Day: August 8, 2022

Was ist eine Mahnung

Wenn ein Gläubiger an seinen Schuldner die Aufforderung richtet, eine geschuldete und fällige Leistung zu erbringen, bezeichnen wir das als Mahnung. Juristisch betrachtet ist die Mahnung in der Regel erforderlich, damit der Schuldner nach § 286 Abs. 1 Satz 1 BGB in Verzug gerät. Der Verzug tritt allerdings auch ohne Mahnung ein, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Findet die Mahnung bezüglich einer Entgeltforderung statt, sprechen wir von einer Zahlungserinnerung.

Das Entgelt ist dabei die im Vertrag festgelegte Gegenleistung. Leistung und Gegenleistung stehen in einem Gegenseitigkeitsverhältnis zueinander. Haben Sie die Leistung Ihrerseits erbracht, eine Gegenleistung aber noch nicht erhalten, besteht die Möglichkeit zur Mahnung.

Tatsächlich ist die Mahnung dafür konzipiert, den Schuldner zu schützen. Denn sie bietet ihm die Möglichkeit, die mit dem Verzug zusammenhängenden negativen Folgen noch abzuwenden. Die Mahnung erfolgt dabei einseitig durch den Gläubiger und der Schuldner muss sie empfangen haben, damit sie wirksam ist.

Ab wann kann ich mahnen?

Wenn Sie die Leistung bereits erbracht oder die Ware geliefert haben, können Sie mahnen, wenn der Schuldner das Zahlungsziel nicht einhält. Dieses geben Sie auf der Rechnung an und es beträgt in der Regel 14 Tage. Statt eines Zeitraums können Sie in der Rechnung auch einen Zeitpunkt angeben. Für die Wirksamkeit ist es wichtig, dass die Mahnung tatsächlich erst nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt.

Wie schreibt man eine Mahnung?

Das Verfassen einer Mahnung erfolgt in schriftlicher Form. Es ist nicht erforderlich, diese als Brief zu verschicken. Eine E-Mail und damit der elektronische Versand ist ebenfalls zulässig.

Die Mahnung ist mit einer gewissen Formlosigkeit verbunden. Und dafür gibt es einen bestimmten Grund. Haben Sie in der Rechnung ausdrücklich auf das Zahlungsziel bzw. die Zahlungsfrist hingewiesen, müssen Sie eigentlich gar nicht mahnen. Das gilt für Privatkunden. Gewerbekunden geraten sogar ohne Hinweis in Verzug.

Bei der Mahnung handelt es sich damit um eine Art Service gegenüber Ihren Kunden. Da Sie nicht verpflichtet sind, eine Mahnung zu schreiben und im Prinzip gleich mit dem Mahnverfahren beginnen könnten, sind an die Mahnung auch keine besonderen formalen Vorgaben geknüpft. Es bleibt also Ihnen überlassen, ob Sie einen Brief, ein Einschreiben oder eine E-Mail schicken und wie Sie das Schreiben verfassen.

Wichtig ist es, die Mahnung höflich zu formulieren. Denn es ist Ihr Ziel, den Kunden doch noch zur Zahlung zu bewegen und damit ein gerichtliches Mahnverfahren und die damit zusammenhängenden Kosten überflüssig zu machen. Geben Sie an, auf welche Rechnung Sie sich beziehen und um welchen Rechnungsbetrag es geht. Schreiben Sie auch, auf welches Konto die Einzahlung erfolgen soll.

Wie ist der Ablauf des Mahnverfahrens?

Es sind in der Praxis mit dem außergerichtlichen und dem gerichtlichen Mahnverfahren zwei Arten zu unterscheiden. Beim außergerichtlichen Mahnverfahren schicken Sie dem Schuldner eine oder mehrere Mahnungen zu. Hierbei handelt es sich um Aufforderungen, die geschuldete Gegenleistung doch noch zu erbringen.

Diese Mahnungen können in der Praxis die Form eines dreistufigen Mahnsystems annehmen. Es greift, sobald Sie eine Rechnung ausgestellt haben und der Zahlungsverzug eintritt. Sie können nun zum Beispiel in drei Stufen die Mahnungen durchführen:

• Stufe 1: Sie fordern schriftlich zur Zahlung auf und verlangen noch keine Mahngebühr.
• Stufe 2: Es erfolgt eine erneute Aufforderung, dieses Mal mit Mahngebühren und Verzugszinsen.
• Stufe 3: Sie drohen ein gerichtliches Mahnverfahren an.

Was sollte man vor dem Mahnen tun?

Überlegen Sie sich vor dem Mahnen, was zum Zahlungsausfall geführt haben könnte. Eventuell hat Ihr Kunde die Zahlung einfach vergessen. Möglich ist auch, dass er die Rechnung von Ihnen überhaupt nicht erhalten hat. Das sollten Sie vorher genau überprüfen. Sehen Sie sich auch an, ob das Zahlungsverhalten zur bisherigen Zahlungsmoral des Kunden passt.

Denken Sie daran, dass es sich beim betroffenen Schuldner um einen Ihrer Kunden handelt. Mit der Mahnung räumen Sie ihm die Möglichkeit ein, den Rechnungsbetrag doch noch zu begleichen. Daher sollten Sie einen gemäßigten Ton wählen und dem Schuldner verdeutlich, dass Sie auf seiner Seite stehen. Schließlich möchten Sie nach Möglichkeit keinen Kunden verlieren.

Zinsen und Gebühren

Das Erstellen und Zusenden von Mahnungen ist für den Gläubiger mit gewissen Kosten verbunden. Der Gesetzgeber räumt Ihnen daher die Möglichkeit ein, dem Schuldner Mahnkosten in Rechnung zu stellen und darüber hinaus Verzugszinsen zu verlangen. Allerdings existiert in Deutschland keine gesetzliche Regelung bezüglich der Höhe der Mahnkosten.

Verzugskosten dürfen Sie bereits ab der ersten Mahnung in Rechnung stellen. Sie können selbst festlegen, wie viel Sie berechnen möchten. Bis zu fünf Euro sind in Deutschland pro Mahnung üblich. Hinzu kommen die Verzugszinsen. Diese richten sich nach dem Basiszinssatz der Bundesbank, den diese jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres neu festlegt. Der Verzugszinssatz bildet sich aus dem Basiszinssatz plus fünf Prozentpunkte (§ 288 Absatz 1 Satz 2 BGB).

Hierbei handelt es sich um die Verzugszinsen, die Sie maximal verlangen dürfen. Sie können auch einen geringeren Zinssatz festlegen. In vielen Fällen möchten Sie Ihren Kunden vermutlich nicht zu sehr bestrafen und könnten sich daher bewusst für einen niedrigeren als den maximal zulässigen Verzugszinssatz entscheiden.

Berechnung Verzugszinssatz: Aktuell liegt der Basiszinssatz der Bundesbank bei -0,88 Prozent (Stand: Juli 2022). Rechnen Sie fünf Prozentpunkte hinzu, landen Sie bei einem maximalen Verzugszinssatz von 4,12 Prozent.

Beachten Sie, dass es sich bei den Verzugszinsen um einen Jahreszinssatz handelt. Das bedeutet, dass eine Umrechnung des Zinssatzes auf die tatsächliche Verzugsdauer erfolgen muss. Die Berechnung basiert immer auf dem ausstehenden Rechnungsbetrag und der Anzahl der Tage ohne Zahlungseingang (Verzugstage).

Gerichtliches Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren ist in Deutschland in den §§ 688 ff. ZPO geregelt. Ziel ist es, dem Gläubiger einen Vollstreckungstitel zu verschaffen. Damit unterscheidet sich das gerichtliche Mahnverfahren von den außergerichtlichen Mahnungen, wie sie zum Beispiel das Unternehmen selbst, ein Inkassobüro oder ein Rechtsanwalt vornimmt.

Im Folgenden sind die einzelnen Schritte des gerichtlichen Mahnverfahrens kurz skizziert:

• Antragstellung: Mit einem schriftlichen Antrag gegenüber dem Mahngericht leiten Sie das Mahnverfahren ein. Dazu können Sie zum Beispiel einen Vordruck verwenden oder sich für einen Online-Mahnantrag entscheiden.
• Mahnbescheid: Es folgt eine Prüfung des eingereichten Antrags durch das Gericht. Diese bezieht sich nur auf formelle Fehler. Sollten Fehler vorhanden sein, fordert das Gericht zur Ergänzung oder Korrektur des Antrags auf. Ansonsten erlässt das Gericht einen Mahnbescheid und informiert den Antragsteller über dessen Zustellung.
• Widerspruch: Der Antragsgegner hat nun die Möglichkeit, gegen den Mahnbescheid Widerspruch zu erheben. Dafür hat er zwei Wochen Zeit.
• Vollstreckungsbescheid: Der Kläger kann jetzt den Erlass eines Vollstreckungsbescheids beantragen, wenn der Antragsgegner nicht reagiert. Das ist jedoch erst nach Ablauf der zweiwöchigen Widerspruchsfrist möglich. Danach erlässt das Gericht den gewünschten Vollstreckungsbescheid.
• Zwangsvollstreckung: Die Zwangsvollstreckung erfolgt zum Beispiel in Form einer Pfändung. Grundlage dafür bildet der Vollstreckungsbescheid, bei dem es sich um einen Vollstreckungstitel nach § 794 Abs. 1 Nr. 4 ZPO handelt.

Wichtiges im Überblick

Welche Schritte sollten Unternehmen einleiten, wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt?

Bleibt eine persönliche Kontaktaufnahme erfolglos, sollten Sie nach dem Versenden einer Zahlungsaufforderung das Mahnverfahren einleiten oder den Vorgang an ein Inkassounternehmen übergeben.

Wie kann ein Betrieb säumige Zahlungen vermeiden?

Nutzen Sie ein effizientes Forderungsmanagement und prüfen Geschäftsbeziehungen bereits im Vorfeld. Bieten Sie verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an oder übergeben das Forderungsmanagement an ein externes Unternehmen.

Nehmen Sie Kontakt mit dem Kunden auf

Vielleicht ist die Rechnung bei der alltäglichen Büroarbeit einfach verloren gegangen oder in Vergessenheit geraten. Idealerweise rufen Sie Ihren Kunden also zunächst einmal an, um an die Zahlung der offenen Rechnung zu erinnern. Erkundigen Sie sich, ob das Dokument überhaupt angekommen ist. Im besten Fall überweist der Schuldner den ausstehenden Betrag nun sofort und das Problem hat sich erledigt.

Vielleicht hat der Auftraggeber Mängel an der Rechnung entdeckt und zahlt aus diesem Grund nicht. Versuchen Sie, das Problem zu klären, nehmen unter Umständen eine Änderung des Dokuments vor und der Kunde bezahlt.

Sind finanzielle Probleme der Grund, warum der Kunde die Rechnung nicht zahlt, können Sie sich entgegenkommend zeigen und mit einem Zahlungsaufschub oder einer Ratenvereinbarung unterstützen und so den ausstehenden Betrag doch noch erhalten.

Versende Sie eine Zahlungserinnerung

Wenn der Kunde auch nach einer persönlichen Kontaktaufnahme weiterhin nicht bezahlt, sollten Sie den Rechtsweg wählen. Versenden Sie eine schriftliche Zahlungserinnerung oder Mahnung. Entscheidend ist, eine Frist für die Begleichung der Forderung zu setzen.

Führt auch das nicht zum Ziel, sollte der Kunde eine Mahnung im freundlichen, aber bestimmten Ton erhalten. Folgende Angaben sind erforderlich:

• Rechnnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Ausstehende Rechnungssumme
• Bankverbindung
• Hinweis auf den Zahlungsverzug
• Ursprüngliches Zahlungsziel
• Neues Zahlungsziel

Auch wenn es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, setzen viele Unternehmen auf ein dreistufiges Mahnverfahren, das aus einer Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen besteht, bevor weitere Schritte eingeleitet werden. Das zweite Mahnschreiben ist in der Regel deutlich schärfer formuliert.

Geben Sie die Forderung an ein Inkassounternehmen

Bleibt die Rechnung weiterhin unbezahlt, können Sie selbst ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben. Sie haben die Möglichkeit, das Inkassounternehmen mit dem Einzug der Forderung zu beauftragen. Alternativ treten Sie die Forderung an das Unternehmen ab. In diesem Fall wechselt der Gläubiger und die Forderung wird im Namen des neuen Unternehmens eingetrieben. Als letzte Möglichkeit verkaufen Sie die Forderung zum Inkasso und profitieren damit von sofortiger Liquidität.

Leiten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren ein

Wenn Sie die Forderung nicht zum Inkasso weitergeben, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Legen Sie das Vorhaben entweder in die Hände eines Anwalts oder stellen den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids. Der Schuldner erhält den Bescheid per Post vom Gericht. Den Mahnantrag erhalten Sie als Formular im Schreibwarenladen, oder füllen den Antrag direkt online aus.

Nach Zugang des Mahnbescheids zahlt der Schuldner, legt Widerspruch ein oder lässt die Frist verstreichen. In diesem Fall beantragen Sie einen Vollstreckungsbescheid und leiten danach die Zwangsvollstreckung ein, sofern die Zahlung weiterhin ausbleibt.

Wann ist der Kunde im Zahlungsverzug?

Nach den Regelungen des BGB § 286 sind folgende Bedingungen für einen Zahlungsverzug zu erfüllen:

• Verzug durch Mahnung: Der Gläubiger hat eine Zahlungserinnerung oder Mahnung versandt. Der Verzug beginnt mit der Zustellung der Mahnung, die Sie aus Beweisgründen am besten per Einschreiben Rückschein verschicken.
• Verzug ohne Mahnung: Der Verzug tritt ein, wenn das Datum, bis zu dem die Rechnung beglichen werden sollte verstrichen ist. Der Zahlungsverzug beginnt am Tag nach der Zahlungsfrist.
• Gesetzlich geregelter Zahlungsverzug: Seit Fälligkeit oder Zugang der Rechnung sind 30 Tage vergangen (Verbraucher müssen in der Rechnung darauf hingewiesen werden, dass nach dieser Frist ein Zahlungsverzug eintritt).

Kunde zahlt Rechnung nicht: So können Sie Zahlungsausfällen vorbeugen

Häufen sich die Zahlungsausfälle, mindert das die Liquidität Ihres Unternehmens. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, säumige Zahler zu vermeiden:

• Stellen Sie Rechnung möglichst zeitnah
• Prüfen Sie Kunden, bevor Sie einen Auftrag annehmen
• Bieten Sie verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an
• Vereinbaren Sie Skonti bei schneller Zahlung
• Effizientes Forderungsmanagement

Wichtig ist vor alle eine sauberes Forderungsmanagement, bei dem Sie im innerbetrieblichen Rechnungswesen alle Zahlungen genau beobachten. Können oder wollen Sie die Buchhaltung nicht im eigenen Unternehmen durchführen, lohnt es sich, das Forderungsmanagement an einen darauf spezialisierten Anbieter auszulagern.

Darüber hinaus können Sie Factoring nutzen und Ihre offenen Forderungen an ein entsprechendes Unternehmen verkaufen. Sie profitieren damit von sofortiger Liquidität und müssen sich um den Einzug der Forderung nicht kümmern, was die Buchhaltung deutlich entlastet. Das Risiko für den Zahlungsausfall liegt beim Factorer.