September 8, 2022

Zwei Personen schütteln sich die Hand

Der Gewerbeschein: Was ist bei der Gewerbeanmeldung zu beachten?

Was ist der Gewerbeschein?

Der Gewerbeschein ist die schriftliche Bestätigung Ihrer Gewerbeanmeldung, die Sie nach der Gewerbeanmeldung vom zuständigen Gewerbeamt erhalten. Wenn Sie ein Gewerbe ausüben möchten, ist gemäß § 14 Abs. 1 GewO (Gewerbeordnung) zunächst die ordnungsgemäße Anmeldung bei der zuständigen Behörde vorzunehmen. Für die Anmeldung sind im Formular Gew A 1 folgende Informationen anzugeben:

  • Angabe der persönlichen Daten (Name, Geburtsdatum, Privatanschrift etc.)
  • Name und Anschrift des Unternehmens
  • Rechtsform
  • Kontaktdaten (Telefonnummer, Faxnummer etc.)
  • Anzahl der Mitarbeiter (ohne Inhaber)
  • Art der Tätigkeit

Beschreiben Sie bei der Anmeldung das Tätigkeitsfeld sowie die gehandelten Waren bzw. die Art der Dienstleistung kurz und prägnant. Mit dem Siegel auf dem Gewerbeschein bestätigt die zuständige Behörde die Gewerbeanmeldung gemäß Gewerbeordnung.

Welche Behörde stellt den Gewerbeschein aus?

Den Antrag stellen Sie grundsätzlich bei der für den Betriebssitz zuständigen Behörde, in der Regel können Sie Ihr Gewerbe bei der örtlichen Gemeindeverwaltung oder bei der Gewerbemeldestelle des Ordnungsamtes anmelden. Da die Ausstellung des Gewerbescheins in den Zuständigkeitsbereich der Länder fällt, sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedliche Anmeldeprozesse zu beachten. Sie können den Antrag schriftlich (per Mail oder Post), persönlich und in vielen Fällen auch online stellen.

Was gibt es bei der Gewerbeanmeldung zu beachten?

Zunächst ist zu prüfen, ob es sich um eine freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit handelt. Freiberufler sind nicht gewerbesteuerpflichtig und müssen keine Gewerbeanmeldung vornehmen, in diesem Fall ist lediglich beim zuständigen Finanzamt eine Steuernummer zu beantragen. Gemäß § 15 Einkommensteuergesetz ist jede selbstständige Tätigkeit als gewerblich anzusehen, sofern sie nicht freiberuflich oder als Land- und Forstwirtschaft ausgeübt wird. Konkrete Hinweise zur Abgrenzung der Freiberuflichkeit sind in § 18 Einkommensteuergesetz zu finden.

Weiterhin ist für die Ausübung mancher Berufe eine Gewerbeerlaubnis erforderlich, dies ist beispielsweise im Reisegewerbe, als Makler oder bei Versicherungsberatung der Fall. Falls Sie nicht sicher sind, kann vor der Beantragung eines Gewerbescheins eine Nachfrage bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) bzw. Handwerkskammer sinnvoll sein.

Auch Minderjährige können ein Gewerbe anmelden. Da Personen unter 18 Jahren jedoch nur beschränkt geschäftsfähig sind, ist für die Anmeldung die Erlaubnis des gesetzlichen Vertreters erforderlich. Zum Schutz von jugendlichen Existenzgründern muss weiterhin das Vormundschaftsgericht zustimmen.

Das Gericht prüft genau, ob der Jugendliche die entscheidenden Fähigkeiten und Kenntnisse sowie die notwendige Reife vorweisen kann, die für eine gewerbliche Tätigkeit unverzichtbar sind. Erst mit der Zustimmung des Vormundschaftsgerichts steht der unbeschränkten Geschäftsfähigkeit sowie der Gewerbeanmeldung nichts mehr im Weg.

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Welche Unterlagen werden benötigt?

Für die Anmeldung Ihres Gewerbes sind folgende Unterlagen erforderlich:

  • Antragsformular Gew A 1 (ausgefüllt)
  • Identitätsnachweis (Personalausweis oder Reisepass)
  • Aufenthaltsgenehmigung (nur bei Personen ohne deutsche Staatsangehörigkeit)
  • ggf. Gewerbeerlaubnis oder branchenspezifische Genehmigung
  • Handelsregisterauszug oder notariell beurkundeter Gesellschaftervertrag (GmbH, UG, andere Handelsgesellschaften sowie eingetragene Kaufleute)
  • Gewerbezentralregister-Auszug, polizeiliches Führungszeugnis (nur bei überwachungsbedürftigem Gewerbe)

Falls Sie die Anmeldung nicht persönlich vornehmen und eine dritte Person beauftragen, ist zusätzlich eine unterschriebene Vollmacht erforderlich.

Was kostet der Gewerbeschein?

Das für Ihren Standort zuständige Gewerbeamt erhebt für die Bearbeitung eine Gebühr. Eine pauschale Angabe zur Höhe der Kosten ist jedoch nicht möglich, da die Gebühren von jeder Behörde individuell festgelegt werden. In der Regel ist die Gebührenpflicht im jeweiligen Landesgebührengesetz geregelt. Abhängig vom Standort variieren die Kosten, durchschnittlich müssen Sie für eine Gewerbeanmeldung mit etwa 20 bis 70 Euro rechnen. Bei einem erlaubnispflichtigen Gewerbe können im Einzelfall zusätzliche Gebühren anfallen. Wenn Sie die Anmeldung persönlich vornehmen, kann die Zahlung bar oder mit Karte erfolgen. Bei schriftlich oder online gestelltem Antrag erhalten Sie in der Regel eine Rechnung.

Was geschieht nach der Gewerbeanmeldung?

Nach der Anmeldung des Gewerbes und der Ausstellung des Gewerbescheins leitet das Gewerbeamt die erfassten Informationen an empfangsberechtigte Stellen (siehe § 14 GewO) weiter, dazu gehören beispielsweise:

  • IHK
  • Handwerkskammer
  • Deutsche Rentenversicherung Knappschaft- Bahn-See
  • Landesbehörden für Immissionsschutz bzw. technischen und sozialen Arbeitsschutz
  • Bundesagentur für Arbeit

Als Pflichtmitglied erhalten Sie von der IHK ein Formular zur Erfassung Ihres voraussichtlichen Umsatzes. Anhand dieser Information erfolgt die Berechnung der Beitragshöhe, die Ihnen mit einem Beitragsbescheid mitgeteilt wird. Das Finanzamt wird ebenfalls informiert und sendet Ihnen einen steuerlichen Erfassungsbogen zu. In diesem Formular sind Ihre Kontaktdaten sowie weitere relevante Informationen wie voraussichtlicher Umsatz und kalkulierter Gewinn, Art des Jahresabschlusses (EÜR oder Bilanz) und die Art Ihrer Tätigkeit zu erfassen.

In dem Formular der Finanzbehörde ist weiterhin die Frage zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung (siehe § 19 UStG) zu beantworten. Eine Einstufung als Kleinunternehmer ist möglich, wenn Ihr Umsatz im Gründungsjahr voraussichtlich unterhalb der Grenze von 22.000 Euro und im Folgejahr bei weniger als 50.000 Euro liegt. Erkennt das Finanzamt den Status als Kleinunternehmer an, müssen Sie als Gewerbetreibender mit Gewerbeschein in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Allerdings bietet sich diese Möglichkeit ausschließlich natürlichen Personen und Gesellschaften bürgerlichen Rechts, auf andere Gesellschaftsformen ist die Kleinunternehmerregelung nicht anwendbar.

Fazit:

Bereiten Sie sich vor und informieren Sie sich vorab, welche Genehmigungen und Dokumente in Ihrem Fall bei der Gewerbeanmeldung vorzulegen sind. Wie hoch die Gebühren für den Gewerbeschein sind, können Sie bei der zuständigen Behörde in der Regel vorab online oder telefonisch erfragen.

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Mann durchsucht Akten

Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?

Für geschäftliche Unterlagen gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Wie lange diese ausfallen, hängt von der Art des Belegs ab. Dabei besteht für die eine Gruppe von Belegen eine kürzere Frist von sechs Jahren und für die andere eine längere von zehn Jahren. Die Rechnungen gehören ebenso wie Kontoauszüge oder Bilanzen zur zweiten Gruppe.

Hat Ihr Unternehmen eine Rechnung selbst erstellt oder von einem anderen Unternehmen eine Rechnung erhalten, müssen Sie diese zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Entscheidend ist hierbei der Zeitpunkt der Belegerstellung. Stellen Sie zum Beispiel am 01.07. eines Jahres eine Rechnung aus, beginnt die Frist ab dem 31.12. desselben Jahres.

Etwas anders verhält es sich bei Rechnungen an Privatpersonen. Handelt es sich dabei um eine Handwerkerrechnung, gilt ebenfalls eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Diese ist jedoch kürzer und beträgt nur noch zwei Jahre. In diesem Fall ist es rechtlich vorgeschrieben, auf der Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht zu vermerken. Bezüglich des Fristbeginns ergeben sich keine Änderungen.

Die gleichen Regelungen gelten bei Rechnungen von Architekten, Gartenbaubetrieben oder Gerüstbauern. Abgesehen von dieser Ausnahme für Handwerkerechnungen besteht keine Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen an private Käufer. Diese können die Rechnungen aber trotzdem bis zu zwei Jahre sinnvoll aufbewahren in Hinblick auf die gesetzliche Gewährleistung.

Warum gibt es eine Aufbewahrungsfrist?

Bezüglich der Geschäftsvorgänge eines Unternehmens sind die Dokumentation und die Rückverfolgbarkeit wichtige Anliegen. Die Rechnungen belegen die erbrachte und in Anspruch genommene Leistung und das auch noch Jahre später.

Ihre Relevanz haben die Aufbewahrungspflichten gerade in Hinblick auf die Besteuerung. Daher finden sich die Regelungen wenig überraschend in der Abgabenordnung und zusätzlich im Handelsgesetzbuch. Denn ohne Rechnungen kann ein Unternehmen im Rahmen der Betriebsprüfung nicht nachweisen, welche Geschäftsvorgänge es in der Vergangenheit tatsächlich abgeschlossen hat.

Sind die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens nachvollzieh- und kontrollierbar, beugt das zusätzlich der Entstehung von Betrugsfällen vor. Damit haben alle Teilnehmer am wirtschaftlichen Geschehen ein Interesse daran, dass Unternehmen ihre Rechnungen aufbewahren.

Wo sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten geregelt?

Die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen finden Sie im § 147 Abgabenordnung (AO). Hier ist geregelt, welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen und wie lange die Fristen laufen. Regelungen zu den Fristen finden Sie auch im § 257 Handelsgesetzbuch (HGB).

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In welcher Form muss aufbewahrt werden?

Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung sind vielfältige Regelungen zu beachten. So müssen die Rechnungen über den gesamten Zeitraum von zehn Jahren hinweg lesbar bleiben. Das geht aus dem § 14 Abs. 1 S. 2 UStG hervor. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts sind ebenfalls zu gewährleisten. Sie müssen sich also zum Beispiel darum kümmern, dass niemand die Angaben auf den Rechnungen nachträglich ändert.

Wie Sie das sicherstellen möchten, bleibt Ihnen überlassen. Das geht ebenfalls aus dem § 14 UStG hervor. Sie können dazu ein innerbetriebliches Kontrollverfahren Ihrer Wahl etablieren. Dieses muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen.

Ebenso wie für die Handels- und Geschäftsbriefe gilt für die Aufbewahrung der Rechnungen, dass deren Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen muss. Das ist relevant bei der Übertragung auf ein Speichermedium und bedeutet, dass anders als bei anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen die inhaltliche Wiedergabe alleine nicht ausreicht.

Ort der Aufbewahrung

Laut § 14b Absatz 2 UStG ist es erforderlich, die Unterlagen im Inland aufzubewahren oder in einem der in § 1 Absatz 3 UStG bezeichneten Gebiete. Vereinfacht gesagt hat die Aufbewahrung grundsätzlich in Deutschland zu erfolgen. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Rechnungen in einer angemessenen Zeit vorlegen können müssen (§ 239 Abs. 4 S. 2 HGB).

Elektronische Aufbewahrung

Verschiedene Regelungen sieht der § 14b UStG in Bezug auf die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen vor. Diese Rechnungen können Sie auch im Ausland aufbewahren, müssen aber in diesem Fall die Fernabfrage gewährleisten, damit die Finanzbehörde online Zugriff darauf nehmen kann.

Handelt es sich um eine elektronische Rechnung als Original, die also in digitaler Form vorliegt, gilt wiederum, dass Sie die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts ebenso wie die Lesbarkeit gewährleisten müssen. Das bezieht sich auf alle Rechnungen, die ein Unternehmen digital erstellt und zusendet oder die auf elektronischem Wege zugegangen sind.

Wie Sie als Unternehmer konkret die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit Ihrer Rechnungen sicherstellen, ist Ihnen seit dem 1.07.2011 selbst überlassen. Diese Möglichkeit räumt Ihnen das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ein.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre elektronischen Rechnungen in der Form aufbewahren, in der Sie diese erhalten haben. Sie können die Rechnung also nicht einfach ausdrucken und die dazugehörige Datei löschen. Allerdings sind Formatkonvertierungen erlaubt, wenn Sie dafür ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format wählen.

Doch auch nach der Konvertierung müssen Sie die Originaldatei aufbewahren. Außerdem hat die Speicherung auf einem Datenträger zu erfolgen, bei dem keine nachträglichen Änderungen möglich sind.

Was passiert, wenn gegen die Aufbewahrungsfrist verstoßen wird?

Als buchführungspflichtiges Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Rechnungen aufzubewahren. Halten Sie sich nicht daran, liegt eine Verletzung Ihrer Buchführungspflichten vor. Im Strafgesetzbuch (StGB) und zusätzlich in der AO sind die damit verbundenen rechtlichen Folgen festgelegt. Und die können schwerwiegend sein.

So sind zum Beispiel Geldbußen bis zu einer Höhe von 5.000 Euro möglich. Die Beweispflicht liegt beim Steuerpflichtigen. Liegen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nicht vor, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen und dabei vom jeweiligen Höchstbetrag ausgehen. Das ist natürlich zum Nachteil des betroffenen Unternehmens.

Von Geldbußen können sogar Privatpersonen betroffen sein. Das ist möglich, wenn die Rechnungen sich auf Leistungen beziehen, die ein Grundstück betreffen. Hier gilt die oben erwähnte Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Die Geldbußen betragen bei Privatpersonen bis zu 500 Euro.

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Mann führt banking durch

Zahlungsziel

Zudem herrscht oft Verunsicherung dahingehend, was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen und kein Geld eingegangen ist. Wir geben Ihnen daher im nachfolgenden Artikel alle wichtigen Infos zum Zahlungsziel, das auf den meisten Rechnungen übrigens stets angegeben ist.

Was ist das Zahlungsziel?

Um Unternehmen und Selbstständige zu schützen und dafür zu sorgen, dass Rechnungen zeitnah bezahlt werden, gibt es das Zahlungsziel. Es handelt sich beim Zahlungsziel um einen Zeitraum, in welchem der Rechnungsbetrag beglichen sein muss. Zahlt der Kunde nicht innerhalb des Zahlungsziels, gerät er automatisch in Verzug. Das gesetzliche Zahlungsziel beträgt 30 Tage (§286 BGB). An einem konkreten Beispiel wird deutlich, wie genau das Zahlungsziel funktioniert:

Ein Unternehmen verkauft am 01.06. für 1.500,00 EUR ein Produkt und schreibt noch am gleichen Tag die Rechnung. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage.

Der Kunde hat nun 30 Tage lang Zeit, die 1.500,00 EUR zu überweisen. Ab dem 01.07. kann das Unternehmen eine Zahlungserinnerung schreiben, sofern das Geld nicht auf dem Konto eingegangen ist.

Warum sollte eine Zahlungsfrist angegeben werden?

Die Nennung eines Zahlungsziels hat zahlreiche Vorteile. In erster Linie sorgt es beim Käufer für Klarheit. Der Zahlungspflichtige weiß durch die Angabe genau, wann er die Ware spätestens bezahlen muss. Außerdem kennen viele Privatkunden das gesetzliche Zahlungsziel nicht. Wir empfehlen daher, die Zahlungsfrist stets auf die Rechnung zu schreiben.

Zusätzlich sorgt das Zahlungsziel beim Gläubiger für Planungssicherheit. Verkäufer wissen durch die Angabe nämlich immer, wann sie mit dem Geldeingang rechnen können. Dadurch entsteht letztlich eine gute Möglichkeit, um die eigene Liquidität zu planen. Die Buchhaltung wiederum kann auf einen Blick erkennen, welche Rechnungen noch beglichen werden müssen.

Es ist zudem wichtig, ein Zahlungsziel anzugeben, weil das gesetzliche Zahlungsziel verkürzt oder verlängert werden kann. So gibt es die unterschiedlichsten Zahlungsfristen. Folgende Zahlungsziele werden häufig verwendet:

  • 10 Tage
  • 14 Tage
  • 30 Tage
  • 60 Tage
  • 90 Tage

Außerdem lassen sich zwei verschiedene Arten von Zahlungszielen unterscheiden:

  1. einseitiges Zahlungsziel
  2. vereinbartes Zahlungsziel

Das einseitige Zahlungsziel wird vom Rechnungssteller festgelegt und muss vom Kunden eingehalten werden. Diese Vorgehensweise ist in der Praxis beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Privatpersonen der Regelfall.

Beim vereinbarten Zahlungsziel einigen sich Verkäufer und Käufer auf eine Frist zur Zahlung des Rechnungsbetrages. Häufig handeln Unternehmen entsprechende Fristen miteinander aus.

Die nachfolgende Statistik zeigt das durchschnittliche Zahlungsziel in Deutschland. Außerdem ist zu erkennen, dass in anderen Ländern die Zahlungsziele teilweise deutlich länger sind: Zur Statistik

Wie kann das Zahlungsziel angegeben werden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Frist für die Zahlung auf der Rechnung zu formulieren. Wir zeigen Ihnen nachfolgend gängige Sätze, die auf Rechnungen stehen und so auch allgemein anerkannt werden:

  • Bitte begleichen Sie die Rechnung bis zum (Datum einsetzen)
  • die Rechnung ist sofort fällig
  • zahlbar innerhalb von 30 Tagen
  • es gilt das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen ab Rechnungsstellung
  • die Rechnung ist zahlbar innerhalb von 10 Tagen unter Abzug von 3 % Skonto oder innerhalb von 30 Tagen ohne Abzüge

Was gilt, wenn kein Zahlungsziel angegeben ist?

Befindet sich auf der Rechnung kein gesonderter Hinweis mit einer Zahlungsfrist, so wird der Rechnungsbetrag umgehend fällig, sobald die im Vertrag vereinbarte Leistung (Lieferung oder Dienstleistung) erbracht wurde. Der Schuldner ist dann also verpflichtet, die Zahlung sofort zu veranlassen und darf damit beispielsweise nicht noch eine Woche warten.

Handelt es sich um einen Verbrauchsgüterkauf (ein Geschäft zwischen einem Unternehmer und einer Privatperson), bei dem es um bewegliche Sachen geht, ist der Käufer hingegen lediglich in der Pflicht, die Zahlung „unverzüglich“ vorzunehmen. Dadurch haben Privatkunden einen kleinen Spielraum für Zahlungsverzögerungen.

Was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen ist?

Im BGB wird genau definiert, was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen ist. Außerdem erklären die Paragraphen, wie vorgegangen werden muss, wenn die Zahlungsfrist an einem Wochenende verstreicht:

  • § 188 des BGB regelt das genaue Fristende (zum Beispiel bei der Angabe von 30 Tagen als Frist)
  • § 193 des BGB klärt, was zu tun ist, wenn das Fristende auf einen Feiertag oder ein Wochenende fällt
  • § 286 Absatz 3 BGB definiert, was passiert, wenn die Frist ohne Zahlungseingang verstreicht

Insbesondere der § 286 ist hinsichtlich der Fragestellung, welche Konsequenzen es hat, wenn das Zahlungsziel ohne Geldeingang abläuft, interessant. Im BGB steht dazu:

„Sobald die vereinbarte Zahlungsfrist überschritten ist, gerät der Schuldner automatisch in Verzug.
Der Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit ein.“

Hat der Kunde nach dem Ablauf der Zahlungsfrist nicht gezahlt, sollten Unternehmer eine Zahlungserinnerung schreiben. Der Zahlungspflichtige wird mit diesem Brief darauf hingewiesen, dass er den fälligen Rechnungsbetrag bezahlen muss. Die Zahlungserinnerung sollte eine neue Frist zur Zahlung der fälligen Rechnung beinhalten.

Reagiert der Schuldner auch auf die Zahlungserinnerung nicht, erfolgt in der Regel eine schriftliche Mahnung mit einer klar definierten Zahlungsfrist. Nach Ablauf dieser Frist kann das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden.

Eine aktuelle Statistik zeigt, dass es durch die Corona-Pandemie zu keinen nennenswerten Beeinträchtigungen des Zahlungsverhaltens gekommen ist.

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