Der Gesetzgeber hat die Unternehmen je nach Größe zu einer einfachen oder umfangreichen Buchführung verpflichtet. In vielen Jahren praktischer Anwendung hat sich bei der umfangreichen Rechnungslegung ein bewährtes Buchhaltungssystem entwickelt, das als doppelte Buchführung noch heute in der Geschäftswelt Anwendung findet.
Was ist eine “Doppelte Buchführung” und warum ist sie “doppelt”?
Bei der doppelten Buchführung wird ein Geschäftsvorfall Ihres Unternehmens nicht nur einfach in den Büchern aufgezeichnet, sondern – wie der Name schon sagt – doppelt.
Statt also beispielsweise einen Einkauf von Waren in Höhe von 1000 EUR in eine laufende Tabelle mit Datum, Betrag und Buchungstext zu erfassen, wird jeder Vorgang zweimal gebucht. Das hört sich erst einmal nach doppelter Arbeit für Sie an, dem ist aber nicht so: In einem Buchungssatz wird lediglich ein Betrag, ein Soll-Konto, ein Haben-Konto und ein Buchungstext in einer Zeile erfasst.
In den jeweiligen Buchführungssystemen wird dadurch der Vorgang auf einem Soll-Konto und einem Haben-Konto verbucht – somit doppelt. In der Buchhaltungssprache wird auch von “Konto” und “Gegenkonto” gesprochen.
Welche Konten werden doppelt bebucht?
Grundsätzlich werden bei der doppelten Buchführung Bestands- und Erfolgskonten unterschieden. Die Bestandskonten weisen in der Bilanz die “Bestände” an Vermögen, Eigenkapital oder Schulden aus. Wie bei der Bilanz gibt es bei den Bestandskonten Aktivkonten (linke Bilanzseite) und Passivkonten (rechte Bilanzseite).
Die Erfolgskonten sind hingegen in der Gewinn- und Verlustrechnung zuhause und geben Auskunft über Aufwendungen (Aufwandskonten, linke GuV-Seite) und Erträge (Ertragskonten, rechte GuV-Seite).
Beispiele für aktive Bestandskonten:
- Anlagevermögen
- Umlaufvermögen
- (aktive) Rechnungsabgrenzungsposten
Im Anlagevermögen werden Vermögensgegenstände verbucht, die Ihrem Unternehmen dauernd (mehr als ein Jahr) zur Verfügung stehen; das sind beispielsweise Fahrzeuge, Maschinen, technische Anlagen, Gebäude. Im Umlaufvermögen werden hingegen Ihre kurzlebigen Bestände (z. B. Material, Vorräte) und Geldkonten (Bankkonten, Geldmarktkonten, Kasse) ausgewiesen.
Beispiele für passive Bestandskonten:
- Eigenkapital
- Verbindlichkeiten
- Rückstellungen
- (passive) Rechnungsabgrenzungsposten
Das Eigenkapital weist die Gelder aus, die Sie bei Gründung oder durch Rücklagen in das Unternehmen eingebracht haben. Im Fremdkapital hingegen wird fremdes Kapital im Unternehmen wie beispielsweise Darlehen oder laufende Schulden gegenüber Lieferanten verbucht.
Beispiele für Aufwandskonten (GuV):
- Materialkosten
- Personalkosten
- Raumkosten
- Abschreibungen
Auf den Aufwandskonten sammeln sich Aufwendungen, die für das jeweilige Unternehmen erforderlich sind, um Produkte oder Dienstleistungen zu erstellen und auf den Märkten anzubieten. Hier steht ebenfalls ein kurzfristiger Betrachtungszeitraum (Verbrauch von Waren und Dienstleistungen) im Vordergrund.
Beispiele für Ertragskonten (GuV):
- Umsatzerlöse (Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen)
- Zinseinnahmen
- Mieteinnahmen
Die Ertragskonten repräsentieren die Einnahmenseite des Unternehmens. Hier werden Geldzuflüsse aus der laufenden, operativen Tätigkeit sowie Sondereinnahmen ausgewiesen.
Doppelte Buchführung: Was passiert mit den doppelten Buchungen auf den Bestands- und Ertragskonten?
Am Ende eines Geschäftsjahres werden die Bestands- und Ertragskonten abgeschlossen, indem die Salden umgebucht werden. Hierbei gilt folgende Maßgabe:
- Bestandskonten werden direkt in die Bilanz abgeschlossen.
- Erfolgskonten werden direkt in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) abgeschlossen.
Die GuV ist für sich ein Eigenkapitalkonto: Wurde ein Gewinn ausgewiesen (Erträge größer als Aufwendungen), wird das Eigenkapital erhöht. Im Verlustfall wird das Eigenkapital reduziert.
Wer ist zu der aufwendigen, doppelten Buchführung überhaupt verpflichtet?
In erster Linie regelt das Handelsgesetzbuch die Buchführungspflichten; dabei wird grundsätzlich nicht jedes Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Kleinere, nicht eingetragene Unternehmen dürfen eine einfache Form der Buchführung – die Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR) anwenden. Alle anderen Unternehmen müssen die aufwendigere Variante mit Soll- und Haben-Buchungen anwenden und zum Jahresende eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz ausgeben.
Folgende Kriterien sind für die Pflicht zur doppelten Buchführung für Sie relevant:
Unternehmensform
Eine Buchführungspflicht ergibt sich bei bestimmten Rechtsformen des jeweiligen Unternehmens automatisch. Dies gilt für die Kommanditgesellschaft (KG), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH/UG) und Mischformen wie beispielsweise die GmbH & Co. KG.
Eintrag ins Handelsregister
Alle unter dem Punkt “Unternehmensform” genannten Gesellschaften müssen von Gesetzes wegen ins öffentliche Handelsregister eingetragen werden. Auch wenn die Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister nicht besteht, können Unternehmer eine freiwillige Eintragung veranlassen – selbst wenn das Unternehmen klein ist.
Denkbar ist dies beispielsweise für einfache Kaufleute, die dadurch zum “eingetragenen Kaufmann” (e. K.) werden. Die Folge ist, dass diese Unternehmer – wie die großen Rechtsformen AG, KG und GmbH – von Gesetzes wegen zur Buchführung verpflichtet sind. Selbst wenn Sie wegen ihrer Größe – ohne Eintragung ins Handelsregister – nicht dazu verpflichtet wären.
Umsatz und Gewinnschwellen
(Einzel-) Unternehmen müssen die doppelte Buchführung anwenden, wenn sie im Hinblick auf Umsatz und Gewinn gewisse Grenzen überschreiten. Dann werden sie nicht mehr als schützenswerte Kleinunternehmen betrachtet, sondern vielmehr als rechenschaftspflichtige Mittel- oder Großunternehmen.
Grundsätzlich greift die Buchführungspflicht ab einem Umsatz von mehr als 600.000 EUR oder einem Gewinn von mehr als 60.000 EUR pro Geschäftsjahr. Bei landwirtschaftlichen Unternehmen kommt zusätzlich eine Obergrenze für den Wert der Nutzfläche (25.000 EUR) ins Spiel. Sobald diese überschritten ist, schlägt ebenfalls die Pflicht zur Buchführung zu.
Sonderformen der wirtschaftlichen Betätigung
Von der Pflicht zur aufwendigen doppelten Buchführung befreit sind grundsätzlich Freiberufler (Ärzte, Architekten, Rechtsanwälte, Journalisten usw.), Selbstständige und Kleinunternehmer, sofern keine (freiwillige) Eintragung im Handelsregister vorliegt. Diese Unternehmer können statt der doppelten Buchführung ihren Gewinn im Rahmen einer – deutlich einfacheren – Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.
Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung
Die doppelte Buchführung erlaubt Ihnen aufgrund ihrer Komplexität deutlich tiefgründigere Auswertungen. Neben der Information, ob ein Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben vorliegt, können Sie Informationen über Bestände und deren Relationen zueinander und den zeitlichen Verlauf in Erfahrung bringen.
Unternehmerische Entscheidungen sind so deutlich sicherer zu treffen. Insbesondere bei der Notwendigkeit einer Fremdkapital-Finanzierung können Kreditinstitute bei Anwendung der doppelten Buchführung die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens besser einschätzen.
Die Anwendung der doppelten Buchführung erfordert jedoch auch buchhalterisches Wissen und Verständnis der Buchungslogik des Systems. Eine Durchführung der doppelten Buchführung bedarf daher in der Regel einer speziellen Software – im Gegensatz zur Anwendung der einfachen Buchführung mittels Einnahmenüberschuss-Rechnung, die grundsätzlich mit einem einfachen Tabellenkalkulationsprogramm durchgeführt werden kann.
