Im RECHNUNG.de Ratgeber möchten wir Ihnen einige Ratschläge und Beispielformulierungen mit an die Hand geben, mit deren Hilfe das Schreiben einer Zahlungsaufforderung hoffentlich keine unüberwindbare Herausforderung mehr darstellen sollte.
Wann ist eine Zahlungsaufforderung nötig?
Auf den ersten Blick mag es selbstverständlich sein, dass ein Auftraggeber seinen Vertragspflichten ordnungsgemäß nachkommt, indem er dafür bezahlt. Doch Sie als Selbstständiger wissen vermutlich aus eigener Erfahrung, dass das häufig nicht der Fall ist. Ist Ihr Kunde mit der Zahlung in Verzug, empfiehlt es sich zunächst, ihn durch eine freundliche Zahlungsaufforderung, in der der Ausgleich des offenen Betrags angefordert wird, daran zu erinnern. Beim Schreiben sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass Sie einen Beleg benötigen, falls es am Ende tatsächlich zu einem außergerichtlichen oder gerichtlichen Mahnverfahren kommen sollte. Ihre schriftliche Zahlungsaufforderung ist daher unverzichtbar.
Der Kunde zahlt spät. Was ist zu tun?
Wird eine Zahlungsfrist aus Versehen oder mit Absicht überschritten, sollten Sie als Selbstständiger die Zahlung nicht sofort einfordern, indem Sie eine Mahnung schreiben. Stattdessen sollten Sie folgende Punkte beachten:
1. Freiraum lassen
Anfangs ist es grundsätzlich besser, dem Kunden Freiraum zu lassen. Ein aggressives oder unfreundliches Vorgehen kann die Kundenmeinung schnell negativ beeinflussen, gerade wenn Sie Ihren Auftraggeber erst vor kurzem als Neukunden gewonnen haben.
2. Unschuldsvermutung
Wie in allen rechtlichen Zusammenhängen gilt grundsätzlich erst einmal die Unschuldsvermutung. Möglicherweise hat Ihr Kunde die Rechnung ja vergessen, ohne dass eine böse Absicht dahintersteckt. Es empfiehlt sich daher, zunächst zwei bis drei Tage zu warten. Sollte die Zahlung bis dahin nicht eingetroffen sein, kann eine erste Zahlungserinnerung aufgesetzt werden.
3. Ein gestuftes Mahnverfahren
Erst, wenn die Zahlung auch dann ausbleibt, können eine erste und eine zweite Mahnung folgen. Dieses dreistufige Verfahren hat sich mittlerweile im gesamten kaufmännischen Bereich etabliert – rechtlich dazu verpflichtet sind Sie allerdings nicht. Damit später, bei Bedarf, ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden kann, ist einzig und allein eine erste Mahnung unverzichtbar. Für welchen ersten Schritt Sie sich am Ende entscheiden, sollten Sie abhängig von Ihrer Kundenbeziehung machen. Wir empfehlen Ihnen jedoch, auf jeden Fall eine erste Zahlungsaufforderung zu verschicken, ehe Sie härtere Geschütze auffahren.
Was sollte eine Zahlungsaufforderung beinhalten?
Für Sie als Freelancer, Selbstständiger oder Freiberufler ist eine Zahlungsaufforderung mit einem gewissen Aufwand verbunden. Um dennoch erfolgreich Ihren Kunden zur Zahlung der Rechnung zu bewegen, empfehlen wir ein gestuftes Mahnverfahren.
In der ersten Zahlungserinnerung sollten Sie den Kunden zunächst freundlich auf die ausstehende Zahlung hinweisen. Schließlich kann jeder einmal eine Rechnung vergessen. Eine neue Frist können Sie, müssen Sie hier aber nicht zwangsläufig setzen, da das Schreiben als Erinnerung gilt und Sie zunächst davon ausgehen, dass Ihr Kunde der Zahlungsaufforderung nachkommt.
Eine Mahnung sollten Sie dagegen erst dann aufsetzen, wenn auch wiederholte Zahlungsaufforderungen ignoriert wurden. Wir empfehlen Ihnen, auch auf Zusatzkosten zu verzichten, um den Kundenkontakt nicht aufs Spiel zu setzen. Formulieren Sie die Zahlungserinnerung stattdessen informierend und verständnisvoll und fügen Sie dem Schreiben eine Kopie der offenen Rechnung bei. Da Sie zunächst von einer entschuldbaren Ausnahme ausgehen, sollten Sie auch darüber nachdenken, auf Begrifflichkeiten wie „Mahnung“ oder „Zahlungsaufforderung“ zu verzichten, die grundsätzlich eher fordernd klingen. Eine „Zahlungserinnerung“ stößt niemanden vor den Kopf, denn sie kommt wie eine freundliche und serviceorientierte Unterstützung daher. So stellen Sie sicher, dass Sie den Geschäftskontakt auch nach Rechnungsbegleichung halten können.
Wie viele Zahlungserinnerungen Sie versenden, hängt von Ihrem Gefühl gegenüber Ihrem Auftraggeber ab – gesetzliche Regelungen gibt es hier nicht.
Auch in ihrer Form sind Sie grundsätzlich an keine offiziellen Vorschriften gebunden. Inhaltlich empfiehlt es sich, zunächst zu überlegen, woran es liegen könnte, dass Ihre Forderung noch nicht beglichen wurde. Ein Urlaub, anderweitige Verpflichtungen, eine Erkrankung … Die Gründe für einen Zahlungsverzug können vielfältig sein. Dementsprechend wichtig ist ein höflicher Ton, der dem Kunden vorwurfsfrei die Möglichkeit gibt, die Rechnung zu begleichen. Denken Sie auch daran, alle Angaben zum Rechnungsdatum, zum Forderungsbetrag und zur Rechnungsnummer beizufügen. Eine neue Zahlungsfrist mit einem konkreten Datum ist nicht verpflichtend, kann im Einzelfall aber sinnvoll sein.
Auf welchem Wege sollte eine Zahlungsaufforderung verschickt werden?
Eine Zahlungserinnerung kann sowohl per Mail als auch per Post erfolgen. Sogar eine persönliche oder telefonische Zahlungsaufforderung ist vor dem Gesetz gültig. Umfragen lassen vermuten, dass der persönliche und der telefonische Weg am besten geeignet sind, um eine zügige Zahlung zu erreichen. Allerdings empfinden Sie als Selbstständiger dieses Vorgehen vielleicht auch als nachteilig: Dann ist der Mail- oder Postversand selbstverständlich genauso legitim.
Unsere Vorschläge für Ihre Zahlungsaufforderung
Für Sie als Freelancer, Selbstständiger oder Freiberufler ist es wichtig, das nötige Fingerspitzengefühl für die richtige Formulierung zu haben. Damit Ihnen das Aufsetzen Ihrer Zahlungsaufforderung ein wenig leichter fällt, finden Sie im Folgenden einige Ideen, Vorschläge und Beispielformulierungen, mit denen Sie in keiner Situation etwas falsch machen können.
Grundsätzlich ist es immer gut, zu Beginn des Schreibens darauf hinzuweisen, dass die Zahlung trotz verstrichener Zahlungsfrist noch nicht bei Ihnen eingetroffen ist. Wenn Sie möchten, können Sie auch anmerken, dass möglicherweise Probleme beim Mail- oder Postversand die Ursache sein könnten, so dass Ihr Auftraggeber sich nicht auf den Schlips getreten fühlt.
Fazit
Es ist gar nicht immer so einfach, beim Schreiben einer Zahlungsaufforderung den richtigen Ton zu finden. Schließlich möchte niemand seine Kunden mit unglücklichen Formulierungen überrumpeln. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung können Sie dem Gedächtnis jener Kunden, die nicht an die ausstehende Zahlung gedacht haben, ein wenig auf die Sprünge helfen. So wahren Sie nicht nur die gute Kundenbeziehung, sondern können sich in vielen Fällen auch ein aufwändiges Mahnverfahren sparen.
Wenn Sie häufig Kunden haben, die zu spät zahlen, oder Sie sich einfach von Aufwand und Sorgen mit säumigen Auftraggebern oder mit der Überbrückung langer Zahlungsziele befreien wollen, empfehlen wir Ihnen unsere Rechnungsvorfinanzierung. Wir übernehmen das Risiko zahlungsunfähiger Auftraggeber und zahlen Ihnen Ihr Geld vorab. Durch echtes Factoring mit Ausfallschutz erhalten Sie schon ab 0,5% Gebühr. So bleiben Sie liquide für laufende Kosten, neue Aufträge und Investitionen. Nutzen können Sie uns ganz flexibel. Sie entscheiden, welche Rechnung Sie vorfinanzieren wollen. Probieren Sie es einfach aus und profitieren Sie von den Vorteilen durch RECHNUNG.de!
