Angebote begegnen uns im Alltag überall. Werbeprospekte und bunte Flyer im Briefkasten, große Plakatwände an der Bushaltestelle und an der U-Bahn oder vollgepackte Litfaßsäulen sind nur einige Beispiele. Der Markt hat sich verändert und die Konkurrenz wächst stetig. Um im Gedächtnis zu bleiben und erfolgreich Kunden zu gewinnen, braucht es eine gewisse Markenpräsenz und überzeugende Angebote. Dennoch gibt es im Gegensatz zu Rechnungen nur sehr wenige Vorgaben oder Vorschriften bezüglich der Form und des Inhalts von Angebotsschreiben. Ein professionelles Angebotsschreiben, das den Interessenten überzeugt, sollte wie folgt aufgebaut sein:
Diese Elemente sollte ein Angebot enthalten:
1. Prominent platziertes Firmenlogo
Es ist das Markenzeichen Ihres Unternehmens und sollte sich Ihrem Kunden einprägen.
2. Gängige Formalien
Hierzu gehören Name, Rechtsform und Adresse Ihres Unternehmens, Vor- und Nachname des Absenders, die entsprechenden Daten Ihres Kunden sowie Ort und Datum, an dem das Angebot versendet wird.
3. Die Betreffzeile
Sie benennt kurz und knapp den Gegenstand des Angebots.
4. Die Anrede
Sie richtet sich im Idealfall persönlich an den Ansprechpartner. Das wirkt respektvoll und macht einen professionellen Eindruck.
5. Der Fließtext
Darin beschreiben Sie kurz und präzise Ihre Dienste am Kunden.
6. Leistungsaufstellung
Sie sollte alle vereinbarten Eckdaten, den Umfang und die Kosten übersichtlich in Form einer Tabelle oder Aufzählung auflisten.
Tipps für die Angebotsformulierung
Daneben helfen Ihnen folgende Tipps bei der Formulierung des Fließtexts für ein attraktives Angebot:
Vorteile und positive Aspekte hervorheben
Heben Sie direkt im Einstieg in den Fließtext die Vorteile und positiven Aspekte Ihres Angebots für den Kunden hervor. Um den Interessenten von Ihrem Produkt beziehungsweise Ihrer Dienstleistung zu überzeugen, sollten Sie mindestens ein Alleinstellungsmerkmal benennen.
Überzeugende Argumente
Nennen Sie schlagkräftige Argumente, die den Kunden davon überzeugen, dass Ihr Angebot das richtige für ihn ist. Gehen Sie dabei auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden ein und erklären Sie, inwiefern er von Ihren Dienstleistungen beziehungsweise Ihrem Produkt profitiert. Verzichten Sie dabei weitestgehend auf Fachsprache, damit Ihr Schreiben verständlich bleibt.
Klare Gliederung und kurze Absätze
Gliedern Sie Ihr Angebot klar und verständlich in kompakte Absätze von maximal vier Zeilen. Vermeiden Sie Wiederholungen bereits genannter Aspekte, um das Schreiben nicht unnötig in die Länge zu ziehen. Insgesamt sollte das Angebotsschreiben eine Länge von einer Seite nicht überschreiten. Handelt es sich um einen Großauftrag, der eine lange Auflistung von Details erfordert, können Sie die Angebotsinhalte in einem Begleitschreiben erläutern.
Gesamtkosten aufschlüsseln
Erleichtern Sie Ihrem Kunden die Übersicht über die Kosten, indem Sie Ihre Leistungen in Produktgruppen gliedern, den Gesamtpreis aufschlüsseln und beispielsweise den Nettopreis, die Umsatzsteuer und anfallende Lieferkosten nennen.
Frist setzen
Legen Sie in Ihrem Schreiben eine Frist fest, innerhalb welcher das Angebot gültig ist. Diese erinnert den Kunden daran, auf Ihr Angebot zu reagieren. Besteht ernsthaftes Interesse, wird er sich schnellstmöglich melden, damit das Angebot nicht verfällt.
