Mahnung

Nach dem Erbringen einer Leistung verschicken Sie als Unternehmen an Ihren Kunden eine Rechnung. Mit der Zahlung des vereinbarten Betrags ist das Geschäft abgeschlossen. Bleibt diese Zahlung zu lange aus, haben Sie die Möglichkeit zur Mahnung. Wie das genau funktioniert und was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Mahnung auf Briefstapel

Inhaltsübersicht

Was ist eine Mahnung

Wenn ein Gläubiger an seinen Schuldner die Aufforderung richtet, eine geschuldete und fällige Leistung zu erbringen, bezeichnen wir das als Mahnung. Juristisch betrachtet ist die Mahnung in der Regel erforderlich, damit der Schuldner nach § 286 Abs. 1 Satz 1 BGB in Verzug gerät. Der Verzug tritt allerdings auch ohne Mahnung ein, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Findet die Mahnung bezüglich einer Entgeltforderung statt, sprechen wir von einer Zahlungserinnerung.

Das Entgelt ist dabei die im Vertrag festgelegte Gegenleistung. Leistung und Gegenleistung stehen in einem Gegenseitigkeitsverhältnis zueinander. Haben Sie die Leistung Ihrerseits erbracht, eine Gegenleistung aber noch nicht erhalten, besteht die Möglichkeit zur Mahnung.

Tatsächlich ist die Mahnung dafür konzipiert, den Schuldner zu schützen. Denn sie bietet ihm die Möglichkeit, die mit dem Verzug zusammenhängenden negativen Folgen noch abzuwenden. Die Mahnung erfolgt dabei einseitig durch den Gläubiger und der Schuldner muss sie empfangen haben, damit sie wirksam ist.

Ab wann kann ich mahnen?

Wenn Sie die Leistung bereits erbracht oder die Ware geliefert haben, können Sie mahnen, wenn der Schuldner das Zahlungsziel nicht einhält. Dieses geben Sie auf der Rechnung an und es beträgt in der Regel 14 Tage. Statt eines Zeitraums können Sie in der Rechnung auch einen Zeitpunkt angeben. Für die Wirksamkeit ist es wichtig, dass die Mahnung tatsächlich erst nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt.

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Hinweis

Die Anzahl der Mahnungen spielt keine Rolle. Die häufig anzutreffenden Mahnstufen wie erste, zweite oder dritte Mahnung sind rein willkürlich gewählt. Hier bestehen keine gesetzlichen Vorschriften.

Wie schreibt man eine Mahnung?

Das Verfassen einer Mahnung erfolgt in schriftlicher Form. Es ist nicht erforderlich, diese als Brief zu verschicken. Eine E-Mail und damit der elektronische Versand ist ebenfalls zulässig.

Die Mahnung ist mit einer gewissen Formlosigkeit verbunden. Und dafür gibt es einen bestimmten Grund. Haben Sie in der Rechnung ausdrücklich auf das Zahlungsziel bzw. die Zahlungsfrist hingewiesen, müssen Sie eigentlich gar nicht mahnen. Das gilt für Privatkunden. Gewerbekunden geraten sogar ohne Hinweis in Verzug.

Bei der Mahnung handelt es sich damit um eine Art Service gegenüber Ihren Kunden. Da Sie nicht verpflichtet sind, eine Mahnung zu schreiben und im Prinzip gleich mit dem Mahnverfahren beginnen könnten, sind an die Mahnung auch keine besonderen formalen Vorgaben geknüpft. Es bleibt also Ihnen überlassen, ob Sie einen Brief, ein Einschreiben oder eine E-Mail schicken und wie Sie das Schreiben verfassen.

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Hinweis

Anders als bei der Rechnung existieren für die Mahnung keine Pflichtangaben

Wichtig ist es, die Mahnung höflich zu formulieren. Denn es ist Ihr Ziel, den Kunden doch noch zur Zahlung zu bewegen und damit ein gerichtliches Mahnverfahren und die damit zusammenhängenden Kosten überflüssig zu machen. Geben Sie an, auf welche Rechnung Sie sich beziehen und um welchen Rechnungsbetrag es geht. Schreiben Sie auch, auf welches Konto die Einzahlung erfolgen soll.

Wie ist der Ablauf des Mahnverfahrens?

Es sind in der Praxis mit dem außergerichtlichen und dem gerichtlichen Mahnverfahren zwei Arten zu unterscheiden. Beim außergerichtlichen Mahnverfahren schicken Sie dem Schuldner eine oder mehrere Mahnungen zu. Hierbei handelt es sich um Aufforderungen, die geschuldete Gegenleistung doch noch zu erbringen.

Diese Mahnungen können in der Praxis die Form eines dreistufigen Mahnsystems annehmen. Es greift, sobald Sie eine Rechnung ausgestellt haben und der Zahlungsverzug eintritt. Sie können nun zum Beispiel in drei Stufen die Mahnungen durchführen:

  • Stufe 1: Sie fordern schriftlich zur Zahlung auf und verlangen noch keine Mahngebühr.
  • Stufe 2: Es erfolgt eine erneute Aufforderung, dieses Mal mit Mahngebühren und Verzugszinsen.
  • Stufe 3: Sie drohen ein gerichtliches Mahnverfahren an.

Was sollte man vor dem Mahnen tun?

Überlegen Sie sich vor dem Mahnen, was zum Zahlungsausfall geführt haben könnte. Eventuell hat Ihr Kunde die Zahlung einfach vergessen. Möglich ist auch, dass er die Rechnung von Ihnen überhaupt nicht erhalten hat. Das sollten Sie vorher genau überprüfen. Sehen Sie sich auch an, ob das Zahlungsverhalten zur bisherigen Zahlungsmoral des Kunden passt.

Denken Sie daran, dass es sich beim betroffenen Schuldner um einen Ihrer Kunden handelt. Mit der Mahnung räumen Sie ihm die Möglichkeit ein, den Rechnungsbetrag doch noch zu begleichen. Daher sollten Sie einen gemäßigten Ton wählen und dem Schuldner verdeutlich, dass Sie auf seiner Seite stehen. Schließlich möchten Sie nach Möglichkeit keinen Kunden verlieren.

Zinsen und Gebühren

Das Erstellen und Zusenden von Mahnungen ist für den Gläubiger mit gewissen Kosten verbunden. Der Gesetzgeber räumt Ihnen daher die Möglichkeit ein, dem Schuldner Mahnkosten in Rechnung zu stellen und darüber hinaus Verzugszinsen zu verlangen. Allerdings existiert in Deutschland keine gesetzliche Regelung bezüglich der Höhe der Mahnkosten.

Verzugskosten dürfen Sie bereits ab der ersten Mahnung in Rechnung stellen. Sie können selbst festlegen, wie viel Sie berechnen möchten. Bis zu fünf Euro sind in Deutschland pro Mahnung üblich. Hinzu kommen die Verzugszinsen. Diese richten sich nach dem Basiszinssatz der Bundesbank, den diese jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres neu festlegt. Der Verzugszinssatz bildet sich aus dem Basiszinssatz plus fünf Prozentpunkte (§ 288 Absatz 1 Satz 2 BGB).

Hierbei handelt es sich um die Verzugszinsen, die Sie maximal verlangen dürfen. Sie können auch einen geringeren Zinssatz festlegen. In vielen Fällen möchten Sie Ihren Kunden vermutlich nicht zu sehr bestrafen und könnten sich daher bewusst für einen niedrigeren als den maximal zulässigen Verzugszinssatz entscheiden.

Berechnung Verzugszinssatz: Aktuell liegt der Basiszinssatz der Bundesbank bei -0,88 Prozent (Stand: Juli 2022). Rechnen Sie fünf Prozentpunkte hinzu, landen Sie bei einem maximalen Verzugszinssatz von 4,12 Prozent.

Beachten Sie, dass es sich bei den Verzugszinsen um einen Jahreszinssatz handelt. Das bedeutet, dass eine Umrechnung des Zinssatzes auf die tatsächliche Verzugsdauer erfolgen muss. Die Berechnung basiert immer auf dem ausstehenden Rechnungsbetrag und der Anzahl der Tage ohne Zahlungseingang (Verzugstage).

Gerichtliches Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren ist in Deutschland in den §§ 688 ff. ZPO geregelt. Ziel ist es, dem Gläubiger einen Vollstreckungstitel zu verschaffen. Damit unterscheidet sich das gerichtliche Mahnverfahren von den außergerichtlichen Mahnungen, wie sie zum Beispiel das Unternehmen selbst, ein Inkassobüro oder ein Rechtsanwalt vornimmt.

Im Folgenden sind die einzelnen Schritte des gerichtlichen Mahnverfahrens kurz skizziert:

  • Antragstellung: Mit einem schriftlichen Antrag gegenüber dem Mahngericht leiten Sie das Mahnverfahren ein. Dazu können Sie zum Beispiel einen Vordruck verwenden oder sich für einen Online-Mahnantrag entscheiden.
  • Mahnbescheid: Es folgt eine Prüfung des eingereichten Antrags durch das Gericht. Diese bezieht sich nur auf formelle Fehler. Sollten Fehler vorhanden sein, fordert das Gericht zur Ergänzung oder Korrektur des Antrags auf. Ansonsten erlässt das Gericht einen Mahnbescheid und informiert den Antragsteller über dessen Zustellung.
  • Widerspruch: Der Antragsgegner hat nun die Möglichkeit, gegen den Mahnbescheid Widerspruch zu erheben. Dafür hat er zwei Wochen Zeit.
  • Vollstreckungsbescheid: Der Kläger kann jetzt den Erlass eines Vollstreckungsbescheids beantragen, wenn der Antragsgegner nicht reagiert. Das ist jedoch erst nach Ablauf der zweiwöchigen Widerspruchsfrist möglich. Danach erlässt das Gericht den gewünschten Vollstreckungsbescheid.
  • Zwangsvollstreckung: Die Zwangsvollstreckung erfolgt zum Beispiel in Form einer Pfändung. Grundlage dafür bildet der Vollstreckungsbescheid, bei dem es sich um einen Vollstreckungstitel nach § 794 Abs. 1 Nr. 4 ZPO handelt.
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