Auch im Jahre 2021 dominieren Rechnungen auf Papier immer noch die Buchhaltung vieler Unternehmen. Dabei ist das Digitalisieren der Rechnungsverwaltung heutzutage sowohl möglich als auch rechtens, solange die GoBD beachtet werden. Selbst eine komplett digitale Buchhaltung ist keine Vision mehr und mit entsprechender Motivation verhältnismäßig leicht umsetzbar.
Rechnungen digital verwalten – Was ist die gängige Praxis?
Auch wenn das Konzept digitaler Rechnungen noch nicht alle deutschen Unternehmen erreicht hat, befindet es sich klar auf dem Vormarsch. Laut einer Studie des Forschungsinstituts ibi research der Universität Regensburg würde schon jetzt mehr als die Hälfte aller Unternehmen den Versand und Empfang digitaler Rechnungen bevorzugen. Das ist eine Steigerung von 20% gegenüber einer Vergleichsstudie aus dem Jahr 2015.
Klares Verbesserungspotenzial besteht in der weiteren Bearbeitung digitaler Rechnungen. Vier von zehn Unternehmen drucken digital erhaltene Rechnungen aus, um diese anschließend in internen Systemen zu erfassen. Da die Daten aber schon digital vorliegen, werden dabei Ressourcen verschwendet. Die Studie zeigte außerdem, dass viele Unternehmen die rechtlichen Vorschriften der digitalen Rechnungsverwaltung nicht kennen.
Rechtliche Aspekte für ein papierloses Büro
Wie schon angemerkt, können die Vorschriften der GoBD teilweise schwer verständlich sein. Dabei lässt sich vermuten, dass der Gesetzgeber digitale Rechnungen möglichst verhindern möchte. In der Tat sieht dies aber ganz anders aus. Seit dem 2011 ins Leben gerufenen Steuervereinfachungsgesetz sind digitale und klassische Rechnungen zumindest theoretisch rechtlich gleichgestellt.
Bis 2011 waren die Anforderungen an elektronische Rechnungen deutlich strenger. Diese benötigen unter anderem eine elektronische Signatur und eine direkte Anbindung an das EDI (Electronic Data Interchange)
Die aktuellen Anforderungen an digitale Rechnungen sind folgende:
Alle Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden.
Hierbei muss zwingend das Eingangsdatum unveränderbar festgehalten werden. In der Praxis ist daher die Verwendung eines GoBD-konformen Buchhaltungsprogramms ratsam. Was die GoBD-konforme Buchhaltung für Unternehmer im Detail bedeutet, finden Sie hier.
Das Dateiformat von Eingangs- und Ausgangsrechnungen darf nicht verändert werden.
Obwohl klassische Rechnungen lediglich abgeheftet werden müssen, lassen sich digitale Rechnungen nicht einfach ausdrucken. Diese müssen in ihrem unveränderbaren Ursprungsformat für mindestens 10 Jahre bestehen bleiben. Wir empfehlen daher grundsätzlich die Verwendung von ZuGFeRD-Rechnungen.
Der Empfänger muss dem Empfang einer digitalen Rechnung zustimmen.
Auch im Jahr 2021 können Unternehmen immer noch auf nicht-digitale Rechnungen bestehen. In der Regel kommt dies aber nicht vor.
Fazit
Viele Unternehmen hinken der Digitalisierung der Rechnungsverwaltung noch hinterher. Dabei bringt sie fast nur Vorteile mit sich. Die damit verbundene Effizienzsteigerung wirkt sich vor allem langfristig positiv auf Unternehmen aus. Wir empfehlen daher bedacht, aber zielstrebig bei dem digitalen Verwalten von Rechnungen vorzugehen. Denn nur mit der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben lässt sich ein papierloses Büro nachhaltig umsetzen.
Die Online-Rechnungsverwaltung von RECHNUNG.de erleichtert die Koordination Ihrer Ausgangsrechnungen ungemein. In der Praxis bedeutet dies: Wir übernehmen das Erstellen, den Versand und die Dokumentation Ihrer Rechnungen sowie aller Zahlungseingänge. So können Sie sich einzig und allein auf Ihre Kunden konzentrieren.
