Besonders für das Finanzamt, aber auch für Sie selbst, ist eine gründliche Buchführung essenziell. Denn so gelingt es Ihnen am einfachsten, den Überblick über Kosten und Einnahmen und damit den Erfolg Ihres Unternehmens zu behalten. Trotz dieses hohen Stellenwerts der Buchhaltung im Alltag jedes Selbstständigen werden selbst einfache Begrifflichkeiten wie „Buchhaltung“ und „Buchführung“ häufig falsch benutzt. Wir klären auf:
Was ist Buchhaltung?
In der Umgangssprache werden die Bezeichnungen „Buchhaltung“ und „Buchführung“ oftmals synonym verwendet. Streng genommen ist das aber nicht ganz richtig. Der Begriff „Buchführung“ bezeichnet die genaue und systematische Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben in einem Unternehmen. Die Abteilung einer Firma, die diese Aufgaben übernimmt, nennt man hingegen „Buchhaltung“.
Vor allem in größeren Unternehmen umfasst die Buchhaltung meist mehrere Abteilungen, die auf unterschiedliche Bereiche der Buchführung spezialisiert sind:
– Die Finanzbuchhaltung erfasst die Gesamtergebnisse eines Unternehmens. – Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit den Schuldnern (Debitoren). Sie erstellt einen Überblick über offene und bezahlte Rechnungen der Kunden und ist für das Mahnwesen zuständig. – Die Kreditorenbuchhaltung bildet das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung und befasst sich mit den Gläubigern (Kreditoren). Sie behält den Überblick über offene Rechnungen des Unternehmens und bezahlt diese gemäß vereinbarter Fristen. – Die Lohnbuchhaltung kümmert sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung des Unternehmens.
Welche Aufgaben hat die Buchhaltung?
Die Buchhaltung zeichnet alle Geschäftsvorfälle, also alle Vorgänge in einem Unternehmen, die mit seinem Vermögen zu tun haben, auf. Mit Hilfe einer ordentlichen Buchführung können Sie das Vermögen und die Schulden Ihres Unternehmens feststellen. Dieser Überblick erleichtert Ihnen zukünftige Unternehmensentscheidungen.
Dabei ist es wichtig, dass die Aufzeichnung lückenlos, chronologisch und sachlich ist (§ 239 Absatz 2 HGB). Diese und weitere Grundregeln für die Buchführung finden sich in
– den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD)
Zur Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle benötigt die Buchhaltung Belege. Also Dokumente, die Daten über die Geschäftsvorfälle enthalten wie etwa Rechnungen, Quittungen und Kassenbons. Für jeden Beleg nimmt die Buchhaltung eine Buchung vor. Umgekehrt gilt: Keine Buchung ohne Beleg.
Ein Beleg muss mindestens die Bezeichnung des Vorgangs, das Datum und den Betrag enthalten.
