Sie haben den Auftrag ergattert, die Leistung vertragsgerecht erbracht und müssen nun nur noch eine korrekte Rechnung erstellen. Damit Sie Ihr wohlverdientes Geld erhalten, lesen Sie hier, welche Angaben auf der Rechnung auf keinen Fall fehlen dürfen:
Obligatorische Angaben
§ 14 Absatz 4 UStG regelt detailliert die Angaben, die im Rahmen der Rechnungserstellung zu leisten sind. Bei den folgenden Vorgaben handelt es sich um Mindestanforderungen, deren Nichtbeachtung zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen können:
- Vollständige Namen und Anschriften des Rechnungsstellers und -empfängers
- Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Artikel oder Umfang und Art der Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum, in dem die Dienstleistung erbracht wurde
- Netto-Betrag für die Ware oder Dienstleistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen
- Jede bereits vorab vereinbarte Minderung des Entgelts, beispielsweise ein Skonto oder ein Rabatt
- Anzuwendender Steuersatz und der sich daraus ergebende Umsatzsteuerbetrag
Zusätzliche Angaben
Zusätzlich sind in einigen Fällen weitere Angaben zu leisten. Liegt beispielsweise eine Steuerbefreiung vor, muss die Rechnung einen Hinweis darauf enthalten, dass für die Warenlieferung oder Dienstleistung eine Steuerbefreiung gilt. Handelt es sich um eine Bauleistung, muss die Rechnung einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht seitens des Empfängers enthalten. Erstellt der Leistungsempfänger die Rechnung oder beauftragt er Dritte, sie zu erstellen, ist die Angabe „Gutschrift“ auf dem Dokument notwendig. Ist der Rechnungssteller Hersteller von Elektrogeräten, muss er zusätzlich seine Registrierungsnummer auf der Rechnung anführen.
In der Praxis empfiehlt es sich, die Bankverbindung und ein Zahlungsziel auf der Rechnung anzugeben.
Sonderregelungen
Keine Regel ohne Ausnahmen – dies trifft auch auf das Erstellen von Rechnungen zu. Hier gibt es einige Sonderregelungen, die vor allem für Kleinunternehmer, für Rechnungen über kleine Beträge oder für versehentlich fehlerhaft ausgestellte Rechnungen gilt.
Kleinunternehmerregelung
Diese Regelung bedeutet eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht, indem sie Unternehmern mit niedrigen Umsätzen erlaubt, umsatzsteuerrechtlich wie Nichtunternehmer behandelt zu werden. Zwar unterliegt auch der Kleinunternehmer weiterhin formal dem Umsatzsteuergesetz, jedoch erhebt das Finanzamt diese Steuer nicht. Damit sind diese Unternehmen aber vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen ausgeschlossen.
Kleinunternehmerregelung
Die Regelung greift bei Unternehmen, deren Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorausgegangenen Kalenderjahr maximal 22.000 Euro betrug und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Bei der Rechnungsstellung ist dies dementsprechend zu berücksichtigen. Die Rechnung eines Kleinunternehmers muss weiterhin alle obligatorischen Angaben enthalten, allerdings darf sie die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Die Ausgangsrechnung enthält in diesem Fall also nur den Bruttowert.
Kleinstbetragsrechnung
Sonderregelungen greifen, sollte der Gesamtbruttobetrag inklusive Umsatzsteuer maximal 250 Euro betragen. Erst am 12.05.2017 hat der Gesetzgeber diese Obergrenze im Sinne des Bürokratieentlastungsgesetzes von ursprünglich 150 Euro angehoben. In diesem Fall kann der Rechnungssteller eine „Kleinstbetragsrechnung“ anfertigen. Diese muss nach § 14 Absatz 6 UStG folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name des Rechnungsstellers
- Vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Artikel oder Umfang und Art der Dienstleistung
- Angabe der Höhe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags in einer Summe
- Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf eine gegebenenfalls vorliegende Steuerbefreiung
Storno-Rechnung
Unterläuft dem Rechnungssteller ein Tippfehler bei der Rechnung, muss er nicht nur den Fehler korrigieren, er ist zudem verpflichtet, die fehlerhafte Version aufzubewahren. Das ist notwendig, da jede Rechnung eine laufende und eindeutige Rechnungsnummer trägt und somit Teil des lückenlosen, unternehmensinternen Buchhaltungssystems ist.
Die Storno-Rechnung ist das Mittel zur Korrektur der Ursprungsrechnung und im Grunde das Gegenteil dieser ursprünglichen Rechnung, weshalb sie umgangssprachlich auch als „Gutschrift“ bezeichnet wird. Sie enthält alle Angaben und Daten der Ursprungsrechnung und erhält eine eigene Rechnungsnummer. Der Betrag wird lediglich mit einem Minuszeichen versehen. Dies neutralisiert die fehlerhafte Rechnung.
Zuletzt ist eine dritte, korrekte Rechnung mit einer weiteren Rechnungsnummer zu erstellen. Das Unternehmen stellt alle drei Rechnungen dem Kunden zu und bewahrt die Duplikate fristgerecht auf.
