Mahnung & Inkasso

Was ist eine Mahnung

Wenn ein Gläubiger an seinen Schuldner die Aufforderung richtet, eine geschuldete und fällige Leistung zu erbringen, bezeichnen wir das als Mahnung. Juristisch betrachtet ist die Mahnung in der Regel erforderlich, damit der Schuldner nach § 286 Abs. 1 Satz 1 BGB in Verzug gerät. Der Verzug tritt allerdings auch ohne Mahnung ein, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Findet die Mahnung bezüglich einer Entgeltforderung statt, sprechen wir von einer Zahlungserinnerung.

Das Entgelt ist dabei die im Vertrag festgelegte Gegenleistung. Leistung und Gegenleistung stehen in einem Gegenseitigkeitsverhältnis zueinander. Haben Sie die Leistung Ihrerseits erbracht, eine Gegenleistung aber noch nicht erhalten, besteht die Möglichkeit zur Mahnung.

Tatsächlich ist die Mahnung dafür konzipiert, den Schuldner zu schützen. Denn sie bietet ihm die Möglichkeit, die mit dem Verzug zusammenhängenden negativen Folgen noch abzuwenden. Die Mahnung erfolgt dabei einseitig durch den Gläubiger und der Schuldner muss sie empfangen haben, damit sie wirksam ist.

Ab wann kann ich mahnen?

Wenn Sie die Leistung bereits erbracht oder die Ware geliefert haben, können Sie mahnen, wenn der Schuldner das Zahlungsziel nicht einhält. Dieses geben Sie auf der Rechnung an und es beträgt in der Regel 14 Tage. Statt eines Zeitraums können Sie in der Rechnung auch einen Zeitpunkt angeben. Für die Wirksamkeit ist es wichtig, dass die Mahnung tatsächlich erst nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt.

Wie schreibt man eine Mahnung?

Das Verfassen einer Mahnung erfolgt in schriftlicher Form. Es ist nicht erforderlich, diese als Brief zu verschicken. Eine E-Mail und damit der elektronische Versand ist ebenfalls zulässig.

Die Mahnung ist mit einer gewissen Formlosigkeit verbunden. Und dafür gibt es einen bestimmten Grund. Haben Sie in der Rechnung ausdrücklich auf das Zahlungsziel bzw. die Zahlungsfrist hingewiesen, müssen Sie eigentlich gar nicht mahnen. Das gilt für Privatkunden. Gewerbekunden geraten sogar ohne Hinweis in Verzug.

Bei der Mahnung handelt es sich damit um eine Art Service gegenüber Ihren Kunden. Da Sie nicht verpflichtet sind, eine Mahnung zu schreiben und im Prinzip gleich mit dem Mahnverfahren beginnen könnten, sind an die Mahnung auch keine besonderen formalen Vorgaben geknüpft. Es bleibt also Ihnen überlassen, ob Sie einen Brief, ein Einschreiben oder eine E-Mail schicken und wie Sie das Schreiben verfassen.

Wichtig ist es, die Mahnung höflich zu formulieren. Denn es ist Ihr Ziel, den Kunden doch noch zur Zahlung zu bewegen und damit ein gerichtliches Mahnverfahren und die damit zusammenhängenden Kosten überflüssig zu machen. Geben Sie an, auf welche Rechnung Sie sich beziehen und um welchen Rechnungsbetrag es geht. Schreiben Sie auch, auf welches Konto die Einzahlung erfolgen soll.

Wie ist der Ablauf des Mahnverfahrens?

Es sind in der Praxis mit dem außergerichtlichen und dem gerichtlichen Mahnverfahren zwei Arten zu unterscheiden. Beim außergerichtlichen Mahnverfahren schicken Sie dem Schuldner eine oder mehrere Mahnungen zu. Hierbei handelt es sich um Aufforderungen, die geschuldete Gegenleistung doch noch zu erbringen.

Diese Mahnungen können in der Praxis die Form eines dreistufigen Mahnsystems annehmen. Es greift, sobald Sie eine Rechnung ausgestellt haben und der Zahlungsverzug eintritt. Sie können nun zum Beispiel in drei Stufen die Mahnungen durchführen:

• Stufe 1: Sie fordern schriftlich zur Zahlung auf und verlangen noch keine Mahngebühr.
• Stufe 2: Es erfolgt eine erneute Aufforderung, dieses Mal mit Mahngebühren und Verzugszinsen.
• Stufe 3: Sie drohen ein gerichtliches Mahnverfahren an.

Was sollte man vor dem Mahnen tun?

Überlegen Sie sich vor dem Mahnen, was zum Zahlungsausfall geführt haben könnte. Eventuell hat Ihr Kunde die Zahlung einfach vergessen. Möglich ist auch, dass er die Rechnung von Ihnen überhaupt nicht erhalten hat. Das sollten Sie vorher genau überprüfen. Sehen Sie sich auch an, ob das Zahlungsverhalten zur bisherigen Zahlungsmoral des Kunden passt.

Denken Sie daran, dass es sich beim betroffenen Schuldner um einen Ihrer Kunden handelt. Mit der Mahnung räumen Sie ihm die Möglichkeit ein, den Rechnungsbetrag doch noch zu begleichen. Daher sollten Sie einen gemäßigten Ton wählen und dem Schuldner verdeutlich, dass Sie auf seiner Seite stehen. Schließlich möchten Sie nach Möglichkeit keinen Kunden verlieren.

Zinsen und Gebühren

Das Erstellen und Zusenden von Mahnungen ist für den Gläubiger mit gewissen Kosten verbunden. Der Gesetzgeber räumt Ihnen daher die Möglichkeit ein, dem Schuldner Mahnkosten in Rechnung zu stellen und darüber hinaus Verzugszinsen zu verlangen. Allerdings existiert in Deutschland keine gesetzliche Regelung bezüglich der Höhe der Mahnkosten.

Verzugskosten dürfen Sie bereits ab der ersten Mahnung in Rechnung stellen. Sie können selbst festlegen, wie viel Sie berechnen möchten. Bis zu fünf Euro sind in Deutschland pro Mahnung üblich. Hinzu kommen die Verzugszinsen. Diese richten sich nach dem Basiszinssatz der Bundesbank, den diese jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres neu festlegt. Der Verzugszinssatz bildet sich aus dem Basiszinssatz plus fünf Prozentpunkte (§ 288 Absatz 1 Satz 2 BGB).

Hierbei handelt es sich um die Verzugszinsen, die Sie maximal verlangen dürfen. Sie können auch einen geringeren Zinssatz festlegen. In vielen Fällen möchten Sie Ihren Kunden vermutlich nicht zu sehr bestrafen und könnten sich daher bewusst für einen niedrigeren als den maximal zulässigen Verzugszinssatz entscheiden.

Berechnung Verzugszinssatz: Aktuell liegt der Basiszinssatz der Bundesbank bei -0,88 Prozent (Stand: Juli 2022). Rechnen Sie fünf Prozentpunkte hinzu, landen Sie bei einem maximalen Verzugszinssatz von 4,12 Prozent.

Beachten Sie, dass es sich bei den Verzugszinsen um einen Jahreszinssatz handelt. Das bedeutet, dass eine Umrechnung des Zinssatzes auf die tatsächliche Verzugsdauer erfolgen muss. Die Berechnung basiert immer auf dem ausstehenden Rechnungsbetrag und der Anzahl der Tage ohne Zahlungseingang (Verzugstage).

Gerichtliches Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren ist in Deutschland in den §§ 688 ff. ZPO geregelt. Ziel ist es, dem Gläubiger einen Vollstreckungstitel zu verschaffen. Damit unterscheidet sich das gerichtliche Mahnverfahren von den außergerichtlichen Mahnungen, wie sie zum Beispiel das Unternehmen selbst, ein Inkassobüro oder ein Rechtsanwalt vornimmt.

Im Folgenden sind die einzelnen Schritte des gerichtlichen Mahnverfahrens kurz skizziert:

• Antragstellung: Mit einem schriftlichen Antrag gegenüber dem Mahngericht leiten Sie das Mahnverfahren ein. Dazu können Sie zum Beispiel einen Vordruck verwenden oder sich für einen Online-Mahnantrag entscheiden.
• Mahnbescheid: Es folgt eine Prüfung des eingereichten Antrags durch das Gericht. Diese bezieht sich nur auf formelle Fehler. Sollten Fehler vorhanden sein, fordert das Gericht zur Ergänzung oder Korrektur des Antrags auf. Ansonsten erlässt das Gericht einen Mahnbescheid und informiert den Antragsteller über dessen Zustellung.
• Widerspruch: Der Antragsgegner hat nun die Möglichkeit, gegen den Mahnbescheid Widerspruch zu erheben. Dafür hat er zwei Wochen Zeit.
• Vollstreckungsbescheid: Der Kläger kann jetzt den Erlass eines Vollstreckungsbescheids beantragen, wenn der Antragsgegner nicht reagiert. Das ist jedoch erst nach Ablauf der zweiwöchigen Widerspruchsfrist möglich. Danach erlässt das Gericht den gewünschten Vollstreckungsbescheid.
• Zwangsvollstreckung: Die Zwangsvollstreckung erfolgt zum Beispiel in Form einer Pfändung. Grundlage dafür bildet der Vollstreckungsbescheid, bei dem es sich um einen Vollstreckungstitel nach § 794 Abs. 1 Nr. 4 ZPO handelt.

Wichtiges im Überblick

Welche Schritte sollten Unternehmen einleiten, wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt?

Bleibt eine persönliche Kontaktaufnahme erfolglos, sollten Sie nach dem Versenden einer Zahlungsaufforderung das Mahnverfahren einleiten oder den Vorgang an ein Inkassounternehmen übergeben.

Wie kann ein Betrieb säumige Zahlungen vermeiden?

Nutzen Sie ein effizientes Forderungsmanagement und prüfen Geschäftsbeziehungen bereits im Vorfeld. Bieten Sie verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an oder übergeben das Forderungsmanagement an ein externes Unternehmen.

Nehmen Sie Kontakt mit dem Kunden auf

Vielleicht ist die Rechnung bei der alltäglichen Büroarbeit einfach verloren gegangen oder in Vergessenheit geraten. Idealerweise rufen Sie Ihren Kunden also zunächst einmal an, um an die Zahlung der offenen Rechnung zu erinnern. Erkundigen Sie sich, ob das Dokument überhaupt angekommen ist. Im besten Fall überweist der Schuldner den ausstehenden Betrag nun sofort und das Problem hat sich erledigt.

Vielleicht hat der Auftraggeber Mängel an der Rechnung entdeckt und zahlt aus diesem Grund nicht. Versuchen Sie, das Problem zu klären, nehmen unter Umständen eine Änderung des Dokuments vor und der Kunde bezahlt.

Sind finanzielle Probleme der Grund, warum der Kunde die Rechnung nicht zahlt, können Sie sich entgegenkommend zeigen und mit einem Zahlungsaufschub oder einer Ratenvereinbarung unterstützen und so den ausstehenden Betrag doch noch erhalten.

Versende Sie eine Zahlungserinnerung

Wenn der Kunde auch nach einer persönlichen Kontaktaufnahme weiterhin nicht bezahlt, sollten Sie den Rechtsweg wählen. Versenden Sie eine schriftliche Zahlungserinnerung oder Mahnung. Entscheidend ist, eine Frist für die Begleichung der Forderung zu setzen.

Führt auch das nicht zum Ziel, sollte der Kunde eine Mahnung im freundlichen, aber bestimmten Ton erhalten. Folgende Angaben sind erforderlich:

• Rechnnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Ausstehende Rechnungssumme
• Bankverbindung
• Hinweis auf den Zahlungsverzug
• Ursprüngliches Zahlungsziel
• Neues Zahlungsziel

Auch wenn es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, setzen viele Unternehmen auf ein dreistufiges Mahnverfahren, das aus einer Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen besteht, bevor weitere Schritte eingeleitet werden. Das zweite Mahnschreiben ist in der Regel deutlich schärfer formuliert.

Geben Sie die Forderung an ein Inkassounternehmen

Bleibt die Rechnung weiterhin unbezahlt, können Sie selbst ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben. Sie haben die Möglichkeit, das Inkassounternehmen mit dem Einzug der Forderung zu beauftragen. Alternativ treten Sie die Forderung an das Unternehmen ab. In diesem Fall wechselt der Gläubiger und die Forderung wird im Namen des neuen Unternehmens eingetrieben. Als letzte Möglichkeit verkaufen Sie die Forderung zum Inkasso und profitieren damit von sofortiger Liquidität.

Leiten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren ein

Wenn Sie die Forderung nicht zum Inkasso weitergeben, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Legen Sie das Vorhaben entweder in die Hände eines Anwalts oder stellen den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids. Der Schuldner erhält den Bescheid per Post vom Gericht. Den Mahnantrag erhalten Sie als Formular im Schreibwarenladen, oder füllen den Antrag direkt online aus.

Nach Zugang des Mahnbescheids zahlt der Schuldner, legt Widerspruch ein oder lässt die Frist verstreichen. In diesem Fall beantragen Sie einen Vollstreckungsbescheid und leiten danach die Zwangsvollstreckung ein, sofern die Zahlung weiterhin ausbleibt.

Wann ist der Kunde im Zahlungsverzug?

Nach den Regelungen des BGB § 286 sind folgende Bedingungen für einen Zahlungsverzug zu erfüllen:

• Verzug durch Mahnung: Der Gläubiger hat eine Zahlungserinnerung oder Mahnung versandt. Der Verzug beginnt mit der Zustellung der Mahnung, die Sie aus Beweisgründen am besten per Einschreiben Rückschein verschicken.
• Verzug ohne Mahnung: Der Verzug tritt ein, wenn das Datum, bis zu dem die Rechnung beglichen werden sollte verstrichen ist. Der Zahlungsverzug beginnt am Tag nach der Zahlungsfrist.
• Gesetzlich geregelter Zahlungsverzug: Seit Fälligkeit oder Zugang der Rechnung sind 30 Tage vergangen (Verbraucher müssen in der Rechnung darauf hingewiesen werden, dass nach dieser Frist ein Zahlungsverzug eintritt).

Kunde zahlt Rechnung nicht: So können Sie Zahlungsausfällen vorbeugen

Häufen sich die Zahlungsausfälle, mindert das die Liquidität Ihres Unternehmens. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, säumige Zahler zu vermeiden:

• Stellen Sie Rechnung möglichst zeitnah
• Prüfen Sie Kunden, bevor Sie einen Auftrag annehmen
• Bieten Sie verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an
• Vereinbaren Sie Skonti bei schneller Zahlung
• Effizientes Forderungsmanagement

Wichtig ist vor alle eine sauberes Forderungsmanagement, bei dem Sie im innerbetrieblichen Rechnungswesen alle Zahlungen genau beobachten. Können oder wollen Sie die Buchhaltung nicht im eigenen Unternehmen durchführen, lohnt es sich, das Forderungsmanagement an einen darauf spezialisierten Anbieter auszulagern.

Darüber hinaus können Sie Factoring nutzen und Ihre offenen Forderungen an ein entsprechendes Unternehmen verkaufen. Sie profitieren damit von sofortiger Liquidität und müssen sich um den Einzug der Forderung nicht kümmern, was die Buchhaltung deutlich entlastet. Das Risiko für den Zahlungsausfall liegt beim Factorer.

Wie kann ein Unternehmen Zahlungsausfälle minimieren?

Setzen Sie mit dem Forderungsmanagement nicht erst an, wenn der Kunde nicht zahlt, sondern steuern durch gezielte Maßnahme schon vorher gegen ausbleibende Zahlungen an. Das gelingt etwa durch eine vorherige Bonitätsprüfung oder die Vereinbarung von Teilzahlungen.

Wie lässt sich das Forderungsmanagement vereinfachen?

Gerade in kleineren Unternehmen bindet das Forderungsmanagement Personalkapazitäten. Sinnvoll kann in diesen Fällen die Auslagerung an einen externen Dienstleister oder das Factoring sein.

Was ist Forderungsmanagement?

Beim Forderungsmanagement handelt es sich um die Verwaltung offener Forderungen vom Entstehen der Forderung bis zum Zahlungseingang. Das Debitorenmanagement erfolgt entweder im Unternehmen selbst oder wird von einem externen Dienstleister übernommen. Ziel eines effizienten Forderungsmanagements ist, Ihren Betrieb vor ausfallenden Zahlungen zu schützen und die Liquidität zu sichern.

Die Aufgaben des Forderungsmanagements im Überblick:

• Rechnungsstellung
• Bonitätsprüfung der Schuldner
• Vertragsgestaltung mit Zahlungsvereinbarungen
• Debitorenbuchhaltung
• Zahlungsabwicklung
• Organisation offener Zahlungen
• Versand von Zahlungserinnerungen
• Mahnwesen, evtl. Beauftragung eines Inkassodienstleisters

Warum ist Forderungsmanagement wichtig?

Für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb benötigt ein Unternehmen Liquidität. Zahlen Ihre Kunden Rechnungen zu spät oder gar nicht, fehlen Ihnen die finanziellen Mittel, eigene Verbindlichkeiten zu begleichen. Gerade wenn die Geschäfte nicht in bar, sondern per Überweisung abgewickelt werden, ist das Forderungsmanagement wichtig. Zahlungsausfälle können auf Dauer die Finanzkraft erheblich schwächen und im schlimmsten Fall zu einer finanziellen Schieflage führen. Ein effizientes Debitorenmanagement, mit dem Sie die Zahlungsströme im Unternehmen möglichst zielgerichtet steuern ist daher sehr zu empfehlen.

Wie läuft das Forderungsmanagement ab?

Zahlt der Kunde seine Rechnung nicht fristgerecht, wird im Forderungsmanagement des Unternehmens ein entsprechender Prozess in Gang gesetzt:

• Feststellung eines Zahlungsverzugs
• Versand einer Zahlungserinnerung mit Fristsetzung
• Üblich sind bis zu drei Mahnungen, wobei dazu keine gesetzliche Verpflichtung besteht
• Androhung weiterer Schritte im letzten Mahnschreiben
• Eventuelle Übergabe an einen Inkassodienstleister oder Einschaltung eines Rechtsanwalts
• Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Wenn ein Kunde nicht zahlt, können Sie in Ihrem Forderungsmanagement entweder selbst das Mahnverfahren einleiten, oder ein Inkassounternehmen beauftragen. Einer der Vorteile dieser Dienstleister ist die Erfahrung, die auf dem Gebiet des Mahnwesens besteht. Für Sie als Auftraggeber ist die Inanspruchnahme des Inkassounternehmens in der Regel günstig, da diese Dienstleister erfolgsabhängig arbeiten. Gelingt es nicht, die Forderung einzutreiben, entstehen Ihnen keine Kosten. Die Unternehmen versuchen, die offene Rechnung einzutreiben, ohne dass die Forderung gerichtlich durchgesetzt werden muss.

Wichtige Kennzahlen für Ihr Forderungsmanagement

Idealerweise behalten Sie verschiedene Kennzahlen im Blick, um zu prüfen, ob das Forderungsmanagement im Unternehmen effizient ist:

• Besonders wichtig bei Ihrem Forderungsmanagement ist die regelmäßige Bewertung der Forderungen. Spätestens zum Ende des Geschäftsjahres sind die Außenstände in einwandfreie, zweifelhaft und uneinbringliche Forderungen aufgeteilt werden. Idealerweise prüfen Sie den Anteil überfälliger Forderungen nicht nur zum Ende des Jahres, sondern in Abständen, um sich ein Bild von der Situation zu machen.
• Auch die Länge der Debitorenlaufzeit spielt beim Forderungsmanagement eine Rolle. Dazu ermitteln Sie, wie lange es dauert, bis Schuldner die Rechnung begleichen. Die Berechnung erfolgt wie folgt: Durchschnittliche Forderungen / durch Umsatzerlöse + Mehrwertsteuer * 360 = Debitorenlaufzeit in Tagen Im besten Fall entspricht die Debitorenlaufzeit dem eingeräumten Zahlungsziel. Das zeigt Ihnen, dass Ihre Kunden pünktlich zahlen.
• Berechnen Sie für Ihr Forderungsmanagement das Verhältnis von ausgefallenen Forderungen zu Ihrem Gesamtumsatz. Sehr gut ist eine besonders geringe Ausfallquote. Für eine genaue Einordnung sollten Sie die Kennzahl mit anderen Unternehmen der Branche vergleichen.
• Wichtig ist zudem die Umschlaghäufigkeit der Forderungen, hier zeigt sich das Verhältnis zwischen den Umsatzerlösen und den Forderungen. Je höher diese Kennzahl, desto schneller werden offene Rechnungen beglichen und fließen als Liquidität ins Unternehmen. Eine hohe Umschlaghäufigkeit ist also sehr positiv zu bewerten.

Wie können Zahlungsausfälle verhindert werden?

Im besten Fall lassen Sie es gar nicht zu Zahlungsausfällen kommen, sondern setzen mit Ihrem Forderungsmanagement schon früher an. Gehen Sie auf Kundenwünsche ein, vereinbaren Teilzahlungen, wenn der Rechnungsbetrag für eine Einmalzahlung zu hoch ist. Auf diese Weise vermeiden Sie einen kompletten Zahlungsausfall und zeigen sich dem Kunden gegenüber entgegenkommend. Darüber hinaus gibt es weitere Möglichkeiten, säumige Zahlungen zu vermeiden:

• Angebot verschiedener Zahlungsmodalitäten, evtl. auch Skonto bei Sofortzahlung
• Bei Neukunden, die Ihnen nicht bekannt sind, Vorkasse vereinbaren
• Anzahlungen ab einem bestimmten Rechnungswert vereinbaren
• Bisherige Erfahrungen mit dem Kunden prüfen, hat ein Schuldner bisher immer erst nach Mahnung bezahlt, könnten Sie eine andere Zahlungsweise wie Vorkasse vereinbaren
• Nennen Sie in der Rechnung ein genaues Fälligkeitsdatum und keine Frist wie 7 oder 14 Tage. So hat der Schuldner das konkrete Zahlungsdatum besser im Blick.

Auch bei Ihrem internen Forderungsmanagement haben Sie verschiedene Optionen, ausfallende Zahlungen zu verhindern:

• Bonitätsprüfung des Kunden: Bevor Sie eine Geschäftsbeziehung eingehen, ist es ratsam, die Bonität des Kunden zu überprüfen. Insbesondere bei hohen Auftragssummen lohnt es sich, die Zahlungsfähigkeit zu prüfen und eine Auskunft über den Geschäftspartner einzuholen.
• Debitorenbuchhaltung: Gestalten Sie Ihre Buchhaltung so, dass Ihnen offene Forderungen direkt angezeigt werden und Sie sofort einschreiten können, wenn es zu einem Verzug kommt. Prüfen Sie dazu auch regelmäßig, ob Zahlungen wie vereinbart bei Ihnen eingegangen sind.
• Factoring: Indem Sie die Forderung verkaufen, vermeiden Sie das Risiko von Zahlungsausfällen. Beim Factoring erhalten Sie vom Factoringunternehmen den Gegenwert Ihrer Forderung abzüglich der entstehenden Gebühren. Das Risiko, dass die Rechnung nicht, zu spät oder nur teilweise bezahlt wird, geht auf den Dienstleister über. Sie sind direkt liquide und müssen nicht auf den Eingang des Rechnungsbetrages warten. Gleichzeitig reduzieren Sie den bürokratischen Aufwand, da die Zahlungsüberwachung entfällt und Sie sich nicht mehr um das Mahnwesen kümmern müssen.
• Kreditversicherung: Mit Abschluss einer Kreditversicherung schützen Sie Ihr Unternehmen vor Forderungsausfällen. Wird ein Geschäftspartner zahlungsunfähig oder die Rechnung bleibt aus anderen Gründen unbezahlt, greift der Versicherungsschutz. In der Regel übernimmt der Versicherer auch eine regelmäßige Bonitätsüberprüfung der Kunden, sodass Sie genau wissen, mit wem Sie ein Geschäft eingehen.

Internes oder externes Forderungsmanagement?

Sie können das Forderungsmanagement entweder im Unternehmen selbst durchführen oder an einen externen Dienstleister auslagern. Kümmern Sie sich selbst um das Forderungsmanagement und die Überwachung der Zahlungen ist eine effiziente Buchhaltungssoftware zu empfehlen, die Sie bei den Aufgaben entlastet. Behalten Sie offene Forderungen und eigene Verbindlichkeiten stets genau im Blick, so dass Ihr Unternehmen zu jeder Zeit über ausreichende finanzielle Mittel verfügt. Beim internen Forderungsmanagement sollten Sie das Mahnwesen klar strukturieren, um direkt reagieren zu können. Sollte es zu einem Mahnverfahren kommen, können Sie den Mahnbescheid auch problemlos ohne anwaltliche Unterstützung anfordern.

Entscheiden Sie sich für ein externes Debitorenmanagement, übergeben Sie die Arbeiten einem Dienstleister, der sich um alles kümmert. Welche Leistungen Sie outsourcen, ob Sie die Forderungen direkt verkaufen oder nur das Forderungsmanagement delegieren, hängt vom Vertrag mit dem Dienstleister ab.

Dieses Problem kennt wahrscheinlich jeder Selbstständige: Die meisten Kunden zahlen fristgerecht, doch einige kommen in Zahlungsverzug oder bleiben den Rechnungsbetrag sogar dauerhaft schuldig. Gründe für die ausbleibende Zahlungsbereitschaft können vielseitig sein. Den Schaden trägt jedoch allein der Rechnungssteller. Fest steht nur, dass die ausbleibenden Zahlungen vor allem kleinere Unternehmen und Freiberufler in finanzielle Engpässe – bis hin zur Insolvenz – führen können.

Mahnung versenden

Zahlt der Kunde nicht fristgerecht, können zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung oder ein persönliches Telefonat Abhilfe bringen. Möglicherweise hat der Kunde die Bezahlung schlicht vergessen. In diesem Schritt sollten Sie noch keine Säumnisgebühren einfordern, schließlich wollen Sie die Kundenbeziehung nicht gefährden. Anders sieht die Sache aus, wenn auch anschließend kein Zahlungseingang festgestellt wird.

Bleibt nach der freundlichen Aufforderung die fällige Zahlung weiterhin aus, ist das Versenden einer ersten Mahnung sinnvoll. Rechtlich gesehen gilt bereits die Erinnerung als Mahnung, denn bereits durch sie gerät der Kunde in Zahlungsverzug. Das ist eine Voraussetzung dafür, dass der Unternehmer Verzugszinsen berechnen oder weitere rechtliche Schritte einleiten kann.

Bei weiterer Nichtzahlung haben Sie die Möglichkeit, eine zweite und eine dritte Mahnung mit jeweils höheren Mahngebühren zu versenden. Auch können Sie den Kunden mit dem Versenden der Mahnung informieren, dass bei weiterem Ausbleiben der Zahlung ein Rechtsanwalt konsultiert werden kann.

Mahngebühren helfen oftmals bei der Zahlungsbereitschaft

Genaue Vorgaben für Mahngebühren gibt es nicht. Die Mahngebühren sollten dennoch angemessen sein und den Zusatzaufwand, den das Unternehmen durch die Versendung der Mahnungen hat, widerspiegeln. Kosten für Briefpapier, Umschläge und das Porto sollten Grundlage dieser Berechnung sein. Allgemein geht man von einer Gebühr von 2,50 Euro pro Mahnung aus. In der steigenden Wertigkeit wird auch die Dringlichkeit der Forderungen ausgedrückt. Zudem ermutigen steigende Kosten die Schuldner in einigen Fällen, schnell zu zahlen, um weitere Gebühren zu vermeiden.

Alteingesessene Selbstständige werden das Problem der verpassten Zahlungsziele ihrer Kunden nur zu gut kennen und bereits einen geübten Umgang mit diesen gefunden haben. Doch besonders zu Beginn der Selbstständigkeit sind viele Gewerbetreibende, Freiberufler und Unternehmer verunsichert: Müssen sie nun eine Zahlungserinnerung oder gleich eine Mahnung verschicken?

Was sind die Unterschiede zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Rechtlich gesehen hat eine Zahlungserinnerung dieselbe Funktion wie eine Mahnung. Bleibt die Zahlung von Geschäftskunden 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung aus, geraten diese ganz ohne Mahnung in Verzug. Privatkunden dagegen kommen nur dann automatisch in Verzug, wenn auf der Rechnung ausdrücklich auf die 30-Tages-Frist und den drohenden Zahlungsverzug hingewiesen wurde.

Der wesentliche Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung liegt daher nur in der Bezeichnung der Nachricht. Eine Zahlungserinnerung wird in der Regel nur der Höflichkeit halber entsprechend betitelt. Rechtlich gesehen erfüllen Sie jedoch beide dieselbe Funktion.

Welche Angaben müssen in einer rechtlich gültigen Mahnung oder Zahlungserinnerung enthalten sein?

Weder für die Mahnung noch die Zahlungserinnerung gibt es einen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbau und damit auch keine Pflichtangaben. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass das Schreiben nicht zu freundlich formuliert ist und folgende Elemente enthält:

• Rechnungsnummer und datum
• Rechnungssumme
• Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung
• Name und Anschrift des Empfängers und Absenders
• Eindeutige Aufforderung zur Begleichung des offenen Betrags mit neuem Zahlungsziel
• Gegebenenfalls Verzugszinsen und Mahngebühren

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten an eine Zahlung zu erinnern oder zu mahnen sowie zu einem gestuften Mahnverfahren, finden Sie auch in diesem Beitrag.

Wie erstelle ich eine korrekte Mahnung oder Zahlungserinnerung?

Korrekte Mahnungen erstellt man heutzutage ganz einfach online. Alles an einem Ort – über Templates für Rechnungen und Mahnungen bis hin zur direkten Anbindung des Inkassos. Unser Tipp: Gehen Sie auf Nummer sicher und sparen Sie sich den nervigen Mahnprozess, indem Sie Ihre Rechnungen bereits bei der Erstellung mit RECHNUNG.de vorfinanzieren.

Und so funktioniert es:

1. Registrieren Sie sich auf: www.rechnung.de.

2. Schreiben Sie wie gewohnt Ihre Rechnung.

3. Sobald eine Rechnung überfällig ist, werden Sie informiert.

4. Wählen Sie links im Menü den Punkt „Mahnungen“ aus.

5. Alle relevanten Daten sind bereits vorausgefüllt. Gegebenenfalls können Sie an dieser Stelle Ergänzungen vornehmen.

6. Bestätigen und senden Sie die Mahnung an Ihren Kunden – fertig.

Insbesondere Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist eine fristgerechte Zahlung ihrer Forderungen besonders wichtig. Um dies zu erreichen, sollte man auf ein strukturiertes Mahnwesen setzen, welches im Falle einer Zahlungsverzögerung greift. Dies besteht für viele Unternehmen aus mehreren Zahlungserinnerungen und Mahnungen, bis ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird.

Strukturiertes Mahnwesen als Schutz gegen Zahlungsausfall

Ein Schuldner ist grundsätzlich dann im Verzug, wenn er die festgelegte Zahlungsfrist einer Rechnung nicht einhält. Wie diese festgelegt wird, ist reine Verhandlungssache. Während einige Unternehmen auf zügige Zahlungen innerhalb weniger Wochen bestehen, ist es in manchen Branchen auch üblich, Zahlungsziele von mehreren Monaten festzulegen. Wurde keine Zahlungsfrist festgelegt, gilt laut §286 BGB, dass ein Kunde 30 Tage nach dem Erhalt einer Rechnung in Verzug gerät.

Das Mahnwesen beginnt also dann, wenn eine Rechnung überfällig ist. Dies kann über selbst versendete Mahnungen oder direkt über ein gerichtliches Mahnverfahren erfolgen. Viele Unternehmer bevorzugen aber ein gestuftes Verfahren, um ihre Kunden möglichst effizient zu einer Zahlung zu bewegen und um nicht auf den Kosten der Rechtsverfolgung sitzen zu bleiben.

Ablauf eines gestuften Mahnprozesses

Sobald das Zahlungsziel einer Rechnung überschritten ist, kann der Rechnungsstellende ein Mahnverfahren einleiten. In den meisten Fällen werden Zahlungsziele aber schlicht weg vergessen und nicht mutwillig missachtet.

1. Den Dialog suchen

Oft ist es ratsam, am Fälligkeitsdatum der Rechnung einmal telefonisch beim Kunden nachzufragen, ob die Rechnung bereits beglichen wurde. Vielleicht gab es ein buchhalterisches oder kommunikatives Problem, welches einer Zahlung im Weg stand? Eventuell wurde das Rechnungsdatum einfach falsch interpretiert? Es gibt viele Gründe, warum die Zahlungen eines Kunden ausbleiben können. Unser Tipp: Beginnen Sie Ihren Mahnprozess mit einer freundlichen Nachfrage. Diese sorgt in vielen Fällen schon für eine direkte Zahlung.

2. Zahlungserinnerungen

Wurde die Rechnung dennoch nicht bezahlt, sollte eine förmliche, aber bestimmte Zahlungserinnerung folgen. Diese kann einige Tage nach der telefonischen Nachfrage auf postalischem oder digitalem Weg übermittelt werden. Hier ist es besonders wichtig, dem Kunden klar zu vermitteln, dass eine umgehende Zahlung die letzte Chance ist, einen Mahnungsaufschlag zu vermeiden. Daher sollte eine Zahlungserinnerung ein letztes Zahlungsziel von wenigen Tagen beinhalten.

3. Die erste Mahnung

Die erste Mahnung sollte noch einmal über die Forderung informieren und zur unmittelbaren Zahlung auffordern. Ab der zweiten Zahlungsaufforderung dürfen Mahngebühren veranschlagt werden. Diese dürfen jedoch nur den real entstandenen Kosten entsprechen. In der Praxis spricht man also nur von geringen Eurobeträgen, die für die Zustellkosten, das Briefpapier und den Brief angefallen sind.

4. Die zweite Mahnung

Stellt sich ein Kunde immer noch quer und verweigert eine Zahlung, lässt sich eine zweite Mahnung ausstellen. Falls keine dritte Mahnung mehr folgen wird, gilt es dabei den Kunden in Kenntnis zu setzen, dass ab sofort rechtliche Schritte unternommen werden.

5. Die dritte Mahnung

Grundsätzlich ist kein Unternehmer dazu verpflichtet selbst Mahnungen oder Zahlungserinnerungen auszustellen. Alle Zahlungsaufforderungen nach der Fälligkeit einer Rechnung sind reine Kulanz. Wir empfehlen daher spätestens ab der dritten Mahnung rechtliche Schritte einzuleiten.

6. Gerichtliches Mahnverfahren oder Weitergabe an ein Inkasso-Büro

Wenn ein Kunde auch nach mehreren Zahlungsaufforderungen nicht zahlt, führt kein Weg an ernsthaften Konsequenzen vorbei. Wir empfehlen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder Inkasso in Anspruch zu nehmen.

Unter welchen Bedingungen darf gemahnt werden?

Eine Voraussetzung für Mahnprozesse ist, dass die Rechnung über alle rechtlichen Anforderungen verfügt. Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihre Rechnung korrekt ist? Dann finden Sie hier unseren Leitfaden zur Rechnungserstellung. Außerdem können Sie für die nächste Rechnung unseren kostenfreien Factoring als lohnender Schutz gegen Zahlungsausfälle

Die Sorgen um ein gestuftes Mahnverfahren nimmt Ihnen RECHNUNG.de ab. Mit RECHNUNG.de können Sie Ihre Forderungen ab einer Gebühr von 0,5% des Rechnungsbetrags vorfinanzieren lassen. Sie erhalten Ihr Geld innerhalb von 24 Stunden nach Bestätigung der Forderung durch den Rechnungsempfänger und das Risiko, dass Ihr Auftraggeber nicht oder zu spät zahlt, übernimmt RECHNUNG.de.

In unserem Ratgeber „Was tun, wenn die Zahlung ausbleibt?“ haben wir zusammengefasst, wie Unternehmer mit akutem Zahlungsverzug umgehen sollten. Dabei wurde deutlich, wie aufwändig und teuer rechtliche Schritte sein können. Daher sollten Sie Ihre Ressourcen auf die Vermeidung von Zahlungsausfällen fokussieren.

Wie lassen sich Zahlungsausfälle vorbeugen?

Einen Großteil aller Zahlungsausfälle können Unternehmer bereits im Vorfeld verhindern. In erster Linie entstehen diese durch finanzielle Probleme oder Unzufriedenheit. Folgende Schritte gilt es im Vorfeld einer Zusammenarbeit mit einem Kunden zu beachten:

1. Bonitätsauskunft

Zu einer professionellen Zusammenarbeit gehört, sich nach der Zahlungsfähigkeit des Kunden zu erkundigen, bevor Leistungen ausgetauscht werden. Die Handelskammer Hamburg empfiehlt dazu in erster Linie eine Einsicht in das Handelsregister und in das Schuldnerverzeichnis des Amtsgerichts. Diese Auskünfte sind kostenfrei und lassen sich auch ohne Einverständnis des Geschäftspartners durchführen. Geht es um besonders große Projekte, macht auch eine Bonitätsauskunft bei der Schufa Sinn. Dazu sollten Sie Ihren Kunden bitten, eine Selbstauskunft vorzuzeigen.

2. Vorkasse oder direkte Zahlungen

Mithilfe von Sofortzahlungen und Vorkasse lassen sich Zahlungsausfälle vermeiden. Diese können branchenübergreifend angeboten werden und stellen sicher, dass Sie Ihre Zahlung erhalten. Mit Skonti und anderen Rabatten können Sie diese Zahlungsmöglichkeiten für Ihre Kunden attraktiver machen.

3. Rechnungen zeitnah stellen

Rechnungen sollten unmittelbar nach dem Erbringen einer Dienstleistung gestellt werden, um eine möglichst direkte Zahlung des Kunden zu erzielen. Das rechtliche Zahlungsziel von 30 Tagen können Sie mit passenden AGBs oder einer kurzen Bestätigung des Kunden verkürzen. Ein Zahlungsziel von 14 Tagen bietet dem Kunden mehr als genug Zeit, um eine Überweisung durchzuführen. Dafür lassen sich Versäumnisse aber deutlich früher adressieren.

4. Bauchgefühl beachten

Das Bauchgefühl des Menschen entscheidet oft über dessen Erfolg oder Misserfolg. Falls Ihnen ein Kunde dubios vorkommt oder Sie finanzielle Schwierigkeiten erahnen, sollten Sie dies ernst nehmen. In solchen Fällen macht es oft Sinn, eine Zusammenarbeit zu vermeiden oder zumindest die Zahlung auf Rechnung zu verweigern.

5. Kundenzufriedenheit sicherstellen

Die wenigsten Zahlungsausfälle passieren böswillig. Meistens handelt es sich um eine Mischung aus Unzufriedenheit des Kunden und finanziellen Problemen. Sich zu vergewissern, dass der Kunde wirklich zufrieden ist, ist deshalb besonders wichtig, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Suchen Sie daher den Dialog und stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen Ihres Kunden kennen. Sollte mal etwas schief gelaufen sein, können Sie einen Rabatt gewähren. Dies wirkt sich zwar negativ auf Ihren Kontoauszug aus, erhöht aber die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihr Geld auch tatsächlich erhalten.

Was ist, wenn es doch einmal ernst wird?

Eine lückenlose Vorarbeit gilt als wichtigste Tugend, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Ein Mahnbescheid ist so mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich. Zudem hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck und zeigen Ihrem Kunden, dass Sie es ernst meinen.

1. Ein rechtlich korrekter Vertrag

Ein Vertrag sollte die Grundlage einer professionellen Geschäftsbeziehung darstellen. Dabei gilt es auf die Details zu achten. Oft ist es sinnvoll, die eigenen AGBs und Musterverträge im Voraus einmal mit einem Anwalt durchzusprechen. So stellen Sie sicher, dass diese im Notfall auch gerichtlich verwendbar sind. Außerdem schaffen Sie einen seriöseren Eindruck bei Ihrem Kunden.

2. Dokumentation aller Geschäftsvorgänge

Neben einem Vertrag sollten Sie alle Geschäftsprozesse sowie die Kommunikation mit Ihrem Kunden lückenlos dokumentieren. Dazu gehören auch Nachweise erbrachter Leistungen, Garantiefälle, Revisionen und Absprachen. Vor Gericht sind diese Dokumentationen ein entscheidender Faktor. Falls Sie ausgiebig nachweisen können, dass Ihr Schuldner tatsächlich in der Schuld steht, haben Sie entscheidende Vorteile.

3. Den Dialog suchen

Die wenigsten Zahlungsausfälle sind unüberwindbar. Um einen Gerichtsprozess zu vermeiden, sollten Sie mit Ihrem Kunden kommunizieren. Fragen Sie, warum die letzte Rechnung nicht bezahlt wurde. Liegt es an finanziellen Problemen? War der Kunde eventuell unzufrieden mit der erbrachten Leistung? In diesem Punkt ergibt es besonders viel Sinn, lösungsorientiert zu agieren. Oft lassen sich potenzielle Zahlungsausfälle mit einem kleinen Rabatt oder einer Ratenzahlung beheben.

4. Professioneller Mahnprozess

In vielen Fällen werden Kunden dann zahlungswillig, wenn sie sehen, dass Sie es ernst meinen. Sollten Sie also mit einem säumigen Schuldner zu tun haben, ist ein professioneller Mahnprozess oft ein passender Schritt. Dieser deutet an, dass Sie im Notfall auch vor Gericht ziehen. Wichtig ist auch hier eine lückenlose Dokumentation, um Mahnungen im Gericht beweiskräftig vorzeigen zu können.

Fazit: Zahlungsausfälle garantiert vermeiden

Verschiedene Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, um Zahlungsausfälle Ihrer Kunden effektiv zu vermeiden. In unserem Blogbeitrag „Welche Möglichkeiten des Mahnwesens gibt es?“ haben wir zusammengefasst, wie Sie Mahnungen effektiv durchsetzen.

Um sicherzustellen, dass Sie nicht von Zahlungsausfällen betroffen sind, steht das Full-Service-Factoring von RECHNUNG.de als Alternative bereit. Dieses ermöglicht eine zuverlässige Rechnungsvorfinanzierung mit integriertem Ausfallschutz. In der Praxis bedeutet dies: Sie müssen mit Rechnungen zukünftig kein Risiko mehr eingehen.

Hier können Sie Ihre Rechnung noch heute vorfinanzieren lassen, um eine Auszahlung innerhalb von 24 Stunden nach Bestätigung der Rechnung durch den Rechnungsempfänger zu erhalten.

Nicht sicher, ob Factoring das Richtige für Sie ist? Keine Sorge! Probieren Sie es einfach aus! Ihre erste Rechnung können Sie kostenfrei bei uns vorfinanzieren.

Im RECHNUNG.de Ratgeber möchten wir Ihnen einige Ratschläge und Beispielformulierungen mit an die Hand geben, mit deren Hilfe das Schreiben einer Zahlungsaufforderung hoffentlich keine unüberwindbare Herausforderung mehr darstellen sollte.

Wann ist eine Zahlungsaufforderung nötig?

Auf den ersten Blick mag es selbstverständlich sein, dass ein Auftraggeber seinen Vertragspflichten ordnungsgemäß nachkommt, indem er dafür bezahlt. Doch Sie als Selbstständiger wissen vermutlich aus eigener Erfahrung, dass das häufig nicht der Fall ist. Ist Ihr Kunde mit der Zahlung in Verzug, empfiehlt es sich zunächst, ihn durch eine freundliche Zahlungsaufforderung, in der der Ausgleich des offenen Betrags angefordert wird, daran zu erinnern. Beim Schreiben sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass Sie einen Beleg benötigen, falls es am Ende tatsächlich zu einem außergerichtlichen oder gerichtlichen Mahnverfahren kommen sollte. Ihre schriftliche Zahlungsaufforderung ist daher unverzichtbar.

Der Kunde zahlt spät. Was ist zu tun?

Wird eine Zahlungsfrist aus Versehen oder mit Absicht überschritten, sollten Sie als Selbstständiger die Zahlung nicht sofort einfordern, indem Sie eine Mahnung schreiben. Stattdessen sollten Sie folgende Punkte beachten:

1. Freiraum lassen

Anfangs ist es grundsätzlich besser, dem Kunden Freiraum zu lassen. Ein aggressives oder unfreundliches Vorgehen kann die Kundenmeinung schnell negativ beeinflussen, gerade wenn Sie Ihren Auftraggeber erst vor kurzem als Neukunden gewonnen haben.

2. Unschuldsvermutung

Wie in allen rechtlichen Zusammenhängen gilt grundsätzlich erst einmal die Unschuldsvermutung. Möglicherweise hat Ihr Kunde die Rechnung ja vergessen, ohne dass eine böse Absicht dahintersteckt. Es empfiehlt sich daher, zunächst zwei bis drei Tage zu warten. Sollte die Zahlung bis dahin nicht eingetroffen sein, kann eine erste Zahlungserinnerung aufgesetzt werden.

3. Ein gestuftes Mahnverfahren

Erst, wenn die Zahlung auch dann ausbleibt, können eine erste und eine zweite Mahnung folgen. Dieses dreistufige Verfahren hat sich mittlerweile im gesamten kaufmännischen Bereich etabliert – rechtlich dazu verpflichtet sind Sie allerdings nicht. Damit später, bei Bedarf, ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden kann, ist einzig und allein eine erste Mahnung unverzichtbar. Für welchen ersten Schritt Sie sich am Ende entscheiden, sollten Sie abhängig von Ihrer Kundenbeziehung machen. Wir empfehlen Ihnen jedoch, auf jeden Fall eine erste Zahlungsaufforderung zu verschicken, ehe Sie härtere Geschütze auffahren.

Was sollte eine Zahlungsaufforderung beinhalten?

Für Sie als Freelancer, Selbstständiger oder Freiberufler ist eine Zahlungsaufforderung mit einem gewissen Aufwand verbunden. Um dennoch erfolgreich Ihren Kunden zur Zahlung der Rechnung zu bewegen, empfehlen wir ein gestuftes Mahnverfahren.

In der ersten Zahlungserinnerung sollten Sie den Kunden zunächst freundlich auf die ausstehende Zahlung hinweisen. Schließlich kann jeder einmal eine Rechnung vergessen. Eine neue Frist können Sie, müssen Sie hier aber nicht zwangsläufig setzen, da das Schreiben als Erinnerung gilt und Sie zunächst davon ausgehen, dass Ihr Kunde der Zahlungsaufforderung nachkommt.

Eine Mahnung sollten Sie dagegen erst dann aufsetzen, wenn auch wiederholte Zahlungsaufforderungen ignoriert wurden. Wir empfehlen Ihnen, auch auf Zusatzkosten zu verzichten, um den Kundenkontakt nicht aufs Spiel zu setzen. Formulieren Sie die Zahlungserinnerung stattdessen informierend und verständnisvoll und fügen Sie dem Schreiben eine Kopie der offenen Rechnung bei. Da Sie zunächst von einer entschuldbaren Ausnahme ausgehen, sollten Sie auch darüber nachdenken, auf Begrifflichkeiten wie „Mahnung“ oder „Zahlungsaufforderung“ zu verzichten, die grundsätzlich eher fordernd klingen. Eine „Zahlungserinnerung“ stößt niemanden vor den Kopf, denn sie kommt wie eine freundliche und serviceorientierte Unterstützung daher. So stellen Sie sicher, dass Sie den Geschäftskontakt auch nach Rechnungsbegleichung halten können.

Auch in ihrer Form sind Sie grundsätzlich an keine offiziellen Vorschriften gebunden. Inhaltlich empfiehlt es sich, zunächst zu überlegen, woran es liegen könnte, dass Ihre Forderung noch nicht beglichen wurde. Ein Urlaub, anderweitige Verpflichtungen, eine Erkrankung … Die Gründe für einen Zahlungsverzug können vielfältig sein. Dementsprechend wichtig ist ein höflicher Ton, der dem Kunden vorwurfsfrei die Möglichkeit gibt, die Rechnung zu begleichen. Denken Sie auch daran, alle Angaben zum Rechnungsdatum, zum Forderungsbetrag und zur Rechnungsnummer beizufügen. Eine neue Zahlungsfrist mit einem konkreten Datum ist nicht verpflichtend, kann im Einzelfall aber sinnvoll sein.

Auf welchem Wege sollte eine Zahlungsaufforderung verschickt werden?

Eine Zahlungserinnerung kann sowohl per Mail als auch per Post erfolgen. Sogar eine persönliche oder telefonische Zahlungsaufforderung ist vor dem Gesetz gültig. Umfragen lassen vermuten, dass der persönliche und der telefonische Weg am besten geeignet sind, um eine zügige Zahlung zu erreichen. Allerdings empfinden Sie als Selbstständiger dieses Vorgehen vielleicht auch als nachteilig: Dann ist der Mail- oder Postversand selbstverständlich genauso legitim.

Unsere Vorschläge für Ihre Zahlungsaufforderung

Für Sie als Freelancer, Selbstständiger oder Freiberufler ist es wichtig, das nötige Fingerspitzengefühl für die richtige Formulierung zu haben. Damit Ihnen das Aufsetzen Ihrer Zahlungsaufforderung ein wenig leichter fällt, finden Sie im Folgenden einige Ideen, Vorschläge und Beispielformulierungen, mit denen Sie in keiner Situation etwas falsch machen können.

Grundsätzlich ist es immer gut, zu Beginn des Schreibens darauf hinzuweisen, dass die Zahlung trotz verstrichener Zahlungsfrist noch nicht bei Ihnen eingetroffen ist. Wenn Sie möchten, können Sie auch anmerken, dass möglicherweise Probleme beim Mail- oder Postversand die Ursache sein könnten, so dass Ihr Auftraggeber sich nicht auf den Schlips getreten fühlt.

Fazit

Es ist gar nicht immer so einfach, beim Schreiben einer Zahlungsaufforderung den richtigen Ton zu finden. Schließlich möchte niemand seine Kunden mit unglücklichen Formulierungen überrumpeln. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung können Sie dem Gedächtnis jener Kunden, die nicht an die ausstehende Zahlung gedacht haben, ein wenig auf die Sprünge helfen. So wahren Sie nicht nur die gute Kundenbeziehung, sondern können sich in vielen Fällen auch ein aufwändiges Mahnverfahren sparen.

Wenn Sie häufig Kunden haben, die zu spät zahlen, oder Sie sich einfach von Aufwand und Sorgen mit säumigen Auftraggebern oder mit der Überbrückung langer Zahlungsziele befreien wollen, empfehlen wir Ihnen unsere Rechnungsvorfinanzierung. Wir übernehmen das Risiko zahlungsunfähiger Auftraggeber und zahlen Ihnen Ihr Geld vorab. Durch echtes Factoring mit Ausfallschutz erhalten Sie schon ab 0,5% Gebühr. So bleiben Sie liquide für laufende Kosten, neue Aufträge und Investitionen. Nutzen können Sie uns ganz flexibel. Sie entscheiden, welche Rechnung Sie vorfinanzieren wollen. Probieren Sie es einfach aus und profitieren Sie von den Vorteilen durch RECHNUNG.de!

Während es sich beim Factoring um eine Umsatzfinanzierung handelt, die auf dem Verkauf von Forderungen basiert, zielt Inkasso auf das Einholen überfälliger Forderungen ab. Clever und mit System eingesetzt, können beide Varianten zu einer höheren Liquidität führen.

Was bedeuten Inkasso und Factoring?

Im Grunde genommen haben Inkasso und Factoring ein identisches Ziel: Die Liquidität eines Unternehmens zu bewahren. Im Detail unterscheiden sich die Aufgaben eines Inkassounternehmens von der Arbeit eines Factoringanbieters jedoch wesentlich. Während das Factoring darauf ausgelegt ist, eine verspätete Zahlung oder einen Zahlungsausfall zu verhindern, ist das Hauptziel des Inkassos, offene Forderungen einzutreiben. Kauft ein Inkassounternehmen die Forderungen seiner Mandanten auf, ist der Übergang zum Factoring nahezu fließend. Der Hauptunterschied liegt dann ausschließlich im Zeitpunkt der Forderungsabtretung, die im Factoring unmittelbar nach der Erbringung der Leistung liegt.

Was ist Factoring?

Beim Factoring, auch Rechnungsvorfinanzierung genannt, verkauft ein Selbstständiger oder ein Unternehmen (Factoring-Kunde) seine Geldforderungen, die er bei seinem Rechnungsempfänger (Debitor) für ein gelieferte Ware oder erbrachte Leistung geltend machen will, an einen Factoringanbieter (Factor). Von diesem erhält der Rechnungssteller sein Geld gegen eine prozentuale Gebühr früher ausgezahlt. Somit muss er nicht auf die Zahlung seiner Kunden oder Auftraggeber warten. Beim echten Factoring wird dabei auch das Ausfallrisiko übernommen. Für den Selbstständigen oder das Unternehmen ist es also egal, ob der Kunde zahlt oder nicht – denn die Rechnungssumme wurde bereits durch den Factor beglichen.

Was ist Inkasso?

Ein Inkassounternehmen wird erst dann beauftragt, wenn eine Rechnung bereits überfällig ist. Das ist der Fall, wenn der Kunde bzw. Auftraggeber eines Selbstständigen oder Unternehmens die Rechnung nicht zur angegebenen Zahlungsfrist beglichen hat. In dem Fall wird versucht, mit dem Kunden zu verhandeln, um diesen doch noch zu einer Zahlung zu bewegen. Während es prinzipiell möglich ist, ein Inkassounternehmen direkt nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist zu engagieren, bietet sich dies oft nicht an. Da viele Kunden die Zahlungsziele einer Rechnung nicht mutwillig missachten, genügt oft ein freundlicher Anruf oder ein hinweisendes Schreiben. Da Inkassounternehmen in der Regel auf Erfolgsbasis arbeiten und einen Anteil der Forderungssumme einbehalten, empfiehlt es sich für viele Unternehmen erst nach mehreren erfolglosen Mahnungen. Einige Inkassounternehmen kaufen ihren Kunden überfällige Forderungen ab und treiben diese dann zu ihren eigenen Gunsten ein.

Im Grunde greift das Factoring also viel früher in das Forderungsmanagement ein. Wird eine Forderung direkt nach dem Erbringen einer Leistung im Zuge des echten Factorings abgegeben, entsteht für einen Unternehmer kein Bedarf, ein Inkassobüro einzuschalten. Das gilt unabhängig davon, ob der Kunde eine Rechnung am Ende fristgerecht bezahlt oder nicht.

Wie läuft ein Inkassoverfahren ab?

Inkassounternehmen sind als Dienstleister im Forderungsmanagement tätig. Wie ein Inkassoverfahren abläuft, ist dennoch verschieden, da sich Inkassounternehmen in ihrer Arbeitsweise und ihrer Abrechnung unterscheiden.

Grundsätzlich beginnt das Thema Inkasso bei einer überfälligen Forderung. Wenn ein Kunde die Zahlungsfrist verpasst hat und auch auf Zahlungserinnerungen und Mahnungen nicht reagiert, bietet sich das Einschalten eines Inkassounternehmens an. Das sucht in der Regel als erstes den direkten Kontakt zum Kunden.

1. Telefonischer oder schriftlicher Kontakt

Im ersten Kontakt wird der Kunde auf die offene Rechnung hingewiesen. Falls wirklich nur ein Missverständnis vorhanden war, wird sich der Kunde spätestens jetzt zahlungsbereit zeigen. In vielen Fällen hinterlässt der Anruf eines Inkassounternehmens auch einen nachhaltigen Eindruck beim Schuldner – das kann ebenfalls zu einer direkten Zahlung führen. Während ein Inkassoverfahren läuft, sollte der Schuldner alle Fragen an das Inkassounternehmen und nicht mehr an seinen ursprünglichen Geschäftspartner richten.

2. Ein gerichtliches Mahnverfahren

Der logische nächste Schritt einer ignorierten Zahlungsaufforderung ist ein gerichtliches Mahnverfahren. Während viele Unternehmen selbst Mahnungen erstellen und versenden, sind Inkassounternehmen in der Regel deutlich drastischer. In dem Verfahren übernimmt das Inkassounternehmen für gewöhnlich den Verwaltungsaufwand für seinen Kunden.

3. Die Vollstreckung / Zahlungsverpflichtung

Endet ein gerichtliches Mahnverfahren zu Gunsten des Gläubigers, erfolgt die anschließende Vollstreckung des Urteils. Dabei wird der Schuldner gerichtlich zur Zahlung verpflichtet. Weigert sich dieser immer noch, wird eine Pfändung eingeleitet.

Worin unterscheiden sich die Angebote von Inkassounternehmen?

Während ein Inkassoverfahren immer relativ ähnlich aussieht, unterscheiden sich die Angebote verschiedener Inkassounternehmen. In der Regel lassen sich die Angebote dabei in zwei Varianten einteilen:

1. Das Inkassounternehmen ist im Auftrag seines Mandanten tätig

Dabei bleibt die Forderung Eigentum des Mandanten und wird für diesen eingetrieben. In der Regel erfolgt die Vergütung des Inkassounternehmens dabei auf Erfolgsbasis. Üblicherweise ist das eine Vergütung in Form eines Anteils des Fallvolumens.

2. Das Inkassounternehmen kauft die Forderung seines Mandanten auf

Viele Inkassounternehmen kaufen die Forderung ihrer Mandanten auf und handeln anschließend auf eigenen Erfolg. Da das Risiko hier besonders hoch ist, wird die Rechnung mit einem relativ hohen Abzug versehen. Besonders beliebt ist diese Inkassoart bei größeren „Forderungspaketen“, die sich mit einem absehbaren Aufwand eintreiben lassen.

Wie Factoring das Inkasso vollständig ersetzen kann

Unternehmer und Selbstständige wissen zu gut, dass es nicht unüblich ist, zu lange oder vergeblich auf die Zahlung der Kunden oder Auftraggeber warten zu müssen. Dann fehlt das Geld, um weiter zu wachsen oder um laufende Kosten abdecken zu können. Vor allem Neukunden sind besondere Risikofaktoren, die zu solchen Ärgernissen führen können. Mit dem intelligenten Einsatz von Factoring können Freelancer und Unternehmer ihre Liquidität maximieren und zudem das Risiko für Zahlungsausfälle komplett aus dem Weg schaffen. Dieser übernimmt mit der Forderung auch das Ausfallrisiko und zahlt den Rechnungsbetrag unmittelbar aus. Wer auf Factoring setzt, spart sich den Aufwand und die Kosten für ein Inkassoverfahren.

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Nicht zahlende Kunden können gerade Freiberufler und kleinere Unternehmen finanziell aus der Bahn werfen. Sollten Zahlungsaufforderungen und Mahnungen unbeachtet bleiben, ist ein Rechtsstreit oft unvermeidbar. Inkassoverfahren stellen für Selbstständige eine gute Möglichkeit dar, offene Forderungen ohne ein langwieriges Gerichtsverfahren beizutreiben.

Inkassoverfahren einfach erklärt

Wenn Ihre Kunden in Zahlungsverzug geraten, ist das nicht immer mit einem hohen Zeitaufwand für Sie verbunden. Inkasso bietet sich an, um das Eintreiben Ihrer Forderungen auszulagern und dabei Ressourcen einzusparen.

Gerade Unternehmen ohne internes Mahnbüro, sowie Gewerbetreibende und Freiberufler profitieren von der Entlastung durch ein Inkassounternehmen. Diese haben nämlich oft nicht die nötigen Ressourcen, um regelmäßige Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu versenden. Häufig lohnt es sich, für diese Aufgaben einen Inkassopartner zu beauftragen und sich selbst auf das eigene Kerngeschäft zu konzentrieren.

Dabei sehen die Handlungen eines Inkassobüros in der Regel so aus:

1. Schriftliche Mahnung seitens des Inkassopartners

Ein Inkassopartner sendet nach der Annahme eines Inkassofalls eine direkte Mahnung an den jeweiligen Schuldner. Diese verweist darauf, dass alle Forderungen umgehend zu begleichen sind, um gerichtliche Schritte zu vermeiden.

2. Ein persönliches Gespräch

Sollte der schriftliche Kontakt seitens des Schuldners ignoriert werden, stehen persönliche Gespräche mit dem Schuldner an. Diese können telefonisch oder in Person ausgetragen werden und dienen der außergerichtlichen Klärung eines Inkassofalls.

3. Das gerichtliche Mahnverfahren

Werden alle außergerichtlichen Schritte ignoriert, leiten Inkassobüros in der Regel ein gerichtliches Mahnverfahren ein. Hier lesen Sie, wie ein Mahnverfahren für gewöhnlich eingeleitet wird. In einem laufenden Inkassoverfahren übernimmt das Inkassobüro für gewöhnlich den Verwaltungsaufwand.

4. Die Zwangsvollstreckung

Endet ein gerichtliches Mahnverfahren zu Gunsten des Gläubigers, erfolgt die anschließende Vollstreckung des Urteils. Bei entsprechender Bonität, werden die Schulden zur Not zwangsvollstreckt.

Es ist jedoch nicht immer gleich ein Inkassoverfahren vonnöten. Viele Zahlungsausfälle sind nicht mutwillig und lassen sich mit einem kurzen Telefonat klären. Sollte das die Situation zwischen Ihnen und Ihrem Kunden nicht klären, können Sie auch selbst auf das Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen zurückgreifen.

Welche Maßnahmen Sie als Unternehmer bei Fristüberschreitungen ergreifen können, lesen Sie in diesem Ratgeberbeitrag.

Inkasso auf Erfolgsbasis – das clevere Inkassoverfahren

Die Gebühren eines normalen Inkassoverfahrens machen das Verfahren oft unattraktiv für Kleinunternehmer und Freiberufler. Gerade, wenn Vorkasse geleistet werden muss, wird die schon geschädigte Liquidität des Unternehmers weiter angegriffen.

Die Lösung für dieses Problem nennt sich Inkasso auf Erfolgsbasis und ermöglicht ein faires Vergütungsmodell für Inkassopartner, ohne die Liquidität des Kunden zu beeinträchtigen. Das Konzept dahinter ist simpel: Der Inkassopartner stellt sein Honorar nur in Rechnung, wenn Ihre Rechnung erfolgreich beigetrieben wird. So können Sie sichergehen, dass ein Inkassoverfahren für Sie entweder kostenlos oder erfolgreich verläuft.