Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?
Für geschäftliche Unterlagen gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Wie lange diese ausfallen, hängt von der Art des Belegs ab. Dabei besteht für die eine Gruppe von Belegen eine kürzere Frist von sechs Jahren und für die andere eine längere von zehn Jahren. Die Rechnungen gehören ebenso wie Kontoauszüge oder Bilanzen zur zweiten Gruppe.
Hat Ihr Unternehmen eine Rechnung selbst erstellt oder von einem anderen Unternehmen eine Rechnung erhalten, müssen Sie diese zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Entscheidend ist hierbei der Zeitpunkt der Belegerstellung. Stellen Sie zum Beispiel am 01.07. eines Jahres eine Rechnung aus, beginnt die Frist ab dem 31.12. desselben Jahres.
Etwas anders verhält es sich bei Rechnungen an Privatpersonen. Handelt es sich dabei um eine Handwerkerrechnung, gilt ebenfalls eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Diese ist jedoch kürzer und beträgt nur noch zwei Jahre. In diesem Fall ist es rechtlich vorgeschrieben, auf der Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht zu vermerken. Bezüglich des Fristbeginns ergeben sich keine Änderungen.
Die gleichen Regelungen gelten bei Rechnungen von Architekten, Gartenbaubetrieben oder Gerüstbauern. Abgesehen von dieser Ausnahme für Handwerkerechnungen besteht keine Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen an private Käufer. Diese können die Rechnungen aber trotzdem bis zu zwei Jahre sinnvoll aufbewahren in Hinblick auf die gesetzliche Gewährleistung.
Warum gibt es eine Aufbewahrungsfrist?
Bezüglich der Geschäftsvorgänge eines Unternehmens sind die Dokumentation und die Rückverfolgbarkeit wichtige Anliegen. Die Rechnungen belegen die erbrachte und in Anspruch genommene Leistung und das auch noch Jahre später.
Ihre Relevanz haben die Aufbewahrungspflichten gerade in Hinblick auf die Besteuerung. Daher finden sich die Regelungen wenig überraschend in der Abgabenordnung und zusätzlich im Handelsgesetzbuch. Denn ohne Rechnungen kann ein Unternehmen im Rahmen der Betriebsprüfung nicht nachweisen, welche Geschäftsvorgänge es in der Vergangenheit tatsächlich abgeschlossen hat.
Sind die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens nachvollzieh- und kontrollierbar, beugt das zusätzlich der Entstehung von Betrugsfällen vor. Damit haben alle Teilnehmer am wirtschaftlichen Geschehen ein Interesse daran, dass Unternehmen ihre Rechnungen aufbewahren.
Wo sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten geregelt?
Die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen finden Sie im § 147 Abgabenordnung (AO). Hier ist geregelt, welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen und wie lange die Fristen laufen. Regelungen zu den Fristen finden Sie auch im § 257 Handelsgesetzbuch (HGB).
In welcher Form muss aufbewahrt werden?
Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung sind vielfältige Regelungen zu beachten. So müssen die Rechnungen über den gesamten Zeitraum von zehn Jahren hinweg lesbar bleiben. Das geht aus dem § 14 Abs. 1 S. 2 UStG hervor. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts sind ebenfalls zu gewährleisten. Sie müssen sich also zum Beispiel darum kümmern, dass niemand die Angaben auf den Rechnungen nachträglich ändert.
Wie Sie das sicherstellen möchten, bleibt Ihnen überlassen. Das geht ebenfalls aus dem § 14 UStG hervor. Sie können dazu ein innerbetriebliches Kontrollverfahren Ihrer Wahl etablieren. Dieses muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen.
Ebenso wie für die Handels- und Geschäftsbriefe gilt für die Aufbewahrung der Rechnungen, dass deren Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen muss. Das ist relevant bei der Übertragung auf ein Speichermedium und bedeutet, dass anders als bei anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen die inhaltliche Wiedergabe alleine nicht ausreicht.
Ort der Aufbewahrung
Laut § 14b Absatz 2 UStG ist es erforderlich, die Unterlagen im Inland aufzubewahren oder in einem der in § 1 Absatz 3 UStG bezeichneten Gebiete. Vereinfacht gesagt hat die Aufbewahrung grundsätzlich in Deutschland zu erfolgen. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Rechnungen in einer angemessenen Zeit vorlegen können müssen (§ 239 Abs. 4 S. 2 HGB).
Elektronische Aufbewahrung
Verschiedene Regelungen sieht der § 14b UStG in Bezug auf die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen vor. Diese Rechnungen können Sie auch im Ausland aufbewahren, müssen aber in diesem Fall die Fernabfrage gewährleisten, damit die Finanzbehörde online Zugriff darauf nehmen kann.
Handelt es sich um eine elektronische Rechnung als Original, die also in digitaler Form vorliegt, gilt wiederum, dass Sie die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts ebenso wie die Lesbarkeit gewährleisten müssen. Das bezieht sich auf alle Rechnungen, die ein Unternehmen digital erstellt und zusendet oder die auf elektronischem Wege zugegangen sind.
Wie Sie als Unternehmer konkret die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit Ihrer Rechnungen sicherstellen, ist Ihnen seit dem 1.07.2011 selbst überlassen. Diese Möglichkeit räumt Ihnen das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ein.
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre elektronischen Rechnungen in der Form aufbewahren, in der Sie diese erhalten haben. Sie können die Rechnung also nicht einfach ausdrucken und die dazugehörige Datei löschen. Allerdings sind Formatkonvertierungen erlaubt, wenn Sie dafür ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format wählen.
Doch auch nach der Konvertierung müssen Sie die Originaldatei aufbewahren. Außerdem hat die Speicherung auf einem Datenträger zu erfolgen, bei dem keine nachträglichen Änderungen möglich sind.
Was passiert, wenn gegen die Aufbewahrungsfrist verstoßen wird?
Als buchführungspflichtiges Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Rechnungen aufzubewahren. Halten Sie sich nicht daran, liegt eine Verletzung Ihrer Buchführungspflichten vor. Im Strafgesetzbuch (StGB) und zusätzlich in der AO sind die damit verbundenen rechtlichen Folgen festgelegt. Und die können schwerwiegend sein.
So sind zum Beispiel Geldbußen bis zu einer Höhe von 5.000 Euro möglich. Die Beweispflicht liegt beim Steuerpflichtigen. Liegen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nicht vor, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen und dabei vom jeweiligen Höchstbetrag ausgehen. Das ist natürlich zum Nachteil des betroffenen Unternehmens.
Von Geldbußen können sogar Privatpersonen betroffen sein. Das ist möglich, wenn die Rechnungen sich auf Leistungen beziehen, die ein Grundstück betreffen. Hier gilt die oben erwähnte Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Die Geldbußen betragen bei Privatpersonen bis zu 500 Euro.
