Betragsmäßige GwG-Grenze
In erster Linie bestehen für die Einstufung in Geringwertige Wirtschaftsgüter betragsmäßige Grenzen; während früher eine jahrelang unveränderte Obergrenze von 800 DM bestand, wurde diese im Laufe der letzten Jahre mehrfach angepasst. Heute gelten die Betragsgrenzen von 800 EUR für Standard-GwG und 1.000 EUR für Sammelposten-GwG (GwG-Grenze 2022). Liegt der Wert unter 250 EUR (bis 2017: 150 EUR), kann der jeweilige Gegenstand sofort als Aufwand verbucht werden.
Weitere Voraussetzungen für die Anerkennung
Gemäß den steuerlichen Voraussetzungen (§ 6 Abs. 2 und 2a EStG) müssen Geringwertige Wirtschaftsgüter materielle, bewegliche Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens sein. Immaterielle Wirtschaftsgüter wie Lizenzen oder Rechte sowie Gegenstände des Umlaufvermögens (Vorräte, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Handelswaren) scheiden daher als GwG aus.
Des Weiteren müssen die Wirtschaftsgüter selbstständig nutzbar sein; der jeweilige Gegenstand muss also dem Betrieb getrennt für sich alleine dienen können. Eine selbstständige Nutzbarkeit liegt beispielsweise vor, wenn ein Wirtschaftsgut
- nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung ohne andere Güter genutzt werden kann (betrieblicher Nutzungszusammenhang)
- nicht technisch mit anderen Gütern abgestimmt ist, sondern stand-alone verwendet werden kann
- nicht aus dem betrieblichen Zusammenhang gelöst und in einen anderen betrieblichen Nutzungszusammenhang eingefügt werden kann
Folgende Wirtschaftsgüter sind als Geringwertige Wirtschaftsgüter anerkannt
- Einrichtungsgegenstände in Läden
- Laptops, Telefone, Datenträger
- Bücher, sofern es keine mehrbändigen Werke wie Lexika sind
- Computerprogramme (Trivial-EDV-Programme)
- Grundausstattung einer Kfz-Werkstatt mit Spezialwerkzeugen
- Schreibtischkombinationsteile, die nicht fest miteinander verbunden sind, wie beispielsweise Tische, Rollcontainer, Computerbeistelltische
Folgende Gegenstände sind keine Geringwertigen Wirtschaftsgüter
- Autoradio
- Monitore, PCs, Drucker
- Elektromotor zum Einzelantrieb einer Maschine, einer Drehbank oder eines Webstuhls
- Regalteile, die zwar nicht genormt, aber technisch aufeinander abgestimmt sind
Wie werden GwG verbucht und abgeschrieben?
Bezüglich der steuerrechtlichen Behandlung können Sie grundsätzlich drei Gruppen von GwG unterscheiden.
Wirtschaftsgüter (GwG) von 0 – 250 EUR (ohne Umsatzsteuer)
Sogenannte geringstwertige Wirtschaftsgüter, deren Netto-Wert unter 250 EUR beträgt, können aus Vereinfachungsgründen ohne Aktivierung im Anlagevermögen sofort als Betriebsausgabe/Aufwand verbucht werden (Sofortabschreibung). Sie mindern somit in vollem Umfang den steuerlichen Gewinn des jeweiligen Jahres.
Voraussetzung zur Anwendung dieser Vereinfachungsregelung ist, dass die Wirtschaftsgüter in ihrer Gesamtheit von unwesentlicher Bedeutung sind. Leider gibt es für die “unwesentliche Bedeutung” keinen klaren Grenzwert, so dass dies jeweils im Einzelfall zu bewerten ist.
Wirtschaftsgüter (GwG) von 250,01 – 800 EUR (ohne Umsatzsteuer)
Ist die GwG-Grenze zur Anwendung der Vereinfachungsregel überschritten, besteht für Wirtschaftsgüter bis zur GwG-Grenze von 800 EUR ein Wahlrecht. Diese können gemäß § 6 Abs. 2 EStG in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden, vorausgesetzt sie werden in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufgenommen. Aus dem Verzeichnis müssen sich folgende Angaben ergeben:
- Datum der Anschaffung, Herstellung oder Einlage in den Betrieb
- Höhe der Anschaffungskosten/Herstellungskosten oder des Einlagewerts
Sofern sich diese Angaben aus der laufenden Buchführung ergeben, indem beispielweise spezielle GwG-Konten für diese Fälle verwendet werden, braucht das Verzeichnis nicht separat geführt zu werden. In der Praxis ist dies in den allermeisten Fällen gegeben.
Die zweite Alternative besteht darin, die Wirtschaftsgüter (GwG) einheitlich gemäß § 6 Abs. 2a EStG in einen sogenannten Sammelposten zu erfassen. Der Sammelposten ist im Jahr der Bildung und in den vier Folgejahren mit jeweils einem Fünftel (20 %) gewinnmindernd abzuschreiben (Poolabschreibung). Im Gegensatz zur herkömmlichen Behandlung und Abschreibung von Wirtschaftsgütern spielt bei der Anwendung der Poolabschreibung die tatsächliche Nutzungsdauer der einzelnen Wirtschaftsgüter keine Rolle. Gleiches gilt für Abgänge wegen Veräußerung, Entnahmen oder Zerstörungen der Güter. Auch nachträgliche Anschaffungskosten haben keine Auswirkung; diese werden nicht nachträglich zugeführt, sondern sind laufenden Aufwendungen.
Wirtschaftsgüter (GwG) von 800,01 – 1.000 EUR (ohne Umsatzsteuer)
Liegen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes über der GwG-Grenze von 800 EUR und übersteigen nicht den Höchstbetrag von 1.000 EUR, ist nur die Poolabschreibung als Sonderform der GwG-Behandlung möglich. Die Verbuchung in voller Höhe als Betriebsausgabe scheidet in diesem Fall aus, da die hierfür gültige GwG-Grenze überschritten ist.
Wirtschaftsgüter (GwG) über 1.000 EUR (ohne Umsatzsteuer)
Betragen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes hingegen mehr als 1.000 EUR, liegt nach steuerlicher Definition kein Geringwertiges Wirtschaftsgut mehr vor und der Gegenstand ist als Anlagevermögen zu aktivieren und nach den herkömmlichen Vorschriften zu bewerten und abzuschreiben.
Wann lohnen sich für Sie die verschiedenen GwG-Optionen?
Der sinnvolle Einsatz der unterschiedlichen GwG-Optionen hängt von den individuellen Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens ab. Grundsätzlich ist die Sofortabschreibung für Sie sinnvoll, wenn im jeweiligen Wirtschaftsjahr hohe Gewinne vorliegen, da mit der Sofortabschreibung ein maximaler Abschreibungsaufwand erzeugt werden kann. Zudem ist die Sofortabschreibung mit geringem Verwaltungsaufwand verbunden; es erfordert keine Berechnung von (anteiligen) Abschreibungsbeträgen und keine Fortschreibung in Folgejahre.
Wird hingegen erst mit Gewinnen in den kommenden Jahren gerechnet, ist die Poolabschreibung für Sie lohnender, da damit der Abschreibungsaufwand in die Zukunft transferiert werden kann. Es gilt allerdings zu beachten, dass bei Anwendung der Poolabschreibung eine Nutzungsdauer von 5 Jahren anzusetzen ist, auch wenn das jeweilige Wirtschaftsgut eine grundsätzlich kürzere Nutzungsdauer hätte.
Weiteres Wahlrecht für digitale Wirtschaftsgüter ab 2021
Für bestimmte digitale Wirtschaftsgüter wurde durch ein BMF-Schreiben zur Förderung der Digitalisierung ein Wahlrecht zur Sofortabschreibung geschaffen. Bei speziellen Gegenständen der Computerhardware sowie der Betriebs- und Anwendersoftware können die Anschaffungs- und Herstellungskosten steuerrechtlich über eine Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Hieraus folgt eine vollständige Abschreibung im Jahr der Anschaffung und eine sofortige Transformation der Anschaffungs- und Herstellungskosten in gewinnmindernde Betriebsausgaben des laufenden Jahres. Es handelt sich um ein Wahlrecht; wird es nicht angewendet, ist die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für das Wirtschaftsgut nach den herkömmlichen AfA-Tabellen zu bestimmen.
Im Gegensatz zu den Voraussetzungen zur Anerkennung eines GwG ist für die Abschreibung von digitalen Wirtschaftsgütern keine selbstständige Nutzbarkeit erforderlich.
