Lieferdatum und Leistungsdatum auf der Rechnung

Unternehmen sind in vielen Fällen gesetzlich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, sobald sie eine Ware verkauft oder eine Dienstleistung erbracht haben. Wenn der Käufer ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person ist, muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten ausgestellt werden. Bei Verkäufen an Privatpersonen besteht die Rechnungspflicht nur bei Arbeiten rund um Grundstück oder Haus wie Gartenarbeiten oder Fensterputzen. Die Rechnungspflicht bei bestimmten Arbeiten für Privatpersonen dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit.
Paket wird übergeben

Inhaltsübersicht

Damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, muss sie ab einem Betrag von 250,00 Euro bestimmte rechtliche Bestandteile enthalten. Dazu gehören neben Namen und Adresse von Käufer und Verkäufer, einer fortlaufenden Rechnungsnummer, Steuernummern, dem Rechnungsbetrag und weiteren Angaben auch der Zeitpunkt der Lieferung oder der erbrachten Leistung. Für Kleinbetragsrechnungen unter 250,00 Euro gelten erleichterte Vorschriften. Daher besteht keine gesetzliche Pflicht, das Datum der Lieferung oder Leistung auf einer Kleinbetragsrechnung anzugeben.

Lieferdatum oder Leistungsdatum – was ist der Unterschied?

Rechtlich gesehen haben die Begriffe Lieferdatum und Leistungsdatum dieselbe Bedeutung. Es handelt sich um das Datum, an dem:

  • beim Lieferdatum ein Unternehmen eine Ware dem Kunden direkt aushändigt beziehungsweise an den Käufer ausliefert oder dem Paketdienst übergibt.
  • beim Leistungsdatum ein gewerblicher Anbieter eine Dienstleistung für seine Kunden erbringt.

Muss das Lieferdatum oder Leistungsdatum auf die Rechnung?

Das Lieferdatum oder Leistungsdatum ist ein fester gesetzlicher Bestandteil, der auf jeder Ausgangsrechnung des Verkäufers stehen muss. Das gilt auch für Verkäufe, bei denen das Lieferdatum oder Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Beispiele für eine Übereinstimmung der Datumsangaben sind unter anderem:

  • Einkäufe im Einzelhandel, bei denen die Kunden die Ware an der Kasse bezahlen und direkt mitnehmen. Mit Abschluss des Kaufvorgangs drucken die Mitarbeiter eine Rechnung aus, die dem Käufer übergeben wird. Dabei handelt es sich nicht um den Kassenzettel oder eine Quittung, die nach der Bezahlung ausgestellt wird. Kassenzettel oder Quittung müssen kein Leistungsdatum enthalten, während das Leistungsdatum auf der Rechnung zwingend angegeben sein muss.
  • Handwerksleistungen, bei denen die Handwerker die Rechnung mitbringen und nach Abschluss der Arbeiten dem Auftraggeber übergeben. In der Praxis findet diese Regelung vor allem bei kurzfristigen Arbeiten Anwendung, die innerhalb eines Tages erledigt werden können.

Welcher Zeitpunkt wird für das Lieferdatum und Leistungsdatum gewählt?

In einigen Fällen ist es nicht so einfach, das genaue Lieferdatum oder Leistungsdatum zu bestimmen. Das liegt daran, dass es verschiedene Lieferarten und Lieferbedingungen in den Kaufverträgen gibt. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) unterscheiden zwischen diesen Lieferungen:

  • Abhollieferung: Das Lieferdatum entspricht dem Datum, an dem der Käufer die Ware abholt und sie ihm übergeben wird. Der Käufer muss die Abholung nicht persönlich vornehmen, sondern kann eine andere Person damit beauftragen.
  • Werklieferung: Bei einer Werklieferung bearbeitet oder verarbeitet ein Unternehmen einen bestimmten Gegenstand mit selbst beschafften Hauptstoffen. Ein Beispiel ist ein Tischler, der für einen Kunden ein individuelles Möbelstück anfertigt und dazu das benötigte Holz einkauft. Als Lieferdatum bei einer Werklieferung gilt der Tag der Fertigstellung des Möbelstücks und die Abnahme durch den Auftraggeber.
  • Bewegte Lieferung: Als bewegte Lieferungen gelten alle Verkäufe, bei denen die Ware an den Käufer ausgeliefert wird. Im Onlinehandel sind bewegte Lieferungen der Regelfall. Das Auslieferdatum ist der Tag, an dem der Verkäufer die Ware entweder selbst versendet oder die Bestellung einem Paketdienst beziehungsweise Spediteur zum Versand übergibt.
  • Unbewegte Lieferung: Bei einer unbewegten Lieferung in einem sogenannten Reihengeschäft sind mindestens drei Parteien mit dem Versand der Ware beschäftigt:
  1. der Käufer als Abnehmer
  2. der Lieferant oder Großhändler als Zwischenhändler
  3. der Produzent als Lieferant

Der Käufer bestellt bei einem Reihengeschäft ein Produkt bei seinem Lieferanten oder Großhändler. Der Lieferant gibt die Bestellung an den Produzenten weiter und weist den Hersteller an, die Ware direkt an den Käufer zu verschicken. Das Lieferdatum oder Leistungsdatum hängt von den Lieferbedingungen im Kaufvertrag ab. Die sogenannten Incoterms beinhalten diese Regelungen:

  • Lieferung frei Haus: Das Lieferdatum ist der Tag, an dem die Ware bei dem Käufer angeliefert wird.
  • Lieferung ab Werk: Das Lieferdatum ist der Tag, an dem die Ware das Werk des Produzenten verlässt.

Wie kann das Lieferdatum oder Leistungsdatum auf der Rechnung angegeben werden?

In vielen Fällen entsprechen Lieferdatum oder Leistungsdatum dem Rechnungsdatum. Trotzdem muss in der Rechnung angegeben werden, wann genau die Lieferung oder Leistung erfolgt ist. Es handelt sich um eine zusätzliche Angabe, die neben den anderen gesetzlichen Bestandteilen in der Rechnung enthalten sein muss. Es ist jedoch nicht erforderlich, zweimal dasselbe Datum anzugeben. Stattdessen reicht der Satz: „Das Lieferdatum entspricht dem Rechnungsdatum“.

Auch ein Hinweis auf den Lieferschein ist erlaubt. Eine typische Formulierung dazu lautet: „Das Leistungsdatum entspricht dem Lieferscheindatum“. Außerdem sollte der Verkäufer auf der Rechnung die Lieferscheinnummer angeben. Damit diese Formulierung gültig ist, muss der Lieferschein das genaue Datum der Lieferung oder Leistung angeben. Falls es sich bei der Rechnung um eine Anzahlung handelt und das genaue Auslieferungsdatum noch nicht bekannt ist, reicht gemäß § 31 Abs. 4 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) auch der Kalendermonat aus, in dem die Fertigstellung oder Auslieferung geplant ist.

Warum muss das Lieferdatum oder Leistungsdatum angegeben werden?

Es gibt zwei Gründe, warum das Datum der Lieferung oder Leistung auf der Rechnung angegeben werden muss:

  1. Das Lieferdatum oder Leistungsdatum ist ein wichtiger Termin für den Beginn der gesetzlichen Rückgabefrist und des Gewährleistungsanspruchs des Käufers.
  2. Das Finanzamt macht den Abzug der Vorsteuer durch den Käufer von dem Lieferdatum oder Leistungsdatum abhängig.

Für den Käufer ist vor allem der Vorsteuerabzug ein wichtiger Grund, dass der Verkäufer das Datum der Lieferung oder das Leistungsdatum auf der Rechnung ausweist. In diesem Fall darf der Käufer die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer bei seiner Umsatzsteuervoranmeldung abziehen. Dadurch verringert sich die Steuerlast bei der nächsten Umsatzsteuerzahlung. Falls der Verkäufer das Leistungsdatum nicht in der Rechnung angibt, kann der Käufer eine Rechnungskorrektur verlangen.

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