Amilia Rapp, Autor bei rechnung.de

Wie-funktioniert-Kapitalbeschaffung-für-ein-Unternehmen

Kapitalbeschaffung für Unternehmen

Unternehmer mit kapitalintensiven Geschäftsmodellen werden sich im Laufe ihrer Geschäftslaufbahn schon einmal mit Kapitalknappheit auseinandergesetzt haben. Gerade in den Anfangsphasen eines Unternehmens kann dies fatal enden. Deswegen ist es wichtig, sich frühzeitig um eine ausreichende Unternehmensfinanzierung zu kümmern.

Bei der optimalen Unternehmensfinanzierung gilt es, das richtige Verhältnis zwischen Eigen- und Fremdkapital zu finden. Eine einheitliche Antwort auf das Thema Unternehmensfinanzierung gibt es deshalb nicht. Fakt ist: Das optimale Verhältnis zwischen Eigen- und Fremdkapital hängt besonders von der Gründungsphase und dem Geschäftsmodell eines Unternehmens ab.

Die ersten Schritte zur Unternehmensfinanzierung

Vor einer erfolgreichen Unternehmensfinanzierung muss festgelegt werden, wie viel Kapital benötigt wird. Nur mit diesen Informationen gelingt eine erfolgreiche Kapitalaufnahme. Dabei sollte die Höhe des aktuell verfügbaren Kapitals mit der Höhe der zukünftigen Ausgaben ins Verhältnis gestellt werden. Wichtig ist, dass bei den Ausgaben möglichst alle anfallenden Kosten berücksichtigt werden, damit das Unternehmen nicht finanziell überfordert wird. Dazu gehören alle nötigen Investitionen, betriebliche Ausgaben und Nebenkosten. Wichtig ist, dass man als Gründer auch den persönlichen Kapitalbedarf berücksichtigt. Das ist gerade dann wichtig, wenn ein Unternehmen noch nicht profitabel ist und man sich daher eigentlich kein Gehalt auszahlen möchte.

Wann ist die Aufnahme von Eigenkapital besonders sinnvoll?

Der größte Vorteil einer Eigenkapitalaufnahme ist die Tatsache, dass dieses nicht zu einem festen Termin zurückgezahlt werden muss. In der Regel verlangen Investoren auch ohne Profitabilität keine Renditen. Private Sicherheiten werden von Risikokapitalgebern ebenfalls nicht gefordert. So kann die Kapitalaufnahme auch bei eher schlechter Bonität gelingen, wenn das Unternehmenskonzept entsprechend gut ist. Gerade extravagante Konzepte mit hohem Kapitalbedarf können durch Direktbeteiligungen eines oder mehrerer Investoren besonders profitieren. Damit sind auch Geschäftsmodelle gemeint, die ihre Profitabilität vielleicht erst in einigen Jahren erreichen. Kapitalintensive Startups wie UBER, WeWork, Pinterest oder auch HelloFresh wären ohne Eigenkapital vermutlich niemals dort, wo sie aktuell sind. Besonders Unternehmungen, die viel Innovation mit sich bringen, lassen sich nur mit Hilfe der Banken vermutlich niemals finanzieren.

Einfach ist die Aufnahme von Eigenkapital jedoch nicht. Investoren haben meistens einen hohen Anspruch an Startups, die von ihnen finanziert werden. So muss nicht nur die Idee, sondern auch das Umsetzungskonzept besonders überzeugend sein, damit Investoren eine Beteiligung an einem Unternehmen in Betracht ziehen.

Die beste Unternehmensfinanzierung für mein Startup

Eine erfolgreiche Unternehmensfinanzierung durchzuführen ist nicht so kompliziert, wie es scheint. Wir haben drei Schritte aufgeführt, welche für die erfolgreiche Finanzierung eines Unternehmens essentiell sind.

1. Ermittlung des eigenen Kapitalbedarfs

Um überhaupt erstmal zu wissen, wie viel Kapital für die Unternehmensfinanzierung benötigt wird, muss der Kapitalbedarf des Unternehmens festgestellt werden. Dies ist am besten möglich, wenn ein Finanzplan erstellt wird, welcher folgender Weise gegliedert sein sollte:

Umlaufvermögen:

– Benötigtes Barvermögen: Gewünschte Liquidität, um ungeplante Kosten schnell zu begleichen. – Materialbedarf: Hiermit sind in erster Linie die anfallenden Kosten für das benötigte Material gemeint. Mitberechnen lassen sich auch Vorräte oder Waren, welche mit hoher Priorität angelegt werden müssen.

Anlagevermögen:

– Geschäftsausstattung oder Vergleichbares: Hier sollten jegliche Kosten für eine benötigte Filiale oder Büro einkalkuliert werden. Das können Investitionskosten oder Mietkosten sein. – Maschinen, Technik: Kosten für Maschinen können jegliche Formen von Maschinen umfassen. Dazu zählen auch Computer, Drucker und Software, welche ein Unternehmen im Geschäftsalltag benötigt.

2. Entscheidung, auf welche Weise Kapital aufgenommen werden soll

Nach der Bestimmung des Kapitalbedarfs muss sich ein Unternehmer festlegen, wie er das benötigte Kapital aufnehmen möchte. Hier bietet sich die Aufnahme als Fremd- und Eigenkapital an. Die Aufnahme von Fremdkapital macht besonders dann Sinn, wenn das Unternehmen schon existiert und der Kapitalbedarf in einem gesunden Verhältnis zur Bonität steht. Wichtig dabei ist jedoch, dass die genauen Konditionen der verfügbaren Angebote verglichen werden. Egal, ob das Fremdkapital von einer gewöhnlichen Bank, einer Förderbank, einer Online-Plattform für Privatkredite oder etwas ähnlichem bezogen wird. Am Ende macht es Sinn, nicht nur das günstigste, sondern das insgesamt am besten passende Angebot auszuwählen.

Eigenkapital lässt sich am besten aufnehmen, wenn ein Unternehmen Potenzial hat, stark zu wachsen. Besonders innovative Gründungskonzepte erregen generell am einfachsten die Aufmerksamkeit eines Investors. Aber auch dort muss zwischen den Vor- und Nachteilen jedes einzelnen Angebotes abgewogen werden. Am Ende sollte man sich auch hier nicht für das augenscheinlich günstigste, sondern das beste Angebot entscheiden. Neben den finanziellen Aspekten ist auch relevant, wer der Investor ist und ob dieser benötigte Expertise in das eigene Unternehmen einbringen kann.

3. Bewerben mit einem Businessplan und Pitchdeck

Als Letztes muss man sich noch für die am attraktivsten wirkende Option bewerben. Dazu sollte in erster Linie ein Businessplan erstellt werden. Dieser dient dazu, den Kapitalgeber von einem Investment oder der Kreditvergabe zu überzeugen. Ein Pitchdeck ist für die Bewerbung bei den meisten Eigenkapitalgebern ebenfalls vonnöten. Hierbei handelt es sich um eine vereinfachte Form des Businessplans, welche häufig als Präsentation vorgetragen wird. Kapitalgeber sehen gerne, wenn sich Unternehmer der eigenen Schwächen und der möglichen Risiken bewusst sind. Dementsprechend sollten Businessplan und Pitchdeck optimistisch verfasst, jedoch nicht leichtgläubig oder naiv wirken.

Factoring als Finanzierungsform

Finanzierung / By Amilia Rapp

Beim Factoring verkauft ein Unternehmen seine Rechnungen (Forderungen) an eine Factoring-Gesellschaft (Factor). Er tritt seine Forderungen damit an den Factor ab. Oft steht dadurch schon einen Tag nach Rechnungslegung liquides Kapital zur Verfügung.

Wie funktioniert Factoring?

Um Geld einzunehmen, führen Selbstständige, Freiberufler oder Firmen Aufträge aus. Nach Abschluss des Auftrags stellen sie ihrem Kunden (Abnehmer) eine Rechnung. Somit besteht eine Geldforderung des Rechnungsstellers gegenüber seinem Abnehmer. Erst, wenn dieser die Forderung bezahlt, hat der Gewerbetreibende oder das Unternehmen Einnahmen.

Bis zur Bezahlung entstehen der Firma, dem Selbstständigen oder Freiberufler selbst Kosten. Insbesondere Gründer und Jungunternehmer benötigen Geld und müssen viel investieren, um ihr Unternehmen aufzubauen und Aufträge ausführen zu können: Gründer, Freiberufler, Freelancer oder Unternehmen gehen also in Vorleistung. Sie können das Geld nicht anderweitig investieren, um weitere Gewinne zu machen. Um so früh wie möglich mit ihren Einnahmen arbeiten zu können, liegt daher jedem Gewerbetreibenden und Unternehmen etwas an einem möglichst frühen Zahlungseingang. Genau dafür sorgt Factoring.

Da ein Unternehmen seine Forderungen an einen Factor verkauft, erhält es sein Geld früher als im Zahlungsziel festgelegt. Es bestehen keine offenen Forderungen gegenüber seinem Abnehmer, dafür schuldet der Abnehmer dem Factor diese Summe.

Der Factor erbringt also folgende Leistungen für den Factoring-Kunden:

– Finanzierungsfunktion: Durch die sofortige Begleichung der Forderung erhöht er die Liquidität des Factoring-Kunden. – Delkredere-Funktion: Der Factor übernimmt das Risiko von Zahlungsausfällen. – Dienstleistungsfunktion: Sowohl die Prüfung der Bonität der Abnehmer als auch das Mahn- und Inkassowesen (Debitorenmanagement) sind Aufgaben, um die sich der Factor kümmert.

In Deutschland nutzen Unternehmen bereits seit den 50er Jahren Factoring. Während diese flexible Form der Finanzierung aber lange nur großen und umsatzstarken Firmen vorbehalten war, können es heute auch Freelancer, Freiberufler, Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen nutzen und davon profitieren. Sie können durch die Vorfinanzierung einzelner Forderungen liquide bleiben, ohne einen Kredit aufnehmen zu müssen.

Vorteile von Factoring

Factoring sorgt dafür, dass die Forderungen eines Unternehmens, Freiberufler oder Freelancers sofort bezahlt werden, schützt vor Zahlungsausfall und vereinfacht das Debitorenmanagement. Welche weiteren Vorteile sich aus dieser Finanzierungsform ergeben:

Schutz vor Zahlungsausfällen

Vor allem im mittelständischen Bereich stellen Forderungsausfälle ein erhebliches Risiko dar. Wenn ein großer Kunde nicht zahlt, kann das ein Unternehmen im schlimmsten Fall sogar in die Insolvenz treiben. Dieses Risiko lässt sich mit Factoring vollständig vermeiden. Factoring fungiert sozusagen als Versicherung gegen Zahlungsausfälle.

Bilanzverkürzung

Mit der durch Factoring gewonnen Liquidität können Forderungsverkäufer eigene Verbindlichkeiten begleichen. Das senkt die Bilanzsumme, der Fremdkapitalanteil wird geringer und der Eigenkapitalanteil größer. Da der Eigenkapitalanteil das Rating, an dem sich Banken orientieren, wesentlich mitbestimmt, hilft Factoring Unternehmen, bessere Konditionen von Banken zu erhalten.

Reduzierte Zinsbelastung

Wenn durch Factoring die Forderungen eines Unternehmens schneller beglichen werden, kann es seine Lieferanten schneller bezahlen. So spart es bei Lieferantenkrediten beziehungsweise erhält einen Rabatt für die rasche Zahlung: ein sogenanntes Skonto. Einsparungspotential ergibt sich auch aus der Möglichkeit einer schnelleren Rückzahlung von Bankkrediten.

Forderungsabtretung als strategische Option

Teilweise hat Factoring immer noch einen schlechten Ruf als Mittel, um finanzielle Löcher schnell zu stopfen. Wer es nur darauf reduziert, tut dieser interessanten Finanzierungsform aber Unrecht. Ein modernes Management sollte nicht erst zu Factoring greifen, wenn Feuer am Dach ist. Seinen größten Nutzen entfaltet es nämlich, wenn es bewusst als strategische Option genutzt wird. Gerade in Wachstumsphasen ist die Verfügbarkeit liquider Mittel wichtig für die Unternehmensentwicklung.

Varianten von Factoring

Der Factoring-Markt wächst stark in Deutschland. Factoring-Gesellschaften bieten unterschiedliche Produkte an, die an die Anforderungen verschiedener Kunden angepasst sind. Das Grundprinzip von Factoring ist zwar einfach, bei der Umsetzung gibt es jedoch viel Spielraum. Das sind die wichtigsten Factoring-Varianten:

Papierloses Büro

Buchhaltung / By Amilia Rapp

Auch im Jahre 2021 dominieren Rechnungen auf Papier immer noch die Buchhaltung vieler Unternehmen. Dabei ist das Digitalisieren der Rechnungsverwaltung heutzutage sowohl möglich als auch rechtens, solange die GoBD beachtet werden. Selbst eine komplett digitale Buchhaltung ist keine Vision mehr und mit entsprechender Motivation verhältnismäßig leicht umsetzbar.

Rechnungen digital verwalten – Was ist die gängige Praxis?

Auch wenn das Konzept digitaler Rechnungen noch nicht alle deutschen Unternehmen erreicht hat, befindet es sich klar auf dem Vormarsch. Laut einer Studie des Forschungsinstituts ibi research der Universität Regensburg würde schon jetzt mehr als die Hälfte aller Unternehmen den Versand und Empfang digitaler Rechnungen bevorzugen. Das ist eine Steigerung von 20% gegenüber einer Vergleichsstudie aus dem Jahr 2015.

Klares Verbesserungspotenzial besteht in der weiteren Bearbeitung digitaler Rechnungen. Vier von zehn Unternehmen drucken digital erhaltene Rechnungen aus, um diese anschließend in internen Systemen zu erfassen. Da die Daten aber schon digital vorliegen, werden dabei Ressourcen verschwendet. Die Studie zeigte außerdem, dass viele Unternehmen die rechtlichen Vorschriften der digitalen Rechnungsverwaltung nicht kennen.

Rechtliche Aspekte für ein papierloses Büro

Wie schon angemerkt, können die Vorschriften der GoBD teilweise schwer verständlich sein. Dabei lässt sich vermuten, dass der Gesetzgeber digitale Rechnungen möglichst verhindern möchte. In der Tat sieht dies aber ganz anders aus. Seit dem 2011 ins Leben gerufenen Steuervereinfachungsgesetz sind digitale und klassische Rechnungen zumindest theoretisch rechtlich gleichgestellt.

Bis 2011 waren die Anforderungen an elektronische Rechnungen deutlich strenger. Diese benötigen unter anderem eine elektronische Signatur und eine direkte Anbindung an das EDI (Electronic Data Interchange)

Die aktuellen Anforderungen an digitale Rechnungen sind folgende:

Alle Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden.

Hierbei muss zwingend das Eingangsdatum unveränderbar festgehalten werden. In der Praxis ist daher die Verwendung eines GoBD-konformen Buchhaltungsprogramms ratsam. Was die GoBD-konforme Buchhaltung für Unternehmer im Detail bedeutet, finden Sie hier.

Das Dateiformat von Eingangs- und Ausgangsrechnungen darf nicht verändert werden.

Obwohl klassische Rechnungen lediglich abgeheftet werden müssen, lassen sich digitale Rechnungen nicht einfach ausdrucken. Diese müssen in ihrem unveränderbaren Ursprungsformat für mindestens 10 Jahre bestehen bleiben. Wir empfehlen daher grundsätzlich die Verwendung von ZuGFeRD-Rechnungen.

Der Empfänger muss dem Empfang einer digitalen Rechnung zustimmen.

Auch im Jahr 2021 können Unternehmen immer noch auf nicht-digitale Rechnungen bestehen. In der Regel kommt dies aber nicht vor.

Fazit

Viele Unternehmen hinken der Digitalisierung der Rechnungsverwaltung noch hinterher. Dabei bringt sie fast nur Vorteile mit sich. Die damit verbundene Effizienzsteigerung wirkt sich vor allem langfristig positiv auf Unternehmen aus. Wir empfehlen daher bedacht, aber zielstrebig bei dem digitalen Verwalten von Rechnungen vorzugehen. Denn nur mit der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben lässt sich ein papierloses Büro nachhaltig umsetzen.

Die Online-Rechnungsverwaltung von RECHNUNG.de erleichtert die Koordination Ihrer Ausgangsrechnungen ungemein. In der Praxis bedeutet dies: Wir übernehmen das Erstellen, den Versand und die Dokumentation Ihrer Rechnungen sowie aller Zahlungseingänge. So können Sie sich einzig und allein auf Ihre Kunden konzentrieren.

Geheimhaltungsvereinbarung

Aufträge gewinnen / By Amilia Rapp

Ein Unternehmen, das mit potentiellen Partnern spricht oder diesen Akteneinsicht gewährt, gibt einen direkten Einblick in eine innovative Idee, ein technisches Verfahren, eine Prozedur oder ganz einfach in Interna. Damit diese Informationen unter Verschluss bleiben, kann eine sogenannte Geheimhaltungsvereinbarung sinnvoll sein.

Eine Geheimhaltungsvereinbarung ist ein vertragliches Dokument, das zwischen zwei oder mehreren Parteien geschlossen wird und Stillschweigen über Verhandlungen, Verhandlungsergebnisse oder vertrauliche Unterlagen vertraglich festlegt.

Stillschweigen

Stillschweigeklauseln besagen, dass sich die Beteiligten zur Geheimhaltung beziehungsweise zur Verschwiegenheit in Bezug auf alle Informationen in Zusammenhang mit Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen verpflichten. Bei Äußerungen gegenüber Dritten ist darauf zu achten, dass diese zu keiner Verletzung der unterschriebenen Klausel zur Verschwiegenheit führen. Nichtbeachtung führt zu Sanktionen.

Neben dem Begriff „Geheimhaltungsvereinbarung“ sind auch folgende Formulierungen üblich:

– Vertraulichkeitserklärung – Verschwiegenheitsverpflichtung – Non-disclosure agreement (NDA) – Vertraulichkeitsvereinbarung – Geheimhaltungsvertrag

Eine solche Vertraulichkeitsvereinbarung ist übrigens nicht zu verwechseln mit einem Patent. Während ein Patent ein technisches Verfahren schützt oder die Veröffentlichung eines nachgeahmten technischen Produktes verbietet, stellen Vertraulichkeitsvereinbarungen die Nichtverbreitung jeglicher Art von Information sicher, die das Dokument umfasst.

Anwendungsbereiche der Geheimnisvereinbarungen

Eine Geheimhaltungsvereinbarung wird immer dann geschlossen, wenn wichtige Geschäftsgeheimnisse nicht an die Öffentlichkeit gelangen dürfen, weil daraus gegebenenfalls ein Reputationsverlust oder ein wirtschaftlicher Schaden resultieren würde.

Relevanz innerhalb von Kartellen

Innerhalb wirtschaftlicher Kartelle haben NDAs eine besondere Relevanz: Das Bundeskartellamt erkennt lizensiertes Know-how, das keiner Geheimhaltungsverpflichtung unterstellt ist, nicht als geheimes Know-how an. Solche Know-how-Lizenzverträge werden daher oftmals als wettbewerbsbeschränkend eingestuft.

Einseitige und zweiseitige Geheimhaltungsvereinbarung

Verschwiegenheitsklauseln kommen immer dann zum Tragen, wenn es um die Übermittlung von Informationen und Know-how geht. Dabei muss mindestens eine Partei mit Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen einer anderen in Berührung kommen.

Einseitige Geheimhaltungsvereinbarung

Eine einseitige Geheimhaltungsvereinbarung wird immer dann getroffen, wenn ein Vertragspartner durch seine Tätigkeit an Interna gelangen und zum Nachteil des anderen Akteurs verwenden könnte. Hier zwei Beispielsituationen:

Ein Carsharing-Anbieter führt eine Studie zu den Nutzungsgewohnheiten und der Kundenzufriedenheit durch. Der durchführende Dienstleister erhält Einblick sowohl in Firmen-Interna als auch in private Kundendaten. Zum Schutz der Betriebsgeheimnisse und der persönlichen Daten der Kunden wird eine Geheimhaltungserklärung aufgesetzt.
Ein Spiele-Entwickler lässt eine Beta-Version durch externe Nutzer testen. In diesem Fall wird eine einseitige Verschwiegenheitserklärung vereinbart, damit die Spielinhalte bis zum Erscheinungsdatum geheim bleiben und es keine „Spoiler“ (Verraten spannender Inhalte) gibt.

Zweiseitige Geheimhaltungsvereinbarung

In einigen Fällen ist auch eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung nötig, die am besten vor der Zusammenarbeit vertraglich festgelegt wird. Beispiel:

Ein Unternehmen und einer seiner Zulieferer möchten stärker zusammenarbeiten, um den Produktionsprozess zu optimieren und so Kosten einzusparen. Dafür müssen die Vertragspartner Betriebsinterna wie Produktionsdetails austauschen. Diese müssen selbstverständlich vor Offenlegung geschützt werden. Zudem empfiehlt es sich, auch in Bezug auf neue Ideen und daraus resultierende Nutzungsrechte eine vertragliche Vereinbarung zu treffen, um nach Ende der Zusammenarbeit keinen Nachteil in Form eines direkten Konkurrenten entstehen zu lassen.

Spezielle Vertragsformen und Anwendungsbeispiele

Neben den angeführten Beispielen zur Geheimhaltungsvereinbarung existieren weitere, spezielle Vertragsformen:

Letter of Intent

Hierbei handelt es sich um eine Absichtserklärung, auch Grundsatzvereinbarung genannt, die das Verhandlungsinteresse oder das Interesse an einem Vertragsabschluss verbriefen sollen. Dieses Interesse wird von einem oder mehreren Vertragspartnern bekundet. Bei Vertragsverhandlungen zu Unternehmenskäufen, größeren Projekten oder zeitaufwändigen Transaktionen sollen sie die Ernsthaftigkeit der Gespräche verdeutlichen.

Kooperationsvertrag

Ein Kooperationsvertrag kann im Anschluss an eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet werden. Er regelt bei langfristiger Zusammenarbeit den zukünftigen Umgang mit kritischen Firmen-Interna und ergänzt oder ersetzt die vorherige Vereinbarung. Welche Vorteile Kooperationen Selbstständigen und Unternehmern bringen, wird in diesem Ratgeber-Artikel thematisiert.

Lizenzvertrag

Lizenzvertrag: Inhaber eines gewerblichen Schutzrechts haben einen Vertrag abgeschlossen, der einem Dritten gegen Gebühr die teilweise oder vollständige Auswertung einer Lizenz erlaubt. So werden Informationen, etwa ein Produktionsverfahren, gegen nicht-lizensierte Kopien geschützt. Worin der Unterschied zwischen Urheberrecht und Nutzungsrecht liegt, wird in diesem Ratgeberartikel erklärt. Warum und wie Sie Ihr Urheberrecht schützen sollten, erfahren Sie wiederum ausführlich in diesem Beitrag.

Technologietransfer-Verträge

Bei dieser Vertrags-Art handelt es sich ebenfalls um eine Art Lizenz-Vertrag. Meist geht es um geplante, zeitlich begrenzte, privatwirtschaftliche oder staatlich unterstützte Prozesse, bei denen zwischen freien Technologien, wie Patenten oder Lizenzen, und gütergebundenen Technologien, wie Spezialmaschinen und vollständigen Fabrikanlagen, unterschieden wird. Technologietransfers finden zwischen Hochschulen, Erfindern, Forschungseinrichtungen und Unternehmen, innerhalb multinationaler Unternehmen, zwischen verschiedenen Unternehmen, zwischen Industrieländern sowie zwischen Industrie- und Entwicklungsländern statt.

Beraterverträge für sensible Geschäftsbereiche

Hierbei handelt es sich um einen expliziten Vertrag, der alle Mitarbeiter und Dienstleister der Geheimhaltung verpflichtet. Erst nachdem alle Beteiligten den Vertrag unterschrieben haben, können kritische Informationen intern offengelegt werden.

Arbeits- und Mitarbeiterverträge

In vielen Arbeitsverträgen sind Klauseln enthalten, die es dem Mitarbeiter verbieten, Informationen aus dem Berufsalltag an Dritte weiterzugeben. Dabei kann es sich um aktuelle Projekte, Kundendaten oder auch um das persönliche Gehalt handeln.

Beispiel für eine salvatorische Klausel:

Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein, oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit des Vertrages unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommt, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist.

Vertragsbestandteile

Damit die Geheimhaltungsvereinbarung über alle wichtigen Eckdaten verfügt, sollten folgende Themen in das Schriftstück aufgenommen werden.

Umfang der Zusammenarbeit und der Geheimhaltung

Unter diesem Punkt definieren die Beteiligten die Art und den Umfang des gemeinsamen Projektes, den Terminus „Geheimhaltung“ und das konkrete Anliegen, das geheim gehalten werden soll.

Vertragsparteien

Unter diesem Punkt werden die Namen der beteiligten Personen beziehungsweise der beteiligten Unternehmen inklusive der Adressen festgehalten. In jedem Fall muss es sich um geschäftsfähige Personen handeln.

Spezifischer Vertragsgegenstand

Hier definieren die Vertragsparteien alle vertraulich zu behandelnden Informationen. Alle geheim zu haltenden Papiere, Unterlagen und vertraulichen Informationen müssen hier aufgenommen werden. Gleiches gilt für Handlungen und Aussagen einzelner Beteiligter, die nicht an die Öffentlichkeit gelangen sollen. Je genauer hier gearbeitet wird, desto umfangreicher ist der Schutz. Ebenso bietet es sich an, Informationen, die nicht Teil des Vertragsgegenstandes sind, abzugrenzen.

Dauer der Geheimhaltungspflicht

Der Zeitrahmen der Geheimhaltungspflicht ist entscheidend. Viele Geheimhaltungsvereinbarungen werden zeitlich unbegrenzt geschlossen. Es gibt aber auch Fälle, in denen ein berechtigtes Interesse, die Daten weiterzugeben, eine Frist erforderlich macht.

Sanktionen bei Nichtbeachtung

Hat sich eine Person oder ein Unternehmen dazu entschieden, eine Geheimhaltungserklärung zu verfassen, so ist es sinnvoll, eine Strafe bei Zuwiderhandlung zu definieren.

Erklärung sollte den Umstände angepasst werden

Im Internet existieren diverse Muster für Geheimhaltungsverträge, die kostenfrei genutzt werden können. Allerdings sollten Nutzer diese unbedingt den eigenen Bedürfnissen anpassen. Es ist sehr wichtig, die Klauseln entsprechend der situationsspezifischen Umstände anzupassen. Ebenso sollten sie präzise definieren, was die Gegenseite darf und welche Handlungen tabu sind. Besonders die Regelungen zum Schadensersatz sollten exakt formuliert werden. Sind diese unspezifisch, bemerkt dies ein erfahrener Vertragspartner sehr schnell.

Salvatorische Klausel‌

Unter einer salvatorischen Klausel versteht man in der Rechtssprache eine Bestimmung, die regelt, welche Rechtsfolgen eintreten sollen, wenn sich einzelne Vertragsbestandteile als unwirksam oder undurchführbar herausstellen oder wenn Fragen offenbleiben, die der Vertrag eigentlich hätte beantworten sollen.

Vertragsverstoß und Folgen

Kommt es zu einem Vertragsbruch, etwa weil ein Beteiligter geheime Informationen weitergibt, wird die vertraglich festgeschriebene Sanktion fällig. Dabei gilt es, Vertragsstrafen von Schadensersatzansprüchen zu unterscheiden.

Vertragsstrafen

Vertragsstrafen sind immer dann zu zahlen, wenn einem Vertragspartner zweifelsfrei nachgewiesen werden kann, dass er sich dem Bruch der Geheimhaltungspflicht aus dem NDA schuldig gemacht hat. Ob dadurch tatsächlich ein wirtschaftlicher Schaden entstanden ist, ist zunächst einmal unerheblich. Gegebenenfalls ist Schadensersatz zu erstatten.

Die Höhe der Vertragsstrafe spielt eine entscheidende Rolle. Liegt der Betrag unter 5.000 Euro und ein Streitfall tritt ein, ist das Amtsgericht der jeweiligen Gemeinde zuständig. Diese sind häufig nicht nur chronisch überlastet, sondern haben in diesen Themenkomplexen auch wenig Erfahrung. Liegt der Streitwert über dieser Schwelle, geht die Zuständigkeit an das jeweilige Landgericht über. Hier sind die fachkundigeren Wirtschafts- und Handelskammern angegliedert, was für die Klägerseite von Vorteil ist.

Schadensersatz

Tritt durch die Indiskretion ein wirtschaftlicher Schaden ein, muss die Höhe des Schadenersatzes im Detail nachgewiesen werden. Diesen Schaden trägt der Vertragsbrecher.

Nachweispflicht

Eine Verschwiegenheitserklärung allein garantiert noch keinen juristischen Erfolg im Falle einer Informations-Offenlegung. Schließlich muss die geschädigte Seite beweisen, dass die Indiskretion von der anderen Vertragspartei ausgegangen ist. Dafür ist es nötig, auszuschließen, dass die der Geheimhaltung unterliegenden Informationen nicht woanders abgegriffen wurden. Potenziell vorstellbare Szenarien sind Gespräche mit Bekannten, Unachtsamkeit beim Umgang mit Akten oder ein unzureichend gesicherter E-Mail-Account.

Grenzen einer Geheimhaltungsvereinbarung

Beim Aufsetzen einer Verschwiegenheitserklärung gilt Vertragsfreiheit. Das heißt, die Parteien können den Inhalt frei bestimmen, solange sie sich an die Gesetze halten. Diese sind dann überschritten, wenn die Vereinbarung zu weit gefasst ist und zu viel der Geheimhaltung unterwirft. Der Gesetzgeber spricht in diesem Fall von einer sittenwidrigen Einschränkung des Vertragspartners, die ihn in seiner unternehmerischen Freiheit einschränken würde.

Kostenvoranschlag

Angebote Erstellen / By Amilia Rapp

Mit einem Kostenvoranschlag kalkulieren Händler und Dienstleister die für einen Kunden anfallenden Kosten. Dabei wird dem Kunden mitgeteilt, welche Kosten anfallen würden, wenn eine bestimmte Leistung in Anspruch genommen wird. Grundsätzlich gilt, dass Kostenvoranschläge unverbindlich sind und erst vom Kunden bestätigt werden müssen, damit ein gültiger Vertrag zustande kommt.

Rechtliche Rahmenbedingungen des Kostenvoranschlags

Vielen Unternehmern ist nicht bewusst, dass die Hauptmerkmale des Kostenvoranschlags im BGB geregelt werden. Dieses unterscheidet dabei zwischen dem unverbindlichen und dem verbindlichen Kostenvoranschlag. Dabei ist festgelegt, dass ein Kostenvoranschlag immer dann als unverbindlich gilt, wenn dies nicht ausdrücklich anderes formuliert wird. Mit verbindlichen Kostenvoranschlägen verpflichtet sich ein Werkunternehmer die angegebenen Kosten einzuhalten. Deshalb rät die Handwerkskammer dazu, bei der Erstellung des Kostenvoranschlages klar auszudrücken, dass es sich um eine unverbindliche Darstellung der Kosten handelt.

Wenn ein unverbindlicher Kostenvoranschlag angenommen und zur Vertragsgrundlage wird, ist der Auftragnehmer nicht unbedingt an den angegeben Preis gebunden. Dieser kann überschritten werden, was jedoch dem Kunden mitzuteilen ist, sobald es sich deutlich macht. Dabei wird zwischen wesentlichen und unwesentlichen Überschreitungen unterschieden, wobei eine unwesentliche Überschreitung in der Regel bei unter 10% des Gesamtbetrags vorliegt. Bei einer wesentlichen Überschreitung der Kosten ist der Auftraggeber zu einer vorzeitigen Kündigung des Vertrags berechtigt, wobei jedoch die Kosten für die bisher angefallene Arbeitszeit an den Auftragnehmer gezahlt werden müssen.

Wichtig zu wissen ist auch, dass normale Kostenvoranschläge nicht in Rechnung gestellt werden dürfen, da sie der Auftragsbeschaffung zuzuschreiben sind. Für viele Unternehmer mag dies ungerecht wirken, gerade wenn Arbeitszeit in die Kalkulation der Kosten geflossen ist. Deshalb bieten sich Vermerke in den eigenen AGBs oder Preislisten an, um einen Kostenvoranschlag dennoch in Rechnung stellen zu können. Bspw. kann dies bei Reparaturen sehr sinnvoll sein, bei welchen das Problem nicht klar ersichtlich ist.

Ist ein Kostenvoranschlag mit einem Angebot gleichzusetzen?

Wichtig zu vermerken ist, dass ein Kostenvoranschlag rechtlich ganz klar von einem Angebot unterschieden wird. Deswegen liegen hier auch unterschiedliche Auflagen vor, obwohl bei einem Angebot, wie auch bei einem Kostenvoranschlag prinzipiell lediglich die Kosten für eine Arbeitsleistung dargestellt werden sollen. Im Gegensatz zum Kostenvoranschlag ist ein Angebot verbindlich, sogar wenn dies nur mündlich ausgesprochen wird. Um ein nichtbindendes Angebot zu erstellen, muss eine Freizeichnungsklausel integriert werden. Das kann bspw. die Randnotiz „Unverbindliches Preisangebot“ sein, welche auf dem Angebot platziert wird. Angebote sind zudem immer kostenlos und können im Gegensatz zum Kostenvoranschlag nicht in Rechnung gestellt werden.

Was muss ein Kostenvoranschlag beinhalten?

Beim Erstellen eines Kostenvoranschlags sind einige Vorgaben zu beachten. Obwohl dieser möglichst direkt gehalten werden sollte, um Kosten übersichtlich darzustellen, dürfen folgende Aspekte nicht fehlen:

– Eine Beschreibung von Art und Umfang der geplanten Arbeiten – Angabe der voraussichtlich benötigten Arbeitszeit mit den dazugehörigen Kosten – Auflistung des benötigten Materials und der Materialkosten – Informationen zum geplanten Arbeitszeitraum

Die voraussichtlichen Kosten sollten übersichtlich und logisch nachvollziehbar aufgelistet werden. Für Schriftsteller, Grafiker und Designer bietet es sich zudem noch an, zu der eigentlichen Auflistung der Kosten noch die Anzahl eventueller Korrekturrunden festzulegen.

Falls Umsatzsteuer auf die geplanten Arbeiten anfällt, sollte eine Angabe des Brutto- und Nettopreises ebenfalls erfolgen. Dabei ist wichtig, dass die Umsatzsteuer nicht nur der Endsumme hinzugefügt, sondern auch prozentual angegeben wird.

Viele Unternehmer fügen nach der Durchführung eines Auftrags auch noch eine Nachkalkulation an. Diese kalkuliert die zukünftig anfallenden Kosten noch einmal nach der Ausführung des ersten Auftrags. Somit können genauere Schätzungen der in Folgeaufträgen anfallenden Kosten getätigt werden. Besonders bei Aufträgen mit potenzieller Weiterbeschäftigung des Auftragnehmers ist dies angebracht und sinnvoll, um eine transparente Zusammenarbeit mit dem Kunden zu ermöglichen.

Wie kann ich einen möglichst präzisen Kostenvoranschlag erstellen?

Das Erstellen eines Kostenvoranschlags ist gerade dann schwierig, wenn es sich um einen Neukunden handelt. Dieser hat häufig andere Erwartungen an eine Dienstleistung, als ein Bestandskunde. Wir empfehlen in solchen Fällen tendenziell vorsichtig zu kalkulieren, damit sich ein Kunde nicht für ein anderes Angebot entscheidet, welches ihm günstiger erscheint. Dennoch sollten die anfallenden Kosten nicht unterschätzt werden, damit eine möglichst hohe Transparenz für den Kunden geschaffen wird. Für Dienstleister im kreativen Bereich bietet es sich beispielsweise an, über eine vergütete Arbeitsprobe eine Vorstellung der Anforderungen zu bekommen und die Kosten mit einer Nachkalkulation dann exakter einzuschätzen.

Für die Formatierung des eigentlichen Kostenvoranschlags stehen im Internet verschiedene Vorlagen bereit. Diese sollten vor der Abgabe darauf geprüft werden, ob die oben genannten vier Aspekte übersichtlich dargestellt werden.

Mit einer Kleinunternehmerregelung können Sie den bürokratischen Aufwand für Ihre Selbstständigkeit möglichst gering halten. Doch welche Vorteile und Pflichten haben Unternehmer, falls sie sich für ihre Anwendung entscheiden? Lesen Sie, welche Bedingungen Sie für die Regelung erfüllen müssen, was Sie bei der Rechnungserstellung beachten sollten und welche Fehler es dabei zu vermeiden gilt.

Die Kleinunternehmerreglung ist eine Vereinfachung im Steuerrecht, die vor allem kleine und neugegründete Unternehmen entlastet. Sie ist nicht auf Neugründer beschränkt und darf unbegrenzt häufig angefordert werden. Unternehmer, die die Voraussetzungen erfüllen, können den Kleinunternehmerstatus zu beantragen, sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Den vorschnellen Verzicht sollten Sie sich allerdings gut überlegen – denn die Kleinunternehmerregelung bringt viele Vorteile mit sich.

Funktionen

Was kann man mit Rechnung.de erstellen?

Funktionsliste

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