Buchhaltung

Nach dem Handelsgesetzbuch (§ 238 Absatz 1 Satz 1 HGB) ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Das wirft die Frage auf, wer denn nun als Kaufmann gilt, beziehungsweise wann ein Unternehmen ein kaufmännischer Betrieb ist. Grundsätzlich muss jeder Unternehmer seine Gewinne ermitteln und dokumentieren. Allerdings unterscheidet man dabei zwischen zwei Verfahren:

Die Einnahmen-Überschussrechnung

Die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ist eine einfachere Form der Gewinnermittlung. Wenn Sie einer der folgenden Berufsgruppen angehören, dürfen Sie anstelle der doppelten Buchführung eine EÜR beim Finanzamt abgeben:

• Freiberufler
• Kleinunternehmer
• Land- und forstwirtschaftliche Betriebe mit einem Jahresgewinn unter 60.000 Euro beziehungsweise einer Nutzfläche mit einem Wert unter 25.000 Euro
• Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn unter 60.000 Euro beziehungsweise einem Jahresumsatz unter 600.000 Euro

Im Gegensatz zur doppelten Buchführung stellen Sie bei der EÜR nur die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens gegenüber. Die Differenz aus den beiden Beträgen ergibt Ihren Gewinn. Die Grundlage dafür bildet das Zufluss- und Abflussprinzip. Das bedeutet: Sie müssen bei dieser Art der Gewinnermittlung nur berücksichtigen, welche Beträge auf Ihr Konto ein- und welche davon abgegangen sind, einschließlich aller Transaktionen in bar. Die Verträge, die den Zahlungen zugrunde liegen, sind hier im Gegensatz zur doppelten Buchführung nicht von Belang. Gleiches gilt für Bestandsveränderungen. Dementsprechend müssen Sie für die EÜR keine Inventur durchführen.

Trotz der Vereinfachung ist aber auch die EÜR nicht ganz ohne Pflichten. So unterliegen Sie als Unternehmer den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Dementsprechend müssen Sie alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen und diese Unterlagen über zehn beziehungsweise in bestimmten Fällen über sechs Jahre aufbewahren.

Die doppelte Buchführung

Falls Sie von der Buchhaltungspflicht befreit sind, entscheiden Sie selbst, ob Sie die EÜR oder die doppelte Buchführung bevorzugen. Verpflichtet zur doppelten Buchführung sind hingegen:

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen (zum Beispiel AGs und GmbHs) Im Handelsregister eingetragene Selbstständige Land- und forstwirtschaftliche Betriebe mit einem Jahresgewinn über 60.000 Euro beziehungsweise einer Nutzfläche mit einem Wert über 25.000 Euro Gewerbetreibende mit einem ‌Jahresgewinn von über 60.000 Euro beziehungsweise einem Jahresumsatz von über 600.000 Euro Die Grundlagen der doppelten Buchführung Die Mindestanforderungen für die doppelte Buchführung legt das Handelsgesetzbuch (§ 239 Absatz 2 HGB) fest. Demnach müssen alle Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Dazu müssen folgende Grundlagen erfüllt werden:

Alle Geschäftsvorfälle doppelt buchen: im Haben und im Soll (daher auch der Name doppelte Buchführung) Das Vermögen mittels einer Anfangs- und einer Schlussbilanz vergleichen Den Unternehmenserfolg mithilfe einer Gewinn- und einer Verlustrechnung ermitteln

Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung Im Vergleich zur Einnahmen-Überschussrechnung bedeutet die doppelte Buchführung für Sie als Unternehmer deutlich mehr Zeit- und Arbeitsaufwand. Im Gegenzug ermöglicht Ihnen diese Art der Gewinnermittlung aber auch einen umfassenden Überblick über die aktuelle Lage Ihres Unternehmens. Während Ihnen die EÜR lediglich den Gewinn oder Verlust Ihres Unternehmens anzeigt, erhalten Sie mit der doppelten Buchführung diverse Zusatzinformationen. Diese ermöglichen es Ihnen zum Beispiel, Veränderungen der finanziellen Unternehmenslage besser nachzuvollziehen. Außerdem können solche Informationen sehr hilfreich dabei sein, wenn Sie wichtige Unternehmensentscheidungen für die Zukunft treffen müssen.

Hilfe bei der doppelten Buchführung Unterstützung bei der doppelten Buchführung finden Sie in Form von Software und Online-Programmen, welche die Buchführung vereinfachen und helfen, Fehler zu vermeiden. In der Regel beinhalten solche Programme zum Beispiel eine Plausibilitätsprüfung, die Ihnen Fehler meldet und auf unvollständige oder widersprüchliche Angaben hinweist. Aus den eingegebenen Daten erstellen Sie dann automatisch Abschlussberichte und Bilanzen. Alternativ können Sie einen Steuerberater mit der Buchführung beauftragen. Das Vorsortieren und Aufbereiten von Unterlagen und Belegen sparen Sie sich damit aber nicht.

Bei einem Essen mit Geschäftspartnern können Sie wichtige Dinge in angenehmer Atmosphäre besprechen. Bei Tisch werden Verträge abgeschlossen, Vorgehensweisen geplant und neue Kunden gewonnen. Damit das Essen als Bewirtung steuerlich abgesetzt werden kann, muss der Rahmen angemessen sein. Weitere wichtige Voraussetzungen für die Absetzbarkeit von Geschäftsessen sind ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg und eine vollständige Restaurantrechnung. Doch was genau betrachtet das Finanzamt eigentlich als Geschäftsessen und was nicht?

Was macht ein Geschäftsessen aus?

Geschäftsessen können in einem bodenständigen Restaurant mit gutbürgerlicher Küche genauso stattfinden wie bei einem angesagten Sushi-Lokal oder in einem exklusiven Sternerestaurant. Der Rahmen sollte dabei natürlich zum Anlass und den beteiligten Firmen passen. Das sieht auch der Gesetzgeber so. Den Besuch eines Nachtclubs beispielsweise akzeptiert das Finanzamt grundsätzlich nicht als Geschäftsessen.

70 Prozent der Bewirtungskosten eines Geschäftsessens können Unternehmen von der Steuer absetzen. So steht es in § 4 Absatz 5 Nummer 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Voraussetzung dafür ist, dass ein geschäftlicher Anlass besteht.

Um Missbrauch vorzubeugen, damit also keine privaten Essen als Geschäftsessen deklariert werden, sieht der Gesetzgeber relativ strenge Auflagen vor. Für die steuerliche Absetzung reicht es nicht aus, dass der Bewirtungsbeleg die Namen aller Personen enthält, die am Geschäftsessen teilgenommen haben. Es muss auch einen betrieblichen Anlass geben. Den Anlass müssen Sie dabei konkret formulieren. Es genügt nicht, einfach nur „Geschäftsessen“ oder „Meeting“ zu schreiben. Eine Projektbesprechung (geben Sie das konkrete Projekt an) oder die Verhandlung über einen Auftrag (auch hier nennen Sie am besten den konkreten Auftrag) sind hingegen gültige Anlässe.

Der Teilnehmerkreis muss sich auf Firmenangehörige und Geschäftsfreunde beschränken. Zu den erlaubten Teilnehmern zählen eigene Mitarbeiter sowie unternehmensexterne Personen, mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht oder angestrebt wird. Bei Letzteren kann es sich beispielsweise um Lieferanten oder Kunden handeln. Familienmitglieder oder persönliche Freunde müssen Sie hingegen privat einladen.

Im Gegensatz zum Geschäftsessen können Sie Mitarbeiterbewirtungen sogar zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Darum handelt es sich, wenn ausschließlich Ihre Mitarbeiter teilnehmen. Sobald auch ein Geschäftsfreund zugegen ist, ist das gemeinsame Mahl per Definition ein Geschäftsessen. Die Mitarbeiterbewirtung ist nur dann abzugsfähig, wenn sie in einem Restaurant erfolgt. Wer seine Mitarbeiter zu sich nach Hause einlädt, kann die Bewirtungskosten nicht steuerlich geltend machen.

Darauf sollten Sie bei der Rechnung achten

Bevor Sie sich an das Ausfüllen des Bewirtungsbelegs machen, sollten Sie prüfen, ob der Gastwirt die Rechnung richtig ausgefüllt hat. Reichen Sie Ihren Bewirtungsbeleg nämlich ohne gültige Rechnung ein, wird das Finanzamt ihn nicht akzeptieren und Sie bekommen keine Bewirtungskosten erstattet. Überprüfen Sie daher die Rechnung auf Vollständigkeit und bitten Sie den Gastwirt gegebenenfalls, fehlende Angaben nachzutragen.

Bei einer Rechnungssumme bis zu 150 Euro inklusive Umsatzsteuer reicht eine Kleinbetragsrechnung aus. Sie muss folgende Angaben enthalten:

• Rechnungsdatum
• Name und Adresse des Restaurants
• Vollständige Liste der konsumierten Nahrungsmittel inkl. Preis (Bruttobetrag mit Steuersatz reicht)
• Bruttobetrag

Bei höheren Beträgen ist eine normale Rechnung mit deutlich mehr Angaben nötig:

• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum
• Name und Adresse des Restaurants
• Name und Adresse des Rechnungsempfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuer- und Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gastwirtschaft
• Vollständige Liste der konsumierten Nahrungsmittel inkl. Preis
• Nettobetrag
• Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
• Bruttobetrag

Falls Sie Trinkgeld geben, sollte der Kellner dessen Höhe auf der Rechnung vermerken. Diesen Vermerk bestätigt er am besten mit einem Firmenstempel, mindestens aber mit seiner Unterschrift.

Bewirtungsbeleg Schritt für Schritt ausfüllen

Halten Sie erst einmal eine korrekte und vollständige Rechnung in den Händen, ist das Schwierigste geschafft. Den Bewirtungsbeleg auszufüllen, ist nämlich nicht kompliziert. Alle notwendigen Angaben, Schritt für Schritt:

1. Tag der Bewirtung: Tragen Sie hier das Datum ein, an dem das Geschäftsessen stattgefunden hat.
2.  Ort der Bewirtung: In dieses Feld tragen Sie den Namen und die Anschrift des Restaurants ein. Übernehmen Sie dafür die Angaben aus der Rechnung.
3. Gastgeber: Das sind Sie selbst, also tragen Sie Ihren eigenen Namen ein.
4. Teilnehmer der Bewirtung: Hier tragen Sie alle Teilnehmer des Geschäftsessens ein (Vor- und Nachnamen).
5. Anlass der Bewirtung: Sie müssen einem konkreten, geschäftlichen Anlass der Bewirtung angeben. Vage Angaben wie „Besprechung“ oder „Kontaktpflege“ haben vor dem Finanzamt keinen Bestand. Auch private Anlässe wie ein Geburtstag oder ein Dienstjubiläum zählen nicht.
6. Höhe der Aufwendungen laut Rechnung: Hier tragen Sie den Rechnungsbetrag ein, den Sie bezahlt haben.
7. Trinkgeld: Tragen Sie ein, wie viel Trinkgeld Sie gegeben haben.
8. Gesamtbetrag: Das ist der Betrag, den Sie insgesamt bezahlt haben, also Rechnungsbetrag plus Trinkgeld.
9. Ort, Datum, Unterschrift des Gastgebers: Datieren und unterschreiben Sie den Nachweis.

Achten Sie auf den Namen!

Das Finanzamt kontrolliert bei Bewirtungskosten sehr genau. Es kommt regelmäßig vor, dass Bewirtungen nicht anerkannt werden. Eine sorgfältige Kontrolle der Angaben auf Restaurantrechnungen und das gewissenhafte Ausfüllen der Bewirtungsbelege ist daher unbedingt notwendig. Besonders wichtig ist, dass auch der Name der bewirtenden Person in der Rechnung zu finden ist. Das wird nämlich in Restaurantrechnungen gerne vergessen. Laut Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) darf dieser Name nur vom Gaststätteninhaber beziehungsweise seinen Mitarbeitern auf der Rechnung vermerkt werden, nicht jedoch vom Rechnungsempfänger selbst.