Amilia Rapp, Autor bei rechnung.de

Auftragsbestätigung

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Einige Aufträge zwischen zwei Unternehmen oder mit einem privaten Geschäftspartner werden formlos mündlich oder per E-Mail erteilt. Um alle Einzelheiten des Auftrags festzuhalten, kann der Auftragnehmer eine schriftliche Bestätigung an den Auftraggeber schicken.

Mit Zusendung der Bestätigung teilt ein Verkäufer oder Produzent mit, dass er bereit ist, einen Vertrag mit dem Auftraggeber einzugehen. Gleichzeitig stimmt der Auftragnehmer den vereinbarten Liefermodalitäten und Zahlungsbedingungen zu. Außerdem informiert der Verkäufer seinen Kunden über die geltenden allgemeinen Geschäftsbedingungen. Wenn beide Seiten einverstanden sind, handelt es sich rechtlich um zwei übereinstimmende Willenserklärungen, durch die der zugrunde liegende Kaufvertrag zustande kommt.

Sobald der Käufer zustimmt, kann der Auftragnehmer mit der Bearbeitung des Auftrags beginnen. Die Annahme gibt dem Produzenten die Sicherheit, dass er die benötigten Waren oder Rohstoffe bei seinen Lieferanten bestellen kann. Das ist vor allem dann wichtig, wenn der Verkäufer zunächst nur ein freibleibendes Angebot abgegeben hat. Das kommt in Zeiten steigender Rohstoffpreise und gestörter Lieferketten vor allem im Handwerk immer häufiger vor. Der Anbieter kann mit Abgabe des Angebots noch nicht genau sagen, zu welchem Preis er den Auftrag abwickelt oder wann er die bestellte Ware liefern kann. Erst wenn der Auftraggeber die Bestätigung angenommen hat, stimmt er den dann gültigen Preisen und Lieferfristen zu. Das gibt beiden Seiten Rechtssicherheit und schützt vor Streitigkeiten.

Welche Folgen hat die Bestätigung?

Rechtlich handelt es sich bei der Bestätigung eines Auftrags nicht um einen Vertrag, sondern lediglich um eine Willenserklärung. Das bedeutet, dass es sich nicht um einen Vertragsabschluss zwischen Käufer und Verkäufer handelt. Stattdessen bestätigt der Verkäufer entweder die vereinbarten Bedingungen oder er macht ein Gegenangebot.

Zu einem Gegenangebot kommt es immer dann, wenn der Auftragnehmer wichtige Punkte seines Angebots nachträglich ändert. Der Auftraggeber erfährt durch die Bestätigung von den Änderungen und kann einen neuen Vertrag verlangen.

Wichtig: Wenn der Käufer nicht auf die Bestätigung reagiert, gilt sein Schweigen nicht als Zustimmung. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Auftraggeber ein Unternehmen oder ein Privatkunde ist. Nur wenn der Käufer das Gegenangebot aktiv annimmt, kommt der Kaufvertrag unter den geänderten Bedingungen zustande.

Wann wird eine Auftragsbestätigung geschrieben?

Unternehmen schreiben die Bestätigung in der Regel in diesen Fällen:

bei einem freibleibenden Angebot
bei Änderungen an der Bestellung
bei einer verspäteten Bearbeitung des Auftrags
bei Änderungen am Liefertermin oder an den Lieferbedingungen
bei einer Bestellung ohne vorhergehendes Angebot
bei Neukunden
auf Kundenwunsch
bei telefonischen Bestellungen als Nachweis der Auftragserteilung
als ausdrücklicher Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen des Verkäufers

Was muss die Bestätigung enthalten?

Es gibt keine Formvorschriften, wie die Bestätigung eines Auftrags auszusehen hat. Sie können aber in verschiedenen Buchhaltung-Softwareprogrammen ein Muster herunterladen, das alle wichtigen Angaben enthält:

Name und Anschrift von Käufer und Verkäufer
gegebenenfalls Logo des Verkäufers
Kundennummer
Ausstellungsdatum
Betreff unter Verweis auf den Auftrag oder die Bestellung
kurzer Dankestext für die Bestellung mit Hinweis auf die (auf der Rückseite abgedruckten oder beiliegenden) Liefer- und Zahlungsbedingungen
Art und Menge beziehungsweise Umfang der bestellten Ware oder Dienstleistung
Einzelpreis und Gesamtpreis, jeweils mit und ohne Mehrwertsteuer (außer bei Kleinunternehmen)
Angabe der Kosten für Versand und Verpackung
Lieferdatum oder Lieferzeitraum
Verweis auf die AGB des Verkäufers
Kontaktdaten des Auftragnehmers bei Rückfragen
Bankverbindung des Verkäufers
Gerichtsstand bei Streitigkeiten
Eigentumsvorbehalt
Gewährleistung und Mängelrüge
wichtig bei Abänderung des vorhergehenden Angebots: Bitte um Zustimmung des Auftraggebers durch Rücksendung der unterschriebenen Bestätigung

Der explizite Hinweis auf die Allgemeinen Verkaufsbedingungen (AGB) ist vor allem bei einem Kaufvertrag zwischen zwei Unternehmen sehr wichtig. Die IHK für München und Oberbayern stellt auf ihrer Seite ein Muster zur Verfügung, das alle relevanten Angaben enthält. Hier finden Sie auch einen Mustertext, den Sie auf der ersten Seite der Auftragsbestätigung abdrucken können.

Ist eine Bestätigung des Auftrags Pflicht?

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, dass mit Annahme eines Verkaufsangebots eine Bestätigung verschickt werden muss. Trotzdem bietet die schriftliche Zusage mehr Sicherheit. Außerdem profitieren beide Vertragsparteien von diesen Vorteilen:

Es gibt keine Missverständnisse über die Ausführung des Auftrags.
Eine mündliche oder telefonische Zusage wird schriftlich festgehalten.
Sämtliche Änderungen am Angebot werden nochmals bestätigt.
Der Auftragnehmer verweist noch einmal explizit auf seine Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Allgemeinen Verkaufsbedingungen (AGB).
Der Käufer erfährt das genaue Lieferdatum und die Lieferbedingungen.
Die schriftliche Bestätigung macht einen professionellen Eindruck auf die Kunden.

Unterschied Auftragsbestätigung und Bestätigungsschreiben

Im Geschäftsleben kann ein Unternehmen sowohl eine Auftragsbestätigung als auch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben versenden. Inhaltlich sind sich beide Schreiben ähnlich, da sie die Einzelheiten des zuvor besprochenen Auftrags schriftlich bestätigen. Das kaufmännische Bestätigungsschreiben kommt aber nur bei Verträgen zwischen zwei gewerblichen Vertragspartnern zum Einsatz. Wenn es sich bei dem Käufer um einen Verbraucher als Privatkunde handelt, wird das kaufmännische Bestätigungsschreiben nicht versandt.

Der wichtigste Unterschied zwischen den beiden Schreiben liegt darin, dass das kaufmännische Bestätigungsschreiben als akzeptiert gilt, wenn der Empfänger nicht unverzüglich nach Erhalt widerspricht. In diesem Fall kommt ausnahmsweise der Grundsatz der stillschweigenden Annahme zur Geltung. Das ist bei der Bestätigung eines Auftrags anders. Wenn der Empfänger die Auftragsbestätigung nicht ausdrücklich annimmt, kommt kein Vertrag zustande. Das gilt sowohl für private Kunden als auch für Unternehmen.

Reverse-Charge-Verfahren

Unternehmensplanung / By Amilia Rapp

Das Internet und der Binnenmarkt sogen dafür, dass es immer leichter wird, mit Kunden im europäischen Ausland Geschäfte zu machen. Dabei sind gerade kleinere Selbstständige oft mit den Anforderungen der Rechnungsstellung überfordert. Allerdings ist das Reverse-Charge-Verfahren relativ verständlich und einfach anzuwenden. Die Voraussetzung dafür: Beide Parteien müssen über eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (VAT-ID) verfügen.

Was ist das Reverse-Charge-Verfahren?

Sämtliche Lieferungen und Leistungen unterliegen in Deutschland der Umsatzsteuer. Diese führt der Leistungserbringer an das deutsche Finanzamt ab. Bei grenzüberschreitenden Leistungen mehrere Staaten ist dies allerdings nicht so einfach. Denn bei Lieferungen und Leistungen zwischen zwei Unternehmen innerhalb der EU, liegt der steuerliche Leistungsort beim Leistungsempfänger. Wer in mehreren europäischen Ländern umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, müsste die Umsatzsteuer theoretisch in jedem Land seiner Kunden selbst abführen.

Das kann sehr zeitaufreibend und kapitalintensiv werden, denn innerhalb der Europäischen Union herrschen unterschiedliche Steuergesetze und -Regelungen. Mit dem Reverse-Charge-Verfahren wird dies erheblich erleichtert. Bei einem Leistungsaustausch zwischen zwei Unternehmen, überträgt sich die Steuerschuldnerschaft automatisch auf den Leistungsempfänger. Dieser erhält damit eine Nettorechnung (mit Verweis auf Reverse Charge) und muss die Umsatzsteuer selbst abführen. Den Vorsteuerabzug kann dieser dabei direkt geltend machen.

Das Reverse-Charge-Verfahren erleichtert den Leistungsaustausch und Warenverkehr innerhalb der Europäischen Union also erheblich.

Wie funktioniert Reverse Charge in der Praxis?

Für Leistungserbringer ist das Reverse-Charge-Verfahren unkompliziert und einfach anzuwenden. Die Voraussetzung ist, dass sowohl der Leistungsempfänger als auch der Leistungserbringer über eine Umsatzsteueridentifikationsnummer verfügen. Auf der Rechnung wird dann ein Vermerk auf die „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers durch Reverse Charge“ eingefügt. Die Rechnung darf dabei keine Umsatzsteuer ausweisen.

Falls Sie eine Rechnungsvorlage nutzen, können Sie in die Spalte „Umsatzsteuer“ auch 0,00 Euro eintragen. Wenn Sie die Rechnung händisch oder mit unserem Rechnungsgenerator erstellen, können Sie die Umsatzsteuer bei Ihrer Reverse-Charge-Rechnung auch komplett entfernen.

Der Leistungsempfänger meldet dies dann bei dem zuständigen Finanzamt und führt die Umsatzsteuer ordnungsgemäß ab. Damit dies kontrolliert werden kann, ist der Leistungserbringer verpflichtet, die Namen der innereuropäischen Kunden und deren Umsatzsteueridentifikationsnummer an das Bundeszentralamt für Steuern zu melden. Die sogenannte „Zusammenfassende Meldung“ muss dabei elektronisch bis zum 25. Tag des Folgemonats (Bemessungsgrundlage über 50.000 € pro Quartal) oder bis zum 25. Tag nach Ablauf des Quartals (Bemessungsgrundlage unter 50.000 € pro Quartal) eingereicht werden.

Beispiel zum Reverse-Charge-Verfahren:

Ein deutscher Webdesigner entwickelt für 5000 Euro eine Website für ein spanisches Unternehmen. Aufgrund des Reverse-Charge-Verfahrens erstellt der Webdesigner eine Netto-Rechnung mit dem Verweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Das spanische Unternehmen bezahlt die Nettorechnung und führt die Steuer in der Umsatzsteuervoranmeldung an das lokale Finanzamt ab. In dem Schritt holt es sich die Vorsteuer direkt zurück.

Der deutsche Webdesigner erfasst die Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung und weist die entstandenen Umsätze in der Umsatzsteuervoranmeldung aus.

Was gilt für Lieferungen an Personen ohne Umsatzsteueridentifikationsnummer?

Das Reverse-Charge-Verfahren gilt nur für Lieferungen und Leistungen zwischen zwei Unternehmen. Damit eine Person (juristisch oder natürlich) als Unternehmen angesehen wird, muss sie eine Umsatzsteueridentifikationsnummer haben. Liegt diese nicht vor, gelten die normalen Regelungen für Lieferungen an Privatpersonen.

Die Lieferung ist dabei im Land des Leistungserbringers steuerpflichtig. Die Umsatzsteuer wird ganz normal auf die Rechnung aufgeschlagen und dann vom Leistungserbringer an das lokale Finanzamt abgeführt. Für B2C Unternehmen aus Ländern mit einer sehr hohen Umsatzsteuer, wie Griechenland oder Italien, ist das ein Nachteil. Denn diese werden es schwer haben, Privatpersonen aus Ländern mit eher niedriger Mehrwertsteuer als Kunden zu gewinnen.

Was müssen Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung in das EU-Ausland beachten?

Kleinunternehmer weisen in Deutschland keine Umsatzsteuer aus und haben in der Regel auch keine Umsatzsteueridentifikationsnummer. Das bedeutet, dass sie nicht am Reverse-Charge-Verfahren teilnehmen und sich der Leistungsort daher nicht zum Leistungsempfänger verschiebt. Somit stellen Kleinunternehmer auch in das EU-Ausland ganz normale Rechnungen ohne Umsatzsteuer und weisen auf die Kleinunternehmerregelung hin. Dabei ist es egal, ob der Leistungsempfänger ein Unternehmen oder eine Privatperson ist.

Welche Pflichtangaben haben Reverse-Charge-Rechnungen?

Die Pflichtangaben für eine Reverse-Charge-Rechnung unterscheiden sich etwas von den Pflichtangaben für Inlandsrechnungen. Grundsätzlich empfiehlt es sich, dass Rechnungen in das EU-Ausland auf Englisch verfasst werden, damit diese von beiden Parteien verstanden werden.

Folgende Angaben sind bei einer Rechnung in das EU-Ausland erforderlich:

Name und Anschrift des Leistungserbringers
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Umsatzsteueridentifikationsnummern beider Parteien (VAT-ID)
Eine Rechnungsnummer (Invoice Number)
Ein Rechnungsdatum (Invoice Number)
Das Lieferdatum (Delivery Date)
Beschreibung und Menge der erbrachten Leistung (Product Description)
Leistungsentgelt als Nettobetrag (Price without VAT)
Ein Vermerk auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers aufgrund des Reverse-Charge-Verfahrens (Intra-Community Supply – Reverse Charge)

Überprüfen Sie unbedingt die Gültigkeit der Umsatzsteueridentifikationsnummer Ihres Kunden. Ist diese nicht mehr gültig, kann es nachträglich sein, dass sich der Leistungsort zu Ihnen verschiebt und Sie Deutschland die Umsatzsteuer schulden. Hier können Sie die Umsatzsteueridentifikationsnummern in der EU überprüfen.

Reverse-Charge-Rechnungen schnell und unkompliziert erstellen

Sie sehen, dass das Reverse-Charge-Verfahren relativ komplex ist. Gerade als Soloselbstständiger kann es vorkommen, dass Sie unbemerkt Fehler machen, die Sie später teuer zustehen kommen könnten. Arbeiten Sie daher besonders sorgfältig und Sie werden feststellen, dass sich Reverse Charge für Sie lohnen wird. Denn so müssen Sie sich nicht mit ausländischen Finanzämtern auseinandersetzen und Ihr Kunde bleibt durch die Netto-Rechnung liquider.

Zeitmanagement

Unternehmensplanung / By Amilia Rapp

Weil die erfolgreichsten Unternehmer der Welt Experten im Umgang mit Ihrer Zeit sind, könnte man vermuten, dass ein gutes Zeitmanagement eng mit wirtschaftlichem Erfolg zusammenhängt. Viel zu weit hergeholt ist dies sicherlich nicht, denn Zeitmanagement ist eine wichtigsten Kernkompetenzen des eigenen Managements.

Wie wirkt sich schlechtes Zeitmanagement aus?

Selbstständige mit einem schlechten Zeitmanagement haben in der Regel enorme Schwierigkeiten, ihr Arbeitspensum zu koordinieren und dieses in festgelegten Zeitfenstern abzuarbeiten. Gerade wenn die täglich vorgenommenen Aufgaben nicht mehr absolviert werden können und aufgeschoben werden, wirkt sich das auf die eigene Produktivität aus.

Der Hintergedanke, dass noch etwas ansteht oder die Tagesaufgaben nicht erledigt werden können, hinterlässt dabei die größten Spuren. Schließlich brauchen Menschen durchschnittlich 15 Minuten, um nach einer Ablenkung wieder zurück zu der eigenen Arbeit zu finden. Das sorgt dafür, dass ein Mensch zwischen 20% und 40% weniger leistungsfähig ist, wenn Aufgaben abgewechselt und nicht nacheinander abgearbeitet werden.

Oft ist ein schlechtes Zeitmanagement also kein einmaliges Ereignis, sondern ein Teufelskreis, der die unternehmerische Produktivität langfristig gefährden kann. Aber nicht nur die eigene Produktivität, sondern auch die Gesundheit von Menschen mit schlechtem Zeitmanagement leidet gravierend. Das Aufschieben von Aufgaben sorgt dafür, dass sich zukünftige Situationen eventuell nicht vollständig kontrollieren lassen. Laut der FHS St. Gallen ist dies die Einleitung einer Stresssituation.

Langfristig kann zu viel Stress zu dem Entstehen einer Burnout-Erkrankung führen. Viele Experten assoziieren ein schlechtes Zeitmanagement sogar direkt mit der Erkrankung.

Welche Vorteile hat ein gutes Zeitmanagement?

Ein optimiertes Zeitmanagement und effiziente Arbeitstechniken beeinflussen die Leistungsfähigkeit direkt. Zusätzlich vermindern Sie den Leistungsdruck und schaffen mehr Überblick über anstehende Arbeiten. Wer seine Zeit als Ressource ansieht und diese effektiv managed, profitiert zudem von folgenden Vorteilen:

1. Eine klare Priorisierung der Arbeitsaufgaben

Klare Prioritäten sorgen dafür, dass keine Aufgaben vergessen oder aufgeschoben werden.

2. Mehr Freiraum für Kreativität

Wer klare Zeitfenster für seine Aufgaben hat, neigt zu einer lockeren Arbeitsart und mehr Kreativität bei der Arbeit.

3. Mehr Freizeit

Bedeutet Zeitmanagement, dass man keine Zeit für freie Stunden einkalkulieren sollte? Nein, denn Freizeit ist für die eigene Produktivität ebenso wichtig, wie die Arbeit an sich. Eine klare Einteilung freier Zeit sorgt dafür, dass diese qualitativ besser wird.

4. Weniger Stress

Fazit: Wie setzt man ein optimales Zeitmanagement um?

Seine eigene Zeit als wertvolle Ressource anzusehen und sich auch einmal Zeit für Ich-Zeit zu lassen, ist oft schwerer als man denkt. Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement-Strategien, die auch allesamt zum Erfolg führen können. Wichtig ist aber, dass eine disziplinierte Umsetzung stattfindet. Nur mit alltäglicher Disziplin lässt sich ein Punkt erreichen, an dem die eigene Zeit am effizientesten eingesetzt wird.

Vorsteuer

Steuerberatung / By Amilia Rapp

Jedes Unternehmen in Deutschland ist umsatzsteuerpflichtig und somit vorsteuerabzugsberechtigt. Ausnahmen sind nur kleine Unternehmen, die bestimmte Umsatzgrenzen unterschreiten. Für sie gilt die Kleinunternehmerregelung. Es besteht jedoch die Möglichkeit, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Das sollten Sie sich jedoch gut überlegen. Wenn Sie eine sinnvolle Entscheidung treffen wollen, müssen Sie wissen, wie Vorsteuer und Umsatzsteuer in Deutschland funktionieren.

Was ist die Vorsteuer?

Wer in Deutschland Waren oder Dienstleistungen anbietet, ist immer verpflichtet, eine Umsatzsteuer auszuweisen. Obwohl die Umsatzsteuer eine Endverbrauchersteuer ist, wird auch Unternehmen Umsatzsteuer berechnet, die sie später vom Finanzamt zurückerhalten. Die Umsatzsteuer, die Sie als Unternehmer beim Einkauf bezahlen, heißt Vorsteuer. Der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer ist also nur eine Frage des Blickwinkels.

Kurz zusammengefasst:

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer aus der Perspektive des Käufers.
Die Steuer, die Ihnen auf eingehenden Rechnungen berechnet wird, ist die Vorsteuer.
Die Steuer, die Sie auf ausgehenden Rechnungen berechnen, ist die Umsatzsteuer.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Vorsteuer lässt sich nur anhand der Umsatzsteuer erklären. Sie fällt in Deutschland für alle entgeltlichen Produkte und Dienstleistungen an. Diese Abgabe muss der Endverbraucher zahlen. Er zahlt sie aber nicht direkt, sondern bei jedem Kauf als Teil des Preises. Der Verkäufer muss die Steuer später beim Finanzamt abführen.

Der Umsatzsteuersatz beträgt normalerweise 19 Prozent. Für einige Warengruppen, beispielsweise Lebensmittel und Bücher, gilt die ermäßigte Umsatzsteuer von 7 Prozent.

Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer?

Im Volksmund wird die Umsatzsteuer auch Mehrwertsteuer genannt. Die Umsatzsteuer ist aber streng genommen nicht ganz mit der Mehrwertsteuer gleichzusetzen. Der Begriff beschreibt lediglich die Funktionsweise der modernen Umsatzsteuer. Umsatzsteuer ist also der korrekte Begriff für das, was im Allgemeinen Mehrwertsteuer genannt wird. Die Umsatzsteuer fällt nicht für jede Stufe der Wertschöpfungskette an, sondern wird nur einmal vom Endverbraucher bezahlt.

Kurz zusammengefasst:

Die Bezeichnungen Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer meinen in der Alltagssprache dasselbe.
Umsatzsteuer ist der steuerrechtlich korrekte Begriff.
Das Wort „Mehrwertsteuer“ beschreibt die Funktionsweise der modernen Umsatzsteuer.

Was ist der Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug berechtigt Sie als Unternehmer, die von Ihnen gezahlte Vorsteuer mit der Umsatzsteuer zu verrechnen, die Sie an das Finanzamt abführen. Er sorgt dafür, dass die Umsatzsteuer nur von Endverbrauchern bezahlt wird, nicht von Unternehmen, die ein Produkt nur weiterverarbeiten oder weiterverkaufen.

Beispiel für Vorsteuerabzug

Wie der Vorsteuerabzug in der Praxis funktioniert, lässt sich am besten mit einem Beispiel erklären. Angenommen, ein Tischler kauft beim Sägewerk Holz zu einem Nettopreis von 1.000 €. Er bezahlt zusätzlich 190 Euro Umsatzsteuer dafür. Aus diesem Holz fertigt er einen Schrank, den er seinem Kunden für 2.000 Euro netto verkauft. Da er seinem Kunden Umsatzsteuer berechnen muss, beträgt der Bruttopreis des Schranks 2.380 Euro. 380 Euro davon gehören aber nicht ihm, sondern sind Umsatzsteuer, die er an das Finanzamt abführen muss. Der Tischler hat aber bereits beim Einkauf 190 Euro Umsatzsteuer bezahlt. Diese Summe wird als im Voraus abgeführte Umsatzsteuer behandelt, daher auch die Bezeichnung Vorsteuer. Sie wird mit der Umsatzsteuerschuld von 380 Euro verrechnet. Die Vorsteuer wird von der Umsatzsteuerschuld des Tischlers abgezogen. Übrig bleiben somit nur noch 190 Euro, die er dem Finanzamt bezahlen muss. De facto bezahlen also weder Tischler noch Sägewerk Umsatzsteuer. Sie nehmen sie auch nicht ein, sondern reichen im Prinzip nur die Umsatzsteuer des Endabnehmers an das Finanzamt weiter.

Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Grundsätzlich sind alle Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt. Die einzige Ausnahme sind Kleinunternehmer, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Als Kleinunternehmen gelten Freiberufler und Einzelunternehmer, deren Umsatz im vergangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Sie müssen ihren Kunden keine Umsatzsteuer berechnen, sind im Gegenzug aber auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Auch Privatpersonen sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Für Sie als Unternehmer bedeutet das, dass sie für private Anschaffungen keinen Vorsteuerabzug geltend machen dürfen.

Wann darf keine Vorsteuer abgezogen werden?

Vorsteuer dürfen Sie nur abziehen, wenn Sie sie auch bezahlt haben. Bei Rechnungen von Kleinunternehmern, die ohne Umsatzsteuer gestellt wurden, können Sie somit keine Vorsteuer abziehen. Dasselbe gilt für Rechnungen aus dem Ausland, da Sie auch in diesem Fall keine Umsatzsteuer an den deutschen Fiskus bezahlt haben. Auch von Investitionen, die nur umsatzsteuerfreie Umsätze erbringen, dürfen Sie keine Vorsteuer abziehen. Das betrifft vor allem Immobilien, wenn Sie diese an Privatpersonen vermieten.

So funktioniert der Vorsteuerabzug in der Praxis

Den Vorsteuerabzug reichen Sie mit der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung ein. Dort wird die von Ihnen eingenommene Umsatzsteuer mit der von Ihnen bezahlten Vorsteuer verrechnet. Je nach Höhe ihrer Umsatzsteuer müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung entweder monatlich, vierteljährlich oder gar nicht abgeben.

Unabhängig davon, wie oft Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben haben, ist nach Ablauf des Steuerjahres eine Umsatzsteuererklärung fällig. Die Zahlungen aufgrund der Umsatzsteuervoranmeldung gelten nämlich nur als Vorauszahlungen. Definitiv wird die Höhe der abzuführenden Umsatzsteuer und der davon abgezogenen Vorsteuer erst mit der jährlichen Umsatzsteuererklärung festgestellt.

Was ist die Vorsteuerberichtigung?

Bei der Vorsteuerberichtigung handelt es sich um einen der komplexesten Teile des Umsatzsteuerrechts. Sie ergibt sich aus der Regelung, dass nur für Wirtschaftsgüter Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann, mit denen auch umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielt werden. Das ist bei normalen Handelswaren so gut wie immer der Fall, darum kann ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer für diese nahezu ausnahmslos Vorsteuerabzug geltend machen.

Anders verhält es sich bei Immobilien. Vermietung ist nämlich grundsätzlich umsatzsteuerfrei, allerdings bestehen Ausnahmen für die Vermietung an Gewerbetreibende. Wenn ein Unternehmer also eine Immobilie mit der Absicht errichtet, sie umsatzsteuerpflichtig an einen Gewerbebetrieb zu vermieten, kann er Vorsteuerabzug dafür geltend machen. Vermietet er sie aber umsatzsteuerfrei an eine Privatperson, ist er nicht berechtigt, die von ihm selbst für die Errichtung bezahlte Vorsteuer abzuziehen.

Es kann aber vorkommen, dass sich die Nutzung nach einer gewissen Zeit ändert. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn der ursprüngliche Mieter ein Gewerbebetrieb ist, Sie die Immobilie aber anschließend an eine Privatperson vermieten. Dann müssen Sie eine Vorsteuerberichtigung vornehmen, um die Versteuerung an die geänderten Nutzungsverhältnisse anzupassen. Im schlimmsten Fall kann es dadurch sogar dazu kommen, dass Sie Umsatzsteuer nachzahlen müssen.

ZUGFeRD

Rechnung erstellen / By Amilia Rapp

Wer häufiger Rechnungen erstellt, wird früher oder später mit dem Thema „ZUGFeRD“ konfrontiert. Bereits jetzt gibt es Auftraggeber, die nur noch ZUGFeRD konforme Rechnungen akzeptieren. Trotzdem herrscht häufig noch Unklarheit über das Thema. RECHNUNG.de erklärt, wie Sie schnell und einfach eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellen.

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Bei staatlichen Einrichtungen sind ZUGFeRD-Rechnungen bereits zum Standard geworden. Daher ist davon auszugehen, dass sich die Richtlinie zu einem deutschlandweiten und vermutlich auch europäischen Pflichtformat entwickelt. Denn etwa die Hälfte aller deutscher Unternehmen sind Zulieferer für den öffentlichen Sektor und müssen daher ihre Rechnungen ZUGFeRD-konform erstellen. Auch die fortschreitende Digitalisierung wird ihren Beitrag zur Verbreitung elektronischer Rechnungen leisten. Für den vorausschauend planenden Unternehmer lohnt sich eine Umstellung daher schon jetzt.

Warum sollte ich meine Rechnungen im ZUGFeRD Format erstellen?

Das einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD wurde gemeinsam mit Unternehmen und der öffentlichen Hand entwickelt. Technisch basiert ZUGFeRD auf einer PDF/A-Datei (Dateiformat zur Langzeitarchivierung) die mit einer XML-Datei (Dateiformat, das auch von Maschinen ausgelesen werden kann) kombiniert wird. Und genau hier liegt die Besonderheit: Dadurch können ZUGFeRD-Rechnungen digital ausgelesen werden und beinhalten physisch dieselben Informationen.

Vorteilhaft ist zudem, dass PDF/A eine revisionssichere Archivierung der Belege ermöglicht, ohne dass weitere Maßnahmen wie Scannen erforderlich sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen mittlerweile mit annähernd jeder Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel sind. Das spart Zeit und verhindert Fehler beim manuellen Übertragen von Rechnungsdaten.

So können Sie ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen

In der Regel ist für die Erstellung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen eine Software erforderlich. Diese wandelt eine bestehende Rechnung um oder gibt diese direkt bei der Erstellung als PDF aus, die die entsprechenden Daten auch als XML enthält.

Viele Selbstständige, Start-ups und Kleinunternehmer sparen sich jedoch diese zusätzliche Software und nutzen die Plattform faktoora.com. Bei Faktoora ist jede Rechnung automatisch bei der Erstellung ZUGFeRD-konform. Es sind keine zusätzliche Software oder sonstige Drittanbieter-Lösungen erforderlich. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: www.faktoora.com.

Und so funktioniert es:

1. Einfach auf www.faktoora.com anmelden.

2. Unternehmensdaten vervollständigen.

3. Rechnungspositionen ausfüllen und auf „Rechnung erstellen“ klicken.

4. Fertig – Die Rechnungsdatei ist nun jederzeit verfügbar und steht ZUGFeRD-konform zum Download bereit.

Zahlungsverzug

Mahnung & Inkasso / By Amilia Rapp

Dieses Problem kennt wahrscheinlich jeder Selbstständige: Die meisten Kunden zahlen fristgerecht, doch einige kommen in Zahlungsverzug oder bleiben den Rechnungsbetrag sogar dauerhaft schuldig. Gründe für die ausbleibende Zahlungsbereitschaft können vielseitig sein. Den Schaden trägt jedoch allein der Rechnungssteller. Fest steht nur, dass die ausbleibenden Zahlungen vor allem kleinere Unternehmen und Freiberufler in finanzielle Engpässe – bis hin zur Insolvenz – führen können.

Mahnung versenden

Zahlt der Kunde nicht fristgerecht, können zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung oder ein persönliches Telefonat Abhilfe bringen. Möglicherweise hat der Kunde die Bezahlung schlicht vergessen. In diesem Schritt sollten Sie noch keine Säumnisgebühren einfordern, schließlich wollen Sie die Kundenbeziehung nicht gefährden. Anders sieht die Sache aus, wenn auch anschließend kein Zahlungseingang festgestellt wird.

Bleibt nach der freundlichen Aufforderung die fällige Zahlung weiterhin aus, ist das Versenden einer ersten Mahnung sinnvoll. Rechtlich gesehen gilt bereits die Erinnerung als Mahnung, denn bereits durch sie gerät der Kunde in Zahlungsverzug. Das ist eine Voraussetzung dafür, dass der Unternehmer Verzugszinsen berechnen oder weitere rechtliche Schritte einleiten kann.

Bei weiterer Nichtzahlung haben Sie die Möglichkeit, eine zweite und eine dritte Mahnung mit jeweils höheren Mahngebühren zu versenden. Auch können Sie den Kunden mit dem Versenden der Mahnung informieren, dass bei weiterem Ausbleiben der Zahlung ein Rechtsanwalt konsultiert werden kann.

Mahngebühren helfen oftmals bei der Zahlungsbereitschaft

Genaue Vorgaben für Mahngebühren gibt es nicht. Die Mahngebühren sollten dennoch angemessen sein und den Zusatzaufwand, den das Unternehmen durch die Versendung der Mahnungen hat, widerspiegeln. Kosten für Briefpapier, Umschläge und das Porto sollten Grundlage dieser Berechnung sein. Allgemein geht man von einer Gebühr von 2,50 Euro pro Mahnung aus. In der steigenden Wertigkeit wird auch die Dringlichkeit der Forderungen ausgedrückt. Zudem ermutigen steigende Kosten die Schuldner in einigen Fällen, schnell zu zahlen, um weitere Gebühren zu vermeiden.

Gerichtlicher Mahnbescheid

Mahnung & Inkasso / By Amilia Rapp

Diesem Problem begegnet wohl jedem Unternehmer mindestens einmal in seiner Laufbahn: Ein Kunde weigert sich, seine Rechnung zu bezahlen. Zahlungsaufforderungen ignoriert er einfach. Viele Selbstständige glauben ihr Geld schon jetzt verloren, weil sie alle Wege das Geld einzufordern von vorneherein für zu aufwändig bzw. zu teuer halten. Dabei wäre der nächste Schritt ganz einfach: Gehen Sie zivilrechtlich mit einem Mahnbescheid gegen Zahlungsverweigerer vor.

Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einem Mahnbescheid?

Zwar teilen die Mahnung und der Mahnbescheid einen gemeinsamen Zweck: Nämlich das schnelle Eintreiben ausstehender Zahlungen. Aber es gibt Unterschiede.

In erster Linie unterscheiden sie sich durch ihren Absender und ihre Wirkung. Die Mahnung verschicken Sie entweder selbst, durch einen externen Dienstleister oder beauftragen einen Anwalt damit. Einen Mahnbescheid beantragen Sie dagegen bei einem Gericht, das diesen dann versendet. Damit erhält Ihr Fall ein offizielles Aktenzeichen und eine stärkere Wirkung. Der Mahnbescheid unterbricht nämlich die Verjährungszeit Ihrer Zahlungsforderung. Damit verschafft er Ihnen mehr Zeit, Ihre Forderung durchzusetzen. Diese Macht hat eine Mahnung nicht.

Begriffsklärung: Mahnbescheid, Mahnantrag, Mahnung

Der Mahnbescheid wird häufig auch als Mahnantrag bezeichnet. Mit ihm leiten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren ein. Dieses hat den Zweck, offene Geldforderungen einfacher durchzusetzen. Der Mahnbescheid bildet die Vorstufe zum Vollstreckungsbescheid.

Wann ist ein gerichtliches Mahnverfahren sinnvoll?

Grundsätzlich sollten Sie als Gläubiger in jedem Fall dagegen vorgehen, wenn jemand seine Rechnung nicht bezahlt – auch bei kleineren Beträgen. Denn es spricht sich schnell unter den Kunden herum, wenn man seine Rechnung nicht bezahlt und damit durchkommt. Hält der Kunde eine Zahlungsfrist nicht ein, empfiehlt es sich, ihn zunächst mit einem freundlichen Schreiben an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Ignoriert er die Erinnerung, lassen Sie ihm Mahnungen zukommen. Üblich sind drei. Bleibt auch dieser Schritt erfolglos, können Sie es mit einem Mahnbescheid probieren. Um diesen beantragen zu dürfen, müssen Sie nämlich mindestens eine Mahnung verschickt haben.

Gerichtliches Mahnverfahren oder Klage?

Alternativ zum Mahnbescheid können Sie eine Zivilklage gegen den Zahlungsunwilligen erheben. Im Normalfall bedeutet jedoch ein Mahnbescheid für Sie als Gläubiger weniger Arbeit und Kosten als eine Klage. Zudem ist der Mahnbescheid dann sinnvoll, wenn Ihre Zahlungsforderung zum Ende des Jahres verjährt und Sie dies noch schnell verhindern möchten. Über eine Klage sollten Sie nachdenken, wenn Sie damit rechnen, dass der Schuldner gegen Ihren Mahnbescheid Widerspruch einlegen wird. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn er bereits im Vorfeld behauptet hat, die zugestellte Ware wäre mangelhaft. In diesem Fall spart Ihnen die Klage Zeit. Außerdem ist die Zivilklage im Normalfall dann die bessere Wahl, wenn Sie die Adresse des Schuldners nicht kennen. Im Gegensatz zum Mahnbescheid kann eine Klage nämlich öffentlich zugestellt werden.

Wie beantragen Sie einen Mahnbescheid?

Einen Mahnbescheid beantragen Sie beim Zentralen Mahngericht Ihres Bundeslands. Drei Möglichkeiten gibt es:

Per Internet

Den Online-Antrag können Sie ganz bequem elektronisch an das Mahngericht übermitteln. Um den Antrag zu signieren, benötigen Sie hierfür aber eine Signaturkomponente, eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät. Alternativ können Sie Ihren digitalen, signierten Antrag über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EVPG) an das Gericht senden.

Per Post

Hierzu nutzen Sie das offizielle Antragsformular, das Sie im Schreibwarenhandel erhalten. Alternativ füllen Sie den Antrag online aus, drucken ihn auf Papier, signieren ihn und senden ihn an das zuständige Mahngericht.

Über einen Inkasso-Anbieter

Um sich den Aufwand zu sparen, beauftragen Sie ein Inkasso-Unternehmen, das den Mahnbescheid für Sie beantragt.

Welche Angaben enthält der Mahnbescheid?

– Ihre Anschrift als Antragssteller – Anschrift des Schuldners (Antragsgegner) – Gegebenenfalls die Adresse Ihres Prozessbevollmächtigten (Anwalt) – Grund und Kosten Ihrer Hauptforderung (die ausstehende Rechnung) – Die Kosten des Verfahrens – Gründe und Kosten der Nebenforderungen (zum Beispiel Mahngebühren) – Die angefallenen Zinsen

Wer bezahlt die Gerichtskosten?

Die Gerichtskosten für den Mahnbescheid müssen Sie als Gläubiger zunächst vorstrecken. Sie können diese jedoch später von Ihrem Schuldner als Verzugsschaden zurückzahlen lassen. Folgt dem Mahnverfahren ein Vollstreckungsbescheid, entscheidet das Urteil des Richters, wer die Kosten trägt.

Wie läuft ein gerichtliches Mahnverfahren ab?

Im Idealfall läuft das Mahnverfahren in drei Schritten ab:

1. Sie leiten das Mahnverfahren ein, indem Sie einen Mahnbescheid beantragen.

2. Der Schuldner erhält den Mahnbescheid vom Gericht.

3. Der Schuldner bezahlt den ausstehenden Betrag.

Natürlich läuft das Ganze in der Praxis nicht immer so reibungslos ab, was zu einigen Zwischenschritten führen kann:

Fehlerhafter Antrag

Enthält Ihr Mahnantrag Fehler wie etwa vergessene Angaben, erhalten Sie vom Amtsgericht eine sogenannte Monierung. Diese besteht aus einem Schreiben mit der Beanstandung und einem Briefbogen für Ihre Antwort. Sind die Beanstandungen behoben, stellt das Gericht Ihren Mahnbescheid dem Schuldner zu.

Zustellung nicht möglich

Falls der Bescheid nicht zustellbar sein sollte, erhalten Sie vom Gericht Post mit den Gründen für die Nichtzustellung sowie einem Neuzustellungsantrag.

Widerspruch

Nachdem der Schuldner den Mahnbescheid erhalten hat, hat er zwei Wochen Zeit, um entweder den ausstehenden Betrag zu bezahlen oder dem Bescheid zu widersprechen. Mit beiden Handlungen schließt er das Mahnverfahren ab. Falls Sie gegen einen Widerspruch weiter vorgehen möchten, müssen Sie eine Klage einreichen.

Der Vollstreckungsbescheid

Falls der Schuldner nicht innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung des Mahnbescheids bezahlt oder widerspricht, haben Sie die Möglichkeit, einen Vollstreckungsbescheid zu beantragen. Dafür haben bis zu sechs Monate nach der Zustellung des Mahnbescheids Zeit. Versäumen Sie diese Frist, verfällt die Wirkung Ihres Mahnbescheids.

Unterschied Dienstvertrag Werkvertrag

Ihr Gutes Recht / By Amilia Rapp

Für Freiberufler und Selbstständige ist die Vertragsgestaltung ein sehr wichtiges Thema. Sowohl Dienstverträge als auch Werkverträge werden dabei regelmäßig eingesetzt. Je nach Branche fällt die Vertragswahl unterschiedlich aus, denn der Hauptunterschied liegt im Umgang mit der Dienstleistung.

Was sind Dienstverträge und Werkverträge überhaupt?

Dienstverträge und Werkverträge stellen eine gute Möglichkeit dar, um sich vor Erbringung einer Dienstleistung rechtlich abzusichern. Welche Vertragsform eingesetzt werden sollte, hängt nämlich in der Regel von der jeweiligen Branche ab. Während Werkverträge auf das erfolgreiche Erbringen einer Leistung bezogen sind, umfassen Dienstverträge nur die Leistung an sich.

Ein Werkvertrag liegt beispielsweise dann vor, wenn sich eine Vertragspartei verpflichtet, ein Werk ohne Mängel herzustellen. Das können Unternehmen im produzierenden Gewerbe sein, deren Leistung erst nach Auslieferung eines vertraglich akzeptablen Produktes erfüllt ist. Daher schließen Zulieferer hauptsächlich Werkverträge ab, mit denen sie versichern, dass ihre Produkte ein festgelegtes Qualitätslevel erreichen. Die gesetzliche Regelung eines Werkvertrags erfolgt in §631 BGB.

Im Gegensatz zu einem Werkvertrag, ist ein Dienstvertrag lediglich auf die Ausführung der Leistung bezogen. Das bedeutet, dass ein Unternehmer zwar zur Erbringung der Leistung, aber nicht zum Erfolg verpflichtet wird. Beispielsweise verspricht die Vertretung eines Anwalts vor Gericht in der Regel keinen Erfolg. Dieser verpflichtet sich lediglich zur ordnungsgemäßen Vertretung seines Mandanten, nicht aber, dass dieser seinen Gerichtsprozess am Ende gewinnt. In Deutschland ist diese Vertragsform in §611 BGB geregelt. Ausführlicher thematisiert ein anderer Ratgeber-Beitrag, was in einen Dienstleistungsvertrag gehört.

In der Regel gehen viele Dienst- und Werkverträge ineinander über. Oft gibt es in Dienstverträgen Erfolgsklauseln, die ein bestimmtes Qualitätsminimum garantieren sollen. In Werkverträgen werden dagegen häufig Grundzahlungen vereinbart, unabhängig davon, ob das Endergebnis erfolgreich ist. Der Begriff definiert nicht den Vertragsgegenstand. So ist bspw. ein Werkvertrag mit der Überschrift „Dienstvertrag“ also immer noch an seine inhaltlichen Vorgaben gebunden.

Welche Vor- und Nachteile bieten beide Vertragsarten?

Die Vor- und Nachteile von Dienstvertrag und Werkvertrag sind von ihrer Nutzung abhängig. Gerade in beratenden Branchen macht es nur wenig Sinn, auf einen reinen Werkvertrag zu setzen. Da die Lukrativität von Unternehmensberatungen stark von ihrer Umsetzung abhängt, führt ein Erfolgszwang am Ziel vorbei. Der Einfluss des Beraters ist schließlich auf die Beratungsdienstleistung limitiert und nicht auf Umsetzungen innerhalb des Kundenunternehmens bezogen.

Im Gegensatz dazu sind reine Dienstverträge in der Produktion nicht wirklich angebracht. Da ein produzierendes Unternehmen einen direkten Einfluss auf die Qualität seines Produktes hat, kann es dafür garantieren. In der Software-Branche werden freiberufliche Software-Entwickler zudem regelmäßig auf Basis von Werkverträgen gebucht.

Vertragsspezifische Vor- und Nachteile gibt es bei diesen Vertragsformen nicht. Entscheidend ist, dass die richtige Vertragsart gewählt wird und der Vertrag am Ende über alle wichtigen Details verfügt.

Fazit

Grundsätzlich gilt in Deutschland die Vertragsfreiheit, also die Freiheit jedes einzelnen Verträge jeder Art zu schließen. Bei der Vertragsgestaltung haben Freiberufler und Selbstständige daher ebenfalls die Möglichkeit, alle Konditionen individuell auszuhandeln. Wir empfehlen grundsätzlich die Vertragsart zu wählen, die am besten zu dem eigenen Geschäftsmodell passt.

Sprechen Sie zudem mit Ihrem Kunden und lassen Sie dessen Erwartungen und Wünsche an die Zusammenarbeit in die Vertragsgestaltung mit einfließen. Nur so können Sie sicherstellen, dass eine nachhaltige und beidseitig zufrieden stellende Zusammenarbeit erzielt wird.

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Geheimhaltungsvereinbarung

Ihr Gutes Recht / By Amilia Rapp

Unternehmen, die mit Dritten zusammenarbeiten, gehen grundsätzlich etwas höhere Risiken ein als Unternehmen, die ausschließlich auf Inhouse-Arbeiten setzen. Gerade in der Kreativbranche ist die Angst vor einem Ideenklau durch einen Freelancer oder ein anderes Unternehmen durchaus gerechtfertigt. Geheimhaltungsvereinbarungen setzen an diesem Punkt an und schützen rechtlich vor einer Ideenverwertung durch Dritte.

Was ist eine Geheimhaltungsvereinbarung bzw. Verschwiegenheitserklärung?

Bei einer Geheimhaltungsvereinbarung handelt es sich um einen Vertrag, der den Umgang mit vertraulichen Informationen zwischen Geschäftspartnern regelt. Um Ideen und Konzepte zu schützen, werden konkrete Vertragsstrafen bei Zuwiderhandlung in Vereinbarungen involviert. Falls eine Partei also die geschützten Informationen aus einer Zusammenarbeit für eigene Zwecke verwendet, kommen die festgelegten Strafen auf sie zu.

Verhaltnismäßigkeit der Vertragsstrafe: Nach § 307 Abs. 1 BGB sind wettbewerbs- oder schutzrechtlich veranlasste Vertragsstrafeversprechen unwirksam, wenn sie bereits auf den ersten Blick außer Verhältnis zu dem sanktionierten Verstoß stehen. Daher sollten Sie darauf achten, in Verschwiegenheitserklärungen verhältnismäßige und zu rechtfertigende Vertragsstrafen anzusetzen.

Welche Inhalte umfasst eine Geheimhaltungsvereinbarung?

Auch Geheimhaltungsvereinbarungen fallen in Deutschland unter die mit 2 Abs. 1 GG geschützte Vertragsfreiheit. Für Selbstständige bedeutet dies, dass die Vertragsgegenstände und Vertragsklauseln frei bestimmt werden dürfen, sofern sie nicht gegen zwingende Vorschriften des geltenden Rechts, gesetzliche Verbote oder die guten Sitten verstoßen. Um sicherzustellen, dass ein NDA den jeweiligen Bedürfnissen entspricht, sollten die Inhalte daher genau abgewogen werden.

1. Benennung der Vertragsparteien

Damit ein NDA auch vor Gericht gültig ist, müssen alle Vertragsparteien namentlich aufgeführt werden. Dabei ist konkret zu benennen, zwischen wem der Vertrag abgeschlossen wird. Falls ein Freelancer bspw. in einer GmbH organisiert ist, ist der jeweilige Unternehmensname ebenfalls anzuführen.

2. Definition des Vertragsgegenstandes

Der Hauptbestandteil eines NDAs ist die Definition des Vertragsgegenstands. Dabei gilt es ausführlich zu sein und klar zu definieren, welche Inhalte vertraulich sind und welche Inhalte nicht dem NDA unterliegen. Je genauer dieser Punkt beschrieben wird, desto präziser ist am Ende auch die Rechtsbeständigkeit.

3. Beschreibung des Zeitraums der Geheimhaltungspflicht

In einer Geheimhaltungsvereinbarung sollte die Dauer der Geheimhaltungspflicht genau geregelt sein. In vielen Fällen werden diese jedoch als unbefristet eingestuft. Falls berechtigtes Interesse daran besteht, dass Informationen oder Materialien an einem bestimmten Zeitpunkt nach außen getragen werden dürfen, sollte dies ebenfalls erwähnt werden. Dies kann bspw. auftreten, wenn ein Freelancer die von ihm angefertigten Materialien später für den Aufbau seines Portfolios verwenden möchte.

Die Inhalte einer NDA sollten individuell an die eigenen Bedürfnisse und die im Geschäftsverhältnis bestehenden Umstände angepasst werden. Wir empfehlen daher grundsätzlich einen Anwalt in die Erstellung zu involvieren, um ihre Gültigkeit und Verhältnismäßigkeit sicherzustellen.

4. Definition der geforderten Schutz- und Geheimhaltungsmaßnahmen

Wie soll der Vertragsgegenstand geschützt werden? Die Wichtigkeit dieses oft vergessenen Aspekts ist nicht zu unterschätzen. Gerade vertrauliche Daten sollten ausschließlich auf verschlüsselten Speichermedien gespeichert werden. Falls weitere Aspekte beachtet werden sollen (z.B. Umgang mit Cloud-Speicher, Einbindung Dritter, Umgang mit den Inhalten nach Fertigstellung des Projekts), muss dies erwähnt und entsprechend beschrieben werden.

5. Nennung der Vertragsstrafen

Wie oben erwähnt, sind Vertragsstrafen ein fester und wichtiger Bestandteil von Verschwiegenheitserklärungen. Wichtig ist dabei, dass eine angemessene Vertragsstrafe gefunden wird, die einerseits verhältnismäßig ist, aber dennoch ihren Zweck erfüllt. Deshalb sollte die Vertragsstrafe so hoch sein, dass sich ein Verstoß für den Verletzer voraussichtlich nicht mehr lohnt.

6. Salvatorische Klausel

Um die Rechtsfolgen des Vertrags zu regeln, lässt sich eine salvatorische Klausel als Bestandteil eines NDA integrieren. Diese schützt die Gültigkeit des Vertrags bei Nichtigkeit einer einzelnen Klausel. Sollte also bspw. eine Partei durch eine gegen die in Punkt 4 definierten Schutz- und Geheimhaltungsmaßnahmen verstoßen, würde das Vertragsverhältnis ggf. immer noch intakt sein.

Unterschied Factoring Forfaitierung

Finanzierung / By Amilia Rapp

Beide Finanzierungsformen versprechen eine schnelle Liquidität durch einen Forderungsverkauf. Forfaitierung ist dabei besonders für Exporteure sowie für Leasinggeschäfte interessant und wird häufig von Banken angeboten.

Was ist Forfaitierung?

Bei der Forfaitierung, auch Forfaiting genannt, tritt ein Leistungserbringer eine Forderung an einen neuen Gläubiger ab. Da es sich bei dem neuen Gläubiger um eine idealerweise liquide Bank handelt, sind lange Zahlungsziele möglich. So ist es nicht unüblich, dass forfaitierte Rechnungen erst nach einigen Jahren fällig werden. Im Gegenzug erhält der Leistungserbringer eine möglichst direkte Zahlung seiner Forderung, abzüglich der vorher festgelegten Gebühren. Die Zahlungsfrist der häufig sehr hohen Rechnungsbeträge verlängert sich so deutlich, ohne die Liquidität des Leistungserbringers zu beeinflussen.

Außerdem wird zwischen einer echten und einer unechten Forfaitierung unterschieden. Wie im Factoring, liegt der Unterschied dabei im Umgang mit dem Ausfallrisiko (Delkredere). Während bei dem unechten Forfaiting das Ausfallrisiko bei dem Leistungserbringer verbleibt, wird dieses beim echten Forfaiting an die anbietende Bank übertragen.

Unterschiede zum Factoring

Rechtliche gesehen grenzen sich Factoring und Forfaiting nicht voneinander ab. Während es sich bei beiden Formen um den Verkauf und die Abtretung von Forderungen handelt, zeigen sich die Unterschiede in der Praxis. Der grundlegendste liegt im Anbieter der Leistung. Dabei handelt es sich in der Regel nicht um ein spezialisiertes Unternehmen, wie aifinyo als Factoringanbieter, sondern um eine Bank. Diese hat genügend finanzielle Ressourcen, um sehr hohe Beträge, etwa Kaufpreise von Flugzeugen oder Schiffen, vorzufinanzieren. Das zeigt sich auch in den Zahlungszielen. Durchschnittlich beträgt die Laufzeit bei Forfaitierungen fünf bis zehn Jahre, statt bis zu 90 Tagen, wie sie beim Factoring üblich sind.

Im Gegensatz zum Factoring werden die Forderungen zum Vertragsabschluss bereits konkret definiert. Zudem wird Forfaitierung in der Regel als Einzelleistung angeboten. In der Praxis bedeutet dies, dass die Debitorenbuchhaltung nicht übertragen wird.

Unterschiede	Forfaitierung	Factoring
Höhe der Finanzierungen	Umfasst in der Regel die Vorfinanzierung weniger, hoher Forderungen	Wird häufig für kleinere bis mittelgroße Forderungen eingesetzt
Art der Forderungen	Basiert auf festgelegten und schon bestehenden Leistungen	Basiert auf erbrachten Leistungen und in der Regel werden Forderungen mit einem Zahlungsziel von bis zu 90 Tagen abgedeckt
Anbieter	In der Regel eine Bank	Banken und spezialisierte Anbieter, wie aifinyo
Laufzeit	Von mehreren Monaten bis zu mehreren Jahren	In der Regel ein bis zwei Monate
Anwendungsfall	z.B. Maschinenexport, Leasing industrieller Maschinen oder ein Austausch anderer hochpreisiger Leistungen im In- und Ausland	z.B. alltägliche Forderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen
Leistungsangebot	“Reine” Vorfinanzierung, ggf. Übernahme des Ausfallrisikos	Bietet häufig Zugang zu weiteren Dienstleistungen (Auslagerung des Mahnwesens, Debitorenbuchhaltung)

Wann ist Forfaiting attraktiv?

Wie anfangs erwähnt, wird die Forfaitierung häufig von Exporteuren verwendet. Diese schützen sich damit vor den Auswirkungen einer schlecht einschätzbaren Bonität und eventuellen Währungsrisiken. Außerdem wird sie im Leasinggeschäft angewendet, um Liquidität aus Leasingverträgen zu generieren. Grundsätzlich werden dabei Unternehmen mit sehr hohen Rechnungsbeträgen angesprochen, die ihren Kunden mehrjährige Zahlungsziele bieten möchten.

Kooperationen zwischen der Privatwirtschaft und der öffentlichen Hand setzen häufiger auf die Forfaitierung. So können Privatinvestoren trotz teilweise stark verschuldeter Kommunen und Gemeinden mit direkten Zahlungen rechnen.

Forfaitierung ist für Unternehmen attraktiv, die über entsprechend hohe Rechnungssummen verfügen und mehrjährige Zahlungsziele gewähren müssen. Mittelständische und kleine Unternehmen machen grundsätzlich öfter vom Factoring Gebrauch. Da dies deutlich flexibler ist und auch die Übernahme der Debitorenbuchhaltung (Full-Service-Factoring) ermöglicht, ist es häufig die bessere Wahl.

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