Mahnung & Inkasso

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Zahlungsverzug

Dieses Problem kennt wahrscheinlich jeder Selbstständige: Die meisten Kunden zahlen fristgerecht, doch einige kommen in Zahlungsverzug oder bleiben den Rechnungsbetrag sogar dauerhaft schuldig. Gründe für die ausbleibende Zahlungsbereitschaft können vielseitig sein. Den Schaden trägt jedoch allein der Rechnungssteller. Fest steht nur, dass die ausbleibenden Zahlungen vor allem kleinere Unternehmen und Freiberufler in finanzielle Engpässe – bis hin zur Insolvenz – führen können.

Mahnung versenden

Zahlt der Kunde nicht fristgerecht, können zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung oder ein persönliches Telefonat Abhilfe bringen. Möglicherweise hat der Kunde die Bezahlung schlicht vergessen. In diesem Schritt sollten Sie noch keine Säumnisgebühren einfordern, schließlich wollen Sie die Kundenbeziehung nicht gefährden. Anders sieht die Sache aus, wenn auch anschließend kein Zahlungseingang festgestellt wird.

Bleibt nach der freundlichen Aufforderung die fällige Zahlung weiterhin aus, ist das Versenden einer ersten Mahnung sinnvoll. Rechtlich gesehen gilt bereits die Erinnerung als Mahnung, denn bereits durch sie gerät der Kunde in Zahlungsverzug. Das ist eine Voraussetzung dafür, dass der Unternehmer Verzugszinsen berechnen oder weitere rechtliche Schritte einleiten kann.

Bei weiterer Nichtzahlung haben Sie die Möglichkeit, eine zweite und eine dritte Mahnung mit jeweils höheren Mahngebühren zu versenden. Auch können Sie den Kunden mit dem Versenden der Mahnung informieren, dass bei weiterem Ausbleiben der Zahlung ein Rechtsanwalt konsultiert werden kann.

Mahngebühren helfen oftmals bei der Zahlungsbereitschaft

Genaue Vorgaben für Mahngebühren gibt es nicht. Die Mahngebühren sollten dennoch angemessen sein und den Zusatzaufwand, den das Unternehmen durch die Versendung der Mahnungen hat, widerspiegeln. Kosten für Briefpapier, Umschläge und das Porto sollten Grundlage dieser Berechnung sein. Allgemein geht man von einer Gebühr von 2,50 Euro pro Mahnung aus. In der steigenden Wertigkeit wird auch die Dringlichkeit der Forderungen ausgedrückt. Zudem ermutigen steigende Kosten die Schuldner in einigen Fällen, schnell zu zahlen, um weitere Gebühren zu vermeiden.

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Zahlungserinnerung oder Mahnung

Alteingesessene Selbstständige werden das Problem der verpassten Zahlungsziele ihrer Kunden nur zu gut kennen und bereits einen geübten Umgang mit diesen gefunden haben. Doch besonders zu Beginn der Selbstständigkeit sind viele Gewerbetreibende, Freiberufler und Unternehmer verunsichert: Müssen sie nun eine Zahlungserinnerung oder gleich eine Mahnung verschicken?

Was sind die Unterschiede zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Rechtlich gesehen hat eine Zahlungserinnerung dieselbe Funktion wie eine Mahnung. Bleibt die Zahlung von Geschäftskunden 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung aus, geraten diese ganz ohne Mahnung in Verzug. Privatkunden dagegen kommen nur dann automatisch in Verzug, wenn auf der Rechnung ausdrücklich auf die 30-Tages-Frist und den drohenden Zahlungsverzug hingewiesen wurde.

Der wesentliche Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung liegt daher nur in der Bezeichnung der Nachricht. Eine Zahlungserinnerung wird in der Regel nur der Höflichkeit halber entsprechend betitelt. Rechtlich gesehen erfüllen Sie jedoch beide dieselbe Funktion.

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Welche Angaben müssen in einer rechtlich gültigen Mahnung oder Zahlungserinnerung enthalten sein?

Weder für die Mahnung noch die Zahlungserinnerung gibt es einen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbau und damit auch keine Pflichtangaben. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass das Schreiben nicht zu freundlich formuliert ist und folgende Elemente enthält:

– Rechnungsnummer und -datum – Rechnungssumme – Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung – Name und Anschrift des Empfängers und Absenders – Eindeutige Aufforderung zur Begleichung des offenen Betrags mit neuem Zahlungsziel – Gegebenenfalls Verzugszinsen und Mahngebühren

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten an eine Zahlung zu erinnern oder zu mahnen sowie zu einem gestuften Mahnverfahren, finden Sie auch in diesem Beitrag.

Wie erstelle ich eine korrekte Mahnung oder Zahlungserinnerung?

Korrekte Mahnungen erstellt man heutzutage ganz einfach online. Alles an einem Ort – über Templates für Rechnungen und Mahnungen bis hin zur direkten Anbindung des Inkassos. Unser Tipp: Gehen Sie auf Nummer sicher und sparen Sie sich den nervigen Mahnprozess, indem Sie Ihre Rechnungen bereits bei der Erstellung mit RECHNUNG.de vorfinanzieren.

Und so funktioniert es:

1. Registrieren Sie sich auf: www.rechnung.de.

2. Schreiben Sie wie gewohnt Ihre Rechnung.

3. Sobald eine Rechnung überfällig ist, werden Sie informiert.

4. Wählen Sie links im Menü den Punkt „Mahnungen“ aus.

5. Alle relevanten Daten sind bereits vorausgefüllt. Gegebenenfalls können Sie an dieser Stelle Ergänzungen vornehmen.

6. Bestätigen und senden Sie die Mahnung an Ihren Kunden – fertig.

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Zahlungsausfall

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Mit der Anzahl an Kunden steigt auch das Risiko von Zahlungsausfällen. Wie Zahlungserinnerungen und Mahnungen effizient und wann eingesetzt werden können, sollte daher jeden Unternehmer interessieren. Im RECHNUNG.de Ratgeber erfahren Sie, was Sie beim Schreiben von Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Co. beachten müssen. Außerdem geben wir einen Überblick darüber, wie ein geordnetes Mahnwesen aussehen sollte.

Insbesondere Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist eine fristgerechte Zahlung ihrer Forderungen besonders wichtig. Um dies zu erreichen, sollte man auf ein strukturiertes Mahnwesen setzen, welches im Falle einer Zahlungsverzögerung greift. Dies besteht für viele Unternehmen aus mehreren Zahlungserinnerungen und Mahnungen, bis ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird.

Strukturiertes Mahnwesen als Schutz gegen Zahlungsausfall

Ein Schuldner ist grundsätzlich dann im Verzug, wenn er die festgelegte Zahlungsfrist einer Rechnung nicht einhält. Wie diese festgelegt wird, ist reine Verhandlungssache. Während einige Unternehmen auf zügige Zahlungen innerhalb weniger Wochen bestehen, ist es in manchen Branchen auch üblich, Zahlungsziele von mehreren Monaten festzulegen. Wurde keine Zahlungsfrist festgelegt, gilt laut §286 BGB, dass ein Kunde 30 Tage nach dem Erhalt einer Rechnung in Verzug gerät.

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Im Gegensatz zu Unternehmern, müssen Verbraucher ausdrücklich auf diese Zahlungsfrist hingewiesen werden.

Das Mahnwesen beginnt also dann, wenn eine Rechnung überfällig ist. Dies kann über selbst versendete Mahnungen oder direkt über ein gerichtliches Mahnverfahren erfolgen. Viele Unternehmer bevorzugen aber ein gestuftes Verfahren, um ihre Kunden möglichst effizient zu einer Zahlung zu bewegen und um nicht auf den Kosten der Rechtsverfolgung sitzen zu bleiben.

Ablauf eines gestuften Mahnprozesses

Sobald das Zahlungsziel einer Rechnung überschritten ist, kann der Rechnungsstellende ein Mahnverfahren einleiten. In den meisten Fällen werden Zahlungsziele aber schlicht weg vergessen und nicht mutwillig missachtet.

1. Den Dialog suchen

Oft ist es ratsam, am Fälligkeitsdatum der Rechnung einmal telefonisch beim Kunden nachzufragen, ob die Rechnung bereits beglichen wurde. Vielleicht gab es ein buchhalterisches oder kommunikatives Problem, welches einer Zahlung im Weg stand? Eventuell wurde das Rechnungsdatum einfach falsch interpretiert? Es gibt viele Gründe, warum die Zahlungen eines Kunden ausbleiben können. Unser Tipp: Beginnen Sie Ihren Mahnprozess mit einer freundlichen Nachfrage. Diese sorgt in vielen Fällen schon für eine direkte Zahlung.

2. Zahlungserinnerungen

Wurde die Rechnung dennoch nicht bezahlt, sollte eine förmliche, aber bestimmte Zahlungserinnerung folgen. Diese kann einige Tage nach der telefonischen Nachfrage auf postalischem oder digitalem Weg übermittelt werden. Hier ist es besonders wichtig, dem Kunden klar zu vermitteln, dass eine umgehende Zahlung die letzte Chance ist, einen Mahnungsaufschlag zu vermeiden. Daher sollte eine Zahlungserinnerung ein letztes Zahlungsziel von wenigen Tagen beinhalten.

3. Die erste Mahnung

Die erste Mahnung sollte noch einmal über die Forderung informieren und zur unmittelbaren Zahlung auffordern. Ab der zweiten Zahlungsaufforderung dürfen Mahngebühren veranschlagt werden. Diese dürfen jedoch nur den real entstandenen Kosten entsprechen. In der Praxis spricht man also nur von geringen Eurobeträgen, die für die Zustellkosten, das Briefpapier und den Brief angefallen sind.

4. Die zweite Mahnung

Stellt sich ein Kunde immer noch quer und verweigert eine Zahlung, lässt sich eine zweite Mahnung ausstellen. Falls keine dritte Mahnung mehr folgen wird, gilt es dabei den Kunden in Kenntnis zu setzen, dass ab sofort rechtliche Schritte unternommen werden.

5. Die dritte Mahnung

Grundsätzlich ist kein Unternehmer dazu verpflichtet selbst Mahnungen oder Zahlungserinnerungen auszustellen. Alle Zahlungsaufforderungen nach der Fälligkeit einer Rechnung sind reine Kulanz. Wir empfehlen daher spätestens ab der dritten Mahnung rechtliche Schritte einzuleiten.

6. Gerichtliches Mahnverfahren oder Weitergabe an ein Inkasso-Büro

Wenn ein Kunde auch nach mehreren Zahlungsaufforderungen nicht zahlt, führt kein Weg an ernsthaften Konsequenzen vorbei. Wir empfehlen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder Inkasso in Anspruch zu nehmen.

Unter welchen Bedingungen darf gemahnt werden?

Eine Voraussetzung für Mahnprozesse ist, dass die Rechnung über alle rechtlichen Anforderungen verfügt. Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihre Rechnung korrekt ist? Dann finden Sie hier unseren Leitfaden zur Rechnungserstellung. Außerdem können Sie für die nächste Rechnung unseren kostenfreien 

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Zahlungsausfälle vermeiden

In unserem Ratgeber „Was tun, wenn die Zahlung ausbleibt?“ haben wir zusammengefasst, wie Unternehmer mit akutem Zahlungsverzug umgehen sollten. Dabei wurde deutlich, wie aufwändig und teuer rechtliche Schritte sein können. Daher sollten Sie Ihre Ressourcen auf die Vermeidung von Zahlungsausfällen fokussieren.

Wie lassen sich Zahlungsausfälle vorbeugen?

Einen Großteil aller Zahlungsausfälle können Unternehmer bereits im Vorfeld verhindern. In erster Linie entstehen diese durch finanzielle Probleme oder Unzufriedenheit. Folgende Schritte gilt es im Vorfeld einer Zusammenarbeit mit einem Kunden zu beachten:

1. Bonitätsauskunft

Zu einer professionellen Zusammenarbeit gehört, sich nach der Zahlungsfähigkeit des Kunden zu erkundigen, bevor Leistungen ausgetauscht werden. Die Handelskammer Hamburg empfiehlt dazu in erster Linie eine Einsicht in das Handelsregister und in das Schuldnerverzeichnis des Amtsgerichts. Diese Auskünfte sind kostenfrei und lassen sich auch ohne Einverständnis des Geschäftspartners durchführen. Geht es um besonders große Projekte, macht auch eine Bonitätsauskunft bei der Schufa Sinn. Dazu sollten Sie Ihren Kunden bitten, eine Selbstauskunft vorzuzeigen.

2. Vorkasse oder direkte Zahlungen

Mithilfe von Sofortzahlungen und Vorkasse lassen sich Zahlungsausfälle vermeiden. Diese können branchenübergreifend angeboten werden und stellen sicher, dass Sie Ihre Zahlung erhalten. Mit Skonti und anderen Rabatten können Sie diese Zahlungsmöglichkeiten für Ihre Kunden attraktiver machen.

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Für Dienstleister ist die Vereinbarung eines Vorschusses üblich. So können Sie sichergehen, dass zumindest ein Teil der vereinbarten Summe pünktlich überwiesen wird.

3. Rechnungen zeitnah stellen

Rechnungen sollten unmittelbar nach dem Erbringen einer Dienstleistung gestellt werden, um eine möglichst direkte Zahlung des Kunden zu erzielen. Das rechtliche Zahlungsziel von 30 Tagen können Sie mit passenden AGBs oder einer kurzen Bestätigung des Kunden verkürzen. Ein Zahlungsziel von 14 Tagen bietet dem Kunden mehr als genug Zeit, um eine Überweisung durchzuführen. Dafür lassen sich Versäumnisse aber deutlich früher adressieren.

4. Bauchgefühl beachten

Das Bauchgefühl des Menschen entscheidet oft über dessen Erfolg oder Misserfolg. Falls Ihnen ein Kunde dubios vorkommt oder Sie finanzielle Schwierigkeiten erahnen, sollten Sie dies ernst nehmen. In solchen Fällen macht es oft Sinn, eine Zusammenarbeit zu vermeiden oder zumindest die Zahlung auf Rechnung zu verweigern.

5. Kundenzufriedenheit sicherstellen

Die wenigsten Zahlungsausfälle passieren böswillig. Meistens handelt es sich um eine Mischung aus Unzufriedenheit des Kunden und finanziellen Problemen. Sich zu vergewissern, dass der Kunde wirklich zufrieden ist, ist deshalb besonders wichtig, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Suchen Sie daher den Dialog und stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen Ihres Kunden kennen. Sollte mal etwas schief gelaufen sein, können Sie einen Rabatt gewähren. Dies wirkt sich zwar negativ auf Ihren Kontoauszug aus, erhöht aber die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihr Geld auch tatsächlich erhalten.

Was ist, wenn es doch einmal ernst wird?

Eine lückenlose Vorarbeit gilt als wichtigste Tugend, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Ein Mahnbescheid ist so mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich. Zudem hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck und zeigen Ihrem Kunden, dass Sie es ernst meinen.

1. Ein rechtlich korrekter Vertrag

Ein Vertrag sollte die Grundlage einer professionellen Geschäftsbeziehung darstellen. Dabei gilt es auf die Details zu achten. Oft ist es sinnvoll, die eigenen AGBs und Musterverträge im Voraus einmal mit einem Anwalt durchzusprechen. So stellen Sie sicher, dass diese im Notfall auch gerichtlich verwendbar sind. Außerdem schaffen Sie einen seriöseren Eindruck bei Ihrem Kunden.

2. Dokumentation aller Geschäftsvorgänge

Neben einem Vertrag sollten Sie alle Geschäftsprozesse sowie die Kommunikation mit Ihrem Kunden lückenlos dokumentieren. Dazu gehören auch Nachweise erbrachter Leistungen, Garantiefälle, Revisionen und Absprachen. Vor Gericht sind diese Dokumentationen ein entscheidender Faktor. Falls Sie ausgiebig nachweisen können, dass Ihr Schuldner tatsächlich in der Schuld steht, haben Sie entscheidende Vorteile.

3. Den Dialog suchen

Die wenigsten Zahlungsausfälle sind unüberwindbar. Um einen Gerichtsprozess zu vermeiden, sollten Sie mit Ihrem Kunden kommunizieren. Fragen Sie, warum die letzte Rechnung nicht bezahlt wurde. Liegt es an finanziellen Problemen? War der Kunde eventuell unzufrieden mit der erbrachten Leistung? In diesem Punkt ergibt es besonders viel Sinn, lösungsorientiert zu agieren. Oft lassen sich potenzielle Zahlungsausfälle mit einem kleinen Rabatt oder einer Ratenzahlung beheben.

4. Professioneller Mahnprozess

In vielen Fällen werden Kunden dann zahlungswillig, wenn sie sehen, dass Sie es ernst meinen. Sollten Sie also mit einem säumigen Schuldner zu tun haben, ist ein professioneller Mahnprozess oft ein passender Schritt. Dieser deutet an, dass Sie im Notfall auch vor Gericht ziehen. Wichtig ist auch hier eine lückenlose Dokumentation, um Mahnungen im Gericht beweiskräftig vorzeigen zu können.

Fazit: Zahlungsausfälle garantiert vermeiden

Verschiedene Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, um Zahlungsausfälle Ihrer Kunden effektiv zu vermeiden. In unserem Blogbeitrag „Welche Möglichkeiten des Mahnwesens gibt es?“ haben wir zusammengefasst, wie Sie Mahnungen effektiv durchsetzen.

Um sicherzustellen, dass Sie nicht von Zahlungsausfällen betroffen sind, steht das Full-Service-Factoring von RECHNUNG.de als Alternative bereit. Dieses ermöglicht eine zuverlässige Rechnungsvorfinanzierung mit integriertem Ausfallschutz. In der Praxis bedeutet dies: Sie müssen mit Rechnungen zukünftig kein Risiko mehr eingehen.

Hier können Sie Ihre Rechnung noch heute vorfinanzieren lassen, um eine Auszahlung innerhalb von 24 Stunden nach Bestätigung der Rechnung durch den Rechnungsempfänger zu erhalten.

Nicht sicher, ob Factoring das Richtige für Sie ist? Keine Sorge! Probieren Sie es einfach aus! Ihre erste Rechnung können Sie kostenfrei bei uns vorfinanzieren.

Zahlungsaufforderung

Zahlungsaufforderung

Im RECHNUNG.de Ratgeber möchten wir Ihnen einige Ratschläge und Beispielformulierungen mit an die Hand geben, mit deren Hilfe das Schreiben einer Zahlungsaufforderung hoffentlich keine unüberwindbare Herausforderung mehr darstellen sollte.

Wann ist eine Zahlungsaufforderung nötig?

Auf den ersten Blick mag es selbstverständlich sein, dass ein Auftraggeber seinen Vertragspflichten ordnungsgemäß nachkommt, indem er dafür bezahlt. Doch Sie als Selbstständiger wissen vermutlich aus eigener Erfahrung, dass das häufig nicht der Fall ist. Ist Ihr Kunde mit der Zahlung in Verzug, empfiehlt es sich zunächst, ihn durch eine freundliche Zahlungsaufforderung, in der der Ausgleich des offenen Betrags angefordert wird, daran zu erinnern. Beim Schreiben sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass Sie einen Beleg benötigen, falls es am Ende tatsächlich zu einem außergerichtlichen oder gerichtlichen Mahnverfahren kommen sollte. Ihre schriftliche Zahlungsaufforderung ist daher unverzichtbar.

Der Kunde zahlt spät. Was ist zu tun?

Wird eine Zahlungsfrist aus Versehen oder mit Absicht überschritten, sollten Sie als Selbstständiger die Zahlung nicht sofort einfordern, indem Sie eine Mahnung schreiben. Stattdessen sollten Sie folgende Punkte beachten:

1. Freiraum lassen

Anfangs ist es grundsätzlich besser, dem Kunden Freiraum zu lassen. Ein aggressives oder unfreundliches Vorgehen kann die Kundenmeinung schnell negativ beeinflussen, gerade wenn Sie Ihren Auftraggeber erst vor kurzem als Neukunden gewonnen haben.

2. Unschuldsvermutung

Wie in allen rechtlichen Zusammenhängen gilt grundsätzlich erst einmal die Unschuldsvermutung. Möglicherweise hat Ihr Kunde die Rechnung ja vergessen, ohne dass eine böse Absicht dahintersteckt. Es empfiehlt sich daher, zunächst zwei bis drei Tage zu warten. Sollte die Zahlung bis dahin nicht eingetroffen sein, kann eine erste Zahlungserinnerung aufgesetzt werden.

3. Ein gestuftes Mahnverfahren

Erst, wenn die Zahlung auch dann ausbleibt, können eine erste und eine zweite Mahnung folgen. Dieses dreistufige Verfahren hat sich mittlerweile im gesamten kaufmännischen Bereich etabliert – rechtlich dazu verpflichtet sind Sie allerdings nicht. Damit später, bei Bedarf, ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden kann, ist einzig und allein eine erste Mahnung unverzichtbar. Für welchen ersten Schritt Sie sich am Ende entscheiden, sollten Sie abhängig von Ihrer Kundenbeziehung machen. Wir empfehlen Ihnen jedoch, auf jeden Fall eine erste Zahlungsaufforderung zu verschicken, ehe Sie härtere Geschütze auffahren.

Was sollte eine Zahlungsaufforderung beinhalten?

Für Sie als Freelancer, Selbstständiger oder Freiberufler ist eine Zahlungsaufforderung mit einem gewissen Aufwand verbunden. Um dennoch erfolgreich Ihren Kunden zur Zahlung der Rechnung zu bewegen, empfehlen wir ein gestuftes Mahnverfahren.

In der ersten Zahlungserinnerung sollten Sie den Kunden zunächst freundlich auf die ausstehende Zahlung hinweisen. Schließlich kann jeder einmal eine Rechnung vergessen. Eine neue Frist können Sie, müssen Sie hier aber nicht zwangsläufig setzen, da das Schreiben als Erinnerung gilt und Sie zunächst davon ausgehen, dass Ihr Kunde der Zahlungsaufforderung nachkommt.

Eine Mahnung sollten Sie dagegen erst dann aufsetzen, wenn auch wiederholte Zahlungsaufforderungen ignoriert wurden. Wir empfehlen Ihnen, auch auf Zusatzkosten zu verzichten, um den Kundenkontakt nicht aufs Spiel zu setzen. Formulieren Sie die Zahlungserinnerung stattdessen informierend und verständnisvoll und fügen Sie dem Schreiben eine Kopie der offenen Rechnung bei. Da Sie zunächst von einer entschuldbaren Ausnahme ausgehen, sollten Sie auch darüber nachdenken, auf Begrifflichkeiten wie „Mahnung“ oder „Zahlungsaufforderung“ zu verzichten, die grundsätzlich eher fordernd klingen. Eine „Zahlungserinnerung“ stößt niemanden vor den Kopf, denn sie kommt wie eine freundliche und serviceorientierte Unterstützung daher. So stellen Sie sicher, dass Sie den Geschäftskontakt auch nach Rechnungsbegleichung halten können.

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Wie viele Zahlungserinnerungen Sie versenden, hängt von Ihrem Gefühl gegenüber Ihrem Auftraggeber ab – gesetzliche Regelungen gibt es hier nicht.

Auch in ihrer Form sind Sie grundsätzlich an keine offiziellen Vorschriften gebunden. Inhaltlich empfiehlt es sich, zunächst zu überlegen, woran es liegen könnte, dass Ihre Forderung noch nicht beglichen wurde. Ein Urlaub, anderweitige Verpflichtungen, eine Erkrankung … Die Gründe für einen Zahlungsverzug können vielfältig sein. Dementsprechend wichtig ist ein höflicher Ton, der dem Kunden vorwurfsfrei die Möglichkeit gibt, die Rechnung zu begleichen. Denken Sie auch daran, alle Angaben zum Rechnungsdatum, zum Forderungsbetrag und zur Rechnungsnummer beizufügen. Eine neue Zahlungsfrist mit einem konkreten Datum ist nicht verpflichtend, kann im Einzelfall aber sinnvoll sein.

Auf welchem Wege sollte eine Zahlungsaufforderung verschickt werden?

Eine Zahlungserinnerung kann sowohl per Mail als auch per Post erfolgen. Sogar eine persönliche oder telefonische Zahlungsaufforderung ist vor dem Gesetz gültig. Umfragen lassen vermuten, dass der persönliche und der telefonische Weg am besten geeignet sind, um eine zügige Zahlung zu erreichen. Allerdings empfinden Sie als Selbstständiger dieses Vorgehen vielleicht auch als nachteilig: Dann ist der Mail- oder Postversand selbstverständlich genauso legitim.

Unsere Vorschläge für Ihre Zahlungsaufforderung

Für Sie als Freelancer, Selbstständiger oder Freiberufler ist es wichtig, das nötige Fingerspitzengefühl für die richtige Formulierung zu haben. Damit Ihnen das Aufsetzen Ihrer Zahlungsaufforderung ein wenig leichter fällt, finden Sie im Folgenden einige Ideen, Vorschläge und Beispielformulierungen, mit denen Sie in keiner Situation etwas falsch machen können.

Grundsätzlich ist es immer gut, zu Beginn des Schreibens darauf hinzuweisen, dass die Zahlung trotz verstrichener Zahlungsfrist noch nicht bei Ihnen eingetroffen ist. Wenn Sie möchten, können Sie auch anmerken, dass möglicherweise Probleme beim Mail- oder Postversand die Ursache sein könnten, so dass Ihr Auftraggeber sich nicht auf den Schlips getreten fühlt.

Fazit

Es ist gar nicht immer so einfach, beim Schreiben einer Zahlungsaufforderung den richtigen Ton zu finden. Schließlich möchte niemand seine Kunden mit unglücklichen Formulierungen überrumpeln. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung können Sie dem Gedächtnis jener Kunden, die nicht an die ausstehende Zahlung gedacht haben, ein wenig auf die Sprünge helfen. So wahren Sie nicht nur die gute Kundenbeziehung, sondern können sich in vielen Fällen auch ein aufwändiges Mahnverfahren sparen.

Wenn Sie häufig Kunden haben, die zu spät zahlen, oder Sie sich einfach von Aufwand und Sorgen mit säumigen Auftraggebern oder mit der Überbrückung langer Zahlungsziele befreien wollen, empfehlen wir Ihnen unsere Rechnungsvorfinanzierung. Wir übernehmen das Risiko zahlungsunfähiger Auftraggeber und zahlen Ihnen Ihr Geld vorab. Durch echtes Factoring mit Ausfallschutz erhalten Sie schon ab 0,5% Gebühr. So bleiben Sie liquide für laufende Kosten, neue Aufträge und Investitionen. Nutzen können Sie uns ganz flexibel. Sie entscheiden, welche Rechnung Sie vorfinanzieren wollen. Probieren Sie es einfach aus und profitieren Sie von den Vorteilen durch RECHNUNG.de!

Inkasso-Factoring

Unterschied zwischen Inkasso und Factoring

Während es sich beim Factoring um eine Umsatzfinanzierung handelt, die auf dem Verkauf von Forderungen basiert, zielt Inkasso auf das Einholen überfälliger Forderungen ab. Clever und mit System eingesetzt, können beide Varianten zu einer höheren Liquidität führen.

Was bedeuten Inkasso und Factoring?

Im Grunde genommen haben Inkasso und Factoring ein identisches Ziel: Die Liquidität eines Unternehmens zu bewahren. Im Detail unterscheiden sich die Aufgaben eines Inkassounternehmens von der Arbeit eines Factoringanbieters jedoch wesentlich. Während das Factoring darauf ausgelegt ist, eine verspätete Zahlung oder einen Zahlungsausfall zu verhindern, ist das Hauptziel des Inkassos, offene Forderungen einzutreiben. Kauft ein Inkassounternehmen die Forderungen seiner Mandanten auf, ist der Übergang zum Factoring nahezu fließend. Der Hauptunterschied liegt dann ausschließlich im Zeitpunkt der Forderungsabtretung, die im Factoring unmittelbar nach der Erbringung der Leistung liegt.

Was ist Factoring?

Beim Factoring, auch Rechnungsvorfinanzierung genannt, verkauft ein Selbstständiger oder ein Unternehmen (Factoring-Kunde) seine Geldforderungen, die er bei seinem Rechnungsempfänger (Debitor) für ein gelieferte Ware oder erbrachte Leistung geltend machen will, an einen Factoringanbieter (Factor). Von diesem erhält der Rechnungssteller sein Geld gegen eine prozentuale Gebühr früher ausgezahlt. Somit muss er nicht auf die Zahlung seiner Kunden oder Auftraggeber warten. Beim echten Factoring wird dabei auch das Ausfallrisiko übernommen. Für den Selbstständigen oder das Unternehmen ist es also egal, ob der Kunde zahlt oder nicht – denn die Rechnungssumme wurde bereits durch den Factor beglichen.

Was ist Inkasso?

Ein Inkassounternehmen wird erst dann beauftragt, wenn eine Rechnung bereits überfällig ist. Das ist der Fall, wenn der Kunde bzw. Auftraggeber eines Selbstständigen oder Unternehmens die Rechnung nicht zur angegebenen Zahlungsfrist beglichen hat. In dem Fall wird versucht, mit dem Kunden zu verhandeln, um diesen doch noch zu einer Zahlung zu bewegen. Während es prinzipiell möglich ist, ein Inkassounternehmen direkt nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist zu engagieren, bietet sich dies oft nicht an. Da viele Kunden die Zahlungsziele einer Rechnung nicht mutwillig missachten, genügt oft ein freundlicher Anruf oder ein hinweisendes Schreiben. Da Inkassounternehmen in der Regel auf Erfolgsbasis arbeiten und einen Anteil der Forderungssumme einbehalten, empfiehlt es sich für viele Unternehmen erst nach mehreren erfolglosen Mahnungen. Einige Inkassounternehmen kaufen ihren Kunden überfällige Forderungen ab und treiben diese dann zu ihren eigenen Gunsten ein.

Im Grunde greift das Factoring also viel früher in das Forderungsmanagement ein. Wird eine Forderung direkt nach dem Erbringen einer Leistung im Zuge des echten Factorings abgegeben, entsteht für einen Unternehmer kein Bedarf, ein Inkassobüro einzuschalten. Das gilt unabhängig davon, ob der Kunde eine Rechnung am Ende fristgerecht bezahlt oder nicht.

Wie läuft ein Inkassoverfahren ab?

Inkassounternehmen sind als Dienstleister im Forderungsmanagement tätig. Wie ein Inkassoverfahren abläuft, ist dennoch verschieden, da sich Inkassounternehmen in ihrer Arbeitsweise und ihrer Abrechnung unterscheiden.

Grundsätzlich beginnt das Thema Inkasso bei einer überfälligen Forderung. Wenn ein Kunde die Zahlungsfrist verpasst hat und auch auf Zahlungserinnerungen und Mahnungen nicht reagiert, bietet sich das Einschalten eines Inkassounternehmens an. Das sucht in der Regel als erstes den direkten Kontakt zum Kunden.

1. Telefonischer oder schriftlicher Kontakt

Im ersten Kontakt wird der Kunde auf die offene Rechnung hingewiesen. Falls wirklich nur ein Missverständnis vorhanden war, wird sich der Kunde spätestens jetzt zahlungsbereit zeigen. In vielen Fällen hinterlässt der Anruf eines Inkassounternehmens auch einen nachhaltigen Eindruck beim Schuldner – das kann ebenfalls zu einer direkten Zahlung führen. Während ein Inkassoverfahren läuft, sollte der Schuldner alle Fragen an das Inkassounternehmen und nicht mehr an seinen ursprünglichen Geschäftspartner richten.

2. Ein gerichtliches Mahnverfahren

Der logische nächste Schritt einer ignorierten Zahlungsaufforderung ist ein gerichtliches Mahnverfahren. Während viele Unternehmen selbst Mahnungen erstellen und versenden, sind Inkassounternehmen in der Regel deutlich drastischer. In dem Verfahren übernimmt das Inkassounternehmen für gewöhnlich den Verwaltungsaufwand für seinen Kunden.

3. Die Vollstreckung / Zahlungsverpflichtung

Endet ein gerichtliches Mahnverfahren zu Gunsten des Gläubigers, erfolgt die anschließende Vollstreckung des Urteils. Dabei wird der Schuldner gerichtlich zur Zahlung verpflichtet. Weigert sich dieser immer noch, wird eine Pfändung eingeleitet.

Worin unterscheiden sich die Angebote von Inkassounternehmen?

Während ein Inkassoverfahren immer relativ ähnlich aussieht, unterscheiden sich die Angebote verschiedener Inkassounternehmen. In der Regel lassen sich die Angebote dabei in zwei Varianten einteilen:

1. Das Inkassounternehmen ist im Auftrag seines Mandanten tätig

Dabei bleibt die Forderung Eigentum des Mandanten und wird für diesen eingetrieben. In der Regel erfolgt die Vergütung des Inkassounternehmens dabei auf Erfolgsbasis. Üblicherweise ist das eine Vergütung in Form eines Anteils des Fallvolumens.

2. Das Inkassounternehmen kauft die Forderung seines Mandanten auf

Viele Inkassounternehmen kaufen die Forderung ihrer Mandanten auf und handeln anschließend auf eigenen Erfolg. Da das Risiko hier besonders hoch ist, wird die Rechnung mit einem relativ hohen Abzug versehen. Besonders beliebt ist diese Inkassoart bei größeren „Forderungspaketen“, die sich mit einem absehbaren Aufwand eintreiben lassen.

Wie Factoring das Inkasso vollständig ersetzen kann

Unternehmer und Selbstständige wissen zu gut, dass es nicht unüblich ist, zu lange oder vergeblich auf die Zahlung der Kunden oder Auftraggeber warten zu müssen. Dann fehlt das Geld, um weiter zu wachsen oder um laufende Kosten abdecken zu können. Vor allem Neukunden sind besondere Risikofaktoren, die zu solchen Ärgernissen führen können. Mit dem intelligenten Einsatz von Factoring können Freelancer und Unternehmer ihre Liquidität maximieren und zudem das Risiko für Zahlungsausfälle komplett aus dem Weg schaffen. Dieser übernimmt mit der Forderung auch das Ausfallrisiko und zahlt den Rechnungsbetrag unmittelbar aus. Wer auf Factoring setzt, spart sich den Aufwand und die Kosten für ein Inkassoverfahren.

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Inkasso auf Erfolgsbasis

Nicht zahlende Kunden können gerade Freiberufler und kleinere Unternehmen finanziell aus der Bahn werfen. Sollten Zahlungsaufforderungen und Mahnungen unbeachtet bleiben, ist ein Rechtsstreit oft unvermeidbar. Inkassoverfahren stellen für Selbstständige eine gute Möglichkeit dar, offene Forderungen ohne ein langwieriges Gerichtsverfahren beizutreiben.

Inkassoverfahren einfach erklärt

Wenn Ihre Kunden in Zahlungsverzug geraten, ist das nicht immer mit einem hohen Zeitaufwand für Sie verbunden. Inkasso bietet sich an, um das Eintreiben Ihrer Forderungen auszulagern und dabei Ressourcen einzusparen.

Gerade Unternehmen ohne internes Mahnbüro, sowie Gewerbetreibende und Freiberufler profitieren von der Entlastung durch ein Inkassounternehmen. Diese haben nämlich oft nicht die nötigen Ressourcen, um regelmäßige Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu versenden. Häufig lohnt es sich, für diese Aufgaben einen Inkassopartner zu beauftragen und sich selbst auf das eigene Kerngeschäft zu konzentrieren.

Dabei sehen die Handlungen eines Inkassobüros in der Regel so aus:

1. Schriftliche Mahnung seitens des Inkassopartners

Ein Inkassopartner sendet nach der Annahme eines Inkassofalls eine direkte Mahnung an den jeweiligen Schuldner. Diese verweist darauf, dass alle Forderungen umgehend zu begleichen sind, um gerichtliche Schritte zu vermeiden.

2. Ein persönliches Gespräch

Sollte der schriftliche Kontakt seitens des Schuldners ignoriert werden, stehen persönliche Gespräche mit dem Schuldner an. Diese können telefonisch oder in Person ausgetragen werden und dienen der außergerichtlichen Klärung eines Inkassofalls.

3. Das gerichtliche Mahnverfahren

Werden alle außergerichtlichen Schritte ignoriert, leiten Inkassobüros in der Regel ein gerichtliches Mahnverfahren ein. Hier lesen Sie, wie ein Mahnverfahren für gewöhnlich eingeleitet wird. In einem laufenden Inkassoverfahren übernimmt das Inkassobüro für gewöhnlich den Verwaltungsaufwand.

4. Die Zwangsvollstreckung

Endet ein gerichtliches Mahnverfahren zu Gunsten des Gläubigers, erfolgt die anschließende Vollstreckung des Urteils. Bei entsprechender Bonität, werden die Schulden zur Not zwangsvollstreckt.

Es ist jedoch nicht immer gleich ein Inkassoverfahren vonnöten. Viele Zahlungsausfälle sind nicht mutwillig und lassen sich mit einem kurzen Telefonat klären. Sollte das die Situation zwischen Ihnen und Ihrem Kunden nicht klären, können Sie auch selbst auf das Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen zurückgreifen.

Welche Maßnahmen Sie als Unternehmer bei Fristüberschreitungen ergreifen können, lesen Sie in diesem Ratgeberbeitrag.

Inkasso auf Erfolgsbasis – das clevere Inkassoverfahren

Die Gebühren eines normalen Inkassoverfahrens machen das Verfahren oft unattraktiv für Kleinunternehmer und Freiberufler. Gerade, wenn Vorkasse geleistet werden muss, wird die schon geschädigte Liquidität des Unternehmers weiter angegriffen.

Die Lösung für dieses Problem nennt sich Inkasso auf Erfolgsbasis und ermöglicht ein faires Vergütungsmodell für Inkassopartner, ohne die Liquidität des Kunden zu beeinträchtigen. Das Konzept dahinter ist simpel: Der Inkassopartner stellt sein Honorar nur in Rechnung, wenn Ihre Rechnung erfolgreich beigetrieben wird. So können Sie sichergehen, dass ein Inkassoverfahren für Sie entweder kostenlos oder erfolgreich verläuft.

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Gerichtlicher Mahnbescheid

Diesem Problem begegnet wohl jedem Unternehmer mindestens einmal in seiner Laufbahn: Ein Kunde weigert sich, seine Rechnung zu bezahlen. Zahlungsaufforderungen ignoriert er einfach. Viele Selbstständige glauben ihr Geld schon jetzt verloren, weil sie alle Wege das Geld einzufordern von vorneherein für zu aufwändig bzw. zu teuer halten. Dabei wäre der nächste Schritt ganz einfach: Gehen Sie zivilrechtlich mit einem Mahnbescheid gegen Zahlungsverweigerer vor.

Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einem Mahnbescheid?

Zwar teilen die Mahnung und der Mahnbescheid einen gemeinsamen Zweck: Nämlich das schnelle Eintreiben ausstehender Zahlungen. Aber es gibt Unterschiede.

In erster Linie unterscheiden sie sich durch ihren Absender und ihre Wirkung. Die Mahnung verschicken Sie entweder selbst, durch einen externen Dienstleister oder beauftragen einen Anwalt damit. Einen Mahnbescheid beantragen Sie dagegen bei einem Gericht, das diesen dann versendet. Damit erhält Ihr Fall ein offizielles Aktenzeichen und eine stärkere Wirkung. Der Mahnbescheid unterbricht nämlich die Verjährungszeit Ihrer Zahlungsforderung. Damit verschafft er Ihnen mehr Zeit, Ihre Forderung durchzusetzen. Diese Macht hat eine Mahnung nicht.

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Begriffsklärung: Mahnbescheid, Mahnantrag, Mahnung

Der Mahnbescheid wird häufig auch als Mahnantrag bezeichnet. Mit ihm leiten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren ein. Dieses hat den Zweck, offene Geldforderungen einfacher durchzusetzen. Der Mahnbescheid bildet die Vorstufe zum Vollstreckungsbescheid.

Wann ist ein gerichtliches Mahnverfahren sinnvoll?

Grundsätzlich sollten Sie als Gläubiger in jedem Fall dagegen vorgehen, wenn jemand seine Rechnung nicht bezahlt – auch bei kleineren Beträgen. Denn es spricht sich schnell unter den Kunden herum, wenn man seine Rechnung nicht bezahlt und damit durchkommt. Hält der Kunde eine Zahlungsfrist nicht ein, empfiehlt es sich, ihn zunächst mit einem freundlichen Schreiben an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Ignoriert er die Erinnerung, lassen Sie ihm Mahnungen zukommen. Üblich sind drei. Bleibt auch dieser Schritt erfolglos, können Sie es mit einem Mahnbescheid probieren. Um diesen beantragen zu dürfen, müssen Sie nämlich mindestens eine Mahnung verschickt haben.

Gerichtliches Mahnverfahren oder Klage?

Alternativ zum Mahnbescheid können Sie eine Zivilklage gegen den Zahlungsunwilligen erheben. Im Normalfall bedeutet jedoch ein Mahnbescheid für Sie als Gläubiger weniger Arbeit und Kosten als eine Klage. Zudem ist der Mahnbescheid dann sinnvoll, wenn Ihre Zahlungsforderung zum Ende des Jahres verjährt und Sie dies noch schnell verhindern möchten. Über eine Klage sollten Sie nachdenken, wenn Sie damit rechnen, dass der Schuldner gegen Ihren Mahnbescheid Widerspruch einlegen wird. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn er bereits im Vorfeld behauptet hat, die zugestellte Ware wäre mangelhaft. In diesem Fall spart Ihnen die Klage Zeit. Außerdem ist die Zivilklage im Normalfall dann die bessere Wahl, wenn Sie die Adresse des Schuldners nicht kennen. Im Gegensatz zum Mahnbescheid kann eine Klage nämlich öffentlich zugestellt werden.

Wie beantragen Sie einen Mahnbescheid?

Einen Mahnbescheid beantragen Sie beim Zentralen Mahngericht Ihres Bundeslands. Drei Möglichkeiten gibt es:

Per Internet

Den Online-Antrag können Sie ganz bequem elektronisch an das Mahngericht übermitteln. Um den Antrag zu signieren, benötigen Sie hierfür aber eine Signaturkomponente, eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät. Alternativ können Sie Ihren digitalen, signierten Antrag über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EVPG) an das Gericht senden.

Per Post

Hierzu nutzen Sie das offizielle Antragsformular, das Sie im Schreibwarenhandel erhalten. Alternativ füllen Sie den Antrag online aus, drucken ihn auf Papier, signieren ihn und senden ihn an das zuständige Mahngericht.

Über einen Inkasso-Anbieter

Um sich den Aufwand zu sparen, beauftragen Sie ein Inkasso-Unternehmen, das den Mahnbescheid für Sie beantragt.

Welche Angaben enthält der Mahnbescheid?

– Ihre Anschrift als Antragssteller – Anschrift des Schuldners (Antragsgegner) – Gegebenenfalls die Adresse Ihres Prozessbevollmächtigten (Anwalt) – Grund und Kosten Ihrer Hauptforderung (die ausstehende Rechnung) – Die Kosten des Verfahrens – Gründe und Kosten der Nebenforderungen (zum Beispiel Mahngebühren) – Die angefallenen Zinsen

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Wer bezahlt die Gerichtskosten?

Die Gerichtskosten für den Mahnbescheid müssen Sie als Gläubiger zunächst vorstrecken. Sie können diese jedoch später von Ihrem Schuldner als Verzugsschaden zurückzahlen lassen. Folgt dem Mahnverfahren ein Vollstreckungsbescheid, entscheidet das Urteil des Richters, wer die Kosten trägt.

Wie läuft ein gerichtliches Mahnverfahren ab?

Im Idealfall läuft das Mahnverfahren in drei Schritten ab:

1. Sie leiten das Mahnverfahren ein, indem Sie einen Mahnbescheid beantragen.

2. Der Schuldner erhält den Mahnbescheid vom Gericht.

3. Der Schuldner bezahlt den ausstehenden Betrag.

Natürlich läuft das Ganze in der Praxis nicht immer so reibungslos ab, was zu einigen Zwischenschritten führen kann:

Fehlerhafter Antrag

Enthält Ihr Mahnantrag Fehler wie etwa vergessene Angaben, erhalten Sie vom Amtsgericht eine sogenannte Monierung. Diese besteht aus einem Schreiben mit der Beanstandung und einem Briefbogen für Ihre Antwort. Sind die Beanstandungen behoben, stellt das Gericht Ihren Mahnbescheid dem Schuldner zu.

Zustellung nicht möglich

Falls der Bescheid nicht zustellbar sein sollte, erhalten Sie vom Gericht Post mit den Gründen für die Nichtzustellung sowie einem Neuzustellungsantrag.

Widerspruch

Nachdem der Schuldner den Mahnbescheid erhalten hat, hat er zwei Wochen Zeit, um entweder den ausstehenden Betrag zu bezahlen oder dem Bescheid zu widersprechen. Mit beiden Handlungen schließt er das Mahnverfahren ab. Falls Sie gegen einen Widerspruch weiter vorgehen möchten, müssen Sie eine Klage einreichen.

Der Vollstreckungsbescheid

Falls der Schuldner nicht innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung des Mahnbescheids bezahlt oder widerspricht, haben Sie die Möglichkeit, einen Vollstreckungsbescheid zu beantragen. Dafür haben bis zu sechs Monate nach der Zustellung des Mahnbescheids Zeit. Versäumen Sie diese Frist, verfällt die Wirkung Ihres Mahnbescheids.

freundliche-Zahlungserinnerung

Freundliche Zahlungserinnerungen

Viele Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer kennen die Situation: Die Zahlungsfrist einer Rechnung ist abgelaufen und der Kunde zahlt nicht. Dann muss dieser auf das Fehlverhalten aufmerksam gemacht werden. Um den Auftraggeber nicht zu verärgern, aber ihn dennoch auf den Fehler aufmerksam zu machen, bedarf es einer möglichst charmanten Zahlungserinnerung.

Freundliche Zahlungserinnerung schreiben, ohne das Geschäftsverhältnis zu beeinträchtigen

Wenn die Zahlungsfrist einer Rechnung verpasst wird, ist dies in der Regel ärgerlich für den Gläubiger. Wenn es sich um eine höhere Rechnungssumme handelt, können zudem ernsthafte Finanzierungsprobleme auftreten. Dass Auftraggeber Zahlungsfristen verpassen, ist aber nicht unüblich und passiert in den wenigsten Fällen mutwillig. Oft genügt eine freundliche Erinnerung, die den Kunden auf sein Versäumnis hinweist.

Doch wie freundlich sollte eine Zahlungserinnerung formuliert sein? Schließlich hat diese die Aufgabe, ein ernstes Anliegen zu lösen welches Unternehmen unter Umständen in finanzielle Schwierigkeiten bringen kann.

In der Regel sollte die erste Zahlungserinnerung zunächst zuvorkommend formuliert sein. Schließlich vergisst jeder einmal etwas, davon sind auch Kunden nicht ausgenommen. Die erste Zahlungserinnerung hat die Aufgabe, auf das Problem aufmerksam zu machen und den Kunden an seine Zahlungsfristen zu erinnern. Diese sollte ein neues Zahlungsziel innerhalb der nächsten zehn Tage setzen und darauf hinweisen, dass die Forderung seit der verpassten Zahlungsfrist überfällig ist. Kunden mit positiven Intentionen sehen die erste Erinnerung als Warnung und überweisen die offenen Beträge in der Regel umgehend.

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Bei der ersten Zahlungserinnerung ist es oft sinnvoll, einmal höflich telefonisch oder persönlich nachzufragen, ob die Rechnung vielleicht intern verlegt wurde. Das zeigt dem Kunden, dass er nicht direkt des Betruges bezichtigt wird und entlastet die Geschäftsbeziehung.

Weitere Mahnungen oder Zahlungserinnerungen folgen grundsätzlich nur dann, wenn der Kunde trotz der bereits erhaltenen Erinnerung keine Zahlung leistet. Diese sollten die Ernsthaftigkeit der offenen Forderung betonen und auf die anschließenden Schritte verweisen. Wie Sie wirksame Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben, erfahren Sie hier.

Wie freundlich und humorvoll darf eine erste Zahlungserinnerung sein?

Da man bei der Erstellung der ersten Zahlungserinnerung davon ausgehen sollte, dass der Kunde nicht mutwillig gehandelt hat, sollte diese höflich und zuvorkommend sein. Tatsächlich erhöht eine erste, freundliche Erinnerung häufig die Wahrscheinlichkeit einer anschließenden Zahlung. Zudem stellt sie eine deutlich geringere Belastung für die Geschäftsbeziehung zum Kunden dar.

Etwas Humor ist dabei auch grundsätzlich nicht falsch. Ob und wie witzig Sie sein dürfen, hängt jedoch von der Art der Geschäftsbeziehung und Branche ab. Ist die Beziehung zum Kunden eventuell leicht angespannt, kann sich eine humorvolle Zahlungserinnerung auch nachteilig auswirken. Unabhängig vom jeweiligen Geschäftspartner sollte darauf geachtet werden, dass der Sinn und Zweck einer Zahlungserinnerung nicht verloren geht. Diese hat schließlich eine sehr wichtige Aufgabe und sollte daher nicht zu humorvoll sein.

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Wie schreibt man eine erste freundliche Zahlungserinnerung?

Die erste Zahlungserinnerung hat im Mahnverfahren oft die wichtigste Bedeutung. Wird diese als respektvolle, aber auch bestimmte Erinnerung angesehen, erhöht sich die Zahlungsbereitschaft des Kunden. Für Unternehmer, die ihr Mahnwesen selbst betreiben, empfehlen wir grundsätzlich drei Schritte zum Verfassen der ersten Zahlungserinnerung:

1. Ein sachlicher Einstieg

Die Anrede und der Einstieg in das Thema sind in der Regel der schwierigste Schritt beim Verfassen eines Mahnschreibens. Hier gilt es den Kunden respektvoll, aber auch bestimmt anzusprechen, um auf die versäumte Zahlung hinzuweisen. Wir empfehlen davon auszugehen, dass der Kunde die Zahlung schlichtweg vergessen oder die Rechnung verlegt hat. Das kann schon mal passieren, sollte jedoch nicht zu oft vorkommen. Hier kann man daher gut darauf hinweisen, dass eine Rechnung schon mal verloren gehen kann und dass das grundsätzlich nicht tragisch ist.

Wie offen der Einstieg in der ersten Zahlungserinnerung geschrieben werden kann, hängt erneut davon ab, wie locker und freundschaftlich die jeweilige Geschäftsbeziehung ist.

2. Anhang der fälligen Rechnung und Erinnerung an die erbrachte Leistung

Eine Zahlungserinnerung ermöglicht, nochmals auf die erbrachte Leistung hinzuweisen. Das kann ganz unförmlich erfolgen und bietet Chancen, eventuelle Kritikpunkte zu erfahren. Oft ergibt es Sinn, einfach nachzufragen, ob die Leistung die erwünschten Ergebnisse erzielt hat. Vielleicht war die Lieferung fehlerhaft und der Kunde hat eine Reklamation versäumt?

Außerdem sollte jedem Mahnschreiben eine Rechnungskopie angehängt werden.

3. Neues Zahlungsziel setzen

Die erste Zahlungserinnerung sollte mit einem neuen Zahlungsziel enden. Dies sollte innerhalb der nächsten zehn Tage liegen und gibt dem Schuldner die Chance, die versäumte Rechnung doch noch zu begleichen. Mit einem großzügigen Zahlungsziel zeigt man dem Kunden zudem, dass die Zusammenarbeit grundsätzlich geschätzt wird. Außerdem bietet es sich an, darauf hinzuweisen, dass kostenpflichtige Zahlungserinnerungen oder Mahnungen nach dem Ablauf des neuen Zahlungsziels ausgestellt werden.

Fazit

Überschreiten Ihre Kunden das Zahlungsziel, kann eine freundliche Erinnerung an die Zahlung durchaus zum Erfolg führen. Sollten Sie jedoch viele Mühen und Sorgen mit säumigen Auftraggebern oder mit der Überbrückung langer Zahlungsziele haben, können Sie sich von diesen mit unserer Rechnungsvorfinanzierung befreien. Wir kaufen Ihre Rechnung und übernehmen das Risiko zahlungsunfähiger Auftraggeber. Mit unserem echten Factoring mit Ausfallschutz erhalten Sie Ihr Geld innerhalb kürzester Zeit ab 0,5% Gebühr. So bleiben Sie zahlungsfähig für laufende Kosten, Investitionen und neue Aufträge. Probieren Sie es ganz flexibel aus und profitieren Sie jetzt von den Vorteilen durch RECHNUNG.de!

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Externes Mahnwesen

Besonders kleinere Unternehmen sind auf das pünktliche Begleichen ihrer Rechnungen angewiesen. Sollten Kunden die Zahlungsfristen von Rechnungen nicht einhalten, lassen sich die Forderungen im internen oder externen Mahnwesen durchsetzen.

Externes Mahnwesen

Mahnungen zu erstellen und Zahlungserinnerungen in regelmäßigen Abständen an einen Kunden zu senden, kostet Zeit und Geld. Gerade kleinere Unternehmen haben oft nicht genügend Kapazitäten, um ein Mahnverfahren selbst durchzuführen. Der Zeitaufwand eines Mahnprozesses kann bei höheren Rechnungen einige Stunden pro Tag übersteigen und sich wochenlang hinziehen. Spezialisierte Unternehmen bieten an, das Mahnwesen grundsätzlich gegen einen Anteil des Rechnungsbetrags zu übernehmen.

Wenn Sie als Unternehmer schon Mahnungen versendet haben, bieten Inkasso-Unternehmen Dienstleistungen zum Eintreiben der Forderungen an.

Inkasso-Unternehmen zur Eintreibung von Außenständen

Inkasso-Unternehmen werden immer dann beauftragt, wenn Unternehmen das Geld von Schuldnern außergerichtlich erhalten möchten. Das kann Zeit und Ressourcen sparen, die für einen Gerichtsprozess nötig wären. Sogenannte Treuhand-Inkasso funktioniert folgendermaßen: Rechnungen werden bei Fälligkeit an das Inkasso-Unternehmen übergeben oder dieses wird erst dann beauftragt, wenn bereits selbst versandte Mahnungen zu keinem Ergebnis geführt haben. Der Unternehmer bleibt Gläubiger: Sollte auch das Inkasso-Büro, etwa aufgrund einer Insolvenz des Schuldners, kein Geld eintreiben können, bleibt der Unternehmer auf dem Schaden sitzen.

Welche Mahn-Möglichkeiten stehen außerdem zur Verfügung?

Neben dem externen Mahnwesen bestehen zwei weitere Möglichkeiten, selbst gerichtlich gegen den Schuldner vorzugehen:

Gerichtliches Mahnverfahren

Eine weitere Möglichkeit, nach erfolglosen Mahnungen gegen den Schuldner vorzugehen, ist das gerichtliche Mahnverfahren. Dies ist ein durch das Mahngericht verfasster Bescheid, durch den ein Geldbetrag auch ohne Gerichtsverhandlung vollstreckt werden kann. Dieses Verfahren ist schnell und die Kosten sind überschaubar.

Klage vor Gericht

Gläubiger können noch einen Schritt weiter gehen und den Säumigen in einem regulären Gerichtsverfahren auf die Begleichung der Schuld verklagen. Hier besteht für den Kläger ein Risiko durch hohe Gebühren. Hat die Klage Erfolg, können diese Kosten auf den Schuldner abgewälzt werden. Es besteht allerdings die Möglichkeit, dass die Kläger auf ihren Kosten sitzen bleiben, weil die Klage abgewiesen wird oder der Schuldner nicht in der Lage ist, die Ausstände zu bezahlen.

Wie vermeidet man einen möglichen Mahnprozess von Anfang an?

Ein Mahnprozess kann gerade kleineren Unternehmen viele Probleme bereiten. Liquiditätsengpässe, die oft Folge zurückgehaltener Rechnungszahlungen sind, können sogar unter Umständen die Existenz eines Unternehmens bedrohen.

Das Factoring von RECHNUNG.de ermöglicht eine sichere und unkomplizierte Vorfinanzierung Ihrer offenen Rechnung. Ab einer Gebühr von 0,5% können Sie die Forderungen Ihrer Rechnungen an uns abtreten und erhalten dann die Rechnungssumme innerhalb von 24 Stunden. Sollte Ihr Kunde anschließend die Zahlung verweigern, kümmern wir uns um den Mahnprozess. Somit können Sie sich voll und ganz auf Ihr operatives Geschäft konzentrieren.