Alteingesessene Selbstständige werden das Problem der verpassten Zahlungsziele ihrer Kunden nur zu gut kennen und bereits einen geübten Umgang mit diesen gefunden haben. Doch besonders zu Beginn der Selbstständigkeit sind viele Gewerbetreibende, Freiberufler und Unternehmer verunsichert: Müssen sie nun eine Zahlungserinnerung oder gleich eine Mahnung verschicken?
Was sind die Unterschiede zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Rechtlich gesehen hat eine Zahlungserinnerung dieselbe Funktion wie eine Mahnung. Bleibt die Zahlung von Geschäftskunden 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung aus, geraten diese ganz ohne Mahnung in Verzug. Privatkunden dagegen kommen nur dann automatisch in Verzug, wenn auf der Rechnung ausdrücklich auf die 30-Tages-Frist und den drohenden Zahlungsverzug hingewiesen wurde.
Der wesentliche Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung liegt daher nur in der Bezeichnung der Nachricht. Eine Zahlungserinnerung wird in der Regel nur der Höflichkeit halber entsprechend betitelt. Rechtlich gesehen erfüllen Sie jedoch beide dieselbe Funktion.
Welche Angaben müssen in einer rechtlich gültigen Mahnung oder Zahlungserinnerung enthalten sein?
Weder für die Mahnung noch die Zahlungserinnerung gibt es einen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbau und damit auch keine Pflichtangaben. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass das Schreiben nicht zu freundlich formuliert ist und folgende Elemente enthält:
- Rechnungsnummer und datum
- Rechnungssumme
- Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung
- Name und Anschrift des Empfängers und Absenders
- Eindeutige Aufforderung zur Begleichung des offenen Betrags mit neuem Zahlungsziel
- Gegebenenfalls Verzugszinsen und Mahngebühren
Weitere Informationen zu den Möglichkeiten an eine Zahlung zu erinnern oder zu mahnen sowie zu einem gestuften Mahnverfahren, finden Sie auch in diesem Beitrag.
Wie erstelle ich eine korrekte Mahnung oder Zahlungserinnerung?
Korrekte Mahnungen erstellt man heutzutage ganz einfach online. Alles an einem Ort – über Templates für Rechnungen und Mahnungen bis hin zur direkten Anbindung des Inkassos. Unser Tipp: Gehen Sie auf Nummer sicher und sparen Sie sich den nervigen Mahnprozess, indem Sie Ihre Rechnungen bereits bei der Erstellung mit RECHNUNG.de vorfinanzieren.
Und so funktioniert es:
1. Registrieren Sie sich auf: www.rechnung.de.
2. Schreiben Sie wie gewohnt Ihre Rechnung.
3. Sobald eine Rechnung überfällig ist, werden Sie informiert.
4. Wählen Sie links im Menü den Punkt „Mahnungen“ aus.
5. Alle relevanten Daten sind bereits vorausgefüllt. Gegebenenfalls können Sie an dieser Stelle Ergänzungen vornehmen.
6. Bestätigen und senden Sie die Mahnung an Ihren Kunden – fertig.
