Angebote Erstellen

Was ist eine Angebotsanfrage?

Wer sich von einem potenziellen Anbieter Informationen zu dessen Preisen wünscht, stellt eine Angebotsanfrage. Unternehmen erfragen dabei alles, was sie für eine Zusammenarbeit wissen möchten und ob das Angebot tatsächlich ihrem Bedarf entspricht.

Eine wichtige Rolle spielt die Angebotsanfrage für den Anbietervergleich. Um diesen sinnvoll durchführen und seine Entscheidungsgrundlage verbessern zu können, sind häufig weitergehende Informationen notwendig. Genau diese können Sie mit der Anfrage einholen.

Dabei findet der Informationsaustausch nicht nur in eine Richtung statt. Der Erfolg der Angebotsanfrage hängt auch davon ab, inwiefern Sie als Anfrager Ihre Vorstellungen von einem guten Angebot kommunizieren können. So teilt das anfragende Unternehmen zum Beispiel mit, welche Preisvorstellungen es hat. Dann fällt es dem Anbieter leichter, umfassend über sein Angebot zu informieren und alle notwendigen Details mitzuteilen.

In der Praxis erfüllt die Anfrage eine Reihe von wichtigen Funktionen. So ist es zum Beispiel häufig erforderlich, bei der Durchführung eines Projekts in einem bestimmten finanziellen Rahmen zu bleiben. Um in dieser Hinsicht eine Optimierung vornehmen zu können, benötigen Sie zumeist zusätzliche Informationen. Diese erhalten Sie über eine entsprechende Anfrage zum Angebot.

Letztlich handelt es sich bei der Angebotsanfrage um ein Dokument, in dem die Bitte formuliert ist, zusätzliche Informationen zu den Preisen zuzusenden. Eine bestimmte Form ist hier nicht vorgesehen, jeder kann das Schreiben nach seinen Vorstellungen verfassen. Neben Informationen zu den Preisen können Sie darin auch Kontaktdetails oder nähere Angaben zum Zeitplan erfragen.

Wie formuliert man eine Angebotsanfrage?

Für die Angebotsanfrage erstellen Sie für jeden Anbieter ein individuelles Dokument oder Sie greifen auf eine standardisierte Vorlage zurück. Letztere hat den Vorteil, dass Sie die Angebote einfacher miteinander vergleichen können. Wir haben uns die verschiedenen Punkte angesehen, die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Angebotsanfrage berücksichtigen sollten:

• Formulierung: Die erste Herausforderung besteht darin, die Anfrage richtig zu formulieren. Ein direkter und deutlicher Stil ist häufig vorteilhaft, um zuverlässig an die gewünschten Informationen zu gelangen. Es ist wichtig, dass der Adressat sofort einschätzen kann, worum es bei der Anfrage geht. Ansonsten kann es dazu kommen, dass er die Fragen mit Gegenfragen beantwortet und der Prozess verzögert sich.
• Länge: In der Praxis haben sich Anfragen bewährt, die nicht zu lang sind. Tragen Sie Ihr Anliegen klar und deutlich vor, ohne dabei auszuschweifen. Im Idealfall sollte die Anfrage nicht länger als eine Seite sein. Ein zu langer Text könnte den Adressaten überfordern und damit die Informationsbeschaffung behindern.
• Nutzen erwähnen: Sie sollten in Ihrem Schreiben erwähnen, welchem Nutzen die Anfrage eigentlich dient. Fügen Sie Ihrer Anfrage daher einen entsprechenden Vermerk hinzu.

Aufbau der Angebotsanfrage

Wir haben im Folgenden den Aufbau einer Anfrage skizziert. Bei der Erstellung Ihres eigenen Dokuments können Sie sich an dieser Struktur orientieren:

• Kopfdaten: Hier tragen Sie die Anschrift des Lieferanten ein, ebenso wie das Datum der Angebotsanfrage. Möchten Sie mehrere Anfragen verschicken, lohnt sich häufig die Hinzufügung einer Nummer. Das hilft Ihnen dabei, die einzelnen Dokument später auseinanderzuhalten.
• Einleitung: In der Einleitung können Sie den Betreff einfügen und Sie teilen mit, dass es sich um eine Anfrage handelt. Damit lässt sich das Dokument für den Adressaten sofort inhaltlich zuordnen. Achten Sie auch darauf, dass Sie die korrekte Anrede wählen. Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen danach kurz vor, damit der Adressat weiß, mit wem er es zu tun hat.
• Anfragepositionen auflisten: Hierbei handelt es sich um den Hauptteil Ihrer Angebotsanfrage. Sie können für die Aufführung der einzelnen Anfragepositionen entweder eine Liste oder eine Tabelle wählen. Nennen Sie alle Dienstleistungen und Waren, an denen Sie ein Interesse haben und für die Sie sich Preisinformationen wünschen. Wie viele Stunden benötigen Sie zum Beispiel von einer bestimmten Dienstleistung oder wie viele Waren? Die benötigten Mengen können Sie natürlich nur angeben, wenn diese bereits bekannt sind.
• Schlussteil: Bitten Sie den Anbieter um eine Antwort auf Ihre Anfrage, die alle Preisinformationen zu den aufgeführten Positionen enthält. Sie können im Schlussteil auch bereits nähere Angaben zu den Liefer- und Zahlungsbedingungen erbeten. Das bleibt Ihnen überlassen und kann eventuell jetzt schon wichtig für Ihre Planung sein. Gerade wenn Sie mit mehreren Anbietern in Kontakt treten, sollten Sie auch eine Terminangabe machen, bis wann Sie eine Antwort erhalten möchten.

Unterschied zur Ausschreibung

Angebotsanfragen und Ausschreibungen teilen einige Merkmale, sind aber grundsätzlich voneinander verschieden. Das liegt in den Zielen begründet, die Sie damit verfolgen. Mit der Angebotsanfrage möchten Sie herausfinden, wer auf dem Markt den niedrigsten Preis anbietet. Bei der Ausschreibung hingegen nehmen Sie eine umfassendere Betrachtung vor und möchten auch wissen, wer für die Durchführung des Projekts die höchste Kompetenz mitbringt.

Daher fragen Sie bei einer Ausschreibung nach weit mehr als nur dem Preis. Wichtig sind zum Beispiel Informationen bezüglich des Servicegrads, der vorhandenen Referenzen oder der Fähigkeit zur logistischen Abwicklung. Sie möchten nicht nur wissen, ob ein Anbieter der günstigste ist, sondern ob er überhaupt fähig ist, Ihr Projekt zufriedenstellend umzusetzen.

Eine enge Verbindung besteht zwischen der Angebotsanfrage und der Ausschreibung dahingehend, dass Unternehmen diese häufig gemeinsam verschicken. Möglich ist auch, dass Sie erst eine Anfrage zu den Preisen eines Angebots stellen, bevor Sie eine Ausschreibung vornehmen.

Was sollte man vor der Angebotsanfrage tun?

Wir haben Ihnen eine kleine Checkliste angefügt, mit der Sie sich auf die Angebotsanfrage vorbereiten können:

• Haben Sie alle Ihre Anforderungen an die Auftragserfüllung definiert?
• Haben Sie ein Budget festgelegt?
• Bis wann benötigen Sie spätestens von allen Anbietern eine Rückmeldung?
• Wissen Sie, wer beim Anbieter Ihr Ansprechpartner ist?
• Haben Sie bereits eine Leistungsbeschreibung versendet, mit der Sie die Rahmenbedingungen für die Zielerreichung erörtern?
• Möchten Sie eine Vorlage für die Anfrage verwenden?

Ein Großteil der Gewerbetreibenden, Freiberufler und Selbstständigen erstellt direkt nach dem ersten Kontakt mit dem Kunden ein Angebot. Oft werden dabei leider die eigentlichen Bedürfnisse des Kunden vergessen. Das wiederum kann schnell zu einer Absage führen. Somit entscheidet schon das erste Vorgespräch darüber, ob ein Angebot erfolgreich ist und Sie den Auftrag bekommen.

Wie erstellt man ein erfolgreiches Angebot?

Die Angebotserstellung ist für viele Unternehmer ein Mittel zum Zweck. Wer nicht wirklich darauf angewiesen ist, wird sich auch nicht weiter damit beschäftigen. Für Agenturen und Dienstleister sind Angebote dagegen oft ein Hauptbestandteil in der Kundenakquise. Wie umfangreich das ist und worauf es sich stützt, hängt in erster Linie vom Kunden und dem jeweiligen Auftrag ab.

1. Das Kundengespräch

Die meisten Aufträge werden im Kundengespräch gewonnen. Daher ist dies nicht nur der erste Schritt zur Abgabe eines erfolgreichen Angebotes, sondern mit Abstand auch der Wichtigste. Im Fokus steht hier, die Bedürfnisse des Kunden vollständig zu erkennen. Gelingt dies nicht, verzögern Rückfragen den Prozess der Angebotserstellung. Es ist daher empfehlenswert, sich einige relevante Fragen im Voraus aufzuschreiben, die als Leitfaden im Kundengespräch genutzt werden können.

Leitfaden für ein Kundengespräch

– Welches Problem hat der Kunde und welche Leistung kann ihm zur Bewältigung dabei helfen? – Wo liegt der jeweilige Nutzen des Produkts? – Wie ist der finanzielle Rahmen? – In welchem Zeitraum muss das Angebot vorliegen und wann muss das Produkt oder die Dienstleistung geleistet werden? – Wer trifft die Entscheidungen im Unternehmen? – Wurden andere Angebote eingeholt? – Gibt es versteckte Kosten, die sich der Kunde mit der Wahl des richtigen Anbieters sparen kann? – Wann gibt es eine Antwort bzw. wann sind Rückfragen angebracht? – Wie sieht eine erfolgreiche Lösung des Problems aus? – Was würde den Kunden zur erneuten Zusammenarbeit motivieren?

Wenn es nicht vorher schon klar ist, sollte im Kundengespräch auch die Entscheidungsgrundlage geklärt werden. Nach welchen Kriterien wird die Verkaufsentscheidung getroffen? Ist es nur der Preis oder geht es dem Kunden gegebenenfalls um eine bestimmte Leistung, die ein günstigerer Dienstleister oder Lieferant nicht erbringen könnte?

2. Angebotsinhalte definieren

Ein erfolgreiches Kundengespräch ist der Ausgangspunkt für den zweiten Schritt: Die Definition der Angebotsinhalte. Dabei geht es darum, welche Leistung der Kunde erhalten möchte und wie diese möglichst überzeugend beschrieben wird. Lange Artikelnummern oder Beschriftungen sollten vermieden werden. Wichtig ist es dagegen, die Überzeugungspunkte des Kunden mit möglichst aussagekräftigen Angebotsinhalten anzusprechen.

Eine klare und überzeugende Sprache ist besonders wichtig. Gibt es Fragen, die sich bereits im Angebot klären lassen? Dann sollte dies unbedingt genutzt werden. Außerdem sollte ein besonderer Fokus darauf gesetzt werden, ob es sich um ein verbindliches oder ein unverbindliches bzw. freibleibendes Angebot handeln soll. Falls sich ein Kunde Monate im Voraus um Angebote bemüht, bietet sich eine Freizeichnungsklausel an. So kann man nicht an das Angebot gebunden und zu einer Lieferung verpflichtet werden.

Bedeutung	Formulierungen
Preislich	Die im Angebotsschreiben genannten Preise können sich nachträglich ändern.	“Preis freibleibend”, “Preisänderungen vorbehalten”
Zeitlich	Befristet die Gültigkeit des Angebots.	“Dieses Angebot gilt bis zum…”
Mengenmäßig	Die im Angebotsschreiben angegebene Menge ist nicht bindend.	“Solange der Vorrat reicht”

3. Professionelle Darstellung

Eine übersichtliche, professionelle Darstellung ist ideal, um aus der Masse hervorzutreten. Hier bietet es sich an, die Unternehmensfarben zu verwenden und auch ein Logo zu integrieren. Wird ein digitales Angebot versendet, sollte man besonderen Wert auf die Formatierung legen. Für Offline-Angebote lohnt sich dagegen die Verwendung eines hochwertigen Briefpapiers, welches den Wert der angebotenen Leistungen hervorhebt.

Wichtig ist außerdem, dass das Angebot den jeweiligen Umständen entspricht. Kein Kunde möchte ein langes Begleitschreiben für einen kleineren Auftrag erhalten. Dies hinterlässt den Eindruck, als würde der Angebotssteller auf den Auftrag besonders angewiesen sein. Einen monatelangen Auftrag mit hoher Auslastung kann man dagegen mit einem ausgiebigen Begleitschreiben abrunden. Hier kommt es besonders darauf an, das richtige Maß zu finden und auf die Details aus dem Kundengespräch einzugehen.

4. Absenden und Nachfragen

Ist das Angebot erstellt, sollte es auch schnellstmöglich zum Kunden kommen. Wichtig ist, dass es zum jeweiligen Ansprechpartner geht. Falls es nicht anders gewünscht wird, sollte das Angebot daher direkt an den Entscheidungsträger adressiert werden.

Abhängig von den jeweiligen Angaben aus dem Erstgespräch sind Rückfragen nach einigen Wochen angebracht. Diese hinterlassen einen positiven Eindruck und signalisieren, dass Interesse am Kunden besteht.

5. Feedback einholen

Entscheidet sich der Kunde gegen das Angebot, sollte man ergründen, warum das so ist und ob man selbst etwas falsch gemacht hat. Eventuell wurden das Motiv und die Bedürfnisse des Kunden nicht gut genug eingeschätzt. Vielleicht hat man unwissentlich mit günstigeren Anbietern konkurriert. Das Beste ist, den Kunden zu Wort kommen zu lassen und noch einmal telefonisch nachzufragen, warum er sich für oder gegen das Angebot entschieden hat. Falls inzwischen schon erfolgreich die Leistung erbracht wurde, sollte Feedback dazu eingeholt werden.

Möglicherweise motiviert man den Kunden dadurch auch zu einer weiteren oder längerfristigen Zusammenarbeit.

Auf die Leistung folgt die Rechnung

Haben Sie ein erfolgreiches Angebot geschrieben, den Kunden für sich gewonnen und den Auftrag ausgeführt, kann es passieren, dass Sie noch lange auf die Bezahlung Ihrer Leistung warten müssen. Mit der Vorfinanzierung Ihrer Rechnung können Sie sich von der langen Wartezeit befreien, Ihr Geld abzüglich einer kleinen Servicegebühr schon am nächsten Tag erhalten und zahlungsfähig für Ihre laufenden Kosten bleiben. Außerdem schützen Sie dadurch das Verhältnis zu Ihrem Kunden, da RECHNUNG.de Ihnen auch die unangenehme Kommunikation im Falle einer verspäteten Zahlung mit einem professionellen Mahnwesen abnimmt. Ab einer Gebühr von 0,5% des Rechnungsbetrags können Sie Ihre Forderungen vorfinanzieren lassen.

Der Angebotsprozess steht an erster Stelle der Zusammenarbeit mit einem Kunden und sollte daher gut geplant werden. Denn mit einem ersten Angebot werden langfristige Geschäftsbeziehungen eingeleitet. Die Rechtssicherheit und Klarheit über die Verbindlichkeit eines Angebotes sind daher von besonderer Bedeutung.

Anforderungen an ein schriftliches Angebot

Das Angebot einer Dienstleistung muss nicht nur für Interessenten attraktiv und überzeugend sein, der Anbieter sollte sich darin auch rechtlich absichern. Ein Angebotsschreiben, das eine einwandfreie Vertragsgrundlage bildet, beinhaltet folgende Punkte:

– Name und Kontaktdaten des Auftragnehmers – Einen eindeutigen Adressaten – Das Datum des Angebots – Die Angebotsnummer – Eine möglichst genau Beschreibung der Lieferung (die Art, die Bezeichnung, die Qualität und den Preis der Ware beziehungsweise die Art, den Umfang und die Vergütung der Dienstleistung) – Im Falle von Versandgeschäften die Kosten der Verpackung, der Versicherung und des Transports – Den Liefertermin – Die Zahlungsbedingungen – Freizeichnungsklauseln, um die Gültigkeit des Angebots zeitlich, preislich oder mengenmäßig einzugrenzen

Freizeichnungsklauseln: Wie kann ich gezielt Grenzen setzen?

Mit sogenannten Freizeichnungsklauseln haben Anbieter die Möglichkeit, ihr Angebot einzuschränken oder aufzuheben. Sie teilen ihrem Gegenüber damit von Beginn an mit, dass ihr Angebot nur unter bestimmten Voraussetzungen beziehungsweise mit einer Befristung gilt, und setzen so gezielt Grenzen. Wie sie ein freibleibendes Angebot formulieren, können Sie hier nachlesen.

Mögliche Zusatzkosten, eventuelle Lieferverzögerungen und unvorhersehbare Verfügbarkeiten sind gute Gründe, sich nicht an ein Angebot zu binden. Ein freibleibendes Angebot können Sie auch noch nach dem Versand an Ihren Kunden flexibel ändern. Das gilt, bis das Angebot beidseitig bestätigt und somit Grundlage einer Zusammenarbeit geworden ist.

Bei der Verwendung von freibleibenden Angeboten ist jedoch grundsätzlich Vorsicht geboten. Diese müssen nach einer Annahme des Kunden von dem Auftragnehmer bestätigt werden. Wenn Sie also ein freibleibendes Angebot ausstellen und nach einer Bestätigung Ihres Kunden nicht reagieren, kommt keine rechtssichere Beauftragung zustande.

Mündliches Angebot: Was gilt es zu beachten?

Gerade Freiberufler werden die Situation kennen: Auf einer Messe begegnet man einem potenziellen Kunden. Dieser fühlt sich von den eigenen Dienstleistungen angesprochen und erfragt die genauen Konditionen. Wer jetzt darauf wartet, nach Hause zu gehen, um ein schriftliches Angebot zu verfassen, verliert unter Umständen das Interesse des Kunden und somit den Auftrag.

Jedoch besteht kein Grund zur Sorge. Rechtlich gesehen besteht zwischen der Verbindlichkeit von mündlichen und schriftlichen Angeboten kein Unterschied. Wenn Sie also vor einem Zeugen eine mündliche Zusage auf ein vollständiges Angebot erhalten, gilt dieses auch als rechtssicher. Sollte man dem Vertragspartner jedoch keine mündliche Zusage nachweisen können, lassen sich eventuelle Schadensersatzansprüche nicht durchsetzen. Wir empfehlen daher mündliche Angebote nur in Ausnahmefällen, in welchen sich kein schriftliches Angebot erstellen lässt. Besteht die Möglichkeit, lassen sich Einzelheiten einer Zusammenarbeit auf die Schnelle handschriftlich niederschreiben und so verfestigen.

Wichtig ist hier jedoch, dass Sie Ihren Gegenüber darauf aufmerksam machen, ob gewisse Bedingungen an das Angebot geknüpft sind. Denn auch mündliche Angebote gelten beidseitig als bindend, wenn keine Freizeichnungsklauseln festgelegt werden. Mündliche Angebote sind nach §147 Abs. 1 BGB zudem nicht nachwirkend gültig und können nur umgehend angenommen werden.

Mit sogenannten Freizeichnungsklauseln wie „freibleibend“ oder „unverbindlich“ heben Sie die Bindung an ein Angebot teilweise (zum Beispiel bezüglich der Menge oder des Preises) oder ganz auf. Letzteres wäre dann ein freibleibendes oder im Volksmund unverbindliches Angebot. Zwar ist ein freibleibendes Angebot im Grunde genommen vielmehr eine Einladung zur Abgabe eines Angebots als ein Angebot im eigentlichen Sinne.

Wann sind freibleibende Angebote sinnvoll?

Unverbindliche Angebote beziehungsweise Freizeichnungsklauseln generell werden in der Regel dann genutzt, wenn der Anbieter davon ausgeht, dass sich die Kosten, auf denen seine Kalkulation zum Zeitpunkt der Angebotserstellung beruhen, noch ändern können. Wie sich die Preise für ein Angebot gut kalkulieren lassen, können Sie in diesem Beitrag lesen. Je unsicherer die Rahmenbedingungen jedoch sind, unter denen das Angebot gelten soll, desto eher sollten Anbieter sich mit Freihaltungsklauseln absichern. Sie schützen sich damit vor Schadensansprüchen des Kunden. Die folgenden Beispiele veranschaulichen den Sinn und Zweck freibleibender Angebote.

Beispiel: Unvorhersehbarer Ertrag

Von großer Bedeutung sind freibleibende Angebote etwa in der Landwirtschaft. Ein einfaches Beispiel: Ein Landwirt pflanzt im April die ersten Kartoffeln an. Die erste Ernte erfolgt dann frühestens im Juli. Erstellt der Kartoffelbauer nun im Frühjahr Angebote für seine Kunden, kann er noch nicht wissen, wie reich die Ernte ausfällt. Dementsprechend sollte er Menge und Kosten in seinem Angebot als freibleibend kennzeichnen. Auf diese Weise teilt er den Interessenten mit, dass sich die gekennzeichneten Vertragsbestandteile je nach Erfolg der Ernte noch ändern können.

Beispiel: Mögliche Zusatzkosten

Bei einem Hausbau kommt es häufig zu unvorhersehbaren Kosten. Daher erstellen Bauunternehmer in der Regel freibleibende Angebote, die einen Kostenvoranschlag enthalten. Damit erhält der Kunde eine grobe Vorstellung davon, mit welchen Kosten er zu rechnen hat. Der tatsächliche Preis wird am Ende angepasst.

Was sollten Freelancer und Gewerbetreibende beim freibleibenden Angebot beachten?

Freizeichnungsklauseln

„Unverbindlich“ und „freibleibend“ sind Freizeichnungsklauseln, die sich auf das komplette Angebot beziehen können. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Angebote nur teilweise, etwa bezüglich der Menge, der Preise oder der Zeit einzuschränken:

Einschränkung	Beispiele	Bedeutung
Preislich	“Preis freibleibend”, “Preisänderungen vorbehalten”	Die im Angebotsschreiben genannten Preise können sich nachträglich ändern.
Zeitlich	“Dieses Angebot gilt bis zum…”	Befristet die Gültigkeit des Angebots.
Mengenmäßig	“Solange der Vorrat reicht”	Die im Angebotsschreiben angegebene Menge ist nicht bindend.

Keine freibleibenden Angebote bei eBay

Wer sein Angebot als freibleibend kennzeichnet, kann grundsätzlich nicht abgemahnt werden, wenn er sein Angebot nicht erfüllt. Allerdings bestätigen auch hier Ausnahmen die Regel: In diesem Fall das Online-Handelsportal eBay.

In seinen AGB (§ 6, Absatz 2) hält eBay fest, dass Nutzer ein verbindliches Angebot abgeben, sobald sie über die eBay-Dienste einen Artikel einstellen. Nutzer dürfen ihre Angebote also nicht mit dem Zusatz „freibleibend“ oder „unverbindlich“ versehen. Denn die Verwendung der Freizeichnungsklausel „Angebot freibleibend“ in einer eBay-Auktion würde bedeuten, dass vom üblichen Vertragsschlussmechanismus abgewichen wird. Der Online-Händler hätte dann bei einer abgeschlossenen Auktion die Wahl, das Angebot des Höchstbietenden anzunehmen oder abzulehnen.

Mehrere Gerichte beurteilten die Verwendung der Klauseln „Angebot freibleibend“ beziehungsweise „unverbindliches Angebot“ auf eBay als überraschend, unwirksam und daher wettbewerbswidrig. Gewerbliche eBay-Nutzer, die ihre Angebote dort dennoch als „freibleibend“ oder „unverbindlich“ kennzeichnen, müssen mit teuren Abmahnungen rechnen.

Eine erfolgreiche Kundenakquise hängt in vielen Fällen maßgeblich von dem Preis-Leistungs-Verhältnis Ihres Angebotes ab. Das sollte Selbstständige jedoch nicht dazu verleiten, zu günstige Angebote zu schreiben. Schließlich entstehen gerade in einer Selbstständigkeit hohe Kosten, die durch angemessene Stundenhonorare gedeckt werden müssen.

Den passenden Stundensatz festlegen

Der Stundensatz eines Dienstleisters nimmt maßgeblichen Einfluss auf die Kosten seines Angebots. In vielen digitalen Berufen ist dieser der Hauptkostenpunkt und muss daher angemessen festgelegt werden. Bei der Bestimmung des idealen Stundensatzes sollten Freiberufler und Gewerbetreibende besonders auf ihre beruflichen Ausgaben schauen. Außerdem müssen Krankheitstage, Urlaub und Weiterbildungen berücksichtigt werden.

Was verdienen Angestellte in Ihrer Branche?

Obwohl sich Selbstständige im Allgemeinen nicht an den Gehältern von Angestellten orientieren sollten, gilt folgende Faustregel: Der Stundenlohn eines Selbstständigen sollte mindestens 50 % über dem Gehalt eines Angestellten in einer ähnlichen Position liegen. Schließlich tragen Sie als Selbstständiger ein unternehmerisches Risiko und müssen sich um die Kundenakquise, Rechnungserstellung, Materialbeschaffung, sowie betriebliche Ausgaben selbst kümmern. Grund genug, um auf eine bessere Bezahlung zu bestehen.

Das Durchschnittsgehalt eines vollbeschäftigten Angestellten lag im dritten Quartal 2018 bei 4.067 € brutto pro Monat. Informationen dazu finden Sie beim Statistischen Bundesamt in der Fachserie 16, Reihe 2.1.

Zu diesem Betrag kommt noch der Arbeitgeberanteil für die Sozialversicherung. Dieser liegt bei rund 20 %, was sich auf 785 € beläuft. Um also einen fairen Vergleich zwischen selbstständiger Arbeit und der Arbeit eines Angestellten durchzuführen, müssen wir also von 4.892 € monatlich ausgehen.

Welche Kosten kommen auf Sie zu?

Zur selbstständigen Arbeit gehören grundsätzlich höhere Kosten, als bei einem Angestelltendasein. Als Personen außerhalb der gesetzlichen Sozialversicherungen müssen Sie die Kosten für die Krankenversicherung und Altersvorsorge vollständig tragen. Zudem müssen technisches Equipment, Büromiete, Büromaterial und eventuelle Reisekosten einkalkuliert werden. Hierbei sollte man mit mindestens 1.500 € rechnen, was alle anfallenden Kosten beinhaltet. Von diesen Kosten sollten mindestens 35-40 % als Rücklage für spontane Investitionen einkalkuliert werden. Daher empfehlen wir ca. 2.100 € als Kostenpauschale in die Berechnung einzufügen.

Damit ermitteln wir ein Monatsgehalt von rund 7.000 €, welches für hauptberufliche Selbstständige als Richtwert dienen sollte.

Unproduktive Tage mit einkalkulieren

Krankheitstage, Aus- und Weiterbildungen, sowie Urlaube müssen bei der Berechnung des Stundensatzes einkalkuliert werden. Schließlich können Sie nicht 365 Tage im Jahr arbeiten. Die Neukundenakquise, Buchhaltung, Rechnungserstellung und Verwaltung, sowie andere Tätigkeiten verhindern, dass Sie 160 Stunden Ihrer Arbeitszeit im Monat verkaufen können. Möchten Sie also eine gute Balance zwischen Freizeit und Beruf finden, sollten Sie nicht mehr als 13 Vollzeit-Arbeitstage pro Monat in die Berechnung Ihres Stundensatzes einplanen.

Als Selbstständiger in Vollzeit sollten Sie bei der Angebotserstellung daher mindestens mit einem Stundensatz von 67,25 € rechnen. Dies stellt jedoch das untere Level des Markstandards dar. Je nach Branche und Expertise können Selbstständige und Freiberufler bis zu 250 € pro Stunde berechnen.

Spezifische Kosten berechnen

Je nach Branche fallen Kosten für die Anfahrt zu einem Kunden oder Materialkosten an, die für die Angebotserstellung relevant sind. Diese sind unbedingt separat festzuhalten, damit beim Kunden absolute Preistransparenz herrscht. Üblich sind Fahrtkostenpauschalen von 10 € bis 20 € für eine kurze Strecke von bis zu zehn Kilometern. Die Materialkosten unterscheiden sich je nach Branche. Bei handwerklichen Berufen ist es zudem üblich, dass Materialkosten nicht den Einkaufskosten entsprechen, sondern mit einem Aufschlag versehen werden.

Den Bearbeitungsaufwand können Selbstständige ebenfalls in die Kosten für die Angebotserstellung miteinbeziehen. Wichtig ist jedoch, dass dies im Voraus mit dem Kunden abgesprochen wird, da ein Angebot im Regelfall kostenlos ist.

Gesamtkosten eines Angebotes festlegen

Bevor Sie das Angebot an Ihren potenziellen Kunden senden können, müssen alle anfallenden Kosten offen zusammengerechnet werden. Dazu gehört der Stundenaufwand, Materialkosten, Fahrtkosten und eventuelle Bearbeitungskosten. Anschließend wird die Umsatzsteuer, wie gewohnt, separat ausgewiesen. Wie Sie zudem Freizeichnungsklauseln in Ihr Angebot integrieren können, erfahren Sie hier.

Unser Tipp:

Scheuen Sie sich nicht, ein augenscheinlich zu hohes Angebot abzugeben, wenn Sie Ihrem Kunden einen höheren Mehrwert bieten können. Wichtig ist nämlich, dass Sie von Ihrer Selbstständigkeit gut leben können. Zudem macht ein angemessenes Angebot einen grundsätzlich seriöseren Eindruck auf Ihren Kunden.

Angebote begegnen uns im Alltag überall. Werbeprospekte und bunte Flyer im Briefkasten, große Plakatwände an der Bushaltestelle und an der U-Bahn oder vollgepackte Litfaßsäulen sind nur einige Beispiele. Der Markt hat sich verändert und die Konkurrenz wächst stetig. Um im Gedächtnis zu bleiben und erfolgreich Kunden zu gewinnen, braucht es eine gewisse Markenpräsenz und überzeugende Angebote. Dennoch gibt es im Gegensatz zu Rechnungen nur sehr wenige Vorgaben oder Vorschriften bezüglich der Form und des Inhalts von Angebotsschreiben. Ein professionelles Angebotsschreiben, das den Interessenten überzeugt, sollte wie folgt aufgebaut sein:

Diese Elemente sollte ein Angebot enthalten:

1. Prominent platziertes Firmenlogo

Es ist das Markenzeichen Ihres Unternehmens und sollte sich Ihrem Kunden einprägen.

2. Gängige Formalien

Hierzu gehören Name, Rechtsform und Adresse Ihres Unternehmens, Vor- und Nachname des Absenders, die entsprechenden Daten Ihres Kunden sowie Ort und Datum, an dem das Angebot versendet wird.

3. Die Betreffzeile

Sie benennt kurz und knapp den Gegenstand des Angebots.

4. Die Anrede

Sie richtet sich im Idealfall persönlich an den Ansprechpartner. Das wirkt respektvoll und macht einen professionellen Eindruck.

5. Der Fließtext

Darin beschreiben Sie kurz und präzise Ihre Dienste am Kunden.

6. Leistungsaufstellung

Sie sollte alle vereinbarten Eckdaten, den Umfang und die Kosten übersichtlich in Form einer Tabelle oder Aufzählung auflisten.

Tipps für die Angebotsformulierung

Daneben helfen Ihnen folgende Tipps bei der Formulierung des Fließtexts für ein attraktives Angebot:

Vorteile und positive Aspekte hervorheben

Heben Sie direkt im Einstieg in den Fließtext die Vorteile und positiven Aspekte Ihres Angebots für den Kunden hervor. Um den Interessenten von Ihrem Produkt beziehungsweise Ihrer Dienstleistung zu überzeugen, sollten Sie mindestens ein Alleinstellungsmerkmal benennen.

Überzeugende Argumente

Nennen Sie schlagkräftige Argumente, die den Kunden davon überzeugen, dass Ihr Angebot das richtige für ihn ist. Gehen Sie dabei auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden ein und erklären Sie, inwiefern er von Ihren Dienstleistungen beziehungsweise Ihrem Produkt profitiert. Verzichten Sie dabei weitestgehend auf Fachsprache, damit Ihr Schreiben verständlich bleibt.

Klare Gliederung und kurze Absätze

Gliedern Sie Ihr Angebot klar und verständlich in kompakte Absätze von maximal vier Zeilen. Vermeiden Sie Wiederholungen bereits genannter Aspekte, um das Schreiben nicht unnötig in die Länge zu ziehen. Insgesamt sollte das Angebotsschreiben eine Länge von einer Seite nicht überschreiten. Handelt es sich um einen Großauftrag, der eine lange Auflistung von Details erfordert, können Sie die Angebotsinhalte in einem Begleitschreiben erläutern.

Gesamtkosten aufschlüsseln

Erleichtern Sie Ihrem Kunden die Übersicht über die Kosten, indem Sie Ihre Leistungen in Produktgruppen gliedern, den Gesamtpreis aufschlüsseln und beispielsweise den Nettopreis, die Umsatzsteuer und anfallende Lieferkosten nennen.

Frist setzen

Legen Sie in Ihrem Schreiben eine Frist fest, innerhalb welcher das Angebot gültig ist. Diese erinnert den Kunden daran, auf Ihr Angebot zu reagieren. Besteht ernsthaftes Interesse, wird er sich schnellstmöglich melden, damit das Angebot nicht verfällt.

Mit einem Kostenvoranschlag kalkulieren Händler und Dienstleister die für einen Kunden anfallenden Kosten. Dabei wird dem Kunden mitgeteilt, welche Kosten anfallen würden, wenn eine bestimmte Leistung in Anspruch genommen wird. Grundsätzlich gilt, dass Kostenvoranschläge unverbindlich sind und erst vom Kunden bestätigt werden müssen, damit ein gültiger Vertrag zustande kommt.

Rechtliche Rahmenbedingungen des Kostenvoranschlags

Vielen Unternehmern ist nicht bewusst, dass die Hauptmerkmale des Kostenvoranschlags im BGB geregelt werden. Dieses unterscheidet dabei zwischen dem unverbindlichen und dem verbindlichen Kostenvoranschlag. Dabei ist festgelegt, dass ein Kostenvoranschlag immer dann als unverbindlich gilt, wenn dies nicht ausdrücklich anderes formuliert wird. Mit verbindlichen Kostenvoranschlägen verpflichtet sich ein Werkunternehmer die angegebenen Kosten einzuhalten. Deshalb rät die Handwerkskammer dazu, bei der Erstellung des Kostenvoranschlages klar auszudrücken, dass es sich um eine unverbindliche Darstellung der Kosten handelt.

Wenn ein unverbindlicher Kostenvoranschlag angenommen und zur Vertragsgrundlage wird, ist der Auftragnehmer nicht unbedingt an den angegeben Preis gebunden. Dieser kann überschritten werden, was jedoch dem Kunden mitzuteilen ist, sobald es sich deutlich macht. Dabei wird zwischen wesentlichen und unwesentlichen Überschreitungen unterschieden, wobei eine unwesentliche Überschreitung in der Regel bei unter 10% des Gesamtbetrags vorliegt. Bei einer wesentlichen Überschreitung der Kosten ist der Auftraggeber zu einer vorzeitigen Kündigung des Vertrags berechtigt, wobei jedoch die Kosten für die bisher angefallene Arbeitszeit an den Auftragnehmer gezahlt werden müssen.

Wichtig zu wissen ist auch, dass normale Kostenvoranschläge nicht in Rechnung gestellt werden dürfen, da sie der Auftragsbeschaffung zuzuschreiben sind. Für viele Unternehmer mag dies ungerecht wirken, gerade wenn Arbeitszeit in die Kalkulation der Kosten geflossen ist. Deshalb bieten sich Vermerke in den eigenen AGBs oder Preislisten an, um einen Kostenvoranschlag dennoch in Rechnung stellen zu können. Bspw. kann dies bei Reparaturen sehr sinnvoll sein, bei welchen das Problem nicht klar ersichtlich ist.

Ist ein Kostenvoranschlag mit einem Angebot gleichzusetzen?

Wichtig zu vermerken ist, dass ein Kostenvoranschlag rechtlich ganz klar von einem Angebot unterschieden wird. Deswegen liegen hier auch unterschiedliche Auflagen vor, obwohl bei einem Angebot, wie auch bei einem Kostenvoranschlag prinzipiell lediglich die Kosten für eine Arbeitsleistung dargestellt werden sollen. Im Gegensatz zum Kostenvoranschlag ist ein Angebot verbindlich, sogar wenn dies nur mündlich ausgesprochen wird. Um ein nichtbindendes Angebot zu erstellen, muss eine Freizeichnungsklausel integriert werden. Das kann bspw. die Randnotiz „Unverbindliches Preisangebot“ sein, welche auf dem Angebot platziert wird. Angebote sind zudem immer kostenlos und können im Gegensatz zum Kostenvoranschlag nicht in Rechnung gestellt werden.

Was muss ein Kostenvoranschlag beinhalten?

Beim Erstellen eines Kostenvoranschlags sind einige Vorgaben zu beachten. Obwohl dieser möglichst direkt gehalten werden sollte, um Kosten übersichtlich darzustellen, dürfen folgende Aspekte nicht fehlen:

– Eine Beschreibung von Art und Umfang der geplanten Arbeiten – Angabe der voraussichtlich benötigten Arbeitszeit mit den dazugehörigen Kosten – Auflistung des benötigten Materials und der Materialkosten – Informationen zum geplanten Arbeitszeitraum

Die voraussichtlichen Kosten sollten übersichtlich und logisch nachvollziehbar aufgelistet werden. Für Schriftsteller, Grafiker und Designer bietet es sich zudem noch an, zu der eigentlichen Auflistung der Kosten noch die Anzahl eventueller Korrekturrunden festzulegen.

Falls Umsatzsteuer auf die geplanten Arbeiten anfällt, sollte eine Angabe des Brutto- und Nettopreises ebenfalls erfolgen. Dabei ist wichtig, dass die Umsatzsteuer nicht nur der Endsumme hinzugefügt, sondern auch prozentual angegeben wird.

Viele Unternehmer fügen nach der Durchführung eines Auftrags auch noch eine Nachkalkulation an. Diese kalkuliert die zukünftig anfallenden Kosten noch einmal nach der Ausführung des ersten Auftrags. Somit können genauere Schätzungen der in Folgeaufträgen anfallenden Kosten getätigt werden. Besonders bei Aufträgen mit potenzieller Weiterbeschäftigung des Auftragnehmers ist dies angebracht und sinnvoll, um eine transparente Zusammenarbeit mit dem Kunden zu ermöglichen.

Wie kann ich einen möglichst präzisen Kostenvoranschlag erstellen?

Das Erstellen eines Kostenvoranschlags ist gerade dann schwierig, wenn es sich um einen Neukunden handelt. Dieser hat häufig andere Erwartungen an eine Dienstleistung, als ein Bestandskunde. Wir empfehlen in solchen Fällen tendenziell vorsichtig zu kalkulieren, damit sich ein Kunde nicht für ein anderes Angebot entscheidet, welches ihm günstiger erscheint. Dennoch sollten die anfallenden Kosten nicht unterschätzt werden, damit eine möglichst hohe Transparenz für den Kunden geschaffen wird. Für Dienstleister im kreativen Bereich bietet es sich beispielsweise an, über eine vergütete Arbeitsprobe eine Vorstellung der Anforderungen zu bekommen und die Kosten mit einer Nachkalkulation dann exakter einzuschätzen.

Für die Formatierung des eigentlichen Kostenvoranschlags stehen im Internet verschiedene Vorlagen bereit. Diese sollten vor der Abgabe darauf geprüft werden, ob die oben genannten vier Aspekte übersichtlich dargestellt werden.

Mit einer Kleinunternehmerregelung können Sie den bürokratischen Aufwand für Ihre Selbstständigkeit möglichst gering halten. Doch welche Vorteile und Pflichten haben Unternehmer, falls sie sich für ihre Anwendung entscheiden? Lesen Sie, welche Bedingungen Sie für die Regelung erfüllen müssen, was Sie bei der Rechnungserstellung beachten sollten und welche Fehler es dabei zu vermeiden gilt.

Die Kleinunternehmerreglung ist eine Vereinfachung im Steuerrecht, die vor allem kleine und neugegründete Unternehmen entlastet. Sie ist nicht auf Neugründer beschränkt und darf unbegrenzt häufig angefordert werden. Unternehmer, die die Voraussetzungen erfüllen, können den Kleinunternehmerstatus zu beantragen, sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Den vorschnellen Verzicht sollten Sie sich allerdings gut überlegen – denn die Kleinunternehmerregelung bringt viele Vorteile mit sich.

Für Freelancer waren die Verdienstmöglichkeiten selten so gut wie heute. So stieg der durchschnittliche Stundensatz für IT- und Engineering-Freelancer von 87,36€ im Jahr 2017 auf 91,05€ 2018. Zudem wird für 2019 ein Anstieg auf 93,47€ erwartet. Da sich Auftraggeber in der Praxis jedoch oft für ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis entscheiden, ist eine angemessene Preiskalkulation die Basis für einen dauerhaften Erfolg als Freelancer.

Woran orientieren sich Freelancer in ihrer Preiskalkulation?

Die ideale Preiskalkulation für Freelancer liegt in der Regel zwischen ihrem Wunschgehalt und ihren finanziellen Mindestanforderungen. Um ein passendes Stundenhonorar festzulegen, sollten freie Fachkräfte daher zuerst ihre Mindestanforderungen definieren. Als Faustregel gilt, dass das Monatsgehalt eines Selbstständigen mindestens 50% über dem Monatsgehalt eines Festangestellten in gleicher Position liegen sollte. Die Mehrausgaben haben dabei den größten Einfluss auf den Wert und setzen sich unter anderem aus höheren Steuern, Krankenversicherungsbeiträgen, der privaten Altersvorsorge und sämtlichem Equipment zusammen.

Wie man die Mindestkosten eines Angebots ermittelt, haben wir bereits hier zusammengefasst. Geht es um die Berechnung eines fairen und lukrativen Stundensatzes, kommt es auf den individuellen Marktwert an. Schließlich bezahlen Auftraggeber niemanden für seinen reinen Zeitaufwand, sondern für den Wert, der übermittelt wird.

Wie berechnen Freelancer ihren Marktwert?

Sind die Mindestanforderungen geklärt, gilt es, einen genaueren Blick auf den eigenen Marktwert zu werfen. Dieser setzt sich aus zwei Komponenten zusammen und bestimmt, wie viel Freelancer für ihre Leistungen berechnen können:

– Qualifikationen / Skills – Angebot und Nachfrage / Bedarf

Der Marktwert eines Freelancers ist der augenblickliche Wert, den seine Dienste auf dem Markt haben. Dementsprechend fließen in dessen Berechnung der individuelle Wert und die allgemeine Nachfrage ein. Je höher der Bedarf nach einer Leistung ist, desto einfacher ist es für Freelancer attraktive Honorare zu verlangen.

Das spiegelt sich in der Praxis wider. Die Freelancer-Stundensätze der zwei aktuell gefragtesten Branchen SAP und Beratung / Management lagen 2018 in Deutschland bei durchschnittlich 110,19€, bzw. 104,94€. In der Medienbranche lagen die durchschnittlichen Stundensätze dagegen bei lediglich 62,35€, was auf eine niedrigere Nachfrage und ein höheres Angebot hindeutet.

Ebenso fließen Qualifikationen und Fähigkeiten direkt in den Marktwert ein. So liegt bspw. der durchschnittliche Stundensatz für Freelancer in der Altersgruppe 40 bis 49 bei ganzen 95,00€, während unter 30 Jährige lediglich 74,00€ berechnen.

Den eigenen Marktwert zu berechnen ist nicht einfach. Hilfreich ist ein Blick auf die Konkurrenz, das Bedürfnis des Kunden und die eigenen Fähigkeiten. Gibt es besondere Qualifikationen, die einen wertvoller für Kunden machen? Dann sollte sich dies in der Preiskalkulation bemerkbar machen.

Fazit: Die Preiskalkulation für Freelancer in der Praxis

Als Freelancer in einer Anfangsphase werden Sie vermutlich auf Probleme in der Ermittlung Ihrer Stunden- und Tagessätze stoßen. Dies ist völlig normal und eng mit der Selbstständigkeit verbunden. Möchten Sie einen höheren Stundensatz als die Konkurrenz berechnen, sollten Sie Ihren Kunden jedoch gute Gründe dafür vorlegen können. Ein vielseitigeres Dienstleistungs-Portfolio, mehr Erfahrung in ihrem Fachbereich oder deutlich zufriedenere Kunden sind gute Anhaltspunkte für eine Gehaltsverhandlung.

Was können Sie tun, damit Ihre Kunden zuverlässig zahlen?

Die beste Preiskalkulation nützt nichts, wenn Sie auf einen unzuverlässigen Kunden treffen. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, können Sie mit unserem Factoring-Angebot Ihre Rechnungen innerhalb kürzester Zeit vorfinanzieren.