Karina Paramo

Mit über 10 Jahren Erfahrung in der Büroverwaltung sucht Karina ständig nach Möglichkeiten der Digitalisierung, um die Verwaltungsarbeit effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

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Hand mit Rechnung

Rechnungsadresse

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Dabei spielt es keine Rolle, wie die Rechnung genannt wird:

  • Faktura
  • Eingangsrechnung für Rechnungen von Lieferanten
  • Ausgangsrechnung für Kundenrechnungen
  • Zahlungsaufforderung
  • Zahlungsaufstellung
  • Abrechnung

Was sind die gesetzlichen Bestandteile einer Rechnung?

Die gesetzlichen Bestandteile einer Rechnung hängen von der Höhe des Rechnungsbetrages ab. Sogenannte Kleinbetragsrechnungen dürfen nur bis zu einem Betrag von 250,00 Euro inklusive Umsatzsteuer ausgestellt werden. Die Rechnungen müssen lediglich diese Angaben enthalten:

  • Name und Adresse des Verkäufers
  • Ausstellungsdatum
  • Anzahl und Art der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistungen
  • Nettobetrag und Angabe des gültigen Umsatzsteuerbetrages sowie des Steuersatzes oder Hinweis auf Steuerbefreiung

In unserem Ratgeber erklären wir Ihnen, welche obligatorischen Bestandteile eine Rechnung enthalten muss, die über einen höheren Betrag als 250,00 Euro ausgestellt ist. Der Vergleich zeigt, dass die höhere Rechnung einige Angaben mehr enthalten muss. Einer dieser Bestandteile sind Name und Adresse des Rechnungsempfängers. Dabei müssen die Aussteller bei der Adresse des Käufers einige Anforderungen beachten, die der Gesetzgeber an die Rechnungsanschrift stellt.

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Bestandteile der Rechnungsadresse

Damit der Rechnungsempfänger die Rechnung ordnungsgemäß zugestellt bekommt, sollte die Adresse diese Bestandteile enthalten:

  1. Name des Käufers: Es kann sich entweder um eine Privatperson oder um ein Unternehmen handeln.
  2. Adresse des Käufers: Die Anschrift besteht aus Straße und Hausnummer oder Postfach und Postfachnummer sowie Postleitzahl und Ort.

Wenn Sie die Rechnung an ein Unternehmen versenden, können Sie zusätzlich die zuständige Abteilung oder den Namen der verantwortlichen Person in der Firma angeben. Das garantiert eine sichere Zustellung und damit eine schnelle Bezahlung.

Bei Rechnungen an Privatpersonen ist zu beachten, ob es sich um den eigenen Wohnsitz des Rechnungsempfängers handelt oder ob der Käufer zur Untermiete wohnt. In dem Fall muss der Name des Hauptmieters mit dem Zusatz c/o in der Rechnungsanschrift enthalten sein.

Beispiele für Rechnungsanschriften

Für einen besseren Überblick haben wir einige Beispiele für die korrekte Adresse auf einer Rechnung zusammengestellt:

Rechnung an ein Unternehmen:

  • Firma ABC
  • Hauptstr. 15 B
  • 12345 Musterstadt

Rechnung an eine bestimmte Abteilung im Unternehmen:

  • Firma ABC
  • Abteilung Rechnungswesen
  • Postfach 12 34
  • 12345 Musterstadt

Rechnung an eine bestimmte Person im Unternehmen:

  • Firma ABC
  • z.Hd. Frau Musterfrau
  • Hauptstr. 15 B
  • 12345 Musterstadt

Rechnung an eine Privatperson:

  • Herrn Mustermann
  • Musterstr. 1
  • 12345 Musterstadt

Rechnung an eine Privatperson, die zur Untermiete wohnt:

  • Frau Musterfrau
  • c/o Familie Muster
  • Musterstr. 1
  • 12345 Musterstadt

Warum ist die korrekte Anschrift auf der Rechnung wichtig?

Wenn die Rechnungsanschrift einen Fehler enthält, kann es vorkommen, dass der Zahlungspflichtige die Rechnung nicht erhält. Sobald dem Verkäufer auffällt, dass er sein Geld für die Warenlieferung oder Dienstleistung nicht erhalten hat, verschickt er eine Mahnung. Dabei gibt es diese zwei Möglichkeiten:

  1. Die Mahnung wird ebenfalls an die falsche Adresse versandt. Dann erhält der Käufer auch das Mahnschreiben nicht und es erfolgt weiterhin kein Zahlungseingang.
  2. Der Verkäufer achtet beim Versand auf die richtige Adresse. Dann bekommt der Kunde als erstes Anschreiben direkt eine Zahlungserinnerung, ohne dass er eine Rechnung erhalten hat. Das sorgt für Verärgerung des Kunden und führt zu unnötigen Nachfragen.

Ein anderer wichtiger Grund für die korrekte Rechnungsanschrift ist die weitere Korrespondenz mit dem Kunden. Ist die falsche Adresse einmal in den Kundendaten gespeichert, kommen auch Werbebriefe und andere Schriftstücke nicht beim Empfänger an. Damit kann dem Verkäufer Umsatz verloren gehen und er gibt unnötig Geld für Briefe aus, die den Kunden nie erreichen.

Rechnungsadresse und Lieferadresse – was ist der Unterschied?

Einige Kunden wünschen, dass die bestellten Produkte an eine andere Adresse als die Rechnungsanschrift geliefert werden. Dabei kann es sich um ein Geschenk für eine dritte Person handeln. Die beschenkte Person soll die Lieferung erhalten, während die Rechnung an den Auftraggeber geht.

Auch im Geschäftsleben kommt es zu unterschiedlichen Adressen. Wenn ein Unternehmen verschiedene Standorte unterhält, soll die Ware häufig an einen anderen Ort geschickt werden als die Rechnung. Der richtige Rechnungsadressat ist in diesem Fall besonders wichtig, damit das Geld schnell an den Verkäufer überwiesen wird.

Adresse auf der Rechnung korrigieren

Wenn die falsche Rechnungsanschrift bemerkt wird, versenden viele Verkäufer eine neue Rechnung mit dem Hinweis, die erste Rechnung nicht zu beachten.

Diese Vorgehensweise ist rechtlich gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nicht zulässig.

Stattdessen muss das Unternehmen eine Stornorechnung erstellen, die die erste Rechnung mit der fehlerhaften Adresse aufhebt. Anschließend kann eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben ausgestellt werden.

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Rechnung an Kunden im Ausland verschicken

Wenn der Rechnungsempfänger seinen Sitz im Ausland hat, muss das Empfängerland in der Rechnungsanschrift angegeben werden. Dazu schreibt der Absender das Land in Großbuchstaben in die letzte Zeile der Adresse, wie in diesem Beispiel:

  • Unternehmen ABC
  • Mustergasse 5
  • 1234 Wien
  • ÖSTERREICH

Bei ausländischen Adressen müssen die Absender beachten, dass in einigen Ländern die Hausnummer vor dem Straßennamen angegeben wird, beispielsweise in Großbritannien. Auch die Postleitzahl hat im Ausland häufig ein anderes Format und muss entsprechend übernommen werden, damit die Rechnung bei dem Empfänger ankommt.

Hier erfährst du alles zur Rechnungsstellung ins Ausland.

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Tipp: Die früher gebräuchlichen Länderkürzel wie A für Österreich (Austria) oder GB für Großbritannien werden heute im Postverkehr nicht mehr genutzt.

rechnungsvorlage

Wie erstelle ich Rechnungen?

Rechnung erstellen / By

Die Rechnungsstellung ist gerade für Soloselbstständige mit wenig Erfahrung eine Herausforderung. Denn GoBD, die Vorschriften bei der Rechnungsstornierung, Aufbewahrungspflichten und mehr, machen das Thema komplexer als es sein müsste. Für die einfache Erstellung gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, die allesamt eigene Vor- und Nachteile haben. 

Rechnungsstellung mit einer Excel oder Word-Vorlage

Die meisten Selbstständigen erstellen ihre Rechnungen mit Excel oder Word. Oft kommt dabei eine Vorlage zum Einsatz, die nur noch ausgefüllt werden muss. Der Prozess ist relativ schnell und unkompliziert. Ein großer Vorteil ist, dass man die Rechnungsvorlage nach belieben anpassen und Vermerke unkompliziert einfügen kann. 

Gerade unerfahrene Selbstständige sollten aber besonders auf die Inhalte achten. Rechnungsvorlagen entsprechen nicht immer den rechtlichen Anforderungen und können zu fehlerhaften Rechnungen führen. Außerdem dürfen Rechnungen nur so abgespeichert werden, dass sie nicht mehr manipuliert werden können. Daher müssen Excel- oder Word-Vorlagen direkt nach Eingabe der Daten als PDF exportiert und anschließend gelöscht werden.

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Rechnungsstellung mit einem Buchhaltungsprogramm

Buchhaltungsprogramme, wie Lexoffice oder Debitoor sind sehr umfangreich und bieten neben der Rechnungsstellung noch viele weitere Funktionen. Die Rechnungsstellung ist bei diesen Software-Lösungen oft direkt an die Buchhaltungen angeschlossen. Dabei sind sie rechtssicher und lassen sich kinderleicht bedienen. Viele Anbieter bieten für Fragen auch einen Support an, der kostenfrei kontaktiert werden kann.

Nachteilig ist hier in erster Linie, dass diese Lösungen oft sehr teuer sind. Lexoffice kostet in der günstigsten Variante ohne Buchhaltungsfunktionen bereits 94,80 Euro pro Jahr (ohne MwSt.). Die Variante mit Buchhaltungsfunktionen kostet mindestens 202,80 Euro pro Jahr.

Für Selbstständige, die nur an den Funktionen zur Rechnungsstellung interessiert sind, lohnt sich dies in unseren Augen nicht. Denn das ist mit dem Rechnungsgenerator von Rechnung.de bspw. kostenfrei möglich.  

Rechnungen in unter 5 Minuten erstellen – mit unserem kostenfreien Rechnungsgenerator 

Mit Rechnung.de ist es kinderleicht eine Rechnung zu erstellen. Dazu müssen Sie nur die Rechnungsangaben kennen und können dann in wenigen Schritten Ihre Rechnung erstellen und diese dann auch direkt an den Empfänger weiterleiten. 

So geht’s: 

1. Empfänger und Absender anlegen

Besuchen Sie ganz einfach unseren Rechnungsgenerator und geben Sie die Adressdaten des Rechnungsempfängers an. Wenn Sie noch kein Konto bei Rechnung.de haben, müssen Sie auch den Absender in die Vorlage eingeben. 

Wichtig: Geben Sie auch die Kontaktdaten des Zahlungsempfängers ein, wenn Sie die Rechnung später vorfinanzieren möchten.

2. Legen Sie die Rechnungsnummer und das Projekt an  

Tragen Sie ganz einfach Ihre Rechnungsnummer in die Eingabemaske ein. Wenn dies Ihre erste Rechnung ist, müssen Sie nicht mit der Nummer 1 anfangen. Wichtig ist lediglich, dass eine klare Reihenfolge in Ihren Rechnungsnummern zu erkennen ist. 

Sie können auch ein Projekt anlegen und diesem mehrere Rechnungen zuordnen. Erforderlich ist dies jedoch nicht. 

3. Geben Sie die Leistungen und den Leistungszeitraum an

Geben Sie den Zeitraum an, in welchem die Leistung erbracht oder eine Lieferung durchgeführt wurde. Anschließend listen Sie die Leistungen auf, die Sie in Rechnung stellen möchten. Achten Sie dabei auf eine möglichst deutliche Bezeichnung und vergessen Sie nicht den Preis. Die Umsatzsteuer legen Sie ebenfalls fest. 

4. Legen Sie ein Zahlungsziel fest und tragen Sie Ihre Kontodaten ein

Jetzt haben Sie die Chance, sich für ein Zahlungsziel zu entscheiden. Wenn Sie diese Option freilassen, gilt automatisch das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen. Damit Ihr Kunde auch bezahlen kann, darf Ihre Bankverbindung nicht fehlen. 

Sie haben in diesem Schritt ebenfalls die Chance, einen Vermerk (etwa zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung) einzufügen. 

5. Rechnung speichern oder direkt vorfinanzieren lassen

Abschließend fehlt nur noch ein Klick und Sie erhalten eine E-Mail mit dem Dokument, das Sie anschließend downloaden können. Wählen Sie die Option „Jetzt Vorauszahlung erhalten“, können Sie Ihre Rechnung innerhalb von 24 Stunden zur Vorfinanzierung einreichen. 

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Fazit: Vorlage, Buchhaltungssoftware oder Rechnungsgenerator – Was ist die beste Lösung?

Wir können die Rechnungsstellung mit einer Vorlage nicht empfehlen, da mit dieser auch erhebliche Risiken verbunden sind. Statt Excel, Word und Co. sollten Sie lieber eine spezialisierte Softwarelösung nutzen, um ein maximales Maß an Rechtssicherheit zu genießen. 

Wenn Sie bereits eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Rechnungsstellung nutzen, dann sollten Sie damit auch Ihre Rechnungen erstellen. Falls dies nicht der Fall ist, bietet sich der kostenfreie Rechnungsgenerator von Rechnung.de an. Damit erstellen Sie nicht nur rechtssichere Rechnungen, Sie haben auch die Möglichkeit, diese direkt im Anschluss zum Factoring einzureichen.

Skonto

Skonto Selbstständige

Unternehmensplanung / By

Die meisten Freiberufler, Selbstständigen und Unternehmer mussten sich schon einmal mit Kunden auseinandersetzen, die die Zahlungsfrist nicht eingehalten haben. Dies kann im schlimmsten Fall zu Liquiditätsproblemen führen und die Existenz eines Unternehmens gefährden. Skonti sollen einen Ausweg aus dem Problem darstellen. Doch wie funktioniert es?

Was ist Skonto und wie setzt man es ein?

Unter Skonto wird ein Preisnachlass verstanden, der auf den Rechnungsbetrag gewährt wird. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Zahlung innerhalb einer bestimmten Rechnungsfrist eingehalten wird. In der Regel werden Skontosätze von 2-3% bei vorzeitigen Zahlungen gewährt. Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass diese gestaffelt werden. So kann z.B. eine Zahlung innerhalb von 10 Tagen mit einem Abzug von 3% belohnt werden, während dem Kunden bei einer Zahlung innerhalb von 14 Tagen ein Abzug von 2% zusteht.

Selbstständige kalkulieren den Abzug in der Regel in ihren Verkaufspreis mit ein. So stellen sie sicher, dass sie dennoch ihren gewünschten Verkaufserlös erzielen.

Wie wird Skonto berechnet?

Ein Beispiel:

Angestrebter Produktpreis: 3500€ = 4165€ mit 19% MwSt.

Geplantes Skonto bei Zahlung in 10 Tagen: 3%

Um sicherzugehen, dass der angestrebte Produktpreis erzielt wird, muss von Anfang an vom maximalen Skontosatz ausgegangen werden. Das sind in diesem Beispiel 3%, weshalb folgende Rechnung durchzuführen ist:

(3500:97) x 100 = 3608,25€ = 4293€ mit 19% MwSt.

Wenn der Kunde innerhalb von 10 Tagen zahlt, muss er also nur 3500€ netto, bzw. 4165€ brutto zahlen. Wird die Skontofrist nicht eingehalten, ist dementsprechend auch die volle Rechnungssumme von 3608,25€, bzw. 4293€ fällig.

Basis des Skontos ist nicht unbedingt der gesamte Rechnungsbetrag. Insbesondere im Handwerk wird Skonto nur auf die Materialkosten gewährt. Grundsätzlich ist es verhandelbar, auf welcher Bemessungsgrundlage Skonto eingeräumt wird. Es sollte jedoch auf der Rechnung und im Angebot ausgewiesen werden. Um Skonto als Selbstständiger einzusetzen, genügt ein einfacher Vermerk auf der Rechnung. Dieser könnte folgendermaßen aussehen:

„Zahlbar ohne Abzüge innerhalb von 30 Tagen netto. Bei einer Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewähren wir 3% Skonto.“

Ab wann lohnt sich Skonto?

Aus Kundensicht ist die Thematik rund um Skonti sehr einfach: Solange ein Kunde über genügend liquide Mittel verfügt, spricht nichts dagegen, eine Rechnung innerhalb der Skontofrist zu bezahlen. Dies birgt schließlich klare, finanzielle Vorteile und kann sich bei mehreren Rechnungen über das Jahr hinweg durchaus lohnen.

Für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer kann Skonto ebenfalls sehr attraktiv sein. Es sorgt dafür, dass sich für die eigenen Kunden eine kurzfristige Zahlung finanziell lohnt. So wird die allgemeine Zahlungsmoral erhöht, was sich direkt auf die eigene Liquidität auswirkt. Gerade Kleinunternehmer mit geringen finanziellen Rücklagen profitieren davon.

Factoring als Alternative zum Skonto

In vielen Fällen sorgt Skonto dafür, dass Kunden ihre Rechnungen innerhalb weniger Tage begleichen. Es ist durchaus ein Mittel, um gegen das Risiko von Forderungsausfällen vorzugehen. Insbesondere Kunden, die zwar liquide sind, aber oft zu spät zahlen, können mit dem Angebot von Skonto für kürzere Zahlungsziele beworben werden. Vor Zahlungsausfällen schützt dies jedoch nicht, denn finanziell angeschlagene Kunden können ihre Forderungen trotz Skonto häufig nicht begleichen. In diesem Punkt ist echtes Factoring eine lohnende Alternative, die einen garantierten Schutz gegen Zahlungsausfälle bietet.

Mit aifinyo können Sie Ihre Rechnung innerhalb kürzester Zeit vorfinanzieren lassen. Dabei zahlen wir Ihnen nicht nur den Rechnungsbetrag umgehend aus, sondern übernehmen auch das Ausfallrisiko der Rechnung.

Profitieren Sie jetzt von einer Rechnungsvorfinanzierung ab 0,5%!

Steuertipps

Steuertipps Selbstständige

Steuerberatung / By

In Deutschland zahlen viele Selbstständige, Gewerbetreibende und Freiberufler Jahr für Jahr zu viele Steuern. Oft liegt dies daran, dass Betriebsausgaben nicht in vollem Umfang geltend gemacht werden. Diese mindern jedoch den Jahresgewinn und können daher die Steuerlast enorm senken.

In diesen Punkten lassen sich Steuern sparen

1. Häusliches Arbeitszimmer einrichten

Als Unternehmer können Sie die Kosten für ein Arbeitszimmer unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Um die Kosten unbegrenzt absetzen zu können, muss das Zimmer Mittelpunkt ihrer beruflichen Tätigkeit sein. Falls dies nicht der Fall ist, lassen sich immer noch bis zu 1250€ jährlich absetzen, wenn Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

2. Firmenwagen und Fahrtkosten absetzen

Für viele Selbstständige, die auf die dienstliche Nutzung eines Autos angewiesen sind, lohnt sich das Absetzen des eigenen Firmenwagens. Dabei besteht die Möglichkeit den Wagen in das Betriebsvermögen oder das Privatvermögen zu übernehmen.

Liegt die betriebliche Nutzung des Wagens bei unter 10%, kann das Auto nicht als Betriebsvermögen angesehen werden. Dann gelten folgende Bedingungen:

  • Der Wagen ist nicht direkt steuerlich abzugsfähig.
  • Betriebliche Fahrten lassen sich jedoch mit 0,30€ pro Kilometer dem eigenen Unternehmen in Rechnung stellen.
  • Alle betrieblichen Fahrten müssen über ein Fahrtenbuch festgehalten werden.
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Bei einer betrieblichen Nutzung von 10% bis 50% haben Selbstständige die Wahl, ob Sie ihr Fahrzeug dem Betriebsvermögen oder dem Privatvermögen zuordnen.

Eine betriebliche Nutzung von über 50% erfordert die Zuordnung des Fahrzeugs in das Betriebsvermögen. Dann gelten folgende Aspekte:

  • Das Fahrzeug lässt sich als Betriebsausgabe abschreiben.
  • Betriebliche Fahrten werden mit den tatsächlichen Kosten oder 0,30€ pro km als Ausgabe verrechnet.
  • Der geldwerte Vorteil aller Privatfahrten muss versteuert werden. Dafür stehen zwei Optionen zur Verfügung:
    1. Das Führen eines Fahrtenbuchs: Somit werden alle Privatfahrten ermittelt und die Kosten dieser abgebildet.
    2. Die Nutzung der 1% Regelung: Dabei wird der geldwerte Vorteil mit 1% des Fahrzeug-Listenpreises (Neupreis) pro Monat verrechnet.
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Wird auf die 1% Regelung zurückgegriffen, muss für Elektroautos und Plug-In-Hybride, die zwischen dem 1. Januar 2019 und 31. Dezember 2021 gekauft oder geleast werden, nur der halbe Listenpreis angesetzt werden.

3. Arbeitsmittel in vollem Umfang absetzen

Wenn die Arbeitsmittel von Selbstständigen zu mindestens 90% betrieblich genutzt werden, lassen sie sich zu 100% absetzen. Dazu zählt Elektronik, aber auch klassische Arbeitsmittel, wie Arbeitskleidung, Bürobedarf oder auch Büromöbel. Ob Arbeitsmittel sofort abgesetzt werden können oder über mehrere Jahre abgeschrieben werden, hängt vom Anschaffungswert ab.

  • Liegt der Wert eines Arbeitsmittels bis 250€, kann es sofort in den Betriebskosten angegeben werden.
  • Bei einem Wert zwischen 251€ und 800€, können Sie zwischen einer sofortigen Abschreibung und einem Sammelposten wählen.
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Im Sammelposten werden alle Anlagegüter gemeinsam über 5 Jahre abgeschrieben. Dabei erfolgt die Abschreibung linear mit 20% der Anschaffungskosten pro Jahr.

  • Güter mit einem Wert zwischen 801€ und 1000€ werden über ihre Nutzungsdauer laut der amtlichen Abschreibungstabelle abgeschrieben oder in den Sammelposten eingefügt. Wichtig ist hierbei, dass auch die Güter mit einem Wert zwischen 251€ und 800€ in den Sammelposten eingefügt werden müssen, sobald Sie sich für den Sammelposten entscheiden.
  • Arbeitsmittel mit einem Anschaffungswert von über 1001€ müssen nach der amtlichen Abschreibungstabelle abgeschrieben werden. Bei einem Laptop liegt der Zeitraum bspw. bei drei Jahren.

Wir empfehlen die Kosten kleinerer betriebliche Anschaffungen zusammenzuzählen. Oft stellen diese in Summe eine nicht zu unterschätzende Steuerentlastung dar.

4. Vorauszahlungen zur privaten Krankenversicherung vereinbaren

Freiberufler oder Gewerbetreibende, die ihre Gewinnermittlung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, können Vorauszahlungen zur Gewinnminimierung nutzen. Gerade gegen Ende des Jahres ist es sinnvoll, die Krankenversicherungsbeiträge der nächsten Jahre im Voraus zu zahlen, um den Sonderausgabenabzug zu maximieren.

Allerdings hat der Gesetzgeber diesen auf das maximal 2,5-Fache der Beiträge des laufenden Jahres beschränkt. In den Folgejahren stehen jedoch weiterhin die Höchstbeträge des Sonderausgabenabzugs von 2800€ zur Verfügung, die wiederum für andere private Versicherungsleistungen genutzt werden können. Mehr dazu lesen Sie hier.

5. Handwerksleistungen berücksichtigen

Sowohl für Selbstständige als auch für Angestellte bieten Leistungen von Handwerkern ein enormes Steuersparpotenzial. Kosten für Handwerker im privaten Haushalt können in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Bis zu 20% der Arbeitskosten, aber maximal 1200€, lassen sich direkt von der eigenen Steuerschuld absetzen.

Achten Sie bei der Rechnung darauf, dass der Lohnanteil der Rechnung separat aufgeführt ist. Außerdem sollten Sie keine Barzahlung ausführen, damit Sie die Zahlung anhand eines Kontoauszugs belegen können.

6. Gewinnverschiebung nutzen

Indem Selbstständige Teilzahlungen vereinbaren oder Vorauszahlungen ansetzen, können sie Betriebsausgaben optimal über mehrere Jahre aufteilen. So kann die Steuerlast effektiv sinken. Außerdem können Liquiditätsvorteile entstehen, wenn hohe Ausgaben entsprechend aufgeteilt werden.

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KMUs können besonders von einer Gewinnverschiebung profitieren, indem sie den Investitionsabzugsbetrag nutzen. Dieser erlaubt es geplante Investitionen in Höhe von 40% der Kosten von ihrem Gewinn abzuzielen. Eine Voraussetzung ist dabei, dass die Investition innerhalb der nächsten drei Jahre stattfinden soll.

7. Ist-Versteuerung beantragen

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen unterliegen grundsätzlich einer Soll-Versteuerung. Das bedeutet, dass die Mehrwertsteuern von noch nicht gezahlten Rechnungen an das Finanzamt vorgestreckt werden müssen. Mit einem Antrag auf eine umsatzsteuerliche Ist-Versteuerung können Liquiditätsvorteile entstehen, indem die Mehrwertsteuer erst gezahlt werden muss, wenn der Kunde die Rechnung auch beglichen hat.

8. Kleinunternehmerregelung nutzen

Mit der Kleinunternehmerregelung können Selbstständige von der Pflicht, Umsatzsteuer zu erheben, befreit werden. Das bringt gerade im B2C-Bereich einen kleinen Wettbewerbsvorteil, da Produkte so bis zu 19% günstiger angeboten werden können.

Klassische Handelsunternehmen sollten allerdings auf die Regelung verzichten, um die Vorsteuer ihrer bezahlten Rechnungen geltend zu machen.

9. Dauerfristverlängerungen nutzen

Gerade junge Unternehmen geraten oft in Liquiditätsprobleme. Eine Dauerfristverlängerung bietet die Chance, Steuererklärungen einen Monat später abzugeben und Steuernachzahlungen somit verspätet durchzuführen. Das bringt klare Liquiditätsvorteile, die gerade in der Anfangsphase eines Unternehmens nützlich sind. Dauerfristverlängerungen lassen sich direkt beim zuständigen Finanzamt beantragen und werden in der Regel genehmigt, wenn ein entsprechender Grund vorliegt.

10. Gewinnneutrale Rücklagen nutzen

Durch höhere Gewalt können schnell Schäden am Betriebseigentum entstehen. Gewinne aus Versicherungszahlungen müssen dabei nicht versteuert werden. Gerade Selbstständige in ihrer Anfangsphase sind sich dessen oft nicht bewusst und versteuern regelmäßig steuerfreie Zahlungen.

11. Betriebsausgabenpauschale als Freiberufler nutzen

Freiberufler in wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen oder Lehrberufen haben oft nur geringe Ausgaben. Anstatt diese zusammenzuzählen, lassen sich auch Pauschalbeträge nutzen. Für nebenberufliche Freiberufler gilt dabei:

  • Es dürfen höchstens 25% der Einnahmen pauschal als Ausgaben deklariert werden.
  • Der Höchstbetrag beläuft sich dabei auf 614€.

Für hauptberufliche Schriftsteller und Journalisten sind die Grenzen der Ausgabenpauschale dagegen etwas höher. In dem Fall gilt folgendes:

  • Maximal 30% der Einnahmen dürfen als pauschale Ausgaben deklariert werden.
  • Der Höchstbetrag beträgt 2455€.

Das Besondere an der Betriebsausgabenpauschale ist, dass die Ausgaben nicht nachgewiesen werden müssen. Ob sich diese lohnt oder die Betriebsausgaben auf übliche Art und Weise angesetzt werden sollten, hängt also immer von der Höhe der eigentlichen Ausgaben ab.

Nicht nur Steuern sparen, sondern auch Zeit und Mühen mit offenen Forderungen

Mit unseren Steuertipps können Selbstständige oder Freiberufler an der ein oder anderen Stelle Geld sparen. Durch die Finanzierungsform der Rechnungsvorfinanzierung, auch Factoring genannt, ersparen sie sich zudem, lange auf die Bezahlung Ihrer Leistung warten zu müssen. Ab einer Gebühr von 0,5% des Rechnungsbetrags können sie in kürzester Zeit ihr Geld erhalten und zahlungsfähig für laufende Kosten bleiben. Schützen auch Sie sich vor offenen Forderungen und Problemen mit zu spät zahlenden Auftraggebern. Mit aifinyo schützen Sie außerdem das Verhältnis zu Ihren Kunden, da wir Ihnen auch die unangenehme Kommunikation im Falle einer verspäteten Zahlung mit einem professionellen Mahnwesen abnehmen.

Rechnungsstellung-in-Drittländer-kleiner

Rechnungsstellung Drittländer

Rechnung erstellen / By

Dank des Internets sind die Möglichkeiten mit ausländischen Unternehmen zusammenzuarbeiten nahezu endlos. Die potenzielle Kundschaft weltweit ermöglicht ganz neue Maßstäbe für den Dienstleistungsaustausch und Warenhandel. Doch wie genau stellt man Dienstleistungen oder Produkte in Drittländern in Rechnung?

Umsatzsteuerliche Regelungen für die Rechnungsstellung in Drittländer

Im Inland ist die Verrechnung der Umsatzsteuer relativ simpel und für die meisten Unternehmer problemlos durchschaubar. Hierfür weist der Leistungserbringer die Umsatzsteuer auf der Rechnung aus und führt den Betrag anschließend ab. Innerhalb der EU gibt es mit dem Reverse-Charge-Verfahren (dazu später mehr) ebenfalls eine verständliche Möglichkeit, den Mehrwert einer Leistung zu besteuern. Befinden sich einige Kunden jedoch im Drittland, sieht die steuerliche Situation etwas komplizierter aus. Hier gilt folgende Regelung:

Rechnungsstellung von einem Regelunternehmer an einen Regelunternehmer (B2B)

Erwirbt ein anderer Regelunternehmer eine Ihrer Leistungen, liegt der Ort der erbrachten Leistung in der Regel im Land des Kunden. Grundstücksleistungen, Transportdienstleistungen und andere Sonderleistungen (mehr dazu) können hiervon jedoch Ausnahmen bilden. Hier ist es wichtig zu klären, wie die Leistung im Ausland versteuert wird. Die Rechnungsstellung erfolgt jedoch vorerst ohne ausgewiesene deutsche Umsatzsteuer.

Sollte das Drittland mit Deutschland eine Reverse-Charge-ähnliche Vereinbarung getroffen haben, wird die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger abgeführt. Ist dies nicht der Fall, schulden Sie dem Land der Leistungserbringung ggf. die Umsatzsteuer. Im Voraus einer Leistungserbringung an einen drittländischen Regelunternehmer sind daher die Gesetze im Land der Erbringung der Leistung zu prüfen.

Lara: so einfach kann Buchhaltung sein

Rechnungstellung von einem Regelunternehmer an eine Privatperson (B2C)

Wenn Ihre Kunden Privatpersonen sind, fällt die Mehrwertsteuer grundsätzlich im Inland an. Dabei verschiebt sich der Ort der Leistungserbringung nach Deutschland. Die Rechnung wird anschließend mit deutscher Mehrwertsteuer an den ausländischen Kunden gestellt. Sie müssen also die Mehrwertsteuer, ähnlich wie bei Geschäften im Inland, selbst abführen. Hier gibt es jedoch einige Ausnahmeregelungen für verschiedene Katalogleistungen und andere Sonderleistungen. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Rechnungsstellung von einem Kleinunternehmer an ein Drittland

Wenn Sie Kleinunternehmer sind, dürfen Sie keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen. Dementsprechend muss diese auch nicht im Inland abgeführt werden. Falls sich jedoch der Ort der Leistungserbringung in das Drittland verschiebt, können Sie Schuldner der Umsatzsteuer im Drittland werden. Das ist jedoch nur der Fall, wenn keine Reverse-Charge-ähnliche Vereinbarung mit dem jeweiligen Drittland getroffen wurde.

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Reverse-Charge-Verfahren

Das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren ist ein Verfahren zur Umkehr der Steuerschuld innerhalb der EU. Wenn die Umsatzsteuer auf eine Leistung im Land des Leistungsempfängers anfällt, ist dieser zum Abführen der Steuer verpflichtet. Damit müssen Sie sich nicht mit ausländischen Finanzämtern auseinandersetzen, was den Dienstleistungsaustausch innerhalb der EU maßgeblich vereinfacht. Werden Leistungen aus einem EU-Land bezogen, werden Sie Schuldner der Umsatzsteuer und müssen diese in der Umsatzsteuervoranmeldung abführen. Beispiel: Ein Regelunternehmer in Deutschland berät ein Unternehmen in Frankreich. Die Umsatzsteuer wird anschließend vom französischen Unternehmen an das französische Finanzamt abgeführt. Deutschland hat ähnliche Vereinbarungen zur Umkehr der Steuerschuld mit vielen Drittländern getroffen. Falls Sie beispielsweise eine Dienstleistung in die Schweiz erbringen, würde die Umsatzsteuer ebenfalls vom schweizerischen Unternehmen abgeführt werden. Wichtig ist jedoch, dass die gesetzlichen Gegebenheiten im Vorfeld der Zusammenarbeit geprüft werden. Nur so können Sie feststellen, ob eine Vereinbarung ähnlich dem Reverse-Charge-Verfahren zwischen Deutschland und dem Drittland vorliegt.

Rechnung mit dem Handy erstellen

Anforderungen an die Rechnungsstellung in ein Drittland

Die Rechnungsstellung in Drittländer ist gerade im B2B-Bereich etwas undurchsichtig. In jedem Fall dürfen folgende Angaben auf der Rechnung in ein Drittland nicht fehlen:

1. Vollständige Adresse des Dienstleistenden und Leistungsempfängers

2. Steuernummer des drittländischen Unternehmens, Umsatzsteuernummer des inländischen Unternehmens (B2B)

3. Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Lieferzeitraum

4. Umfang der bezogenen Dienstleistung mit konkreter Bezeichnung

5. Die anfallende Rechnungssumme

6. Ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (falls dieser Steuerschuldner ist)

7. In Deutschland anfallende Umsatzsteuer (falls Sie Steuerschuldner sind)

Die landesspezifischen Anforderungen, inbesondere bei der B2B-Rechnungsstellung in Drittländer, können jedoch variieren. Deshalb sollten Sie sich auch hier im Vorfeld über benötigte Angaben informieren. Idealerweise lassen Sie sich von Ihrem Auftraggeber klare Auskünfte darüber geben, was seinerseits auf der Rechnung benötigt wird, um diese ohne Probleme bei seinem Finanzamt einzureichen.

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Zahlungserinnerung oder Mahnung

Mahnung & Inkasso / By

Alteingesessene Selbstständige werden das Problem der verpassten Zahlungsziele ihrer Kunden nur zu gut kennen und bereits einen geübten Umgang mit diesen gefunden haben. Doch besonders zu Beginn der Selbstständigkeit sind viele Gewerbetreibende, Freiberufler und Unternehmer verunsichert: Müssen sie nun eine Zahlungserinnerung oder gleich eine Mahnung verschicken?

Mahnung per Chat erstellen

Was sind die Unterschiede zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Rechtlich gesehen hat eine Zahlungserinnerung dieselbe Funktion wie eine Mahnung. Bleibt die Zahlung von Geschäftskunden 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung aus, geraten diese ganz ohne Mahnung in Verzug. Privatkunden dagegen kommen nur dann automatisch in Verzug, wenn auf der Rechnung ausdrücklich auf die 30-Tages-Frist und den drohenden Zahlungsverzug hingewiesen wurde.

Der wesentliche Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung liegt daher nur in der Bezeichnung der Nachricht. Eine Zahlungserinnerung wird in der Regel nur der Höflichkeit halber entsprechend betitelt. Rechtlich gesehen erfüllen Sie jedoch beide dieselbe Funktion.

Welche Angaben müssen in einer rechtlich gültigen Mahnung oder Zahlungserinnerung enthalten sein?

Weder für die Mahnung noch die Zahlungserinnerung gibt es einen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbau und damit auch keine Pflichtangaben. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass das Schreiben nicht zu freundlich formuliert ist und folgende Elemente enthält:

  • Rechnungsnummer und datum
  • Rechnungssumme
  • Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung
  • Name und Anschrift des Empfängers und Absenders
  • Eindeutige Aufforderung zur Begleichung des offenen Betrags mit neuem Zahlungsziel
  • Gegebenenfalls Verzugszinsen und Mahngebühren

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten an eine Zahlung zu erinnern oder zu mahnen sowie zu einem gestuften Mahnverfahren, finden Sie auch in diesem Beitrag.

Wie erstelle ich eine korrekte Mahnung oder Zahlungserinnerung?

Korrekte Mahnungen erstellt man heutzutage ganz einfach online. Alles an einem Ort – über Templates für Rechnungen und Mahnungen bis hin zur direkten Anbindung des Inkassos. Unser Tipp: Gehen Sie auf Nummer sicher und sparen Sie sich den nervigen Mahnprozess, indem Sie Ihre Rechnungen bereits bei der Erstellung mit RECHNUNG.de vorfinanzieren.

Und so funktioniert es:

1. Registrieren Sie sich auf: www.rechnung.de.

2. Schreiben Sie wie gewohnt Ihre Rechnung.

3. Sobald eine Rechnung überfällig ist, werden Sie informiert.

4. Wählen Sie links im Menü den Punkt „Mahnungen“ aus.

5. Alle relevanten Daten sind bereits vorausgefüllt. Gegebenenfalls können Sie an dieser Stelle Ergänzungen vornehmen.

6. Bestätigen und senden Sie die Mahnung an Ihren Kunden – fertig.

freundliche-Zahlungserinnerung

Freundliche Zahlungserinnerungen

Mahnung & Inkasso / By

Viele Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer kennen die Situation: Die Zahlungsfrist einer Rechnung ist abgelaufen und der Kunde zahlt nicht. Dann muss dieser auf das Fehlverhalten aufmerksam gemacht werden. Um den Auftraggeber nicht zu verärgern, aber ihn dennoch auf den Fehler aufmerksam zu machen, bedarf es einer möglichst charmanten Zahlungserinnerung.

Freundliche Zahlungserinnerung schreiben, ohne das Geschäftsverhältnis zu beeinträchtigen

Wenn die Zahlungsfrist einer Rechnung verpasst wird, ist dies in der Regel ärgerlich für den Gläubiger. Wenn es sich um eine höhere Rechnungssumme handelt, können zudem ernsthafte Finanzierungsprobleme auftreten. Dass Auftraggeber Zahlungsfristen verpassen, ist aber nicht unüblich und passiert in den wenigsten Fällen mutwillig. Oft genügt eine freundliche Erinnerung, die den Kunden auf sein Versäumnis hinweist.

Doch wie freundlich sollte eine Zahlungserinnerung formuliert sein? Schließlich hat diese die Aufgabe, ein ernstes Anliegen zu lösen welches Unternehmen unter Umständen in finanzielle Schwierigkeiten bringen kann.

In der Regel sollte die erste Zahlungserinnerung zunächst zuvorkommend formuliert sein. Schließlich vergisst jeder einmal etwas, davon sind auch Kunden nicht ausgenommen. Die erste Zahlungserinnerung hat die Aufgabe, auf das Problem aufmerksam zu machen und den Kunden an seine Zahlungsfristen zu erinnern. Diese sollte ein neues Zahlungsziel innerhalb der nächsten zehn Tage setzen und darauf hinweisen, dass die Forderung seit der verpassten Zahlungsfrist überfällig ist. Kunden mit positiven Intentionen sehen die erste Erinnerung als Warnung und überweisen die offenen Beträge in der Regel umgehend.

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Bei der ersten Zahlungserinnerung ist es oft sinnvoll, einmal höflich telefonisch oder persönlich nachzufragen, ob die Rechnung vielleicht intern verlegt wurde. Das zeigt dem Kunden, dass er nicht direkt des Betruges bezichtigt wird und entlastet die Geschäftsbeziehung.

Weitere Mahnungen oder Zahlungserinnerungen folgen grundsätzlich nur dann, wenn der Kunde trotz der bereits erhaltenen Erinnerung keine Zahlung leistet. Diese sollten die Ernsthaftigkeit der offenen Forderung betonen und auf die anschließenden Schritte verweisen. Wie Sie wirksame Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben, erfahren Sie hier.

Wie freundlich und humorvoll darf eine erste Zahlungserinnerung sein?

Da man bei der Erstellung der ersten Zahlungserinnerung davon ausgehen sollte, dass der Kunde nicht mutwillig gehandelt hat, sollte diese höflich und zuvorkommend sein. Tatsächlich erhöht eine erste, freundliche Erinnerung häufig die Wahrscheinlichkeit einer anschließenden Zahlung. Zudem stellt sie eine deutlich geringere Belastung für die Geschäftsbeziehung zum Kunden dar.

Etwas Humor ist dabei auch grundsätzlich nicht falsch. Ob und wie witzig Sie sein dürfen, hängt jedoch von der Art der Geschäftsbeziehung und Branche ab. Ist die Beziehung zum Kunden eventuell leicht angespannt, kann sich eine humorvolle Zahlungserinnerung auch nachteilig auswirken. Unabhängig vom jeweiligen Geschäftspartner sollte darauf geachtet werden, dass der Sinn und Zweck einer Zahlungserinnerung nicht verloren geht. Diese hat schließlich eine sehr wichtige Aufgabe und sollte daher nicht zu humorvoll sein.

Mahnung per Chat erstellen

Wie schreibt man eine erste freundliche Zahlungserinnerung?

Die erste Zahlungserinnerung hat im Mahnverfahren oft die wichtigste Bedeutung. Wird diese als respektvolle, aber auch bestimmte Erinnerung angesehen, erhöht sich die Zahlungsbereitschaft des Kunden. Für Unternehmer, die ihr Mahnwesen selbst betreiben, empfehlen wir grundsätzlich drei Schritte zum Verfassen der ersten Zahlungserinnerung:

1. Ein sachlicher Einstieg

Die Anrede und der Einstieg in das Thema sind in der Regel der schwierigste Schritt beim Verfassen eines Mahnschreibens. Hier gilt es den Kunden respektvoll, aber auch bestimmt anzusprechen, um auf die versäumte Zahlung hinzuweisen. Wir empfehlen davon auszugehen, dass der Kunde die Zahlung schlichtweg vergessen oder die Rechnung verlegt hat. Das kann schon mal passieren, sollte jedoch nicht zu oft vorkommen. Hier kann man daher gut darauf hinweisen, dass eine Rechnung schon mal verloren gehen kann und dass das grundsätzlich nicht tragisch ist.

Wie offen der Einstieg in der ersten Zahlungserinnerung geschrieben werden kann, hängt erneut davon ab, wie locker und freundschaftlich die jeweilige Geschäftsbeziehung ist.

2. Anhang der fälligen Rechnung und Erinnerung an die erbrachte Leistung

Eine Zahlungserinnerung ermöglicht, nochmals auf die erbrachte Leistung hinzuweisen. Das kann ganz unförmlich erfolgen und bietet Chancen, eventuelle Kritikpunkte zu erfahren. Oft ergibt es Sinn, einfach nachzufragen, ob die Leistung die erwünschten Ergebnisse erzielt hat. Vielleicht war die Lieferung fehlerhaft und der Kunde hat eine Reklamation versäumt?

Außerdem sollte jedem Mahnschreiben eine Rechnungskopie angehängt werden.

3. Neues Zahlungsziel setzen

Die erste Zahlungserinnerung sollte mit einem neuen Zahlungsziel enden. Dies sollte innerhalb der nächsten zehn Tage liegen und gibt dem Schuldner die Chance, die versäumte Rechnung doch noch zu begleichen. Mit einem großzügigen Zahlungsziel zeigt man dem Kunden zudem, dass die Zusammenarbeit grundsätzlich geschätzt wird. Außerdem bietet es sich an, darauf hinzuweisen, dass kostenpflichtige Zahlungserinnerungen oder Mahnungen nach dem Ablauf des neuen Zahlungsziels ausgestellt werden.

Fazit

Überschreiten Ihre Kunden das Zahlungsziel, kann eine freundliche Erinnerung an die Zahlung durchaus zum Erfolg führen. Sollten Sie jedoch viele Mühen und Sorgen mit säumigen Auftraggebern oder mit der Überbrückung langer Zahlungsziele haben, können Sie sich von diesen mit unserer Rechnungsvorfinanzierung befreien. Wir kaufen Ihre Rechnung und übernehmen das Risiko zahlungsunfähiger Auftraggeber. Mit unserem echten Factoring mit Ausfallschutz erhalten Sie Ihr Geld innerhalb kürzester Zeit ab 0,5% Gebühr. So bleiben Sie zahlungsfähig für laufende Kosten, Investitionen und neue Aufträge. Probieren Sie es ganz flexibel aus und profitieren Sie jetzt von den Vorteilen durch RECHNUNG.de!

Scheinselbstständigkeit

Scheinselbststaendigkeit

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Flexibel und selbstbestimmt zu arbeiten, zieht viele Personen deutschlandweit in die Selbstständigkeit. Dafür nehmen sie auch die Risiken des eigenen Gewerbes in Kauf. Doch was passiert, wenn sie durch einen Auftraggeber nicht mehr so selbstbestimmt arbeiten und handeln können?

Was bedeutet Scheinselbstständigkeit?

Von Scheinselbstständigkeit spricht man, wenn auf selbstständiger Basis für einen Auftraggeber vertraglich vereinbarte Leistungen erbracht werden, bei denen es sich aber tatsächlich um Arbeiten handelt, die einem Angestelltenverhältnis entsprechen. Dies würde den Auftraggeber dazu verpflichten, Lohnsteuern und Sozialabgaben zu zahlen. Wird eine Scheinselbstständigkeit festgestellt, ist der Auftraggeber verpflichtet, diese nachzuzahlen. Ist zudem ein Vorsatz nachweisbar, drohen ihm aufgrund der Steuerhinterziehung strafrechtliche Konsequenzen. Es handelt sich hier also nicht um eine harmlose Bagatelle.

Wer ist davon betroffen?

Grundsätzlich kann jeder, der sich als freier Mitarbeiter betätigt, mit dem Problem der Scheinselbstständigkeit konfrontiert werden. Besonders häufig ist die Problematik aber bei Beratertätigkeiten, selbstständigen Softwareentwicklern, Coaches, Dozenten, Journalisten, Textern, Maklern oder in Heilberufen anzutreffen. Vor allem in diesen Bereichen ist selbstständige Arbeit in der Praxis nicht immer sehr eindeutig von scheinselbstständiger Arbeit zu unterscheiden. Darüber sollten sich beide Parteien im Klaren sein und deshalb für eindeutige Verhältnisse sorgen.

Nach dem 4. Buch des Sozialgesetzbuches, § 7 Abs. 1, handelt es sich um eine nicht selbstständige Arbeit, wenn „eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers“ vorliegt.

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Seit 2020 haften Unternehmer, die Aufträge an Subunternehmer weitergeben, dafür, dass die Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Mit dieser Nachunternehmerhaftung sollen Beschäftigte in besonderen Problembranchen, wie den Paketdiensten, abgesichert werden. ABER: Verfügen Unternehmen über eine sogenannte Unbedenklichkeitsbescheinigung für ihre Subunternehmen, unterfallen sie der Nachunternehmerhaftung nicht.

So lässt sich Scheinselbstständigkeit vermeiden:

Folgende Punkte sollten erfüllt sein, um den eigenen Status als selbstständiger Unternehmer gut belegen zu können und nicht den Verdacht der Scheinselbstständigkeit zu erwecken:

  • Ein gewisses Selbstmarketing (z.B. eine eigene Webseite) sollte vorhanden sein.
  • Als Unternehmer sollte man einen Kundenstamm nachweisen können bzw. Kundenakquise betreiben.
  • Es wird mit einer eigenen Ausstattung gearbeitet. Dazu gehören Arbeitsmittel (z.B. technische Ausrüstung) und ein Arbeitsplatz (z.B. ein Büro).
  • Die Arbeitsorganisation erfolgt selbstständig. Arbeitsabläufe und Arbeitszeiten werden nicht durch den Auftraggeber vorgegeben.
  • Aufträge, Arbeitsstunden, Rechnungen und andere Kommunikation zwischen dem Selbstständigen und seinem Auftraggeber sollten immer gut dokumentiert sein und den selbstständigen Status belegen.
  • Als Unternehmer unterbreitet man dem Auftraggeber Vorschläge und Angebote und arbeitet nicht lediglich nach dessen Weisung.

Sind diese Punkte erfüllt, ist es in der Regel gut nachzuweisen, dass man Unternehmer und nicht scheinselbstständig ist. Auftraggeber sollten sich entsprechend verhalten und Freiberufler oder Freelancer nicht wie Angestellte behandeln.

Was passiert, wenn eine Scheinselbstständigkeit vorliegt?

Auch bei aller Vorsicht können sich in der Praxis für Freelancer und Freiberufler Situationen ergeben, die als Scheinselbstständigkeit gelten könnten und ihren Status als selbstständige Unternehmer in Frage stellen. Es kann zum Beispiel vorkommen, dass für einen Auftraggeber vorübergehend besonders intensiv oder häufig gearbeitet wird, möglicherweise mangels anderer Kunden. Viele Selbstständige und Freelancer können es sich nicht leisten, Auftraggeber abzuweisen, die sie nicht unbedingt wie eigenständige Unternehmer behandeln. Dabei können die Grenzen zum Angestelltenverhältnis schnell verschwimmen und die Frage aufkommen, ob man nicht vielleicht scheinselbstständig ist. Sollte man als Freiberufler oder Freelancer in eine solche Lage geraten und befürchten, scheinselbstständig zu sein, ist das aber kein Grund zur Panik.

Wird tatsächlich eine Scheinselbstständigkeit nachgewiesen, liegen die finanziellen und strafrechtlichen Konsequenzen beim Auftraggeber. Der scheinselbstständige Freiberufler muss in diesem Fall im Unternehmen des Auftraggebers angestellt werden.

Möchte man diese Situation vermeiden, empfiehlt sich ein offenes Gespräch mit dem Auftraggeber. Dieser ist sich der Problematik der Scheinselbstständigkeit möglicherweise gar nicht bewusst. Bei Unklarheiten kann ein Fachanwalt oder die Clearingstelle der deutschen Rentenversicherung helfen.

Selbstbestimmt und flexibel können Selbstständige auch in Sachen Finanzierung bleiben.

Durch Factoring, auch als Rechnungsvorfinanzierung bezeichnet, müssen Freiberufler, Freelancer und Unternehmer nicht mehr lange darauf warten, dass ihre Leistung vom Kunden bezahlt wird. Schon ab 0,5% können sie ihr Geld in kürzester Zeit erhalten und zahlungsfähig für laufende Kosten bleiben. Welche Rechnung sie vorfinanzieren möchten, bleibt ihnen überlassen. Durch das echte Factoring von RECHNUNG.de werden sie zudem vor Zahlungsausfällen geschützt. RECHNUNG.de nimmt Gewerbetreibenden im Falle einer verspäteten Zahlung die unangenehme Kommunikation mit einem professionellen Mahnwesen ab. So müssen sie sich nicht um das Verhältnis zum Auftraggeber sorgen.

Dienstleistungsvertrag

Dienstleistungsvertrag

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Während mündliche Verträge für viele Selbstständige immer noch gang und gäbe sind, entstehen gerade dabei rechtliche Nachteile. Obwohl diese gesetzlich bindend sind, lassen sich Aufträge und Forderungen nur schwer belegen. Ein förmlicher Dienstleistungsvertrag ist daher die bessere Alternative und vermeidet in erster Linie Missverständnisse zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber.

Was ist ein Dienstleistungsvertrag?

Ein Dienstleistungsvertrag ermöglicht Selbstständigen, die Bedingungen eines Leistungsaustauschs mit ihren Kunden schriftlich festzulegen. Dabei beziehen sich Dienstverträge in erster Linie auf die Dienstleistung und das dafür fällige Entgelt. Wie in einem anderen Beitrag des Ratgebers ausführlicher erklärt wurde, muss im Gegensatz zu Werkverträgen bei einem Dienstleistungsvertrag vorab nicht definiert werden, wie das fertige Produkt aussehen soll. Vielmehr wird die Dienstleistung definiert, die der freie Mitarbeiter seinem Kunden über einen festgelegten Zeitraum schuldet.

Diese können beispielsweise so aussehen:

  • Beratung für eine Digitalisierung des Geschäftsprozesses
  • Schulung im IT-Bereich
  • Grafikerstellung für eine Werbekampagne

Gerade bei längeren Kooperationen nutzen Selbstständige und ihre Kunden häufig Dienstleistungsverträge. Dabei werden in der Regel periodische Zahlungen für eine festgelegte, regelmäßige Erbringung einer Dienstleistung festgelegt. Für beide Parteien entsteht damit eine Gewissheit, mit der es sich auch langfristig planen lässt. Sollten beispielsweise Strafzahlungen für einen Vertragsbruch festgelegt werden, würde die vertragsbrüchige Partei für den Schaden des Vertragspartners aufkommen müssen.

Die größte Vorteil eines Dienstleistungsvertrags ist also gerade die rechtliche Sicherheit. Gegenüber einem mündlichen Vertrag ist der förmliche Dienstleistungsvertrag deutlich rechtssicherer, wenn dieser über alle relevanten Aspekte verfügt.

Welche Inhalte gehören in einen Dienstleistungsvertrag?

Bei der Vertragsgestaltung sind Dienstleistungsverträge so individuell, wie die Geschäftsmodelle ihrer Anwender. Dabei kommt es nämlich speziell auf die persönlichen Anforderungen an den Vertrag und die jeweilige Zusammenarbeit an.

Folgende Aspekte sollten aber keinesfalls vergessen werden:

1. Art, Umfang und Regelmäßigkeit der auszuführenden Dienstleistung

Welche Dienstleistungen werden ausgeführt?

Wir empfehlen Ihnen, diese detailliert zu beschreiben, um eventuelle Konflikte zu vermeiden.

2. Höhe, Umfang und Regelmäßigkeit der Vergütung

Wird die Vergütung auf Stundenbasis ausgeführt oder handelt es sich um ein Pauschalhonorar? Sind eventuelle Reise- oder Materialkosten mit der Zahlung abgegolten oder werden diese zusätzlich in Rechnung gestellt? Es gibt viele verschiedene Vergütungsmodelle mit noch mehr Möglichkeiten für Klauseln und Sonderregelungen.

Die Vergütung sollte im Dienstvertrag mindestens genauso detailliert beschrieben werden, wie die jeweilige Dienstleistung. Das beugt Missverständnissen vor und bringt Klarheit für beide Parteien mit sich.

3. Zeit und Ort der Leistungserbringung

Viele Digitalleistungen werden heutzutage primär ortsunabhängig ausgeführt. Manchmal wünschen sich Auftraggeber aber auch eine Betreuung vor Ort. Der Zeitraum und Ort der Leistungserbringung sollten daher unbedingt detailliert in einem Vertrag definiert werden.

4. Schweigepflicht und Wettbewerbsverbot

In vielen Branchen sind Betriebsgeheimnisse der Grundsatz für den betrieblichen Erfolg. Um sich vor dem Verrat dieser wichtigen Daten zu schützen, können Schweigepflichtsklauseln und Wettbewerbsverbote in einen Dienstvertrag integriert werden.

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Wenn einem Selbstständigen eine Neukundengewinnung aus der Konkurrenz des aktuellen Kunden verboten wird, sind vertraglich vereinbarte Schadensersatzzahlungen nicht unüblich. Das schützt Freelancer, die ausschließlich in einer bestimmten Nische aktiv sind.

5. Vertragsdauer und Kündigung

Endet der Vertrag nach einer bestimmten Zeit oder ist dieser dauerhaft gültig? Gibt es eine besondere Kündigungsfrist für den Vertrag?

Fragen zur Vertragsdauer gehören in jedem Fall in einen Dienstleistungsvertrag. Diese dienen zum Schutz aller beteiligten Parteien.

6. Branchenspezifische Klauseln

Sind bestimmte Bedingungen an die Erfüllung des Vertrags gestellt?

Einige Branchen setzen eine besondere Vorgehensweise in der Arbeit voraus. Daher sollte unbedingt definiert werden, ob separate Schulungen oder Prüfungen vor der Zusammenarbeit fällig werden. So sind beispielsweise alle in §2 GWG genannten Branchen verpflichtet, ihre Backoffice-Mitarbeiter einer Zuverlässigkeitsüberprüfung zu unterziehen, wenn wesentliche Hilfsfunktionen für die Abwicklung von Transaktionen ausgeübt werden.

Fazit

Die Anforderungen an Verträge sind in der Regel sehr verschieden. Wir empfehlen Ihnen daher, grundsätzlich einen Anwalt in die Erstellung einzubeziehen und einen Vertreter beider Parteien zu involvieren. Sollte es sich um einen kleineren Auftrag handeln, der diesen Aufwand nicht rechtfertigt, lassen sich zuverlässige Vordrucke im Internet finden.

Möchten Sie einen zusätzlichen Schutz erhalten, falls Ihr Kunde zu spät oder einmal gar nicht zahlt? Mit unserem risikofreien Full-Service-Factoring finanzieren wir ihre Rechnung in kürzester Zeit vor. Außerdem übernehmen wir den Ausfallschutz, falls es zu einem Zahlungsausfall kommt.

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Unterschied echtes unechtes Factoring

Finanzierung / By

Inzwischen werben viele Unternehmen damit, Rechnungen vorzufinanzieren und Unternehmern bzw. Freiberuflern das Warten auf Zahlungsziele zu ersparen. Diese Art der Vorfinanzierung wird Factoring genannt und kann gerade dann vorteilhaft sein, wenn die eigenen Kunden nicht rechtzeitig zahlen. Dennoch sollte man sich der Konditionen bewusst sein, denn der wesentliche Unterschied zwischen echtem und unechtem Factoring liegt im Umgang mit dem Ausfallrisiko.

Factoring: Das Prinzip der Rechnungsvorfinanzierung

Das Konzept hinter dem Factoring oder der Rechnungsvorfinanzierung ist simpel. Beim offenen Factoring, einer der häufigsten Varianten, sind drei Parteien am Rechnungsprozess beteiligt. Ein Dienstleister, ein Debitor (der Auftraggeber) und ein Factor (Anbieter der Rechnungsvorfinanzierung). Nachdem der Debitor seine Leistung erhalten hat, würde diesem normalerweise eine Rechnung vom Dienstleister zugestellt werden. Um den Rechnungsbetrag kurzfristig zu erhalten, beauftragt der Dienstleister einen Factor, wie beispielsweise aifinyo, welcher in kurzer Zeit den Rechnungsbetrag auszahlt. Die eigentliche Bezahlung der Rechnung wird anschließend zwischen dem Debitor und dem Factor ausgeführt.

Für den Dienstleister bedeutet dies, dass er sich keine Gedanken über seine Rechnungen machen muss. Diese werden direkt nach dem Einreichen der Rechnung auf sein Konto überwiesen. So werden Probleme durch verspätete oder ausbleibende Zahlungen vermieden.

Echtes Factoring – Verkauf der Rechnung

Bei der Auswahl des richtigen Factoring-Anbieters gibt es jedoch einiges zu beachten. Neben den Gebühren ist die Art der angebotenen Rechnungsvorfinanzierung entscheidend. Dabei unterscheidet man zwischen echtem und unechtem Factoring. Der Unterschied zwischen den beiden Factoring-Arten zeigt sich erst im Falle einer Zahlungsunfähigkeit seitens des Debitors. Beim echtem Factoring kauft der Factor die Rechnungen an. Für den Dienstleister besteht daher kein Risiko im Falle einer Zahlungsunfähigkeit seines Kunden.

Unternehmen, die auf echtes Factoring setzten, erhalten ihre Rechnung also pünktlich und ohne Risiko. Sollte es zum Zahlungsausfall oder einer verspäteten Zahlung eines Kunden kommen, muss der Factor die Beträge beitreiben und ggf. abschreiben. Für die damit verbundene Gewissheit werden normalerweise höhere Gebühren fällig. Bei aifinyo erhalten Kunden echtes Factoring jedoch schon ab 0,5 % des Rechnungsbetrags.

Vorteile:

– Kein Risiko im Falle einer Zahlungsunfähigkeit des Debitors – Der Dienstleister erhält die volle Rechnungssumme abzüglich der Vorfinanzierungsgebühr – Rechnungen scheiden aus der Bilanz aus und verbessern so die Bonität des Dienstleisters

Unechtes Factoring – Verpfändung der Rechnung

Beim unechten Factoring werden Rechnungen an den Factor „verpfändet“. Hierbei handelt es sich um ein reines Kreditgeschäft, welches kurzfristig Liquidität bereitstellt. Dabei stellt der Factor in der Regel bis zu 90 % des Rechnungsbetrags bereit, welche nach einem festgelegten Zeitraum zurückgezahlt werden müssen. Sollte der Auftraggeber seine Rechnungen mal nicht zahlen können, wird das Unternehmen mit Factoring selbst ein Inkassoverfahren einleiten müssen. Daher ist unechtes Factoring gerade bei einem zuverlässigen und liquiden Kundenstamm eine empfehlenswerte Alternative.

Nachteile:

– Volles Risiko bei einem Zahlungsausfall des Kunden – Rechnungen bleiben in der Bilanz des Dienstleisters

Fazit: Welche Factoringform ist in welchen Fällen angebracht?

Für die meisten Dienstleister ist die Antwort auf diese Frage einfach. Für Unternehmen mit einem festen und zuverlässigen Kundenstamm kann sich unechtes Factoring als gute und günstige Möglichkeit anbieten, um Liquiditätsengpässe souverän zu überwinden. Echtes Factoring bietet hingegen vollkommene Gewissheit, da alle offenen Rechnungen vollständig abgegeben werden. Unternehmen mit ständig wechselnden Kunden entfernen somit die Risikokomponente aus ihrem Tagesgeschäft.

Mit www.rechnung.de erstellst du einfach Angebote, Rechnungen, Mahnungen und ZUGfERD Rechnungen.

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