Freundliche Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben – So geht’s!

Wenn ein Kunde die Zahlungsfrist einer Rechnung verpasst, geschieht dies in den meisten Fällen nicht böswillig. Eine Zahlungsaufforderung oder eine Mahnung hat jedoch einen recht zähen Beigeschmack und könnte einen schlechten Eindruck beim Kunden hinterlassen. Im RECHNUNG.de Ratgeber erfahren Sie, wie Sie möglichst charmante und freundliche Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben, die Ihren Kunden zur Zahlung bewegen.

Viele Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer kennen die Situation: Die Zahlungsfrist einer Rechnung ist abgelaufen und der Kunde zahlt nicht. Dann muss dieser auf das Fehlverhalten aufmerksam gemacht werden. Um den Auftraggeber nicht zu verärgern, aber ihn dennoch auf den Fehler aufmerksam zu machen, bedarf es einer möglichst charmanten Zahlungserinnerung.

Vorfinanzieren statt Mahnen

Freundliche Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben – So geht’s!

Freundliche Zahlungserinnerung schreiben, ohne das Geschäftsverhältnis zu beeinträchtigen

Wenn die Zahlungsfrist einer Rechnung verpasst wird, ist dies in der Regel ärgerlich für den Gläubiger. Wenn es sich um eine höhere Rechnungssumme handelt, können zudem ernsthafte Finanzierungsprobleme auftreten. Dass Auftraggeber Zahlungsfristen verpassen, ist aber nicht unüblich und passiert in den wenigsten Fällen mutwillig. Oft genügt eine freundliche Erinnerung, die den Kunden auf sein Versäumnis hinweist.

Doch wie freundlich sollte eine Zahlungserinnerung formuliert sein? Schließlich hat diese die Aufgabe, ein ernstes Anliegen zu lösen welches Unternehmen unter Umständen in finanzielle Schwierigkeiten bringen kann.

In der Regel sollte die erste Zahlungserinnerung zunächst zuvorkommend formuliert sein. Schließlich vergisst jeder einmal etwas, davon sind auch Kunden nicht ausgenommen. Die erste Zahlungserinnerung hat die Aufgabe, auf das Problem aufmerksam zu machen und den Kunden an seine Zahlungsfristen zu erinnern. Diese sollte ein neues Zahlungsziel innerhalb der nächsten zehn Tage setzen und darauf hinweisen, dass die Forderung seit der verpassten Zahlungsfrist überfällig ist. Kunden mit positiven Intentionen sehen die erste Erinnerung als Warnung und überweisen die offenen Beträge in der Regel umgehend.

Bei der ersten Zahlungserinnerung ist es oft sinnvoll, einmal höflich telefonisch oder persönlich nachzufragen, ob die Rechnung vielleicht intern verlegt wurde. Das zeigt dem Kunden, dass er nicht direkt des Betruges bezichtigt wird und entlastet die Geschäftsbeziehung.

Weitere Mahnungen oder Zahlungserinnerungen folgen grundsätzlich nur dann, wenn der Kunde trotz der bereits erhaltenen Erinnerung keine Zahlung leistet. Diese sollten die Ernsthaftigkeit der offenen Forderung betonen und auf die anschließenden Schritte verweisen. Wie Sie wirksame Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben, erfahren Sie hier.

Wie freundlich und humorvoll darf eine erste Zahlungserinnerung sein?

Da man bei der Erstellung der ersten Zahlungserinnerung davon ausgehen sollte, dass der Kunde nicht mutwillig gehandelt hat, sollte diese höflich und zuvorkommend sein. Tatsächlich erhöht eine erste, freundliche Erinnerung häufig die Wahrscheinlichkeit einer anschließenden Zahlung. Zudem stellt sie eine deutlich geringere Belastung für die Geschäftsbeziehung zum Kunden dar.

Etwas Humor ist dabei auch grundsätzlich nicht falsch. Ob und wie witzig Sie sein dürfen, hängt jedoch von der Art der Geschäftsbeziehung und Branche ab. Ist die Beziehung zum Kunden eventuell leicht angespannt, kann sich eine humorvolle Zahlungserinnerung auch nachteilig auswirken. Unabhängig vom jeweiligen Geschäftspartner sollte darauf geachtet werden, dass der Sinn und Zweck einer Zahlungserinnerung nicht verloren geht. Diese hat schließlich eine sehr wichtige Aufgabe und sollte daher nicht zu humorvoll sein.

Hilfe bei offenen Rechnungen

Wie schreibt man eine erste freundliche Zahlungserinnerung?

Die erste Zahlungserinnerung hat im Mahnverfahren oft die wichtigste Bedeutung. Wird diese als respektvolle, aber auch bestimmte Erinnerung angesehen, erhöht sich die Zahlungsbereitschaft des Kunden. Für Unternehmer, die ihr Mahnwesen selbst betreiben, empfehlen wir grundsätzlich drei Schritte zum Verfassen der ersten Zahlungserinnerung:

1. Ein sachlicher Einstieg

Die Anrede und der Einstieg in das Thema sind in der Regel der schwierigste Schritt beim Verfassen eines Mahnschreibens. Hier gilt es den Kunden respektvoll, aber auch bestimmt anzusprechen, um auf die versäumte Zahlung hinzuweisen. Wir empfehlen davon auszugehen, dass der Kunde die Zahlung schlichtweg vergessen oder die Rechnung verlegt hat. Das kann schon mal passieren, sollte jedoch nicht zu oft vorkommen. Hier kann man daher gut darauf hinweisen, dass eine Rechnung schon mal verloren gehen kann und dass das grundsätzlich nicht tragisch ist.

Wie offen der Einstieg in der ersten Zahlungserinnerung geschrieben werden kann, hängt erneut davon ab, wie locker und freundschaftlich die jeweilige Geschäftsbeziehung ist.

2. Anhang der fälligen Rechnung und Erinnerung an die erbrachte Leistung

Eine Zahlungserinnerung ermöglicht, nochmals auf die erbrachte Leistung hinzuweisen. Das kann ganz unförmlich erfolgen und bietet Chancen, eventuelle Kritikpunkte zu erfahren. Oft ergibt es Sinn, einfach nachzufragen, ob die Leistung die erwünschten Ergebnisse erzielt hat. Vielleicht war die Lieferung fehlerhaft und der Kunde hat eine Reklamation versäumt?

Außerdem sollte jedem Mahnschreiben eine Rechnungskopie angehängt werden.

3. Neues Zahlungsziel setzen

Die erste Zahlungserinnerung sollte mit einem neuen Zahlungsziel enden. Dies sollte innerhalb der nächsten zehn Tage liegen und gibt dem Schuldner die Chance, die versäumte Rechnung doch noch zu begleichen. Mit einem großzügigen Zahlungsziel zeigt man dem Kunden zudem, dass die Zusammenarbeit grundsätzlich geschätzt wird. Außerdem bietet es sich an, darauf hinzuweisen, dass kostenpflichtige Zahlungserinnerungen oder Mahnungen nach dem Ablauf des neuen Zahlungsziels ausgestellt werden.

Zu unserem Forderungsmanagement

Fazit

Überschreiten Ihre Kunden das Zahlungsziel, kann eine freundliche Erinnerung an die Zahlung durchaus zum Erfolg führen. Sollten Sie jedoch viele Mühen und Sorgen mit säumigen Auftraggebern oder mit der Überbrückung langer Zahlungsziele haben, können Sie sich von diesen mit unserer Rechnungsvorfinanzierung befreien. Wir kaufen Ihre Rechnung und übernehmen das Risiko zahlungsunfähiger Auftraggeber. Mit unserem echten Factoring mit Ausfallschutz erhalten Sie Ihr Geld innerhalb kürzester Zeit ab 0,5% Gebühr. So bleiben Sie zahlungsfähig für laufende Kosten, Investitionen und neue Aufträge. Probieren Sie es ganz flexibel aus und profitieren Sie jetzt von den Vorteilen durch RECHNUNG.de!

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