Wie wir im Beitrag über Rechnungsstornierungen bereits angemerkt haben, stehen prinzipiell zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um Fehler in Rechnungen auszubessern: Die Korrektur und die Stornierung. Die Rechnungskorrektur mithilfe eines Berichtigungsdokument kann lediglich bei noch nicht verbuchten Rechnungen erfolgen.
Wann müssen Rechnungen berichtigt werden?
Rechnungen müssen die in § 14 Abs. 4 UStG definierten Pflichtangaben für Rechnungen erfüllen. Sollte dies nicht der Fall sein, ist der Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährdet. Zudem kann auch der Betriebsausgaben-Abzug gefährdet sein, wenn Zweifel an der Glaubwürdigkeit einer Abrechnung bestehen. In der Praxis bedeutet dies, dass der Rechnungsempfänger keine Vorsteuer geltend machen kann und ggf. die Ausgabe vollständig aus den Betriebsausgaben gestrichen wird.
Unternehmer müssen Rechnungen also dann berichtigen, wenn diese nicht die gesetzlichen Pflichtangaben erfüllen. Rechtschreib- oder Grammatikfehler müssen nicht berichtigt werden, da diese sich nicht negativ auf den Rechnungsempfänger auswirken. Oft vorkommende Fehler sind beispielsweise folgende:
- Eine nicht fortlaufende Rechnungsnummer
- Falsch ausgewiesene Umsatzsteuerbeträge
- Eine fehlende Steuernummer
- Ein fehlendes Leistungsdatum
- Unregelmäßigkeiten in der Rechnungskalkulation
Worauf kommt es bei einem Berichtigungsdokument an?
Ein Berichtigungsdokument ist eine unkomplizierte Möglichkeit, Fehler in bereits erstellten Rechnungen zu korrigieren. Dies ist besonders attraktiv, da es den Zeitaufwand für eine Korrektur deutlich verringert. Das Erstellen einer komplett neuen Rechnung und eine anschließende Rechnungsstornierung muss so nämlich nicht erfolgen.
Im Fokus des Berichtigungsdokumentes muss der Zusammenhang zu der fehlerhaften Rechnung stehen. Das sollte über einen Verweis auf die entsprechende Rechnungsnummer und das ursprüngliche Rechnungsdatum erfolgen. Außerdem gilt es, den Fehler der Originalrechnung entsprechend zu berichtigen. Handelt es sich um einen Fehler im Rechnungsdatum, sollte das fehlerhafte Datum zusammen mit dem korrigierten Datum genannt werden. Bei Fehlern in der Rechnungsnummer ist diese Vorgehensweise identisch.
Zudem gehören das aktuelle Datum und die Anschriften des Leistungserbringers sowie des Leistungsempfängers auf die Korrektur. Ansonsten gibt es keine klar definierten formalen Anforderungen an das Dokument. Dies kann Korrekturen in Listenform oder auch Korrekturen in einer ausführlichen schriftlichen Erklärung beinhalten.
Wurde eine Rechnung bereits verbucht, führt nichts an einer ordnungsgemäßen Rechnungsstornierung vorbei. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber zum Thema Rechnungsstornierungen.
Sowohl der Leistungsempfänger als auch der Leistungserbringer müssen die Berichtigungsdokumente anschließend zusammen mit dem Original buchhalterisch ablegen. So wird sichergestellt, dass das fehlerhafte Original nicht versehentlich ohne Berichtigung verbucht wird.
Handschriftliche Korrektur einer Rechnung
Handelt es sich um eine Rechnung im Papierformat, besteht auch die Möglichkeit einer handschriftlichen Korrektur. So können Unternehmer eine Rechnungsnummer bei einem Kundentermin berichtigen, ohne ein separates Berichtigungsdokument zu erstellen. Wichtig ist, dass entsprechende Fehler korrigiert werden und die Rechnung anschließend erneut unterschrieben wird. Diese sollte dann lediglich für die eigenen Unterlagen kopiert werden, um die Korrektur in der eigenen Buchhaltung zu belegen.
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