Da sie seit über 20 Jahren Buchhalterin ist, ist Gloria ein Profi in Ihrem Bereich. Sie hat viel Erfahrung darin, Start-ups dabei zu helfen, ihre Buchhaltung so kosteneffizient wie möglich zu gestalten.
Der Begriff Saldo stammt aus dem Italienischen und bedeutet festmachen oder ausgleichen. Der Saldobetrag ist der Unterschied, der sich aus der Soll- und der Habenseite eines Kontos ergibt. Bei der Saldoermittlung wird stets die kleinere Summe von der größeren subtrahiert, damit kann sich also ein Positiv- und Negativsaldo ergeben.
Saldo auf dem Konto
In der Kontoführung wird mit der Saldierung der aktuelle Kontostand ermittelt. Ergibt sich ein positives Ergebnis, ist die Habenseite höher und es steht noch Geld zur Verfügung, man spricht von einem Habensaldo. Ist das Ergebnis negativ, handelt es sich um einen Sollsaldo. Bei einem Blick auf den Kontoauszug zeigt sich ein Minus vor dem Betrag, was bedeutet, dass das Konto überzogen ist und der Kontoinhaber diesen Betrag der Bank schuldet.
Besteht ein Dispositionskredit werden die vereinbarten Zinsen für den Sollsaldo fällig. Hat die Bank keinen Dispo eingeräumt, werden dem Kontoinhaber zusätzliche Überziehungszinsen in Rechnung gestellt.
Neben dem Soll- und dem Habensaldo gibt es in der Kontoführung weitere Arten von Saldi:
Tagessaldo: Der Saldo zu einem bestimmten Zeitpunkt des Tages
Abschlusssaldo: Der Saldo, der sich zum Ende eines Abrechnungszeitraums ergibt. Nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs ist der Abschlusssaldo mindestens einmal jährlich zu ermitteln. Die meisten Banken bilden den Abschlusssaldo am Ende jedes Quartals.
Gesamtsaldo: Der zusammengefasste Saldobetrag aller bei der Bank unterhaltenen Konten.
Valutasaldo: Dieser Saldo enthält Gutschriften, über die ein Kontoinhaber noch nicht verfügen kann. Das sind beispielsweise auf dem Konto eingereichte Schecks, die erst mit späterer Wertstellung gutgeschrieben werden. Zudem berücksichtigt der Valutasaldo auch Abbuchungen, die erst später abgebucht werden. Dabei handelt es sich unter anderem um Lastschriften, die der Gläubiger bereits veranlasst, aber noch nicht dem Konto belastet hat. Der Valutasaldo hat also informativen Charakter für den Kontoinhaber.
Der Saldo ergibt sich also aus dem Unterschiedsbetrag zwischen Gutschriften und Abbuchungen auf dem Girokonto. Das folgende Beispiel zeigt die Berechnung des Saldos:
Eingang Gehalt
+ 3.000 Euro
Abbuchung Miete
– 750 Euro
Abbuchung Kreditrate
– 150 Euro
Auszahlung Geldautomat
– 200 Euro
Saldo
-+ 1.900 Euro
Der Tagessaldo nach den durchgeführten Buchungen beträgt im obigen Beispiel also 1.900 Euro im Haben, der Kontoinhaber kann über diesen Betrag verfügen.
Saldo in der Buchführung
Handelt es sich um die Buchführung eines Unternehmens, das nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, werden Soll und Haben in einer Tabelle gegenübergestellt. Gängig ist diese Methode unter anderem auch bei Freiberuflern oder Selbstständigen, um sich einen Überblick über die aktuelle finanzielle Situation zu schaffen. Auf der Sollseite dieser Gegenüberstellung befinden sich die Verbindlichkeiten und Ausgaben, auf der Habenseite das Vermögen. Damit beide Seiten ausgeglichen sind, bildet man einen Ausgleichsposten, auch als Saldo bezeichnet. Wichtig ist, dass sich am Ende auf beiden Seiten der gleiche Betrag ergibt. Der Saldobetrag wird immer auf der Seite mit der geringeren Summe eingetragen.
Das folgende Beispiel zeigt die Bildung des Ausgleichspostens:
Sollseite
Wareneinkauf
900 Euro
Gewerbemiete
1.500 Euro
Barauszahlung
3.000 Euro
Summe
5.400 Euro
Habenseite
Eingang Barverkäufe
5.000 Euro
Überweisungseingänge
200 Euro
Saldo
200 Euro
Summe
5.400 Euro
Für die Sollseite ergibt sich ein Wert von 5.400 Euro, für die Habenseite 5.200 Euro. Um den Saldo zu bilden, wird die kleinere von der größeren Seite abgezogen, also 5.400 Euro – 5.200 Euro. Es ergibt sich eine Differenz von 200 Euro, die als Ausgleichsbetrag auf der Seite mit dem niedrigeren Betrag einzutragen ist, in diesem Fall auf der Habenseite. In unserem Beispiel ergibt sich also ein Sollsaldo von 200 Euro.
Ist ein Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet, ist die Saldierung deutlich komplexer. Hier sind die Salden zur Erstellung der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung erforderlich. Die Bilanz entsteht aus den Bestandskonten, die sich wiederum in Aktiv- und Passivkonten unterscheiden. Die Bestandskonten weisen am Anfang des Jahres den sogenannten Anfangsbestand und am Ende des Geschäftsjahres den Schlussbestand aus. Im folgenden Jahr wird aus dem Schlussbestand des letzten Jahres der Anfangsbestand des aktuellen Jahres. Zugänge werden auf Bestandskonten im Haben gebucht, Abgänge im Soll. Der Saldo ergibt sich aus der Differenz zwischen den beiden Seiten. Je nachdem ob ein Soll- oder Habenseite entsteht, wird ein Ausgleichsposten gebildet.
Die Erfolgskonten sind entscheidend für die Gewinn-und-Verlust-Rechnung, hier gibt es Aufwandskonten und Ertragskonten. Ein Aufwand wird auf dem Erfolgskonto im Soll gebucht, ein Ertrag im Haben. Die Saldierung erfolgt ebenfalls durch die Bildung der Differenz zwischen beiden Seiten.
Eine Leistung zu erbringen, reicht alleine nicht aus, wenn Sie dafür auch eine Bezahlung erhalten wollen. Sie müssen eine Rechnung schreiben und dann beachten, dass diese irgendwann verjährt. Wichtige gesetzliche Änderungen haben sich in diesem Bereich letztmals mit der Schuldrechtsreform von 2002 ergeben. Seitdem gilt eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, bis dahin waren es noch 30 Jahre.
Selbstständige und Unternehmer müssen die Verjährungsfrist daher immer im Blick haben und ihre Rechnungen im Idealfall erstellen, bevor der kritische Stichtag erreicht ist. Da die Verjährungsfrist immer am Ende eines Jahres endet, müssen Sie also vor dem 31.12. prüfen, ob Sie noch offene Rechnungen von vor drei Jahren haben und ob Sie überhaupt eine Rechnung geschrieben haben.
Ausschlaggebend ist hierbei immer das Datum der Rechnungsstellung und nicht, wann diese Rechnung zugegangen ist. Allerdings ist das Schreiben der Rechnung alleine nicht ausreichend. Es ist auch sicherzustellen, dass dabei tatsächlich eine Forderung entsteht. Wichtig ist weiterhin, dass keine formalen oder inhaltlichen Fehler vorliegen. Es ist also ratsam, die Rechnung genau zu prüfen, bevor diese an den Schuldner geht.
Wie sehen die rechtlichen Regelungen im Einzelnen aus?
In § 194 ff. BGB finden Sie die relevanten rechtlichen Bestimmungen für die Verjährung von Zahlungsansprüchen. So ist zum Beispiel im § 195 BGB eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren festgelegt. Bei Rechten an einem Grundstück beträgt die Verjährungsfrist zehn Jahre (§ 196 BGB) und es ist für verschiedene weitere Fälle mit dem § 197 BGB auch noch eine dreißigjährige Verjährungsfrist vorgesehen wie zum Beispiel bei bestimmten Schadenersatzansprüchen.
Im § 199 Absatz 1 BGB ist geregelt, wann die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt. Das ist jeweils am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Der Stichtag ist damit also der 31. Dezember. Bei allen anderen Verjährungsfristen, die nicht regelmäßig sind, beginnt die Frist mit der Entstehung des jeweiligen Anspruchs (§ 200 BGB).
Mit § 199 Abs. 1 Nr. 2 BGB besteht die weitere Anforderung, dass der Gläubiger von den Anspruch begründenden Umständen zumindest theoretisch auch wissen muss. Es ist also nicht unbedingt notwendig, dass der Inhaber der Forderung tatsächlich davon Kenntnis hat. Es genügt, dass er zumindest Kenntnis davon hätte haben müssen.
Was kann ich gegen die Verjährung tun?
Nach § 214 BGB Abs. 1 hat der Schuldner das Recht, die Leistung zu verweigern, wenn die Verjährung eingetreten ist. Sie haben als Gläubiger also ein Interesse daran, es nicht dazu kommen zu lassen.
Wenn Sie gegen die Verjährung Ihrer Rechnungen vorgehen möchten, können Sie diese verlängern. Dazu ist es erforderlich, dass Sie Mahnungen schreiben, falls Ihre Schuldner die Rechnungen nicht von sich aus begleichen. In diesem Zusammenhang gilt es jedoch einiges zu beachten. Denn die Mahnung an sich hat erst einmal keinen Einfluss auf die Verjährungsfrist und deren Dauer.
Erst bei einer Klage oder der Einleitung eines Mahnverfahrens oder aber bei schriftlicher Anerkennung der Schuld durch den Schuldner ist es möglich, die Verjährungsfrist zu stoppen. Ein einfacher Mahnbescheid hingegen kann die Verjährung nur bis zu maximal sechs Monate hemmen (§ 203 ff. BGB).
Zahlt der Kunde einen Teil der offenen Forderung, beginnt die Verjährungsfrist wieder neu zu laufen. Diese gilt dann für den verbliebenen Rest des Rechnungsbetrags. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, dass die Fristen insgesamt länger als drei Jahre laufen.
Hinweis: Eine Zahlungsverpflichtung erlischt nicht automatisch, nur weil die Verjährungsfrist verstrichen ist. Der Schuldner muss dazu auch eine einseitige Erklärung abgeben, dass er von seinem Recht auf Einrede der Verjährung Gebrauch machen möchte, wie es in § 214 Abs. 1 BGB festgelegt ist.
Wie kann ich einer Verjährung vorbeugen?
Für Unternehmer ist es sinnvoll, mit dem sich nähernden Stichtag des 31. Dezembers ihre Unterlagen durchzugehen und zu prüfen, ob noch offene Rechnungen vorliegen. In diesem Fall sollten Sie entsprechende Mahnungen schreiben. Weiterhin sollten Sie vor diesem Stichtag Rechnungen erstellen, wenn das für erbrachte Leistungen bisher noch nicht erfolgt ist. Vergessen Sie das und schreiben Sie eine Rechnung für eine Leistung aus dem Jahr 2022 beispielsweise erst am 1. Januar 2023, verlängert sich die Verjährungsfrist damit praktisch gesehen fast auf vier Jahre.
Mit der Zustellung eines Mahnbescheids besteht die Möglichkeit der Hemmung einer Verjährung bis zu sechs Monate. Es ist wichtig, binnen dieser Frist den Vollstreckungsbescheid zu beantragen. Die verjährungshemmende Wirkung des Mahnbescheids entfällt sonst nämlich.
Den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids können Sie online stellen. Es erfolgt eine automatische Ermittlung des zuständigen Gerichts. Dieses schickt dann den Mahnbescheid an den Schuldner raus. Hier gelangen Sie zu diesem Verfahren für den Online-Mahnantrag. In Deutschland kommt nur noch dieses zentrale und automatisierte Mahnverfahren zum Einsatz. Es ist mit wenig Aufwand verbunden und es ist nicht erforderlich, den Anspruch zu begründen.
Ablauf der Prüfung auf Verjährung
Es stellt sich im konkreten Fall die Frage, ob die Verjährung eingetreten ist und welche Fristen dafür gelten. Um das feststellen zu können, empfiehlt sich die Einhaltung eines bestimmten Prüfungsablaufs. Den haben wir hier für Sie kurz skizziert:
Schritt 1 – Prüfung auf Sonderverjährungsfristen: Neben der regelmäßigen Verjährungsfrist sind weitere Fristen, etwa für Ansprüche auf dingliche Rechtsänderungen an Grundstücken, zu berücksichtigen. In einem ersten Schritt sollten Sie prüfen, ob eine solche Sonderverjährungsfrist vorliegt.
Schritt 2 – Prüfung auf Ablaufhemmung: Hemmungen liegen zum Beispiel durch Verhandlungen (§ 203 BGB), die Rechtsverfolgung (§ 204 BGB) oder höhere Gewalt (§ 206 BGB) vor.
Schritt 3 – Prüfung auf Neubeginn der Verjährung: Ein solcher Neubeginn erfolgt jeweils nach einer Unterbrechung der Verjährungsfrist, etwa durch eine gerichtliche oder behördliche Vollstreckungshandlung oder dadurch, dass der Schuldner zum Beispiel durch eine Zinszahlung den Anspruch anerkennt.
Schritt 4 – Prüfung auf Sonderregelung: Liegt keine Sonderregelung vor, gilt die dreijährige regelmäßige Verjährungsfrist des § 195 BGB.
Andere Ausdrücke für den Begriff Freizeichnungsklausel sind Haftungsklausel oder Haftungsausschluss. Mit der Freizeichnungsklausel schließt der Verwender seine Haftung oder die Erfüllung bestimmter Bedingungen aus oder er begrenzt sie.
Was ist eine Freizeichnungsklausel?
Die Definition einer Freizeichnungsklausel enthält die folgenden drei Bedeutungen:
Im bürgerlichen Recht oder Zivilrecht gemäß BGB handelt es sich um eine Klausel, durch die die Bindung eines Anbieters an sein Angebot ausgeschlossen oder eingeschränkt wird.
Im Vertragsrecht oder Handelsrecht kann durch die Freizeichnungsklausel abweichend von den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) eines Unternehmens ein Haftungsausschluss hinterlegt werden. Um die Käufer zu schützen, ist der Ausschluss der Sachmängelhaftung und anderer Haftungsgründe jedoch nur sehr eingeschränkt möglich.
Im Wechselrecht bezeichnet die Freizeichnungsklausel eine sogenannte Angstklausel, durch die der Eigentümer des Wechsels als Indossant seine wechselrechtliche Haftung bei der Weitergabe der Rechte aus dem Wechselgeschäft ausschließt. Die Zusätze auf dem Wechsel bei der Freizeichnungsklausel lauten: ohne Obligo, ohne Gewähr oder without recourse bei internationalen Geschäften.
Im jedem Fall handelt es sich um eine abweichende Bestimmung in einem Angebot oder in einem Vertrag, mit der ein Anbieter entweder das gesamte Angebot oder einzelne Positionen von Bindung, Haftung oder Erfüllung entweder beschränkt oder komplett ausschließt.
Wo kommen Freizeichnungsklauseln zum Einsatz?
Durch eine Freizeichnungsklausel behält sich ein Anbieter die abweichende Lieferung einer Ware oder einen geänderten Preis für ein Angebot vor. Ein weiteres Einsatzgebiet ist ein Vertrag, den Käufer und Verkäufer miteinander abschließen. Hier kann der Verkäufer von seinen eigenen allgemeinen Geschäftsbedingungen abweichen und seine Haftung begrenzen oder ausschließen.
Im Geschäftsleben beginnen die meisten Verträge mit einem Angebot. Das betrifft nicht nur Unternehmen, die Projektverträge miteinander abschließen. Auch der Werbeprospekt eines Supermarktes mit den Sonderangeboten der Woche ist ein Angebot an die Käufer. Das Angebot sollte bestimmt Angaben enthalten, um als rechtssicheres Angebot zu gelten.
Durch Freizeichnungsklauseln hat der Anbieter die Möglichkeit, diese Angaben in seinem Angebot einzugrenzen:
Lieferfrist oder Liefertermin
Preis
gelieferte Menge
Durch die Eingrenzungen macht der Anbieter klar, dass sein Angebot nicht sofort rechtsverbindlich bindend ist. Es handelt sich nicht um eine Willenserklärung des Verkäufers, sondern um ein freibleibendes Angebot. Erst wenn der Käufer das Angebot annimmt und der Verkäufer die Annahme ausdrücklich bestätigt, kommt ein endgültiger Vertrag zustande.
Was sind die Vor- und Nachteile?
Ein freibleibendes Angebot findet in der Praxis häufig Anwendung. Vor allem in wirtschaftlich unruhigen Zeiten kann es zu schnellen Änderungen der Rohstoffpreise kommen. Weltweite Ereignisse wie Naturkatastrophen, Krieg oder Pandemie führen zu unterbrochenen Lieferketten und Preissteigerungen. Um die unsicheren äußeren Bedingungen auszugleichen, können Unternehmen bestimmte Freizeichnungsklauseln nutzen.
Doch was sich als Vorteil für die Verkäufer erweist, kann einen Nachteil für die Käufer darstellen. Wenn zwischen Erstellung des Angebots, Annahme durch den Käufer und Bestätigung durch den Verkäufer zu viel Zeit vergeht, können sich die Preise erhöhen oder die Lieferzeiten verlängern. Das erschwert die Kalkulation der Käufer, die daher auf die rechtzeitige Annahme eines passenden Angebots durch den Verkäufer achten sollten.
Freizeichnungsklauseln aus Sicht der Unternehmen
Unternehmen sehen vor allem die Vorteile, die sie aus der Anwendung von Freizeichnungsklauseln in Angeboten und Verträgen nutzen können:
Unsichere äußere Bedingungen erschweren die endgültige Kalkulation der Verkaufspreise und die Angabe eines verbindlichen Lieferdatums. Durch Freizeichnungsklauseln können die Anbieter Preissteigerungen an die Kunden weitergeben oder die Ware zu einem späteren Zeitpunkt ausliefern.
Der Vertragsabschluss kann schnell und verlässlich vorbereitet werden, indem die Angaben aus dem Angebot die Grundlage für den endgültigen Vertrag bilden.
Die Anbieter müssen aber auch diese Nachteile beachten:
Wenn es sich um einen Vertrag gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Verkäufers handelt, muss das Unternehmen darauf achten, dass die Freizeichnungsklausel nicht die Haftung wegen Pflichtverletzung ausschließt oder begrenzt.
Die Kunden können das unverbindliche Angebot ablehnen und es kommt kein Vertrag zustande.
Wenn der Käufer mit den unverbindlichen Angaben nicht einverstanden ist oder andere Änderungen wünscht, muss nachverhandelt werden. Das verlängert die Zeit bis zum Vertragsabschluss und bindet Kapazitäten im Unternehmen des Verkäufers.
Was bedeutet die Freizeichnungsklausel für die Käufer?
Wenn die Käufer ein unverbindliches Angebot erhalten, können sie die Bedingungen genau prüfen und die Angebote mehrerer Anbieter miteinander vergleichen. Erst wenn die Kunden aktiv werden und das Angebot annehmen, kommt nach Bestätigung durch den Verkäufer ein Vertrag zustande.
Durch ein unverbindliches Angebot werden die potenziellen Käufer unter anderem über die Verfügbarkeit der Ware informiert. Wenn sich im Angebot die Klausel „Nur solange der Vorrat reicht“ findet, deutet dies auf eine Knappheit der verfügbaren Produkte hin. Die Kunden können den Hinweis dahingehend verstehen, dass sie sich schnell zum Kauf entscheiden müssen. Ansonsten kann es dazu kommen, dass der Verkäufer die Ware entweder gar nicht oder nur zu einem höheren Preis und mit einer längeren Lieferzeit zur Verfügung stellen kann.
Beispiel-Formulierungen für Freizeichnungsklauseln
In der Praxis gibt es viele Beispiele für Freizeichnungsklauseln in Angeboten und Verträgen. Die Formulierungen beziehen sich entweder auf einzelne Bestandteile der Vereinbarung oder auf das komplette Angebot beziehungsweise den gesamten Vertrag.
Hier einige Beispiel-Formulierungen für Freizeichnungsklauseln:
Bezogen auf alle Bestandteile des Angebots oder Vertrags:
In einer Sammelrechnung fassen Sie mehrere Aufträge für einen Kunden in einer Rechnung zusammen. Das weicht vom Normalfall ab, wenn jeder Auftrag seine eigene Rechnung erhält. Dieses Konstrukt ist möglich und sinnvoll, wenn ein einzelner Kunde laufend Aufträge erteilt.
Die Abrechnung erfolgt im Rahmen der Sammelrechnung periodisch. Möglich ist zum Beispiel eine Erstellung der Rechnung alle drei Monate. Das hängt davon ab, was für Sie und Ihren Kunden am einfachsten und sinnvollsten ist.
Typisch ist die Verwendung von Sammelrechnungen bei Stammkunden des Unternehmens. Mit diesem Instrument genügen Sie weiterhin den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Demnach ist für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg in Form einer Rechnung erforderlich. Dabei ist es möglich, mit nur einer Rechnung mehrere Geschäftsvorfälle zu belegen.
Was sind die Bestandteile der Sammelrechnung?
Für die Erstellung von Rechnungen müssen Sie eine Reihe von Pflichtangaben berücksichtigen. Diese dürfen auf keiner korrekt erstellten Rechnung fehlen. Die relevanten Rechnungsmerkmale finden Sie im § 14 Abs. 4 und § 14a UStG. Alle diese Pflichtangaben gelten auch für die Sammelrechnung. Deshalb ist es nützlich, sich die wichtigsten Merkmale noch einmal zu vergegenwärtigen:
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
Eventuell Entgeltminderungen wie Rabatte und ähnliches
Hinzu kommen zusätzliche Anforderungen, die nur für die Sammelrechnung gelten. Folgende Punkte sollten Sie beachten:
Listen Sie alle Einzelabrechnungen anhand der Lieferscheine auf.
Sie müssen die einzelnen Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe zusammenfassen.
Sollten noch einige der nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben auf der zusammenfassenden Rechnung fehlen, muss nach § 31 Abs. 1 UStDV ein Hinweis auf die entsprechenden ergänzenden Dokumente erfolgen.
Entscheidend ist, dass Sie die Entgelte einmal mit den Einzelsummen und zusätzlich als Gesamtsumme angeben. Das gilt auch für die damit zusammenhängenden Steuerbeträge. Damit bleibt nachvollziehbar, wie sich die Sammelrechnung zusammensetzt.
Grundsätzlich unterscheidet sich die Sammelrechnung damit nicht wesentlich von einer normalen Rechnung. Das ist ein weiterer Grund dafür, weshalb die Sammelrechnung in der Praxis eine hohe Flexibilität bietet. Entscheidend ist es, dass Sie alle Entgelte und deren Steuerbeträge zusammenfassen, wie sie in der betreffenden Periode angefallen sind.
Warum ist die Sammelrechnung sinnvoll?
Die wesentliche Motivation für die Erstellung von Sammelrechnungen ist die Zeitersparnis. Statt mehrere Rechnungen auszustellen, genügt eine einzige. Dieser Vorteil ist größer, je mehr Geschäftsvorfälle Sie zusammenfassen können. Es gilt jedoch darauf zu achten, dass die Übersichtlichkeit der Rechnungserstellung nicht darunter leidet. Sie sollten nicht zu viele Geschäftsvorfälle zusammenführen.
Wer Zeit bei der Abwicklung von Geschäftsvorfällen sparen möchte, greift also zur Sammelrechnung. Sie reduzieren damit die erforderliche Zahl für Buchungen auf dem Bankkonto und dem Konto des Kunden.
Sinnvoll ist eine Sammelrechnung auch, wenn Ihre Kapazitäten in der Buchhaltung begrenzt sind. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Buchhaltung nicht jeden Tag arbeitet, sondern die anfallenden Aufgaben einmal wöchentlich oder in anderen zeitlichen Abständen erledigt. In dieser Situation ist es unvermeidlich, dass sich die Lieferscheine des Kunden ansammeln.
Hier wäre es nicht sinnvoll, im Nachhinein anhand jedes einzelnen Lieferscheins noch einmal eine Rechnung auszustellen. Sammeln Sie stattdessen alle Lieferscheine und fassen Sie diese zu einer Sammelrechnung zusammen, sobald sich die Mitarbeiter in der Buchhaltung wieder darum kümmern können. Auf diese Weise ergibt sich automatisch eine Periodizität.
Beispiele
Einer Ihrer Kunden bestellt jede Woche mehrfach verschiedene Artikel bei Ihnen. Wenn am Montag eine Bestellung eingeht, wissen Sie bereits, dass in den nächsten Tagen mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere folgen. In diesem Fall möchten Sie darauf verzichten, jedes Mal sofort eine Rechnung auszustellen. Möglich wäre hier zum Beispiel eine Sammelrechnung pro Woche oder pro Monat.
Eine andere Sammelrechnung kennt jeder von uns: die Stromrechnung. Die funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Wir verbrauchen ständig Strom und erhalten dafür nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums eine Stromrechnung, auf der alle Verbräuche aufgeführt und zusammengefasst sind.
Was gibt es zu beachten?
Bei der Erstellung einer zusammenfassenden Rechnung gilt es einige Punkte zu berücksichtigen. Einer davon betrifft das Liefer- oder Leistungsdatum. Dieses gehört als Angabe auf die Rechnung, doch welches Datum ist hier korrekt? Schließlich nehmen Sie in einer Periode mehrere Lieferungen vor bzw. erbringen eine Vielzahl von einzelnen Leistungen. Damit stellt sich die Frage, welches Datum Sie hier angeben können.
Die Antwort hängt davon ab, ob es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, die Sie auf der Rechnung zusammenfassen. Der Zeitpunkt der Übergabe gilt bei der Warenlieferung als Lieferdatum. Handelt es sich um eine Dienstleistung, vereinbaren Sie mit dem Kunden einen Abnahmetermin. Dieser dient dann als Zeitpunkt der Leistungserbringung. Das ist sinnvoll, weil sich die Leistungserbringung in der Regel über einen längeren Zeitraum erstreckt.
Insgesamt stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Auswahl, das Liefer- oder Leistungsdatum auf der Sammelrechnung anzugeben:
Sie können pauschal darauf hinweisen, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.
Sie geben einen Lieferschein oder ein Leistungsdatum an.
Sie verweisen auf den Lieferschein, der das Lieferdatum enthält.
Sie verweisen auf das Lieferscheindatum des Lieferscheins, der kein Datum aufführt. Lieferscheindatum und Lieferdatum entsprechen einander.
Hinweis:
Es spielt rechtlich keine Rolle, ob Sie auf der Rechnung von einem Leistungsdatum oder einem Lieferdatum sprechen. Lieferungen beziehen sich auf Waren und Leistungen auf die erbrachte Dienstleistung. In der Regel verwenden Sie den Begriff Lieferdatum für die tatsächlich gelieferte Ware.
Wenn Sie sich die Erstellung der Sammelrechnung erleichtern möchten, können Sie auch auf ein Muster zurückgreifen.
Wie kann ich die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen?
Den Antrag stellen Sie einfach formlos bei Ihrem Finanzamt. Wer dem Gesetz nach mit seinen Leistungen von der Umsatzsteuer befreit ist, erhält von der Gemeinde oder der zuständigen Behörde eine entsprechende Bescheinigung.
Ist die Umsatzsteuerbefreiung immer vorteilhaft?
Nicht in jedem Fall lohnt es sich für Kleinunternehmer die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch zu nehmen. Wer vor allem B2B-Geschäfte tätigt, sollte auf die Befreiung verzichten.
Umsatzsteuerbefreiung – für wen gilt die Regelung?
Unternehmen sind verpflichtet, beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen Umsatzsteuer zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen. In bestimmten Fällen können Unternehmer sich von der Pflicht, Umsatzsteuer abzuführen, befreien lassen. Im folgenden Artikel erfahren Sie, für wen eine Umsatzsteuerbefreiung möglich ist, wie sie beantragt werden kann und welche Nachteile dadurch entstehen können.
Wer kann eine Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen?
Die Regelungen zur Umsatzsteuerpflicht in Deutschland finden sich im Umsatzsteuergesetz. Ein Überblick über verschiedene Lieferungen und Leistungen, die nach dem UStG umsatzsteuerbefreit sind, aber auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind:
Medizinische Leistungen von Ärzten, Zahnärzten und anderen Heilberufen
Vermietung und Verpachtung von Grundstücken
Finanzumsätze etwa bei der Kreditvermittlung
Leistungen von Bausparkassen
Leistungen von Versicherungsmaklern
Pflegedienstleistungen
Umsätze im Bildungsbereich beispielsweise von Schulen oder selbständigen Lehrkräften
In diesen Bereichen ist die Umsatzsteuerbeschreibung gesetzlich geregelt. Wichtig ist eine Absprache mit dem Finanzamt oder dem Steuerberater, ob steuerbefreite Umsätze vorliegen. Unter Umständen verlangt das Finanzamt Nachweise über die Tätigkeit.
Nach § 19 UStG können auch Kleinunternehmer die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen. Liegt der Umsatz im laufenden Jahr unter 22.000 Euro und wird im folgenden Jahr voraussichtlich weniger als 50.000 Euro betragen, kann die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen. Mit der Kleinunternehmerregelung will der Gesetzgeber den bürokratischen Aufwand reduzieren. Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, sind aber auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt. In Ihren Rechnungen müssen Sie auf die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung hinweisen.
Wichtig zu wissen
Bei den festgelegten Grenzen handelt es sich um den Umsatz und nicht um den Gewinn eines Unternehmens.
Wie beantrage ich eine Umsatzsteuerbefreiung?
Bestehen umsatzbefreite Umsätze im Bereich Kultur und Bildung, können Sie sich von der zuständigen Stelle (in der Regel die Bezirksregierung) eine Umsatzsteuerbescheinigung nach § 4 UStG zur Vorlage beim Finanzamt ausstellen lassen. Üblicherweise ist die Beantragung problemlos formlos möglich. Die Ausstellung der Bescheinigung kann gebührenpflichtig sein.
Wenn Sie als Kleinunternehmer die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen möchten, reicht ein formloses Schreiben an Ihr zuständiges Finanzamt aus. Darin geben Sie an, dass Sie nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes die steuerliche Regelung als Kleinunternehmer in Anspruch nehmen wollen. Starten Sie mit Ihrem Unternehmen, geben Sie einfach bei der steuerlichen Anmeldung an, dass Sie die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen möchten. Die Rechtsform des Unternehmens ist bei Inanspruchnahme der Regelung übrigens unerheblich.
Entscheiden Sie sich für einen Wechsel von der Kleinunternehmerregelung in die reguläre Besteuerung, gilt das für mindestens fünf Jahre. Dabei ist unerheblich, ob Sie freiwillig wechseln oder wegen Überschreiten der Umsatzgrenze zum Wechsel verpflichtet sind. Wer im laufenden Geschäftsjahr mit seinem Umsatz die Grenze von 22.000 Euro überschreitet, fällt im kommenden Jahr automatisch unter die Regelbesteuerung.
Welche Vorteile bietet die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer?
Verschiedene Vorteile machen die Kleinunternehmerregelung in bestimmten Fällen attraktiv:
Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen überwiegend für Privatpersonen, die keinen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, zusammenarbeiten, profitieren Sie von der Umsatzsteuerbefreiung.
Sie haben gegenüber Unternehmen, die Umsatzsteuer geltend machen einen Wettbewerbsvorteil, da Sie günstigere Preise anbieten können.
Sie müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt übermitteln und profitieren von einem geringeren bürokratischen Aufwand.
Durch den reduzierten Verwaltungsaufwand ist die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater nicht unbedingt erforderlich.
Welche Nachteile gibt es durch die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer?
Im Zusammenhang mit der Umsatzsteuerbefreiung gibt es verschiedene Nachteile:
Wer als Kleinunternehmer in die Selbständigkeit startet, hat vor allem zu Beginn der Tätigkeit unter Umständen hohe Ausgaben, da verschiedene Anschaffungen getätigt werden. In diesem Fall kann der Kleinunternehmer keine Vorsteuer geltend machen.
Wer zunächst als Kleinunternehmer tätig ist, bietet einen Preisvorteil, da die Rechnungsstellung ohne Umsatzsteuer erfolgt. Wechselt der Unternehmer nun in die Regelbesteuerung, wird es für Kunden teurer und der Wettbewerbsvorteil erlischt. Unter Umständen springen Stammkunden aus diesem Grund ab.
Kunden könnten die Kompetenz des Unternehmers in Frage stellen, da die Inanspruchnahme der Umsatzsteuerbefreiung zeigt, dass nur geringe Umsätze erzielt werden.
Arbeiten Sie mit Unternehmen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, zusammen, ist das für diese Betriebe nachteilig, da auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Das Unternehmen könnte aus diesem Grund die Zusammenarbeit beenden.
Ist die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer sinnvoll?
Wenn Sie vor allem mit privaten Kunden, die keine Vorsteuerabzug geltend machen, zusammenarbeiten, ist die Befreiung sinnvoll. Auch wenn Sie als Selbständiger nur geringe Ausgaben haben und kaum oder keine Materialien beschaffen müssen, lohnt sich die Kleinunternehmerregelung für Sie.
Wer selbständig arbeitet, möchte mit seinem Unternehmen einen möglichst hohen Gewinn erzielen, um von den Einkünften leben zu können. Die Grenze von 22.000 Euro reicht in der Regel nicht aus, um den gesamten Lebensunterhalt zu stemmen, sodass sich die Frage nach der Kleinunternehmerregelung in den meisten Fällen ohnehin nicht stellt.
Sind Sie jedoch nebenbei selbständig tätig und bleiben auch künftig unter der 22.000er-Marke kann sich die Umsatzsteuerbefreiung durchaus lohnen.
Erwirtschaftet eine Kapitalgesellschaft im Laufe eines Jahres einen Überschuss und möchte sie diesen einbehalten, bildet sie eine Gewinnrücklage. Das bezeichnen wir in der betriebswirtschaftlichen Praxis auch als Thesaurierung. Das Gegenteil der Gewinnrücklage ist die Gewinnausschüttung, bei der eine Gesellschaft zum Beispiel eine Dividende an ihre Aktionäre zahlt.
In der Gliederung der Bilanz, wie sie das Handelsgesetzbuch vorgibt (§ 266 Abs. 3 HGB), steht die Gewinnrücklage auf der Passivseite im Eigenkapital. Die Bildung dieser Position nehmen Sie aus dem Jahresüberschuss vor. Typisch ist für Unternehmen ein relativ gleichbleibendes Grundkapital, während die Gewinnrücklage den variableren Teil des Eigenkapitals darstellt.
Die Gewinnrücklage gehört zu den offenen Rücklagen und diese müssen Sie laut Gesetz getrennt voneinander ausweisen. An erster Stelle in der Gliederung finden Sie das Grundkapital (gezeichnetes Kapital), gefolgt von der Kapitalrücklage. Danach kommt die Gewinnrücklage mit ihren weiteren Untergliederungen.
Was ist der Unterschied zwischen Rücklagen und Rückstellungen?
Eng verwandt mit dem Begriff der Gewinnrücklagen sind die Rückstellungen. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass die Rücklagen zum Eigenkapital gehören, während die Rückstellungen Teil des Fremdkapitals sind. Rücklagen mindern den Gewinn nicht, während Rückstellungen der Absicherung gegen einen Aufwand dienen.
Wie bilde ich die Gewinnrücklagen?
Die Bildung der Gewinnrücklagen erfolgt immer aus den Jahresüberschüssen. Diese können aus dem gerade beendeten Geschäftsjahr oder aus den früheren Geschäftsjahren stammen (§ 272 Abs. 3 HGB). Unterschiede resultieren daraus, ob eine Aktiengesellschaft oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung eine solche Rücklage bilden möchte.
Sie schütten bei der Bildung einer Gewinnrücklage die Gewinne nicht aus, sondern behalten diese zumindest bis zu einem gewissen Betrag ein (§ 272 Abs. 2 HGB). Wie Sie dabei genau vorgehen, hängt von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab.
AG und KGaA
Im Falle der Aktiengesellschaften (AG) sowie Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Bildung von Rücklagen (§ 150 Abs. 1 AktG und § 278 Abs. 3 AktG).
Hat die gesetzliche Rücklage zusammen mit der Kapitalrücklage einen Anteil von zehn Prozent am Grundkapital der Gesellschaft erreicht, endet der Zwang zur weiteren Bildung von Rücklagen. Ansonsten sind mindestens fünf Prozent einzustellen (§ 150 Abs. 2 AktG). Es ist jedoch möglich, in der Satzung einen höheren Anteil am Grundkapital zu bestimmen.
So könnte die gesetzliche Gewinnrücklage einer Aktiengesellschaft aussehen:
Beispiel-AG
Grundkapital: 20 Millionen Euro
Kapitalrücklage: 1 Million Euro
Gewinnrücklage: 500.000 Euro
Jahresüberschuss in der betrachteten Periode: 1,5 Millionen Euro
Summe bisherige Kapitalrücklage und Gewinnrücklage: 1,5 Millionen Euro
Anteil bisherige Rücklage am Grundkapital: 7,5 Prozent (1,5 von 20 Millionen Euro)
Die bisherigen Rücklagen haben einen Anteil von weniger als zehn Prozent am Grundkapital, daher: Mindesteinstellung in die gesetzliche Rücklage: 75.000 Euro (5 Prozent von 1,5 Millionen Euro)
GmbH
Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung greift der § 29 Abs. 2 GmbHG. Demnach ist es möglich, die Rücklage aus dem gesamten Jahresüberschuss zu bilden. Dadurch ließe sich der Bilanzgewinn auf Null reduzieren.
Welche Arten von Gewinnrücklagen gibt es?
In der Gliederung der Bilanz nach § 266 Abs. 3 HGB sind insgesamt vier Arten von Gewinnrücklagen aufgeführt:
Gesetzliche Rücklage: Wie viel die Gesellschaft hier einstellen muss, hängt von der Rechtsform ab. Bei der AG und der KGaA sind es fünf Prozent vom Jahresüberschuss (§ 150 Abs. 2 AktG) und bei der Unternehmergesellschaft sind es 25 Prozent (§ 5a Abs. 3 Nr. GmbHG).
Rücklage für eigene Anteile: Diese Rücklage bezieht sich auf Anteile an einem herrschenden oder mehrheitlich beteiligten Unternehmen. Den Betrag dieser Anteile sehen Sie auf der Aktivseite der Bilanz und er ist vollständig in die Rücklage einzustellen (§ 272 Abs. 4 HGB).
Satzungsmäßige Rücklagen: Sie können gemäß § 58 AktG auch höhere Rücklagen als die gesetzliche festlegen. Das geschieht in der Satzung.
Andere Gewinnrücklagen: Alles, was Sie bei den anderen drei Arten von Rücklagen nicht unterbringen können, ist hier als Restgröße erfasst.
Warum sollte ich Gewinnrücklagen bilden?
Ihrer Funktion nach handelt es sich bei den Gewinnrücklagen um eine Art finanzielles Reservepolster, das Ihr Unternehmen sich in der Bilanz zulegt. Das Prinzip der Bildung einer Rückstellung besteht im Vergleich zur Rücklage darin, dass Sie den Aufwand sofort verbuchen für eine Auszahlung, die erst später erfolgt. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, Ihr Unternehmen finanziell abzusichern.
Damit sind Rückstellungen erfolgswirksam. Das gilt für die Rücklage nicht. Diese können Sie erfolgsneutral vornehmen. Zudem ist die Gewinnrücklage nicht an einen bestimmten Zweck gebunden. Sie können die Gewinnrücklage verwenden, um damit Ihre zukünftigen Zahlungen zu decken, von denen Sie heute noch nichts wissen.
Mit der Bildung von Rücklagen beugen Sie daher eventuellen zukünftigen Verlusten vor. Das hat auch indirekte Vorteile. Denn die offene Gewinnrücklage dient als zusätzliches Haftungskapital einer Gesellschaft. Auf diese Weise können Sie die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens erhöhen. Durch die Gewinnrücklage machen Sie also einen Teil der Gewinne des Betriebs für den Gläubigerschutz zugänglich.
Wie löse ich die Gewinnrücklagen wieder auf?
Nach der Bildung einer Gewinnrücklage haben Sie die Möglichkeit, diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzulösen. Dabei können Sie über die Art und Weise der Auflösung nicht frei entscheiden, sondern müssen die strengen gesetzlichen Voraussetzungen berücksichtigen.
Gemäß Aktiengesetz dürfen Sie die Gewinnrücklage nicht wieder auflösen, wenn diese gemeinsam mit der Kapitalrücklage nicht den gesetzlich geforderten Anteil am Grundkapital erreicht (§ 150 Abs. 3 AktG). Ist das noch nicht der Fall, ist die Verwendung nur für den Ausgleich eines Jahresfehlbetrags oder zum Ausgleich eines Verlustvortrags aus dem Vorjahr erlaubt.
Doch selbst dieser Ausgleich von Verlusten ist nur möglich, wenn dafür der Gewinnvortrag aus dem Vorjahr oder die anderen Gewinnrücklagen nicht ausreichen. An die Auflösung der Rücklage sind also vielfältige Bedingungen geknüpft.
Mehr Möglichkeiten für die Auflösung erhalten Sie, wenn die gesetzlich vorgeschriebene Mindestgrenze überschritten ist. Nach § 150 Abs. 4 Nr. 3 AktG können Sie die Rücklagen dann auflösen, um das Kapital zu erhöhen. Möglich ist auch eine Dividendenausschüttung, falls der Jahresüberschuss dafür nicht ausreichen sollte.
Bei der Auflösung von Rücklagen ist das in § 275 Abs. 4 HGB definierte Abführungsverbot zu beachten. Demnach dürfen Sie in der Gewinn- und Verlustrechnung die Veränderungen der Kapital- und Gewinnrücklagen erst nach dem Posten für den Jahresüberschuss bzw. den Jahresfehlbetrag ausweisen.
Mit der Handelsrechnung erfolgt der Nachweis des Handelskaufs von Waren und sonstigen Gütern. Bei einem Kaufvertrag handelt es sich immer dann um einen solchen Handelskauf, wenn dieser für wenigstens eine der beteiligten Parteien ein Handelsgeschäft darstellt. In den §§ 373–382 HGB ist genau geregelt, wann ein solches Handelsgeschäft vorliegt.
Die englische Bezeichnung für die Handelsrechnung lautet commercial invoice. Die Ausstellung erfolgt immer durch den Verkäufer. Er macht hierin alle wesentlichen Angaben zum Beispiel zur Bezeichnung der Waren, deren Menge oder Kaufpreis. Weitere Angaben können die Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten betreffen. Wer sich die Erstellung der Handelsrechnung erleichtern möchte, kann dafür auf verschiedene Muster zurückgreifen.
Wo kommt die Handelsrechnung zum Einsatz?
Die Handelsrechnung ist erforderlich, wenn eine Lieferung an einen Nicht-EU-Staat gewünscht ist. Bei Lieferungen innerhalb der EU ist die Handelsrechnung als Dokument nicht gefordert, was den Handel deutlich vereinfacht. Ihre Bedeutung hat diese Rechnung damit für internationale Verkaufstransaktionen, die nicht innerhalb einer Freihandelszone, einer Zollunion oder einer Wirtschaftsunion stattfinden.
Der Handelsrechnung kommt ihre Bedeutung zu für die Zolleinfuhr und die dort erforderlichen Überprüfungen sowie für die Vertragsabwicklung bzw. bei Lieferungen an den Außengrenzen. Nützlich ist diese Rechnung auch dann, wenn es bei der Abwicklung der Transaktion zu Schwierigkeiten kommen sollte. In diesem Dokument sind viele Angaben enthalten, die bei der Klärung von Konflikten hilfreich sein können.
Vereinfacht gesagt, kommt die Handelsrechnung immer dann zum Einsatz, wenn Ihr Unternehmen in ein Land außerhalb der EU versenden möchte. Zudem ist eine Mindestgrenze für den Warenwert zu berücksichtigen. Diese liegt bei 330 Euro. Das bedeutet auch, dass eine Ware überhaupt einen Wert haben muss, damit die Handelsrechnung relevant ist.
Was muss bei der Handelsrechnung enthalten sein?
Zur Handelsrechnung gehören eine Reihe von Pflichtangaben. Wir haben diese in einer Liste für Sie zusammengefasst, die Sie in der Praxis als eine Art Checkliste zur Überprüfung der Angaben in Ihrer eigenen Handelsrechnung verwenden können. Die Eintragungen haben wir zum Zwecke der einfacheren Auffindbarkeit alphabetisch geordnet:
EORI-Nummer
Handelsregisternummer
Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers (falls notwendig)
Warenbeschreibung (-auflistung) mit handelsüblicher Kennzeichnung und Angabe der Menge
Zolltarifnummer
Tatsächlich reichen auch diese umfangreichen Angaben nicht in jedem Fall aus. Zusätzliche Angaben wie zum Beispiel eine Eides- und Schwurklausel können erforderlich sein. Das hängt vom Bestimmungsland ab. Möglich ist auch, dass Sie Herstellererklärungen hinzufügen müssen. Weiterhin verlangen einige Staaten bei der Einfuhr eine Legalisierung der Handelsabrechnung. Diese Anforderungen sind so spezifisch, dass Sie sich dazu von der zuständigen Industrie- und Handelskammer beraten lassen sollten.
Was ist die Zolltarifnummer?
Die Zolltarifnummer dient als zentrales Ordnungsmerkmal im internationalen Handel. Viele andere Bezeichnungen sind ebenfalls gebräuchlich. So spricht zum Beispiel das Statistische Bundesamt von einer Warennummer. Weitere Bezeichnungen lauten Codenummer, Nomenklaturnummer oder HS-Position. International sind weitere Bezeichnungen zu finden wie zum Beispiel Product Code oder Customs Tariff Code. In allen diesen Fällen handelt es sich immer um die gleiche Zolltarifnummer.
Für die Erfassung von Waren im Zolltarif benötigen die Unternehmen in der Praxis zwei verschieden lange Zolltarifnummern, was davon abhängt, ob es sich um eine Einfuhr oder eine Ausfuhr handelt:
Ausfuhranmeldung: 8-stellige Nummer
Einfuhranmeldung: 11-stellige Nummer
Die ersten sechs Stellen dieser Nummer sind Teil des sogenannten harmonisierten Systems, für dessen Verwaltung die Weltzollorganisation zuständig ist. Dieses System findet weltweit in über 200 Staaten Anwendung. Für die Verwendung in der EU erfolgt eine Erweiterung um zwei Stellen zur kombinierten Nomenklatur (KN).
Mit der neunten und zehnten Stelle der Zolltarifnummer verschlüsselt die EU gemeinschaftliche Maßnahmen wie etwa Antidumpingregelungen. Sie repräsentieren den Integrierten Tarif der Europäischen Union (TARIC).
Mit der elften Stelle lassen sich schließlich Umsatzsteuersätze und andere Angaben für nationale Zwecke verschlüsseln. Dazu gehören auch nationale Beschränkungen und Verbote.
Was ist die EORI-Nummer?
EORI steht für Economic Operators´ Registration and Identification number. Hierbei handelt es sich also um eine Nummer zur Registrierung und Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten. Diese Nummer ist nicht mit der oben beschriebenen 11-stelligen Codenummer zu verwechseln ebenso wenig wie mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der Steuernummer oder der Verbrauchsteuernummer. Sie dient nicht der Beschreibung von Waren, sondern der Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten gegenüber den Zollbehörden innerhalb der EU.
Ein solcher Wirtschaftsbeteiligter kann jeder sein, der mit seinen Tätigkeiten von zollrechtlichen Vorschriften betroffen ist (Art. 5 Nr. 5 UZK). Jeder beantragt seine EORI-Nummer in dem EU-Staat, in dem er ansässig ist. Drittländische Wirtschaftsbeteiligte, die als Ausführer oder Einführer auftreten möchten, benötigen hingegen keine EORI-Nummer.
Wirtschaftsbeteiligte mit einer EORI-Nummer sind verpflichtet, diese bei schriftlichen bzw. elektronischen Zollanmeldungen anzugeben. Das betrifft den Anmelder und dessen Vertreter, den Empfänger und den Versender sowie den Inhaber des Versandverfahrens.
Vereinfacht lässt sich sagen, dass jeder Gewerbetreibende in der EU eine EORI-Nummer benötigt und angeben muss, der Waren im- und exportieren möchte. Diese Regelung gilt bereits seit dem 01.11.2009. Wer also zum Beispiel als Unternehmen aus einem Nicht-EU-Land Waren importieren möchte, muss bei der Zollabfertigung seine EORI-Nummer angeben.
Jeder Wirtschaftsbeteiligte erhält dabei nur eine einzige EORI-Nummer. Auf diese Weise haben die Zollbehörden der verschiedenen Länder der EU die Möglichkeit, die Warenströme leichter nachvollziehen und kontrollieren zu können.
Um den Jahresüberschuss zu berechnen, werden die Aufwendungen von den Erträgen abgezogen. Wenn die Berechnung ein positives Ergebnis anzeigt, hat das Unternehmen einen Überschuss erwirtschaftet, der auch Reingewinn genannt wird.
Sind im betreffenden Geschäftsjahr die Ausgaben höher ausgefallen als die Einnahmen, weist die Gesellschaft einen Jahresfehlbetrag aus. Der Fehlbetrag wird auch als Reinverlust bezeichnet.
Die Ergebnisse stellen die Grundlage für Investitionen und Ausschüttungen an die Anteilseigner dar. Außerdem verwendet das Finanzamt den Jahresüberschuss als Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Körperschaftsteuer.
Wie wird der Jahresüberschuss ermittelt?
Grundlage zur Berechnung des Jahresüberschusses sind die Bilanz bei Kapitalgesellschaften (§ 266 HGB) und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) bei Kaufleuten und Betrieben, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind (§ 275 HGB). Gemäß den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) kann die GuV nach einer von diesen beiden Methoden ermittelt werden:
Umsatzkostenverfahren (§ 275 Abs. 2 HGB)
Gesamtkostenverfahren (§ 275 Abs. 3 HGB)
Beide Verfahren kommen zu demselben Ergebnis. Wenn ein Unternehmen das Umsatzkostenverfahren anwendet, findet sich der Jahresüberschuss in Posten 16 der GuV. Bei der Anwendung des Gesamtkostenverfahrens entspricht Posten 17 der GuV dem Reingewinn.
Die folgenden Positionen werden nicht bei der Berechnung des Gewinns am Ende eines Geschäftsjahres berücksichtigt:
Das Umsatzkostenverfahren berechnet die Kosten bezogen auf den Umsatz in einem Geschäftsjahr. Zur Ermittlung des Gewinns werden die Herstellungskosten und sonstigen Ausgaben herangezogen, die zur Produktion der Ware anfallen. Die einzelnen Erträge und Aufwendungen werden erst dann ausgewiesen, wenn die Produkte verkauft sind. Das bedeutet, dass der Lagerbestand, halb fertige Erzeugnisse und selbst erstellte Sachanlagen nicht berücksichtigt werden. Außerdem werden nur die Kosten der mit der Produktion beschäftigten Unternehmensbereiche in die Rechnung aufgenommen. Dazu gehören diese Kostenarten:
Herstellungskosten
Vertriebskosten
Verwaltungskosten
sonstige betriebliche Aufwendungen
Die Kosten werden von dem Umsatzerlös abgezogen und sonstige betriebliche Erträge hinzugerechnet, um den Jahresüberschuss oder den Jahresfehlbetrag zu ermitteln.
Jahresüberschuss nach dem Gesamtkostenverfahren
Um Gegensatz zum Umsatzkostenverfahren ermittelt das Gesamtkostenverfahren den Jahresüberschuss in Bezug auf die produzierte Menge. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ware zum Stichtag schon verkauft ist oder nicht. Die Aufwendungen beziehen sich nicht auf die verschiedenen Bereiche des Unternehmens, sondern auf die unterschiedlichen Aufwandsarten:
Materialaufwand
Personalaufwand
Abschreibungen
sonstige betriebliche Aufwendungen
Zinsen
Steuern
Auch hier werden die Kosten von den Umsatzerlösen abgezogen. Anschließend werden folgende Erträge hinzugerechnet:
Lagerbestand aus fertigen Erzeugnissen
unfertige Erzeugnisse
aktivierte Eigenleistungen
sonstige betriebliche Erträge
Erträge aus Beteiligungen
erhaltene Zinsen und Erträge aus Wertpapieren und Geldanlagen
Steuererstattungen und die Auflösung von Steuerrückstellungen
Der Jahresüberschuss in der Bilanz
Bei der Gewinn-und-Verlust-Rechnung eines Unternehmens handelt es sich um ein Unterkonto der Bilanz. Damit stellt das Ergebnis eine Bilanzposition im Eigenkapital dar. Ein Jahresüberschuss erhöht das Eigenkapital, während ein Jahresfehlbetrag zu einem geringeren Eigenkapital führt. Falls eine Kapitalgesellschaft mit der Höhe des Eigenkapitals nicht zufrieden ist, kann die Geschäftsleitung stille Reserven auflösen oder Vermögensgegenstände verkaufen. Diese Maßnahmen ergreifen Unternehmen, um die Eigenkapitalquote zu erhöhen. Die Quote ist ein wichtiger Indikator für die Bonität einer Firma. Banken, Kreditgeber und Geschäftspartner machen geschäftliche Verbindungen und die Konditionen für Kredite oder Lieferantendarlehen unter anderem von der Eigenkapitalquote abhängig.
Was sagt der Jahresüberschuss aus?
Der Jahresüberschuss zeigt den Gewinn eines Unternehmens nach Steuern an. Bei einer Aktiengesellschaft handelt es sich damit um den Wertzuwachs des Unternehmens. Zur Berechnung werden die Aufwendungen von den Erträgen abgezogen. Bei einem positiven Ergebnis hat die Firma im abgelaufenen Geschäftsjahr einen Gewinn erwirtschaftet. Wenn die Berechnung einen Jahresfehlbetrag ergibt, handelt es sich um einen Verlust.
Diese Zahlen sind wichtig für die zukünftige Finanzplanung und für weitreichende Entscheidungen der Geschäftsleitung. Außerdem nutzen Finanzexperten und Wertpapieranalysten den Jahresüberschuss für einen Vergleich verschiedener Unternehmen. Für einheitliche Vergleichszahlen rechnen die Analysten in einigen Fällen Steuern, Abschreibungen und Zinsen aus dem Ergebnis heraus.
Wie wird der Jahresüberschuss verwendet?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen einen Jahresüberschuss verwenden können:
Thesaurierung, also Wiederanlage innerhalb des Unternehmens
Einzelunternehmer und Personengesellschaften können den Überschuss nach den Bedingungen des Gesellschaftervertrages aus dem Unternehmen entnehmen oder zur Selbstfinanzierung der Firma nutzen.
Aktiengesellschaften hingegen müssen die gesetzlichen Regelungen gemäß § 158 Abs. 1 des Aktiengesetzes (AktG) bei der Verwendung des Reingewinns beachten. So muss die Gesellschaft prüfen, ob sie gesetzlich verpflichtet ist, 5 % des um einen Verlustvortrag verringerten Jahresüberschusses in die gesetzlichen Rücklagen einzustellen. Das ist so lange der Fall, bis die gesetzlichen Rücklagen zusammen mit den Kapitalrücklagen mindestens 10 % des Grundkapitals ausmachen. In der Satzung der Aktiengesellschaft kann auch ein höherer Prozentsatz des Grundkapitals als Rücklage vereinbart werden.
Was ist der Unterschied zwischen Jahresüberschuss und Bilanzgewinn?
Häufig werden die Begriffe Jahresüberschuss und Bilanzgewinn gleichbedeutend verwendet. Es handelt sich jedoch um verschiedene Kennzahlen eines Unternehmens. Der Bilanzgewinn einer Aktiengesellschaft errechnet sich aus dem Jahresüberschuss, zu dem verschiedene Positionen hinzugerechnet beziehungsweise von dem bestimmte Beträge abgezogen werden:
Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag
– Einstellungen in Gewinnrücklagen
– Verlustvortrag aus dem vorherigen Geschäftsjahr
+ Entnahmen aus der Kapitalrücklage und den Gewinnrücklagen
+ Gewinnvortrag aus dem Vorjahr
= Bilanzgewinn
Sollte die Rechnung ein negatives Ergebnis anzeigen, handelt es sich um einen Bilanzverlust.
Wenn es sich um einen Bilanzgewinn handelt und die gesetzlichen, satzungsgemäßen und freiwilligen Rücklagen bedient wurden, kann ein weiterer Teil als Dividende an die Aktionäre ausgezahlt werden. Die Aktiengesellschaft kann maximal eine Dividende in Höhe des kompletten Bilanzgewinns an die Anteilseigner ausschütten. Über die genaue Verwendung entscheidet die Hauptversammlung. Allerdings dürfen Vorstand und Aufsichtsrat bis zu 50 % des Jahresüberschusses ohne Zustimmung der Hauptversammlung in andere Rücklagen als die gesetzlich geforderten einstellen.
Was ist der Unterschied zwischen Gewinnvortrag und Jahresüberschuss?
Auch bei dem Gewinnvortrag und dem Jahresüberschuss handelt es sich um unterschiedliche Geschäftszahlen. Ein Unternehmen ermittelt zunächst nach Deckung aller Kosten und Bildung der erforderlichen Rücklagen den Jahresüberschuss und den Bilanzgewinn. Wenn nicht der gesamte Bilanzgewinn an die Aktionäre ausgeschüttet wird, bleibt ein Restbetrag übrig. Dieser Betrag kann als Gewinnvortrag in das nächste Geschäftsjahr übertragen werden. Der Gewinnvortrag wird damit ein Teil des Eigenkapitals des Unternehmens. In der Gewinn-und-Verlust-Rechnung des Folgejahres findet sich der Gewinnvortrag in Posten 29.
Die Berechnung des Gewinnvortrags erfolgt nach dieser Formel:
Bilanzgewinn oder Bilanzverlust
– ausgeschüttete Dividende
– sonstige Aufwendungen
= Gewinnvortrag
Auch bei dieser Berechnung kann sich ein negativer Betrag ergeben. In diesem Fall verzeichnet das Unternehmen einen Verlustvortrag, der ebenfalls auf das nächste Geschäftsjahr übertragen werden kann.
Welche Schritte sind für die Abrechnung erforderlich?
Bei der Abrechnung müssen Selbstständige besonders sorgfältig sein. Denn bereits kleine Fehler können zu Einwänden auf Kundenseite führen. Außerdem besteht die Pflicht, sämtliche Prozesse GoBD-konform zu dokumentieren. Transparenz und Ordnung in der Abrechnung von Leistungen ist daher essentiell für eine erfolgreiche Selbstständigkeit. Doch welche Schritte gibt es dabei?
1. Angebotserstellung und Beauftragung
Eine erfolgreiche Abrechnung beginnt bereits in der Angebotserstellung. Hierbei ist es wichtig, dass ein rechtskräftiger Vertrag entsteht, damit sich ein schwieriger Kunde nicht vor der Zahlungspflicht drücken kann. In Deutschland herrscht glücklicherweise Vertragsfreiheit. Das bedeutet, dass Verträge in jeder Form rechtskräftig sind.
Ob man sich dafür entscheidet, ein förmliches Angebot zu stellen oder dies unförmlich per E-Mail kommuniziert – aus der Korrespondenz muss klar ersichtlich sein, welche Leistungen zu welchem Preis beauftragt wurden. Auch wenn mündliche Verträge gültig sind, empfehlen wir, dies schriftlich festzuhalten. Nur so kann man bei drohenden Zahlungsausfällen, rechtliche Schritte einleiten.
2. Leistungserbringung, Zeiterfassung und Lieferung
Wenn eine Leistung offiziell beauftragt wurde, kann die Leistungserbringung erfolgen. Wichtig ist, dass dies ordnungsgemäß dokumentiert wird, damit es Kunden und Finanzaufsichten später nachvollziehen können. Falls erforderlich, sollten Selbstständige auf eine ordnungsgemäße Zeiterfassung achten. Die Zeiterfassung kann entweder elektronisch mit einer speziellen Software oder physisch auf einem Stundenzettel durchgeführt werden.
Der Kunde sollte jederzeit nachvollziehen können, wie viele Leistungen bereits erbracht wurden. Das ist zwar nicht rechtlich vorgeschrieben, allerdings erhöht es die Transparenz und Chance für eine beidseitig zufriedenstellende Zusammenarbeit.
Die Lieferungen sollten so erfolgen, dass man sie im Nachhinein noch nachvollziehen kann. So können unzufriedene Kunden nicht leugnen, die Lieferung jemals empfangen zu haben und man kann die Vergütung notfalls vor Gericht einstreiten.
3. Rechnungsstellung
Mit der Rechnungsstellung wird die Abrechnung an den Kunden übergeben. Dieser muss dann nur noch die Zahlung fristgerecht tätigen und damit das Projekt abschließen. Die Rechnung sollte pünktlich nach Abschluss eines Projektes erstellt werden, damit die Forderung zeitnahe beglichen werden kann. Eine Abrechnung in Zwischenschritten sollte man in jedem Fall im Voraus mit dem Kunden besprechen.
Wir empfehlen Ihnen den Rechnungsgenerator auf Rechnung.de oder die Rechnungsstellung in Ihrem Buchhaltungsprogramm. So stellen Sie sicher, dass Sie eine korrekte Rechnungen mit allen Pflichtangaben erstellen.
4. Rechnungsverwaltung und Buchhaltung
Sobald Sie die Rechnung an Ihren Kunden versendet haben, müssen Sie diese im Blick behalten. Im Idealfall nutzen Sie dazu eine Rechnungsverwaltung, die Sie an Zahlungsfristen erinnert und bei Bedarf das Mahnwesen einleitet.
Ist die Rechnung beglichen, müssen Sie diese in Ihrem Buchhaltungsprogramm verbuchen. Wichtig ist, dass Sie diese abschließend mindestens 10 Jahre lang archivieren. Erst danach dürfen Sie die Rechnung vernichten.
Wie eine transparente Abrechnung Zahlungsausfälle verhindern kann
Eine transparente Abrechnung ist die Basis für pünktliche Zahlungen von Ihren Kunden. Denn diese legen in der Regel Wert darauf, dass sie nachvollziehen können, welche Leistungen erbracht wurden und was diese gekostet haben.
Daher ist auch eine umfangreiche Vorarbeit erforderlich. Nur mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung, einer transparenten Zeiterfassung und beweisen für Ihre Lieferung, können Sie sich auf eine Zahlung verlassen. Denn diese Dokumentationen sind bei rechtlichen Schritten zwingend erforderlich. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Forderung an aifinyo oder einen anderen Factoring-Anbieter abzugeben, müssen Sie sämtliche Dokumentationen des Auftrags ebenfalls vorlegen.
Grundsätzlich können wir aus unseren Erfahrungen berichten, dass viele Zahlungsverzögerungen durch Missverständnisse entstehen. Durch maximale Transparenz in der Abrechnung und eine gute Kundenkommunikation, können diese Probleme bereits im Ansatz verhindert werden. Achten Sie daher darauf, dass Sie die gesamte Korrespondenz mit Ihren Kunden gut aufbewahren und sowohl Auftragsbestätigungen als auch Beweise für Lieferungen und die Rechnungsstellung doppelt speichern.
Mit aifinyo können Sie sich vollständig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und können die Zahlungsprobleme Ihrer Kunden vergessen. Wir übernehmen auf Wunsch die Rechnungsstellung, Rechnungsverwaltung und das Mahnwesen für Sie. Außerdem finanzieren wir im Factoring Ihre Forderung kostengünstig vor und übernehmen dabei das vollständige Ausfallrisiko.
Um Zahlungsverzögerungen und Zahlungsausfälle müssen Sie sich also gar nicht mehr kümmern. Das Beste dabei: Die Leistungen von aifinyo sind kostengünstig und damit auch für kleine Unternehmer und Selbstständige zugänglich.
In der heutigen Welt ist eine Spezialisierung besonders wichtig, denn die Erwartungshaltung potenzieller Kunden ist hoch. Nicht jeder kann Experte in allen Berufszweigen sein und das ist auch gut so. Eine Kooperation mit einem anderen Unternehmen zu bilden, kann sich für spezialisierte Selbstständige und Freiberufler besonders lohnen.
Diese 9 Tipps helfen bei der Suche nach Kooperationen
Die Suche nach kompetenten und passenden Kooperationspartnern ist nicht einfach. Viele Unternehmen sind nicht aufgeschlossen für die Zusammenarbeit mit anderen Marktteilnehmern. Das liegt in vielen Fällen an schlechten Erfahrungen, die zum Beispiel in einer früheren Zusammenarbeit gemacht wurden, oder Angst, dass Betriebsgeheimnisse an andere Personen weitergetragen werden könnten. Möchte man daher mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, sollte von Anfang an ein persönliches Gespräch mit den Verantwortlichen gesucht werden. Das nimmt Ängste und ebnet den Weg für eine saubere und nachhaltige Kooperation. Kontakte zu Kooperationspartnern lassen sich über folgende Wege aufbauen:
1. Kooperationsbörsen und Plattformen
Die IHK bietet, wie auch die HWK und andere Berufskammern, Kooperationsbörsen, die zum Aufbau vorteilhafter Geschäftsbeziehungen genutzt werden können. In der Regel können sich darin alle Unternehmen inserieren lassen und anschließend den Kontakt zu potenziellen Kooperationspartnern suchen. Die Kammern treten als Vermittler auf und stellen den Kontakt zwischen zwei Interessenten her. Der Vorteil dabei ist ganz klar, dass die bereits inserierten Unternehmen offen und interessiert an einer möglichen Kooperation sind. Hier finden Sie zum Beispiel die Kooperationsbörse der IHK-Frankfurt.
Inzwischen gibt es auch eine ganze Reihe privater Kooperationsplattformen, die zum Beispiel junge Startups mit mittelständischen Unternehmen zusammenbringen. Auf Webseiten wie founderio.com können Selbstständige, Freiberufler oder Unternehmen sowohl Ausschreibungen kommunizieren als auch Gesuche reinstellen.
2. Veranstaltungen
Um Gründern, Gewerbetreibenden und Unternehmen eine weitere Möglichkeit zu bieten, sich für Kooperationen zusammenzufinden, richten Handels- und Wirtschaftskammern in regelmäßigen Abständen Veranstaltungen und Seminare für ihre Mitglieder aus. Diese bieten nicht nur interessante Einblicke und Tipps zu vielen Themen, sondern stellen auch exzellente Networking-Möglichkeiten dar. So können Sie zu einer Themen-Veranstaltung der eigenen Branche gehen und Kontakte zu interessanten Teilnehmern knüpfen. Welche Veranstaltungen stattfinden und ob diese kostenpflichtig sind, erfahren Sie über die Webseite der jeweiligen Kammer. Hier finden Sie zum Beispiel die Veranstaltungen der IHK Berlin.
3. Messen
Messen sind perfekt, um andere Selbstständige und Unternehmer kennenzulernen, die potenzielle Kooperationspartner sind. Sie können diese dort direkt ansprechen und sowohl einen persönlichen Eindruck bekommen als auch hinterlassen. Auch wenn dies ein recht banal scheinender Tipp ist, sind regionale, überregionale oder nationale Messen immer noch Dauergaranten bei der Vermittlung von Kooperationen.
Unser Tipp: Besuchen Sie Branchenmessen und sprechen Sie möglichst viele Unternehmen über Ihr Vorhaben an.
4. Coworking-Spaces
Gemeinschaftsbüros werden immer beliebter. Viele junge Gewerbetreibende und Unternehmer benötigen nur ihren Laptop für ihre Tätigkeit und schätzen den Austausch mit Anderen im Büro. Coworking Spaces sind oft ein Grundstein für erfolgreiche Kooperationen. Je nach Anbieter und Ort können Sie sich bei Interesse einen Tagespass kaufen. In vielen Fällen ist es sinnvoller, einige Wochen oder Monate aus verschiedenen Coworking-Spaces zu arbeiten und den Dialog mit anderen Unternehmen zu suchen. Große Konzerne wie Salesforce, IBM oder auch Microsoft geben in einigen Ländern Angestellten die Möglichkeit, dauerhaft aus Coworking-Einrichtungen zu arbeiten. Das bringt auch regelmäßig lukrative Kooperationen hervor.
5. Social Media
Facebook, Twitter und Co. ermöglichen, über ihre Plattformen nach Experten Ausschau zu halten. Allerdings sollten Sie dafür gut vernetzt sein und Zugang zu bestimmten Gruppen haben, in denen Sie potenzielle Kooperationspartner suchen können. Besser eignen sich die sozialen Medien für die Suche nach Partnern, die die Marke Ihres Unternehmens stärken können. Diese sogenannten Influencer können im Rahmen einer Kooperation ihren Followern Ihre Produkte vorstellen. Ideal und mittlerweile Standard, um sich mit potenziellen Geschäftspartnern zu vernetzen, sind die Business-Netzwerke wie Xing und LinkedIn. Dort lassen sich potenzielle Kooperationspartner finden und bequem anschreiben. Einige Netzwerke bieten außerdem speziell auf den Austausch orientierte Gruppen zur Vernetzung an. Dort lassen sich kooperationsbereite Unternehmen finden und direkt kontaktieren.
6. Fachmagazine
Es gibt zahlreiche Fachzeitschriften für fast jede Branche, die spezielle Informationen an bestimmte Leser bieten. In den Magazinen finden sich teilweise umfangreiche Anzeigenteile, in denen Sie Anzeigen für Kooperationspartner aufgeben oder finden können.
7. Außenhandelskammern
Die Außenhandelskammern der deutschen Wirtschaft verhelfen deutschen Unternehmen zum Aufbau von internationalen Kooperationen. Oft bieten diese auch Unternehmerreisen an, die auf maximales Networking mit lokalen und ausländischen Unternehmen ausgelegt sind.
8. Das Enterprise Europe Network
Ins Leben gerufen und gefördert von der Europäischen Kommission unterstützt das Enterprise Europe Network (EEN) Unternehmen, Hochschulen und Forschungseinrichtungen u.a. dabei, nach Geschäfts- und Projektpartnern zu suchen und an Kooperationsbörsen teilzunehmen. Größtenteils ist das Angebot kostenlos.
9. Das eigene Netzwerk
Auch wenn sich im eigenen Bekanntenkreis keine mögliche Kooperation befindet, dient es immer noch als effektive Vermittlungsmöglichkeit. Vielleicht kennen Sie Unternehmer, die Sie mit potenziellen Partnern in Verbindung setzen können? Fragen Sie auch Ihren Steuerberater. Er kennt weitere Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer, mit denen er Sie in Kontakt bringen könnte.
Kooperationen sollten grundsätzlich nicht risikoreich sein. Wir empfehlen daher einen besonderen Fokus auf ein gesundes und nachhaltiges Arbeitsklima zu legen. Risiken lassen sich durch eine clevere Vertragsgestaltung und dem direkten Schutz eigener Geschäftsgeheimnisse minimieren.
Welche Vorteile bieten Kooperationen?
Für viele Unternehmen bieten Kooperationen eine Gelegenheit, Kräfte zu bündeln und Experten anderer Branchen an ihrer Seite zu haben. Das zahlt sich beispielsweise aus, wenn es um die Vergabe eines größeren Auftrags geht, der eine besonders hohe Kapazität erfordert. Mit einem Kooperationspartner können die Aufgaben aufgeteilt und schneller bearbeitet werden: ein klarer Vorteil für die eigene Kapazität und den Kunden. Außerdem bieten Kooperationen folgende Vorteile:
Vielseitigeres Angebot
Gerade Einzelunternehmer und Freiberufler haben oft sehr spezialisierte Fähigkeiten. Durch einen Kooperationspartner können sie ihr Angebot vielseitiger gestalten, ohne an Glaubwürdigkeit bei potenziellen Kunden zu verlieren. Ein Webdesigner könnte so bspw. mit einem Content-Creator oder Copywriter kooperieren und optimierte Webseiten für kleine Unternehmen anbieten. Diese profitieren davon, einen einzigen Ansprechpartner zu haben, anstatt mehrere Freelancer zu koordinieren.
Weitergabe ungewollter Aufträge
Selbstständige geraten in der Regel öfter an ungewollte Aufträge. Das kann an fehlender Sympathie dem Kunden gegenüber oder an professionellen Gründen liegen. Manche Menschen passen einfach beruflich und privat nicht zusammen. Ein klarer Vorteil einer gut funktionierenden Kooperation ist, dass sich solche Aufträge weitergeben lassen, ohne ein schlechtes Gewissen dabei zu haben.
Entlastung bei voller Auslastung
Wirkliche Branchenexperten gelten als begehrt. Da ist es nicht unüblich, dass sie vollständig ausgebucht sind und keine weiteren Aufträge mehr annehmen können. Das ist gerade bei vielen IT-Freelancern eher die Regel, als eine Ausnahme. In solchen Situationen ist es sinnvoll, eine kompetente Verstärkung zu suchen und gemeinsam an dem hohen Auftragsvolumen zu arbeiten.
Weniger Leerlauf
Während einige Unternehmen dauerhaft ausgebucht sind und Probleme bei der Auftragskoordination haben, sind andere vielleicht weniger ausgelastet. Selbstständige müssen sich häufig mit vollkommener Auslastung oder einer zu geringen Auslastung auseinandersetzen. Einen Kooperationspartner an der Seite zu haben, kann sich auch in Perioden mit einem geringen Auftragsvolumen lohnen. So können ungewollte Aufträge übernommen werden, was dafür sorgt, dass weniger Zeit in die Kundenakquise investiert werden muss.
Neue Innovationen
Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen schafft Perspektiven, die viele Unternehmen alleine nicht erhalten. So kann es durchaus vorkommen, dass eine Kooperation neue Anreize und Innovationspotenzial mit sich bringt. Wir empfehlen aber auf die vertragliche Regelung zu achten. Aus einer Kooperation stammenden Produktidee kann unter Umständen nicht unabhängig und außerhalb der Zusammenarbeit vermarktet werden.
Welche Risiken entstehen durch Kooperationen?
Ob und welche Risiken durch eine Kooperation entstehen, hängt stark von der Art der Zusammenarbeit ab. Wurde ein fester Kooperationsvertrag geschlossen, der beide Parteien in die Zusammenarbeit involviert, können ggf. höhere Risiken bestehen. Hier hängt es von der Art des Vertrags ab. Beschließt dieser, dass grundsätzlich beide Kooperationspartner in Geschäftsentscheidungen involviert werden oder wird ganz klar zwischen gemeinsamen und individuellen Projekten abgegrenzt?
Verbindlichkeit
Eine enge Zusammenarbeit mit einem Kooperationspartner kann einiges an Verantwortung mit sich bringen. Werden Umsatzziele, monatliche Auftragsvolumen oder verbindliche Projekttage festgelegt, entstehen Verbindlichkeiten. Bei einer Nichtbeachtung des Kooperationsvertrags scheitern Kooperationen oder es werden eventuell festgelegte Vertragsstrafen fällig.
Ungleiche Gewinn- und Arbeitsteilung
Eine Zusammenarbeit sollte in erster Linie fair ablaufen und keine der partizipierenden Parteien benachteiligen. Im Idealfall wurde eine Vereinbarung getroffen, die für beide Kooperationspartner vorteilhaft ist. Eine ungleiche Gewinn- oder Arbeitsteilung ist dennoch ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Dies sollte daher grundsätzlich vertraglich geregelt werden, damit beide Partner mit einer Kooperation zufrieden sind und gleichermaßen davon profitieren.
Direkte Geschäftseinsichten
In vielen Situationen erhalten Kooperationspartner einen recht detaillierten Überblick über ihre Geschäftsmodelle. Diese Einblicke stellen Risiken dar. So können unter Umständen Betriebsgeheimnisse von einem Partner ausgenutzt werden. Je nachdem, wie eng eine Kooperation abläuft, sollten daher entsprechende vertragliche Vorkehrungen getroffen werden, die beide Parteien schützen, etwa durch eine Geheimhaltungsvereinbarung.
Erfolgreich und sorgenfrei in eine Kooperation starten
Es gibt nur wenige Aspekte, die eine erfolgreiche Kooperation mehr gefährden, als zu spät bezahlte Rechnungen. Profitieren Sie jetzt von den Vorteilen unserer Rechnungsvorfinanzierung und dem damit einhergehenden Schutz vor Zahlungsausfall!
