Bewirtungsbeleg

Geschäftsessen können eine entspannte Angelegenheit sein. Das Finanzamt nimmt es damit allerdings nicht so locker. Lesen Sie bei uns, was als Geschäftsessen gilt, warum Rechnung nicht gleich Bewirtungsbeleg ist und wie Sie diesen korrekt ausfüllen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Beleg auch vom Finanzamt anerkannt wird.
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Inhaltsübersicht

Bei einem Essen mit Geschäftspartnern können Sie wichtige Dinge in angenehmer Atmosphäre besprechen. Bei Tisch werden Verträge abgeschlossen, Vorgehensweisen geplant und neue Kunden gewonnen. Damit das Essen als Bewirtung steuerlich abgesetzt werden kann, muss der Rahmen angemessen sein. Weitere wichtige Voraussetzungen für die Absetzbarkeit von Geschäftsessen sind ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg und eine vollständige Restaurantrechnung. Doch was genau betrachtet das Finanzamt eigentlich als Geschäftsessen und was nicht?

Was macht ein Geschäftsessen aus?

Geschäftsessen können in einem bodenständigen Restaurant mit gutbürgerlicher Küche genauso stattfinden wie bei einem angesagten Sushi-Lokal oder in einem exklusiven Sternerestaurant. Der Rahmen sollte dabei natürlich zum Anlass und den beteiligten Firmen passen. Das sieht auch der Gesetzgeber so. Den Besuch eines Nachtclubs beispielsweise akzeptiert das Finanzamt grundsätzlich nicht als Geschäftsessen.

70 Prozent der Bewirtungskosten eines Geschäftsessens können Unternehmen von der Steuer absetzen. So steht es in § 4 Absatz 5 Nummer 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Voraussetzung dafür ist, dass ein geschäftlicher Anlass besteht.

Um Missbrauch vorzubeugen, damit also keine privaten Essen als Geschäftsessen deklariert werden, sieht der Gesetzgeber relativ strenge Auflagen vor. Für die steuerliche Absetzung reicht es nicht aus, dass der Bewirtungsbeleg die Namen aller Personen enthält, die am Geschäftsessen teilgenommen haben. Es muss auch einen betrieblichen Anlass geben. Den Anlass müssen Sie dabei konkret formulieren. Es genügt nicht, einfach nur „Geschäftsessen“ oder „Meeting“ zu schreiben. Eine Projektbesprechung (geben Sie das konkrete Projekt an) oder die Verhandlung über einen Auftrag (auch hier nennen Sie am besten den konkreten Auftrag) sind hingegen gültige Anlässe.

Der Teilnehmerkreis muss sich auf Firmenangehörige und Geschäftsfreunde beschränken. Zu den erlaubten Teilnehmern zählen eigene Mitarbeiter sowie unternehmensexterne Personen, mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht oder angestrebt wird. Bei Letzteren kann es sich beispielsweise um Lieferanten oder Kunden handeln. Familienmitglieder oder persönliche Freunde müssen Sie hingegen privat einladen.

Im Gegensatz zum Geschäftsessen können Sie Mitarbeiterbewirtungen sogar zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Darum handelt es sich, wenn ausschließlich Ihre Mitarbeiter teilnehmen. Sobald auch ein Geschäftsfreund zugegen ist, ist das gemeinsame Mahl per Definition ein Geschäftsessen. Die Mitarbeiterbewirtung ist nur dann abzugsfähig, wenn sie in einem Restaurant erfolgt. Wer seine Mitarbeiter zu sich nach Hause einlädt, kann die Bewirtungskosten nicht steuerlich geltend machen.

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Rechnung und Bewirtungsbeleg

Der Bewirtungsbeleg ist nicht dasselbe wie die Rechnung. Manche Restaurants drucken den Bewirtungsbeleg bereits auf die Rückseite der Rechnung – ausfüllen müssen Sie ihn jedoch immer selbst. Sollte sich auf der Rückseite der Rechnung kein Bewirtungsbeleg finden, müssen Sie ein Leerformular verwenden. Der Bewirtungsbeleg muss nämlich maschinell hergestellt sein, damit er vom Finanzamt anerkannt wird. Wichtig für die Absetzbarkeit von Geschäftsessen ist neben dem Bewirtungsbeleg auch die Restaurantrechnung. Sie muss allen üblichen Anforderungen an eine Rechnung genügen. Dazu gehört auch, dass bei Beträgen über 150 Euro der Name des Rechnungsempfängers vorhanden ist. Das ist bei Restaurantrechnungen nicht immer üblich, aber viele Lokale können den Namen des Gastes am Computer eintragen. Falls das nicht möglich ist, muss der Wirt den Namen manuell nachtragen und mit seinem Firmenstempel bestätigen. Die Rechnung muss außerdem fest mit dem Bewirtungsbeleg verbunden sein. Sollte sich der Bewirtungsbeleg nicht auf der Rechnungsrückseite befinden, tackern Sie die beide Nachweise am besten zusammen.

Darauf sollten Sie bei der Rechnung achten

Bevor Sie sich an das Ausfüllen des Bewirtungsbelegs machen, sollten Sie prüfen, ob der Gastwirt die Rechnung richtig ausgefüllt hat. Reichen Sie Ihren Bewirtungsbeleg nämlich ohne gültige Rechnung ein, wird das Finanzamt ihn nicht akzeptieren und Sie bekommen keine Bewirtungskosten erstattet. Überprüfen Sie daher die Rechnung auf Vollständigkeit und bitten Sie den Gastwirt gegebenenfalls, fehlende Angaben nachzutragen.

Bei einer Rechnungssumme bis zu 150 Euro inklusive Umsatzsteuer reicht eine Kleinbetragsrechnung aus. Sie muss folgende Angaben enthalten:

  • Rechnungsdatum
  • Name und Adresse des Restaurants
  • Vollständige Liste der konsumierten Nahrungsmittel inkl. Preis (Bruttobetrag mit Steuersatz reicht)
  • Bruttobetrag

Bei höheren Beträgen ist eine normale Rechnung mit deutlich mehr Angaben nötig:

  • Rechnungsdatum
  • Leistungsdatum
  • Name und Adresse des Restaurants
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuer- und Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gastwirtschaft
  • Vollständige Liste der konsumierten Nahrungsmittel inkl. Preis
  • Nettobetrag
  • Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
  • Bruttobetrag

Falls Sie Trinkgeld geben, sollte der Kellner dessen Höhe auf der Rechnung vermerken. Diesen Vermerk bestätigt er am besten mit einem Firmenstempel, mindestens aber mit seiner Unterschrift.

Bewirtungsbeleg Schritt für Schritt ausfüllen

Halten Sie erst einmal eine korrekte und vollständige Rechnung in den Händen, ist das Schwierigste geschafft. Den Bewirtungsbeleg auszufüllen, ist nämlich nicht kompliziert. Alle notwendigen Angaben, Schritt für Schritt:

  1. Tag der Bewirtung: Tragen Sie hier das Datum ein, an dem das Geschäftsessen stattgefunden hat.
  2.  Ort der Bewirtung: In dieses Feld tragen Sie den Namen und die Anschrift des Restaurants ein. Übernehmen Sie dafür die Angaben aus der Rechnung.
  3. Gastgeber: Das sind Sie selbst, also tragen Sie Ihren eigenen Namen ein.
  4. Teilnehmer der Bewirtung: Hier tragen Sie alle Teilnehmer des Geschäftsessens ein (Vor- und Nachnamen).
  5. Anlass der Bewirtung: Sie müssen einem konkreten, geschäftlichen Anlass der Bewirtung angeben. Vage Angaben wie „Besprechung“ oder „Kontaktpflege“ haben vor dem Finanzamt keinen Bestand. Auch private Anlässe wie ein Geburtstag oder ein Dienstjubiläum zählen nicht.
  6. Höhe der Aufwendungen laut Rechnung: Hier tragen Sie den Rechnungsbetrag ein, den Sie bezahlt haben.
  7. Trinkgeld: Tragen Sie ein, wie viel Trinkgeld Sie gegeben haben.
  8. Gesamtbetrag: Das ist der Betrag, den Sie insgesamt bezahlt haben, also Rechnungsbetrag plus Trinkgeld.
  9. Ort, Datum, Unterschrift des Gastgebers: Datieren und unterschreiben Sie den Nachweis.
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Achten Sie auf den Namen!

Das Finanzamt kontrolliert bei Bewirtungskosten sehr genau. Es kommt regelmäßig vor, dass Bewirtungen nicht anerkannt werden. Eine sorgfältige Kontrolle der Angaben auf Restaurantrechnungen und das gewissenhafte Ausfüllen der Bewirtungsbelege ist daher unbedingt notwendig. Besonders wichtig ist, dass auch der Name der bewirtenden Person in der Rechnung zu finden ist. Das wird nämlich in Restaurantrechnungen gerne vergessen. Laut Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) darf dieser Name nur vom Gaststätteninhaber beziehungsweise seinen Mitarbeitern auf der Rechnung vermerkt werden, nicht jedoch vom Rechnungsempfänger selbst.

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