Die Rechnungsstellung ist gerade für Soloselbstständige mit wenig Erfahrung eine Herausforderung. Denn GoBD, die Vorschriften bei der Rechnungsstornierung, Aufbewahrungspflichten und mehr, machen das Thema komplexer als es sein müsste. Für die einfache Erstellung gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, die allesamt eigene Vor- und Nachteile haben.
Rechnungsstellung mit einer Excel oder Word-Vorlage
Die meisten Selbstständigen erstellen ihre Rechnungen mit Excel oder Word. Oft kommt dabei eine Vorlage zum Einsatz, die nur noch ausgefüllt werden muss. Der Prozess ist relativ schnell und unkompliziert. Ein großer Vorteil ist, dass man die Rechnungsvorlage nach belieben anpassen und Vermerke unkompliziert einfügen kann.
Gerade unerfahrene Selbstständige sollten aber besonders auf die Inhalte achten. Rechnungsvorlagen entsprechen nicht immer den rechtlichen Anforderungen und können zu fehlerhaften Rechnungen führen. Außerdem dürfen Rechnungen nur so abgespeichert werden, dass sie nicht mehr manipuliert werden können. Daher müssen Excel- oder Word-Vorlagen direkt nach Eingabe der Daten als PDF exportiert und anschließend gelöscht werden.
Rechnungsstellung mit einem Buchhaltungsprogramm
Buchhaltungsprogramme, wie Lexoffice oder Debitoor sind sehr umfangreich und bieten neben der Rechnungsstellung noch viele weitere Funktionen. Die Rechnungsstellung ist bei diesen Software-Lösungen oft direkt an die Buchhaltungen angeschlossen. Dabei sind sie rechtssicher und lassen sich kinderleicht bedienen. Viele Anbieter bieten für Fragen auch einen Support an, der kostenfrei kontaktiert werden kann.
Nachteilig ist hier in erster Linie, dass diese Lösungen oft sehr teuer sind. Lexoffice kostet in der günstigsten Variante ohne Buchhaltungsfunktionen bereits 94,80 Euro pro Jahr (ohne MwSt.). Die Variante mit Buchhaltungsfunktionen kostet mindestens 202,80 Euro pro Jahr.
Für Selbstständige, die nur an den Funktionen zur Rechnungsstellung interessiert sind, lohnt sich dies in unseren Augen nicht. Denn das ist mit dem Rechnungsgenerator von Rechnung.de bspw. kostenfrei möglich.
Rechnungen in unter 5 Minuten erstellen – mit unserem kostenfreien Rechnungsgenerator
Mit Rechnung.de ist es kinderleicht eine Rechnung zu erstellen. Dazu müssen Sie nur die Rechnungsangaben kennen und können dann in wenigen Schritten Ihre Rechnung erstellen und diese dann auch direkt an den Empfänger weiterleiten.
So geht’s:
1. Empfänger und Absender anlegen
Besuchen Sie ganz einfach unseren Rechnungsgenerator und geben Sie die Adressdaten des Rechnungsempfängers an. Wenn Sie noch kein Konto bei Rechnung.de haben, müssen Sie auch den Absender in die Vorlage eingeben.
Wichtig: Geben Sie auch die Kontaktdaten des Zahlungsempfängers ein, wenn Sie die Rechnung später vorfinanzieren möchten.
2. Legen Sie die Rechnungsnummer und das Projekt an
Tragen Sie ganz einfach Ihre Rechnungsnummer in die Eingabemaske ein. Wenn dies Ihre erste Rechnung ist, müssen Sie nicht mit der Nummer 1 anfangen. Wichtig ist lediglich, dass eine klare Reihenfolge in Ihren Rechnungsnummern zu erkennen ist.
Sie können auch ein Projekt anlegen und diesem mehrere Rechnungen zuordnen. Erforderlich ist dies jedoch nicht.
3. Geben Sie die Leistungen und den Leistungszeitraum an
Geben Sie den Zeitraum an, in welchem die Leistung erbracht oder eine Lieferung durchgeführt wurde. Anschließend listen Sie die Leistungen auf, die Sie in Rechnung stellen möchten. Achten Sie dabei auf eine möglichst deutliche Bezeichnung und vergessen Sie nicht den Preis. Die Umsatzsteuer legen Sie ebenfalls fest.
4. Legen Sie ein Zahlungsziel fest und tragen Sie Ihre Kontodaten ein
Jetzt haben Sie die Chance, sich für ein Zahlungsziel zu entscheiden. Wenn Sie diese Option freilassen, gilt automatisch das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen. Damit Ihr Kunde auch bezahlen kann, darf Ihre Bankverbindung nicht fehlen.
Sie haben in diesem Schritt ebenfalls die Chance, einen Vermerk (etwa zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung) einzufügen.
5. Rechnung speichern oder direkt vorfinanzieren lassen
Abschließend fehlt nur noch ein Klick und Sie erhalten eine E-Mail mit dem Dokument, das Sie anschließend downloaden können. Wählen Sie die Option „Jetzt Vorauszahlung erhalten“, können Sie Ihre Rechnung innerhalb von 24 Stunden zur Vorfinanzierung einreichen.
Fazit: Vorlage, Buchhaltungssoftware oder Rechnungsgenerator – Was ist die beste Lösung?
Wir können die Rechnungsstellung mit einer Vorlage nicht empfehlen, da mit dieser auch erhebliche Risiken verbunden sind. Statt Excel, Word und Co. sollten Sie lieber eine spezialisierte Softwarelösung nutzen, um ein maximales Maß an Rechtssicherheit zu genießen.
Wenn Sie bereits eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Rechnungsstellung nutzen, dann sollten Sie damit auch Ihre Rechnungen erstellen. Falls dies nicht der Fall ist, bietet sich der kostenfreie Rechnungsgenerator von Rechnung.de an. Damit erstellen Sie nicht nur rechtssichere Rechnungen, Sie haben auch die Möglichkeit, diese direkt im Anschluss zum Factoring einzureichen.
