Day: March 23, 2022

Sie sind erfolgreich in die Selbstständigkeit gestartet, haben bereits einige Aufträge ergattert, die entsprechenden Rechnungen geschrieben und dann plötzlich den Überblick über Ihre Dokumente und Zahlungseingänge verloren? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen Gewerbetreibenden und Freiberuflern. Denn wer möchte sich schon mit lästigem Papierkram herumschlagen?

Eigenverantwortliches Rechnungsmanagement als zeitraubende Aufgabe

Wenn die Auftragslage gut ist, steigt natürlich auch die Anzahl Ihrer ausgestellten Rechnungen. Jedoch müssen Sie damit auch die Zahlungsfristen und -eingänge auf Ihrem Bankkonto im Blick behalten und manchmal leider auch Zahlungserinnerungen oder Mahnungen versenden, wenn Ihre Auftraggeber zu spät zahlen. Besonders für Soloselbstständige kann diese Aufgabe lästig und zeitraubend sein. Vor allem, wenn Sie Ihre wertvolle Zeit lieber der Abarbeitung der Aufträge oder der Gewinnung neuer Aufträge widmen würden. In diesem Fall könnte eine externe Rechnungsverwaltung für Sie die richtige Lösung sein.

Rechnungsverwaltung sorgt für Überblick

Viele Freiberufler, Gewerbetreibende und Unternehmer nutzen daher die externe Rechnungsverwaltung. Dabei senden Sie einfach alle Rechnungen an einen Dienstleister, der seinerseits die Rechnungen an Ihre Auftraggeber versendet, sich um die Einhaltung der Zahlungsziele kümmert und die Zahlungseingänge überwacht. Alles in einem automatisierten Vorgang. Sie haben keine chaotische Rechnungsablage mehr und können ganz einfach und übersichtlich alle Rechnungen, und deren jeweiligen Status, bei Ihrem Rechnungsverwalter einsehen. So sparen Sie Zeit und können die so gewonnene Zeit für Berufliches oder Privates verwenden.

Rechnungsverwaltung mit RECHNUNG.de

Mit der Rechnungsverwaltung von RECHNUNG.de können Gewerbetreibende, Freiberufler und Unternehmer schnell und unkompliziert den gesamten Prozess der Rechnungsabwicklung abgeben. Laden Sie einfach sämtliche unversendete Rechnungen auf unserem Portal RECHNUNG.de hoch. Sie können bei jeder Rechnung selbst entscheiden, ob Sie diese über RECHNUNG.de verwalten lassen wollen. Zusätzlich müssen Sie sich auch um das Mahnwesen keine Sorgen mehr machen: Wenn Ihr Auftraggeber die Zahlungsfrist überschreitet, kümmern wir uns automatisch um das anstehende Mahnverfahren. Die Rechnungsverwaltung kostet Sie pauschal nur 1,5% der Rechnungssumme.

Und so einfach funktioniert es:

1. Sie haben die gewünschte Leistung Ihres Auftraggebers vollständig erbracht und erstellen nun eine Rechnung. (Hier geht’s zum kostenlosen Rechnungsgenerator)

2. Anstatt diese nun wie gewohnt direkt an Ihren Auftraggeber zu senden, laden Sie die Rechnung auf RECHNUNG.de hoch.

3. RECHNUNG.de kümmert sich um die komplette Rechnungsverwaltung. Das heißt, RECHNUNG.de…

– …versendet die Rechnung an Ihren Auftraggeber. – …überwacht die Einhaltung der Zahlungsfristen und -eingänge. – …kümmert sich wenn notwendig um das Mahnverfahren.

Unter der Rechnungslegung versteht man die Offenlegung der Ergebnisse einer Buchhaltung. Ähnlich wie die Buchhaltung ist diese zwar für alle Unternehmen verpflichtend, jedoch gelten für unterschiedliche Unternehmensformen andere Regeln.

Was ist die Rechnungslegung und welche Vorschriften gelten?

Die Rechnungslegung erfolgt in Deutschland anhand der Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB), des Publizitätsgesetzes und der Abgabenordnung. Als Grundsatz gilt dabei, dass alle Unternehmen zur Rechnungslegung verpflichtet sind. Ob dies in Form einer Bilanz und einer GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) erfolgt oder die vereinfachte EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) angewendet werden kann, hängt von der Art und der Größe des jeweiligen Unternehmens ab.

1. Für Kleinunternehmer, Freiberufler, Kleingewerbetreibende

Freiberufler, Anwender der Kleinunternehmer-Regelung und Kleingewerbetreibende unterliegen der Pflicht zur vereinfachten Buchführung. Hier erfolgt die Rechnungslegung anhand der EÜR. Eine Pflicht zur Bilanzierung oder Anfertigung einer GuV besteht grundsätzlich nicht.

Einzelkaufleute, die unter 600.000€ Umsatz und 60.000€ Jahresgewinn erwirtschaften, unterliegen ebenfalls nicht der doppelten Buchführung. Das bedeutet, dass auch diese die EÜR für ihre Gewinnermittlung nutzen dürfen.

2. Für Kleinstkapitalgesellschaften

Als Kleinstkapitalgesellschaften gelten in Deutschland Unternehmen, die mindestens zwei dieser Grenzwerte nicht überschreiten:

– Bilanzsumme liegt unter 350.000€ – Im Jahresdurchschnitt werden maximal zehn Mitarbeiter beschäftigt – Jahresumsatzerlöse liegen unter 700.000€

Diese müssen lediglich eine gekürzte Bilanz im Bundesanzeiger veröffentlichen oder beim Unternehmensregister hinterlegen.

3. Für Kleinkapitalgesellschaften

Kleinkapitalgesellschaften überschreiten mindestens zwei der folgenden Grenzwerte nicht:

– Bilanzsumme = 6 Mio. € – Jahresumsatzerlöse = 12 Mio. € – Im Jahresdurchschnitt werden maximal 50 Mitarbeiter beschäftigt.

Kleinkapitalgesellschaften müssen lediglich eine gekürzte Bilanz und einen gekürzten Anhang des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger veröffentlichen. Hier gilt als Besonderheit: Der Anhang muss die GuV-betreffenden Anlagen nicht beinhalten.

4. Für mittelgroße Kapitalgesellschaften

Mittelgroße Kapitalgesellschaften müssen innerhalb von zwei der folgenden Grenzwerte liegen:

– Bilanzsumme = > 6 Mio. € jedoch unter 20 Mio. € – Jahresumsatzerlöse = > 12 Mio. €, aber unter 40 Mio. € – Arbeitnehmer= Zwischen 50 und 250 im Jahresdurchschnitt

Hier gelten folgende Pflichtveröffentlichungen im Bundesanzeiger:

– Gekürzter Jahresabschluss – Gekürzter Anhang des Jahresabschlusses – Gekürzter Lagebericht – Bericht des Aufsichtsrats (falls zutreffend) – Erklärung nach Corporate Governance Kodex (§ 161 AktG) (falls zutreffend) – Gewinnverwendungsvorschlag und -beschluss

Dazu gelten folgende Sonderpflichten:

– Pflicht zur Prüfung durch eine/n Wirtschaftsprüfer/in – Frist zur Aufstellung: Maximal 3 Monate nach Bilanzstichtag – Frist zur Einreichung: Maximal 12 Monate nach dem Bilanzstichtag

5. Für große Kapitalgesellschaften

Große Kapitalgesellschaften überschreiten mindestens zwei der oben genannten Grenzwerte für mittelgroße Kapitalgesellschaften. Diese unterliegen denselben Pflichtveröffentlichungen, wie mittelgroße Kapitalgesellschaften. Eine Kürzung des Jahresabschlusses, Anhang des Jahresabschlusses und Lagebericht ist jedoch nicht mehr möglich.

Es gelten außerdem dieselben Sonderpflichten, wie für mittelgroße Kapitalgesellschaften.

Der Unterschied zwischen interner und externer Rechnungslegung

Der Begriff Rechnungslegung wird hauptsächlich mit den im HGB definierten Anforderungen assoziiert. In der Praxis unterscheidet man aber zwischen interner und externer Rechnungslegung. Während die externe Rechnungslegung reguliert und an die Öffentlichkeit adressiert ist, unterliegt die interne Rechnungslegung keinerlei Vorschriften.

Diese dient lediglich dazu, Personen in internen Führungspositionen oder Kontrollorganen über aktuelle Kennzahlen zu informieren. Daher fallen auch die Methoden zur internen Rechnungslegung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus. Einige setzen auf moderne Reporting-Tools, die direkt an die unternehmenseigene Buchhaltungssoftware angeknüpft ist, während sich andere klassischer Methoden bedienen.

Rechnungslegung nach HGB (national) oder IFRS (international)

Neben den deutschen, im Handelsgesetzbuch festgelegten Rechnungslegungsstandards (HGB) gibt es die sogenannten International Financial Reporting Standards (IFRS). Diese wurden im Zuge der Globalisierung der Kapitalmärkte eingeführt und sollen eine einheitlich transparente Rechnungslegung gewährleisten. In der EU sind alle kapitalmarktorientierten Unternehmen an eine Rechnungslegung nach den IFRS gebunden. Dazu zählen alle Unternehmen, deren Aktien oder Schuldverschreibungen zum Handel an einem organisierten Kapitalmarkt innerhalb der europäischen Union zugelassen sind.

Grundsätzlich haben aber alle Unternehmen das Recht, ihre Konzernabschlüsse nach den IFRS statt nach den Vorschriften des HGB zu gestalten.

Unterschiede zwischen den Vorschriften zur internationalen und nationalen Rechnungslegung

Im Gegensatz zu den Rechnungslegungsvorschriften des HGB, sollen die IFRS nicht den Gläubigerschutz als obersten Grundsatz verfolgen. Diese haben dagegen den Investorenschutz im klaren Fokus. IFRS-Abschlüsse sollen schließlich dem Kapitalmarkt alle nötigen Informationen zur Verfügung stellen, die Investoren zur Anlage benötigen. Die Vermögens-, Finanz-, und Ertragslage eines Unternehmens sollen klar ersichtlich sein und Investoren so beim Abwägen von Investitionen unterstützen.

Einige Unterschiede sind folgende:

– Mit dem HGB-Einzelabschluss wird der Gewinn zur Ermittlung der Steuerbemessung ermittelt. IFRS wird dagegen nicht zur Steuerbemessung verwendet. – IFRS verpflichtet in bestimmten Fällen zu einem Ausweis noch nicht realisierter Gewinne. HGB-Gewinne dürfen dagegen erst bei ihrer Realisierung berücksichtigt werden. – Selbst erstellte immaterielle Wirtschaftsgüter, wie z.B. Lizenzen oder Marken dürfen nach HGB nicht aktiviert werden. Nach IFRS müssen diese dagegen in die Bilanz aufgenommen werden, wenn diese dem Unternehmen einen wirtschaftlichen Nutzen bieten, der zuverlässig bewertet werden kann.

Weitere Unterschiede lassen sich auf der Infoseite „IFRS.org“ oder in diesem Ratgeber nachlesen.

Vorteile durch RECHNUNG.de

Über RECHNUNG.de können Sie online, kostenlos und unbegrenzt gesetzeskonforme Rechnungen erstellen. Diese können Sie dann speichern, exportieren oder direkt zur Rechnungsverwaltung oder Vorfinanzierung einreichen. RECHNUNG.de erleichtert die Koordination Ihrer Ausgangsrechnungen ungemein. So können Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit und Ihr Kunden konzentrieren.

Die Vorstellung eines komplett digital organisierten Büros ist attraktiv. Dieses ist sowohl nachhaltig als auch wirtschaftlich effizient und es ermöglicht ein deutlich produktiveres Arbeiten. Mit den Vorteilen entstehen aber auch konkrete Herausforderungen, die mit einer strukturierten Vorgehensweise gemeistert werden können.

1. Klare Ziele setzen

Ohne Ziele entstehen keine Ergebnisse. Um das digitale Büro erfolgreich umzusetzen, sollten daher greifbare Ziele und Zwischenschritte gesetzt werden. Je nach Unternehmensgröße kann eine komplette Digitalisierung der internen Bürokratie sehr lange dauern. Empfehlenswert ist daher, einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten einzuplanen. Freiberufler und Einzelunternehmer können dies natürlich sehr viel schneller umzusetzen. Wichtig ist, dass motivierende und erreichbare Ziele für die Digitalisierung gesetzt werden.

2. Die Mitarbeiter vorbereiten

Ohne das richtige Mindset, lässt sich ein Büro nicht digitalisieren. Dazu gehören nicht nur Sie, sondern alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Während einige Mitarbeiter das papierlose Büro vielleicht befürworten, stehen andere Mitarbeiter der digitalen Welt möglicherweise etwas skeptisch gegenüber.

Daher beginnt die Umstrukturierung grundsätzlich bei dem Geschäftsführer. Dieser muss seinen Mitarbeitern vor allem Ängste nehmen und Vorteile aufzeigen. Zu diesen gehören unter anderem:

– ein flexibler und ortsunabhängiger Zugriff auf – alle relevanten Dokumente – weniger Aktenordner im Büro – Umweltschutz – keine mühsame Suche in Ordnern und Aktenbergen – einfachere Kommunikation innerhalb des Unternehmens – Kostenersparnis und erhöhte Produktivität – Zukunftsfähigkeit

3. Das papierlose Büro planen

Mit einem motivierten Büro kann es an die Digitalisierung gehen. Ein erster Schritt wäre, auf eine digitalisierte Rechnungsverwaltung zu setzen. Anschließend sollten konkrete Pläne zur Digitalisierung der restlichen Dokumente angefertigt werden. Dabei stehen der Datenschutz und andere rechtliche Aspekte im Mittelpunkt.

Die rechtlichen Aspekte

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) stellen den rechtlichen Leitfaden für die Umsetzung des digitalen Büros dar. Diese geben vor, dass alle Dokumente mit einem steuerlich verwertbaren Charakter zehn Jahre lang unveränderbar archiviert werden müssen. Geht es um die gerichtliche Zulässigkeit elektronischer Akten, müssen Unternehmen eine lückenlose Digitalisierung der Dokumente nachweisen.

Datenschutz

Das Thema Datenschutz ist bei der Umsetzung des digitalen Büros unverzichtbar. Ratsam ist, einen DSGVO-vertrauten Rechtsberater zu konsultieren, der sicherstellt, dass die entsprechenden Vorschriften eingehalten werden. Dies ist jedoch keinesfalls eine besondere Schwäche des papierlosen Büros, da auch Papier den Datenschutz gefährden kann.

Hardware-Lösungen

Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass sie alle Dokumente in digitaler Form erhalten. Das Scannen ist daher ein elementarer Bestandteil einer digitalen Arbeitsweise in einem Büro. Je nach Unternehmensgröße genügen dabei häufig schon die vorhandenen Scanner. Wichtig ist, dass ein Scanner auch Duplex-Seiten aufnimmt und mit dem Papieraufkommen eines Unternehmens mithalten kann. Eine Auflösung von mindestens 300 DPI gilt hierbei als Standard. Empfehlenswerte Scanner für kleine und mittelständische Unternehmen sind folgende:

– Fujitsu ScanSnap ix500 (25 Duplex Seiten / 50 Seiten pro Minute) – Epson WorkForce DS-310 Dokumentenscanner (25 Duplex Seiten / 20 Seiten pro Minute)

Auch auf einen Drucker sollte nicht verzichtet werden, da in einigen Fällen immer noch gedruckte Dokumente vonnöten sein werden. Da dies aber der Einzelfall sein wird, lässt sich ein eher günstiges Modell erwerben. Auf dem Weg zum papierlosen Büro, lässt sich auch die schon vorhandene Druck-Hardware bequem weiterverwenden.

Software-Lösungen

Die Software ist in einem papierlosen Büro ebenso wichtig, wie die Hardware. Diese müssen DSGVO-konform operieren und auch die Anforderungen der GoBD erfüllen. Sinnvoll ist der Einsatz einer Dokumentenmanagement-Software (DMS). Dabei bieten sich auch Open-Source- oder Online-Lösungen an, die in der Anschaffung preiswerter sind.

Wichtig ist, dass der Dienst auch in zehn Jahren noch erreichbar sein wird. Aus Gründen der Datensicherung sollten Cloud-Dienste zudem einen Ende-zu-Ende-verschlüsselten Datentransfer einsetzen. Box Business gilt dabei als gute Wahl und wurde speziell für stark regulierte Branchen entwickelt. Hiermit kommen aber auch kleine und Mittelstandsunternehmen auf ihre Kosten.

Außerdem bietet sich der Einsatz einer OCR-Software zur Texterkennung an. Diese ermöglicht das dokumentübergreifende Suchen nach einzelnen Textpassagen. Das wirkt sich besonders positiv auf die Produktivität aus, da keine Zeit mehr mit dem Durchsuchen einzelner Dokumente verschwendet wird.

Abschließend sollte die interne Kommunikation digitalisiert werden. In der Praxis hat sich für viele Unternehmen herausgestellt, dass E-Mails für kurze Kommunikationen eine eher schlechte Wahl sind. Slack, Asana oder Skype ermöglichen einen kurzen und zuverlässigen Textaustausch. Hier gilt es aber auf die Präferenzen der Mitarbeiter zu schauen und einen zuverlässigen Dienst festzulegen.

4. Digitalisierung umsetzen

Das am Anfang festgelegte Ziel lässt sich mit einer zu zögerlichen Vorgehensweise schlecht erreichen. Unternehmer haben daher die Aufgabe, das anfangs festgelegte Zieldatum als Deadline einzuhalten. Auch wenn es sehr mühsam ist, einzelne Dokumente einzuscannen und vor allem zu koordinieren, ist dieser Schritt unabdingbar. Dabei zeigt sich auch, wie gut Software- und Hardware-Lösungen zusammenarbeiten.

Hier sollten Unternehmen auch von Fehlern ausgehen. Diese sind menschlich und bei der Integration neuer Prozesse völlig normal. Empfehlenswert ist daher, einen Digitalisierungs-Beauftragten im Unternehmen zu bestimmen, der mit der Überwachung der Archivierungsprozesse beauftragt wird.

5. Routinen entwickeln

Wenn das papierlose Büro erst einmal integriert ist, werden sich die Vorteile klar abzeichnen. Da dieser Prozess für viele Mitarbeiter neu sein wird, müssen diese ihre Arbeitsroutinen neu entwickeln. Es braucht also erst einmal Zeit, bis sich alle Mitarbeiter an die digitale Herangehensweise gewöhnt haben. Daher sollten Geschäftsführer durchaus geduldig mit den Mitarbeitern umgehen und Fehler besprechen.

Sollte ein Digitalisierungs-Beauftragter bestimmt worden sein, gilt es auch, diesen in jegliche Kommunikation über digitale Prozesse zu involvieren. Sobald sich alle an das digitale Büro gewöhnt hat, werden sich die Vorteile herausstellen. So profitiert man langfristig von der verbesserten Effizienz, entspannteren Mitarbeitern und bemerkenswerten Kostenersparnissen.

Die Rechnungsverwaltung auslagern

Mit der kostengünstigen Rechnungsverwaltung von RECHNUNG.de kommen Sie dem papierlosen Büro einen Schritt näher. Wir sammeln Ihre Rechnungen und übernehmen das Mahnwesen, damit Sie sich auf Ihr Unternehmen fokussieren können.

Jetzt von unserer digitalen Rechnungsverwaltung profitieren!

Viele Unternehmer erstellen ihre Rechnungen mit den Programmen Microsoft Word oder Excel und versenden diese anschließend als PDF. Dies erfüllt jedoch nicht per se die strengen Anforderungen der GoBD. Diese besagen, dass alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen eines Unternehmens unveränderbar archiviert werden müssen.

Wie speichert man Rechnungen GoBD-konform?

Heutzutage werden die meisten Rechnungen voll-elektronisch erstellt und versendet. Dabei stehen besonders die Vorteile gegenüber der klassischen Papierrechnung im Fokus: eine direkte, ortsunabhängige und kostenfreie Übertragung sowie eine unkompliziertere Speicherung. Ordner, die mit bis zu zehn Jahre alten Rechnungen gefüllt sind, lassen sich schließlich schwer unterbringen.

Unabhängig davon, ob es sich um eine elektronische Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung handelt, muss die Rechnungsdatei unveränderbar sein. Neben dem Rechnungsformat ZUGFeRD, sind PDF/A-3-Dateien hier ideal, wobei auch klassische PDF-Typen vom Finanzamt akzeptiert werden. Im Fokus steht hier, dass die Ursprungsdatei unveränderbar, nachvollziehbar und plattformunabhängig lesbar sein muss.

Welche Dokumente sind noch von der GoBD betroffen?

Viele Unternehmer liegen mit der Überzeugung, dass die GoBD nur die Finanzbuchhaltung betrifft, leider falsch. In der Tat sind alle Dokumente mit einem steuerlich verwertbaren Charakter davon betroffen. Das bedeutet für Unternehmer, dass die Kommunikation mit dem Kunden (falls Digital) ebenfalls unveränderbar gespeichert werden muss. Auch digitale Kontoauszüge, bare und bargeldlose Einnahmen, sowie interne Prozesse und Aufzeichnungen müssen lückenlos dokumentiert werden.

Fazit

Eine lückenlose und GoBD-konforme Buchhaltung hat ein Kernziel: eine nachvollziehbare Dokumentation aller betrieblichen Prozesse im Falle einer Betriebsprüfung zu ermöglichen. Damit stellt sie gerade für Kleinunternehmer und Freiberufler eine wirkliche Herausforderung dar.

Die Online-Rechnungsverwaltung von RECHNUNG.de erleichtert Selbstständigen die Koordination ihrer Ausgangsrechnung. So wird die GoBD-konforme Buchführung deutlich leichter. Praktisch bedeutet dies: Sie erledigen die Dienstleistungen und wir übernehmen die Erstellung, den Versand und die Dokumentation ihrer Rechnung sowie die Kontrolle aller Zahlungseingänge.

Schluss mit Verwaltungschaos! Jetzt die kostengünstige Online-Rechnungsverwaltung von RECHNUNG.de kennen lernen!

Auch im Jahre 2021 dominieren Rechnungen auf Papier immer noch die Buchhaltung vieler Unternehmen. Dabei ist das Digitalisieren der Rechnungsverwaltung heutzutage sowohl möglich als auch rechtens, solange die GoBD beachtet werden. Selbst eine komplett digitale Buchhaltung ist keine Vision mehr und mit entsprechender Motivation verhältnismäßig leicht umsetzbar.

Rechnungen digital verwalten – Was ist die gängige Praxis?

Auch wenn das Konzept digitaler Rechnungen noch nicht alle deutschen Unternehmen erreicht hat, befindet es sich klar auf dem Vormarsch. Laut einer Studie des Forschungsinstituts ibi research der Universität Regensburg würde schon jetzt mehr als die Hälfte aller Unternehmen den Versand und Empfang digitaler Rechnungen bevorzugen. Das ist eine Steigerung von 20% gegenüber einer Vergleichsstudie aus dem Jahr 2015.

Klares Verbesserungspotenzial besteht in der weiteren Bearbeitung digitaler Rechnungen. Vier von zehn Unternehmen drucken digital erhaltene Rechnungen aus, um diese anschließend in internen Systemen zu erfassen. Da die Daten aber schon digital vorliegen, werden dabei Ressourcen verschwendet. Die Studie zeigte außerdem, dass viele Unternehmen die rechtlichen Vorschriften der digitalen Rechnungsverwaltung nicht kennen.

Rechtliche Aspekte für ein papierloses Büro

Wie schon angemerkt, können die Vorschriften der GoBD teilweise schwer verständlich sein. Dabei lässt sich vermuten, dass der Gesetzgeber digitale Rechnungen möglichst verhindern möchte. In der Tat sieht dies aber ganz anders aus. Seit dem 2011 ins Leben gerufenen Steuervereinfachungsgesetz sind digitale und klassische Rechnungen zumindest theoretisch rechtlich gleichgestellt.

Die aktuellen Anforderungen an digitale Rechnungen sind folgende:

Alle Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden.

Hierbei muss zwingend das Eingangsdatum unveränderbar festgehalten werden. In der Praxis ist daher die Verwendung eines GoBD-konformen Buchhaltungsprogramms ratsam. Was die GoBD-konforme Buchhaltung für Unternehmer im Detail bedeutet, finden Sie hier.

Das Dateiformat von Eingangs- und Ausgangsrechnungen darf nicht verändert werden.

Obwohl klassische Rechnungen lediglich abgeheftet werden müssen, lassen sich digitale Rechnungen nicht einfach ausdrucken. Diese müssen in ihrem unveränderbaren Ursprungsformat für mindestens 10 Jahre bestehen bleiben. Wir empfehlen daher grundsätzlich die Verwendung von ZuGFeRD-Rechnungen.

Der Empfänger muss dem Empfang einer digitalen Rechnung zustimmen.

Auch im Jahr 2021 können Unternehmen immer noch auf nicht-digitale Rechnungen bestehen. In der Regel kommt dies aber nicht vor.

Fazit

Viele Unternehmen hinken der Digitalisierung der Rechnungsverwaltung noch hinterher. Dabei bringt sie fast nur Vorteile mit sich. Die damit verbundene Effizienzsteigerung wirkt sich vor allem langfristig positiv auf Unternehmen aus. Wir empfehlen daher bedacht, aber zielstrebig bei dem digitalen Verwalten von Rechnungen vorzugehen. Denn nur mit der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben lässt sich ein papierloses Büro nachhaltig umsetzen.

Die Online-Rechnungsverwaltung von RECHNUNG.de erleichtert die Koordination Ihrer Ausgangsrechnungen ungemein. In der Praxis bedeutet dies: Wir übernehmen das Erstellen, den Versand und die Dokumentation Ihrer Rechnungen sowie aller Zahlungseingänge. So können Sie sich einzig und allein auf Ihre Kunden konzentrieren.

Nach dem Handelsgesetzbuch (§ 238 Absatz 1 Satz 1 HGB) ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Das wirft die Frage auf, wer denn nun als Kaufmann gilt, beziehungsweise wann ein Unternehmen ein kaufmännischer Betrieb ist. Grundsätzlich muss jeder Unternehmer seine Gewinne ermitteln und dokumentieren. Allerdings unterscheidet man dabei zwischen zwei Verfahren:

Die Einnahmen-Überschussrechnung

Die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ist eine einfachere Form der Gewinnermittlung. Wenn Sie einer der folgenden Berufsgruppen angehören, dürfen Sie anstelle der doppelten Buchführung eine EÜR beim Finanzamt abgeben:

• Freiberufler
• Kleinunternehmer
• Land- und forstwirtschaftliche Betriebe mit einem Jahresgewinn unter 60.000 Euro beziehungsweise einer Nutzfläche mit einem Wert unter 25.000 Euro
• Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn unter 60.000 Euro beziehungsweise einem Jahresumsatz unter 600.000 Euro

Im Gegensatz zur doppelten Buchführung stellen Sie bei der EÜR nur die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens gegenüber. Die Differenz aus den beiden Beträgen ergibt Ihren Gewinn. Die Grundlage dafür bildet das Zufluss- und Abflussprinzip. Das bedeutet: Sie müssen bei dieser Art der Gewinnermittlung nur berücksichtigen, welche Beträge auf Ihr Konto ein- und welche davon abgegangen sind, einschließlich aller Transaktionen in bar. Die Verträge, die den Zahlungen zugrunde liegen, sind hier im Gegensatz zur doppelten Buchführung nicht von Belang. Gleiches gilt für Bestandsveränderungen. Dementsprechend müssen Sie für die EÜR keine Inventur durchführen.

Trotz der Vereinfachung ist aber auch die EÜR nicht ganz ohne Pflichten. So unterliegen Sie als Unternehmer den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Dementsprechend müssen Sie alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen und diese Unterlagen über zehn beziehungsweise in bestimmten Fällen über sechs Jahre aufbewahren.

Die doppelte Buchführung

Falls Sie von der Buchhaltungspflicht befreit sind, entscheiden Sie selbst, ob Sie die EÜR oder die doppelte Buchführung bevorzugen. Verpflichtet zur doppelten Buchführung sind hingegen:

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen (zum Beispiel AGs und GmbHs) Im Handelsregister eingetragene Selbstständige Land- und forstwirtschaftliche Betriebe mit einem Jahresgewinn über 60.000 Euro beziehungsweise einer Nutzfläche mit einem Wert über 25.000 Euro Gewerbetreibende mit einem ‌Jahresgewinn von über 60.000 Euro beziehungsweise einem Jahresumsatz von über 600.000 Euro Die Grundlagen der doppelten Buchführung Die Mindestanforderungen für die doppelte Buchführung legt das Handelsgesetzbuch (§ 239 Absatz 2 HGB) fest. Demnach müssen alle Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Dazu müssen folgende Grundlagen erfüllt werden:

Alle Geschäftsvorfälle doppelt buchen: im Haben und im Soll (daher auch der Name doppelte Buchführung) Das Vermögen mittels einer Anfangs- und einer Schlussbilanz vergleichen Den Unternehmenserfolg mithilfe einer Gewinn- und einer Verlustrechnung ermitteln

Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung Im Vergleich zur Einnahmen-Überschussrechnung bedeutet die doppelte Buchführung für Sie als Unternehmer deutlich mehr Zeit- und Arbeitsaufwand. Im Gegenzug ermöglicht Ihnen diese Art der Gewinnermittlung aber auch einen umfassenden Überblick über die aktuelle Lage Ihres Unternehmens. Während Ihnen die EÜR lediglich den Gewinn oder Verlust Ihres Unternehmens anzeigt, erhalten Sie mit der doppelten Buchführung diverse Zusatzinformationen. Diese ermöglichen es Ihnen zum Beispiel, Veränderungen der finanziellen Unternehmenslage besser nachzuvollziehen. Außerdem können solche Informationen sehr hilfreich dabei sein, wenn Sie wichtige Unternehmensentscheidungen für die Zukunft treffen müssen.

Hilfe bei der doppelten Buchführung Unterstützung bei der doppelten Buchführung finden Sie in Form von Software und Online-Programmen, welche die Buchführung vereinfachen und helfen, Fehler zu vermeiden. In der Regel beinhalten solche Programme zum Beispiel eine Plausibilitätsprüfung, die Ihnen Fehler meldet und auf unvollständige oder widersprüchliche Angaben hinweist. Aus den eingegebenen Daten erstellen Sie dann automatisch Abschlussberichte und Bilanzen. Alternativ können Sie einen Steuerberater mit der Buchführung beauftragen. Das Vorsortieren und Aufbereiten von Unterlagen und Belegen sparen Sie sich damit aber nicht.

Bei einem Essen mit Geschäftspartnern können Sie wichtige Dinge in angenehmer Atmosphäre besprechen. Bei Tisch werden Verträge abgeschlossen, Vorgehensweisen geplant und neue Kunden gewonnen. Damit das Essen als Bewirtung steuerlich abgesetzt werden kann, muss der Rahmen angemessen sein. Weitere wichtige Voraussetzungen für die Absetzbarkeit von Geschäftsessen sind ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg und eine vollständige Restaurantrechnung. Doch was genau betrachtet das Finanzamt eigentlich als Geschäftsessen und was nicht?

Was macht ein Geschäftsessen aus?

Geschäftsessen können in einem bodenständigen Restaurant mit gutbürgerlicher Küche genauso stattfinden wie bei einem angesagten Sushi-Lokal oder in einem exklusiven Sternerestaurant. Der Rahmen sollte dabei natürlich zum Anlass und den beteiligten Firmen passen. Das sieht auch der Gesetzgeber so. Den Besuch eines Nachtclubs beispielsweise akzeptiert das Finanzamt grundsätzlich nicht als Geschäftsessen.

70 Prozent der Bewirtungskosten eines Geschäftsessens können Unternehmen von der Steuer absetzen. So steht es in § 4 Absatz 5 Nummer 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Voraussetzung dafür ist, dass ein geschäftlicher Anlass besteht.

Um Missbrauch vorzubeugen, damit also keine privaten Essen als Geschäftsessen deklariert werden, sieht der Gesetzgeber relativ strenge Auflagen vor. Für die steuerliche Absetzung reicht es nicht aus, dass der Bewirtungsbeleg die Namen aller Personen enthält, die am Geschäftsessen teilgenommen haben. Es muss auch einen betrieblichen Anlass geben. Den Anlass müssen Sie dabei konkret formulieren. Es genügt nicht, einfach nur „Geschäftsessen“ oder „Meeting“ zu schreiben. Eine Projektbesprechung (geben Sie das konkrete Projekt an) oder die Verhandlung über einen Auftrag (auch hier nennen Sie am besten den konkreten Auftrag) sind hingegen gültige Anlässe.

Der Teilnehmerkreis muss sich auf Firmenangehörige und Geschäftsfreunde beschränken. Zu den erlaubten Teilnehmern zählen eigene Mitarbeiter sowie unternehmensexterne Personen, mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht oder angestrebt wird. Bei Letzteren kann es sich beispielsweise um Lieferanten oder Kunden handeln. Familienmitglieder oder persönliche Freunde müssen Sie hingegen privat einladen.

Im Gegensatz zum Geschäftsessen können Sie Mitarbeiterbewirtungen sogar zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Darum handelt es sich, wenn ausschließlich Ihre Mitarbeiter teilnehmen. Sobald auch ein Geschäftsfreund zugegen ist, ist das gemeinsame Mahl per Definition ein Geschäftsessen. Die Mitarbeiterbewirtung ist nur dann abzugsfähig, wenn sie in einem Restaurant erfolgt. Wer seine Mitarbeiter zu sich nach Hause einlädt, kann die Bewirtungskosten nicht steuerlich geltend machen.

Darauf sollten Sie bei der Rechnung achten

Bevor Sie sich an das Ausfüllen des Bewirtungsbelegs machen, sollten Sie prüfen, ob der Gastwirt die Rechnung richtig ausgefüllt hat. Reichen Sie Ihren Bewirtungsbeleg nämlich ohne gültige Rechnung ein, wird das Finanzamt ihn nicht akzeptieren und Sie bekommen keine Bewirtungskosten erstattet. Überprüfen Sie daher die Rechnung auf Vollständigkeit und bitten Sie den Gastwirt gegebenenfalls, fehlende Angaben nachzutragen.

Bei einer Rechnungssumme bis zu 150 Euro inklusive Umsatzsteuer reicht eine Kleinbetragsrechnung aus. Sie muss folgende Angaben enthalten:

• Rechnungsdatum
• Name und Adresse des Restaurants
• Vollständige Liste der konsumierten Nahrungsmittel inkl. Preis (Bruttobetrag mit Steuersatz reicht)
• Bruttobetrag

Bei höheren Beträgen ist eine normale Rechnung mit deutlich mehr Angaben nötig:

• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum
• Name und Adresse des Restaurants
• Name und Adresse des Rechnungsempfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuer- und Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gastwirtschaft
• Vollständige Liste der konsumierten Nahrungsmittel inkl. Preis
• Nettobetrag
• Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
• Bruttobetrag

Falls Sie Trinkgeld geben, sollte der Kellner dessen Höhe auf der Rechnung vermerken. Diesen Vermerk bestätigt er am besten mit einem Firmenstempel, mindestens aber mit seiner Unterschrift.

Bewirtungsbeleg Schritt für Schritt ausfüllen

Halten Sie erst einmal eine korrekte und vollständige Rechnung in den Händen, ist das Schwierigste geschafft. Den Bewirtungsbeleg auszufüllen, ist nämlich nicht kompliziert. Alle notwendigen Angaben, Schritt für Schritt:

1. Tag der Bewirtung: Tragen Sie hier das Datum ein, an dem das Geschäftsessen stattgefunden hat.
2.  Ort der Bewirtung: In dieses Feld tragen Sie den Namen und die Anschrift des Restaurants ein. Übernehmen Sie dafür die Angaben aus der Rechnung.
3. Gastgeber: Das sind Sie selbst, also tragen Sie Ihren eigenen Namen ein.
4. Teilnehmer der Bewirtung: Hier tragen Sie alle Teilnehmer des Geschäftsessens ein (Vor- und Nachnamen).
5. Anlass der Bewirtung: Sie müssen einem konkreten, geschäftlichen Anlass der Bewirtung angeben. Vage Angaben wie „Besprechung“ oder „Kontaktpflege“ haben vor dem Finanzamt keinen Bestand. Auch private Anlässe wie ein Geburtstag oder ein Dienstjubiläum zählen nicht.
6. Höhe der Aufwendungen laut Rechnung: Hier tragen Sie den Rechnungsbetrag ein, den Sie bezahlt haben.
7. Trinkgeld: Tragen Sie ein, wie viel Trinkgeld Sie gegeben haben.
8. Gesamtbetrag: Das ist der Betrag, den Sie insgesamt bezahlt haben, also Rechnungsbetrag plus Trinkgeld.
9. Ort, Datum, Unterschrift des Gastgebers: Datieren und unterschreiben Sie den Nachweis.

Achten Sie auf den Namen!

Das Finanzamt kontrolliert bei Bewirtungskosten sehr genau. Es kommt regelmäßig vor, dass Bewirtungen nicht anerkannt werden. Eine sorgfältige Kontrolle der Angaben auf Restaurantrechnungen und das gewissenhafte Ausfüllen der Bewirtungsbelege ist daher unbedingt notwendig. Besonders wichtig ist, dass auch der Name der bewirtenden Person in der Rechnung zu finden ist. Das wird nämlich in Restaurantrechnungen gerne vergessen. Laut Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) darf dieser Name nur vom Gaststätteninhaber beziehungsweise seinen Mitarbeitern auf der Rechnung vermerkt werden, nicht jedoch vom Rechnungsempfänger selbst.