Privatrechnung

Nicht nur Unternehmen stellen eine Rechnung aus. Als Privatperson haben Sie ebenfalls die Möglichkeit dazu. Dabei bestehen einige Unterschiede, welche Angaben auf eine solche Rechnung gehören. Zudem stellt sich die Frage nach der Abgrenzung zum gewerblichen Handeln. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie eine Privatrechnung ausstellen und in welchen Fällen das sinnvoll ist.
Rechnung auf Laptop

Inhaltsübersicht

Was ist eine Privatrechnung?

Wenn eine natürliche Person bzw. eine Privatperson eine Rechnung ausstellt, handelt es sich dabei um eine Privatrechnung. Damit besteht ein Unterschied zu den Gewerbebetrieben. Eine Privatperson hat kein solches Gewerbe angemeldet, kann aber trotzdem Waren veräußern oder eine Leistung erbringen. Und dafür kann die Ausstellung einer Rechnung erfolgen, ebenso wie beim Gewerbebetrieb.

Die Privatrechnung müssen Sie als natürliche Person immer dann ausstellen, wenn Ihr Geschäftspartner das von Ihnen verlangt. Es besteht jedoch erst einmal keine Pflicht für private Verkäufer, eine Rechnung zu schreiben. Bei Privatgeschäften ist es sogar üblich, darauf zu verzichten. Dadurch lässt sich die Transaktion vereinfachen und zügiger abwickeln.

Einer der wesentlichen Unterschiede zur gewerblichen Rechnung besteht im fehlenden Ausweisen der Umsatzsteuer. Denn Privatpersonen sind nicht berechtigt, die Umsatzsteuer einzuziehen. Das gilt unabhängig davon, ob der als Privatperson auftretende Verkäufer außerhalb dieses Geschäfts Unternehmer ist. Damit gehört es zu den Voraussetzungen der Privatrechnung, dass mit der Leistungserbringung kein Bezug zur beruflichen Tätigkeit des Verkäufers besteht.

Der typische Fall für die Ausstellung einer Privatrechnung ist der Verkauf des Autos. Veräußern Sie Ihr gebrauchtes Fahrzeug privat an eine andere Person, ist es nicht unüblich, dass der Käufer eine Rechnung verlangt. Der Grund dafür sind der zumeist relativ hohe Preis und das finanzielle Risiko, das damit einhergeht. Hier bietet die Privatrechnung eventuell eine zusätzliche Sicherheit für den Käufer.

Was muss die Privatrechnung enthalten?

Grundsätzlich ähnelt der Aufbau der Privatrechnung jenem der gewerblichen Rechnung. Diese sieht eine Reihe von Pflichtangaben vor. Folgende Angaben gehören dazu:

  • Name und Anschrift des Verkäufers und des Käufers
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Zeitpunkt des Verkaufs
  • Angaben zur Menge und Beschreibung der verkauften Artikel
  • Beschreibung der Art der Leistung bei einer Dienstleistung
  • Aus einzelnen Posten gebildete Summe
  • Angaben zur Zahlungsfrist (z. B. 14 Tage)
  • Hinweis auf Privatgeschäft, das nicht zur Angabe der Umsatzsteuer verpflichtet

Beachten Sie jedoch, dass für die Privatrechnung keine bestimmten Formvorschriften bestehen. Damit Sie Ihre gestellte Forderung begründen könnten, sollten die oben aufgeführten Angaben nicht fehlen. Sie sind jedoch prinzipiell nicht verpflichtend. Die Pflichtangaben der gewerblichen Rechnung oder der Rechnung der Freiberufler dienen nur als Orientierung für die Gestaltung Ihrer Privatrechnung.

Was dürfen Sie nicht auf der Privatrechnung aufführen?

Ebenso wichtig wie die Pflichtangaben sind die Merkmale, die nicht auf die Privatrechnung gehören. Da Privatverkäufe von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen Sie diese nicht auf der Rechnung ausweisen. Das gilt unabhängig davon, an wen Sie verkaufen. Entscheidend ist, dass Sie selbst als Privatperson auftreten. Üblich ist die Hinzufügung einer kleinen Formel, die auf das Privatgeschäft und die Umsatzsteuerbefreiung hinweist.

Beispielformulierung: “Die oben aufgeführten Leistungen wurden im Rahmen eines Privatverkaufs erbracht. Die Verrechnung erfolgt unter Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG daher umsatzsteuerbefreit.”

Was gibt es bei der Privatrechnung zu beachten?

Die Ausstellung einer Privatrechnung bedeutet nicht, dass mit diesem privaten Vertrag die gleichen Rechte verbunden wären wie mit einer gewerblichen Rechnung. Es ist zum Beispiel möglich, defekte Artikel zu verkaufen, wenn der Verkäufer darauf vor dem Verkauf ausdrücklich hinweist.

Der § 433 BGB besagt, dass der veräußerte Gegenstand frei von Sach- und Rechtsmängeln sein muss. Das ist aber nicht so zu verstehen, dass er keine Mängel aufweisen dürfte. Der Verkauf ist mit Mängeln möglich, wenn der Hinweis darauf nicht fehlt. Der Verkäufer muss dann auch nicht nachbessern.

Beachten Sie weiterhin, dass für private Rechnungen das gesetzliche Widerrufsrecht nicht gilt. Dieses finden Sie in den §§ 355 ff BGB. Demnach besteht für Verbraucherverträge von Unternehmen ein 14-tägiges Widerrufsrecht. Dieses bezieht sich jedoch nicht auf private Rechtsgeschäfte. Der Käufer kann den Artikel also nicht einfach zurückgeben.

Wann sollte eine Privatperson eine Rechnung schreiben?

Für Privatpersonen stellt sich die Frage, wann das Schreiben von Rechnungen sinnvoll ist. Grundsätzlich ist die Privatrechnung nützlich, wenn Sie mehr Rechtssicherheit erlangen möchten. Denn nur anhand der Rechnung lässt sich nachweisen, dass ein Verkauf überhaupt stattgefunden hat. Schreiben Sie keine Rechnung, hat der Käufer buchstäblich nichts in der Hand. Und das kann ein Nachteil sein in Hinblick auf die Steuer. Denn bestimmte Leistungen und Anschaffungen kann der Käufer von der Steuer absetzen. Dafür braucht er jedoch eine Rechnung.

Ab wann muss ich ein Gewerbe anmelden?

Eine der interessantesten Fragen im Zusammenhang mit der Privatrechnung betrifft den Übergang vom Privat- zum gewerblichen Verkauf. Ab wann sind Sie ein Unternehmer und müssen ein Gewerbe anmelden? In diesem Moment müssen Sie auch gewerbliche Rechnungen erstellen und alle Pflichtangaben berücksichtigen.

Der Übergang ist tatsächlich fließend. Anhand verschiedener Kriterien versuchen die Finanzämter zu bestimmen, ob Ihre privaten Verkäufe in Wahrheit gewerbliches Handeln darstellen. Eines der wichtigsten betrifft die Regelmäßigkeit. Verkaufen Sie zum Beispiel regelmäßig und das über einen langen Zeitraum hinweg, kann es sich um ein Gewerbe handeln. Das gilt auch, wenn Sie mit geringem zeitlichem Abstand sehr viele Artikel verkaufen.

Das sind weitere Kriterien, anhand derer eine Einschätzung erfolgen kann:

  • Besteht ein professioneller Internetauftritt für den Verkauf?
  • Machen Sie für Ihre Verkäufe Werbung?
  • Verkaufen Sie neue Produkte?
  • Verkaufen Sie viele gleichartige Produkte?
  • Treten Sie als Verkäufer für eine Drittperson auf?

Eine Gewerbeanmeldung kann gerade dann erforderlich sein, wenn Sie mehrere der hier aufgeführten Kriterien erfüllen. Wenn Sie als Privatperson Gegenstände einkaufen und mit Gewinn verkaufen, könne Sie auch der Einkommensteuer unterliegen. Das Finanzamt könnte Ihnen hier die Gewinnerzielungsabsicht unterstellen. Allerdings ist eine Freigrenze in Höhe von 600 Euro zu berücksichtigen. Zudem kann der Verkauf steuerfrei sein, wenn zwischen dem Kauf und dem Verkauf mindestens ein Jahr liegt.

aifinyo-logo 3
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Weitere Artikel

Mann führt banking durch

Zahlungsziel

Zudem herrscht oft Verunsicherung dahingehend, was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen und kein Geld eingegangen ist. Wir geben Ihnen daher

Weiterlesen »
Rechnung auf Laptop

Privatrechnung

Was ist eine Privatrechnung? Wenn eine natürliche Person bzw. eine Privatperson eine Rechnung ausstellt, handelt es sich dabei um eine

Weiterlesen »