zu einer Steuernachzahlung. Die Höhe der Nachzahlung erfährt die Geschäftsleitung in der Schlussbesprechung und im geänderten Steuerbescheid. Die Schlussbesprechung muss innerhalb von vier Wochen nach Abschluss der Prüfung stattfinden. Neben einer Nachzahlung kann auch ein Bußgeld fällig werden. Bei schwerwiegenden Verstößen kann der Prüfer ein Steuerstrafverfahren einleiten.

Nicht nur der geprüfte Betrieb spürt die Auswirkungen der Überprüfung, sondern auch seine Kunden oder Geschäftspartner. Wenn der Prüfer auffällige oder unstimmige Unterlagen entdeckt, kann er sie zu Kontrollzwecken an andere Finanzbehörden weiterleiten. So kann überprüft werden, ob ein Lieferant seine Einnahmen korrekt versteuert oder ob es sich um Scheingeschäfte handelt.

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Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

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Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?

Für geschäftliche Unterlagen gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Wie lange diese ausfallen, hängt von der Art des Belegs ab. Dabei besteht für die eine Gruppe von Belegen eine kürzere Frist von sechs Jahren und für die andere eine längere von zehn Jahren. Die Rechnungen gehören ebenso wie Kontoauszüge oder Bilanzen zur zweiten Gruppe.

Hat Ihr Unternehmen eine Rechnung selbst erstellt oder von einem anderen Unternehmen eine Rechnung erhalten, müssen Sie diese zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Entscheidend ist hierbei der Zeitpunkt der Belegerstellung. Stellen Sie zum Beispiel am 01.07. eines Jahres eine Rechnung aus, beginnt die Frist ab dem 31.12. desselben Jahres.

Etwas anders verhält es sich bei Rechnungen an Privatpersonen. Handelt es sich dabei um eine Handwerkerrechnung, gilt ebenfalls eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Diese ist jedoch kürzer und beträgt nur noch zwei Jahre. In diesem Fall ist es rechtlich vorgeschrieben, auf der Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht zu vermerken. Bezüglich des Fristbeginns ergeben sich keine Änderungen.

Die gleichen Regelungen gelten bei Rechnungen von Architekten, Gartenbaubetrieben oder Gerüstbauern. Abgesehen von dieser Ausnahme für Handwerkerechnungen besteht keine Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen an private Käufer. Diese können die Rechnungen aber trotzdem bis zu zwei Jahre sinnvoll aufbewahren in Hinblick auf die gesetzliche Gewährleistung.

Warum gibt es eine Aufbewahrungsfrist?

Bezüglich der Geschäftsvorgänge eines Unternehmens sind die Dokumentation und die Rückverfolgbarkeit wichtige Anliegen. Die Rechnungen belegen die erbrachte und in Anspruch genommene Leistung und das auch noch Jahre später.

Ihre Relevanz haben die Aufbewahrungspflichten gerade in Hinblick auf die Besteuerung. Daher finden sich die Regelungen wenig überraschend in der Abgabenordnung und zusätzlich im Handelsgesetzbuch. Denn ohne Rechnungen kann ein Unternehmen im Rahmen der Betriebsprüfung nicht nachweisen, welche Geschäftsvorgänge es in der Vergangenheit tatsächlich abgeschlossen hat.

Sind die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens nachvollzieh- und kontrollierbar, beugt das zusätzlich der Entstehung von Betrugsfällen vor. Damit haben alle Teilnehmer am wirtschaftlichen Geschehen ein Interesse daran, dass Unternehmen ihre Rechnungen aufbewahren.

Wo sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten geregelt?

Die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen finden Sie im § 147 Abgabenordnung (AO). Hier ist geregelt, welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen und wie lange die Fristen laufen. Regelungen zu den Fristen finden Sie auch im § 257 Handelsgesetzbuch (HGB).

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In welcher Form muss aufbewahrt werden?

Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung sind vielfältige Regelungen zu beachten. So müssen die Rechnungen über den gesamten Zeitraum von zehn Jahren hinweg lesbar bleiben. Das geht aus dem § 14 Abs. 1 S. 2 UStG hervor. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts sind ebenfalls zu gewährleisten. Sie müssen sich also zum Beispiel darum kümmern, dass niemand die Angaben auf den Rechnungen nachträglich ändert.

Wie Sie das sicherstellen möchten, bleibt Ihnen überlassen. Das geht ebenfalls aus dem § 14 UStG hervor. Sie können dazu ein innerbetriebliches Kontrollverfahren Ihrer Wahl etablieren. Dieses muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen.

Ebenso wie für die Handels- und Geschäftsbriefe gilt für die Aufbewahrung der Rechnungen, dass deren Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen muss. Das ist relevant bei der Übertragung auf ein Speichermedium und bedeutet, dass anders als bei anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen die inhaltliche Wiedergabe alleine nicht ausreicht.

Ort der Aufbewahrung

Laut § 14b Absatz 2 UStG ist es erforderlich, die Unterlagen im Inland aufzubewahren oder in einem der in § 1 Absatz 3 UStG bezeichneten Gebiete. Vereinfacht gesagt hat die Aufbewahrung grundsätzlich in Deutschland zu erfolgen. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Rechnungen in einer angemessenen Zeit vorlegen können müssen (§ 239 Abs. 4 S. 2 HGB).

Elektronische Aufbewahrung

Verschiedene Regelungen sieht der § 14b UStG in Bezug auf die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen vor. Diese Rechnungen können Sie auch im Ausland aufbewahren, müssen aber in diesem Fall die Fernabfrage gewährleisten, damit die Finanzbehörde online Zugriff darauf nehmen kann.

Handelt es sich um eine elektronische Rechnung als Original, die also in digitaler Form vorliegt, gilt wiederum, dass Sie die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts ebenso wie die Lesbarkeit gewährleisten müssen. Das bezieht sich auf alle Rechnungen, die ein Unternehmen digital erstellt und zusendet oder die auf elektronischem Wege zugegangen sind.

Wie Sie als Unternehmer konkret die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit Ihrer Rechnungen sicherstellen, ist Ihnen seit dem 1.07.2011 selbst überlassen. Diese Möglichkeit räumt Ihnen das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ein.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre elektronischen Rechnungen in der Form aufbewahren, in der Sie diese erhalten haben. Sie können die Rechnung also nicht einfach ausdrucken und die dazugehörige Datei löschen. Allerdings sind Formatkonvertierungen erlaubt, wenn Sie dafür ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format wählen.

Doch auch nach der Konvertierung müssen Sie die Originaldatei aufbewahren. Außerdem hat die Speicherung auf einem Datenträger zu erfolgen, bei dem keine nachträglichen Änderungen möglich sind.

Was passiert, wenn gegen die Aufbewahrungsfrist verstoßen wird?

Als buchführungspflichtiges Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Rechnungen aufzubewahren. Halten Sie sich nicht daran, liegt eine Verletzung Ihrer Buchführungspflichten vor. Im Strafgesetzbuch (StGB) und zusätzlich in der AO sind die damit verbundenen rechtlichen Folgen festgelegt. Und die können schwerwiegend sein.

So sind zum Beispiel Geldbußen bis zu einer Höhe von 5.000 Euro möglich. Die Beweispflicht liegt beim Steuerpflichtigen. Liegen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nicht vor, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen und dabei vom jeweiligen Höchstbetrag ausgehen. Das ist natürlich zum Nachteil des betroffenen Unternehmens.

Von Geldbußen können sogar Privatpersonen betroffen sein. Das ist möglich, wenn die Rechnungen sich auf Leistungen beziehen, die ein Grundstück betreffen. Hier gilt die oben erwähnte Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Die Geldbußen betragen bei Privatpersonen bis zu 500 Euro.

Doppelte Buchführung

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Der Gesetzgeber hat die Unternehmen je nach Größe zu einer einfachen oder umfangreichen Buchführung verpflichtet. In vielen Jahren praktischer Anwendung hat sich bei der umfangreichen Rechnungslegung ein bewährtes Buchhaltungssystem entwickelt, das als doppelte Buchführung noch heute in der Geschäftswelt Anwendung findet.

Was ist eine “Doppelte Buchführung” und warum ist sie “doppelt”?

Bei der doppelten Buchführung wird ein Geschäftsvorfall Ihres Unternehmens nicht nur einfach in den Büchern aufgezeichnet, sondern – wie der Name schon sagt – doppelt.

Statt also beispielsweise einen Einkauf von Waren in Höhe von 1000 EUR in eine laufende Tabelle mit Datum, Betrag und Buchungstext zu erfassen, wird jeder Vorgang zweimal gebucht. Das hört sich erst einmal nach doppelter Arbeit für Sie an, dem ist aber nicht so: In einem Buchungssatz wird lediglich ein Betrag, ein Soll-Konto, ein Haben-Konto und ein Buchungstext in einer Zeile erfasst.

In den jeweiligen Buchführungssystemen wird dadurch der Vorgang auf einem Soll-Konto und einem Haben-Konto verbucht – somit doppelt. In der Buchhaltungssprache wird auch von “Konto” und “Gegenkonto” gesprochen.

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Welche Konten werden doppelt bebucht?

Grundsätzlich werden bei der doppelten Buchführung Bestands- und Erfolgskonten unterschieden. Die Bestandskonten weisen in der Bilanz die “Bestände” an Vermögen, Eigenkapital oder Schulden aus. Wie bei der Bilanz gibt es bei den Bestandskonten Aktivkonten (linke Bilanzseite) und Passivkonten (rechte Bilanzseite).

Die Erfolgskonten sind hingegen in der Gewinn- und Verlustrechnung zuhause und geben Auskunft über Aufwendungen (Aufwandskonten, linke GuV-Seite) und Erträge (Ertragskonten, rechte GuV-Seite).

Beispiele für aktive Bestandskonten:

  • Anlagevermögen
  • Umlaufvermögen
  • (aktive) Rechnungsabgrenzungsposten

Im Anlagevermögen werden Vermögensgegenstände verbucht, die Ihrem Unternehmen dauernd (mehr als ein Jahr) zur Verfügung stehen; das sind beispielsweise Fahrzeuge, Maschinen, technische Anlagen, Gebäude. Im Umlaufvermögen werden hingegen Ihre kurzlebigen Bestände (z. B. Material, Vorräte) und Geldkonten (Bankkonten, Geldmarktkonten, Kasse) ausgewiesen.

Beispiele für passive Bestandskonten:

  • Eigenkapital
  • Verbindlichkeiten
  • Rückstellungen
  • (passive) Rechnungsabgrenzungsposten

Das Eigenkapital weist die Gelder aus, die Sie bei Gründung oder durch Rücklagen in das Unternehmen eingebracht haben. Im Fremdkapital hingegen wird fremdes Kapital im Unternehmen wie beispielsweise Darlehen oder laufende Schulden gegenüber Lieferanten verbucht.

Beispiele für Aufwandskonten (GuV):

  • Materialkosten
  • Personalkosten
  • Raumkosten
  • Abschreibungen

Auf den Aufwandskonten sammeln sich Aufwendungen, die für das jeweilige Unternehmen erforderlich sind, um Produkte oder Dienstleistungen zu erstellen und auf den Märkten anzubieten. Hier steht ebenfalls ein kurzfristiger Betrachtungszeitraum (Verbrauch von Waren und Dienstleistungen) im Vordergrund.

Beispiele für Ertragskonten (GuV):

  • Umsatzerlöse (Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen)
  • Zinseinnahmen
  • Mieteinnahmen

Die Ertragskonten repräsentieren die Einnahmenseite des Unternehmens. Hier werden Geldzuflüsse aus der laufenden, operativen Tätigkeit sowie Sondereinnahmen ausgewiesen.

Doppelte Buchführung: Was passiert mit den doppelten Buchungen auf den Bestands- und Ertragskonten?

Am Ende eines Geschäftsjahres werden die Bestands- und Ertragskonten abgeschlossen, indem die Salden umgebucht werden. Hierbei gilt folgende Maßgabe:

  • Bestandskonten werden direkt in die Bilanz abgeschlossen.
  • Erfolgskonten werden direkt in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) abgeschlossen.

Die GuV ist für sich ein Eigenkapitalkonto: Wurde ein Gewinn ausgewiesen (Erträge größer als Aufwendungen), wird das Eigenkapital erhöht. Im Verlustfall wird das Eigenkapital reduziert.

Wer ist zu der aufwendigen, doppelten Buchführung überhaupt verpflichtet?

In erster Linie regelt das Handelsgesetzbuch die Buchführungspflichten; dabei wird grundsätzlich nicht jedes Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Kleinere, nicht eingetragene Unternehmen dürfen eine einfache Form der Buchführung – die Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR) anwenden. Alle anderen Unternehmen müssen die aufwendigere Variante mit Soll- und Haben-Buchungen anwenden und zum Jahresende eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz ausgeben.

Folgende Kriterien sind für die Pflicht zur doppelten Buchführung für Sie relevant:

Unternehmensform

Eine Buchführungspflicht ergibt sich bei bestimmten Rechtsformen des jeweiligen Unternehmens automatisch. Dies gilt für die Kommanditgesellschaft (KG), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH/UG) und Mischformen wie beispielsweise die GmbH & Co. KG.

Eintrag ins Handelsregister

Alle unter dem Punkt “Unternehmensform” genannten Gesellschaften müssen von Gesetzes wegen ins öffentliche Handelsregister eingetragen werden. Auch wenn die Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister nicht besteht, können Unternehmer eine freiwillige Eintragung veranlassen – selbst wenn das Unternehmen klein ist.

Denkbar ist dies beispielsweise für einfache Kaufleute, die dadurch zum “eingetragenen Kaufmann” (e. K.) werden. Die Folge ist, dass diese Unternehmer – wie die großen Rechtsformen AG, KG und GmbH – von Gesetzes wegen zur Buchführung verpflichtet sind. Selbst wenn Sie wegen ihrer Größe – ohne Eintragung ins Handelsregister – nicht dazu verpflichtet wären.

Umsatz und Gewinnschwellen

(Einzel-) Unternehmen müssen die doppelte Buchführung anwenden, wenn sie im Hinblick auf Umsatz und Gewinn gewisse Grenzen überschreiten. Dann werden sie nicht mehr als schützenswerte Kleinunternehmen betrachtet, sondern vielmehr als rechenschaftspflichtige Mittel- oder Großunternehmen.

Grundsätzlich greift die Buchführungspflicht ab einem Umsatz von mehr als 600.000 EUR oder einem Gewinn von mehr als 60.000 EUR pro Geschäftsjahr. Bei landwirtschaftlichen Unternehmen kommt zusätzlich eine Obergrenze für den Wert der Nutzfläche (25.000 EUR) ins Spiel. Sobald diese überschritten ist, schlägt ebenfalls die Pflicht zur Buchführung zu.

Sonderformen der wirtschaftlichen Betätigung

Von der Pflicht zur aufwendigen doppelten Buchführung befreit sind grundsätzlich Freiberufler (Ärzte, Architekten, Rechtsanwälte, Journalisten usw.), Selbstständige und Kleinunternehmer, sofern keine (freiwillige) Eintragung im Handelsregister vorliegt. Diese Unternehmer können statt der doppelten Buchführung ihren Gewinn im Rahmen einer – deutlich einfacheren – Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.

Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung erlaubt Ihnen aufgrund ihrer Komplexität deutlich tiefgründigere Auswertungen. Neben der Information, ob ein Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben vorliegt, können Sie Informationen über Bestände und deren Relationen zueinander und den zeitlichen Verlauf in Erfahrung bringen.

Unternehmerische Entscheidungen sind so deutlich sicherer zu treffen. Insbesondere bei der Notwendigkeit einer Fremdkapital-Finanzierung können Kreditinstitute bei Anwendung der doppelten Buchführung die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens besser einschätzen.

Die Anwendung der doppelten Buchführung erfordert jedoch auch buchhalterisches Wissen und Verständnis der Buchungslogik des Systems. Eine Durchführung der doppelten Buchführung bedarf daher in der Regel einer speziellen Software – im Gegensatz zur Anwendung der einfachen Buchführung mittels Einnahmenüberschuss-Rechnung, die grundsätzlich mit einem einfachen Tabellenkalkulationsprogramm durchgeführt werden kann.

Buchhaltung

Aktive Rechnungsabgrenzung – Periodengerechte Aufwandszuteilung

Buchhaltung / By

Warum ist eine Rechnungsabgrenzung erforderlich?

Ziel der Rechnungsabgrenzung ist es, bei bilanzierungspflichtigen Unternehmen eine periodengerechte Gewinnermittlung zu erreichen.

Aufwendungen (aktive Rechnungsabgrenzung) und Erträge (passive Rechnungsabgrenzung) werden unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung den Geschäftsjahren zugeordnet, denen sie wirtschaftlich zuzurechnen sind.

Dies erreichen Sie, indem Sie für Einnahmen oder Ausgaben, die vor dem Bilanzstichtag angefallen sind, aber erst nach dem Stichtag Erträge oder Aufwände darstellen, transitorische (Lateinisch “transire” = hinübergehen) Rechnungsabgrenzungsposten bilden. Für Erträge oder Aufwände, die einem laufenden Geschäftsjahr zuzuordnen sind, aber erst nach dem Stichtag Einnahmen oder Ausgaben werden, führen Sie eine antizipative (Lateinisch “anticipare” = vorausnehmen) Abgrenzung durch. Dies erfolgt mittels Buchung einer Forderung (Erträge) oder Verbindlichkeit (Aufwand).

Ohne die Rechnungsabgrenzung könnten Sie – wie bei der Gewinnermittlung mittels Einnahmenüberschuss-Rechnung – Erträge und Aufwendungen über den Zeitpunkt der Zahlung (Zuflussprinzip) steuern und somit erheblichen Einfluss auf die (steuerliche) Gewinnermittlung nehmen.

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Typische Anwendungsfälle für die aktive Rechnungsabgrenzung

Bei folgenden Geschäftsvorfällen kommt in der Praxis häufig eine aktive Rechnungsabgrenzung zur Anwendung:

  • jahresbezogene Versicherungen (z. B. Kfz-Versicherung, Haftpflichtversicherung)
  • Mietaufwendungen
  • Lohn- und Gehaltszahlungen
  • Leasingraten
  • Abonnements mit Abrechnungen von Zeiträumen
  • betriebliche Steuern (z. B. Kfz-Steuern)
  • Disagios

Aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP) bei Aufwandsbuchungen

Die aktive Rechnungsabgrenzung müssen Sie für Ausgaben durchführen, die Aufwand für Geschäftsjahr(e) nach dem Stichtag darstellen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Kraftfahrzeugsteuer für den Zeitraum Juli des laufenden Jahres bis zum Juni des Folgejahres (12 Monate) im laufenden Geschäftsjahr verbuchen.

Die Zuordnung ist für den Zeitraum Juni bis Dezember (6 Monate) zutreffend; der Zeitraum von Januar bis Juni des Folgejahres (6 Monate) ist jedoch dem nachfolgenden Geschäftsjahr zuzuordnen und daher abzugrenzen. Üblicherweise werden solche Geschäftsvorfälle in der Praxis im laufenden Jahr als Aufwand verbucht. Im Zuge der Bilanzaufstellung wird durch die Bildung eines Rechnungsabgrenzungspostens dieser Aufwand (anteilig) korrigiert und in das Folgejahr “hinübergegeben”.

Im nächsten Geschäftsjahr wird dieser Rechnungsabgrenzungsposten dann mittels einer Umbuchung aufgelöst und somit periodengerecht dem Aufwand des Geschäftsjahres zugeordnet.

Aktive Rechnungsabgrenzung: Behandlung der Vorsteuer

Sofern alle Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug (u. a. Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung) erfüllt sind, können Sie in Fällen aktiver Rechnungsabgrenzung den vollständigen Vorsteuerabzug grundsätzlich im Voranmeldungszeitraum der entsprechenden Aufwandsrechnung durchführen. Eine Aufteilung der Vorsteuer ist bei der Bildung von aktiven Rechnungsabgrenzungsposten nicht erforderlich.

Praxisbeispiel “Aktive Rechnungsabgrenzung” mit Buchungssätzen

Die Wartungsgebühren für Ihren betrieblichen Druckluftkessel für den Zeitraum 01.09.2022 bis 31.08.2023 über netto 1.200 EUR werden im September 2022 als Aufwand gebucht. Für den Zeitraum September 2022 bis Dezember 2022 (4 Monate) liegt Aufwand des Geschäftsjahres 2022 vor.

Der anteilige Zeitraum Januar 2023 bis August 2023 (8 Monate) ist hingegen Aufwand für des Geschäftsjahres 2023 (Folgejahr). Es kommt die aktive Rechnungsabgrenzung zur Anwendung; 8/12 des Rechnungsbetrags sind in einen Rechnungsabgrenzungsposten zu überführen.

Sofern Sie die Rechnung in der laufenden Buchführung vollständig als Aufwand verbucht haben, ist diese (im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten) umzubuchen:

Aufwandsbuchung (laufendes Jahr):
Aufwand 1.200 EUR an Kreditor 1.428 EUR
19 % Vorsteuer 228 EUR

Umbuchung (ARAP):
ARAP 800 EUR an Aufwand 800 EUR

Die anteilige Buchung des aktiven Rechnungsabgrenzungspostens (ARAP) kann alternativ bereits im Zuge der Erfassung der Eingangsrechnung erfolgen. Die hierfür notwendige Buchung lautet:
Aufwand 400 EUR an Kreditor 1.428 EUR
ARAP 800 EUR
19 % Vorsteuer 228 EUR

Das Gegenstück der aktiven Rechnungsabgrenzung: Passive Rechnungsabgrenzung

Während bei Ausgaben/Aufwendungen die aktive Rechnungsabgrenzung zur Anwendung kommen (Eselsbrücke: alle Begriffe fangen mit dem Buchstaben “A” an), ist bei Einnahmen/Erträgen die passive Rechnungsabgrenzung durchzuführen.
Werden Einnahmen im laufenden Geschäftsjahr verbucht, die Erträge des Folgejahres darstellen, sind passive (transitorische) Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden, um die Erträge dem Geschäftsjahr zuzuordnen, dem sie wirtschaftlich zuzurechnen sind.

Beispiel:
Sie betreiben eine Werbe-Agentur und einer Ihrer Kunden bezahlt die Jahresgebühr für die Nutzung und Pflege eines Werbetools in Höhe von 1.000 EUR für das Folgejahr bereits zum Ende des laufenden Geschäftsjahres. Die Einnahme im laufenden Jahr in Höhe von netto 1.000 EUR ist in einem passiven Rechnungsabgrenzungsposten zu “parken” und im Folgejahr über eine Umbuchung aufzulösen.

Ertragsbuchung (laufendes Jahr):
Debitor Aufwand 1.190 EUR an Ertrag 1.000 EUR
an 19 % Umsatzsteuer 119 EUR

Umbuchung (PRAP):
Ertrag 1.000 EUR an PRAP 1.000 EUR

Sonderfall: Aktive Rechnungsabgrenzung für ein Disagio

Einige Darlehensverträge sehen vor, dass der Auszahlungsbetrag niedriger als der Rückzahlungsbetrag (Erfüllungsbetrag) ist. Die Differenz bezeichnet man in der Finanzsprache als “Disagio” oder auch “Damnum”; es stellt von seiner Art eine Zinsvorauszahlung dar.

Da die Zinsvorauszahlung eine Ausgabe im laufenden Geschäftsjahr ist, die anteilig auch Aufwand späterer Perioden (Laufzeit des Darlehens) ist, sind die Voraussetzungen zur Anwendung für die aktive Rechnungsabgrenzung erfüllt. Allerdings haben Bilanzierende ein Wahlrecht, diesen Abgrenzungsposten zu bilden oder das Disagio alternativ als Aufwand zu verbuchen.

Nur in der steuerlichen Gewinnermittlung ist für ein Disagio die Bildung eines Abgrenzungspostens grundsätzlich verpflichtend.
Da in der Bilanz jeweils der Rückzahlungsbetrag eines Disagios als Verbindlichkeit auszuweisen ist, muss zum einen der Auszahlungsbetrag, als auch das Disagio auf das Darlehenskonto gebucht werden. Die Gegenbuchung der Disagio-Buchung ist ein spezieller aktiver Rechnungsabgrenzungsposten.

Beispiel:
Sie nehmen ein Darlehen in Höhe von 100.000 EUR (Erfüllungsbetrag) auf und haben mit dem Kreditinstitut ein Disagio von 5 % vereinbart. Der Auszahlungsbetrag auf dem Kontoauszug beträgt somit 95.000 EUR. Folgende Buchung ist bei Darlehensauszahlung und Aktivierung des Disagios als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten vorzunehmen:
Bank 95.000 EUR an Verbindlichkeit gegenüber Kreditinstituten 100.000 EUR
Disagio 5.000 EUR

Keine Ausnahmen von der Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten bei geringfügigen Beträgen

In der Vergangenheit wurde vielfach in der Buchungspraxis eine Geringfügigkeitsgrenze bei der Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten angewendet. Auch wenn die Voraussetzungen zur Bildung von Abgrenzungsposten vorlagen, wurden diese bei geringen Beträgen nicht aktiviert und aus Vereinfachungsgründen im Aufwand/Ertrag verbucht. Orientiert hatten sich die Rechnungswesen-Praktiker an den Grenzwerten für Geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG, derzeit also an einem Grenzwert in Höhe von 800 EUR.

Der Bundesfinanzhof hat im Jahr 2021 ein Urteil (BFH Urteil vom 16.03.2021 – X R 34/19) gefällt, dass nach seiner Ansicht aktive Rechnungsabgrenzungsposten auch bei geringfügigen Beträgen zu bilden sind. Das Unterlassen einer ARAP-Bildung wegen Geringfügigkeit lässt sich nach Ansicht des Gerichts weder mit dem Grundsatz der Wesentlichkeit noch mit dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz rechtfertigen. Somit sind im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung auch für Kleinbeträge unter 800 EUR aktive Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden.

Wage und Hammer

Forderungsmanagement – so bleibt Ihr Unternehmen liquide

Mahnung & Inkasso / By

Wie kann ein Unternehmen Zahlungsausfälle minimieren?

Setzen Sie mit dem Forderungsmanagement nicht erst an, wenn der Kunde nicht zahlt, sondern steuern durch gezielte Maßnahme schon vorher gegen ausbleibende Zahlungen an. Das gelingt etwa durch eine vorherige Bonitätsprüfung oder die Vereinbarung von Teilzahlungen.

Wie lässt sich das Forderungsmanagement vereinfachen?

Gerade in kleineren Unternehmen bindet das Forderungsmanagement Personalkapazitäten. Sinnvoll kann in diesen Fällen die Auslagerung an einen externen Dienstleister oder das Factoring sein.

Was ist Forderungsmanagement?

Beim Forderungsmanagement handelt es sich um die Verwaltung offener Forderungen vom Entstehen der Forderung bis zum Zahlungseingang. Das Debitorenmanagement erfolgt entweder im Unternehmen selbst oder wird von einem externen Dienstleister übernommen. Ziel eines effizienten Forderungsmanagements ist, Ihren Betrieb vor ausfallenden Zahlungen zu schützen und die Liquidität zu sichern.

Die Aufgaben des Forderungsmanagements im Überblick:

  • Rechnungsstellung
  • Bonitätsprüfung der Schuldner
  • Vertragsgestaltung mit Zahlungsvereinbarungen
  • Debitorenbuchhaltung
  • Zahlungsabwicklung
  • Organisation offener Zahlungen
  • Versand von Zahlungserinnerungen
  • Mahnwesen, evtl. Beauftragung eines Inkassodienstleisters

Warum ist Forderungsmanagement wichtig?

Für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb benötigt ein Unternehmen Liquidität. Zahlen Ihre Kunden Rechnungen zu spät oder gar nicht, fehlen Ihnen die finanziellen Mittel, eigene Verbindlichkeiten zu begleichen. Gerade wenn die Geschäfte nicht in bar, sondern per Überweisung abgewickelt werden, ist das Forderungsmanagement wichtig. Zahlungsausfälle können auf Dauer die Finanzkraft erheblich schwächen und im schlimmsten Fall zu einer finanziellen Schieflage führen. Ein effizientes Debitorenmanagement, mit dem Sie die Zahlungsströme im Unternehmen möglichst zielgerichtet steuern ist daher sehr zu empfehlen.

Wie läuft das Forderungsmanagement ab?

Zahlt der Kunde seine Rechnung nicht fristgerecht, wird im Forderungsmanagement des Unternehmens ein entsprechender Prozess in Gang gesetzt:

  • Feststellung eines Zahlungsverzugs
  • Versand einer Zahlungserinnerung mit Fristsetzung
  • Üblich sind bis zu drei Mahnungen, wobei dazu keine gesetzliche Verpflichtung besteht
  • Androhung weiterer Schritte im letzten Mahnschreiben
  • Eventuelle Übergabe an einen Inkassodienstleister oder Einschaltung eines Rechtsanwalts
  • Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Wenn ein Kunde nicht zahlt, können Sie in Ihrem Forderungsmanagement entweder selbst das Mahnverfahren einleiten, oder ein Inkassounternehmen beauftragen. Einer der Vorteile dieser Dienstleister ist die Erfahrung, die auf dem Gebiet des Mahnwesens besteht. Für Sie als Auftraggeber ist die Inanspruchnahme des Inkassounternehmens in der Regel günstig, da diese Dienstleister erfolgsabhängig arbeiten. Gelingt es nicht, die Forderung einzutreiben, entstehen Ihnen keine Kosten. Die Unternehmen versuchen, die offene Rechnung einzutreiben, ohne dass die Forderung gerichtlich durchgesetzt werden muss.

Wichtige Kennzahlen für Ihr Forderungsmanagement

Idealerweise behalten Sie verschiedene Kennzahlen im Blick, um zu prüfen, ob das Forderungsmanagement im Unternehmen effizient ist:

  • Besonders wichtig bei Ihrem Forderungsmanagement ist die regelmäßige Bewertung der Forderungen. Spätestens zum Ende des Geschäftsjahres sind die Außenstände in einwandfreie, zweifelhaft und uneinbringliche Forderungen aufgeteilt werden. Idealerweise prüfen Sie den Anteil überfälliger Forderungen nicht nur zum Ende des Jahres, sondern in Abständen, um sich ein Bild von der Situation zu machen.
  • Auch die Länge der Debitorenlaufzeit spielt beim Forderungsmanagement eine Rolle. Dazu ermitteln Sie, wie lange es dauert, bis Schuldner die Rechnung begleichen. Die Berechnung erfolgt wie folgt: Durchschnittliche Forderungen / durch Umsatzerlöse + Mehrwertsteuer * 360 = Debitorenlaufzeit in Tagen Im besten Fall entspricht die Debitorenlaufzeit dem eingeräumten Zahlungsziel. Das zeigt Ihnen, dass Ihre Kunden pünktlich zahlen.
  • Berechnen Sie für Ihr Forderungsmanagement das Verhältnis von ausgefallenen Forderungen zu Ihrem Gesamtumsatz. Sehr gut ist eine besonders geringe Ausfallquote. Für eine genaue Einordnung sollten Sie die Kennzahl mit anderen Unternehmen der Branche vergleichen.
  • Wichtig ist zudem die Umschlaghäufigkeit der Forderungen, hier zeigt sich das Verhältnis zwischen den Umsatzerlösen und den Forderungen. Je höher diese Kennzahl, desto schneller werden offene Rechnungen beglichen und fließen als Liquidität ins Unternehmen. Eine hohe Umschlaghäufigkeit ist also sehr positiv zu bewerten.

Wie können Zahlungsausfälle verhindert werden?

Im besten Fall lassen Sie es gar nicht zu Zahlungsausfällen kommen, sondern setzen mit Ihrem Forderungsmanagement schon früher an. Gehen Sie auf Kundenwünsche ein, vereinbaren Teilzahlungen, wenn der Rechnungsbetrag für eine Einmalzahlung zu hoch ist. Auf diese Weise vermeiden Sie einen kompletten Zahlungsausfall und zeigen sich dem Kunden gegenüber entgegenkommend. Darüber hinaus gibt es weitere Möglichkeiten, säumige Zahlungen zu vermeiden:

  • Angebot verschiedener Zahlungsmodalitäten, evtl. auch Skonto bei Sofortzahlung
  • Bei Neukunden, die Ihnen nicht bekannt sind, Vorkasse vereinbaren
  • Anzahlungen ab einem bestimmten Rechnungswert vereinbaren
  • Bisherige Erfahrungen mit dem Kunden prüfen, hat ein Schuldner bisher immer erst nach Mahnung bezahlt, könnten Sie eine andere Zahlungsweise wie Vorkasse vereinbaren
  • Nennen Sie in der Rechnung ein genaues Fälligkeitsdatum und keine Frist wie 7 oder 14 Tage. So hat der Schuldner das konkrete Zahlungsdatum besser im Blick.

Auch bei Ihrem internen Forderungsmanagement haben Sie verschiedene Optionen, ausfallende Zahlungen zu verhindern:

  • Bonitätsprüfung des Kunden: Bevor Sie eine Geschäftsbeziehung eingehen, ist es ratsam, die Bonität des Kunden zu überprüfen. Insbesondere bei hohen Auftragssummen lohnt es sich, die Zahlungsfähigkeit zu prüfen und eine Auskunft über den Geschäftspartner einzuholen.
  • Debitorenbuchhaltung: Gestalten Sie Ihre Buchhaltung so, dass Ihnen offene Forderungen direkt angezeigt werden und Sie sofort einschreiten können, wenn es zu einem Verzug kommt. Prüfen Sie dazu auch regelmäßig, ob Zahlungen wie vereinbart bei Ihnen eingegangen sind.
  • Factoring: Indem Sie die Forderung verkaufen, vermeiden Sie das Risiko von Zahlungsausfällen. Beim Factoring erhalten Sie vom Factoringunternehmen den Gegenwert Ihrer Forderung abzüglich der entstehenden Gebühren. Das Risiko, dass die Rechnung nicht, zu spät oder nur teilweise bezahlt wird, geht auf den Dienstleister über. Sie sind direkt liquide und müssen nicht auf den Eingang des Rechnungsbetrages warten. Gleichzeitig reduzieren Sie den bürokratischen Aufwand, da die Zahlungsüberwachung entfällt und Sie sich nicht mehr um das Mahnwesen kümmern müssen.
  • Kreditversicherung: Mit Abschluss einer Kreditversicherung schützen Sie Ihr Unternehmen vor Forderungsausfällen. Wird ein Geschäftspartner zahlungsunfähig oder die Rechnung bleibt aus anderen Gründen unbezahlt, greift der Versicherungsschutz. In der Regel übernimmt der Versicherer auch eine regelmäßige Bonitätsüberprüfung der Kunden, sodass Sie genau wissen, mit wem Sie ein Geschäft eingehen.

Internes oder externes Forderungsmanagement?

Sie können das Forderungsmanagement entweder im Unternehmen selbst durchführen oder an einen externen Dienstleister auslagern. Kümmern Sie sich selbst um das Forderungsmanagement und die Überwachung der Zahlungen ist eine effiziente Buchhaltungssoftware zu empfehlen, die Sie bei den Aufgaben entlastet. Behalten Sie offene Forderungen und eigene Verbindlichkeiten stets genau im Blick, so dass Ihr Unternehmen zu jeder Zeit über ausreichende finanzielle Mittel verfügt. Beim internen Forderungsmanagement sollten Sie das Mahnwesen klar strukturieren, um direkt reagieren zu können. Sollte es zu einem Mahnverfahren kommen, können Sie den Mahnbescheid auch problemlos ohne anwaltliche Unterstützung anfordern.

Entscheiden Sie sich für ein externes Debitorenmanagement, übergeben Sie die Arbeiten einem Dienstleister, der sich um alles kümmert. Welche Leistungen Sie outsourcen, ob Sie die Forderungen direkt verkaufen oder nur das Forderungsmanagement delegieren, hängt vom Vertrag mit dem Dienstleister ab.

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