Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung zwischen dem Verkäufer und dem Käufer einer Ware oder einer Dienstleistung. Der Verkäufer schickt die Bestätigung an den Käufer als Mitteilung über die Annahme eines Auftrags, wie es das Deutsche Institut für Normung e.V. (DIN) in der DIN-Norm 69905 formuliert. Im Geschäftsleben versenden die Auftragnehmer die Bestätigung an die Auftraggeber, um mitzuteilen, dass sie den Auftrag annehmen und zu den genannten Bedingungen ausführen. Dabei können die Bedingungen von dem ursprünglichen Auftrag abweichen.

Inhaltsübersicht

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Einige Aufträge zwischen zwei Unternehmen oder mit einem privaten Geschäftspartner werden formlos mündlich oder per E-Mail erteilt. Um alle Einzelheiten des Auftrags festzuhalten, kann der Auftragnehmer eine schriftliche Bestätigung an den Auftraggeber schicken.

Mit Zusendung der Bestätigung teilt ein Verkäufer oder Produzent mit, dass er bereit ist, einen Vertrag mit dem Auftraggeber einzugehen. Gleichzeitig stimmt der Auftragnehmer den vereinbarten Liefermodalitäten und Zahlungsbedingungen zu. Außerdem informiert der Verkäufer seinen Kunden über die geltenden allgemeinen Geschäftsbedingungen. Wenn beide Seiten einverstanden sind, handelt es sich rechtlich um zwei übereinstimmende Willenserklärungen, durch die der zugrunde liegende Kaufvertrag zustande kommt.

Sobald der Käufer zustimmt, kann der Auftragnehmer mit der Bearbeitung des Auftrags beginnen. Die Annahme gibt dem Produzenten die Sicherheit, dass er die benötigten Waren oder Rohstoffe bei seinen Lieferanten bestellen kann. Das ist vor allem dann wichtig, wenn der Verkäufer zunächst nur ein freibleibendes Angebot abgegeben hat. Das kommt in Zeiten steigender Rohstoffpreise und gestörter Lieferketten vor allem im Handwerk immer häufiger vor. Der Anbieter kann mit Abgabe des Angebots noch nicht genau sagen, zu welchem Preis er den Auftrag abwickelt oder wann er die bestellte Ware liefern kann. Erst wenn der Auftraggeber die Bestätigung angenommen hat, stimmt er den dann gültigen Preisen und Lieferfristen zu. Das gibt beiden Seiten Rechtssicherheit und schützt vor Streitigkeiten.

Welche Folgen hat die Bestätigung?

Rechtlich handelt es sich bei der Bestätigung eines Auftrags nicht um einen Vertrag, sondern lediglich um eine Willenserklärung. Das bedeutet, dass es sich nicht um einen Vertragsabschluss zwischen Käufer und Verkäufer handelt. Stattdessen bestätigt der Verkäufer entweder die vereinbarten Bedingungen oder er macht ein Gegenangebot.

Zu einem Gegenangebot kommt es immer dann, wenn der Auftragnehmer wichtige Punkte seines Angebots nachträglich ändert. Der Auftraggeber erfährt durch die Bestätigung von den Änderungen und kann einen neuen Vertrag verlangen.

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Wichtig: Wenn der Käufer nicht auf die Bestätigung reagiert, gilt sein Schweigen nicht als Zustimmung. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Auftraggeber ein Unternehmen oder ein Privatkunde ist. Nur wenn der Käufer das Gegenangebot aktiv annimmt, kommt der Kaufvertrag unter den geänderten Bedingungen zustande.

Wann wird eine Auftragsbestätigung geschrieben?

Unternehmen schreiben die Bestätigung in der Regel in diesen Fällen:

  • bei einem freibleibenden Angebot
  • bei Änderungen an der Bestellung
  • bei einer verspäteten Bearbeitung des Auftrags
  • bei Änderungen am Liefertermin oder an den Lieferbedingungen
  • bei einer Bestellung ohne vorhergehendes Angebot
  • bei Neukunden
  • auf Kundenwunsch
  • bei telefonischen Bestellungen als Nachweis der Auftragserteilung
  • als ausdrücklicher Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen des Verkäufers

Was muss die Bestätigung enthalten?

Es gibt keine Formvorschriften, wie die Bestätigung eines Auftrags auszusehen hat. Sie können aber in verschiedenen Buchhaltung-Softwareprogrammen ein Muster herunterladen, das alle wichtigen Angaben enthält:

  • Name und Anschrift von Käufer und Verkäufer
  • gegebenenfalls Logo des Verkäufers
  • Kundennummer
  • Ausstellungsdatum
  • Betreff unter Verweis auf den Auftrag oder die Bestellung
  • kurzer Dankestext für die Bestellung mit Hinweis auf die (auf der Rückseite abgedruckten oder beiliegenden) Liefer- und Zahlungsbedingungen
  • Art und Menge beziehungsweise Umfang der bestellten Ware oder Dienstleistung
  • Einzelpreis und Gesamtpreis, jeweils mit und ohne Mehrwertsteuer (außer bei Kleinunternehmen)
  • Angabe der Kosten für Versand und Verpackung
  • Lieferdatum oder Lieferzeitraum
  • Verweis auf die AGB des Verkäufers
  • Kontaktdaten des Auftragnehmers bei Rückfragen
  • Bankverbindung des Verkäufers
  • Gerichtsstand bei Streitigkeiten
  • Eigentumsvorbehalt
  • Gewährleistung und Mängelrüge
  • wichtig bei Abänderung des vorhergehenden Angebots: Bitte um Zustimmung des Auftraggebers durch Rücksendung der unterschriebenen Bestätigung

Der explizite Hinweis auf die Allgemeinen Verkaufsbedingungen (AGB) ist vor allem bei einem Kaufvertrag zwischen zwei Unternehmen sehr wichtig. Die IHK für München und Oberbayern stellt auf ihrer Seite ein Muster zur Verfügung, das alle relevanten Angaben enthält. Hier finden Sie auch einen Mustertext, den Sie auf der ersten Seite der Auftragsbestätigung abdrucken können.

Ist eine Bestätigung des Auftrags Pflicht?

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, dass mit Annahme eines Verkaufsangebots eine Bestätigung verschickt werden muss. Trotzdem bietet die schriftliche Zusage mehr Sicherheit. Außerdem profitieren beide Vertragsparteien von diesen Vorteilen:

  • Es gibt keine Missverständnisse über die Ausführung des Auftrags.
  • Eine mündliche oder telefonische Zusage wird schriftlich festgehalten.
  • Sämtliche Änderungen am Angebot werden nochmals bestätigt.
  • Der Auftragnehmer verweist noch einmal explizit auf seine Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Allgemeinen Verkaufsbedingungen (AGB).
  • Der Käufer erfährt das genaue Lieferdatum und die Lieferbedingungen.
  • Die schriftliche Bestätigung macht einen professionellen Eindruck auf die Kunden.

Unterschied Auftragsbestätigung und Bestätigungsschreiben

Im Geschäftsleben kann ein Unternehmen sowohl eine Auftragsbestätigung als auch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben versenden. Inhaltlich sind sich beide Schreiben ähnlich, da sie die Einzelheiten des zuvor besprochenen Auftrags schriftlich bestätigen. Das kaufmännische Bestätigungsschreiben kommt aber nur bei Verträgen zwischen zwei gewerblichen Vertragspartnern zum Einsatz. Wenn es sich bei dem Käufer um einen Verbraucher als Privatkunde handelt, wird das kaufmännische Bestätigungsschreiben nicht versandt.

Der wichtigste Unterschied zwischen den beiden Schreiben liegt darin, dass das kaufmännische Bestätigungsschreiben als akzeptiert gilt, wenn der Empfänger nicht unverzüglich nach Erhalt widerspricht. In diesem Fall kommt ausnahmsweise der Grundsatz der stillschweigenden Annahme zur Geltung. Das ist bei der Bestätigung eines Auftrags anders. Wenn der Empfänger die Auftragsbestätigung nicht ausdrücklich annimmt, kommt kein Vertrag zustande. Das gilt sowohl für private Kunden als auch für Unternehmen.

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