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Wann verjährt eine Rechnung?

Wann verjährt eine Rechnung?

Eine Leistung zu erbringen, reicht alleine nicht aus, wenn Sie dafür auch eine Bezahlung erhalten wollen. Sie müssen eine Rechnung schreiben und dann beachten, dass diese irgendwann verjährt. Wichtige gesetzliche Änderungen haben sich in diesem Bereich letztmals mit der Schuldrechtsreform von 2002 ergeben. Seitdem gilt eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, bis dahin waren es noch 30 Jahre.

Selbstständige und Unternehmer müssen die Verjährungsfrist daher immer im Blick haben und ihre Rechnungen im Idealfall erstellen, bevor der kritische Stichtag erreicht ist. Da die Verjährungsfrist immer am Ende eines Jahres endet, müssen Sie also vor dem 31.12. prüfen, ob Sie noch offene Rechnungen von vor drei Jahren haben und ob Sie überhaupt eine Rechnung geschrieben haben.

Ausschlaggebend ist hierbei immer das Datum der Rechnungsstellung und nicht, wann diese Rechnung zugegangen ist. Allerdings ist das Schreiben der Rechnung alleine nicht ausreichend. Es ist auch sicherzustellen, dass dabei tatsächlich eine Forderung entsteht. Wichtig ist weiterhin, dass keine formalen oder inhaltlichen Fehler vorliegen. Es ist also ratsam, die Rechnung genau zu prüfen, bevor diese an den Schuldner geht.

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Wie sehen die rechtlichen Regelungen im Einzelnen aus?

In § 194 ff. BGB finden Sie die relevanten rechtlichen Bestimmungen für die Verjährung von Zahlungsansprüchen. So ist zum Beispiel im § 195 BGB eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren festgelegt. Bei Rechten an einem Grundstück beträgt die Verjährungsfrist zehn Jahre (§ 196 BGB) und es ist für verschiedene weitere Fälle mit dem § 197 BGB auch noch eine dreißigjährige Verjährungsfrist vorgesehen wie zum Beispiel bei bestimmten Schadenersatzansprüchen.

Im § 199 Absatz 1 BGB ist geregelt, wann die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt. Das ist jeweils am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Der Stichtag ist damit also der 31. Dezember. Bei allen anderen Verjährungsfristen, die nicht regelmäßig sind, beginnt die Frist mit der Entstehung des jeweiligen Anspruchs (§ 200 BGB).

Mit § 199 Abs. 1 Nr. 2 BGB besteht die weitere Anforderung, dass der Gläubiger von den Anspruch begründenden Umständen zumindest theoretisch auch wissen muss. Es ist also nicht unbedingt notwendig, dass der Inhaber der Forderung tatsächlich davon Kenntnis hat. Es genügt, dass er zumindest Kenntnis davon hätte haben müssen.

Was kann ich gegen die Verjährung tun?

Nach § 214 BGB Abs. 1 hat der Schuldner das Recht, die Leistung zu verweigern, wenn die Verjährung eingetreten ist. Sie haben als Gläubiger also ein Interesse daran, es nicht dazu kommen zu lassen.

Wenn Sie gegen die Verjährung Ihrer Rechnungen vorgehen möchten, können Sie diese verlängern. Dazu ist es erforderlich, dass Sie Mahnungen schreiben, falls Ihre Schuldner die Rechnungen nicht von sich aus begleichen. In diesem Zusammenhang gilt es jedoch einiges zu beachten. Denn die Mahnung an sich hat erst einmal keinen Einfluss auf die Verjährungsfrist und deren Dauer.

Erst bei einer Klage oder der Einleitung eines Mahnverfahrens oder aber bei schriftlicher Anerkennung der Schuld durch den Schuldner ist es möglich, die Verjährungsfrist zu stoppen. Ein einfacher Mahnbescheid hingegen kann die Verjährung nur bis zu maximal sechs Monate hemmen (§ 203 ff. BGB).

Zahlt der Kunde einen Teil der offenen Forderung, beginnt die Verjährungsfrist wieder neu zu laufen. Diese gilt dann für den verbliebenen Rest des Rechnungsbetrags. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, dass die Fristen insgesamt länger als drei Jahre laufen.

Hinweis: Eine Zahlungsverpflichtung erlischt nicht automatisch, nur weil die Verjährungsfrist verstrichen ist. Der Schuldner muss dazu auch eine einseitige Erklärung abgeben, dass er von seinem Recht auf Einrede der Verjährung Gebrauch machen möchte, wie es in § 214 Abs. 1 BGB festgelegt ist.

Wie kann ich einer Verjährung vorbeugen?

Für Unternehmer ist es sinnvoll, mit dem sich nähernden Stichtag des 31. Dezembers ihre Unterlagen durchzugehen und zu prüfen, ob noch offene Rechnungen vorliegen. In diesem Fall sollten Sie entsprechende Mahnungen schreiben. Weiterhin sollten Sie vor diesem Stichtag Rechnungen erstellen, wenn das für erbrachte Leistungen bisher noch nicht erfolgt ist. Vergessen Sie das und schreiben Sie eine Rechnung für eine Leistung aus dem Jahr 2022 beispielsweise erst am 1. Januar 2023, verlängert sich die Verjährungsfrist damit praktisch gesehen fast auf vier Jahre.

Mit der Zustellung eines Mahnbescheids besteht die Möglichkeit der Hemmung einer Verjährung bis zu sechs Monate. Es ist wichtig, binnen dieser Frist den Vollstreckungsbescheid zu beantragen. Die verjährungshemmende Wirkung des Mahnbescheids entfällt sonst nämlich.

Den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids können Sie online stellen. Es erfolgt eine automatische Ermittlung des zuständigen Gerichts. Dieses schickt dann den Mahnbescheid an den Schuldner raus. Hier gelangen Sie zu diesem Verfahren für den Online-Mahnantrag. In Deutschland kommt nur noch dieses zentrale und automatisierte Mahnverfahren zum Einsatz. Es ist mit wenig Aufwand verbunden und es ist nicht erforderlich, den Anspruch zu begründen.

Ablauf der Prüfung auf Verjährung

Es stellt sich im konkreten Fall die Frage, ob die Verjährung eingetreten ist und welche Fristen dafür gelten. Um das feststellen zu können, empfiehlt sich die Einhaltung eines bestimmten Prüfungsablaufs. Den haben wir hier für Sie kurz skizziert:

  • Schritt 1 – Prüfung auf Sonderverjährungsfristen: Neben der regelmäßigen Verjährungsfrist sind weitere Fristen, etwa für Ansprüche auf dingliche Rechtsänderungen an Grundstücken, zu berücksichtigen. In einem ersten Schritt sollten Sie prüfen, ob eine solche Sonderverjährungsfrist vorliegt.
  • Schritt 2 – Prüfung auf Ablaufhemmung: Hemmungen liegen zum Beispiel durch Verhandlungen (§ 203 BGB), die Rechtsverfolgung (§ 204 BGB) oder höhere Gewalt (§ 206 BGB) vor.
  • Schritt 3 – Prüfung auf Neubeginn der Verjährung: Ein solcher Neubeginn erfolgt jeweils nach einer Unterbrechung der Verjährungsfrist, etwa durch eine gerichtliche oder behördliche Vollstreckungshandlung oder dadurch, dass der Schuldner zum Beispiel durch eine Zinszahlung den Anspruch anerkennt.
  • Schritt 4 – Prüfung auf Sonderregelung: Liegt keine Sonderregelung vor, gilt die dreijährige regelmäßige Verjährungsfrist des § 195 BGB.

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Mann durchsucht Akten

Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?

Für geschäftliche Unterlagen gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Wie lange diese ausfallen, hängt von der Art des Belegs ab. Dabei besteht für die eine Gruppe von Belegen eine kürzere Frist von sechs Jahren und für die andere eine längere von zehn Jahren. Die Rechnungen gehören ebenso wie Kontoauszüge oder Bilanzen zur zweiten Gruppe.

Hat Ihr Unternehmen eine Rechnung selbst erstellt oder von einem anderen Unternehmen eine Rechnung erhalten, müssen Sie diese zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Entscheidend ist hierbei der Zeitpunkt der Belegerstellung. Stellen Sie zum Beispiel am 01.07. eines Jahres eine Rechnung aus, beginnt die Frist ab dem 31.12. desselben Jahres.

Etwas anders verhält es sich bei Rechnungen an Privatpersonen. Handelt es sich dabei um eine Handwerkerrechnung, gilt ebenfalls eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Diese ist jedoch kürzer und beträgt nur noch zwei Jahre. In diesem Fall ist es rechtlich vorgeschrieben, auf der Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht zu vermerken. Bezüglich des Fristbeginns ergeben sich keine Änderungen.

Die gleichen Regelungen gelten bei Rechnungen von Architekten, Gartenbaubetrieben oder Gerüstbauern. Abgesehen von dieser Ausnahme für Handwerkerechnungen besteht keine Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen an private Käufer. Diese können die Rechnungen aber trotzdem bis zu zwei Jahre sinnvoll aufbewahren in Hinblick auf die gesetzliche Gewährleistung.

Warum gibt es eine Aufbewahrungsfrist?

Bezüglich der Geschäftsvorgänge eines Unternehmens sind die Dokumentation und die Rückverfolgbarkeit wichtige Anliegen. Die Rechnungen belegen die erbrachte und in Anspruch genommene Leistung und das auch noch Jahre später.

Ihre Relevanz haben die Aufbewahrungspflichten gerade in Hinblick auf die Besteuerung. Daher finden sich die Regelungen wenig überraschend in der Abgabenordnung und zusätzlich im Handelsgesetzbuch. Denn ohne Rechnungen kann ein Unternehmen im Rahmen der Betriebsprüfung nicht nachweisen, welche Geschäftsvorgänge es in der Vergangenheit tatsächlich abgeschlossen hat.

Sind die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens nachvollzieh- und kontrollierbar, beugt das zusätzlich der Entstehung von Betrugsfällen vor. Damit haben alle Teilnehmer am wirtschaftlichen Geschehen ein Interesse daran, dass Unternehmen ihre Rechnungen aufbewahren.

Wo sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten geregelt?

Die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen finden Sie im § 147 Abgabenordnung (AO). Hier ist geregelt, welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen und wie lange die Fristen laufen. Regelungen zu den Fristen finden Sie auch im § 257 Handelsgesetzbuch (HGB).

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In welcher Form muss aufbewahrt werden?

Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung sind vielfältige Regelungen zu beachten. So müssen die Rechnungen über den gesamten Zeitraum von zehn Jahren hinweg lesbar bleiben. Das geht aus dem § 14 Abs. 1 S. 2 UStG hervor. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts sind ebenfalls zu gewährleisten. Sie müssen sich also zum Beispiel darum kümmern, dass niemand die Angaben auf den Rechnungen nachträglich ändert.

Wie Sie das sicherstellen möchten, bleibt Ihnen überlassen. Das geht ebenfalls aus dem § 14 UStG hervor. Sie können dazu ein innerbetriebliches Kontrollverfahren Ihrer Wahl etablieren. Dieses muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen.

Ebenso wie für die Handels- und Geschäftsbriefe gilt für die Aufbewahrung der Rechnungen, dass deren Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen muss. Das ist relevant bei der Übertragung auf ein Speichermedium und bedeutet, dass anders als bei anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen die inhaltliche Wiedergabe alleine nicht ausreicht.

Ort der Aufbewahrung

Laut § 14b Absatz 2 UStG ist es erforderlich, die Unterlagen im Inland aufzubewahren oder in einem der in § 1 Absatz 3 UStG bezeichneten Gebiete. Vereinfacht gesagt hat die Aufbewahrung grundsätzlich in Deutschland zu erfolgen. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Rechnungen in einer angemessenen Zeit vorlegen können müssen (§ 239 Abs. 4 S. 2 HGB).

Elektronische Aufbewahrung

Verschiedene Regelungen sieht der § 14b UStG in Bezug auf die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen vor. Diese Rechnungen können Sie auch im Ausland aufbewahren, müssen aber in diesem Fall die Fernabfrage gewährleisten, damit die Finanzbehörde online Zugriff darauf nehmen kann.

Handelt es sich um eine elektronische Rechnung als Original, die also in digitaler Form vorliegt, gilt wiederum, dass Sie die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts ebenso wie die Lesbarkeit gewährleisten müssen. Das bezieht sich auf alle Rechnungen, die ein Unternehmen digital erstellt und zusendet oder die auf elektronischem Wege zugegangen sind.

Wie Sie als Unternehmer konkret die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit Ihrer Rechnungen sicherstellen, ist Ihnen seit dem 1.07.2011 selbst überlassen. Diese Möglichkeit räumt Ihnen das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ein.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre elektronischen Rechnungen in der Form aufbewahren, in der Sie diese erhalten haben. Sie können die Rechnung also nicht einfach ausdrucken und die dazugehörige Datei löschen. Allerdings sind Formatkonvertierungen erlaubt, wenn Sie dafür ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format wählen.

Doch auch nach der Konvertierung müssen Sie die Originaldatei aufbewahren. Außerdem hat die Speicherung auf einem Datenträger zu erfolgen, bei dem keine nachträglichen Änderungen möglich sind.

Was passiert, wenn gegen die Aufbewahrungsfrist verstoßen wird?

Als buchführungspflichtiges Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Rechnungen aufzubewahren. Halten Sie sich nicht daran, liegt eine Verletzung Ihrer Buchführungspflichten vor. Im Strafgesetzbuch (StGB) und zusätzlich in der AO sind die damit verbundenen rechtlichen Folgen festgelegt. Und die können schwerwiegend sein.

So sind zum Beispiel Geldbußen bis zu einer Höhe von 5.000 Euro möglich. Die Beweispflicht liegt beim Steuerpflichtigen. Liegen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nicht vor, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen und dabei vom jeweiligen Höchstbetrag ausgehen. Das ist natürlich zum Nachteil des betroffenen Unternehmens.

Von Geldbußen können sogar Privatpersonen betroffen sein. Das ist möglich, wenn die Rechnungen sich auf Leistungen beziehen, die ein Grundstück betreffen. Hier gilt die oben erwähnte Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Die Geldbußen betragen bei Privatpersonen bis zu 500 Euro.

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Mann führt banking durch

Zahlungsziel

Zudem herrscht oft Verunsicherung dahingehend, was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen und kein Geld eingegangen ist. Wir geben Ihnen daher im nachfolgenden Artikel alle wichtigen Infos zum Zahlungsziel, das auf den meisten Rechnungen übrigens stets angegeben ist.

Was ist das Zahlungsziel?

Um Unternehmen und Selbstständige zu schützen und dafür zu sorgen, dass Rechnungen zeitnah bezahlt werden, gibt es das Zahlungsziel. Es handelt sich beim Zahlungsziel um einen Zeitraum, in welchem der Rechnungsbetrag beglichen sein muss. Zahlt der Kunde nicht innerhalb des Zahlungsziels, gerät er automatisch in Verzug. Das gesetzliche Zahlungsziel beträgt 30 Tage (§286 BGB). An einem konkreten Beispiel wird deutlich, wie genau das Zahlungsziel funktioniert:

Ein Unternehmen verkauft am 01.06. für 1.500,00 EUR ein Produkt und schreibt noch am gleichen Tag die Rechnung. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage.

Der Kunde hat nun 30 Tage lang Zeit, die 1.500,00 EUR zu überweisen. Ab dem 01.07. kann das Unternehmen eine Zahlungserinnerung schreiben, sofern das Geld nicht auf dem Konto eingegangen ist.

Warum sollte eine Zahlungsfrist angegeben werden?

Die Nennung eines Zahlungsziels hat zahlreiche Vorteile. In erster Linie sorgt es beim Käufer für Klarheit. Der Zahlungspflichtige weiß durch die Angabe genau, wann er die Ware spätestens bezahlen muss. Außerdem kennen viele Privatkunden das gesetzliche Zahlungsziel nicht. Wir empfehlen daher, die Zahlungsfrist stets auf die Rechnung zu schreiben.

Zusätzlich sorgt das Zahlungsziel beim Gläubiger für Planungssicherheit. Verkäufer wissen durch die Angabe nämlich immer, wann sie mit dem Geldeingang rechnen können. Dadurch entsteht letztlich eine gute Möglichkeit, um die eigene Liquidität zu planen. Die Buchhaltung wiederum kann auf einen Blick erkennen, welche Rechnungen noch beglichen werden müssen.

Es ist zudem wichtig, ein Zahlungsziel anzugeben, weil das gesetzliche Zahlungsziel verkürzt oder verlängert werden kann. So gibt es die unterschiedlichsten Zahlungsfristen. Folgende Zahlungsziele werden häufig verwendet:

  • 10 Tage
  • 14 Tage
  • 30 Tage
  • 60 Tage
  • 90 Tage

Außerdem lassen sich zwei verschiedene Arten von Zahlungszielen unterscheiden:

  1. einseitiges Zahlungsziel
  2. vereinbartes Zahlungsziel

Das einseitige Zahlungsziel wird vom Rechnungssteller festgelegt und muss vom Kunden eingehalten werden. Diese Vorgehensweise ist in der Praxis beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Privatpersonen der Regelfall.

Beim vereinbarten Zahlungsziel einigen sich Verkäufer und Käufer auf eine Frist zur Zahlung des Rechnungsbetrages. Häufig handeln Unternehmen entsprechende Fristen miteinander aus.

Die nachfolgende Statistik zeigt das durchschnittliche Zahlungsziel in Deutschland. Außerdem ist zu erkennen, dass in anderen Ländern die Zahlungsziele teilweise deutlich länger sind: Zur Statistik

Wie kann das Zahlungsziel angegeben werden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Frist für die Zahlung auf der Rechnung zu formulieren. Wir zeigen Ihnen nachfolgend gängige Sätze, die auf Rechnungen stehen und so auch allgemein anerkannt werden:

  • Bitte begleichen Sie die Rechnung bis zum (Datum einsetzen)
  • die Rechnung ist sofort fällig
  • zahlbar innerhalb von 30 Tagen
  • es gilt das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen ab Rechnungsstellung
  • die Rechnung ist zahlbar innerhalb von 10 Tagen unter Abzug von 3 % Skonto oder innerhalb von 30 Tagen ohne Abzüge

Was gilt, wenn kein Zahlungsziel angegeben ist?

Befindet sich auf der Rechnung kein gesonderter Hinweis mit einer Zahlungsfrist, so wird der Rechnungsbetrag umgehend fällig, sobald die im Vertrag vereinbarte Leistung (Lieferung oder Dienstleistung) erbracht wurde. Der Schuldner ist dann also verpflichtet, die Zahlung sofort zu veranlassen und darf damit beispielsweise nicht noch eine Woche warten.

Handelt es sich um einen Verbrauchsgüterkauf (ein Geschäft zwischen einem Unternehmer und einer Privatperson), bei dem es um bewegliche Sachen geht, ist der Käufer hingegen lediglich in der Pflicht, die Zahlung „unverzüglich“ vorzunehmen. Dadurch haben Privatkunden einen kleinen Spielraum für Zahlungsverzögerungen.

Was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen ist?

Im BGB wird genau definiert, was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen ist. Außerdem erklären die Paragraphen, wie vorgegangen werden muss, wenn die Zahlungsfrist an einem Wochenende verstreicht:

  • § 188 des BGB regelt das genaue Fristende (zum Beispiel bei der Angabe von 30 Tagen als Frist)
  • § 193 des BGB klärt, was zu tun ist, wenn das Fristende auf einen Feiertag oder ein Wochenende fällt
  • § 286 Absatz 3 BGB definiert, was passiert, wenn die Frist ohne Zahlungseingang verstreicht

Insbesondere der § 286 ist hinsichtlich der Fragestellung, welche Konsequenzen es hat, wenn das Zahlungsziel ohne Geldeingang abläuft, interessant. Im BGB steht dazu:

„Sobald die vereinbarte Zahlungsfrist überschritten ist, gerät der Schuldner automatisch in Verzug.
Der Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit ein.“

Hat der Kunde nach dem Ablauf der Zahlungsfrist nicht gezahlt, sollten Unternehmer eine Zahlungserinnerung schreiben. Der Zahlungspflichtige wird mit diesem Brief darauf hingewiesen, dass er den fälligen Rechnungsbetrag bezahlen muss. Die Zahlungserinnerung sollte eine neue Frist zur Zahlung der fälligen Rechnung beinhalten.

Reagiert der Schuldner auch auf die Zahlungserinnerung nicht, erfolgt in der Regel eine schriftliche Mahnung mit einer klar definierten Zahlungsfrist. Nach Ablauf dieser Frist kann das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden.

Eine aktuelle Statistik zeigt, dass es durch die Corona-Pandemie zu keinen nennenswerten Beeinträchtigungen des Zahlungsverhaltens gekommen ist.

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Rechnung auf Laptop

Privatrechnung

Was ist eine Privatrechnung?

Wenn eine natürliche Person bzw. eine Privatperson eine Rechnung ausstellt, handelt es sich dabei um eine Privatrechnung. Damit besteht ein Unterschied zu den Gewerbebetrieben. Eine Privatperson hat kein solches Gewerbe angemeldet, kann aber trotzdem Waren veräußern oder eine Leistung erbringen. Und dafür kann die Ausstellung einer Rechnung erfolgen, ebenso wie beim Gewerbebetrieb.

Die Privatrechnung müssen Sie als natürliche Person immer dann ausstellen, wenn Ihr Geschäftspartner das von Ihnen verlangt. Es besteht jedoch erst einmal keine Pflicht für private Verkäufer, eine Rechnung zu schreiben. Bei Privatgeschäften ist es sogar üblich, darauf zu verzichten. Dadurch lässt sich die Transaktion vereinfachen und zügiger abwickeln.

Einer der wesentlichen Unterschiede zur gewerblichen Rechnung besteht im fehlenden Ausweisen der Umsatzsteuer. Denn Privatpersonen sind nicht berechtigt, die Umsatzsteuer einzuziehen. Das gilt unabhängig davon, ob der als Privatperson auftretende Verkäufer außerhalb dieses Geschäfts Unternehmer ist. Damit gehört es zu den Voraussetzungen der Privatrechnung, dass mit der Leistungserbringung kein Bezug zur beruflichen Tätigkeit des Verkäufers besteht.

Der typische Fall für die Ausstellung einer Privatrechnung ist der Verkauf des Autos. Veräußern Sie Ihr gebrauchtes Fahrzeug privat an eine andere Person, ist es nicht unüblich, dass der Käufer eine Rechnung verlangt. Der Grund dafür sind der zumeist relativ hohe Preis und das finanzielle Risiko, das damit einhergeht. Hier bietet die Privatrechnung eventuell eine zusätzliche Sicherheit für den Käufer.

Was muss die Privatrechnung enthalten?

Grundsätzlich ähnelt der Aufbau der Privatrechnung jenem der gewerblichen Rechnung. Diese sieht eine Reihe von Pflichtangaben vor. Folgende Angaben gehören dazu:

  • Name und Anschrift des Verkäufers und des Käufers
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Zeitpunkt des Verkaufs
  • Angaben zur Menge und Beschreibung der verkauften Artikel
  • Beschreibung der Art der Leistung bei einer Dienstleistung
  • Aus einzelnen Posten gebildete Summe
  • Angaben zur Zahlungsfrist (z. B. 14 Tage)
  • Hinweis auf Privatgeschäft, das nicht zur Angabe der Umsatzsteuer verpflichtet

Beachten Sie jedoch, dass für die Privatrechnung keine bestimmten Formvorschriften bestehen. Damit Sie Ihre gestellte Forderung begründen könnten, sollten die oben aufgeführten Angaben nicht fehlen. Sie sind jedoch prinzipiell nicht verpflichtend. Die Pflichtangaben der gewerblichen Rechnung oder der Rechnung der Freiberufler dienen nur als Orientierung für die Gestaltung Ihrer Privatrechnung.

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Was dürfen Sie nicht auf der Privatrechnung aufführen?

Ebenso wichtig wie die Pflichtangaben sind die Merkmale, die nicht auf die Privatrechnung gehören. Da Privatverkäufe von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen Sie diese nicht auf der Rechnung ausweisen. Das gilt unabhängig davon, an wen Sie verkaufen. Entscheidend ist, dass Sie selbst als Privatperson auftreten. Üblich ist die Hinzufügung einer kleinen Formel, die auf das Privatgeschäft und die Umsatzsteuerbefreiung hinweist.

Beispielformulierung: “Die oben aufgeführten Leistungen wurden im Rahmen eines Privatverkaufs erbracht. Die Verrechnung erfolgt unter Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG daher umsatzsteuerbefreit.”

Was gibt es bei der Privatrechnung zu beachten?

Die Ausstellung einer Privatrechnung bedeutet nicht, dass mit diesem privaten Vertrag die gleichen Rechte verbunden wären wie mit einer gewerblichen Rechnung. Es ist zum Beispiel möglich, defekte Artikel zu verkaufen, wenn der Verkäufer darauf vor dem Verkauf ausdrücklich hinweist.

Der § 433 BGB besagt, dass der veräußerte Gegenstand frei von Sach- und Rechtsmängeln sein muss. Das ist aber nicht so zu verstehen, dass er keine Mängel aufweisen dürfte. Der Verkauf ist mit Mängeln möglich, wenn der Hinweis darauf nicht fehlt. Der Verkäufer muss dann auch nicht nachbessern.

Beachten Sie weiterhin, dass für private Rechnungen das gesetzliche Widerrufsrecht nicht gilt. Dieses finden Sie in den §§ 355 ff BGB. Demnach besteht für Verbraucherverträge von Unternehmen ein 14-tägiges Widerrufsrecht. Dieses bezieht sich jedoch nicht auf private Rechtsgeschäfte. Der Käufer kann den Artikel also nicht einfach zurückgeben.

Wann sollte eine Privatperson eine Rechnung schreiben?

Für Privatpersonen stellt sich die Frage, wann das Schreiben von Rechnungen sinnvoll ist. Grundsätzlich ist die Privatrechnung nützlich, wenn Sie mehr Rechtssicherheit erlangen möchten. Denn nur anhand der Rechnung lässt sich nachweisen, dass ein Verkauf überhaupt stattgefunden hat. Schreiben Sie keine Rechnung, hat der Käufer buchstäblich nichts in der Hand. Und das kann ein Nachteil sein in Hinblick auf die Steuer. Denn bestimmte Leistungen und Anschaffungen kann der Käufer von der Steuer absetzen. Dafür braucht er jedoch eine Rechnung.

Ab wann muss ich ein Gewerbe anmelden?

Eine der interessantesten Fragen im Zusammenhang mit der Privatrechnung betrifft den Übergang vom Privat- zum gewerblichen Verkauf. Ab wann sind Sie ein Unternehmer und müssen ein Gewerbe anmelden? In diesem Moment müssen Sie auch gewerbliche Rechnungen erstellen und alle Pflichtangaben berücksichtigen.

Der Übergang ist tatsächlich fließend. Anhand verschiedener Kriterien versuchen die Finanzämter zu bestimmen, ob Ihre privaten Verkäufe in Wahrheit gewerbliches Handeln darstellen. Eines der wichtigsten betrifft die Regelmäßigkeit. Verkaufen Sie zum Beispiel regelmäßig und das über einen langen Zeitraum hinweg, kann es sich um ein Gewerbe handeln. Das gilt auch, wenn Sie mit geringem zeitlichem Abstand sehr viele Artikel verkaufen.

Das sind weitere Kriterien, anhand derer eine Einschätzung erfolgen kann:

  • Besteht ein professioneller Internetauftritt für den Verkauf?
  • Machen Sie für Ihre Verkäufe Werbung?
  • Verkaufen Sie neue Produkte?
  • Verkaufen Sie viele gleichartige Produkte?
  • Treten Sie als Verkäufer für eine Drittperson auf?

Eine Gewerbeanmeldung kann gerade dann erforderlich sein, wenn Sie mehrere der hier aufgeführten Kriterien erfüllen. Wenn Sie als Privatperson Gegenstände einkaufen und mit Gewinn verkaufen, könne Sie auch der Einkommensteuer unterliegen. Das Finanzamt könnte Ihnen hier die Gewinnerzielungsabsicht unterstellen. Allerdings ist eine Freigrenze in Höhe von 600 Euro zu berücksichtigen. Zudem kann der Verkauf steuerfrei sein, wenn zwischen dem Kauf und dem Verkauf mindestens ein Jahr liegt.

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Paket wird übergeben

Lieferdatum und Leistungsdatum auf der Rechnung

Damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, muss sie ab einem Betrag von 250,00 Euro bestimmte rechtliche Bestandteile enthalten. Dazu gehören neben Namen und Adresse von Käufer und Verkäufer, einer fortlaufenden Rechnungsnummer, Steuernummern, dem Rechnungsbetrag und weiteren Angaben auch der Zeitpunkt der Lieferung oder der erbrachten Leistung. Für Kleinbetragsrechnungen unter 250,00 Euro gelten erleichterte Vorschriften. Daher besteht keine gesetzliche Pflicht, das Datum der Lieferung oder Leistung auf einer Kleinbetragsrechnung anzugeben.

Lieferdatum oder Leistungsdatum – was ist der Unterschied?

Rechtlich gesehen haben die Begriffe Lieferdatum und Leistungsdatum dieselbe Bedeutung. Es handelt sich um das Datum, an dem:

  • beim Lieferdatum ein Unternehmen eine Ware dem Kunden direkt aushändigt beziehungsweise an den Käufer ausliefert oder dem Paketdienst übergibt.
  • beim Leistungsdatum ein gewerblicher Anbieter eine Dienstleistung für seine Kunden erbringt.

Muss das Lieferdatum oder Leistungsdatum auf die Rechnung?

Das Lieferdatum oder Leistungsdatum ist ein fester gesetzlicher Bestandteil, der auf jeder Ausgangsrechnung des Verkäufers stehen muss. Das gilt auch für Verkäufe, bei denen das Lieferdatum oder Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Beispiele für eine Übereinstimmung der Datumsangaben sind unter anderem:

  • Einkäufe im Einzelhandel, bei denen die Kunden die Ware an der Kasse bezahlen und direkt mitnehmen. Mit Abschluss des Kaufvorgangs drucken die Mitarbeiter eine Rechnung aus, die dem Käufer übergeben wird. Dabei handelt es sich nicht um den Kassenzettel oder eine Quittung, die nach der Bezahlung ausgestellt wird. Kassenzettel oder Quittung müssen kein Leistungsdatum enthalten, während das Leistungsdatum auf der Rechnung zwingend angegeben sein muss.
  • Handwerksleistungen, bei denen die Handwerker die Rechnung mitbringen und nach Abschluss der Arbeiten dem Auftraggeber übergeben. In der Praxis findet diese Regelung vor allem bei kurzfristigen Arbeiten Anwendung, die innerhalb eines Tages erledigt werden können.

Welcher Zeitpunkt wird für das Lieferdatum und Leistungsdatum gewählt?

In einigen Fällen ist es nicht so einfach, das genaue Lieferdatum oder Leistungsdatum zu bestimmen. Das liegt daran, dass es verschiedene Lieferarten und Lieferbedingungen in den Kaufverträgen gibt. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) unterscheiden zwischen diesen Lieferungen:

  • Abhollieferung: Das Lieferdatum entspricht dem Datum, an dem der Käufer die Ware abholt und sie ihm übergeben wird. Der Käufer muss die Abholung nicht persönlich vornehmen, sondern kann eine andere Person damit beauftragen.
  • Werklieferung: Bei einer Werklieferung bearbeitet oder verarbeitet ein Unternehmen einen bestimmten Gegenstand mit selbst beschafften Hauptstoffen. Ein Beispiel ist ein Tischler, der für einen Kunden ein individuelles Möbelstück anfertigt und dazu das benötigte Holz einkauft. Als Lieferdatum bei einer Werklieferung gilt der Tag der Fertigstellung des Möbelstücks und die Abnahme durch den Auftraggeber.
  • Bewegte Lieferung: Als bewegte Lieferungen gelten alle Verkäufe, bei denen die Ware an den Käufer ausgeliefert wird. Im Onlinehandel sind bewegte Lieferungen der Regelfall. Das Auslieferdatum ist der Tag, an dem der Verkäufer die Ware entweder selbst versendet oder die Bestellung einem Paketdienst beziehungsweise Spediteur zum Versand übergibt.
  • Unbewegte Lieferung: Bei einer unbewegten Lieferung in einem sogenannten Reihengeschäft sind mindestens drei Parteien mit dem Versand der Ware beschäftigt:
  1. der Käufer als Abnehmer
  2. der Lieferant oder Großhändler als Zwischenhändler
  3. der Produzent als Lieferant

Der Käufer bestellt bei einem Reihengeschäft ein Produkt bei seinem Lieferanten oder Großhändler. Der Lieferant gibt die Bestellung an den Produzenten weiter und weist den Hersteller an, die Ware direkt an den Käufer zu verschicken. Das Lieferdatum oder Leistungsdatum hängt von den Lieferbedingungen im Kaufvertrag ab. Die sogenannten Incoterms beinhalten diese Regelungen:

  • Lieferung frei Haus: Das Lieferdatum ist der Tag, an dem die Ware bei dem Käufer angeliefert wird.
  • Lieferung ab Werk: Das Lieferdatum ist der Tag, an dem die Ware das Werk des Produzenten verlässt.
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Wie kann das Lieferdatum oder Leistungsdatum auf der Rechnung angegeben werden?

In vielen Fällen entsprechen Lieferdatum oder Leistungsdatum dem Rechnungsdatum. Trotzdem muss in der Rechnung angegeben werden, wann genau die Lieferung oder Leistung erfolgt ist. Es handelt sich um eine zusätzliche Angabe, die neben den anderen gesetzlichen Bestandteilen in der Rechnung enthalten sein muss. Es ist jedoch nicht erforderlich, zweimal dasselbe Datum anzugeben. Stattdessen reicht der Satz: „Das Lieferdatum entspricht dem Rechnungsdatum“.

Auch ein Hinweis auf den Lieferschein ist erlaubt. Eine typische Formulierung dazu lautet: „Das Leistungsdatum entspricht dem Lieferscheindatum“. Außerdem sollte der Verkäufer auf der Rechnung die Lieferscheinnummer angeben. Damit diese Formulierung gültig ist, muss der Lieferschein das genaue Datum der Lieferung oder Leistung angeben. Falls es sich bei der Rechnung um eine Anzahlung handelt und das genaue Auslieferungsdatum noch nicht bekannt ist, reicht gemäß § 31 Abs. 4 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) auch der Kalendermonat aus, in dem die Fertigstellung oder Auslieferung geplant ist.

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Warum muss das Lieferdatum oder Leistungsdatum angegeben werden?

Es gibt zwei Gründe, warum das Datum der Lieferung oder Leistung auf der Rechnung angegeben werden muss:

  1. Das Lieferdatum oder Leistungsdatum ist ein wichtiger Termin für den Beginn der gesetzlichen Rückgabefrist und des Gewährleistungsanspruchs des Käufers.
  2. Das Finanzamt macht den Abzug der Vorsteuer durch den Käufer von dem Lieferdatum oder Leistungsdatum abhängig.

Für den Käufer ist vor allem der Vorsteuerabzug ein wichtiger Grund, dass der Verkäufer das Datum der Lieferung oder das Leistungsdatum auf der Rechnung ausweist. In diesem Fall darf der Käufer die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer bei seiner Umsatzsteuervoranmeldung abziehen. Dadurch verringert sich die Steuerlast bei der nächsten Umsatzsteuerzahlung. Falls der Verkäufer das Leistungsdatum nicht in der Rechnung angibt, kann der Käufer eine Rechnungskorrektur verlangen.

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Mann am Taschenrechner

Sammelrechnung

Was ist die Sammelrechnung?

In einer Sammelrechnung fassen Sie mehrere Aufträge für einen Kunden in einer Rechnung zusammen. Das weicht vom Normalfall ab, wenn jeder Auftrag seine eigene Rechnung erhält. Dieses Konstrukt ist möglich und sinnvoll, wenn ein einzelner Kunde laufend Aufträge erteilt.

Die Abrechnung erfolgt im Rahmen der Sammelrechnung periodisch. Möglich ist zum Beispiel eine Erstellung der Rechnung alle drei Monate. Das hängt davon ab, was für Sie und Ihren Kunden am einfachsten und sinnvollsten ist.

Typisch ist die Verwendung von Sammelrechnungen bei Stammkunden des Unternehmens. Mit diesem Instrument genügen Sie weiterhin den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Demnach ist für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg in Form einer Rechnung erforderlich. Dabei ist es möglich, mit nur einer Rechnung mehrere Geschäftsvorfälle zu belegen.

Was sind die Bestandteile der Sammelrechnung?

Für die Erstellung von Rechnungen müssen Sie eine Reihe von Pflichtangaben berücksichtigen. Diese dürfen auf keiner korrekt erstellten Rechnung fehlen. Die relevanten Rechnungsmerkmale finden Sie im § 14 Abs. 4 und § 14a UStG. Alle diese Pflichtangaben gelten auch für die Sammelrechnung. Deshalb ist es nützlich, sich die wichtigsten Merkmale noch einmal zu vergegenwärtigen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer
  • Datum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Entgelt mitsamt Steuerbetrag und Steuersatz
  • Zahlungsziel
  • Beschreibung der Lieferung oder Leistung
  • Eventuell Entgeltminderungen wie Rabatte und ähnliches

Hinzu kommen zusätzliche Anforderungen, die nur für die Sammelrechnung gelten. Folgende Punkte sollten Sie beachten:

  • Listen Sie alle Einzelabrechnungen anhand der Lieferscheine auf.
  • Sie müssen die einzelnen Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe zusammenfassen.
  • Sollten noch einige der nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben auf der zusammenfassenden Rechnung fehlen, muss nach § 31 Abs. 1 UStDV ein Hinweis auf die entsprechenden ergänzenden Dokumente erfolgen.
  • Geben Sie den Abrechnungszeitraum und das Liefer- bzw. Leistungsdatum an.

Entscheidend ist, dass Sie die Entgelte einmal mit den Einzelsummen und zusätzlich als Gesamtsumme angeben. Das gilt auch für die damit zusammenhängenden Steuerbeträge. Damit bleibt nachvollziehbar, wie sich die Sammelrechnung zusammensetzt.

Grundsätzlich unterscheidet sich die Sammelrechnung damit nicht wesentlich von einer normalen Rechnung. Das ist ein weiterer Grund dafür, weshalb die Sammelrechnung in der Praxis eine hohe Flexibilität bietet. Entscheidend ist es, dass Sie alle Entgelte und deren Steuerbeträge zusammenfassen, wie sie in der betreffenden Periode angefallen sind.

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Warum ist die Sammelrechnung sinnvoll?

Die wesentliche Motivation für die Erstellung von Sammelrechnungen ist die Zeitersparnis. Statt mehrere Rechnungen auszustellen, genügt eine einzige. Dieser Vorteil ist größer, je mehr Geschäftsvorfälle Sie zusammenfassen können. Es gilt jedoch darauf zu achten, dass die Übersichtlichkeit der Rechnungserstellung nicht darunter leidet. Sie sollten nicht zu viele Geschäftsvorfälle zusammenführen.

Wer Zeit bei der Abwicklung von Geschäftsvorfällen sparen möchte, greift also zur Sammelrechnung. Sie reduzieren damit die erforderliche Zahl für Buchungen auf dem Bankkonto und dem Konto des Kunden.

Sinnvoll ist eine Sammelrechnung auch, wenn Ihre Kapazitäten in der Buchhaltung begrenzt sind. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Buchhaltung nicht jeden Tag arbeitet, sondern die anfallenden Aufgaben einmal wöchentlich oder in anderen zeitlichen Abständen erledigt. In dieser Situation ist es unvermeidlich, dass sich die Lieferscheine des Kunden ansammeln.

Hier wäre es nicht sinnvoll, im Nachhinein anhand jedes einzelnen Lieferscheins noch einmal eine Rechnung auszustellen. Sammeln Sie stattdessen alle Lieferscheine und fassen Sie diese zu einer Sammelrechnung zusammen, sobald sich die Mitarbeiter in der Buchhaltung wieder darum kümmern können. Auf diese Weise ergibt sich automatisch eine Periodizität.

Beispiele

Einer Ihrer Kunden bestellt jede Woche mehrfach verschiedene Artikel bei Ihnen. Wenn am Montag eine Bestellung eingeht, wissen Sie bereits, dass in den nächsten Tagen mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere folgen. In diesem Fall möchten Sie darauf verzichten, jedes Mal sofort eine Rechnung auszustellen. Möglich wäre hier zum Beispiel eine Sammelrechnung pro Woche oder pro Monat.

Eine andere Sammelrechnung kennt jeder von uns: die Stromrechnung. Die funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Wir verbrauchen ständig Strom und erhalten dafür nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums eine Stromrechnung, auf der alle Verbräuche aufgeführt und zusammengefasst sind.

Was gibt es zu beachten?

Bei der Erstellung einer zusammenfassenden Rechnung gilt es einige Punkte zu berücksichtigen. Einer davon betrifft das Liefer- oder Leistungsdatum. Dieses gehört als Angabe auf die Rechnung, doch welches Datum ist hier korrekt? Schließlich nehmen Sie in einer Periode mehrere Lieferungen vor bzw. erbringen eine Vielzahl von einzelnen Leistungen. Damit stellt sich die Frage, welches Datum Sie hier angeben können.

Die Antwort hängt davon ab, ob es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, die Sie auf der Rechnung zusammenfassen. Der Zeitpunkt der Übergabe gilt bei der Warenlieferung als Lieferdatum. Handelt es sich um eine Dienstleistung, vereinbaren Sie mit dem Kunden einen Abnahmetermin. Dieser dient dann als Zeitpunkt der Leistungserbringung. Das ist sinnvoll, weil sich die Leistungserbringung in der Regel über einen längeren Zeitraum erstreckt.

Insgesamt stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Auswahl, das Liefer- oder Leistungsdatum auf der Sammelrechnung anzugeben:

  • Sie können pauschal darauf hinweisen, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.
  • Sie geben einen Lieferschein oder ein Leistungsdatum an.
  • Sie verweisen auf den Lieferschein, der das Lieferdatum enthält.
  • Sie verweisen auf das Lieferscheindatum des Lieferscheins, der kein Datum aufführt. Lieferscheindatum und Lieferdatum entsprechen einander.
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Hinweis:

Es spielt rechtlich keine Rolle, ob Sie auf der Rechnung von einem Leistungsdatum oder einem Lieferdatum sprechen. Lieferungen beziehen sich auf Waren und Leistungen auf die erbrachte Dienstleistung. In der Regel verwenden Sie den Begriff Lieferdatum für die tatsächlich gelieferte Ware.

Wenn Sie sich die Erstellung der Sammelrechnung erleichtern möchten, können Sie auch auf ein Muster zurückgreifen.

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Person erhält Geld

Gutschrift

Was ist eine Gutschrift?

Den Begriff Gutschrift verwenden wir in der Praxis in verschiedenen Zusammenhängen. Daher lassen sich mehrere Arten von Gutschriften unterscheiden. Zum einen bezeichnet die Gutschrift die Abrechnungsgutschrift, wie sie im § 14 UStG definiert ist. Zum anderen bezeichnen wir damit häufig eine Stornorechnung.

Im rechtlichen Sinne handelt es sich bei der Gutschrift um eine Art umgekehrte Rechnung. Wesentliches Merkmal ist, dass der Kunde oder der Leistungsempfänger und nicht der Leistungserbringer sie ausstellt. Bei der Rechnung ist es genau umgekehrt.

Bei der Gutschrift erhält also jemand eine Zahlung, ohne dass er dafür zuvor eine Rechnung ausgestellt hat. Es ergibt sich daher folgender Zusammenhang:

  • Leistungserbringer stellt Abrechnungsdokument aus -> Rechnung
  • Leistungsempfänger stellt Abrechnungsdokument aus -> Gutschrift

Im Falle der Rechnung stellt zum Beispiel ein Online-Shop einem Kunden das Dokument für die Abrechnung einer gelieferten Ware aus. Diese hat der Kunde zuvor im Shop bestellt. Bei der Gutschrift hingegen könnte zum Beispiel ein Handelsvertreter von seiner durch ihn vertretenen Firma eine Gutschrift für erbrachte Leistungen erhalten. Das wäre eine Möglichkeit, die Provision zu bezahlen, ohne dass der Handelsvertreter eine Rechnung ausstellt.

Zur weiteren begrifflichen Klärung: Der Oberbegriff für Gutschriften und Rechnungen lautet Faktura. Mit Faktura bezeichnen wir im Rechnungswesen alle Dokumente, die dem Beleg einer Abrechnung dienen. Bei dieser Abrechnung wiederum handelt es sich um den eigentlichen Abschluss des Geschäfts und der lässt sich mit einer Gutschrift ebenso herstellen wie mit einer Rechnung.

Abrechnungsgutschrift

Die Regelungen zur Abrechnungsgutschrift finden Sie im § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG. Die Abrechnungsgutschrift ist die klassische Wahl für die Provisionsabrechnung im Vertrieb bzw. für die Umsetzung eines Gutschriftverfahrens. Zum Einsatz kommt sie gerade im Rahmen langjähriger Geschäftsbeziehungen, wenn beide Parteien sich ausreichend gut kennen. Das ist zum Beispiel auch bei freien Journalisten häufig die bevorzugte Methode der Abrechnung.

Der Grund für die Nutzung eines solchen Gutschriftenverfahrens ist einfach zu verstehen. Die beteiligten Parteien sparen damit Zeit, was gerade bei vielen kleinen Rechnungsvorgängen zum Tragen kommt. Gutschriften lassen sich schneller und unkomplizierter erstellen als Rechnungen. Häufig sind entsprechende Systeme vorhanden, in denen sich die erbrachten Leistungen auf einfache Weise hochladen lassen. Die Quittierung erfolgt dann in Form einer Gutschrift, womit sich der bürokratische Aufwand für den Empfänger der Gutschrift verringert.

Damit ergibt sich auch der Vorteil der schnelleren Zahlung. Das ist zum Beispiel für Freelancer häufig ein wichtiges Argument. Haben sie erst einmal eine Leistung erbracht, möchten sie möglichst schnell den Zahlungseingang verbuchen können. Dieses Modell nutzen etwa Freelancer in der IT für ihre Arbeit im Zusammenhang mit Großkunden.

Die Gutschrift ist immer dann wirksam, sobald sie den Leistungserbringer erreicht und dieser nicht widerspricht. Das ist im § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG definiert.

Rechnungskorrektur / Stornorechnung

Eine weitere häufig anzutreffende Form der Gutschrift ist die Stornorechnung oder Rechnungskorrektur. Tatsächlich meinen wir umgangssprachlich diese Stornorechnung, wenn wir von einer Gutschrift sprechen.

Die Stornorechnung hat ihre Anwendung, wenn die teilweise oder vollständige Korrektur einer Rechnung gewünscht ist. Die Stornorechnung dient also der Stornierung einer anderen Rechnung. Ein typischer Fall für die Ausstellung einer solchen Stornorechnung ist eine Adressänderung beim Kunden. Hat Ihr Unternehmen noch die alte Adresse auf der Rechnung verwendet, ist eine Korrektur erforderlich.

Zu beachten ist dabei, dass Sie die Stornorechnung immer gemeinsam mit einer neuen Rechnung erstellen. Sie benötigen einmal eine Rechnung für die Stornierung der falsch ausgestellten Rechnung und dann eine neue und korrigierte Rechnung, die in diesem Beispiel die richtige Adresse des Kunden aufführt.

Rechnung mit dem Handy erstellen

Bankgutschrift

Die Bankgutschrift ist ein weiteres Beispiel für eine Gutschrift. Hier ist der Fall jedoch einfacher gelagert: Wann immer Geld auf Ihrem Konto eingeht, erhalten Sie dafür eine Bankgutschrift. Das kann zum Beispiel die Einzahlung eines Kunden sein. Diese Gutschrift stellt die Bank auf Ihrem Konto aus. Damit erhalten Sie gegenüber dem Kreditinstitut einen Anspruch auf Auszahlung des eingezahlten Betrags.

Mit der Bankgutschrift ist also die Summe aller Zahlungseingänge auf einem Konto gemeint. Damit ist die Bankgutschrift das Gegenstück zur Lastschrift.

Was muss eine Gutschrift enthalten?

Ebenso wie Rechnungen müssen auch Gutschriften eine Reihe von Pflichtangaben enthalten. Bedeutsam ist hierbei, dass die Gutschriften den Rechnungen gesetzlich gleichgestellt sind. Die für Rechnungen geltenden Pflichtangaben sind daher auch bei der Gutschrift zu berücksichtigen:

  • Angabe, dass es sich um eine Gutschrift handelt
  • Leistungsempfänger und Leistungserbringer mit Namen und Anschrift
  • Datum
  • Steuernummer
  • Rechnungsnummer
  • Bezeichnung der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
  • Steuerbetrag und angewendeter Steuersatz
  • Eventuell auf die Aufbewahrungspflicht bei steuerpflichtigen Werkleistungen hinweisen

Die entsprechenden Regelungen finden Sie im § 14 Abs. 4 UStG.

Was müssen Kleinunternehmer beachten?

Kleinunternehmer müssen bei der Erstellung von Gutschriften eine Besonderheit beachten. Der § 19 Abs. 1 UStG ermöglicht es Kleinunternehmern auf die Berechnung von Umsatzsteuern auf die eigenen Umsätze zu verzichten. Diese sind entsprechend auf den Rechnungen nicht ausgewiesen. Die Möglichkeit dazu räumt das Finanzamt abhängig von der Umsatzhöhe ein.

Nun besteht jedoch in der Praxis die Möglichkeit, dass Ihnen ein anderes Unternehmen eine Gutschrift ausstellt und auf dieser die Umsatzsteuer ausweist. Wie im vorherigen Abschnitt gezeigt, gelten für die Gutschrift die gleichen Pflichtangaben wie für die Rechnung und daher ist auch der entsprechende Steuerbetrag auszuweisen.

Da Kleinunternehmer nicht berechtigt sind, von ihren Kunden eine Umsatzsteuer einzuziehen, müssen sie einer solchen Gutschrift widersprechen. Das normale Vorgehen besteht darin, den Geschäftspartner darum zu bitten, ein neues Dokument ohne Umsatzsteuer auszustellen. Auf diese Weise kann auch der Kleinunternehmer eine Gutschrift erhalten.

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Taschenrechner

Proforma Rechnung

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist grundsätzlich eine Rechnung im eigentlichen Sinne; aber eben auch eine spezielle Rechnung für spezielle Anlässe. Während Sie mit einer “normalen” Rechnung die gelieferte Ware oder geleistete (Dienst-) Leistung abrechnen und den Empfänger zur Zahlung auffordern, wird die Proforma-Rechnung in erster Linie der Form wegen ausgestellt (lat. “pro forma” bedeutet “nur der Form halber”). Daher fehlt in diesem Dokument stets die Zahlungsaufforderung – diese wird mit dem Beleg grundsätzlich nicht bezweckt.

Zudem löst eine Proforma-Rechnung im Regelfall keine Buchung in der Buchhaltung aus, während eine Rechnung stets einen Eintrag auf Soll und Haben in den Rechnungswesen-Systemen findet. Beide Belege sind auch streng voneinander zu trennen; die Umwandlung einer Proforma-Rechnung in eine “normale” Rechnung ist daher – auch wenn es in der Praxis gerne durchgeführt wird – nicht vorgesehen und nicht möglich.

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Einsatz der Proforma-Rechnung in der Praxis

Exporte in Nicht-EU-Länder

Die Ausstellung einer Proforma-Rechnung erfolgt aus zollrechtlichen Gründen und hat daher in diesen Fällen informativen Charakter. Im Rahmen von internationalen Handelsbeziehungen informieren Sie mit diesem Beleg Zollbehörden über Art, Umfang und Wert von versendeten Waren. Dies ist insbesondere bei einer Warenausfuhr in Nicht-EU-Länder (Drittländer) notwendig, um die Deklarationspflichten beim Export zu erfüllen. Die Pflicht zur Deklaration besteht auch dann, wenn Sie innerhalb der Gewährleistungspflicht einen Warentausch oder eine Ersatzlieferung vornehmen, die nicht zu einer erneuten Berechnung führen.

Dokumente im Rahmen eines Akkreditivs

Sobald Sie eine Lieferung per Akkreditiv (L/C, letter of credit) vereinbaren, kommen Sie sehr wahrscheinlich mit einer Proforma-Rechnung in Berührung. Beim Akkreditiv verpflichtet sich die Bank eines Käufers (Akkreditivauftraggeber) zur Zahlung einer vereinbarten Summe an einen Verkäufer (Akkreditivbegünstigter), sobald bestimmte Unterlagen und Dokumente vorliegen. Insbesondere im Auslandsgeschäft können Importeure mit einem Akkreditiv Exporteuren die Zahlung bei Eingang der Waren und Vorliegen aller notwendigen Dokumente garantieren. Die Proforma-Rechnung hat bei der Abwicklung eine wesentliche Rolle und erfüllt hier die Funktion eines Angebots.

Beleg zur Rechnungsabgrenzung

Auch wenn Sie keine internationalen Handelsbeziehungen haben, können Sie mit einer Proforma-Rechnung konfrontiert sein oder werden. Liegt für einen Geschäftsvorgang die tatsächliche Rechnung (noch) nicht vor und der Vorgang muss jedoch – beispielsweise zu Abgrenzungszwecken im Rahmen des Jahresabschlusses – in der Buchführung berücksichtigt werden, kann ein Ersatzbeleg (pro forma) zum Einsatz kommen. Geht dann zu einem späteren Zeitpunkt die Original-Rechnung ein, ersetzt diese den Vorab-Beleg.
Der Vorteil besteht darin, dass der Ersatzbeleg keine “offizielle” Buchung auslöst. Es werden daher weder ertrags- und umsatzsteuerliche Pflichten noch offene Posten generiert. In Abgrenzungsfällen kann daher mit der Proforma-Rechnung keine versehentliche Mahnung ausgelöst werden.

Vorab-Dokument bei Vorauskasse

Wurde mit Ihrem Kunden vereinbart, eine Lieferung oder Leistung per Vorauskasse zu bezahlen – also vorab, bevor die Leistung erbracht und (Abschluss-) Rechnungen ausgestellt wurden – kann die Ausstellung einer Proforma-Rechnung zur Anwendung kommen. Sie ist in diesem Fall lediglich eine Zahlungsaufforderung und erfüllt im weiteren Sinne die Funktion einer Auftragsbestätigung.

Warenwert bei Mustersendungen

Auch beim Versand von Waren zur Probe (Muster) kann die Proforma-Rechnung zur Dokumentation des Warenwertes dienen. Sofern die Versendung nicht eindeutig als Nutzung zur Probe erkennbar ist, klassifiziert die Zollbefreiungsverordnung Waren mit einer Höchstmenge von bis zu 5 Einheiten oder einem Wert von 50 EUR in der Regel als Muster.

Spendenquittung

Gemeinnützig anerkannte Organisationen können bei Erhalt einer Sach-Spende mit einer Proforma-Rechnung die Spende quittieren bzw. die Zuwendung bestätigen.

Dokument als Angebot

Eine Proforma-Rechnung kann auch komplett andere Zwecke haben. In manchen Ländern erfüllt das Dokument die Funktion eines Angebots, um das Produkt oder die Dienstleistung und die Konditionen zu dokumentieren.

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Empfohlene Angaben auf einer Proforma-Rechnung

Da die Proforma-Rechnung kein gesetzlich geregeltes Dokument ist, bestehen im Gegensatz zur klassischen Rechnung keine Vorgaben zu den erforderlichen Inhalten und zur Form. Empfehlenswert ist jedoch aus Gründen der Klarheit, die wichtigsten Angaben der Handelsrechnungen zu verwenden oder sich zumindest daran zu orientieren.
Wesentlich ist, dass das Dokument von einer offiziellen Rechnung streng unterschieden werden kann. Dies wird erreicht, indem der Beleg die Bezeichnung “Proforma-Rechnung” oder auch die internationale Bezeichnung “Proforma-Invoice” deutlich sichtbar trägt.

Des Weiteren sollten sich – je nach Anwendungsfall – folgende Angaben auf dem Dokument finden:

  • Name und Anschrift des Ausstellers (Leistender)
  • Name und (Liefer-) Anschrift des Empfängers
  • Eindeutige Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens (z. B. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Handelsregister-Nr., EORI-Nr.)
  • Ausstellungsdatum
  • Handelsübliche Bezeichnung der Ware
  • Zolltarifnummern
  • Menge der Ware
  • Brutto- und Nettogewicht der Ware
  • Einzel- und Gesamtpreis der Ware
  • Angabe zur Währung
  • Nebenkosten (Verpackung, Versand, Versicherung)
  • Angaben zur Umsatzsteuer (Steuerpflicht, Steuerschuldnerschaft oder ggfs. Steuerbefreiung)
  • Angaben zur Lieferung (Bedingungen, Zeitpunkt)
  • Ursprungserklärung
  • Bankverbindung des Ausstellers

Zudem sollte das Dokument eigenhändig unterzeichnet und mit einem offiziellen Firmenstempel versehen sein.

Wie ist mit der Umsatzsteuer umzugehen?

Die Pflicht zur Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung mit Umsatzsteuer entsteht erst nach Lieferung der Waren oder Erbringung der Leistung. Da eine Proforma-Rechnung jedoch in der Regel vor der ausgeführten Lieferung oder Leistung ausgestellt wird, ist grundsätzlich eine Ausstellung ohne Ausweis der Umsatzsteuer folgenfrei möglich.

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Hinweis

Sobald eine Zahlung vor Lieferung oder Leistungserbringung vereinnahmt wird, handelt es sich umsatzsteuerrechtlich um eine Anzahlung, die zur Folge hat, dass die dazugehörige Umsatzsteuer mit Vereinnahmung der Zahlung entsteht und folglich zu verbuchen ist.

Folgen einer falsch ausgestellten Proforma-Rechnung

Unrichtig oder unzureichend ausgestellte Belege stören nicht nur den Ablauf des entsprechenden Prozesses, beispielsweise der Zollabwicklung. Sie können im Extremfall auch ein Bußgeld nach sich ziehen oder strafrechtliche Konsequenzen zur Folge haben. In Einzelfällen können die fehlerhaften Belege auch eine Haftungsschuld oder eine zollrechtliche Verbindlichkeit auslösen. Auch wenn die Proforma-Rechnung kein gesetzlich normiertes Dokument ist, können die Folgen bei unzureichender Ausstellung unangenehm werden – eine korrekte und saubere Ausstellung ist daher dringend zu empfehlen.

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Frau mit Rechnung

Rechnungsnummer

Was ist eine Rechnungsnummer?

Mit der Rechnungsnummer erhalten wir die Möglichkeit, Rechnungen eindeutig zu identifizieren. Jeder ausgestellten Rechnung ist eine solche eindeutige Nummer zugewiesen. Das erfolgt entweder manuell oder über eine Rechnungssoftware, die Rechnungsnummern automatisch erstellen kann.

Die Rechnungsnummer gehört zu den notwendigen Angaben auf einer Rechnung. Welche das sind, ist im § 14 Abs. 4 UStG festgelegt. Neben der Rechnungsnummer gehören dazu auch die Kontaktdaten des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmens, die Steuernummer oder das Datum sowie eine Beschreibung der Leistung und das Entgelt.

Eine Ausnahme stellen Rechnungen über Kleinbeträge gemäß § 14 Abs. 6 Nr. 3 UStG dar, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Rechnungs- und Steuernummer sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich.

Worauf muss ich achten?

Entscheidend ist bei der Rechnungsnummer, dass Sie jede dieser Nummern nur einmalig vergeben dürfen. Eine bestimmte Nummer darf daher niemals auf zwei Rechnungen eines Unternehmens auftauchen. Das einzuhalten fällt jedoch leicht, wenn Sie die zweite Voraussetzung einer Rechnungsnummer berücksichtigen: Diese muss fortlaufend sein.

Sie müssen sicherstellen, dass sich die Rechnungen den Zahlungseingängen zuordnen lassen. Dafür muss jede Nummer eindeutig und fortlaufend sein. Es ist hingegen nicht erforderlich, dass die Rechnungsnummern lückenlos sind. Die Abfolge der ausgestellten Rechnungen darf durchaus unterbrochen sein. Es ist also möglich, dass zwischen zwei Nummern eine oder mehrere fehlen.

Weiterhin ist es möglich, mit mehreren Nummernkreisen mit jeweils fortlaufenden Nummern zu arbeiten. Auch hier macht das Finanzamt keine Vorgaben, wie viele Sie davon in der Praxis einsetzen. In diesem Sinne genießen Sie einige Freiheiten bei der Erstellung Ihrer Rechnungen und der Vergabe von Nummern. Entscheidend ist, dass das Finanzamt erkennen kann, welche Rechnung zu welchem Zahlungsvorgang gehört.

So sind Rechnungsnummern aufgebaut

Grundsätzlich genießen Sie als Unternehmer eine relativ große Freiheit bei der Vergabe Ihrer Rechnungsnummern. So haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, die Nummer aus Zahlen oder Buchstaben zusammenzusetzen. Auch eine Kombination ist erlaubt. Weiterhin ist es nicht erforderlich, mit eins oder vorne im Alphabet zu beginnen.

Dass Nummern auf der Rechnung nicht mit eins beginnen müssen, hat einen bestimmten Grund. Dadurch sollen kleine und gerade erst neu gegründete Unternehmen keine Wettbewerbsnachteile erleiden, da sonst anhand der bereits vergebenen Nummern erkennbar wäre, wie die Auftragslage aussieht.

Eine wichtige Bedeutung kommt den Nummernkreisen beim Aufbau der Rechnungsnummern zu. Unternehmen verwenden diese, um ihre Nummern auf den Rechnungen eindeutig zu vergeben. Bei einem Nummernkreis handelt es sich dabei um eine definierte Abfolge innerhalb einer Gruppe zu ordnender Elemente.

Häufig lohnt es sich, mehrere solcher Nummernkreise zu definieren, um zum Beispiel eine geografische oder anderweitige Zuordnung von Rechnungen zu erleichtern. Das lässt sich zum Beispiel erreichen, indem Sie den Nummern Buchstabenkürzel hinzufügen. Nummernkreise können Sie durch Hinzufügungen beliebig eng fassen. Denkbar sind auch Angaben zum Jahr oder dem Monat. Hier folgen einige Beispiele, wie die Nummern aufgebaut sein könnten:

0000001
0000002

oder

RE-2022-001
RE-2022-002

oder

RE-2022-FEB-10-0001
RE-2022-FEB-10-0002

Wofür ist die Rechnungsnummer gedacht?

Rechnung mit dem Handy erstellen

Die Rechnungsnummer ist vor allem für das Finanzamt nützlich. Denn dieses möchte feststellen können, ob Sie Ihre Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß ausstellen. Unternehmen haben die Pflicht, die auf ihren Rechnungen erhobene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Für das Finanzamt sind die fortlaufenden Nummern auf der Rechnung daher ein wichtiger Anhaltspunkt, ob Sie dieser Pflicht auch tatsächlich nachkommen.

Auf der anderen Seite erhalten Ihre Kunden die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer wieder vom Finanzamt zurück. Für diesen Vorsteuerabzug dient die Rechnungsnummer als wichtiger Beleg, um die Berechtigung dazu nachweisen zu können.

Bei welchen Rechnungen benötige ich keine Rechnungsnummer?

In der Praxis begegnen wir verschiedenen Rechnungen, für die tatsächlich keine Nummer erforderlich ist. Hierbei handelt es sich um einen Verzicht. Wenn Sie wünschen, können Sie auch auf solche Rechnungen eine Rechnungsnummer setzen, die das eigentlich nicht erfordern.

Das sind die Arten von Rechnungen, bei denen Sie auf die Angabe der Nummer verzichten können:

  • Dauerleistungen: Bezieht sich der Zahlungsbeleg auf eine Dauerleistung, müssen Sie keine Nummer für die Rechnung angeben. Hier tauchen stattdessen Wohnungsnummern, Vertragsnummern und andere Identifikationsmerkmale auf.
  • Fahrausweise: Die Fahrausweise behandelt der § 34 UStDV wie die Kleinbetragsrechnungen, weshalb Sie auf die fortlaufende Rechnungsnummer verzichten können. Hier spielt die Höhe des Rechnungsbetrags allerdings keine Rolle.
  • Gutschriften: Diese stellt der Empfänger einer Leistung oder Lieferung aus. Aus diesem Grund muss der Leistungserbringer oder Lieferant keine Nummer vergeben.
  • Kleinbetragsrechnungen: Im § 33 UStDV ist geregelt, dass Sie für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag unterhalb von 250 Euro keine Rechnungsnummer angeben müssen.

Was tun, wenn ich eine Rechnungsnummer doppelt vergeben habe?

Durch ein Versehen oder einen Softwarefehler kann es dazu kommen, dass Sie eine Rechnungsnummer doppelt vergeben. Die Nummern müssen aber eindeutig sein und dürfen daher nicht mehrfach auf den Rechnungen vorkommen, da sonst die Zuweisung zu den Zahlungsvorgängen nicht mehr nachvollziehbar ist. Es stellt sich die Frage, wie Sie mit einer solchen Situation umgehen können.

Der erste Schritt besteht darin, dass Sie den Empfänger der Rechnung über den Fehler informieren. In der Regel sollte das umgehend erfolgen, nachdem Sie den Fehler bemerkt haben. Danach erstellen Sie in einem zweiten Schritt eine sogenannte Stornorechnung. Diese weist die ursprüngliche Rechnungssumme noch einmal negativ aus. Dazu ist es erforderlich, die alte und fehlerhafte Rechnung in Ihrer Buchhaltung zu stornieren. Auch für diese Rechnung gelten wieder die üblichen Pflichtangaben.

Danach müssen Sie in einem dritten Schritt noch einmal eine neue Rechnung ausstellen. Diese muss über eine korrekte, fortlaufende Nummer verfügen. Der vierte Schritt besteht darin, dass Sie dem Leistungsempfänger die Stornorechnung oder Korrekturrechnung und die neue Rechnung zuschicken. Nur eine neue Rechnung oder nur eine Stornorechnung zuzusenden, reicht also nicht aus, um den Fehler zu korrigieren.

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Hinweis:

Sowohl die Stornorechnung als auch die neue und korrigierte Rechnung sollte einen Verweis auf die alte und fehlerhafte Rechnung beinhalten.

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Brauchen Stornorechnungen oder Gutschriften Rechnungsnummern?

Bei einer Stornorechnung handelt es sich um eine separate Rechnung, die ihre eigene Rechnungsnummer benötigt. Hier gelten wieder die üblichen Regeln für die korrekte Vergabe einer Nummer. Am einfachsten ist es, wenn Sie dafür das System verwenden, das auch sonst für alle Ihre Rechnungen zum Einsatz kommt.

Im Falle einer Gutschrift vergeben Sie ebenfalls eine Rechnungsnummer. Das erfolgt immer durch den Gutschriftaussteller. Die Regelungen dazu finden Sie im § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG.

Wie kürze ich Rechnungsnummer ab?

In der Praxis ist es häufig notwendig oder hilfreich, das Wort Rechnungsnummer abzukürzen. Wichtig ist, dass aus der verwendeten Abkürzung klar hervorgeht, dass es sich um eine Rechnungsnummer handelt. Insbesondere Verwechslungen mit ähnlich klingenden Wörtern sollten Sie in diesem Zusammenhang vermeiden.

Das sind einige Möglichkeiten für deutlich erkennbare Rechnungsnummer Abkürzungen:

  • Rechnungsnr.
  • Rechnungs-Nr.
  • R.-Nr
  • Rg.-Nr.

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Containerhafen

Handelsrechnung

Was ist die Handelsrechnung?

Mit der Handelsrechnung erfolgt der Nachweis des Handelskaufs von Waren und sonstigen Gütern. Bei einem Kaufvertrag handelt es sich immer dann um einen solchen Handelskauf, wenn dieser für wenigstens eine der beteiligten Parteien ein Handelsgeschäft darstellt. In den §§ 373–382 HGB ist genau geregelt, wann ein solches Handelsgeschäft vorliegt.

Die englische Bezeichnung für die Handelsrechnung lautet commercial invoice. Die Ausstellung erfolgt immer durch den Verkäufer. Er macht hierin alle wesentlichen Angaben zum Beispiel zur Bezeichnung der Waren, deren Menge oder Kaufpreis. Weitere Angaben können die Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten betreffen. Wer sich die Erstellung der Handelsrechnung erleichtern möchte, kann dafür auf verschiedene Muster zurückgreifen.

Wo kommt die Handelsrechnung zum Einsatz?

Die Handelsrechnung ist erforderlich, wenn eine Lieferung an einen Nicht-EU-Staat gewünscht ist. Bei Lieferungen innerhalb der EU ist die Handelsrechnung als Dokument nicht gefordert, was den Handel deutlich vereinfacht. Ihre Bedeutung hat diese Rechnung damit für internationale Verkaufstransaktionen, die nicht innerhalb einer Freihandelszone, einer Zollunion oder einer Wirtschaftsunion stattfinden.

Der Handelsrechnung kommt ihre Bedeutung zu für die Zolleinfuhr und die dort erforderlichen Überprüfungen sowie für die Vertragsabwicklung bzw. bei Lieferungen an den Außengrenzen. Nützlich ist diese Rechnung auch dann, wenn es bei der Abwicklung der Transaktion zu Schwierigkeiten kommen sollte. In diesem Dokument sind viele Angaben enthalten, die bei der Klärung von Konflikten hilfreich sein können.

Vereinfacht gesagt, kommt die Handelsrechnung immer dann zum Einsatz, wenn Ihr Unternehmen in ein Land außerhalb der EU versenden möchte. Zudem ist eine Mindestgrenze für den Warenwert zu berücksichtigen. Diese liegt bei 330 Euro. Das bedeutet auch, dass eine Ware überhaupt einen Wert haben muss, damit die Handelsrechnung relevant ist.

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Was muss bei der Handelsrechnung enthalten sein?

Zur Handelsrechnung gehören eine Reihe von Pflichtangaben. Wir haben diese in einer Liste für Sie zusammengefasst, die Sie in der Praxis als eine Art Checkliste zur Überprüfung der Angaben in Ihrer eigenen Handelsrechnung verwenden können. Die Eintragungen haben wir zum Zwecke der einfacheren Auffindbarkeit alphabetisch geordnet:

  • EORI-Nummer
  • Handelsregisternummer
  • Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers (falls notwendig)
  • Kennzeichnung “Handelsrechnung” oder “invoice”
  • Lieferdatum oder Leistungsdatum
  • Name und Adresse des Kunden (vollständig)
  • Name und Adresse des liefernden Unternehmens (vollständig)
  • Entgelt nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Warenbeschreibung (-auflistung) mit handelsüblicher Kennzeichnung und Angabe der Menge
  • Zolltarifnummer

Tatsächlich reichen auch diese umfangreichen Angaben nicht in jedem Fall aus. Zusätzliche Angaben wie zum Beispiel eine Eides- und Schwurklausel können erforderlich sein. Das hängt vom Bestimmungsland ab. Möglich ist auch, dass Sie Herstellererklärungen hinzufügen müssen. Weiterhin verlangen einige Staaten bei der Einfuhr eine Legalisierung der Handelsabrechnung. Diese Anforderungen sind so spezifisch, dass Sie sich dazu von der zuständigen Industrie- und Handelskammer beraten lassen sollten.

Was ist die Zolltarifnummer?

Die Zolltarifnummer dient als zentrales Ordnungsmerkmal im internationalen Handel. Viele andere Bezeichnungen sind ebenfalls gebräuchlich. So spricht zum Beispiel das Statistische Bundesamt von einer Warennummer. Weitere Bezeichnungen lauten Codenummer, Nomenklaturnummer oder HS-Position. International sind weitere Bezeichnungen zu finden wie zum Beispiel Product Code oder Customs Tariff Code. In allen diesen Fällen handelt es sich immer um die gleiche Zolltarifnummer.

Für die Erfassung von Waren im Zolltarif benötigen die Unternehmen in der Praxis zwei verschieden lange Zolltarifnummern, was davon abhängt, ob es sich um eine Einfuhr oder eine Ausfuhr handelt:

  • Ausfuhranmeldung: 8-stellige Nummer
  • Einfuhranmeldung: 11-stellige Nummer

Die ersten sechs Stellen dieser Nummer sind Teil des sogenannten harmonisierten Systems, für dessen Verwaltung die Weltzollorganisation zuständig ist. Dieses System findet weltweit in über 200 Staaten Anwendung. Für die Verwendung in der EU erfolgt eine Erweiterung um zwei Stellen zur kombinierten Nomenklatur (KN).

Mit der neunten und zehnten Stelle der Zolltarifnummer verschlüsselt die EU gemeinschaftliche Maßnahmen wie etwa Antidumpingregelungen. Sie repräsentieren den Integrierten Tarif der Europäischen Union (TARIC).

Mit der elften Stelle lassen sich schließlich Umsatzsteuersätze und andere Angaben für nationale Zwecke verschlüsseln. Dazu gehören auch nationale Beschränkungen und Verbote.

Was ist die EORI-Nummer?

EORI steht für Economic Operators´ Registration and Identification number. Hierbei handelt es sich also um eine Nummer zur Registrierung und Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten. Diese Nummer ist nicht mit der oben beschriebenen 11-stelligen Codenummer zu verwechseln ebenso wenig wie mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der Steuernummer oder der Verbrauchsteuernummer. Sie dient nicht der Beschreibung von Waren, sondern der Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten gegenüber den Zollbehörden innerhalb der EU.

Ein solcher Wirtschaftsbeteiligter kann jeder sein, der mit seinen Tätigkeiten von zollrechtlichen Vorschriften betroffen ist (Art. 5 Nr. 5 UZK). Jeder beantragt seine EORI-Nummer in dem EU-Staat, in dem er ansässig ist. Drittländische Wirtschaftsbeteiligte, die als Ausführer oder Einführer auftreten möchten, benötigen hingegen keine EORI-Nummer.

Wirtschaftsbeteiligte mit einer EORI-Nummer sind verpflichtet, diese bei schriftlichen bzw. elektronischen Zollanmeldungen anzugeben. Das betrifft den Anmelder und dessen Vertreter, den Empfänger und den Versender sowie den Inhaber des Versandverfahrens.

Vereinfacht lässt sich sagen, dass jeder Gewerbetreibende in der EU eine EORI-Nummer benötigt und angeben muss, der Waren im- und exportieren möchte. Diese Regelung gilt bereits seit dem 01.11.2009. Wer also zum Beispiel als Unternehmen aus einem Nicht-EU-Land Waren importieren möchte, muss bei der Zollabfertigung seine EORI-Nummer angeben.

Jeder Wirtschaftsbeteiligte erhält dabei nur eine einzige EORI-Nummer. Auf diese Weise haben die Zollbehörden der verschiedenen Länder der EU die Möglichkeit, die Warenströme leichter nachvollziehen und kontrollieren zu können.

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