Die Kleinunternehmerreglung ist eine Vereinfachung im Steuerrecht, die vor allem kleine und neugegründete Unternehmen entlastet. Sie ist nicht auf Neugründer beschränkt und darf unbegrenzt häufig angefordert werden. Unternehmer, die die Voraussetzungen erfüllen, können den Kleinunternehmerstatus beantragen, sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Den vorschnellen Verzicht sollten Sie sich allerdings gut überlegen – denn die Kleinunternehmerregelung bringt viele Vorteile mit sich.
Welche Vorteile bietet die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 des Umsatzsteuergesetztes) ist eine Vereinfachungsregelung, die Unternehmern mit geringen Umsätzen die Option bietet, steuerrechtlich größtenteils wie Nichtunternehmer behandelt zu werden. Ein Kleinunternehmer muss die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Dadurch sind seine Produkte für den Endkunden, der nur die Bruttopreise vergleicht, günstiger.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Kleinunternehmern großer bürokratischer Aufwand erspart bleibt. Sie führen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer auf, müssen diese auch nicht an das Finanzamt abführen und die ansonsten verpflichtende monatliche Umsatzsteuervoranmeldung entfällt ebenfalls. In diesem Fall sind sie aber auch vom Vorsteuerabzug von Rechnungen anderer Unternehmen ausgeschlossen. Sie können die Mehrwertsteuer, die sie beim Kauf von Produkten anderer Unternehmen bezahlen, nicht steuerlich geltend machen und vom Finanzamt zurückfordern.
Bedingungen für die Anerkennung als Kleinunternehmen
Aus steuerlicher Sicht können
– Einzelunternehmer – Freiberufler – Teams in den Rechtsformen GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) – Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt) – und weitere Unternehmensformen
die Kleinunternehmerregelung anfordern, sofern sie
– im ersten Jahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz erwarten. – im zweiten Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erwarten.
Tipp: Kleinunternehmerregelung bereits vor Geschäftsbetrieb anfragen
Wenn die Umsätze die Grenze von 22.000 Euro zu übersteigen drohen, kann es sinnvoll sein, die Kleinunternehmerregelung vor dem eigentlichen Start in die Geschäftsphase zu beantragen – beispielsweise vor einem längeren Urlaub. Denn werden in den ersten Monaten keine Umsätze erzielt, bleibt für die profitablen Monate ein größerer Spielraum bis zum Erreichen des Maximalumsatzes.
WICHTIG: Die Umsatzgrenze ist 2020 gestiegen. Bisher galt, dass der Umsatz im Vorjahr 17.500 € nicht überschritten hat. Weiterhin gilt jedoch, dass im laufenden Jahr der Umsatz voraussichtlich nicht über 50.000 € liegt.
Die Summen beziehen sich jeweils immer auf ein vollständiges Kalenderjahr. Falls der Nutzer die selbstständige Tätigkeit im Laufe des Kalenderjahres aufgenommen hat, muss er den voraussichtlichen Umsatz auf zwölf Monate hochrechnen. Bei diesen Umsatzgrenzen handelt es sich um Brutto-Beträge, die Umsatzsteuer ist hier also bereits enthalten. Diese müssen Kleinunternehmer in diesem Fall also weder ausrechnen noch auf den Rechnungsbetrag aufschlagen.
Vier Beispiele zur Kleinunternehmerregelung
Für das bessere Verständnis verdeutlichen die folgenden vier Beispiele, in welchen Fällen die Kleinunternehmerreglung gültig ist, und wann der Unternehmer, abhängig von seinem Jahresumsatz, in die Regelbesteuerung eingestuft wird.
Fall 1: Existenzgründung als Kleinunternehmer
Ein Existenzgründer verkauft Waren über einen Internet-Shop. Für das erste Jahr erwartet er einen Umsatz von etwa 11.000 Euro. In diesem Fall gilt die Kleinunternehmerregelung, denn die geschätzte Summe hat die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überstiegen. Auch besteht die Möglichkeit, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und stattdessen die Regelbesteuerung zu wählen. An diese Entscheidung ist er allerdings fünf Jahre gebunden und ein Wechsel zurück ist nur dann möglich, wenn auch nach dieser Zeit die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschritten wird.
Oftmals fällt eine solche Gründung allerdings nicht auf den Jahresanfang, sondern ein beliebiges anderes Datum. In diesem Fall rechnet der Gründer den erwarteten Umsatz auf das Jahr hoch. Angefangene Monate zählen hierbei als volle Kalendermonate.
Fall 2: Erwartungen werden übertroffen
Falls die Umsätze die erwartete Summe (11.000 Euro) übertreffen und am Jahresende 23.000 Euro zusammenkommen, bleibt der Kleinunternehmer-Status trotzdem erhalten. Wichtig ist nur, dass die zu geringe Schätzung plausibel ist, also nicht wissentlich heruntergerechnet wurde.
Fall 3: In zwei aufeinanderfolgenden Jahren Umsatzgrenzen eingehalten
Im Gründungsjahr 2019 betrug der Umsatz eines Unternehmers 16.600 Euro. Für das Jahr 2020 erwartet er einen Umsatz von 44.000 Euro. In diesem Fall wird der Gründer für beide Jahre als Kleinunternehmer eingestuft, denn 2019 blieb der Umsatz unter der Grenze von 22.000 Euro, und im Folgejahr liegt die Prognose unter der Umsatzgrenze von 50.000 Euro. Erst ab dem Jahr 2021 verliert der Gründer den Status des Kleinunternehmers, da er im Vorjahr mehr als 22.000 Euro erwirtschaftet hat (nämlich 44.000 Euro).
Fall 4: Status als Kleinunternehmer wird aberkannt
Im Gründungsjahr 2019 betrug der Umsatz eines Unternehmers 16.600 Euro. Für das darauffolgende Jahr werden aber bereits Umsätze in Höhe von 60.000 Euro erwartet. In diesem Fall wird der Grenzwert im zweiten Geschäftsjahr vermutlich überschritten. Daher wird der Gründer bereits im Kalenderjahr 2020 umsatzsteuerpflichtig. Die Überschreitung der Umsatzgrenze hat keine weiteren Folgen.
Korrekte Rechnungsstellung bei bestehender Kleinunternehmerregelung
Sofern für einen Unternehmer mit geringen Umsätzen die Kleinunternehmerregelung Anwendung findet, muss er bei der Rechnungsstellung einige Pflichtangaben und Verbote beachten. Solange der Status gültig ist, darf er auf seinen Rechnungen weder einen Umsatzsteuersatz noch seine Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben. Ferner darf er Netto- und Bruttopreise nicht getrennt ausweisen. Des Weiteren muss eine solche Rechnung einen Passus enthalten, der auf die Umsatzsteuer-Freiheit hinweist. Zum Beispiel:
„Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.”
Häufige Fehler vermeiden
Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung birgt einige Fallstricke. Wir zeigen Ihnen, welche häufigen Fehler Kleinunternehmer begehen können und wie man sie vermeiden kann.
Sich für Kleinunternehmer-Status entscheiden, obwohl es sich nicht lohnt
Kontraproduktiv ist die Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung dann, wenn die Geschäfte vor allem mit umsatzsteuerpflichtigen Firmenkunden zustande kommen. Diese bekommen die Mehrwehrsteuer vom Finanzamt erstattet und entscheiden sich bei gleichen Endpreisen tendenziell eher für einen Konkurrenten, der diese ausweist.
Wenig sinnvoll ist der Kleinunternehmer-Status auch für Geschäftstätige, die viele Investitionen tätigen müssen oder hohe laufende Ausgaben haben, auf die Umsatzsteuer erhoben wird. Denn als Kleinunternehmer haben sie kein Recht auf Vorsteuerabzug. Bei kleineren Anschaffungen fällt das noch nicht groß ins Gewicht, bei größeren Anschaffungen jedoch schon. Einem Unternehmer erstattet das Finanzamt bei einem solchen Kauf 19 Prozent Mehrwertsteuer, die sogenannte Vorsteuer. Ein als Kleinunternehmer registrierter Käufer muss hingegen den vollen Preis zahlen. Bei der geplanten Anschaffung eines Computers, dessen Kaufpreis nicht selten vierstellig ist, ist der Kleinunternehmer-Status daher nicht sinnvoll. Bei einer Anschaffung für 1000 Euro spart er sich bei einer Umsatzsteuer von 19 Prozent 190 Euro.
Die Kleinunternehmerregelung auf mehrere Unternehmen anwenden
Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass die Kleinunternehmerregelung auf mehrere Unternehmen angewendet werden kann. Die Umsatzgrenze von 22.000 Euro ist jedoch immer an eine Person und nicht an ein oder mehrere Unternehmen gebunden. Bleiben die einzelnen Unternehmen unterhalb der Grenze, überschreiten aber in der Summe die Umsatzgrenze, muss die jeweilige Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Eine Ausnahme kann vorliegen, wenn es sich um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) handelt.
Auf der Rechnung den Hinweis auf die Umsatzsteuer-Befreiung vergessen
Kleinunternehmer sind von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreit. Sie müssen lediglich darauf hinweisen, dass sie von der Deklarationspflicht befreit sind (siehe Box oben). Vergisst der Kleinunternehmer jedoch diese Angabe, kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen, denn der Rechnungsempfänger wird die Rechnung in der Regel beanstanden. Schnelle Abhilfe in diesen Fällen schafft eine Rechnungskorrektur.
Ausweisen der Mehrwertsteuer
Weist ein von der Umsatzsteuer befreiter Unternehmer Rechnungsposten fälschlicherweise mit 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer aus, muss er diese Beträge an das Finanzamt abführen. Außerdem muss er den Empfänger der Rechnung über das Missgeschick und das Finanzamt über den Korrekturwunsch informieren. Falls das Finanzamt dem Empfänger noch keine Vorsteuer erstattet hat, bekommt der Rechnungssteller den von ihm bezahlten Mehrwertsteuerbetrag zurück. Deutlich komplizierter wird es, wenn der Rechnungsempfänger diese Vorsteuer bereits beim Finanzamt geltend gemacht hat. Der Rechnungsaussteller muss die Korrektur beim Finanzamt beantragen. Der Rechnungsempfänger hat die Vorsteuer hingegen zurückzuzahlen, noch bevor das Finanzamt den Betrag erstattet.
Den potenziellen Umsatz falsch einschätzen
Eine richtige Vorhersage des Umsatzes ist nicht immer einfach – weder für Neugründer noch für erfahrene Unternehmer. Sollten sich die Umsätze im Gründungsjahr über die erlaubten 22.000 Euro summieren, kommt es darauf an, ob die Mehreinnahmen überraschend eingetreten sind. Im Zweifel muss der Unternehmer dem Finanzamt glaubhaft erklären, warum mit den Mehreinnahmen nicht zu rechnen war. Für das betreffende Geschäftsjahr bleibt der Kleinunternehmer-Status erhalten, im Folgejahr wird dann die Umsatzsteuer fällig und das selbst, wenn die Einkünfte unterhalb der 22.000 Euro liegen sollten. Weist das Finanzamt hingegen nach, dass der Umsatz mutwillig kleingerechnet wurde, wird der Unternehmer rückwirkend umsatzsteuerpflichtig und die Differenz ist dementsprechend nachzuzahlen.
Nach einem Jahr in den Status wechseln
Ein Unternehmer, der im ersten Jahr auf den Kleinunternehmer-Status willentlich verzichtet hat, möchte aufgrund unerwartet kleiner Umsätze im Folgejahr in diesen wechseln. Dies ist allerdings nicht möglich. Wer sich gegen den Status als Kleinunternehmer entscheidet, muss fünf Jahre warten, bis er sie wieder beanspruchen darf und von der Regelung profitieren kann.
Das Auslaufen der Kleinunternehmerregelung verpassen
Generell müssen Unternehmer selbst errechnen, ob sie noch für die Kleinunternehmerregelung infrage kommen oder regulär besteuert werden müssen. Eine Mitteilung seitens des Finanzamts findet nicht statt. Deshalb ist es sinnvoll, kurz vor Ablauf des Jahresendes die Umsatz-Summe zu prüfen. Liegt diese über 22.000 Euro, muss im Folgejahr die Umsatzsteuer erhoben werden. Vergisst der Unternehmer, diese zu erheben, ist er dem Finanzamt den Differenzbetrag schuldig. Die Umsatzsteuer muss also abgeführt werden, ohne jemals vom Geschäftspartner verlangt worden zu sein. In diesem Fall ist die Korrektur aller falsch ausgewiesenen Rechnungen notwendig. Umsatzsteuerpflichtige Firmenkunden bezahlen die Differenz in der Regel, da sie diese wieder von der Steuer absetzen können. Bei falschen Rechnungen an Privatkunden und umsatzsteuerbefreite Unternehmen bleiben Selbstständige oftmals auf offenen Beträgen sitzen.
