Welche Schritte sind für die Abrechnung erforderlich?
Bei der Abrechnung müssen Selbstständige besonders sorgfältig sein. Denn bereits kleine Fehler können zu Einwänden auf Kundenseite führen. Außerdem besteht die Pflicht, sämtliche Prozesse GoBD-konform zu dokumentieren. Transparenz und Ordnung in der Abrechnung von Leistungen ist daher essentiell für eine erfolgreiche Selbstständigkeit. Doch welche Schritte gibt es dabei?
1. Angebotserstellung und Beauftragung
Eine erfolgreiche Abrechnung beginnt bereits in der Angebotserstellung. Hierbei ist es wichtig, dass ein rechtskräftiger Vertrag entsteht, damit sich ein schwieriger Kunde nicht vor der Zahlungspflicht drücken kann. In Deutschland herrscht glücklicherweise Vertragsfreiheit. Das bedeutet, dass Verträge in jeder Form rechtskräftig sind.
Ob man sich dafür entscheidet, ein förmliches Angebot zu stellen oder dies unförmlich per E-Mail kommuniziert – aus der Korrespondenz muss klar ersichtlich sein, welche Leistungen zu welchem Preis beauftragt wurden. Auch wenn mündliche Verträge gültig sind, empfehlen wir, dies schriftlich festzuhalten. Nur so kann man bei drohenden Zahlungsausfällen, rechtliche Schritte einleiten.
2. Leistungserbringung, Zeiterfassung und Lieferung
Wenn eine Leistung offiziell beauftragt wurde, kann die Leistungserbringung erfolgen. Wichtig ist, dass dies ordnungsgemäß dokumentiert wird, damit es Kunden und Finanzaufsichten später nachvollziehen können. Falls erforderlich, sollten Selbstständige auf eine ordnungsgemäße Zeiterfassung achten. Die Zeiterfassung kann entweder elektronisch mit einer speziellen Software oder physisch auf einem Stundenzettel durchgeführt werden.
Der Kunde sollte jederzeit nachvollziehen können, wie viele Leistungen bereits erbracht wurden. Das ist zwar nicht rechtlich vorgeschrieben, allerdings erhöht es die Transparenz und Chance für eine beidseitig zufriedenstellende Zusammenarbeit.
Die Lieferungen sollten so erfolgen, dass man sie im Nachhinein noch nachvollziehen kann. So können unzufriedene Kunden nicht leugnen, die Lieferung jemals empfangen zu haben und man kann die Vergütung notfalls vor Gericht einstreiten.
3. Rechnungsstellung
Mit der Rechnungsstellung wird die Abrechnung an den Kunden übergeben. Dieser muss dann nur noch die Zahlung fristgerecht tätigen und damit das Projekt abschließen. Die Rechnung sollte pünktlich nach Abschluss eines Projektes erstellt werden, damit die Forderung zeitnahe beglichen werden kann. Eine Abrechnung in Zwischenschritten sollte man in jedem Fall im Voraus mit dem Kunden besprechen.
Die Rechnung muss alle gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen, damit der Kunde seinen Anspruch auf den Vorsteuerabzug behält. Falls doch einmal ein Fehler passiert, muss eine Rechnungskorrektur erfolgen.
Wir empfehlen Ihnen den Rechnungsgenerator auf Rechnung.de oder die Rechnungsstellung in Ihrem Buchhaltungsprogramm. So stellen Sie sicher, dass Sie eine korrekte Rechnungen mit allen Pflichtangaben erstellen.
4. Rechnungsverwaltung und Buchhaltung
Sobald Sie die Rechnung an Ihren Kunden versendet haben, müssen Sie diese im Blick behalten. Im Idealfall nutzen Sie dazu eine Rechnungsverwaltung, die Sie an Zahlungsfristen erinnert und bei Bedarf das Mahnwesen einleitet.
Ist die Rechnung beglichen, müssen Sie diese in Ihrem Buchhaltungsprogramm verbuchen. Wichtig ist, dass Sie diese abschließend mindestens 10 Jahre lang archivieren. Erst danach dürfen Sie die Rechnung vernichten.
Wie eine transparente Abrechnung Zahlungsausfälle verhindern kann
Eine transparente Abrechnung ist die Basis für pünktliche Zahlungen von Ihren Kunden. Denn diese legen in der Regel Wert darauf, dass sie nachvollziehen können, welche Leistungen erbracht wurden und was diese gekostet haben.
Daher ist auch eine umfangreiche Vorarbeit erforderlich. Nur mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung, einer transparenten Zeiterfassung und beweisen für Ihre Lieferung, können Sie sich auf eine Zahlung verlassen. Denn diese Dokumentationen sind bei rechtlichen Schritten zwingend erforderlich. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Forderung an aifinyo oder einen anderen Factoring-Anbieter abzugeben, müssen Sie sämtliche Dokumentationen des Auftrags ebenfalls vorlegen.
Grundsätzlich können wir aus unseren Erfahrungen berichten, dass viele Zahlungsverzögerungen durch Missverständnisse entstehen. Durch maximale Transparenz in der Abrechnung und eine gute Kundenkommunikation, können diese Probleme bereits im Ansatz verhindert werden. Achten Sie daher darauf, dass Sie die gesamte Korrespondenz mit Ihren Kunden gut aufbewahren und sowohl Auftragsbestätigungen als auch Beweise für Lieferungen und die Rechnungsstellung doppelt speichern.
Abrechnung und Zahlung leicht gemacht mit aifinyo
Mit aifinyo können Sie sich vollständig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und können die Zahlungsprobleme Ihrer Kunden vergessen. Wir übernehmen auf Wunsch die Rechnungsstellung, Rechnungsverwaltung und das Mahnwesen für Sie. Außerdem finanzieren wir im Factoring Ihre Forderung kostengünstig vor und übernehmen dabei das vollständige Ausfallrisiko.
Um Zahlungsverzögerungen und Zahlungsausfälle müssen Sie sich also gar nicht mehr kümmern. Das Beste dabei: Die Leistungen von aifinyo sind kostengünstig und damit auch für kleine Unternehmer und Selbstständige zugänglich.
