April, 2022 - rechnung.de

Zeiterfassungssysteme für Selbstständige

Zeiterfassungsapps sind unglaublich vielseitig. Von einem komplexen System mit integrierter Rechnungsstellung, bis hin zu einfachen Systemen, die ganz unbemerkt im Hintergrund laufen, gibt es viele verschiedene Optionen. Für Selbstständige oder kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern sind die Anforderungen aber ganz anders als für große Betriebe.

Welche Zeiterfassungssysteme lohnen sich für Selbstständige?

Die wenigsten Selbstständigen benötigen umfangreiche Softwarelösungen zur Zeiterfassung. Allerdings können simple Apps viel Klarheit über das eigene Arbeitsverhalten bieten. Der Fokus für Selbstständige sollte bei der Zeiterfassung darin liegen, Arbeitszeiten transparent zu erfassen, um die Kunden auf Wunsch zugänglich zu machen.

Integrierte Rechnungsstellung oder Datenexporte sind für die meisten Selbstständigen nicht erforderlich. Denn ohne viele Mitarbeiter kann die Arbeitszeit auch problemlos manuell auf abgerechnet werden. Datenexporte machen dagegen in der Regel erst für Unternehmen mit mehreren Abteilungen Sinn, die die Arbeitszeiten genauer analysieren möchten.

Daher konzentrieren wir uns in diesem Beitrag auf die besten und einfachsten Zeiterfassungsapps für Selbstständige. Funktionen, die über die reine Zeiterfassung und -Darstellung hinaus gehen, lassen wir erstmal außen vor.

Die 5 besten Zeiterfassungsapps für Selbstständige im Überblick

Bei der Wahl der Zeiterfassungssoftware sollte man in erster Linie auf die eigenen Anforderungen achten. Welche Funktionen sind einem besonders wichtig? Worauf kann man auch verzichten? Und wie viel Geld möchte man investieren?

Auch die Funktionalität und Bedienbarkeit sind wichtige Faktoren. Während einige Software-Lösungen ganz simpel aufgebaut sind, bieten andere ein komplexes User-Interface mit zahlreichen Möglichkeiten.

Toggl Track

Toggl Track ist eine flexible Zeiterfassungssoftware für Selbstständige und kleine Teams. Das Grundgerüst bildet dabei ein Kalender, der mit einer Stoppuhr-artigen Zeiterfassung ergänzt wird. Die erfasste Zeit kann man anschließend mit wenigen Klicks kategorisieren. Außerdem lässt sich über die Anzahl der abrechnungsbaren Leistungen die Profitabilität ermitteln.

Bei Bedarf lässt sich Toggl auch halbautomatisch im Hintergrund nutzen. So kann man bestimmte Apps kategorisieren und vorher angelegten Kundenprojekten zuordnen. Dabei zeichnet Toggl die Arbeitszeit auf Wunsch automatisch auf und visualisiert diese auf verständliche Art und Weise.

Unserer Meinung nach ist es die ideale Lösung für Selbstständige, die eine simple Zeiterfassungssoftware nutzen möchten.

Preis: Ab 0,00 € verfügbar!

Link: Hier geht’s zu Toggl Track

Clockodo

Clockodo ist eine der wenigen cloudbasierten Zeiterfassungsapps aus Deutschland. Dies ist besonders wichtig, da eine Datenspeicherung auf Servern im Ausland nicht datenschutzkonform ist. Clockodo wurde mit einem Fokus auf kleine Teams entwickelt und stellt über ein Dashboard die Arbeitszeiten der Mitarbeiter transparent dar.

Über die digitale Clockodo-Stempeluhr lässt sich die Arbeitszeit direkt aufzeichnen und kategorisieren. Ansprechend finden wir, dass man auch den erzielten Umsatz durch einzelne Aufgaben direkt einfügen kann und damit eine Übersicht der eigenen Profitabilität erhält. Die Berichterstattung gilt als eine der besten auf dem Markt und bietet kleinen Unternehmen Übersicht über die Pausenzeiten, den Urlaubsanspruch und Krankheitstage der Mitarbeiter.

Natürlich kann man Arbeitszeiten auch im Nachhinein ohne viel Aufwand erfassen. Für Solo-Selbstständige ist Clockodo in unseren Augen allerdings etwas zu umfangreich.

Preis: 6,50 € pro Nutzer pro Monat / 3,50 € ab dem 11. Mitarbeiter

Link: Hier geht’s zu Clockodo

Timing

Für Selbstständige ohne Mitarbeiter ist Timing eine der besten Softwarelösungen auf dem Markt. Dabei handelt es sich um eine reine Mac-App, die eine vollautomatisierte Zeiterfassung ermöglicht. Das Beste dabei: Timing erkennt, welche Apps und Webseiten genutzt werden und kann diese automatisch einordnen. So versteht die Software zum Beispiel, dass Zeit auf Netflix oder Facebook nicht zur Arbeitszeit gezählt werden sollte.

Allerdings lassen sich die „produktiven“ und „unproduktiven“ Webseiten und Apps auch manuell zuordnen, wenn man beruflich viel Zeit auf Facebook und Co. verbringen muss. Arbeitszeiten, die noch nicht automatisch kategorisiert wurden, kann man mit Timing manuell per Drag-and-Drop einordnen.

Timing erkennt ebenfalls Abwesenheiten und trägt diese automatisch ein. So erhalten Selbstständige alle Möglichkeiten, um Ihren Arbeitsalltag produktiver zu gestalten.

Preis: Ab 6,00 € pro Nutzer pro Monat

Link: Hier geht’s zu Timing

Clockify

Clockify gilt als eine besonders flexible Zeiterfassungssoftware. Das sieht man unter anderem daran, dass sowohl Solo-Selbstständige als auch große Unternehmen damit arbeiten können. Dabei ist ein manueller Timer die Basis für sämtliche Aufzeichnungen. Falls man den Timer vergessen hat, kann man Arbeitszeiten allerdings auch im Nachhinein eintragen.

Ebenfalls erhältlich ist eine Browser-Erweiterung, die unproduktive Zeiten erfasst und eine Produktivitätserinnerung versendet. Über das Timesheet und das Dashboard kann man anschließend die Arbeitszeit nachverfolgen und hat die Möglichkeit, nachträgliche Anpassungen vorzunehmen.

Obwohl Clockify auch für ganze Teams verfügbar ist, empfehlen wir es nur an Solo-Selbstständige. Denn da die Server in den USA liegen, ist es nicht datenschutzkonform, darauf Mitarbeiterdaten zu speichern. Für Selbstständige, die das nicht stört, ist Clockify eine exzellente Option.

Preis: 0,00 € für die reine Zeiterfassung

Link: Hier geht’s zu Clockify

TimeTrack

Wer nach einer europäischen Zeiterfassungssoftware sucht, sollte einen genaueren Blick auf TimeTrack werfen. Die Software kommt aus Österreich und bietet kleinen Unternehmen eine spezialisierte Zeiterfassung an. Für Selbstständige und Freelancer gibt es eine separate Variante, die den Fokus auf das Projektmanagement legt.

Insgesamt glänzt TimeTrack mit einer kinderleichten Zeiterfassung per Stempeluhr, die durch manuelle Eingaben ergänzt werden kann. Kleine Unternehmen profitieren von einer transparenten Abwesenheitsverwaltung und der Möglichkeit, jedem Mitarbeiter einen Stundenzettel über die TimeTrack-App zur Verfügung zu stellen.

Die Funktionen zur Projektabrechnung können bei Bedarf hinzugebucht werden. Wir sind uns allerdings sicher, dass dies für die meisten Nutzer nicht sehr relevant sein wird.

Besonders ansprechend: TimeTrack garantiert, dass die Software die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz erfüllt.

Preis: Ab 4,00 € pro Nutzer pro Monat

Link: Hier geht’s zu TimeTrack

Fazit: Welche Zeiterfassungsapp ist am besten?

Es gibt unzählige gute Softwarelösungen für die Zeiterfassung. Dabei haben viele individuelle Vorteile. Wir finden, dass die von uns vorgestellten Zeiterfassungsapps am besten für Selbstständige geeignet sind, da sie sehr niedrige Anschaffungskosten mit hohen Funktionalitäten kombinieren.

In unseren Augen sind Toggl und Clockify die klaren Favoriten, da Sie die Grundfunktionen der Zeiterfassung kostenfrei zur Verfügung stellen. Wer damit nicht auskommt, kann für wenig Geld Erweiterungen dazubuchen und die eigene Zeiterfassung auf das nächste Level bringen.

Wichtig ist in erster Linie, dass Zeiterfassungsapps diszipliniert bedient werden. Denn nur so kann man davon profitieren.

Sie möchten Ihre Arbeitszeit nicht nur erfassen, sondern Ihre Vergütung zuverlässig vorfinanzieren? Mit dem Factoring von Rechnung.de erhalten Sie Ihre Zahlung bereits 24 Stunden nach dem Einreichen Ihrer Rechnung. Dabei übernehmen wir das vollständige Ausfallrisiko für Sie, sodass Sie sich voll und ganz auf die Kundenbetreuung konzentrieren können.

Abrechnung für Selbstständige

Buchhaltung / By Gloria Hermann

Welche Schritte sind für die Abrechnung erforderlich?

Bei der Abrechnung müssen Selbstständige besonders sorgfältig sein. Denn bereits kleine Fehler können zu Einwänden auf Kundenseite führen. Außerdem besteht die Pflicht, sämtliche Prozesse GoBD-konform zu dokumentieren. Transparenz und Ordnung in der Abrechnung von Leistungen ist daher essentiell für eine erfolgreiche Selbstständigkeit. Doch welche Schritte gibt es dabei?

1. Angebotserstellung und Beauftragung

Eine erfolgreiche Abrechnung beginnt bereits in der Angebotserstellung. Hierbei ist es wichtig, dass ein rechtskräftiger Vertrag entsteht, damit sich ein schwieriger Kunde nicht vor der Zahlungspflicht drücken kann. In Deutschland herrscht glücklicherweise Vertragsfreiheit. Das bedeutet, dass Verträge in jeder Form rechtskräftig sind.

Ob man sich dafür entscheidet, ein förmliches Angebot zu stellen oder dies unförmlich per E-Mail kommuniziert – aus der Korrespondenz muss klar ersichtlich sein, welche Leistungen zu welchem Preis beauftragt wurden. Auch wenn mündliche Verträge gültig sind, empfehlen wir, dies schriftlich festzuhalten. Nur so kann man bei drohenden Zahlungsausfällen, rechtliche Schritte einleiten.

2. Leistungserbringung, Zeiterfassung und Lieferung

Wenn eine Leistung offiziell beauftragt wurde, kann die Leistungserbringung erfolgen. Wichtig ist, dass dies ordnungsgemäß dokumentiert wird, damit es Kunden und Finanzaufsichten später nachvollziehen können. Falls erforderlich, sollten Selbstständige auf eine ordnungsgemäße Zeiterfassung achten. Die Zeiterfassung kann entweder elektronisch mit einer speziellen Software oder physisch auf einem Stundenzettel durchgeführt werden.

Der Kunde sollte jederzeit nachvollziehen können, wie viele Leistungen bereits erbracht wurden. Das ist zwar nicht rechtlich vorgeschrieben, allerdings erhöht es die Transparenz und Chance für eine beidseitig zufriedenstellende Zusammenarbeit.

Die Lieferungen sollten so erfolgen, dass man sie im Nachhinein noch nachvollziehen kann. So können unzufriedene Kunden nicht leugnen, die Lieferung jemals empfangen zu haben und man kann die Vergütung notfalls vor Gericht einstreiten.

3. Rechnungsstellung

Mit der Rechnungsstellung wird die Abrechnung an den Kunden übergeben. Dieser muss dann nur noch die Zahlung fristgerecht tätigen und damit das Projekt abschließen. Die Rechnung sollte pünktlich nach Abschluss eines Projektes erstellt werden, damit die Forderung zeitnahe beglichen werden kann. Eine Abrechnung in Zwischenschritten sollte man in jedem Fall im Voraus mit dem Kunden besprechen.

Die Rechnung muss alle gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen, damit der Kunde seinen Anspruch auf den Vorsteuerabzug behält. Falls doch einmal ein Fehler passiert, muss eine Rechnungskorrektur erfolgen.

Wir empfehlen Ihnen den Rechnungsgenerator auf Rechnung.de oder die Rechnungsstellung in Ihrem Buchhaltungsprogramm. So stellen Sie sicher, dass Sie eine korrekte Rechnungen mit allen Pflichtangaben erstellen.

4. Rechnungsverwaltung und Buchhaltung

Sobald Sie die Rechnung an Ihren Kunden versendet haben, müssen Sie diese im Blick behalten. Im Idealfall nutzen Sie dazu eine Rechnungsverwaltung, die Sie an Zahlungsfristen erinnert und bei Bedarf das Mahnwesen einleitet.

Ist die Rechnung beglichen, müssen Sie diese in Ihrem Buchhaltungsprogramm verbuchen. Wichtig ist, dass Sie diese abschließend mindestens 10 Jahre lang archivieren. Erst danach dürfen Sie die Rechnung vernichten.

Buchhaltung leicht gemacht? Nur mit Lara

Wie eine transparente Abrechnung Zahlungsausfälle verhindern kann

Eine transparente Abrechnung ist die Basis für pünktliche Zahlungen von Ihren Kunden. Denn diese legen in der Regel Wert darauf, dass sie nachvollziehen können, welche Leistungen erbracht wurden und was diese gekostet haben.

Daher ist auch eine umfangreiche Vorarbeit erforderlich. Nur mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung, einer transparenten Zeiterfassung und beweisen für Ihre Lieferung, können Sie sich auf eine Zahlung verlassen. Denn diese Dokumentationen sind bei rechtlichen Schritten zwingend erforderlich. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Forderung an aifinyo oder einen anderen Factoring-Anbieter abzugeben, müssen Sie sämtliche Dokumentationen des Auftrags ebenfalls vorlegen.

Grundsätzlich können wir aus unseren Erfahrungen berichten, dass viele Zahlungsverzögerungen durch Missverständnisse entstehen. Durch maximale Transparenz in der Abrechnung und eine gute Kundenkommunikation, können diese Probleme bereits im Ansatz verhindert werden. Achten Sie daher darauf, dass Sie die gesamte Korrespondenz mit Ihren Kunden gut aufbewahren und sowohl Auftragsbestätigungen als auch Beweise für Lieferungen und die Rechnungsstellung doppelt speichern.

Abrechnung und Zahlung leicht gemacht mit aifinyo

Mit aifinyo können Sie sich vollständig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und können die Zahlungsprobleme Ihrer Kunden vergessen. Wir übernehmen auf Wunsch die Rechnungsstellung, Rechnungsverwaltung und das Mahnwesen für Sie. Außerdem finanzieren wir im Factoring Ihre Forderung kostengünstig vor und übernehmen dabei das vollständige Ausfallrisiko.

Um Zahlungsverzögerungen und Zahlungsausfälle müssen Sie sich also gar nicht mehr kümmern. Das Beste dabei: Die Leistungen von aifinyo sind kostengünstig und damit auch für kleine Unternehmer und Selbstständige zugänglich.

Rechnungen schreiben und direkt vorfinanzieren

Rechnung erstellen / By Leon Ebner

Was sind die Pflichtangaben für eine Rechnung?

Wenn Sie Ihrem Kunden eine Rechnung stellen möchten, müssen Sie einige Pflichtangaben beachten. Deren Nichtbeachtung kann zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen. Zu den Pflichtangaben für Rechnungen zählen:

Vollständige Namen und Anschriften des Rechnungsstellers und -Empfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Artikel oder erbrachten Leistungen
Zeitraum der Lieferung oder Leistungserbringung
Netto-Kosten der Waren oder Dienstleistungen, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen
Jede vereinbarte Minderung des Entgelts, beispielsweise ein Skonto oder ein Rabatt
Anzuwendender Steuersatz und der sich daraus ergebende Umsatzsteuerbetrag

Zusätzliche Rechnungsangaben

Wenden Sie die Kleinunternehmerregelung an, müssen Sie dies ebenfalls vermerken. Das können Sie bspw. so formulieren „Gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“ oder „Als Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“

Außerdem sollten Sie natürlich eine Bankverbindung und ein Zahlungsziel angeben. Vergessen Sie das Zahlungsziel anzugeben, gilt automatisch das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen.

Ausnahme bei Kleinstbetragsrechnungen

Für Rechnungen bis maximal 250 Euro gelten weniger strenge Mindestangaben. Diese können als „Kleinstbetragsrechnungen“ erstellt werden, welche trotz weniger Angaben zum vollen Vorsteuerabzug berechtigen.

Kleinstbetragsrechnungen benötigen nur folgende Angaben:

Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Rechnungsdatum
Menge und Art der gelieferten Artikel oder erbrachten Dienstleistung
Angabe der Höhe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags
Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Besonderheiten für die Rechnungsstellung in das Ausland

Wenn Sie eine Rechnung an Firmen oder Privatpersonen im Ausland versenden möchten, sollten Sie einige Aspekte beachten. Denn neben unterschiedlichen Rechnungsangaben, gibt es auch steuerliche Unterschiede zu Inlandsrechnungen. Entscheidend ist dabei, wo der steuerliche Leistungsort liegt.

Rechnungsstellung in das EU-Ausland

Innerhalb der EU gelten einheitliche Mehrwertsteuerregelungen. Grundsätzlich sind sämtliche Rechnungen an ausländische Privatpersonen in Deutschland steuerpflichtig. Sie setzen also den normalen Steuersatz für Ihre Leistung an oder verweisen auf die Kleinunternehmerregelung.

Bei Rechnungen an europäische Unternehmen verschiebt sich der steuerliche Leistungsort in das Land des Leistungsempfängers. Daher berechnen Sie keine Mehrwertsteuer und verweisen auf das „Reverse-Charge-Verfahren“ Die Voraussetzung dafür ist, dass sowohl der Leistungsempfänger als auch der Leistungserbringer über eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (VAT-ID) verfügen.

Rechnungsstellung in Drittländer

Die Rechnungsstellung in Drittländer ist etwas komplizierter, da es keine einheitlichen Regelungen gibt. In der Regel gilt auch hier wieder, dass der steuerliche Leistungsort im Inland bleibt, wenn der Rechnungsempfänger eine Privatperson ist.

Bei Unternehmen verlagert sich der Leistungsort zum Leistungsempfänger, sodass eventuell vor Ort Umsatzsteuer fällig wird. Ob Steuern anfallen, hängt allerdings vom jeweiligen Land ab. Sie sollten die Rechnung also in jedem Fall ohne deutsche Umsatzsteuer ausstellen und dann anschließend überprüfen, ob die Leistung im Empfängerland steuerpflichtig ist.

Was gibt es sonst noch bei der Rechnungsstellung zu beachten?

Bei der Rechnungsstellung gibt es einige weitere Aspekte, die Sie beachten sollten. Seien Sie dabei besonders sorgfältig, denn bei Nichtbeachtung drohen hohe Strafen.

Fristen:
Für Selbstständige und Freiberufler ist die pünktliche Rechnungsstellung besonders wichtig. Denn ohne diese, riskieren sie die Vergütungen für ihre erbrachten Leistungen. Für die Rechnungsstellung an andere Unternehmen gilt eine Frist von sechs Monaten. Alle Rechnungen für jegliche Leistungen, müssen innerhalb dieser Frist ausgestellt werden.

Darüber hinaus gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist sowohl für eingehende als auch für ausgehende Rechnungen. Werden diese Fristen nicht beachtet, drohen Strafen von bis zu 50.000 Euro.

Elektronische Rechnung:

Heutzutage sind Rechnungen in Papierform bei der Erbringung von Dienstleistungen die Seltenheit. Stattdessen erstellen Selbstständige vermehrt elektronische Rechnungen, die dann per E-Mail-Anhang an den Empfänger versendet oder zum Download zur Verfügung gestellt werden. Wichtig ist dabei jedoch, dass der Empfänger einer elektronischen Rechnung vorher zustimmt.

Wird die Rechnung einfach bezahlt oder verwendet der Empfänger seine E-Mail-Adresse in der Korrespondenz mit Ihnen, können Sie von einer stillschweigenden Zustimmung ausgehen. Wichtig: Sie können auf die Verwendung der elektronischen Rechnung auch in Ihren AGBs hinweisen.

Steuersatz:

Für Ihre Rechnung gilt ein Steuersatz von entweder 19 % oder 7 %, die Sie auf die Netto-Summe aufschlagen müssen. Wenn Sie sich unsicher sind, welcher Steuersatz für Sie gilt, sollten Sie sich mit dieser Liste vergewissern. Sie müssen keine Umsatzsteuer abführen, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden.

Wie fertigt man eine Rechnungskorrektur an?

Wie Sie sehen, gibt es bei der Rechnungsstellung einige Aspekte zu beachten. Falls doch mal etwas schiefgeht, sollten Sie allerdings nicht in Panik geraten. Die Anforderungen an Rechnungskorrekturen und Rechnungsstornierungen sind relativ unkompliziert. Eine Rechnung müssen Sie bspw. korrigieren, wenn Sie Pflichtangaben vergessen oder inhaltliche Fehler gemacht haben.

Wichtig ist, dass Sie für bereits verbuchte Rechnungen nicht einfach eine neue Rechnung erstellen, die den Fehler korrigiert. Stattdessen haben Sie zwei Optionen:

Rechnungsstornierung und Ausstellung einer berichtigten Rechnung

Eine verbuchte Rechnung können Sie über eine Rechnungsstornierung relativ unkompliziert korrigieren. Fertigen Sie dazu eine Storno-Rechnung an, die die fehlerhafte Rechnung ausdrücklich für ungültig erklärt. Diese wird dann unter einer separaten Rechnungsnummer und Rechnungsdatum verbucht. Dabei muss auch die Storno-Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung erfüllen.

Ist die fehlerhafte Rechnung storniert, können Sie problemlos eine berichtigte Rechnung ausstellen. Diese sollte aber ebenfalls einen Vermerk auf die Rechnungskorrektur beinhalten. Die stornierte Rechnung legen Sie anschließend in Ihrer Buchhaltung unter „storniert“ ab. Da sowohl die fehlerhafte ursprüngliche Rechnung als auch die Storno-Rechnung über eine einzigartige Rechnungsnummer verfügen, bleibt die Situation für das Finanzamt transparent.

Rechnungskorrektur mit einem Berichtigungsdokument

Ein Berichtigungsdokument ist eine sehr unkomplizierte Möglichkeit, eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren. So sparen Sie sich nämlich die Storno-Rechnung und das Ausstellen einer komplett neuen Rechnung. Ein Berichtigungsdokument sollte auf die fehlerhafte Rechnung verweisen und dann den jeweiligen Fehler korrigieren.

Die Rechnungskorrektur muss anschließend zusammen mit der fehlerhaften Rechnung verbucht werden. Wichtig: Eine Rechnungskorrektur ist nur bei noch nicht verbuchten Rechnungen möglich. Bei verbuchten Rechnungen führt nichts an einer Rechnungsstornierung vorbei.

Rechnungen in wenigen Klicks erstellen

Sie möchten mit wenigen Klicks eine rechtskonforme Rechnung erstellen? Mit dem Rechnungsgenerator von Rechnung.de gehen Sie keine Risiken ein. Dieser fragt Sie sämtliche Pflichtangaben ab, sodass die Wahrscheinlichkeit für Fehler deutlich geringer ist.

Das Beste dabei: Sie können Ihre Rechnung im Anschluss direkt vorfinanzieren lassen. So schließen Sie das Risiko von Zahlungsausfällen gänzlich aus und können sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Factoring (Rechnungsvorfinanzierung)

Finanzierung / By Hilda Roth

Was ist Factoring eigentlich?

Fast jeder Selbstständige kennt es: Die Zahlung einer Rechnung lässt auf sich warten und wichtige Geschäftsausgaben rücken immer näher. Doch was ist, wenn man nicht genügend Liquidität hat? Hier kommt das Factoring von aifinyo ins Spiel.

Dabei handelt es sich um eine flexible Finanzierungsform, die eine sofortige Vorfinanzierung der Rechnung verspricht. Wir kaufen Ihre Rechnung für eine geringe Gebühr ganz einfach ab, sodass Sie keine Ausfallrisiken mehr haben und sofort über Ihr Geld verfügen können.

Das verspricht Ihnen nicht nur planbare Liquidität, es entlastet auch die Beziehung zu Ihren Kunden. Dabei müssen Sie keine jährlichen Mindestumsätze erfüllen oder lange Vertragslaufzeiten akzeptieren, da wir hohen Wert auf Flexibilität legen. Ganz egal, wie groß oder klein Ihre Forderung ist, wir finanzieren Ihre Rechnung in kürzester Zeit vor.

Die Vorteile des Factorings (Rechnungsvorfinanzierung)

Für Selbstständige und kleine Unternehmen bietet Factoring enorme Vorteile. Diese haben nämlich oft eine relativ geringe Liquidität und sind daher besonders auf fristgerechte Zahlungen angewiesen. Mit Factoring können sie Liquiditätsengpässe überwinden, haben planbar mehr Eigenkapital und schließen Zahlungsausfälle ihrer Kunden gänzlich aus.

Das sind die Vorteile des Factorings von aifinyo:

Schnelle Bezahlung direkt nach der Rechnungsstellung
Planbare Liquidität
Kein Aufwand für Mahnwesen
Keine Zahlungsausfälle
Entlastung der Kundenbeziehungen
Bereits ab 0,50 % der Rechnungssumme!

Es gibt viele verschiedene Vorteile für das Vorfinanzieren von Rechnungen. Dabei finanzieren wir Rechnungen bereits ab 0,50 % der Rechnungssumme vor. Bei einer Rechnung über 10.000 Euro ist das eine Gebühr von lediglich 50 Euro.

Wie funktioniert Factoring?

Wir haben es uns zum Ziel gemacht, die Rechnungsvorfinanzierung möglichst unkompliziert für Kunden jeder Größe zu ermöglichen. Dabei sind die nötigen Schritte kinderleicht und vollkommen transparent. Seit der Fusion mit aifinyo hat sich der Prozess für unsere Kunden allerdings etwas geändert. Es ist jedoch immer noch sehr intuitiv Rechnungen mit aifinyo vorzufinanzieren.

1. Leistung erbringen und die Rechnung erstellen

Erbringen Sie die vereinbarte Leistung und stellen Sie Ihre Rechnung am besten direkt in unserem Rechnungsgenerator. Alternativ können Sie die Rechnung auch direkt in Ihrem Buchhaltungsprogramm erstellen.

Wichtig: Senden Sie die Rechnung noch nicht an Ihren Kunden. Das übernehmen wir für Sie.

2. Rechnung einreichen

Sie können Ihre Rechnung direkt über unseren Rechnungsgenerator an uns übermitteln oder diese im Nachhinein bei uns einreichen. Besuchen Sie dazu einfach aifinyo.de und erstellen Sie ein Kundenkonto. Dort haben Sie die Möglichkeit, direkt Ihre Rechnung hochzuladen. Wir kontaktieren Sie im Anschluss bei Fragen und wickeln den Auftrag für Sie ab.

3. Zahlung erhalten

Wir zahlen die Rechnungssumme abzüglich der vereinbarten Provision an Sie aus. Das dauert in der Regel weniger als 24 Stunden. Dabei übernehmen wir auch die vollständigen Ausfallrisiken und treiben die Forderung im Notfall aus eigenen Kosten ein.

Factoring als Kreditalternative

Für viele Selbstständige kann Factoring eine exzellente Finanzierungsform sein, die sich auch als eine Alternative zu einem kurzfristigen Kredit anbietet. Der entscheidende Vorteil ist, dass Factoring einem Unternehmen kurzfristigen Zugang zu mehr Eigenkapital verspricht und es so im Nachhinein einfacher wird, zusätzliches Fremdkapital aufzunehmen.

Für Freelancer und Kleinunternehmer können Liquiditätsengpässe aber bereits vollständig durch das Factoring gelöst werden. Denn bei diesen machen einzelne Rechnungen oft einen sehr großen Teil des Gesamtumsatzes aus.

Größere Unternehmen können außerdem vom sogenannten Reverse-Factoring Gebrauch machen, das dabei hilft, durch längere Zahlungsziele liquider zu bleiben. Dabei finanziert das Unternehmen die Ausgangsrechnungen vor und sichert sich im Gegenzug längere Zahlungsziele beim Factoring-Anbieter.

Insgesamt ist Factoring also deutlich besser für eine kurzfristige Finanzierung geeignet als ein herkömmlicher Kredit. Benötigen Sie diesen dennoch, können Sie durch den höhere Eigenkapitalanteil in der Bilanz eventuell sogar bessere Konditionen bei Ihrer Bank erhalten.

Echtes oder unechtes Factoring – Wo liegt der Unterschied?

Es gibt viele verschiedene Factoring-Varianten, die oft sehr spezielle Anwendungsfälle abdecken. Der größte Unterschied liegt allerdings darin, ob es sich bei einem Angebot um echtes oder unechtes Factoring handelt. Beide Varianten wirken sich unterschiedlich auf die Bilanz des Unternehmens aus. Daher sollten Sie sich im Voraus genau informieren, um welche Variante es sich bei einem Angebot handelt.

Über Rechnung.de und aifinyo erhalten Sie ausschließlich echtes Factoring. Dies bietet erhebliche Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen.

Echtes Factoring

Beim echten Factoring erwirbt der Factoring-Anbieter eine Forderung mitsamt ihrer Ausfallrisiken. Es handelt sich also um eine Eigenkapitalfinanzierung für ein Unternehmen, was sich positiv auf die Bilanz auswirkt. Die Finanzierungssumme muss anschließend nicht zurückgezahlt werden.

Unechtes Factoring

Das unechte Factoring verpfändet eine Rechnung vorrübergehend, um kurzfristige Liquidität zu erzeugen. Bilanziell handelt es sich dabei um Fremdkapital, das nach einem festgelegten Zeitraum zurückgezahlt werden muss. Wird ein Kunde zahlungsunfähig, muss die Rechnungssumme immer noch an den Factoring-Anbieter zurückgezahlt werden.

Was ist die beste Alternative?

Unechtes Factoring ist in der Regel geringfügig günstiger als echtes Factoring. Allerdings ist die Ersparnis so gering, dass es sich oft erst für sehr große Unternehmen und Konzerne lohnt. Selbstständige und kleinere Unternehmen sollten vom echten Factoring Gebrauch machen, da Sie so erhebliche bilanzielle Vorteile erzielen und sich um ihre Forderung gar keine Gedanken mehr machen müssen.

Rechnung in wenigen Klicks vorfinanzieren

Sie möchten die Bezahlung für Ihre Rechnung bereits in kürzester Zeit erhalten? Dann nutzen Sie unsere Rechnungsvorfinanzierung und minimieren Sie Ihre Risiken. Wir versprechen Ihnen eine schnelle Auszahlung und eine zielführende Abwicklung mit Ihrem Kunden.

Dabei können Sie Ihre Rechnung schon ab 0,50 % der Rechnungssumme vorfinanzieren. Factoring ist also nicht nur kinderleicht, sondern auch eine sehr günstige Finanzierungsform.

Reverse-Charge-Verfahren

Unternehmensplanung / By Amilia Rapp

Das Internet und der Binnenmarkt sogen dafür, dass es immer leichter wird, mit Kunden im europäischen Ausland Geschäfte zu machen. Dabei sind gerade kleinere Selbstständige oft mit den Anforderungen der Rechnungsstellung überfordert. Allerdings ist das Reverse-Charge-Verfahren relativ verständlich und einfach anzuwenden. Die Voraussetzung dafür: Beide Parteien müssen über eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (VAT-ID) verfügen.

Was ist das Reverse-Charge-Verfahren?

Sämtliche Lieferungen und Leistungen unterliegen in Deutschland der Umsatzsteuer. Diese führt der Leistungserbringer an das deutsche Finanzamt ab. Bei grenzüberschreitenden Leistungen mehrere Staaten ist dies allerdings nicht so einfach. Denn bei Lieferungen und Leistungen zwischen zwei Unternehmen innerhalb der EU, liegt der steuerliche Leistungsort beim Leistungsempfänger. Wer in mehreren europäischen Ländern umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, müsste die Umsatzsteuer theoretisch in jedem Land seiner Kunden selbst abführen.

Das kann sehr zeitaufreibend und kapitalintensiv werden, denn innerhalb der Europäischen Union herrschen unterschiedliche Steuergesetze und -Regelungen. Mit dem Reverse-Charge-Verfahren wird dies erheblich erleichtert. Bei einem Leistungsaustausch zwischen zwei Unternehmen, überträgt sich die Steuerschuldnerschaft automatisch auf den Leistungsempfänger. Dieser erhält damit eine Nettorechnung (mit Verweis auf Reverse Charge) und muss die Umsatzsteuer selbst abführen. Den Vorsteuerabzug kann dieser dabei direkt geltend machen.

Das Reverse-Charge-Verfahren erleichtert den Leistungsaustausch und Warenverkehr innerhalb der Europäischen Union also erheblich.

Wie funktioniert Reverse Charge in der Praxis?

Für Leistungserbringer ist das Reverse-Charge-Verfahren unkompliziert und einfach anzuwenden. Die Voraussetzung ist, dass sowohl der Leistungsempfänger als auch der Leistungserbringer über eine Umsatzsteueridentifikationsnummer verfügen. Auf der Rechnung wird dann ein Vermerk auf die „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers durch Reverse Charge“ eingefügt. Die Rechnung darf dabei keine Umsatzsteuer ausweisen.

Falls Sie eine Rechnungsvorlage nutzen, können Sie in die Spalte „Umsatzsteuer“ auch 0,00 Euro eintragen. Wenn Sie die Rechnung händisch oder mit unserem Rechnungsgenerator erstellen, können Sie die Umsatzsteuer bei Ihrer Reverse-Charge-Rechnung auch komplett entfernen.

Der Leistungsempfänger meldet dies dann bei dem zuständigen Finanzamt und führt die Umsatzsteuer ordnungsgemäß ab. Damit dies kontrolliert werden kann, ist der Leistungserbringer verpflichtet, die Namen der innereuropäischen Kunden und deren Umsatzsteueridentifikationsnummer an das Bundeszentralamt für Steuern zu melden. Die sogenannte „Zusammenfassende Meldung“ muss dabei elektronisch bis zum 25. Tag des Folgemonats (Bemessungsgrundlage über 50.000 € pro Quartal) oder bis zum 25. Tag nach Ablauf des Quartals (Bemessungsgrundlage unter 50.000 € pro Quartal) eingereicht werden.

Beispiel zum Reverse-Charge-Verfahren:

Ein deutscher Webdesigner entwickelt für 5000 Euro eine Website für ein spanisches Unternehmen. Aufgrund des Reverse-Charge-Verfahrens erstellt der Webdesigner eine Netto-Rechnung mit dem Verweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Das spanische Unternehmen bezahlt die Nettorechnung und führt die Steuer in der Umsatzsteuervoranmeldung an das lokale Finanzamt ab. In dem Schritt holt es sich die Vorsteuer direkt zurück.

Der deutsche Webdesigner erfasst die Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung und weist die entstandenen Umsätze in der Umsatzsteuervoranmeldung aus.

Was gilt für Lieferungen an Personen ohne Umsatzsteueridentifikationsnummer?

Das Reverse-Charge-Verfahren gilt nur für Lieferungen und Leistungen zwischen zwei Unternehmen. Damit eine Person (juristisch oder natürlich) als Unternehmen angesehen wird, muss sie eine Umsatzsteueridentifikationsnummer haben. Liegt diese nicht vor, gelten die normalen Regelungen für Lieferungen an Privatpersonen.

Die Lieferung ist dabei im Land des Leistungserbringers steuerpflichtig. Die Umsatzsteuer wird ganz normal auf die Rechnung aufgeschlagen und dann vom Leistungserbringer an das lokale Finanzamt abgeführt. Für B2C Unternehmen aus Ländern mit einer sehr hohen Umsatzsteuer, wie Griechenland oder Italien, ist das ein Nachteil. Denn diese werden es schwer haben, Privatpersonen aus Ländern mit eher niedriger Mehrwertsteuer als Kunden zu gewinnen.

Was müssen Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung in das EU-Ausland beachten?

Kleinunternehmer weisen in Deutschland keine Umsatzsteuer aus und haben in der Regel auch keine Umsatzsteueridentifikationsnummer. Das bedeutet, dass sie nicht am Reverse-Charge-Verfahren teilnehmen und sich der Leistungsort daher nicht zum Leistungsempfänger verschiebt. Somit stellen Kleinunternehmer auch in das EU-Ausland ganz normale Rechnungen ohne Umsatzsteuer und weisen auf die Kleinunternehmerregelung hin. Dabei ist es egal, ob der Leistungsempfänger ein Unternehmen oder eine Privatperson ist.

Welche Pflichtangaben haben Reverse-Charge-Rechnungen?

Die Pflichtangaben für eine Reverse-Charge-Rechnung unterscheiden sich etwas von den Pflichtangaben für Inlandsrechnungen. Grundsätzlich empfiehlt es sich, dass Rechnungen in das EU-Ausland auf Englisch verfasst werden, damit diese von beiden Parteien verstanden werden.

Folgende Angaben sind bei einer Rechnung in das EU-Ausland erforderlich:

Name und Anschrift des Leistungserbringers
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Umsatzsteueridentifikationsnummern beider Parteien (VAT-ID)
Eine Rechnungsnummer (Invoice Number)
Ein Rechnungsdatum (Invoice Number)
Das Lieferdatum (Delivery Date)
Beschreibung und Menge der erbrachten Leistung (Product Description)
Leistungsentgelt als Nettobetrag (Price without VAT)
Ein Vermerk auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers aufgrund des Reverse-Charge-Verfahrens (Intra-Community Supply – Reverse Charge)

Überprüfen Sie unbedingt die Gültigkeit der Umsatzsteueridentifikationsnummer Ihres Kunden. Ist diese nicht mehr gültig, kann es nachträglich sein, dass sich der Leistungsort zu Ihnen verschiebt und Sie Deutschland die Umsatzsteuer schulden. Hier können Sie die Umsatzsteueridentifikationsnummern in der EU überprüfen.

Reverse-Charge-Rechnungen schnell und unkompliziert erstellen

Sie sehen, dass das Reverse-Charge-Verfahren relativ komplex ist. Gerade als Soloselbstständiger kann es vorkommen, dass Sie unbemerkt Fehler machen, die Sie später teuer zustehen kommen könnten. Arbeiten Sie daher besonders sorgfältig und Sie werden feststellen, dass sich Reverse Charge für Sie lohnen wird. Denn so müssen Sie sich nicht mit ausländischen Finanzämtern auseinandersetzen und Ihr Kunde bleibt durch die Netto-Rechnung liquider.

Wie erstelle ich Rechnungen?

Rechnung erstellen / By Karina Paramo

Die Rechnungsstellung ist gerade für Soloselbstständige mit wenig Erfahrung eine Herausforderung. Denn GoBD, die Vorschriften bei der Rechnungsstornierung, Aufbewahrungspflichten und mehr, machen das Thema komplexer als es sein müsste. Für die einfache Erstellung gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, die allesamt eigene Vor- und Nachteile haben.

Rechnungsstellung mit einer Excel oder Word-Vorlage

Die meisten Selbstständigen erstellen ihre Rechnungen mit Excel oder Word. Oft kommt dabei eine Vorlage zum Einsatz, die nur noch ausgefüllt werden muss. Der Prozess ist relativ schnell und unkompliziert. Ein großer Vorteil ist, dass man die Rechnungsvorlage nach belieben anpassen und Vermerke unkompliziert einfügen kann.

Gerade unerfahrene Selbstständige sollten aber besonders auf die Inhalte achten. Rechnungsvorlagen entsprechen nicht immer den rechtlichen Anforderungen und können zu fehlerhaften Rechnungen führen. Außerdem dürfen Rechnungen nur so abgespeichert werden, dass sie nicht mehr manipuliert werden können. Daher müssen Excel- oder Word-Vorlagen direkt nach Eingabe der Daten als PDF exportiert und anschließend gelöscht werden.

Rechnungsstellung mit einem Buchhaltungsprogramm

Buchhaltungsprogramme, wie Lexoffice oder Debitoor sind sehr umfangreich und bieten neben der Rechnungsstellung noch viele weitere Funktionen. Die Rechnungsstellung ist bei diesen Software-Lösungen oft direkt an die Buchhaltungen angeschlossen. Dabei sind sie rechtssicher und lassen sich kinderleicht bedienen. Viele Anbieter bieten für Fragen auch einen Support an, der kostenfrei kontaktiert werden kann.

Nachteilig ist hier in erster Linie, dass diese Lösungen oft sehr teuer sind. Lexoffice kostet in der günstigsten Variante ohne Buchhaltungsfunktionen bereits 94,80 Euro pro Jahr (ohne MwSt.). Die Variante mit Buchhaltungsfunktionen kostet mindestens 202,80 Euro pro Jahr.

Für Selbstständige, die nur an den Funktionen zur Rechnungsstellung interessiert sind, lohnt sich dies in unseren Augen nicht. Denn das ist mit dem Rechnungsgenerator von Rechnung.de bspw. kostenfrei möglich.

Rechnungen in unter 5 Minuten erstellen – mit unserem kostenfreien Rechnungsgenerator

Mit Rechnung.de ist es kinderleicht eine Rechnung zu erstellen. Dazu müssen Sie nur die Rechnungsangaben kennen und können dann in wenigen Schritten Ihre Rechnung erstellen und diese dann auch direkt an den Empfänger weiterleiten.

So geht’s:

1. Empfänger und Absender anlegen

Besuchen Sie ganz einfach unseren Rechnungsgenerator und geben Sie die Adressdaten des Rechnungsempfängers an. Wenn Sie noch kein Konto bei Rechnung.de haben, müssen Sie auch den Absender in die Vorlage eingeben.

Wichtig: Geben Sie auch die Kontaktdaten des Zahlungsempfängers ein, wenn Sie die Rechnung später vorfinanzieren möchten.

2. Legen Sie die Rechnungsnummer und das Projekt an

Tragen Sie ganz einfach Ihre Rechnungsnummer in die Eingabemaske ein. Wenn dies Ihre erste Rechnung ist, müssen Sie nicht mit der Nummer 1 anfangen. Wichtig ist lediglich, dass eine klare Reihenfolge in Ihren Rechnungsnummern zu erkennen ist.

Sie können auch ein Projekt anlegen und diesem mehrere Rechnungen zuordnen. Erforderlich ist dies jedoch nicht.

3. Geben Sie die Leistungen und den Leistungszeitraum an

Geben Sie den Zeitraum an, in welchem die Leistung erbracht oder eine Lieferung durchgeführt wurde. Anschließend listen Sie die Leistungen auf, die Sie in Rechnung stellen möchten. Achten Sie dabei auf eine möglichst deutliche Bezeichnung und vergessen Sie nicht den Preis. Die Umsatzsteuer legen Sie ebenfalls fest.

4. Legen Sie ein Zahlungsziel fest und tragen Sie Ihre Kontodaten ein

Jetzt haben Sie die Chance, sich für ein Zahlungsziel zu entscheiden. Wenn Sie diese Option freilassen, gilt automatisch das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen. Damit Ihr Kunde auch bezahlen kann, darf Ihre Bankverbindung nicht fehlen.

Sie haben in diesem Schritt ebenfalls die Chance, einen Vermerk (etwa zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung) einzufügen.

5. Rechnung speichern oder direkt vorfinanzieren lassen

Abschließend fehlt nur noch ein Klick und Sie erhalten eine E-Mail mit dem Dokument, das Sie anschließend downloaden können. Wählen Sie die Option „Jetzt Vorauszahlung erhalten“, können Sie Ihre Rechnung innerhalb von 24 Stunden zur Vorfinanzierung einreichen.

Fazit: Vorlage, Buchhaltungssoftware oder Rechnungsgenerator – Was ist die beste Lösung?

Wir können die Rechnungsstellung mit einer Vorlage nicht empfehlen, da mit dieser auch erhebliche Risiken verbunden sind. Statt Excel, Word und Co. sollten Sie lieber eine spezialisierte Softwarelösung nutzen, um ein maximales Maß an Rechtssicherheit zu genießen.

Wenn Sie bereits eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Rechnungsstellung nutzen, dann sollten Sie damit auch Ihre Rechnungen erstellen. Falls dies nicht der Fall ist, bietet sich der kostenfreie Rechnungsgenerator von Rechnung.de an. Damit erstellen Sie nicht nur rechtssichere Rechnungen, Sie haben auch die Möglichkeit, diese direkt im Anschluss zum Factoring einzureichen.

Funktionen

Was kann man mit Rechnung.de erstellen?

Funktionsliste

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Month: April 2022