Was ist beim Erstellen einer Rechnung zu beachten?

Die Rechnungserstellung zählt für jeden Unternehmer zur alltäglichen Routine. Doch was ist dabei zu beachten und wo lauern rechtliche Fallstricke? Bei uns lesen Sie, wie Sie eine korrekte Rechnung erstellen, welche Angaben gemacht werden müssen und welche Sonderregelungen es gibt.

Eine Rechnung zu erstellen klingt einfacher als es ist. Der Rechnungssteller hat bei der Ausstellung zahlreiche Anforderungen zu erfüllen. Versäumt er dies, sind mitunter finanzielle Sanktionen die Folge. In der Regel sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, gesetzeskonforme Rechnungen über ihre gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen auszustellen. Das mag zwar schnell zum Ärgernis ausarten, doch ist die Rechnungserstellung ein notwendiger Vorgang, um Umsätze zu generieren. Doch wie sieht eine ordnungsgemäße Rechnung aus und welche Vorgaben sind bei ihrer Erstellung zu beachten?

Was ist beim Erstellen einer Rechnung zu beachten?

Worauf ist bei der elektronischen Rechnungsstellung zu achten?

Ein Unternehmen muss eine Rechnung längst nicht mehr als analoges Dokument in Papierform zustellen, sondern kann sie dem Empfänger zeitgemäß und unkompliziert in elektronischer Form übermitteln. Die Vorgaben bezüglich des Inhalts sind für beide Zustellungsarten identisch. Wichtig ist dabei jedoch, dass der Rechnungsempfänger vorab seine Zustimmung zu dieser Form der Übermittlung geben muss. Bezahlt er die elektronisch übermittelte Rechnung, zählt dies als stillschweigende Zustimmung. Das Unternehmen übermittelt elektronische Rechnungen entweder als E-Mail-Anhang oder stellt die Datei zum Download zur Verfügung.

Elektronische Rechnung

Der Versand elektronischer Rechnungen via E-Mail ist seit 2011 möglich. Am 01.07.2016 entfielen die Notwendigkeiten einer digitalen Signatur oder der Einhaltung der EDI-Standards.

Die Zustellung einer Rechnung in elektronischer Form erfordert keine digitale Signatur und keinen elektronischen Datenaustausch gemäß dem EDI-Verfahren (englisch „electronic data interchange“). Einige Aspekte muss der Versender jedoch gewährleisten:

- Echtheit der Rechnungsherkunft
- Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung
- Lesbarkeit des Dokuments

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Welcher Steuersatz gilt?

Generell gilt der in Deutschland übliche Umsatzsteuerregelsatz von 19 Prozent, den Unternehmen dem Kunden zusätzlich in Rechnung stellen und später an das Finanzamt abführen. Gemäß einer Sonderregelung fällt für einige Waren oder Dienstleistungen jedoch ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von lediglich 7 Prozent an. In Anlage 2 zum UStG sollten sich Unternehmer im Zweifelsfall vorab vergewissern, welcher Steuersatz gilt. Bei Unsicherheit empfiehlt es sich nachdrücklich, einen Steuerberater zu konsultieren. Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, sofern sie die Kleinunternehmerregelung beantragt haben.

Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?

Tatsächlich ist der Unternehmer verpflichtet, ein Duplikat von jeder versendeten Rechnung zu erstellen und dieses für zehn Jahre aufzubewahren. Ebenso lange muss er Rechnungen, die er von anderen Unternehmen erhalten hat, archivieren. Dabei ist es wichtig, dass die Rechnungen vollständig lesbar bleiben. Zudem ist zu beachten, dass die zehnjährige Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde. Verstößt das Unternehmen gegen die Aufbewahrungspflicht, zieht dies eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro nach sich.

Worauf ist bei der Rechnungszustellung zu achten?

Ganz gleich ob per Brief oder als elektronisches Dokument – die Frist für die Rechnungsstellung beträgt sechs Monate. Jedes Unternehmen, das Dienstleistungen oder Warenlieferungen für andere Unternehmen oder juristische Personen vornimmt, muss die Rechnung binnen dieser sechs Monate zustellen. Die Frist beginnt mit dem vollständigen Abschluss der Lieferung oder Leistung. Andernfalls drohen für eine Ordnungswidrigkeit gemäß § 26a Absatz 2 UStG Geldbußen von bis zu 5.000 Euro.

Ist der Auftraggeber allerdings eine Privatperson, existiert keine Frist für die Rechnungsstellung. Einzige Ausnahme ist der Grundstückskauf, für den eine sechsmonatige Frist gilt.

Wann verjährt die Rechnung?

Rechnungen weisen in der Regel eine Verjährungsfrist von drei Jahren auf. Hat das Unternehmen bis zu einem Zeitpunkt drei Jahre nach dem Jahresende des Kalenderjahres der vollständigen Leistungserbringung keine Forderung abgeliefert, wurde der Betrag bis dahin nicht beglichen oder hat es den Betrag nicht mittels Mahnungen eingefordert, ist der Anspruch auf Zahlung vollständig verwirkt.

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