Wie erstelle ich einen Kostenvoranschlag?

Kunden möchten oft im Voraus wissen, wie viel sie für eine Dienstleistung zahlen möchten und fordern deshalb einen Kostenvoranschlag an. Lesen Sie im RECHNUNG.de-Ratgeber, was Sie rechtlich zu beachten haben, was ein Angebot von einem Kostenvoranschlag unterscheidet und was dieser beinhalten muss.

Mit einem Kostenvoranschlag kalkulieren Händler und Dienstleister die für einen Kunden anfallenden Kosten. Dabei wird dem Kunden mitgeteilt, welche Kosten anfallen würden, wenn eine bestimmte Leistung in Anspruch genommen wird. Grundsätzlich gilt, dass Kostenvoranschläge unverbindlich sind und erst vom Kunden bestätigt werden müssen, damit ein gültiger Vertrag zustande kommt.

Jetzt Rechnung ab 0,5% vorfinanzieren

Wie erstelle ich einen Kostenvoranschlag?

Rechtliche Rahmenbedingungen des Kostenvoranschlags

Vielen Unternehmern ist nicht bewusst, dass die Hauptmerkmale des Kostenvoranschlags im BGB geregelt werden. Dieses unterscheidet dabei zwischen dem unverbindlichen und dem verbindlichen Kostenvoranschlag. Dabei ist festgelegt, dass ein Kostenvoranschlag immer dann als unverbindlich gilt, wenn dies nicht ausdrücklich anderes formuliert wird. Mit verbindlichen Kostenvoranschlägen verpflichtet sich ein Werkunternehmer die angegebenen Kosten einzuhalten. Deshalb rät die Handwerkskammer dazu, bei der Erstellung des Kostenvoranschlages klar auszudrücken, dass es sich um eine unverbindliche Darstellung der Kosten handelt.

Wenn ein unverbindlicher Kostenvoranschlag angenommen und zur Vertragsgrundlage wird, ist der Auftragnehmer nicht unbedingt an den angegeben Preis gebunden. Dieser kann überschritten werden, was jedoch dem Kunden mitzuteilen ist, sobald es sich deutlich macht. Dabei wird zwischen wesentlichen und unwesentlichen Überschreitungen unterschieden, wobei eine unwesentliche Überschreitung in der Regel bei unter 10% des Gesamtbetrags vorliegt. Bei einer wesentlichen Überschreitung der Kosten ist der Auftraggeber zu einer vorzeitigen Kündigung des Vertrags berechtigt, wobei jedoch die Kosten für die bisher angefallene Arbeitszeit an den Auftragnehmer gezahlt werden müssen.

Wichtig zu wissen ist auch, dass normale Kostenvoranschläge nicht in Rechnung gestellt werden dürfen, da sie der Auftragsbeschaffung zuzuschreiben sind. Für viele Unternehmer mag dies ungerecht wirken, gerade wenn Arbeitszeit in die Kalkulation der Kosten geflossen ist. Deshalb bieten sich Vermerke in den eigenen AGBs oder Preislisten an, um einen Kostenvoranschlag dennoch in Rechnung stellen zu können. Bspw. kann dies bei Reparaturen sehr sinnvoll sein, bei welchen das Problem nicht klar ersichtlich ist.

Ist ein Kostenvoranschlag mit einem Angebot gleichzusetzen?

Wichtig zu vermerken ist, dass ein Kostenvoranschlag rechtlich ganz klar von einem Angebot unterschieden wird. Deswegen liegen hier auch unterschiedliche Auflagen vor, obwohl bei einem Angebot, wie auch bei einem Kostenvoranschlag prinzipiell lediglich die Kosten für eine Arbeitsleistung dargestellt werden sollen. Im Gegensatz zum Kostenvoranschlag ist ein Angebot verbindlich, sogar wenn dies nur mündlich ausgesprochen wird. Um ein nichtbindendes Angebot zu erstellen, muss eine Freizeichnungsklausel integriert werden. Das kann bspw. die Randnotiz „Unverbindliches Preisangebot“ sein, welche auf dem Angebot platziert wird. Angebote sind zudem immer kostenlos und können im Gegensatz zum Kostenvoranschlag nicht in Rechnung gestellt werden.

Was muss ein Kostenvoranschlag beinhalten?

Beim Erstellen eines Kostenvoranschlags sind einige Vorgaben zu beachten. Obwohl dieser möglichst direkt gehalten werden sollte, um Kosten übersichtlich darzustellen, dürfen folgende Aspekte nicht fehlen:

- Eine Beschreibung von Art und Umfang der geplanten Arbeiten - Angabe der voraussichtlich benötigten Arbeitszeit mit den dazugehörigen Kosten - Auflistung des benötigten Materials und der Materialkosten - Informationen zum geplanten Arbeitszeitraum

Die voraussichtlichen Kosten sollten übersichtlich und logisch nachvollziehbar aufgelistet werden. Für Schriftsteller, Grafiker und Designer bietet es sich zudem noch an, zu der eigentlichen Auflistung der Kosten noch die Anzahl eventueller Korrekturrunden festzulegen.

Falls Umsatzsteuer auf die geplanten Arbeiten anfällt, sollte eine Angabe des Brutto- und Nettopreises ebenfalls erfolgen. Dabei ist wichtig, dass die Umsatzsteuer nicht nur der Endsumme hinzugefügt, sondern auch prozentual angegeben wird.

Viele Unternehmer fügen nach der Durchführung eines Auftrags auch noch eine Nachkalkulation an. Diese kalkuliert die zukünftig anfallenden Kosten noch einmal nach der Ausführung des ersten Auftrags. Somit können genauere Schätzungen der in Folgeaufträgen anfallenden Kosten getätigt werden. Besonders bei Aufträgen mit potenzieller Weiterbeschäftigung des Auftragnehmers ist dies angebracht und sinnvoll, um eine transparente Zusammenarbeit mit dem Kunden zu ermöglichen.

Wie kann ich einen möglichst präzisen Kostenvoranschlag erstellen?

Das Erstellen eines Kostenvoranschlags ist gerade dann schwierig, wenn es sich um einen Neukunden handelt. Dieser hat häufig andere Erwartungen an eine Dienstleistung, als ein Bestandskunde. Wir empfehlen in solchen Fällen tendenziell vorsichtig zu kalkulieren, damit sich ein Kunde nicht für ein anderes Angebot entscheidet, welches ihm günstiger erscheint. Dennoch sollten die anfallenden Kosten nicht unterschätzt werden, damit eine möglichst hohe Transparenz für den Kunden geschaffen wird. Für Dienstleister im kreativen Bereich bietet es sich beispielsweise an, über eine vergütete Arbeitsprobe eine Vorstellung der Anforderungen zu bekommen und die Kosten mit einer Nachkalkulation dann exakter einzuschätzen.

Für die Formatierung des eigentlichen Kostenvoranschlags stehen im Internet verschiedene Vorlagen bereit. Diese sollten vor der Abgabe darauf geprüft werden, ob die oben genannten vier Aspekte übersichtlich dargestellt werden.

Mit einer Kleinunternehmerregelung können Sie den bürokratischen Aufwand für Ihre Selbstständigkeit möglichst gering halten. Doch welche Vorteile und Pflichten haben Unternehmer, falls sie sich für ihre Anwendung entscheiden? Lesen Sie, welche Bedingungen Sie für die Regelung erfüllen müssen, was Sie bei der Rechnungserstellung beachten sollten und welche Fehler es dabei zu vermeiden gilt.

Die Kleinunternehmerreglung ist eine Vereinfachung im Steuerrecht, die vor allem kleine und neugegründete Unternehmen entlastet. Sie ist nicht auf Neugründer beschränkt und darf unbegrenzt häufig angefordert werden. Unternehmer, die die Voraussetzungen erfüllen, können den Kleinunternehmerstatus zu beantragen, sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Den vorschnellen Verzicht sollten Sie sich allerdings gut überlegen – denn die Kleinunternehmerregelung bringt viele Vorteile mit sich.

Vorfinanzieren