Außergerichtliches Mahnverfahren

Für viele Selbstständige und Freiberufler sind verspätete Zahlungen oder sogar Zahlungsausfälle ein ernstzunehmendes Problem. Wenn ein Kunde bzw. ein Auftraggeber nicht im vorgegebenen Zeitraum zahlt, müssen die offenen Forderungen zuverlässig eingetrieben werden. Ein außergerichtliches Mahnverfahren kann in dem Fall eine gute Alternative zum gerichtlichen Mahnverfahren sein. Es bietet gute Erfolgschancen, wenn die Forderungen berechtigt sind.
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Inhaltsübersicht

Was das außergerichtliche Mahnverfahren ist und welche Aspekte dabei beachten werden müssen, erfahren Sie im RECHNUNG.de Ratgeber. Außerdem zeigen wir Ihnen die Vorteile auf und erläutern, ab wann Sie doch eher ein gerichtliches Mahnverfahren in die Wege leiten sollten.

Was ist das außergerichtliche Mahnverfahren?

Das außergerichtliche Mahnverfahren zielt darauf ab, offene Forderungen möglichst direkt und ohne unnötigen Zeitaufwand einzutreiben. Im Gegensatz zum gerichtlichen Mahnverfahren ist es nicht standardisiert und wird demnach durch das Verhältnis zwischen Gläubiger und Schuldner bestimmt.

Das bringt vor allem Flexibilität, um Mahnungen und Zahlungserinnerungen möglichst genau auf die jeweilige Situation zu adressieren. Zahlungsaufforderungen werden dabei direkt vom Gläubiger verfasst und an den Schuldner versendet. Dieser hat anschließend die Möglichkeit, die Forderungen direkt zu begleichen und damit das Mahnverfahren zu beenden.

Ein außergerichtliches Mahnverfahren bietet Gläubigern die Flexibilität, ihre Aktionen an die jeweilige Kundensituation anzupassen. So können z.B. Kunden mit einer sonst guten Zahlungsmoral vorerst mit freundlich formulierten Zahlungsaufforderungen adressiert werden. Eventuell verzichtet man bei einem eher negativ auffallenden Kunden dagegen auf jegliche Zahlungserinnerungen und schickt direkt nach dem Ablauf der Zahlungsfrist eine ernste Mahnung.

Girl in a jacket

Für den Gläubiger bleibt die Möglichkeit bestehen, auch anschließend noch rechtliche Schritte einzuleiten.

Das Mahnverfahren ist dabei vor allem bei Unternehmen beliebt, die ein relativ positives Verhältnis zu ihren Kunden haben und auch anschließend weiter im Geschäft mit diesen bleiben möchten. Aber auch Unternehmen mit Liquiditätsengpässen können mit dem außergerichtlichen Mahnverfahren Zeit sparen und Forderungen auf einem möglichst direkten Wege eintreiben.

Wo liegen die Vorteile für Unternehmen und Schuldner?

Da es sich bei dem außergerichtlichen Mahnverfahren, um einen nicht standardisierten Prozess handelt, können sowohl für Unternehmen als auch für Schuldner viele Vorteile entstehen. Denn so können Forderungen durchgesetzt werden, ohne einen kostenpflichtigen und zeitaufwändigen gerichtlichen Mahnbescheid zu beantragen. Schuldner verpassen Zahlungsfristen zudem in der Regel nicht mutwillig.

Oft steckt hinter einer ausgebliebenen Zahlung weniger eine böse Absicht, als ein einfaches Missgeschick. Nimmt ein Unternehmen sein Mahnverfahren selbst in die Hand, können solche Fälle schnellstmöglich geklärt werden, was unter Umständen auch ein Weiterbestehen der Kundenbeziehung ermöglicht. Gerade freundlich formulierte erste Zahlungsaufforderungen und Mahnungen können dafür sorgen, dass eine Kundenbeziehung weiterbesteht.

Für den Schuldner fallen zudem oft keine oder nur geringe Verzugskosten an. Außerdem kann dieser eventuelle Kostenumlegungen aus einem gerichtlichen Mahnverfahren vermeiden. Dabei ist das außergerichtliche Mahnverfahren in vielen Fällen ähnlich effektiv und bringt viele Schuldner nach ein bis zwei Mahnungen zur Zahlung. Spätestens ab der dritten Mahnung und dem Androhen rechtlicher Schritte leiten aber die meisten Schuldner eine direkte Zahlung in die Wege. Passiert dies nicht, stehen dem Gläubiger immer noch alle Möglichkeiten für das Einleiten weiterer Mahnprozesse offen.

Girl in a jacket

Sowohl für größere Unternehmen mit einer separaten Forderungsabteilung als auch für kleinere Unternehmen und Freelancer ist das außergerichtliche Mahnverfahren oft eine gute Lösung. Ob außergerichtliche Lösungen auch für Sie die beste Wahl sind, hängt jedoch von ihrer spezifischen Kundensituation ab.

Der Ablauf eines außergerichtlichen Mahnverfahrens

Bei einem außergerichtlichen Mahnverfahren zielt ein Unternehmen darauf ab, offene Forderungen, ohne die gerichtliche Hilfe von einem Schuldner einzutreiben. Wann ein solches Verfahren eingeleitet werden kann, hängt von der Zahlungsfrist der jeweiligen Rechnung ab. Ist diese bereits verstrichen, kann die erste Mahnung bereits erfolgen.

Für die meisten Unternehmen unterscheidet sich der Ablauf eines außergerichtlichen Mahnverfahrens anhand der jeweiligen Kundensituation. Üblich ist es, dass statt der ersten Mahnung mit dem Ablauf der Zahlungsfrist eine freundliche Zahlungsaufforderung folgt. Diese hat die Aufgabe den Kunden an seine Zahlungspflichten zu erinnern und ist in vielen Fällen bereits erfolgreich. Bringen die Zahlungsaufforderungen oder die erste Mahnung den Schuldner nicht zu einer Zahlung, sollten weitere Mahnungen folgen.

Üblich ist es, bis zu drei Mahnungen im außergerichtlichen Mahnverfahren zu versenden. Die dritte Mahnung sollte dabei den Kunden darüber informieren, dass bei einer weiterhin ausbleibenden Zahlung, weitere Schritte folgen werden. Das kann zum einen ein gerichtliches Mahnverfahren oder auch das Einschalten eines Inkasso-Services sein. Während viele außergerichtliche Verfahren erfolgreich sind, ist es prinzipiell auch kein Problem, anschließend gerichtlich zu mahnen oder sogar eine Klage einzuleiten.

Die Grundvoraussetzung für den Erfolg jeglicher Mahnverfahren ist, dass die Forderungen rechtskonform sind. Das setzt voraus, dass ein rechtsgültiger Vertrag entstanden ist und korrekte Rechnungen gestellt wurden. Was die rechtlichen Anforderungen an Rechnungen sind und wie diese ordnungsgemäß korrigiert werden, erfahren Sie hier.

Passende Formulierungen für eine erste Mahnung

Wie schon thematisiert wurde, sollten die Formulierungen der Mahnungen und Zahlungserinnerungen an die Beziehung zum Kunden und die Art der Forderung angepasst werden. Falls Sie einfach nur eine förmliche, jedoch freundliche Mahnung versenden möchten, eignen sich folgende Formulierungen:

Beispiel 1:
Kurz, aber bestimmt:

Beispiel 2:
Freundlich und zuvorkommend:
 
Beispiel 3:
Bestimmt, aber verständnisvoll:
„Sehr geehrte/r Frau/Herr Mustermann,

Die Zahlungsfrist unserer Rechnung Nr. 001 über 250€ ist am 01.01.2020 verstrichen.

Wir konnten bisher leider keinen Zahlungseingang feststellen und bitten Sie daher, den vollständigen Zahlungsbetrag bis zum 10.01.2020 auf unser Bankkonto zu überweisen. 

Eine Kopie der Rechnung finden Sie im Anhang dieses Schreibens.

Sollten Sie noch Rückfragen oder Anmerkungen haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden. 

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann”
“Sehr geehrte/r Frau/Herr Mustermann,

wir haben zu unserer Rechnung Nr. 001 über 250€, trotz der bereits verstrichenen Zahlungsfrist zum 01.01.2020, noch keinen Zahlungseingang feststellen können.

Im Eifer des Geschäfts kann es schon einmal passieren, dass eine Rechnung vergessen wird. Mit diesem Schreiben bitten wir Sie daher, die Zahlung an unser Bankkonto bis zum 10.01.2020 in die Wege zu leiten.

Eine Kopie der Rechnung Nr. 001 mit einem Vermerk auf die verstrichene Zahlungsfrist finden Sie im Anhang dieses Schreibens.

Sollten Sie noch Rückfragen oder Anmerkungen haben, können Sie uns jederzeit telefonisch oder schriftlich kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann“
“Sehr geehrte/r Frau/Herr Mustermann,

Die Bezahlung für unsere Warenlieferung vom 01.12.2019 war am 01.01.2020 fällig. Nach heutigem Stand ist eine Zahlung der dazugehörigen Rechnung Nr. 001 noch nicht bei uns eingegangen.

Überweisen Sie den Rechnungsbetrag bitte bis zum 10.01.2020 auf unser Bankkonto. Eine Kopie der Rechnung finden Sie im Anhang dieses Schreibens.

Informieren Sie uns bitte, falls eine zeitgemäße Zahlung aufgrund eines vorübergehenden Liquiditätsengpasses nicht möglich ist. Möglicherweise finden wir gemeinsam eine Lösung, die beide Parteien zufriedenstellt.

Sollten Sie eine Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann”

Welche Formulierung Sie für die Mahnungen eines außergerichtlichen Mahnverfahrens wählen sollten, hängt von vielen Faktoren ab. Wir empfehlen mit einer freundlichen Zahlungserinnerung zu beginnen und anschließend in folgenden Mahnungen immer bestimmter zu werden. Falls ein Kunde auch auf Ihre Mahnungen nicht reagiert hat, sollten Sie dies in den folgenden Schreiben erwähnen. In der dritten Mahnung bietet es sich an, auf alle folgenden Schritte hinzuweisen und dem Kunden so einen gewissen Druck zu machen.

Wann ist ein gerichtliches Mahnverfahren notwendig?

Ein gerichtliches Mahnverfahren wird grundsätzlich mit einem Mahnbescheid eingeleitet. Dieser fordert einen Schuldner auf, die überfällige Rechnungssumme zu zahlen oder sich vor Gericht zu verteidigen. Sollte ein Schuldner auf ein außergerichtliches Mahnverfahren nicht reagieren, bietet sich das gerichtliche Mahnverfahren als Alternative an.

Da es sich dabei um das zeitaufwändigere und kostenintensivere Mahnverfahren handelt, sollte es als Zweitlösung nach einem außergerichtlichen Verfahren eingesetzt werden. Sollte ein Schuldner jedoch bereits dafür bekannt sein, Zahlungsfristen regelmäßig verstreichen zu lassen und erst bei der letzten Mahnung zu zahlen, kann es sich anbieten, ein gerichtliches Mahnverfahren auch direkt einzuleiten. Allerdings ist dabei davon auszugehen, dass die Geschäftsbeziehung zum Schuldner damit ebenfalls ein Ende nimmt.

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