Die GuV zeigt die Kosten und Umsätze an und berechnet, ob das Unternehmen einen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet hat. Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung ist Bestandteil der Bilanz und wird als Unterkonto des Eigenkapitalkontos auf der Passivseite der Bilanz geführt.
Wer muss die GuV durchführen?
Nach § 238 HGB müssen Kaufleute grundsätzlich Geschäftsbücher nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung führen. § 242 HGB bestimmt darüber hinaus, dass Kaufleute zum Ende eines Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellen müssen. Bilanz und GuV bilden gemeinsam den offiziellen Jahresabschluss des Unternehmens.
Diese Regelungen gelten jedoch nicht für alle Geschäftsleute. Nur Unternehmen, die zu einer sogenannten doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen eine GuV erstellen. Das bedeutet, dass Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer ohne Eintrag ins Handelsregister von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit sind und daher auch keine GuV vorlegen müssen. Hier reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als Jahresabschluss aus.
Einzelunternehmer sowie landwirtschaftliche und forstwirtschaftliche Betriebe sind erst ab einem Jahresumsatz von 600.000 Euro und einem Gewinn von 60.000 Euro im Jahr zu einer doppelten Buchführung und damit auch zu einer GuV verpflichtet.
Wie ist die GuV aufgebaut?
Der Aufbau der GuV ist in § 275 HGB geregelt. Dabei gibt es verschiedene Arten, wie eine GuV erstellt werden kann und wie der Aufbau aussieht:
- Kontoform
- Staffelform
- Gesamtkostenverfahren
- Umsatzkostenverfahren
- Bruttoprinzip
- Nettoprinzip
Es gibt auch internationale Vorgaben an Aufbau und Inhalt von GuV und Bilanz. Die einheitlichen Anforderungen sollen dafür sorgen, dass die Geschäftsergebnisse von Unternehmen aus verschiedenen Ländern besser miteinander verglichen werden können. Die Regelungen der internationalen Rechnungslegungsgrundsätzen sind weniger umfangreich als die deutschen Vorschriften. International tätige Unternehmen können daher zusätzlich die Gewinn-und-Verlust-Rechnung nach den Vorgaben dieser Institutionen erstellen:
- International Financial Reporting Standards (IFRS)
- United States Generally Accepted Accounting Principles (US-GAAP)
Kontenform oder Staffelform?
Nicht jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, in welcher Form die GuV erstellt wird. Kapitalgesellschaften wie Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) sowie bestimmte Personengesellschaften wie die offene Handelsgesellschaft (OHG) müssen die Gewinn-und-Verlust-Rechnung in der Staffelform veröffentlichen. Alle anderen Unternehmensformen haben die Wahl und können sich auch für die Kontenform entscheiden.
Hier die Unterschiede zwischen den beiden Erstellungsformen:
- Die Kontenform ist aufgebaut wie ein T-Konto, das aus der Buchhaltung bekannt ist. Auf der linken Sollseite stehen alle Aufwendungen des Unternehmens im Geschäftsjahr. Auf der rechten Habenseite finden sich die Erträge. Durch die direkte Gegenüberstellung sind ein Gewinn oder ein Verlust sofort zu erkennen.
- Die Staffelform zeigt die Aufwendungen und Erträge nicht nebeneinander, sondern untereinander an. Zuerst werden die Umsatzerlöse erfasst. Darunter folgen die Aufwendungen für Material, Personal und sonstige Ausgaben. Gewinn oder Verlust zeigen sich erst nach einer Fortrechnung in mehreren Schritten.
Brutto- oder Nettoprinzip?
Das Bruttoprinzip in der GuV besagt, dass sämtliche Einnahmen und Ausgaben separat aufgelistet werden müssen. Es ist nicht erlaubt, die Beträge gegeneinander aufzurechnen. Selbst wenn ein Posten sowohl auf der Aktivseite als auch auf der Passivseite zu finden ist, dürfen die Aufwendungen und Erträge nicht verrechnet werden. Daher finden sich Positionen wie Zinsen oder Steuern sowohl im Haben als auch im Soll, da es sich gleichermaßen um Erträge wie auch um Aufwendungen handeln kann. Diese Regelung gilt gemäß § 246 Abs. 2 HGB für alle Kaufleute.
Beim Nettoprinzip ist die Verrechnung einzelner Positionen erlaubt. Dabei handelt es sich aber um Ausnahmen, die nur für KMU und Nicht-Kaufleute gelten. So ist es den Unternehmen bei Anwendung des Gesamtkostenverfahrens erlaubt, die folgenden Posten nicht einzeln aufzuführen, sondern als gemeinsames Rohergebnis anzugeben:
- Umsatzerlöse
- + Erhöhung des Bestands an fertigen und unfertigen Produkten
- – Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Produkten
- + andere aktivierte Eigenleistungen
- + sonstige betriebliche Erträge
Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren?
Sowohl HGB als auch IFRS erlauben es den Unternehmen, die GuV wahlweise nach dem Umsatzkostenverfahren (GKV) oder dem Gesamtkostenverfahren (UKV) zu erstellen. Wenn die GuV nach US-GAAP, den Rechnungslegungsgrundsätzen der USA, aufgesetzt wird, muss das Umsatzkostenverfahren angewandt werden. Beide Verfahren legen die Umsatzerlöse aus dem betrachteten Zeitraum zugrunde. In der Berechnung führen beide Verfahren zu demselben Ergebnis. Beim Umsatzkostenverfahren lassen sich die Ergebnisse einzelnen Produktgruppen zuordnen, während sich durch das Gesamtkostenverfahren die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens einschätzen lässt.
Gesamtkostenverfahren
Das Gesamtkostenverfahren weist die verschiedenen Kostenarten separat aus. Auch die Bestandsveränderung an fertigen und unfertigen Erzeugnissen sowie andere aktivierte Eigenleistungen wie die Entwicklung einer hauseigenen Software sind sofort zu erkennen. Dadurch erhalten Geschäftsleitung und externe Beobachter Informationen darüber, wie erfolgreich der Absatz der einzelnen Produkte ist.
Hier eine beispielhafte Aufstellung nach dem Gesamtkostenverfahren:
- Umsatzerlöse
- + Erhöhung des Bestands an fertigen und unfertigen Produkten
- + andere aktivierte Eigenleistungen
- + sonstige betriebliche Erträge
- + Erträge aus Beteiligungen, Wertpapieren und Zinszahlungen
- + Steuererstattungen
- – Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Produkten
- – Materialaufwand
- – Personalaufwand
- – Abschreibungen auf Vermögensgegenstände
- – sonstige betriebliche Aufwendungen
- – Abschreibungen auf Wertpapiere des Umlaufvermögens und auf Finanzinvestitionen
- – gezahlte Zinsen
- – Steuerzahlungen
- = Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag
Umsatzkostenverfahren
Das Umsatzkostenverfahren lässt sich gezielt für bestimmte Produktgruppen, einzelne Verkaufsgebiete oder ausgesuchte Vertriebswege einsetzen. Die Kosten werden den betroffenen Bereichen wie Produktion, Vertrieb oder Verwaltung zugeordnet. Dadurch erkennen die Verantwortlichen, in welchem Bereich das Unternehmen unrentabel arbeitet und wo die Kosten gesenkt werden müssen.
Auch das Umsatzkostenverfahren lässt sich in einem Schema darstellen:
- Umsatzerlöse
- – Produktionskosten der Leistungen, die zur Umsatzerzielung erbracht werden mussten
- – Kosten für den Vertrieb
- – allgemeine Kosten für die Verwaltung des Unternehmens
- – sonstige betriebliche Aufwendungen
- – Abschreibungen auf Wertpapiere des Umlaufvermögens und auf Finanzinvestitionen
- – gezahlte Zinsen
- – Steuerzahlungen
- + sonstige betriebliche Erträge
- + Erträge aus Beteiligungen, Wertpapieren und Zinszahlungen
- + Steuererstattungen
- = Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag
Wie fließt die GuV in die Bilanz ein?
Die GuV ist ein wichtiger Bestandteil der Bilanz und damit auch des Jahresabschlusses. Sämtliche aufgeführte Positionen von den Umsatzerlösen bis zum Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag helfen dabei, den Erfolg eines Unternehmens zu berechnen und zu bewerten. Damit die GuV in die Bilanz einfließt, wird im Kontenrahmen zunächst das separate Gewinn- und Verlustkonto eingerichtet. Anschließend bucht die Buchhaltungsabteilung die Salden der einzelnen Aufwandskonten und Ertragskonten auf das Gewinn- und Verlustkonto um. Danach wird das GuV-Konto über das Eigenkapitalkonto in der Bilanz abgeschlossen.
Wenn die GuV einen Jahresüberschuss und damit einen Gewinn aufzeigt, erhöht sich das Eigenkapital des Unternehmens. Bei einem Jahresfehlbetrag und somit einem Verlust vermindert sich das Eigenkapital entsprechend. Mit dem Abschluss des GuV-Kontos ist der Übertrag des Jahresergebnisses in die Bilanz abgeschlossen.
