Buchführungspflicht

Vielen Unternehmern ist die Buchhaltung ein unangenehmer Nebeneffekt der Selbstständigkeit, mit der sie sich nur ungern beschäftigen. Dennoch ist es unerlässlich, über die wichtigsten Begrifflichkeiten Bescheid zu wissen. Denn was ist eine Einnahmen-Überschussrechnung und wie unterscheidet sich diese von der doppelten Buchführung? Und wer genau ist dazu überhaupt verpflichtet?[/storng]
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Inhaltsübersicht

Nach dem Handelsgesetzbuch (§ 238 Absatz 1 Satz 1 HGB) ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Das wirft die Frage auf, wer denn nun als Kaufmann gilt, beziehungsweise wann ein Unternehmen ein kaufmännischer Betrieb ist. Grundsätzlich muss jeder Unternehmer seine Gewinne ermitteln und dokumentieren. Allerdings unterscheidet man dabei zwischen zwei Verfahren:

Die Einnahmen-Überschussrechnung

Die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ist eine einfachere Form der Gewinnermittlung. Wenn Sie einer der folgenden Berufsgruppen angehören, dürfen Sie anstelle der doppelten Buchführung eine EÜR beim Finanzamt abgeben:

  • Freiberufler
  • Kleinunternehmer
  • Land- und forstwirtschaftliche Betriebe mit einem Jahresgewinn unter 60.000 Euro beziehungsweise einer Nutzfläche mit einem Wert unter 25.000 Euro
  • Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn unter 60.000 Euro beziehungsweise einem Jahresumsatz unter 600.000 Euro

Im Gegensatz zur doppelten Buchführung stellen Sie bei der EÜR nur die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens gegenüber. Die Differenz aus den beiden Beträgen ergibt Ihren Gewinn. Die Grundlage dafür bildet das Zufluss- und Abflussprinzip. Das bedeutet: Sie müssen bei dieser Art der Gewinnermittlung nur berücksichtigen, welche Beträge auf Ihr Konto ein- und welche davon abgegangen sind, einschließlich aller Transaktionen in bar. Die Verträge, die den Zahlungen zugrunde liegen, sind hier im Gegensatz zur doppelten Buchführung nicht von Belang. Gleiches gilt für Bestandsveränderungen. Dementsprechend müssen Sie für die EÜR keine Inventur durchführen.

Trotz der Vereinfachung ist aber auch die EÜR nicht ganz ohne Pflichten. So unterliegen Sie als Unternehmer den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Dementsprechend müssen Sie alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen und diese Unterlagen über zehn beziehungsweise in bestimmten Fällen über sechs Jahre aufbewahren.

Die doppelte Buchführung

Falls Sie von der Buchhaltungspflicht befreit sind, entscheiden Sie selbst, ob Sie die EÜR oder die doppelte Buchführung bevorzugen. Verpflichtet zur doppelten Buchführung sind hingegen:

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen (zum Beispiel AGs und GmbHs) Im Handelsregister eingetragene Selbstständige Land- und forstwirtschaftliche Betriebe mit einem Jahresgewinn über 60.000 Euro beziehungsweise einer Nutzfläche mit einem Wert über 25.000 Euro Gewerbetreibende mit einem ‌Jahresgewinn von über 60.000 Euro beziehungsweise einem Jahresumsatz von über 600.000 Euro Die Grundlagen der doppelten Buchführung Die Mindestanforderungen für die doppelte Buchführung legt das Handelsgesetzbuch (§ 239 Absatz 2 HGB) fest. Demnach müssen alle Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Dazu müssen folgende Grundlagen erfüllt werden:

Alle Geschäftsvorfälle doppelt buchen: im Haben und im Soll (daher auch der Name doppelte Buchführung) Das Vermögen mittels einer Anfangs- und einer Schlussbilanz vergleichen Den Unternehmenserfolg mithilfe einer Gewinn- und einer Verlustrechnung ermitteln

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Was ist die Bilanz?

Sie ist das Herzstück der doppelten Buchführung. Neben einer Übersicht über alle Vermögensbestandteile eines Unternehmens gibt sie Auskunft darüber, woher dieses Kapital stammt. Zu den Pflichtelementen der doppelten Buchführung zählen also verschiedene Konten sowie folgende Bücher: – Das Grundbuch oder auch Journal: Erfasst alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge. – Das Hauptbuch: Sortiert die Einträge aus dem Grundbuch nach ihren Konten – Die Nebenbücher: Enthalten Erläuterungen zu einzelnen Konten

Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung Im Vergleich zur Einnahmen-Überschussrechnung bedeutet die doppelte Buchführung für Sie als Unternehmer deutlich mehr Zeit- und Arbeitsaufwand. Im Gegenzug ermöglicht Ihnen diese Art der Gewinnermittlung aber auch einen umfassenden Überblick über die aktuelle Lage Ihres Unternehmens. Während Ihnen die EÜR lediglich den Gewinn oder Verlust Ihres Unternehmens anzeigt, erhalten Sie mit der doppelten Buchführung diverse Zusatzinformationen. Diese ermöglichen es Ihnen zum Beispiel, Veränderungen der finanziellen Unternehmenslage besser nachzuvollziehen. Außerdem können solche Informationen sehr hilfreich dabei sein, wenn Sie wichtige Unternehmensentscheidungen für die Zukunft treffen müssen.

Hilfe bei der doppelten Buchführung Unterstützung bei der doppelten Buchführung finden Sie in Form von Software und Online-Programmen, welche die Buchführung vereinfachen und helfen, Fehler zu vermeiden. In der Regel beinhalten solche Programme zum Beispiel eine Plausibilitätsprüfung, die Ihnen Fehler meldet und auf unvollständige oder widersprüchliche Angaben hinweist. Aus den eingegebenen Daten erstellen Sie dann automatisch Abschlussberichte und Bilanzen. Alternativ können Sie einen Steuerberater mit der Buchführung beauftragen. Das Vorsortieren und Aufbereiten von Unterlagen und Belegen sparen Sie sich damit aber nicht.

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