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Abschlagsrechnung – ein erfolgreiches Mittel zur Vorbeugung von Liquiditätsproblemen

Was genau ist eine „Abschlagsrechnung“?

Abschlagsrechnungen sind Vorab-Berechnungen eines Auftragnehmers, bevor die (vollständige) Leistungserbringung des Auftragnehmers abgeschlossen ist. Der Lieferant/Hersteller will also vereinfacht gesagt einen Teilbetrag des vereinbarten Geldes erhalten, bevor er seinen Part des Auftrags vollständig erfüllt hat.
Neben „Abschlagsrechnung“ gibt es in der Praxis noch weitere Bezeichnungen, vornehmlich:

  • Akontorechnung/Akontozahlung
  • A-conto-Rechnung/A-conto-Zahlung (abgekürzt. „a/c“ oder „a. c.“)
  • Per-conto-Rechnung/Per-Conto-Zahlung

Warum werden Abschlagsrechnungen gestellt?

Die Ausgabe von Abschlagsrechnungen erfolgt in erster Linie zur Zwischenfinanzierung des Auftragnehmers. Dieser muss – insbesondere bei der Erstellung eines (noch) nicht vorhandenen Werkes (sog. Werkverträge) – bei seiner Leistungserbringung in Vorleistung gehen und benötigt dafür in der Regel Geldmittel. Darüber hinaus erhält der Ersteller eines Werkes mit einer Abschlagsrechnung die Sicherheit und das Vertrauen, dass ein Teil seiner Leistung vorab entlohnt wird und ein Totalausfall der Zahlung somit vermieden werden kann.
Bei klassischen Kaufverträgen sind Abschlagsrechnungen nicht üblich, da in diesem Fall der Kaufgegenstand meist auslieferbereit vorliegt und der Prozess ohne Vorableistungen abgewickelt werden kann.

Auf welcher Grundlage beruhen Abschlagsrechnungen?

Bis auf bestimmte Sonderfälle sieht das Gesetz keinen Anspruch zur Ausstellung einer Abschlagsrechnung vor. In den meisten Fällen erfolgt in der Praxis eine Rechnungsstellung erst nach Erbringung der geschuldeten Leistung oder dem Abschluss einer Lieferung (Übergabe des Kaufgegenstands). Im Falle von Werkverträgen, bei denen der Auftragnehmer zur Vorleistung verpflichtet ist, sieht das Gesetz ein Recht auf Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen vor (§ 632a BGB). Einen Sonderfall stellen Leistungen von Bauunternehmen dar. Hier greift in den meisten Fällen die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), die unter bestimmten Voraussetzungen zur Ausstellung von Abschlagsrechnungen ermächtigt. Die VOB ist jedoch kein Gesetz, sondern eine Art „Allgemeine Geschäftsbedingung“, deren Anwendung die Vertragsparteien vereinbaren können.
Unabhängig von gesetzlichen Regelungen können Vertragspartner im Rahmen der Vertragsfreiheit Teilzahlungen oder Abschlagszahlungen jederzeit vereinbaren.

Wie sieht eine Abschlagsrechnung in der Praxis aus?

Eine Abschlagsrechnung ist grundsätzlich eine gewöhnliche Rechnung über Lieferungen und Leistungen und erfordert daher die gesetzlichen Pflichtangaben für Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG). Diese lauten:

  • vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers und Auftragnehmers (Rechnungsadresse)
  • die Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Auftragnehmers
  • das Ausstellungsdatum der Abschlagsrechnung
  • eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifizierung der Abschlagsrechnung
  • die Menge und die (möglichst genau bezeichnete) Art der gelieferten Gegenstände oder der erbrachten Leistung
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • das nach Steuersätzen und eventuellen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie ggfs. vorgenommene Entgeltminderungen
  • den Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag in Euro

Darüber hinaus sollten Sie bei Abschlagsrechnungen noch einen Hinweis hinzufügen, der die Rechnung als Abschlagsrechnung kennzeichnet.

Für die Berechnungsmethode bei Abschlagsrechnungen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

Entweder werden alle Teilleistungen einzeln für sich abgerechnet (einfache Abschlagsrechnung), oder es werden die bis zum jeweiligen Abrechnungszeitpunkt erbrachten (Teil-) Leistungen unter Abzug der bisher erhaltenen Zahlungen (kumulative Abschlagsrechnung) berechnet. Im Fall der kumulativen Abrechnung ist für den Rechnungsempfänger jederzeit ersichtlich, welche Leistungen erbracht und welche Rechnungen bereits erfolgt und bezahlt wurden. Bei einer einfachen Abrechnung müssen jeweils alle bisherigen Berechnungen in ihrer Gesamtheit herangezogen werden, um diese Informationen zu erhalten.

Beispiel:
Der Unternehmer A bestellt beim Schreinermeister Bob einen Konferenztisch für 2.000 EUR, den dieser nach Vorgaben herstellt. Vertragsgemäß sind zwei Abschlagszahlungen vereinbart:

  1. Abschlagsrechnung in Höhe von 30 % bei Vertragsabschluss
  2. Abschlagsrechnung in Höhe von 50 % bei Fertigstellung des Tisch-Grundgestells

Die erste Abschlagsrechnung (einfache Abschlagsrechnung) lautet (Auszug):

  1. Abschlagsrechnung vom TT.MM.JJJJ
    Herstellung eines Konferenztisches nach Vorgabe (30 % der Gesamtsumme):
    600 EUR zuzüglich 19 % Umsatzsteuer: 114 EUR
    Brutto-Betrag: 714 EUR

Die zweite Abschlagsrechnung (einfache Abschlagsrechnung) lautet (Auszug):

  1. Abschlagsrechnung vom TT.MM.JJJJ
    Herstellung eines Konferenztisches nach Vorgabe (50 % der Gesamtsumme):
    1.000 EUR zuzüglich 19 % Umsatzsteuer: 190 EUR
    Brutto-Betrag: 1.190 EUR

Wann ist eine ausgestellte Abschlagsrechnung fällig?

Für vertraglich vereinbarte Abschlagsrechnungen gelten die vertraglichen Vereinbarungen zur Fälligkeit, im Zweifel ist die Rechnung sofort fällig. Bei Werkverträgen kommt – sofern nichts Abweichendes vereinbart wurde – die gesetzliche Regelung des Bürgerlichen Gesetzbuches zur Anwendung. Danach ist eine Abschlagsrechnung sofort nach Übergabe der Rechnung fällig, ohne dass eine Abnahme erforderlich ist. Sofern bei Bauleistungen die VOB zur Anwendung kommen, wird eine ausgestellte Abschlagsrechnung 21 Werktage ab Zugang fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B).

Was kommt nach der Abschlagsrechnung? – Die Schlussrechnung

Zu allen Abschlagsrechnungen gehört eine korrespondierende Schlussrechnung (Endrechnung), in der die finale Lieferung/Leistung unter Anrechnung der bisherigen Abschlagsrechnungen in Rechnung gestellt wird. Werden in der Schlussrechnung die geleisteten Abschlagszahlungen nicht berücksichtigt, führt dies nach Ansicht des Bundesgerichtshofs (BGH, Urteil vom 28. Oktober 1999 – VII ZR 326/98) zu dazu, dass die Schlussrechnung nicht prüfbar ist.

Fortführung des obigen Beispiels:

Schlussrechnung vom TT.MM.JJJJ
Herstellung eines Konferenztisches nach Vorgabe:
2.000 EUR zuzügl. 19 % USt 380 EUR = Brutto 2.380 EUR

abzügl. 1. Abschlagsrechnung vom TT.MM.JJJJ:
600 EUR zuzügl. 19 % USt 114 EUR = Brutto 714 EUR

abzügl. 2. Abschlagsrechnung vom TT.MM.JJJJ:
1.000 EUR zuzügl. 19 % USt 190 EUR = Brutto 1.190 EUR

verbleibende Schlusszahlung: 400 EUR zuzügl. 19 % USt 76 EUR = Brutto 476 EUR

Vermeiden Sie diese typischen Fehler bei Abschlagsrechnungen!

Die häufigsten Fehler sind fehlerhafte oder fehlende Pflichtangaben zu Rechnungen gemäß des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG), die in der Regel zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.

Des Weiteren wird oftmals bei einer Abschlagsrechnung kein spezieller Hinweis auf das Vorliegen einer solchen Abrechnungsart angebracht. In der Regel werden diese Rechnungen mit der Standard-Fakturierungssoftware erstellt, die ohne Berücksichtigung des Sonderfalls das erstellte Dokument lediglich „Rechnung“ benennt.

Ein weiterer typischer Fehler besteht darin, in der Schlussrechnung die fehlende Differenzsumme aufzuführen, statt den Gesamtabtrag abzüglich der geleisteten Abschlagszahlungen anzugeben.

Folgenreich ist der Fehler, die Schlussrechnung mit dem vollständigen Rechnungsbetrag (100 %) ohne Abzug der geleisteten Abschlagszahlungen aufzuführen und darauf zu vertrauen, dass der Kunde lediglich den fehlenden Differenzbetrag bezahlt. In diesem Fall werden die abzuführende Umsatzsteuer sowie analog die abziehbare Vorsteuer nicht nur zu hoch ausgewiesen; die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer wird vom Auftragnehmer auch in dieser Höhe geschuldet.

Insbesondere bei Lieferanten, die Ihre Rechnung mit einer Textverarbeitungssoftware erstellen, besteht die Gefahr, dass bei mehreren Abschlagsrechnungen die vorherige Fassung als Vorlage verwendet wird. Wird dann vergessen, das Rechnungsdatum und/oder die Rechnungsnummer zu ändern, sind Probleme mit dem Finanzamt vorprogrammiert. Im Fall der Rechnungsnummer ist beispielsweise die umsatzsteuerliche Vorgabe über das Vorliegen einer fortlaufenden Nummer für jede Rechnung nicht mehr erfüllt.

Aber auch bei Abschlagsrechnungen im Bauwesen lauert Fehlerpotenzial. Sofern die VOB zur Anwendung kommt, ist dort die zusätzliche Voraussetzung einer Aufstellung der einzelnen (Bau-) Leistungen zu beachten. Fehlt diese oder ist sie fehlerbehaftet, ist zwar kein Ärger mit dem Finanzamt zu erwarten; der Bauunternehmer hat in diesem Fall nach der VOB aber keinen Anspruch mehr auf Zahlung.

Stapel mit Belegen

Eigenbeleg

Wichtiges im Überblick

Wozu dient ein Eigenbeleg?

Im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung muss für jede Ausgabe ein Nachweis vorliegen. Ein Eigenbeleg dient als Ersatz für die originale Rechnung, sofern diese nicht mehr vorhanden ist.

Bis zu welchem Betrag erkennt das Finanzamt Ersatzbelege an?

Eine genaue Betragsgrenze gibt es nicht. In der Regel sind alle Ersatzbelege bis zu einem Betrag von 150 Euro brutto problemlos. Auch wenn es keine Höchstgrenze für die Anzahl eingereichter Eigenbelege beim Finanzamt sind, sollten Sie den Ersatz nur in Ausnahmefällen verwenden.

Wann ist ein Eigenbeleg sinnvoll?

Häufig kommt der Ersatznachweis bei Trinkgeldern oder Parkgebühren, die nicht quittiert wurden, zum Einsatz.

Was ist ein Eigenbeleg?

Nach den Vorgaben des Steuerrechts sind alle Aufwendungen durch einen Beleg nachzuweisen. Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Beleg, um eine abhanden gekommene oder nicht ausgestellte Quittung oder Rechnung zu ersetzen. Das Finanzamt erkennt den Eigenbeleg an, sofern es sich dabei um einen nachvollziehbaren Geschäftsvorfall handelt. Insbesondere Kleinstbeträge bis 150 Euro werden in der Regel ohne Probleme akzeptiert. Bei höheren Beträgen sind Nachfragen möglich. Trotz dieser Option sollten Sie das Verfahren lediglich als Notlösung betrachten. Zunächst ist es ratsam, erneut einen ordnungsgemäßen Beleg vom jeweiligen Aussteller anzufordern. 

Was muss ein Eigenbeleg enthalten?

Ein Ersatzbeleg sollte genau die Angaben enthalten, die auch auf einem originalen Dokument stehen. Wichtig sind folgende Daten und Fakten: 

  • Zahlungsempfänger mit Namen und Anschrift
  • Art der Ausgabe/Aufwendung wie Menge der gelieferten Waren oder Angabe über die Dienstleistung
  • Zahlungsdatum
  • Betrag
  • Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs
  • Datum der Ausstellung
  • Unterschrift
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Gut zu wissen

Besondere Formvorschriften für die Erstellung des Ersatzbelegs gibt es nicht. Wichtig ist, dass die notwendigen Angaben darauf vermerkt sind. Wurde die Zahlung über ein Konto abgewickelt, können Sie den Kontoauszug als ergänzenden Nachweis verwenden. 

Wer unterschreibt den Eigenbeleg?

Den Ersatzbeleg unterzeichnet der Steuerpflichtige. Handelt es sich um ein Unternehmen, unterschreibt der Unternehmer, alternativ ist die Unterschrift von einem Bevollmächtigten des Betriebs zu leisten. 

Kostenlose Vorlage

Gerne können Sie einfach unsere kostenlose Vorlage nutzen.

Hier Microsoft Word Vorlage oder Apple Pages Vorlage herunterladen.

Wann benötige ich einen Eigenbeleg?

Einen Ersatzbeleg benötigen Sie, wenn der originale Nachweis nicht mehr vorliegt. Das ist unter Umständen bei folgenden Fällen denkbar:

  • Kleinere Ausgaben wie Parkgebühren, bei denen keine Quittung ausgegeben wurde
  • Trinkgelder
  • Garderobengebühren
  • Portoausgaben
  • Verlorene Kassenzettel
  • Fahrkarten

Für das Fehlen der Nachweise gibt es verschiedene Gründe: Oftmals wird kein Beleg ausgestellt, wie etwa an Parkautomaten. In anderen Fällen geht der Nachweis verloren oder wurde versehentlich vernichtet. 

Auch wenn kein Dritter an der finanziellen Transaktion beteiligt ist, können Unternehmen einen Ersatzbeleg für Betriebsausgaben erstellen. Möglich ist das etwa für die außerplanmäßige Abschreibung, wenn Waren verdorben oder gestohlen wurden. Auch bei Privatentnahmen oder Privateinlagen können im Unternehmen Ersatzbelege erstellt werden. 

Eigenbelege müssen genau wie andere Belege 10 Jahre aufbewahrt werden. Sollte es sich um Kassenbons handeln, die auf Thermopapier ausgedruckt wurden, kann die Schrift im Laufe der Zeit verblassen. Idealerweise kopieren Sie diese Unterlagen, um der Aufbewahrungserfordernis nach dem Umsatzsteuergesetz nachzukommen. 

Ist beim Eigenbeleg ein Vorsteuerabzug möglich?

Ein Ersatzbeleg erfüllt die formalen Vorgaben nach dem Umsatzsteuergesetz nicht, um Vorsteuer geltend zu machen. Der Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn eine ordentliche Rechnung vorliegt.

Euro Scheine

Vorkasse

Wichtiges im Überblick

Wie funktioniert eine Bestellung mit Vorkasse?

Nach seiner Bestellung erhält der Kunde eine Rechnung und muss den Kaufpreis vor dem Versand der Ware entrichten.

Wie lange dauert die Abwicklung per Vorauszahlung?

Ein sofortiger Versand nach Bestellung ist bei Vorkassezahlung nicht möglich. Der Händler wartet erst auf den Geldeingang des Kunden, bevor er die Waren verschickt. Die Abwicklung ist daher auch von der Laufzeit der Überweisung abhängig.

Warum sollten Onlinehändler weitere Bezahlmethoden anbieten?

Für Shopbetreiber ist die Vorkasse ein sicherer Zahlungsweg, der jedoch auf Kunden häufig abschreckend wirkt. Das Risiko, das die Ware nach Zahlung nicht versandt wird, scheint zu hoch. Idealerweise stellen Sie Ihren Kunden verschiedene Bezahlmöglichkeiten zur Wahl.

Was ist die Zahlung per Vorkasse?

Bei der Vorkasse zahlt der Käufer, bevor der Händler die Ware ausliefert oder die Dienstleistung bereitstellt. Üblich ist die Vorabzahlung vor allem bei Internetbestellungen. Bei Neukunden will sich der Händler vor Zahlungsausfällen schützen und verzichtet daher darauf, einen Kauf auf Rechnung anzubieten. Scheiden weitere Bezahlverfahren wie PayPal aus, bietet der Händler die Zahlung per Vorkasse an und versendet die Ware erst nach dem Geldeingang.

Folgender Ablauf ist bei Vorkasse üblich:

  • Bestellung des Käufers
  • Bestätigung des Verkäufers und Versand der Rechnung
  • Zahlung des Käufers per Überweisung
  • Geldeingang und Zahlungsbestätigung des Verkäufers
  • Versand der Ware bzw. Erbringung der Dienstleistung

Welche Arten von Vorkasse gibt es?

Es gibt drei verschiedene Arten der Vorabzahlung:

Gesetzlich zulässige Vorkasse: Üblich bei Reisebuchungen. Der Reiseveranstalter ist berechtigt, eine Anzahlung von bis zu 20 Prozent des Reisepreises zu verlangen, sofern ein gesetzlicher Reisesicherungsschein vorgelegt wird. Auch Anwälte dürfen Vorauszahlungen für ihre Leistungen verlangen.

Vertraglich vorgesehene Vorkasse: Gängig bei Zahlungen in Onlineshops. Erst nachdem der Händler den Rechnungsbetrag erhalten hat, wird die Ware versendet. Die Methode kommt auch bei Prepaid-Tarifen für Handys zum Einsatz. Der Kunde muss eine Vorauszahlung leisten und Guthaben auf seine Karte laden, um die Leistungen zu beanspruchen.

Vorkasse im Außenhandel: Übliche Zahlungsweise bei Außenhandelsgeschäften. Der Importeur bzw. Käufer zahlt per Vorkasse den gesamten Rechnungsbetrag oder einen Teilbetrag, der Exporteur bzw. Verkäufer versendet nach Geldeingang. Bei hohen Beträgen dient häufig die Anzahlungsgarantie einer Bank als Sicherheit.

Welche gesetzlichen Regelungen gibt es für die Vorkasse?

Für den Abschluss von Kaufverträgen gibt es im Bürgerlichen Gesetzbuch verschiedene Regelungen:

  • Grundsätzlich sieht das BGB in § 433 im Kaufrecht eine Vertragsabwicklung Zug um Zug vor. Das heißt, der Verkäufer erhält die Ware und ist im Gegenzug zur Zahlung verpflichtet.
  • Zudem gibt es laut nach § 320 BGB ein Zurückbehaltungsrecht. Demnach kann der Käufer die Zahlung so lange zurückhalten, bis die Ware ohne Mängel wie bestellt ausgeliefert wurde. Der Verkäufer ist berechtigt, die Auslieferung so lange zurückzustellen, bis er sicher sein kann, dass der Käufer der Zahlungsaufforderung nachkommt.
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Gut zu wissen

Die vorzeitige Zahlung hebelt sowohl die Zug-um-Zug-Abwicklung als auch das Zurückbehaltungsrecht bei der vertraglich vereinbarten Vorkasse aus. Sicherheit für den Käufer besteht daher lediglich bei Geschäften mit gesetzlich zulässiger Vorkasse oder bei der Vorkasse im Außenhandel, die durch Bankgarantien gedeckt ist.

Was sind die Vor- und Nachteile bei der Vorkassezahlung?

Für Händler bietet die Vorkasse verschiedene Vorteile:

Zahlungssicherheit: Im Vergleich zum Kauf auf Rechnung besteht kein Risiko eines Zahlungsausfalls, da der Käufer im Voraus zahlt.

Verzicht auf Forderungsmanagement: Das Überwachen säumiger Zahler und das Einleiten des Mahnverfahrens wegen eines Zahlungsverzugs sind nicht mehr notwendig.

Geringere Kosten: Im Vergleich zu anderen Zahlungsmethoden ist die Vorkasse für den Händler kostengünstiger.

Die Vorauszahlungsoption geht für Shopbetreiber auch mit einigen Nachteilen einher:

Umsatzeinbußen: Kunden lehnen Zahlungen per Vorkasse häufig ab und entscheiden sich für einen Anbieter mit anderem Bezahlverfahren.

Bearbeitungsaufwand für die Zahlungsüberwachung: Eingehende Zahlungen sind täglich zu überwachen. Überweist der Kunde zu wenig oder zu viel, ist eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich.

Für Kunden gibt es bei Vorkassenzahlungen einige Vorteile:

Ideal bei negativer Bonität: Kunden mit negativen Schufa-Merkmalen profitieren von der Vorabzahlung. Bei dieser Zahlungsweise wird keine Bonitätsprüfung vorgenommen und es ist kein Nachweis über die Zahlungsfähigkeit notwendig.

Sichere Bezahlmethode: Käufer, die sensible Konto- oder Kreditkartendaten nicht online übermitteln wollen, wählen mit der Vorkasse eine sichere Zahlungsweise.

Für Käufer ist die Vorauszahlungsmethode unter Umständen riskant und birgt Risiken und Nachteile:

Kein Versand der Ware: Der Käufer trägt bei Vorkasse das volle Risiko, dass die Ware gar nicht oder mit Mängeln behaftet versandt wird. Gegenüber dem Händler gibt es nach der Zahlung kein Druckmittel.

Insolvenzgefahr: Geht der Händler nach Zahlung insolvent, geht die geleistete Vorauszahlungssumme in die Insolvenzmasse ein. Es ist nicht sichergestellt, dass der Käufer sein Geld zurückbekommt.

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Wichtig für Käufer

Als Käufer sollten Sie misstrauisch werden, wenn ein Shop Vorkasse als einzige Zahlungsart anbietet. Dabei kann es sich um betrügerische Fake-Shops handeln, die nach dem Erhalt des Geldes keine Ware verwenden.

Längere Bearbeitungszeit: Der Shopbetreiber versendet die Bestellung erst nach Zahlungseingang. Bei einer Überweisung kann es also einige Tage bis zum Versand dauern und eine schnelle Lieferung ist nicht möglich.

Welche Kosten entstehen dem Händler für die Vorkassezahlungen

Für den Händler ist die Vorauszahlungsvariante eine günstige Zahlungsart. Auch wenn im Zusammenhang mit der Zahlung keine direkten Kosten entstehen, sollten Sie als Shopbetreiber bedenken, dass für die Überwachung der Buchhaltung und das Vorhalten der Ware Kosten zu berücksichtigen sind.

Wann wird bei der Vorkasseleistung der Vertrag abgeschlossen?

Ein Kaufvertrag kommt durch Angebot und Annahme zustande. In einem Onlineshop haben Händler die Auswahl zwischen zwei Möglichkeiten:

  • Der Kunde gibt mit seiner Bestellung ein Kaufangebot ab, das der Shopbetreiber mit einer separaten E-Mail annimmt und bestätigt.
  • Der Vertragsabschluss kommt bereits mit der Bestellung zustande.

Unabhängig davon, wie der Vertragsabschluss gestaltet wird, ist die Erstellung einer korrekten Rechnung in beiden Fällen wichtig.

Wichtig für Shopbetreiber

Bezahlt der Kunde die Ware per Vorkasse oder anderen Bezahlmethoden wie PayPal oder Sofortüberweisung, kommt der Vertrag durch die Zahlung zustande. Wichtig ist, dass die Allgemeinen Geschäftsbedingungen entsprechende Klauseln enthalten, die verschiedene Zahlungsweisen berücksichtigen.

Wie lange hat der Käufer Zeit zur Zahlung?

Wie lange der Kunde Zeit hat, seine Bestellung zu zahlen, ergibt sich aus den Regelungen in den AGB des Händlers. Einige Shopbetreiber erwarten einen sofortigen Zahlungseingang, bei anderen bleibt die Ware bis zu 14 Tage reserviert.

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Gut zu wissen

Der Käufer ist nach seiner Bestellung zur Zahlung verpflichtet. Entscheidet der Käufer sich letztlich gegen den Kauf, reicht es nicht aus, die fällige Summe nicht zu leisten. Der Vertragsabschluss sollte in diesem Fall innerhalb der 14-tägigen Frist widerrufen werden.

Welche Alternativen gibt es zur Vorauszahlung?

Auch wenn die Vorkasse für Onlinehändler eine sichere Zahlungsweise darstellt, empfiehlt es sich, Alternativen anzubieten. Kunden sehen in der Zahlung per Vorkasse ein hohes Risiko und entscheiden sich häufig gegen eine Bestellung. Mögliche Bezahlarten im Überblick:

  • Sofortüberweisung
  • PayPal
  • Klarna
  • Giropay
  • Kreditkartenzahlung
Hand mit Rechnung

Rechnungsadresse

Dabei spielt es keine Rolle, wie die Rechnung genannt wird:

  • Faktura
  • Eingangsrechnung für Rechnungen von Lieferanten
  • Ausgangsrechnung für Kundenrechnungen
  • Zahlungsaufforderung
  • Zahlungsaufstellung
  • Abrechnung

Was sind die gesetzlichen Bestandteile einer Rechnung?

Die gesetzlichen Bestandteile einer Rechnung hängen von der Höhe des Rechnungsbetrages ab. Sogenannte Kleinbetragsrechnungen dürfen nur bis zu einem Betrag von 250,00 Euro inklusive Umsatzsteuer ausgestellt werden. Die Rechnungen müssen lediglich diese Angaben enthalten:

  • Name und Adresse des Verkäufers
  • Ausstellungsdatum
  • Anzahl und Art der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistungen
  • Nettobetrag und Angabe des gültigen Umsatzsteuerbetrages sowie des Steuersatzes oder Hinweis auf Steuerbefreiung

In unserem Ratgeber erklären wir Ihnen, welche obligatorischen Bestandteile eine Rechnung enthalten muss, die über einen höheren Betrag als 250,00 Euro ausgestellt ist. Der Vergleich zeigt, dass die höhere Rechnung einige Angaben mehr enthalten muss. Einer dieser Bestandteile sind Name und Adresse des Rechnungsempfängers. Dabei müssen die Aussteller bei der Adresse des Käufers einige Anforderungen beachten, die der Gesetzgeber an die Rechnungsanschrift stellt.

Bestandteile der Rechnungsadresse

Damit der Rechnungsempfänger die Rechnung ordnungsgemäß zugestellt bekommt, sollte die Adresse diese Bestandteile enthalten:

  1. Name des Käufers: Es kann sich entweder um eine Privatperson oder um ein Unternehmen handeln.
  2. Adresse des Käufers: Die Anschrift besteht aus Straße und Hausnummer oder Postfach und Postfachnummer sowie Postleitzahl und Ort.

Wenn Sie die Rechnung an ein Unternehmen versenden, können Sie zusätzlich die zuständige Abteilung oder den Namen der verantwortlichen Person in der Firma angeben. Das garantiert eine sichere Zustellung und damit eine schnelle Bezahlung.

Bei Rechnungen an Privatpersonen ist zu beachten, ob es sich um den eigenen Wohnsitz des Rechnungsempfängers handelt oder ob der Käufer zur Untermiete wohnt. In dem Fall muss der Name des Hauptmieters mit dem Zusatz c/o in der Rechnungsanschrift enthalten sein.

Beispiele für Rechnungsanschriften

Für einen besseren Überblick haben wir einige Beispiele für die korrekte Adresse auf einer Rechnung zusammengestellt:

Rechnung an ein Unternehmen:

  • Firma ABC
  • Hauptstr. 15 B
  • 12345 Musterstadt

Rechnung an eine bestimmte Abteilung im Unternehmen:

  • Firma ABC
  • Abteilung Rechnungswesen
  • Postfach 12 34
  • 12345 Musterstadt

Rechnung an eine bestimmte Person im Unternehmen:

  • Firma ABC
  • z.Hd. Frau Musterfrau
  • Hauptstr. 15 B
  • 12345 Musterstadt

Rechnung an eine Privatperson:

  • Herrn Mustermann
  • Musterstr. 1
  • 12345 Musterstadt

Rechnung an eine Privatperson, die zur Untermiete wohnt:

  • Frau Musterfrau
  • c/o Familie Muster
  • Musterstr. 1
  • 12345 Musterstadt

Warum ist die korrekte Anschrift auf der Rechnung wichtig?

Wenn die Rechnungsanschrift einen Fehler enthält, kann es vorkommen, dass der Zahlungspflichtige die Rechnung nicht erhält. Sobald dem Verkäufer auffällt, dass er sein Geld für die Warenlieferung oder Dienstleistung nicht erhalten hat, verschickt er eine Mahnung. Dabei gibt es diese zwei Möglichkeiten:

  1. Die Mahnung wird ebenfalls an die falsche Adresse versandt. Dann erhält der Käufer auch das Mahnschreiben nicht und es erfolgt weiterhin kein Zahlungseingang.
  2. Der Verkäufer achtet beim Versand auf die richtige Adresse. Dann bekommt der Kunde als erstes Anschreiben direkt eine Zahlungserinnerung, ohne dass er eine Rechnung erhalten hat. Das sorgt für Verärgerung des Kunden und führt zu unnötigen Nachfragen.

Ein anderer wichtiger Grund für die korrekte Rechnungsanschrift ist die weitere Korrespondenz mit dem Kunden. Ist die falsche Adresse einmal in den Kundendaten gespeichert, kommen auch Werbebriefe und andere Schriftstücke nicht beim Empfänger an. Damit kann dem Verkäufer Umsatz verloren gehen und er gibt unnötig Geld für Briefe aus, die den Kunden nie erreichen.

Rechnungsadresse und Lieferadresse – was ist der Unterschied?

Einige Kunden wünschen, dass die bestellten Produkte an eine andere Adresse als die Rechnungsanschrift geliefert werden. Dabei kann es sich um ein Geschenk für eine dritte Person handeln. Die beschenkte Person soll die Lieferung erhalten, während die Rechnung an den Auftraggeber geht.

Auch im Geschäftsleben kommt es zu unterschiedlichen Adressen. Wenn ein Unternehmen verschiedene Standorte unterhält, soll die Ware häufig an einen anderen Ort geschickt werden als die Rechnung. Der richtige Rechnungsadressat ist in diesem Fall besonders wichtig, damit das Geld schnell an den Verkäufer überwiesen wird.

Adresse auf der Rechnung korrigieren

Wenn die falsche Rechnungsanschrift bemerkt wird, versenden viele Verkäufer eine neue Rechnung mit dem Hinweis, die erste Rechnung nicht zu beachten.

Diese Vorgehensweise ist rechtlich gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nicht zulässig.

Stattdessen muss das Unternehmen eine Stornorechnung erstellen, die die erste Rechnung mit der fehlerhaften Adresse aufhebt. Anschließend kann eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben ausgestellt werden.

Rechnung an Kunden im Ausland verschicken

Wenn der Rechnungsempfänger seinen Sitz im Ausland hat, muss das Empfängerland in der Rechnungsanschrift angegeben werden. Dazu schreibt der Absender das Land in Großbuchstaben in die letzte Zeile der Adresse, wie in diesem Beispiel:

  • Unternehmen ABC
  • Mustergasse 5
  • 1234 Wien
  • ÖSTERREICH

Bei ausländischen Adressen müssen die Absender beachten, dass in einigen Ländern die Hausnummer vor dem Straßennamen angegeben wird, beispielsweise in Großbritannien. Auch die Postleitzahl hat im Ausland häufig ein anderes Format und muss entsprechend übernommen werden, damit die Rechnung bei dem Empfänger ankommt.

Hier erfährst du alles zur Rechnungsstellung ins Ausland.

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Tipp: Die früher gebräuchlichen Länderkürzel wie A für Österreich (Austria) oder GB für Großbritannien werden heute im Postverkehr nicht mehr genutzt.

rechnungsvorlage

Wie erstelle ich Rechnungen?

Die Rechnungsstellung ist gerade für Soloselbstständige mit wenig Erfahrung eine Herausforderung. Denn GoBD, die Vorschriften bei der Rechnungsstornierung, Aufbewahrungspflichten und mehr, machen das Thema komplexer als es sein müsste. Für die einfache Erstellung gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, die allesamt eigene Vor- und Nachteile haben. 

Rechnungsstellung mit einer Excel oder Word-Vorlage

Die meisten Selbstständigen erstellen ihre Rechnungen mit Excel oder Word. Oft kommt dabei eine Vorlage zum Einsatz, die nur noch ausgefüllt werden muss. Der Prozess ist relativ schnell und unkompliziert. Ein großer Vorteil ist, dass man die Rechnungsvorlage nach belieben anpassen und Vermerke unkompliziert einfügen kann. 

Gerade unerfahrene Selbstständige sollten aber besonders auf die Inhalte achten. Rechnungsvorlagen entsprechen nicht immer den rechtlichen Anforderungen und können zu fehlerhaften Rechnungen führen. Außerdem dürfen Rechnungen nur so abgespeichert werden, dass sie nicht mehr manipuliert werden können. Daher müssen Excel- oder Word-Vorlagen direkt nach Eingabe der Daten als PDF exportiert und anschließend gelöscht werden.

Rechnungsstellung mit einem Buchhaltungsprogramm

Buchhaltungsprogramme, wie Lexoffice oder Debitoor sind sehr umfangreich und bieten neben der Rechnungsstellung noch viele weitere Funktionen. Die Rechnungsstellung ist bei diesen Software-Lösungen oft direkt an die Buchhaltungen angeschlossen. Dabei sind sie rechtssicher und lassen sich kinderleicht bedienen. Viele Anbieter bieten für Fragen auch einen Support an, der kostenfrei kontaktiert werden kann.

Nachteilig ist hier in erster Linie, dass diese Lösungen oft sehr teuer sind. Lexoffice kostet in der günstigsten Variante ohne Buchhaltungsfunktionen bereits 94,80 Euro pro Jahr (ohne MwSt.). Die Variante mit Buchhaltungsfunktionen kostet mindestens 202,80 Euro pro Jahr.

Für Selbstständige, die nur an den Funktionen zur Rechnungsstellung interessiert sind, lohnt sich dies in unseren Augen nicht. Denn das ist mit dem Rechnungsgenerator von Rechnung.de bspw. kostenfrei möglich.  

Rechnungen in unter 5 Minuten erstellen – mit unserem kostenfreien Rechnungsgenerator 

Mit Rechnung.de ist es kinderleicht eine Rechnung zu erstellen. Dazu müssen Sie nur die Rechnungsangaben kennen und können dann in wenigen Schritten Ihre Rechnung erstellen und diese dann auch direkt an den Empfänger weiterleiten. 

So geht’s: 

1. Empfänger und Absender anlegen

Besuchen Sie ganz einfach unseren Rechnungsgenerator und geben Sie die Adressdaten des Rechnungsempfängers an. Wenn Sie noch kein Konto bei Rechnung.de haben, müssen Sie auch den Absender in die Vorlage eingeben. 

Wichtig: Geben Sie auch die Kontaktdaten des Zahlungsempfängers ein, wenn Sie die Rechnung später vorfinanzieren möchten.

2. Legen Sie die Rechnungsnummer und das Projekt an  

Tragen Sie ganz einfach Ihre Rechnungsnummer in die Eingabemaske ein. Wenn dies Ihre erste Rechnung ist, müssen Sie nicht mit der Nummer 1 anfangen. Wichtig ist lediglich, dass eine klare Reihenfolge in Ihren Rechnungsnummern zu erkennen ist. 

Sie können auch ein Projekt anlegen und diesem mehrere Rechnungen zuordnen. Erforderlich ist dies jedoch nicht. 

3. Geben Sie die Leistungen und den Leistungszeitraum an

Geben Sie den Zeitraum an, in welchem die Leistung erbracht oder eine Lieferung durchgeführt wurde. Anschließend listen Sie die Leistungen auf, die Sie in Rechnung stellen möchten. Achten Sie dabei auf eine möglichst deutliche Bezeichnung und vergessen Sie nicht den Preis. Die Umsatzsteuer legen Sie ebenfalls fest. 

4. Legen Sie ein Zahlungsziel fest und tragen Sie Ihre Kontodaten ein

Jetzt haben Sie die Chance, sich für ein Zahlungsziel zu entscheiden. Wenn Sie diese Option freilassen, gilt automatisch das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen. Damit Ihr Kunde auch bezahlen kann, darf Ihre Bankverbindung nicht fehlen. 

Sie haben in diesem Schritt ebenfalls die Chance, einen Vermerk (etwa zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung) einzufügen. 

5. Rechnung speichern oder direkt vorfinanzieren lassen

Abschließend fehlt nur noch ein Klick und Sie erhalten eine E-Mail mit dem Dokument, das Sie anschließend downloaden können. Wählen Sie die Option „Jetzt Vorauszahlung erhalten“, können Sie Ihre Rechnung innerhalb von 24 Stunden zur Vorfinanzierung einreichen. 

Fazit: Vorlage, Buchhaltungssoftware oder Rechnungsgenerator – Was ist die beste Lösung?

Wir können die Rechnungsstellung mit einer Vorlage nicht empfehlen, da mit dieser auch erhebliche Risiken verbunden sind. Statt Excel, Word und Co. sollten Sie lieber eine spezialisierte Softwarelösung nutzen, um ein maximales Maß an Rechtssicherheit zu genießen. 

Wenn Sie bereits eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Rechnungsstellung nutzen, dann sollten Sie damit auch Ihre Rechnungen erstellen. Falls dies nicht der Fall ist, bietet sich der kostenfreie Rechnungsgenerator von Rechnung.de an. Damit erstellen Sie nicht nur rechtssichere Rechnungen, Sie haben auch die Möglichkeit, diese direkt im Anschluss zum Factoring einzureichen.

Faktoora-ZUGFeRD

ZUGFeRD

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Wer häufiger Rechnungen erstellt, wird früher oder später mit dem Thema „ZUGFeRD“ konfrontiert. Bereits jetzt gibt es Auftraggeber, die nur noch ZUGFeRD konforme Rechnungen akzeptieren. Trotzdem herrscht häufig noch Unklarheit über das Thema. RECHNUNG.de erklärt, wie Sie schnell und einfach eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellen.

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Bei staatlichen Einrichtungen sind ZUGFeRD-Rechnungen bereits zum Standard geworden. Daher ist davon auszugehen, dass sich die Richtlinie zu einem deutschlandweiten und vermutlich auch europäischen Pflichtformat entwickelt. Denn etwa die Hälfte aller deutscher Unternehmen sind Zulieferer für den öffentlichen Sektor und müssen daher ihre Rechnungen ZUGFeRD-konform erstellen. Auch die fortschreitende Digitalisierung wird ihren Beitrag zur Verbreitung elektronischer Rechnungen leisten. Für den vorausschauend planenden Unternehmer lohnt sich eine Umstellung daher schon jetzt.

Warum sollte ich meine Rechnungen im ZUGFeRD Format erstellen?

Das einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD wurde gemeinsam mit Unternehmen und der öffentlichen Hand entwickelt. Technisch basiert ZUGFeRD auf einer PDF/A-Datei (Dateiformat zur Langzeitarchivierung) die mit einer XML-Datei (Dateiformat, das auch von Maschinen ausgelesen werden kann) kombiniert wird. Und genau hier liegt die Besonderheit: Dadurch können ZUGFeRD-Rechnungen digital ausgelesen werden und beinhalten physisch dieselben Informationen.

Vorteilhaft ist zudem, dass PDF/A eine revisionssichere Archivierung der Belege ermöglicht, ohne dass weitere Maßnahmen wie Scannen erforderlich sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen mittlerweile mit annähernd jeder Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel sind. Das spart Zeit und verhindert Fehler beim manuellen Übertragen von Rechnungsdaten.

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So können Sie ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen

In der Regel ist für die Erstellung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen eine Software erforderlich. Diese wandelt eine bestehende Rechnung um oder gibt diese direkt bei der Erstellung als PDF aus, die die entsprechenden Daten auch als XML enthält.

Viele Selbstständige, Start-ups und Kleinunternehmer sparen sich jedoch diese zusätzliche Software und nutzen die Plattform faktoora.com. Bei Faktoora ist jede Rechnung automatisch bei der Erstellung ZUGFeRD-konform. Es sind keine zusätzliche Software oder sonstige Drittanbieter-Lösungen erforderlich. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: www.faktoora.com.

Und so funktioniert es:

1. Einfach auf www.faktoora.com anmelden.

2. Unternehmensdaten vervollständigen.

3. Rechnungspositionen ausfüllen und auf „Rechnung erstellen“ klicken.

4. Fertig – Die Rechnungsdatei ist nun jederzeit verfügbar und steht ZUGFeRD-konform zum Download bereit.

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Rechnungsstellung Drittländer

Dank des Internets sind die Möglichkeiten mit ausländischen Unternehmen zusammenzuarbeiten nahezu endlos. Die potenzielle Kundschaft weltweit ermöglicht ganz neue Maßstäbe für den Dienstleistungsaustausch und Warenhandel. Doch wie genau stellt man Dienstleistungen oder Produkte in Drittländern in Rechnung?

Umsatzsteuerliche Regelungen für die Rechnungsstellung in Drittländer

Im Inland ist die Verrechnung der Umsatzsteuer relativ simpel und für die meisten Unternehmer problemlos durchschaubar. Hierfür weist der Leistungserbringer die Umsatzsteuer auf der Rechnung aus und führt den Betrag anschließend ab. Innerhalb der EU gibt es mit dem Reverse-Charge-Verfahren (dazu später mehr) ebenfalls eine verständliche Möglichkeit, den Mehrwert einer Leistung zu besteuern. Befinden sich einige Kunden jedoch im Drittland, sieht die steuerliche Situation etwas komplizierter aus. Hier gilt folgende Regelung:

Rechnungsstellung von einem Regelunternehmer an einen Regelunternehmer (B2B)

Erwirbt ein anderer Regelunternehmer eine Ihrer Leistungen, liegt der Ort der erbrachten Leistung in der Regel im Land des Kunden. Grundstücksleistungen, Transportdienstleistungen und andere Sonderleistungen (mehr dazu) können hiervon jedoch Ausnahmen bilden. Hier ist es wichtig zu klären, wie die Leistung im Ausland versteuert wird. Die Rechnungsstellung erfolgt jedoch vorerst ohne ausgewiesene deutsche Umsatzsteuer.

Sollte das Drittland mit Deutschland eine Reverse-Charge-ähnliche Vereinbarung getroffen haben, wird die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger abgeführt. Ist dies nicht der Fall, schulden Sie dem Land der Leistungserbringung ggf. die Umsatzsteuer. Im Voraus einer Leistungserbringung an einen drittländischen Regelunternehmer sind daher die Gesetze im Land der Erbringung der Leistung zu prüfen.

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Rechnungstellung von einem Regelunternehmer an eine Privatperson (B2C)

Wenn Ihre Kunden Privatpersonen sind, fällt die Mehrwertsteuer grundsätzlich im Inland an. Dabei verschiebt sich der Ort der Leistungserbringung nach Deutschland. Die Rechnung wird anschließend mit deutscher Mehrwertsteuer an den ausländischen Kunden gestellt. Sie müssen also die Mehrwertsteuer, ähnlich wie bei Geschäften im Inland, selbst abführen. Hier gibt es jedoch einige Ausnahmeregelungen für verschiedene Katalogleistungen und andere Sonderleistungen. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Rechnungsstellung von einem Kleinunternehmer an ein Drittland

Wenn Sie Kleinunternehmer sind, dürfen Sie keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen. Dementsprechend muss diese auch nicht im Inland abgeführt werden. Falls sich jedoch der Ort der Leistungserbringung in das Drittland verschiebt, können Sie Schuldner der Umsatzsteuer im Drittland werden. Das ist jedoch nur der Fall, wenn keine Reverse-Charge-ähnliche Vereinbarung mit dem jeweiligen Drittland getroffen wurde.

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Reverse-Charge-Verfahren

Das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren ist ein Verfahren zur Umkehr der Steuerschuld innerhalb der EU. Wenn die Umsatzsteuer auf eine Leistung im Land des Leistungsempfängers anfällt, ist dieser zum Abführen der Steuer verpflichtet. Damit müssen Sie sich nicht mit ausländischen Finanzämtern auseinandersetzen, was den Dienstleistungsaustausch innerhalb der EU maßgeblich vereinfacht. Werden Leistungen aus einem EU-Land bezogen, werden Sie Schuldner der Umsatzsteuer und müssen diese in der Umsatzsteuervoranmeldung abführen. Beispiel: Ein Regelunternehmer in Deutschland berät ein Unternehmen in Frankreich. Die Umsatzsteuer wird anschließend vom französischen Unternehmen an das französische Finanzamt abgeführt. Deutschland hat ähnliche Vereinbarungen zur Umkehr der Steuerschuld mit vielen Drittländern getroffen. Falls Sie beispielsweise eine Dienstleistung in die Schweiz erbringen, würde die Umsatzsteuer ebenfalls vom schweizerischen Unternehmen abgeführt werden. Wichtig ist jedoch, dass die gesetzlichen Gegebenheiten im Vorfeld der Zusammenarbeit geprüft werden. Nur so können Sie feststellen, ob eine Vereinbarung ähnlich dem Reverse-Charge-Verfahren zwischen Deutschland und dem Drittland vorliegt.

Anforderungen an die Rechnungsstellung in ein Drittland

Die Rechnungsstellung in Drittländer ist gerade im B2B-Bereich etwas undurchsichtig. In jedem Fall dürfen folgende Angaben auf der Rechnung in ein Drittland nicht fehlen:

1. Vollständige Adresse des Dienstleistenden und Leistungsempfängers

2. Steuernummer des drittländischen Unternehmens, Umsatzsteuernummer des inländischen Unternehmens (B2B)

3. Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Lieferzeitraum

4. Umfang der bezogenen Dienstleistung mit konkreter Bezeichnung

5. Die anfallende Rechnungssumme

6. Ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (falls dieser Steuerschuldner ist)

7. In Deutschland anfallende Umsatzsteuer (falls Sie Steuerschuldner sind)

Die landesspezifischen Anforderungen, inbesondere bei der B2B-Rechnungsstellung in Drittländer, können jedoch variieren. Deshalb sollten Sie sich auch hier im Vorfeld über benötigte Angaben informieren. Idealerweise lassen Sie sich von Ihrem Auftraggeber klare Auskünfte darüber geben, was seinerseits auf der Rechnung benötigt wird, um diese ohne Probleme bei seinem Finanzamt einzureichen.

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Rechnungen stornieren

Fehler in der Rechnungserstellung passieren häufiger als man vermuten würde. Wichtig ist, dass diese bemerkt und entsprechend korrigiert werden. Rechtlich bedarf es einer Rechnungsstornierung, um eine Rechnung buchhalterisch korrekt zu korrigieren.

Rechnungsstornierung – Was gilt es zu beachten?

Eine doppelte Rechnungsnummer, eine falsche Adresse oder eine fehlende Ausweisung der Mehrwertsteuer – Die Liste möglicher Fehler bei der Rechnungserstellung ist lang. Im Falle einer Betriebsprüfung können auch kleine Fehler zu großen Problemen führen. Wichtig ist, dass Rechnungen keinesfalls vom Leistungsempfänger korrigiert werden, sondern ausschließlich vom ursprünglichen Rechnungssteller. Wurde eine Rechnung noch nicht bezahlt, lässt sich eine ordnungsgemäße Rechnungskorrektur problemlos durchführen.

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Verbuchte Rechnungen korrigieren

Sind Rechnungen bereits verbucht, lassen sich diese nicht mehr im Nachhinein korrigieren. Hier führt kein Weg an einer Rechnungsstornierung vorbei. Wurde der Rechnungsbetrag bereits bezahlt, muss eine Art „Gutschrift” für die jeweilige Rechnungssumme erstellt werden. Dazu wird eine Storno-Rechnung erstellt, die den Rechnungsbetrag als Negativsumme ausweist.

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Seit 2013 sind klassische Gutschriften im Zusammenhang mit Rechnungsstornierungen nicht mehr zulässig. Auf Rechnungsstornierungen nutzen Sie daher einfach den Terminus Storno-Rechnung oder Rechnungskorrektur.

In einer Storno-Rechnung wird Bezug zu der korrigierten Rechnung genommen. Diese sollte mit ihrer Rechnungsnummer und dem Rechnungsdatum angeführt werden. Außerdem wird eine Storno-Rechnung in der Buchhaltung grundsätzlich als neue Rechnungsnummer angelegt. Die stornierte Rechnung sollte darin auch ausdrücklich als ungültig erklärt werden. Außerdem müssen Rechnungsstornierungen alle in § 14 Absatz 4 UStG definierten Anforderungen an eine Rechnung erfüllen.

Welche Angaben vonnöten sind, erfahren Sie hier.

Unverbuchte Rechnungen korrigieren

Wurde eine Rechnung zwar beanstandet, aber noch nicht bezahlt, lassen sich Korrekturen verhältnismäßig unkompliziert anfertigen. Hierfür genügt es, wenn der ursprüngliche Rechnungssteller eine korrigierte Rechnung nachreicht. Diese kann entweder als neue Rechnung mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer oder als Berichtigungsdokument verschickt werden.

Eine Rechnungskorrektur muss folgende Angaben beinhalten:

  • Verweis auf die Ursprungsrechnung (mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum)
  • korrigierte Fehler der Ursprungsrechnung
  • Name und Adresse des Kunden und Leistungserbringers

Diese Korrekturen können theoretisch handschriftlich oder formlos erfolgen. Zu beachten ist jedoch, dass der Rechnungsempfänger das Berichtigungsdokument zwingend mit der ursprünglichen Rechnung zusammen verbuchen muss.

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Da es sich bei einer Storno-Rechnung um eine separate Rechnung handelt, muss auch diese über eine chronologisch korrekte Rechnungsnummer verfügen. Nutzen Sie daher das System, welches Sie auch zur normalen Vergabe von Rechnungsnummern verwenden.

Was muss anschließend beachtet werden?

Nach der Erstellung der Rechnungsstornierung, steht einer neuen und korrigierten Rechnung nichts mehr im Wege. Die neue Rechnung wird dabei als ganz normale Rechnung behandelt. Fügen Sie aber auch hier einen Vermerk zu der korrigierten Rechnung ein. Abschließend legen Sie lediglich die stornierte Rechnung in Ihrer eigenen Buchhaltung unter „storniert“ ab.

Da sowohl die fehlerhafte ursprüngliche Rechnung als auch die Stornierung mit einer einzigartigen Rechnungsnummer versehen wurden, bleibt die Situation für das Finanzamt transparent. Eine Betriebsprüfung oder der normale Vorsteuerabzug dürfte daher keine Probleme verursachen.

Mit RECHNUNG.de fehlerhafte Rechnungen vermeiden

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Rechnung erstellen

Eine Rechnung zu erstellen klingt einfacher als es ist. Der Rechnungssteller hat bei der Ausstellung zahlreiche Anforderungen zu erfüllen. Versäumt er dies, sind mitunter finanzielle Sanktionen die Folge. In der Regel sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, gesetzeskonforme Rechnungen über ihre gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen auszustellen. Das mag zwar schnell zum Ärgernis ausarten, doch ist die Rechnungserstellung ein notwendiger Vorgang, um Umsätze zu generieren. Doch wie sieht eine ordnungsgemäße Rechnung aus und welche Vorgaben sind bei ihrer Erstellung zu beachten?

Worauf ist bei der elektronischen Rechnungsstellung zu achten?

Ein Unternehmen muss eine Rechnung längst nicht mehr als analoges Dokument in Papierform zustellen, sondern kann sie dem Empfänger zeitgemäß und unkompliziert in elektronischer Form übermitteln. Die Vorgaben bezüglich des Inhalts sind für beide Zustellungsarten identisch. Wichtig ist dabei jedoch, dass der Rechnungsempfänger vorab seine Zustimmung zu dieser Form der Übermittlung geben muss. Bezahlt er die elektronisch übermittelte Rechnung, zählt dies als stillschweigende Zustimmung. Das Unternehmen übermittelt elektronische Rechnungen entweder als E-Mail-Anhang oder stellt die Datei zum Download zur Verfügung.

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Elektronische Rechnung

Der Versand elektronischer Rechnungen via E-Mail ist seit 2011 möglich. Am 01.07.2016 entfielen die Notwendigkeiten einer digitalen Signatur oder der Einhaltung der EDI-Standards. Die Zustellung einer Rechnung in elektronischer Form erfordert keine digitale Signatur und keinen elektronischen Datenaustausch gemäß dem EDI-Verfahren (englisch „electronic data interchange“). Einige Aspekte muss der Versender jedoch gewährleisten: – Echtheit der Rechnungsherkunft – Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung – Lesbarkeit des Dokuments

Welcher Steuersatz gilt?

Generell gilt der in Deutschland übliche Umsatzsteuerregelsatz von 19 Prozent, den Unternehmen dem Kunden zusätzlich in Rechnung stellen und später an das Finanzamt abführen. Gemäß einer Sonderregelung fällt für einige Waren oder Dienstleistungen jedoch ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von lediglich 7 Prozent an. In Anlage 2 zum UStG sollten sich Unternehmer im Zweifelsfall vorab vergewissern, welcher Steuersatz gilt. Bei Unsicherheit empfiehlt es sich nachdrücklich, einen Steuerberater zu konsultieren. Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, sofern sie die Kleinunternehmerregelung beantragt haben.

Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?

Tatsächlich ist der Unternehmer verpflichtet, ein Duplikat von jeder versendeten Rechnung zu erstellen und dieses für zehn Jahre aufzubewahren. Ebenso lange muss er Rechnungen, die er von anderen Unternehmen erhalten hat, archivieren. Dabei ist es wichtig, dass die Rechnungen vollständig lesbar bleiben. Zudem ist zu beachten, dass die zehnjährige Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde. Verstößt das Unternehmen gegen die Aufbewahrungspflicht, zieht dies eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro nach sich.

Worauf ist bei der Rechnungszustellung zu achten?

Ganz gleich ob per Brief oder als elektronisches Dokument – die Frist für die Rechnungsstellung beträgt sechs Monate. Jedes Unternehmen, das Dienstleistungen oder Warenlieferungen für andere Unternehmen oder juristische Personen vornimmt, muss die Rechnung binnen dieser sechs Monate zustellen. Die Frist beginnt mit dem vollständigen Abschluss der Lieferung oder Leistung. Andernfalls drohen für eine Ordnungswidrigkeit gemäß § 26a Absatz 2 UStG Geldbußen von bis zu 5.000 Euro.

Ist der Auftraggeber allerdings eine Privatperson, existiert keine Frist für die Rechnungsstellung. Einzige Ausnahme ist der Grundstückskauf, für den eine sechsmonatige Frist gilt.

Wann verjährt die Rechnung?

Rechnungen weisen in der Regel eine Verjährungsfrist von drei Jahren auf. Hat das Unternehmen bis zu einem Zeitpunkt drei Jahre nach dem Jahresende des Kalenderjahres der vollständigen Leistungserbringung keine Forderung abgeliefert, wurde der Betrag bis dahin nicht beglichen oder hat es den Betrag nicht mittels Mahnungen eingefordert, ist der Anspruch auf Zahlung vollständig verwirkt.

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Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerreglung ist eine Vereinfachung im Steuerrecht, die vor allem kleine und neugegründete Unternehmen entlastet. Sie ist nicht auf Neugründer beschränkt und darf unbegrenzt häufig angefordert werden. Unternehmer, die die Voraussetzungen erfüllen, können den Kleinunternehmerstatus beantragen, sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Den vorschnellen Verzicht sollten Sie sich allerdings gut überlegen – denn die Kleinunternehmerregelung bringt viele Vorteile mit sich.

Welche Vorteile bietet die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 des Umsatzsteuergesetztes) ist eine Vereinfachungsregelung, die Unternehmern mit geringen Umsätzen die Option bietet, steuerrechtlich größtenteils wie Nichtunternehmer behandelt zu werden. Ein Kleinunternehmer muss die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Dadurch sind seine Produkte für den Endkunden, der nur die Bruttopreise vergleicht, günstiger.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Kleinunternehmern großer bürokratischer Aufwand erspart bleibt. Sie führen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer auf, müssen diese auch nicht an das Finanzamt abführen und die ansonsten verpflichtende monatliche Umsatzsteuervoranmeldung entfällt ebenfalls. In diesem Fall sind sie aber auch vom Vorsteuerabzug von Rechnungen anderer Unternehmen ausgeschlossen. Sie können die Mehrwertsteuer, die sie beim Kauf von Produkten anderer Unternehmen bezahlen, nicht steuerlich geltend machen und vom Finanzamt zurückfordern.

Bedingungen für die Anerkennung als Kleinunternehmen

Aus steuerlicher Sicht können

– Einzelunternehmer – Freiberufler – Teams in den Rechtsformen GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) – Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt) – und weitere Unternehmensformen

die Kleinunternehmerregelung anfordern, sofern sie

– im ersten Jahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz erwarten. – im zweiten Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erwarten.

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Tipp: Kleinunternehmerregelung bereits vor Geschäftsbetrieb anfragen

Wenn die Umsätze die Grenze von 22.000 Euro zu übersteigen drohen, kann es sinnvoll sein, die Kleinunternehmerregelung vor dem eigentlichen Start in die Geschäftsphase zu beantragen – beispielsweise vor einem längeren Urlaub. Denn werden in den ersten Monaten keine Umsätze erzielt, bleibt für die profitablen Monate ein größerer Spielraum bis zum Erreichen des Maximalumsatzes.

WICHTIG: Die Umsatzgrenze ist 2020 gestiegen. Bisher galt, dass der Umsatz im Vorjahr 17.500 € nicht überschritten hat. Weiterhin gilt jedoch, dass im laufenden Jahr der Umsatz voraussichtlich nicht über 50.000 € liegt.

Die Summen beziehen sich jeweils immer auf ein vollständiges Kalenderjahr. Falls der Nutzer die selbstständige Tätigkeit im Laufe des Kalenderjahres aufgenommen hat, muss er den voraussichtlichen Umsatz auf zwölf Monate hochrechnen. Bei diesen Umsatzgrenzen handelt es sich um Brutto-Beträge, die Umsatzsteuer ist hier also bereits enthalten. Diese müssen Kleinunternehmer in diesem Fall also weder ausrechnen noch auf den Rechnungsbetrag aufschlagen.

Vier Beispiele zur Kleinunternehmerregelung

Für das bessere Verständnis verdeutlichen die folgenden vier Beispiele, in welchen Fällen die Kleinunternehmerreglung gültig ist, und wann der Unternehmer, abhängig von seinem Jahresumsatz, in die Regelbesteuerung eingestuft wird.

Fall 1: Existenzgründung als Kleinunternehmer

Ein Existenzgründer verkauft Waren über einen Internet-Shop. Für das erste Jahr erwartet er einen Umsatz von etwa 11.000 Euro. In diesem Fall gilt die Kleinunternehmerregelung, denn die geschätzte Summe hat die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überstiegen. Auch besteht die Möglichkeit, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und stattdessen die Regelbesteuerung zu wählen. An diese Entscheidung ist er allerdings fünf Jahre gebunden und ein Wechsel zurück ist nur dann möglich, wenn auch nach dieser Zeit die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschritten wird.

Oftmals fällt eine solche Gründung allerdings nicht auf den Jahresanfang, sondern ein beliebiges anderes Datum. In diesem Fall rechnet der Gründer den erwarteten Umsatz auf das Jahr hoch. Angefangene Monate zählen hierbei als volle Kalendermonate.

Fall 2: Erwartungen werden übertroffen

Falls die Umsätze die erwartete Summe (11.000 Euro) übertreffen und am Jahresende 23.000 Euro zusammenkommen, bleibt der Kleinunternehmer-Status trotzdem erhalten. Wichtig ist nur, dass die zu geringe Schätzung plausibel ist, also nicht wissentlich heruntergerechnet wurde.

Fall 3: In zwei aufeinanderfolgenden Jahren Umsatzgrenzen eingehalten

Im Gründungsjahr 2019 betrug der Umsatz eines Unternehmers 16.600 Euro. Für das Jahr 2020 erwartet er einen Umsatz von 44.000 Euro. In diesem Fall wird der Gründer für beide Jahre als Kleinunternehmer eingestuft, denn 2019 blieb der Umsatz unter der Grenze von 22.000 Euro, und im Folgejahr liegt die Prognose unter der Umsatzgrenze von 50.000 Euro. Erst ab dem Jahr 2021 verliert der Gründer den Status des Kleinunternehmers, da er im Vorjahr mehr als 22.000 Euro erwirtschaftet hat (nämlich 44.000 Euro).

Fall 4: Status als Kleinunternehmer wird aberkannt

Im Gründungsjahr 2019 betrug der Umsatz eines Unternehmers 16.600 Euro. Für das darauffolgende Jahr werden aber bereits Umsätze in Höhe von 60.000 Euro erwartet. In diesem Fall wird der Grenzwert im zweiten Geschäftsjahr vermutlich überschritten. Daher wird der Gründer bereits im Kalenderjahr 2020 umsatzsteuerpflichtig. Die Überschreitung der Umsatzgrenze hat keine weiteren Folgen.

Korrekte Rechnungsstellung bei bestehender Kleinunternehmerregelung

Sofern für einen Unternehmer mit geringen Umsätzen die Kleinunternehmerregelung Anwendung findet, muss er bei der Rechnungsstellung einige Pflichtangaben und Verbote beachten. Solange der Status gültig ist, darf er auf seinen Rechnungen weder einen Umsatzsteuersatz noch seine Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben. Ferner darf er Netto- und Bruttopreise nicht getrennt ausweisen. Des Weiteren muss eine solche Rechnung einen Passus enthalten, der auf die Umsatzsteuer-Freiheit hinweist. Zum Beispiel:

„Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.”

Häufige Fehler vermeiden

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung birgt einige Fallstricke. Wir zeigen Ihnen, welche häufigen Fehler Kleinunternehmer begehen können und wie man sie vermeiden kann.

Sich für Kleinunternehmer-Status entscheiden, obwohl es sich nicht lohnt

Kontraproduktiv ist die Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung dann, wenn die Geschäfte vor allem mit umsatzsteuerpflichtigen Firmenkunden zustande kommen. Diese bekommen die Mehrwehrsteuer vom Finanzamt erstattet und entscheiden sich bei gleichen Endpreisen tendenziell eher für einen Konkurrenten, der diese ausweist.

Wenig sinnvoll ist der Kleinunternehmer-Status auch für Geschäftstätige, die viele Investitionen tätigen müssen oder hohe laufende Ausgaben haben, auf die Umsatzsteuer erhoben wird. Denn als Kleinunternehmer haben sie kein Recht auf Vorsteuerabzug. Bei kleineren Anschaffungen fällt das noch nicht groß ins Gewicht, bei größeren Anschaffungen jedoch schon. Einem Unternehmer erstattet das Finanzamt bei einem solchen Kauf 19 Prozent Mehrwertsteuer, die sogenannte Vorsteuer. Ein als Kleinunternehmer registrierter Käufer muss hingegen den vollen Preis zahlen. Bei der geplanten Anschaffung eines Computers, dessen Kaufpreis nicht selten vierstellig ist, ist der Kleinunternehmer-Status daher nicht sinnvoll. Bei einer Anschaffung für 1000 Euro spart er sich bei einer Umsatzsteuer von 19 Prozent 190 Euro.

Die Kleinunternehmerregelung auf mehrere Unternehmen anwenden

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass die Kleinunternehmerregelung auf mehrere Unternehmen angewendet werden kann. Die Umsatzgrenze von 22.000 Euro ist jedoch immer an eine Person und nicht an ein oder mehrere Unternehmen gebunden. Bleiben die einzelnen Unternehmen unterhalb der Grenze, überschreiten aber in der Summe die Umsatzgrenze, muss die jeweilige Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Eine Ausnahme kann vorliegen, wenn es sich um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) handelt.

Auf der Rechnung den Hinweis auf die Umsatzsteuer-Befreiung vergessen

Kleinunternehmer sind von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreit. Sie müssen lediglich darauf hinweisen, dass sie von der Deklarationspflicht befreit sind (siehe Box oben). Vergisst der Kleinunternehmer jedoch diese Angabe, kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen, denn der Rechnungsempfänger wird die Rechnung in der Regel beanstanden. Schnelle Abhilfe in diesen Fällen schafft eine Rechnungskorrektur.

Ausweisen der Mehrwertsteuer

Weist ein von der Umsatzsteuer befreiter Unternehmer Rechnungsposten fälschlicherweise mit 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer aus, muss er diese Beträge an das Finanzamt abführen. Außerdem muss er den Empfänger der Rechnung über das Missgeschick und das Finanzamt über den Korrekturwunsch informieren. Falls das Finanzamt dem Empfänger noch keine Vorsteuer erstattet hat, bekommt der Rechnungssteller den von ihm bezahlten Mehrwertsteuerbetrag zurück. Deutlich komplizierter wird es, wenn der Rechnungsempfänger diese Vorsteuer bereits beim Finanzamt geltend gemacht hat. Der Rechnungsaussteller muss die Korrektur beim Finanzamt beantragen. Der Rechnungsempfänger hat die Vorsteuer hingegen zurückzuzahlen, noch bevor das Finanzamt den Betrag erstattet.

Den potenziellen Umsatz falsch einschätzen

Eine richtige Vorhersage des Umsatzes ist nicht immer einfach – weder für Neugründer noch für erfahrene Unternehmer. Sollten sich die Umsätze im Gründungsjahr über die erlaubten 22.000 Euro summieren, kommt es darauf an, ob die Mehreinnahmen überraschend eingetreten sind. Im Zweifel muss der Unternehmer dem Finanzamt glaubhaft erklären, warum mit den Mehreinnahmen nicht zu rechnen war. Für das betreffende Geschäftsjahr bleibt der Kleinunternehmer-Status erhalten, im Folgejahr wird dann die Umsatzsteuer fällig und das selbst, wenn die Einkünfte unterhalb der 22.000 Euro liegen sollten. Weist das Finanzamt hingegen nach, dass der Umsatz mutwillig kleingerechnet wurde, wird der Unternehmer rückwirkend umsatzsteuerpflichtig und die Differenz ist dementsprechend nachzuzahlen.

Nach einem Jahr in den Status wechseln

Ein Unternehmer, der im ersten Jahr auf den Kleinunternehmer-Status willentlich verzichtet hat, möchte aufgrund unerwartet kleiner Umsätze im Folgejahr in diesen wechseln. Dies ist allerdings nicht möglich. Wer sich gegen den Status als Kleinunternehmer entscheidet, muss fünf Jahre warten, bis er sie wieder beanspruchen darf und von der Regelung profitieren kann.

Das Auslaufen der Kleinunternehmerregelung verpassen

Generell müssen Unternehmer selbst errechnen, ob sie noch für die Kleinunternehmerregelung infrage kommen oder regulär besteuert werden müssen. Eine Mitteilung seitens des Finanzamts findet nicht statt. Deshalb ist es sinnvoll, kurz vor Ablauf des Jahresendes die Umsatz-Summe zu prüfen. Liegt diese über 22.000 Euro, muss im Folgejahr die Umsatzsteuer erhoben werden. Vergisst der Unternehmer, diese zu erheben, ist er dem Finanzamt den Differenzbetrag schuldig. Die Umsatzsteuer muss also abgeführt werden, ohne jemals vom Geschäftspartner verlangt worden zu sein. In diesem Fall ist die Korrektur aller falsch ausgewiesenen Rechnungen notwendig. Umsatzsteuerpflichtige Firmenkunden bezahlen die Differenz in der Regel, da sie diese wieder von der Steuer absetzen können. Bei falschen Rechnungen an Privatkunden und umsatzsteuerbefreite Unternehmen bleiben Selbstständige oftmals auf offenen Beträgen sitzen.