Wichtiges im Überblick
Welche Schritte sollten Unternehmen einleiten, wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt?
Bleibt eine persönliche Kontaktaufnahme erfolglos, sollten Sie nach dem Versenden einer Zahlungsaufforderung das Mahnverfahren einleiten oder den Vorgang an ein Inkassounternehmen übergeben.
Wie kann ein Betrieb säumige Zahlungen vermeiden?
Nutzen Sie ein effizientes Forderungsmanagement und prüfen Geschäftsbeziehungen bereits im Vorfeld. Bieten Sie verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an oder übergeben das Forderungsmanagement an ein externes Unternehmen.
Nehmen Sie Kontakt mit dem Kunden auf
Vielleicht ist die Rechnung bei der alltäglichen Büroarbeit einfach verloren gegangen oder in Vergessenheit geraten. Idealerweise rufen Sie Ihren Kunden also zunächst einmal an, um an die Zahlung der offenen Rechnung zu erinnern. Erkundigen Sie sich, ob das Dokument überhaupt angekommen ist. Im besten Fall überweist der Schuldner den ausstehenden Betrag nun sofort und das Problem hat sich erledigt.
Vielleicht hat der Auftraggeber Mängel an der Rechnung entdeckt und zahlt aus diesem Grund nicht. Versuchen Sie, das Problem zu klären, nehmen unter Umständen eine Änderung des Dokuments vor und der Kunde bezahlt.
Sind finanzielle Probleme der Grund, warum der Kunde die Rechnung nicht zahlt, können Sie sich entgegenkommend zeigen und mit einem Zahlungsaufschub oder einer Ratenvereinbarung unterstützen und so den ausstehenden Betrag doch noch erhalten.
Versende Sie eine Zahlungserinnerung
Wenn der Kunde auch nach einer persönlichen Kontaktaufnahme weiterhin nicht bezahlt, sollten Sie den Rechtsweg wählen. Versenden Sie eine schriftliche Zahlungserinnerung oder Mahnung. Entscheidend ist, eine Frist für die Begleichung der Forderung zu setzen.
Führt auch das nicht zum Ziel, sollte der Kunde eine Mahnung im freundlichen, aber bestimmten Ton erhalten. Folgende Angaben sind erforderlich:
- Rechnnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Ausstehende Rechnungssumme
- Bankverbindung
- Hinweis auf den Zahlungsverzug
- Ursprüngliches Zahlungsziel
- Neues Zahlungsziel
Auch wenn es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, setzen viele Unternehmen auf ein dreistufiges Mahnverfahren, das aus einer Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen besteht, bevor weitere Schritte eingeleitet werden. Das zweite Mahnschreiben ist in der Regel deutlich schärfer formuliert.
Geben Sie die Forderung an ein Inkassounternehmen
Bleibt die Rechnung weiterhin unbezahlt, können Sie selbst ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben. Sie haben die Möglichkeit, das Inkassounternehmen mit dem Einzug der Forderung zu beauftragen. Alternativ treten Sie die Forderung an das Unternehmen ab. In diesem Fall wechselt der Gläubiger und die Forderung wird im Namen des neuen Unternehmens eingetrieben. Als letzte Möglichkeit verkaufen Sie die Forderung zum Inkasso und profitieren damit von sofortiger Liquidität.
Leiten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren ein
Wenn Sie die Forderung nicht zum Inkasso weitergeben, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Legen Sie das Vorhaben entweder in die Hände eines Anwalts oder stellen den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids. Der Schuldner erhält den Bescheid per Post vom Gericht. Den Mahnantrag erhalten Sie als Formular im Schreibwarenladen, oder füllen den Antrag direkt online aus.
Nach Zugang des Mahnbescheids zahlt der Schuldner, legt Widerspruch ein oder lässt die Frist verstreichen. In diesem Fall beantragen Sie einen Vollstreckungsbescheid und leiten danach die Zwangsvollstreckung ein, sofern die Zahlung weiterhin ausbleibt.
Wann ist der Kunde im Zahlungsverzug?
Nach den Regelungen des BGB § 286 sind folgende Bedingungen für einen Zahlungsverzug zu erfüllen:
- Verzug durch Mahnung: Der Gläubiger hat eine Zahlungserinnerung oder Mahnung versandt. Der Verzug beginnt mit der Zustellung der Mahnung, die Sie aus Beweisgründen am besten per Einschreiben Rückschein verschicken.
- Verzug ohne Mahnung: Der Verzug tritt ein, wenn das Datum, bis zu dem die Rechnung beglichen werden sollte verstrichen ist. Der Zahlungsverzug beginnt am Tag nach der Zahlungsfrist.
- Gesetzlich geregelter Zahlungsverzug: Seit Fälligkeit oder Zugang der Rechnung sind 30 Tage vergangen (Verbraucher müssen in der Rechnung darauf hingewiesen werden, dass nach dieser Frist ein Zahlungsverzug eintritt).
Kunde zahlt Rechnung nicht: So können Sie Zahlungsausfällen vorbeugen
Häufen sich die Zahlungsausfälle, mindert das die Liquidität Ihres Unternehmens. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, säumige Zahler zu vermeiden:
- Stellen Sie Rechnung möglichst zeitnah
- Prüfen Sie Kunden, bevor Sie einen Auftrag annehmen
- Bieten Sie verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an
- Vereinbaren Sie Skonti bei schneller Zahlung
- Effizientes Forderungsmanagement
Wichtig ist vor alle eine sauberes Forderungsmanagement, bei dem Sie im innerbetrieblichen Rechnungswesen alle Zahlungen genau beobachten. Können oder wollen Sie die Buchhaltung nicht im eigenen Unternehmen durchführen, lohnt es sich, das Forderungsmanagement an einen darauf spezialisierten Anbieter auszulagern.
Darüber hinaus können Sie Factoring nutzen und Ihre offenen Forderungen an ein entsprechendes Unternehmen verkaufen. Sie profitieren damit von sofortiger Liquidität und müssen sich um den Einzug der Forderung nicht kümmern, was die Buchhaltung deutlich entlastet. Das Risiko für den Zahlungsausfall liegt beim Factorer.
