Wie kann ein Unternehmen Zahlungsausfälle minimieren?
Setzen Sie mit dem Forderungsmanagement nicht erst an, wenn der Kunde nicht zahlt, sondern steuern durch gezielte Maßnahme schon vorher gegen ausbleibende Zahlungen an. Das gelingt etwa durch eine vorherige Bonitätsprüfung oder die Vereinbarung von Teilzahlungen.
Wie lässt sich das Forderungsmanagement vereinfachen?
Gerade in kleineren Unternehmen bindet das Forderungsmanagement Personalkapazitäten. Sinnvoll kann in diesen Fällen die Auslagerung an einen externen Dienstleister oder das Factoring sein.
Was ist Forderungsmanagement?
Beim Forderungsmanagement handelt es sich um die Verwaltung offener Forderungen vom Entstehen der Forderung bis zum Zahlungseingang. Das Debitorenmanagement erfolgt entweder im Unternehmen selbst oder wird von einem externen Dienstleister übernommen. Ziel eines effizienten Forderungsmanagements ist, Ihren Betrieb vor ausfallenden Zahlungen zu schützen und die Liquidität zu sichern.
Die Aufgaben des Forderungsmanagements im Überblick:
- Rechnungsstellung
- Bonitätsprüfung der Schuldner
- Vertragsgestaltung mit Zahlungsvereinbarungen
- Debitorenbuchhaltung
- Zahlungsabwicklung
- Organisation offener Zahlungen
- Versand von Zahlungserinnerungen
- Mahnwesen, evtl. Beauftragung eines Inkassodienstleisters
Warum ist Forderungsmanagement wichtig?
Für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb benötigt ein Unternehmen Liquidität. Zahlen Ihre Kunden Rechnungen zu spät oder gar nicht, fehlen Ihnen die finanziellen Mittel, eigene Verbindlichkeiten zu begleichen. Gerade wenn die Geschäfte nicht in bar, sondern per Überweisung abgewickelt werden, ist das Forderungsmanagement wichtig. Zahlungsausfälle können auf Dauer die Finanzkraft erheblich schwächen und im schlimmsten Fall zu einer finanziellen Schieflage führen. Ein effizientes Debitorenmanagement, mit dem Sie die Zahlungsströme im Unternehmen möglichst zielgerichtet steuern ist daher sehr zu empfehlen.
Wie läuft das Forderungsmanagement ab?
Zahlt der Kunde seine Rechnung nicht fristgerecht, wird im Forderungsmanagement des Unternehmens ein entsprechender Prozess in Gang gesetzt:
- Feststellung eines Zahlungsverzugs
- Versand einer Zahlungserinnerung mit Fristsetzung
- Üblich sind bis zu drei Mahnungen, wobei dazu keine gesetzliche Verpflichtung besteht
- Androhung weiterer Schritte im letzten Mahnschreiben
- Eventuelle Übergabe an einen Inkassodienstleister oder Einschaltung eines Rechtsanwalts
- Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens
Wenn ein Kunde nicht zahlt, können Sie in Ihrem Forderungsmanagement entweder selbst das Mahnverfahren einleiten, oder ein Inkassounternehmen beauftragen. Einer der Vorteile dieser Dienstleister ist die Erfahrung, die auf dem Gebiet des Mahnwesens besteht. Für Sie als Auftraggeber ist die Inanspruchnahme des Inkassounternehmens in der Regel günstig, da diese Dienstleister erfolgsabhängig arbeiten. Gelingt es nicht, die Forderung einzutreiben, entstehen Ihnen keine Kosten. Die Unternehmen versuchen, die offene Rechnung einzutreiben, ohne dass die Forderung gerichtlich durchgesetzt werden muss.
Wichtige Kennzahlen für Ihr Forderungsmanagement
Idealerweise behalten Sie verschiedene Kennzahlen im Blick, um zu prüfen, ob das Forderungsmanagement im Unternehmen effizient ist:
- Besonders wichtig bei Ihrem Forderungsmanagement ist die regelmäßige Bewertung der Forderungen. Spätestens zum Ende des Geschäftsjahres sind die Außenstände in einwandfreie, zweifelhaft und uneinbringliche Forderungen aufgeteilt werden. Idealerweise prüfen Sie den Anteil überfälliger Forderungen nicht nur zum Ende des Jahres, sondern in Abständen, um sich ein Bild von der Situation zu machen.
- Auch die Länge der Debitorenlaufzeit spielt beim Forderungsmanagement eine Rolle. Dazu ermitteln Sie, wie lange es dauert, bis Schuldner die Rechnung begleichen. Die Berechnung erfolgt wie folgt: Durchschnittliche Forderungen / durch Umsatzerlöse + Mehrwertsteuer * 360 = Debitorenlaufzeit in Tagen Im besten Fall entspricht die Debitorenlaufzeit dem eingeräumten Zahlungsziel. Das zeigt Ihnen, dass Ihre Kunden pünktlich zahlen.
- Berechnen Sie für Ihr Forderungsmanagement das Verhältnis von ausgefallenen Forderungen zu Ihrem Gesamtumsatz. Sehr gut ist eine besonders geringe Ausfallquote. Für eine genaue Einordnung sollten Sie die Kennzahl mit anderen Unternehmen der Branche vergleichen.
- Wichtig ist zudem die Umschlaghäufigkeit der Forderungen, hier zeigt sich das Verhältnis zwischen den Umsatzerlösen und den Forderungen. Je höher diese Kennzahl, desto schneller werden offene Rechnungen beglichen und fließen als Liquidität ins Unternehmen. Eine hohe Umschlaghäufigkeit ist also sehr positiv zu bewerten.
Wie können Zahlungsausfälle verhindert werden?
Im besten Fall lassen Sie es gar nicht zu Zahlungsausfällen kommen, sondern setzen mit Ihrem Forderungsmanagement schon früher an. Gehen Sie auf Kundenwünsche ein, vereinbaren Teilzahlungen, wenn der Rechnungsbetrag für eine Einmalzahlung zu hoch ist. Auf diese Weise vermeiden Sie einen kompletten Zahlungsausfall und zeigen sich dem Kunden gegenüber entgegenkommend. Darüber hinaus gibt es weitere Möglichkeiten, säumige Zahlungen zu vermeiden:
- Angebot verschiedener Zahlungsmodalitäten, evtl. auch Skonto bei Sofortzahlung
- Bei Neukunden, die Ihnen nicht bekannt sind, Vorkasse vereinbaren
- Anzahlungen ab einem bestimmten Rechnungswert vereinbaren
- Bisherige Erfahrungen mit dem Kunden prüfen, hat ein Schuldner bisher immer erst nach Mahnung bezahlt, könnten Sie eine andere Zahlungsweise wie Vorkasse vereinbaren
- Nennen Sie in der Rechnung ein genaues Fälligkeitsdatum und keine Frist wie 7 oder 14 Tage. So hat der Schuldner das konkrete Zahlungsdatum besser im Blick.
Auch bei Ihrem internen Forderungsmanagement haben Sie verschiedene Optionen, ausfallende Zahlungen zu verhindern:
- Bonitätsprüfung des Kunden: Bevor Sie eine Geschäftsbeziehung eingehen, ist es ratsam, die Bonität des Kunden zu überprüfen. Insbesondere bei hohen Auftragssummen lohnt es sich, die Zahlungsfähigkeit zu prüfen und eine Auskunft über den Geschäftspartner einzuholen.
- Debitorenbuchhaltung: Gestalten Sie Ihre Buchhaltung so, dass Ihnen offene Forderungen direkt angezeigt werden und Sie sofort einschreiten können, wenn es zu einem Verzug kommt. Prüfen Sie dazu auch regelmäßig, ob Zahlungen wie vereinbart bei Ihnen eingegangen sind.
- Factoring: Indem Sie die Forderung verkaufen, vermeiden Sie das Risiko von Zahlungsausfällen. Beim Factoring erhalten Sie vom Factoringunternehmen den Gegenwert Ihrer Forderung abzüglich der entstehenden Gebühren. Das Risiko, dass die Rechnung nicht, zu spät oder nur teilweise bezahlt wird, geht auf den Dienstleister über. Sie sind direkt liquide und müssen nicht auf den Eingang des Rechnungsbetrages warten. Gleichzeitig reduzieren Sie den bürokratischen Aufwand, da die Zahlungsüberwachung entfällt und Sie sich nicht mehr um das Mahnwesen kümmern müssen.
- Kreditversicherung: Mit Abschluss einer Kreditversicherung schützen Sie Ihr Unternehmen vor Forderungsausfällen. Wird ein Geschäftspartner zahlungsunfähig oder die Rechnung bleibt aus anderen Gründen unbezahlt, greift der Versicherungsschutz. In der Regel übernimmt der Versicherer auch eine regelmäßige Bonitätsüberprüfung der Kunden, sodass Sie genau wissen, mit wem Sie ein Geschäft eingehen.
Internes oder externes Forderungsmanagement?
Sie können das Forderungsmanagement entweder im Unternehmen selbst durchführen oder an einen externen Dienstleister auslagern. Kümmern Sie sich selbst um das Forderungsmanagement und die Überwachung der Zahlungen ist eine effiziente Buchhaltungssoftware zu empfehlen, die Sie bei den Aufgaben entlastet. Behalten Sie offene Forderungen und eigene Verbindlichkeiten stets genau im Blick, so dass Ihr Unternehmen zu jeder Zeit über ausreichende finanzielle Mittel verfügt. Beim internen Forderungsmanagement sollten Sie das Mahnwesen klar strukturieren, um direkt reagieren zu können. Sollte es zu einem Mahnverfahren kommen, können Sie den Mahnbescheid auch problemlos ohne anwaltliche Unterstützung anfordern.
Entscheiden Sie sich für ein externes Debitorenmanagement, übergeben Sie die Arbeiten einem Dienstleister, der sich um alles kümmert. Welche Leistungen Sie outsourcen, ob Sie die Forderungen direkt verkaufen oder nur das Forderungsmanagement delegieren, hängt vom Vertrag mit dem Dienstleister ab.
