In wenigen Schritten zum papierlosen Büro
Die Vorstellung eines komplett digital organisierten Büros ist attraktiv. Dieses ist sowohl nachhaltig als auch wirtschaftlich effizient und es ermöglicht ein deutlich produktiveres Arbeiten. Mit den Vorteilen entstehen aber auch konkrete Herausforderungen, die mit einer strukturierten Vorgehensweise gemeistert werden können.
1. Klare Ziele setzen
Ohne Ziele entstehen keine Ergebnisse. Um das digitale Büro erfolgreich umzusetzen, sollten daher greifbare Ziele und Zwischenschritte gesetzt werden. Je nach Unternehmensgröße kann eine komplette Digitalisierung der internen Bürokratie sehr lange dauern. Empfehlenswert ist daher, einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten einzuplanen. Freiberufler und Einzelunternehmer können dies natürlich sehr viel schneller umzusetzen. Wichtig ist, dass motivierende und erreichbare Ziele für die Digitalisierung gesetzt werden.
2. Die Mitarbeiter vorbereiten
Ohne das richtige Mindset, lässt sich ein Büro nicht digitalisieren. Dazu gehören nicht nur Sie, sondern alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Während einige Mitarbeiter das papierlose Büro vielleicht befürworten, stehen andere Mitarbeiter der digitalen Welt möglicherweise etwas skeptisch gegenüber.
Daher beginnt die Umstrukturierung grundsätzlich bei dem Geschäftsführer. Dieser muss seinen Mitarbeitern vor allem Ängste nehmen und Vorteile aufzeigen. Zu diesen gehören unter anderem:
– ein flexibler und ortsunabhängiger Zugriff auf – alle relevanten Dokumente – weniger Aktenordner im Büro – Umweltschutz – keine mühsame Suche in Ordnern und Aktenbergen – einfachere Kommunikation innerhalb des Unternehmens – Kostenersparnis und erhöhte Produktivität – Zukunftsfähigkeit
3. Das papierlose Büro planen
Mit einem motivierten Büro kann es an die Digitalisierung gehen. Ein erster Schritt wäre, auf eine digitalisierte Rechnungsverwaltung zu setzen. Anschließend sollten konkrete Pläne zur Digitalisierung der restlichen Dokumente angefertigt werden. Dabei stehen der Datenschutz und andere rechtliche Aspekte im Mittelpunkt.
Die rechtlichen Aspekte
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) stellen den rechtlichen Leitfaden für die Umsetzung des digitalen Büros dar. Diese geben vor, dass alle Dokumente mit einem steuerlich verwertbaren Charakter zehn Jahre lang unveränderbar archiviert werden müssen. Geht es um die gerichtliche Zulässigkeit elektronischer Akten, müssen Unternehmen eine lückenlose Digitalisierung der Dokumente nachweisen.
Datenschutz
Das Thema Datenschutz ist bei der Umsetzung des digitalen Büros unverzichtbar. Ratsam ist, einen DSGVO-vertrauten Rechtsberater zu konsultieren, der sicherstellt, dass die entsprechenden Vorschriften eingehalten werden. Dies ist jedoch keinesfalls eine besondere Schwäche des papierlosen Büros, da auch Papier den Datenschutz gefährden kann.
Hardware-Lösungen
Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass sie alle Dokumente in digitaler Form erhalten. Das Scannen ist daher ein elementarer Bestandteil einer digitalen Arbeitsweise in einem Büro. Je nach Unternehmensgröße genügen dabei häufig schon die vorhandenen Scanner. Wichtig ist, dass ein Scanner auch Duplex-Seiten aufnimmt und mit dem Papieraufkommen eines Unternehmens mithalten kann. Eine Auflösung von mindestens 300 DPI gilt hierbei als Standard. Empfehlenswerte Scanner für kleine und mittelständische Unternehmen sind folgende:
– Fujitsu ScanSnap ix500 (25 Duplex Seiten / 50 Seiten pro Minute) – Epson WorkForce DS-310 Dokumentenscanner (25 Duplex Seiten / 20 Seiten pro Minute)
Auch auf einen Drucker sollte nicht verzichtet werden, da in einigen Fällen immer noch gedruckte Dokumente vonnöten sein werden. Da dies aber der Einzelfall sein wird, lässt sich ein eher günstiges Modell erwerben. Auf dem Weg zum papierlosen Büro, lässt sich auch die schon vorhandene Druck-Hardware bequem weiterverwenden.
Smartphone-Apps sollten beim Scannen von Dokumenten nicht eingesetzt werden. Diese bieten in der Regel nicht die Möglichkeit, die DPI im Voraus einzustellen. Zudem ist uns aktuell keine Software mit einer zuverlässigen automatischen Texterkennung (OCR) für Smartphone-Scans bekannt.
Software-Lösungen
Die Software ist in einem papierlosen Büro ebenso wichtig, wie die Hardware. Diese müssen DSGVO-konform operieren und auch die Anforderungen der GoBD erfüllen. Sinnvoll ist der Einsatz einer Dokumentenmanagement-Software (DMS). Dabei bieten sich auch Open-Source- oder Online-Lösungen an, die in der Anschaffung preiswerter sind.
Wichtig ist, dass der Dienst auch in zehn Jahren noch erreichbar sein wird. Aus Gründen der Datensicherung sollten Cloud-Dienste zudem einen Ende-zu-Ende-verschlüsselten Datentransfer einsetzen. Box Business gilt dabei als gute Wahl und wurde speziell für stark regulierte Branchen entwickelt. Hiermit kommen aber auch kleine und Mittelstandsunternehmen auf ihre Kosten.
Außerdem bietet sich der Einsatz einer OCR-Software zur Texterkennung an. Diese ermöglicht das dokumentübergreifende Suchen nach einzelnen Textpassagen. Das wirkt sich besonders positiv auf die Produktivität aus, da keine Zeit mehr mit dem Durchsuchen einzelner Dokumente verschwendet wird.
Abschließend sollte die interne Kommunikation digitalisiert werden. In der Praxis hat sich für viele Unternehmen herausgestellt, dass E-Mails für kurze Kommunikationen eine eher schlechte Wahl sind. Slack, Asana oder Skype ermöglichen einen kurzen und zuverlässigen Textaustausch. Hier gilt es aber auf die Präferenzen der Mitarbeiter zu schauen und einen zuverlässigen Dienst festzulegen.
Viele Scanner kommen im Paket mit einer Software für eine automatische Texterkennung. Alternativ lassen sich qualitativ hochwertige Programme, wie der Abby Finereader, schon zu recht attraktiven Preisen erwerben.
4. Digitalisierung umsetzen
Das am Anfang festgelegte Ziel lässt sich mit einer zu zögerlichen Vorgehensweise schlecht erreichen. Unternehmer haben daher die Aufgabe, das anfangs festgelegte Zieldatum als Deadline einzuhalten. Auch wenn es sehr mühsam ist, einzelne Dokumente einzuscannen und vor allem zu koordinieren, ist dieser Schritt unabdingbar. Dabei zeigt sich auch, wie gut Software- und Hardware-Lösungen zusammenarbeiten.
Hier sollten Unternehmen auch von Fehlern ausgehen. Diese sind menschlich und bei der Integration neuer Prozesse völlig normal. Empfehlenswert ist daher, einen Digitalisierungs-Beauftragten im Unternehmen zu bestimmen, der mit der Überwachung der Archivierungsprozesse beauftragt wird.
5. Routinen entwickeln
Wenn das papierlose Büro erst einmal integriert ist, werden sich die Vorteile klar abzeichnen. Da dieser Prozess für viele Mitarbeiter neu sein wird, müssen diese ihre Arbeitsroutinen neu entwickeln. Es braucht also erst einmal Zeit, bis sich alle Mitarbeiter an die digitale Herangehensweise gewöhnt haben. Daher sollten Geschäftsführer durchaus geduldig mit den Mitarbeitern umgehen und Fehler besprechen.
Sollte ein Digitalisierungs-Beauftragter bestimmt worden sein, gilt es auch, diesen in jegliche Kommunikation über digitale Prozesse zu involvieren. Sobald sich alle an das digitale Büro gewöhnt hat, werden sich die Vorteile herausstellen. So profitiert man langfristig von der verbesserten Effizienz, entspannteren Mitarbeitern und bemerkenswerten Kostenersparnissen.
Keine Sorgen! Mit der Routine wird das papierlose Büro deutlich einfacher. Auch wenn die Digitalisierung anfangs Probleme macht, lassen sich die einzelnen Prozesse nach einiger Zeit deutlich einfacher umsetzen.
Die Rechnungsverwaltung auslagern
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