Was ist eine Betriebsprüfung?
Rechtlich handelt es sich um ein Sachaufklärungsverfahren des Finanzamts. Die gesetzlichen Regelungen zur Außenprüfung finden sich in den Paragrafen 193–207 der Abgabenordnung (AO). Außerdem enthält die Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) weitere Vorschriften. Abhängig von der Art der Betriebsprüfung ist entweder das Finanzamt, die Deutsche Rentenversicherung, ein Sozialversicherungsträger, das Arbeitsamt, der Zoll oder die Berufsgenossenschaft (BG) für die Durchführung zuständig. Ziel der Prüfung ist die Kontrolle, ob die Steuerpflichtigen alle Steuern und Abgaben fristgemäß und in voller Höhe gezahlt haben.
Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?
Deutsche Unternehmen und Selbstständige müssen unter anderem mit diesen Betriebsprüfungen rechnen:
- Kontrolle aller Steuerarten
- Umsatzsteuer-Sonderprüfung
- Lohnsteuer- Sonderprüfung
- Sozialversicherungsprüfung
- Unfallversicherungsprüfung
- Aufsichtsratsteuer-Prüfung
- Versicherungssteuer-Prüfung
Für die oben genannten Betriebsprüfungen muss sich der Prüfer bei dem Unternehmen anmelden und die Prüfung vorab ankündigen. Daneben gibt es noch eine sogenannte Nachschau, die ohne Ankündigung stattfindet. Bei der Nachschau prüft das Finanzamt diese Sachverhalte:
- Lohnsteuer-Nachschau
- Umsatzsteuer-Nachschau
- Kassen-Nachschau
Die Nachschauen finden nach den Regelungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und des Einkommensteuergesetzes (EstG) statt und stellen keine Außenprüfungen im Sinne der Abgabenordnung (AO) dar.
Wie wird die Prüfung durchgeführt?
Eine Betriebsprüfung nach der Abgabenordnung (AO) muss dem Unternehmen rechtzeitig angekündigt werden. Wenn Sie Ihren letzten Steuerbescheid aufmerksam lesen, können Sie darin ebenfalls einen Hinweis auf eine anstehende Überprüfung Ihres Unternehmens finden.
Diese Sätze im Steuerbescheid weisen auf eine Betriebsprüfung hin:
- Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig
- Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 AO teilweise vorläufig
In § 194 AO ist der sachliche Umfang einer Außenprüfung festgelegt. Danach umfasst die Betriebsprüfung diese Bereiche:
- eine oder mehrere Steuerarten
- einen oder mehrere Besteuerungszeiträume
- bestimmte Sachverhalte
Der Prüfer oder die Prüferin interessiert sich vor allem für die Bücher und Belege der Steuerpflichtigen. Das beinhaltet sowohl alle Unterlagen in Papierform als auch die elektronische Buchhaltung. Das Unternehmen ist verpflichtet, dem Betriebsprüfer den Zugriff auf das Buchhaltungsprogramm zu erlauben. Dabei ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der Unterlagen zu beachten.
Wie lange kann rückwirkend geprüft werden?
Wenn ein Unternehmen die gesetzlichen Fristen einhält und sich alle Unterlagen im Archiv befinden, ist eine wichtige Voraussetzung für die nächste Betriebsprüfung erfüllt. Das liegt daran, dass die Verjährungsfrist für Steueransprüche vier Jahre beträgt. Die Frist beginnt mit Abschluss des Kalenderjahres, in dem die Steuerschuld entstanden ist. Daher erfolgt eine Betriebsprüfung in der Regel rückwirkend für die letzten 3–4 Jahre. Dabei müssen die Steuerpflichtigen beachten, dass die Verjährungsfrist durch bestimmte Ereignisse gehemmt werden kann. Zu diesen Ereignissen gehört unter anderem der Beginn einer Betriebsprüfung, die erst kurz vor Ablauf der Verjährungsfrist beginnt.
Wie häufig kommt eine Betriebsprüfung vor?
Nach dem Gesetz kann eine Betriebsprüfung jederzeit stattfinden. Das Finanzamt ist lediglich verpflichtet, die Prüfung mit einer Vorlaufzeit von 2 bis 4 Wochen anzukündigen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie jedes Jahr mit dem Besuch des Prüfers rechnen müssen. Die Häufigkeit der Prüfungstermine hängt von der Größe des Unternehmens ab. Bei Großbetrieben erfolgt häufig eine Anschlussprüfung, sodass sich große Unternehmen alle 3–5 Jahre einer Betriebsprüfung unterziehen müssen.
Je kleiner das Unternehmen ist, umso seltener erfolgt eine Überprüfung. Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) beträgt der Zeitraum zwischen zwei Prüfungen daher häufig 10–30 Jahre. Das gilt aber nur, wenn das Unternehmen nicht in der Zwischenzeit selbst eine Prüfung beantragt hat oder durch eine nicht ordnungsgemäße Buchführung beim Finanzamt aufgefallen ist.
Wo findet die Prüfung statt?
Eine Betriebsprüfung findet in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen und innerhalb der üblichen Geschäftszeiten statt. Bei Betrieben mit geringem Platzangebot kann der Prüfer die Unterlagen auch in den Räumen des Steuerberaters sichten. Eine sogenannte Vorlageprüfung im Büro des Prüfers ist eine Ausnahme, die der Prüfer begründen muss. Die Steuerpflichtigen sind verpflichtet, dem Prüfer alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Die Prüfung darf sich aber nur auf die Jahre beziehen, für die das Unternehmen eine Steuererklärung abgegeben hat.
Welche Gründe kann es für eine Prüfung geben?
Es gibt verschiedene Gründe, aus denen das Finanzamt eine Betriebsprüfung ansetzt:
- Das Unternehmen wird zufällig ausgewählt. Dabei erfolgt eine Einteilung in Größenklassen. Großbetriebe werden häufig geprüft als Kleinunternehmer.
- Das Finanzamt von Lieferanten oder Kunden hat Material gesammelt und weitergeleitet, das Anlass für eine Prüfung gibt.
- Das Unternehmen erfüllt die Voraussetzung für den jährlich wechselnden Prüfungsschwerpunkt. Dabei kann es sich um eine bestimmte Branche oder eine Steuerart handeln, die schwerpunktmäßig geprüft wird.
- Die Geschäftszahlen zeigen auffällige Schwankungen, ungeklärtes Vermögen oder mehrjährige Verluste auf. Diese und andere untypische Sachverhalte können zu einer Betriebsprüfung führen.
- Nach einer Gewerbeabmeldung kann das Finanzamt prüfen, ob alle noch ausstehenden Zahlungen ordnungsgemäß versteuert werden.
Welche Auswirkungen hat die Betriebsprüfung?
In vielen Fällen führt eine Betriebsprüfung zu einer Steuernachzahlung. Die Höhe der Nachzahlung erfährt die Geschäftsleitung in der Schlussbesprechung und im geänderten Steuerbescheid. Die Schlussbesprechung muss innerhalb von vier Wochen nach Abschluss der Prüfung stattfinden. Neben einer Nachzahlung kann auch ein Bußgeld fällig werden. Bei schwerwiegenden Verstößen kann der Prüfer ein Steuerstrafverfahren einleiten.
Nicht nur der geprüfte Betrieb spürt die Auswirkungen der Überprüfung, sondern auch seine Kunden oder Geschäftspartner. Wenn der Prüfer auffällige oder unstimmige Unterlagen entdeckt, kann er sie zu Kontrollzwecken an andere Finanzbehörden weiterleiten. So kann überprüft werden, ob ein Lieferant seine Einnahmen korrekt versteuert oder ob es sich um Scheingeschäfte handelt.
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