Wie werden Rechnungen richtig storniert?

Viele Unternehmer haben schon einmal Fehler in den Rechnungen eines Dienstleisters oder in eigenen Rechnungen bemerkt. Wie man mit Fehlern in Rechnungen umgeht und diese gesetzeskonform storniert, erfahren Sie im RECHNUNG.de Ratgeber.

Fehler in der Rechnungserstellung passieren häufiger als man vermuten würde. Wichtig ist, dass diese bemerkt und entsprechend korrigiert werden. Rechtlich bedarf es einer Rechnungsstornierung, um eine Rechnung buchhalterisch korrekt zu korrigieren.

Jetzt Rechnung ab 0,5% vorfinanzieren

Wie werden Rechnungen richtig storniert?

Rechnungsstornierung – Was gilt es zu beachten?

Eine doppelte Rechnungsnummer, eine falsche Adresse oder eine fehlende Ausweisung der Mehrwertsteuer – Die Liste möglicher Fehler bei der Rechnungserstellung ist lang. Im Falle einer Betriebsprüfung können auch kleine Fehler zu großen Problemen führen. Wichtig ist, dass Rechnungen keinesfalls vom Leistungsempfänger korrigiert werden, sondern ausschließlich vom ursprünglichen Rechnungssteller. Wurde eine Rechnung noch nicht bezahlt, lässt sich eine ordnungsgemäße Rechnungskorrektur problemlos durchführen.

Verbuchte Rechnungen korrigieren

Sind Rechnungen bereits verbucht, lassen sich diese nicht mehr im Nachhinein korrigieren. Hier führt kein Weg an einer Rechnungsstornierung vorbei. Wurde der Rechnungsbetrag bereits bezahlt, muss eine Art „Gutschrift” für die jeweilige Rechnungssumme erstellt werden. Dazu wird eine Storno-Rechnung erstellt, die den Rechnungsbetrag als Negativsumme ausweist.

Seit 2013 sind klassische Gutschriften im Zusammenhang mit Rechnungsstornierungen nicht mehr zulässig. Auf Rechnungsstornierungen nutzen Sie daher einfach den Terminus Storno-Rechnung oder Rechnungskorrektur.

In einer Storno-Rechnung wird Bezug zu der korrigierten Rechnung genommen. Diese sollte mit ihrer Rechnungsnummer und dem Rechnungsdatum angeführt werden. Außerdem wird eine Storno-Rechnung in der Buchhaltung grundsätzlich als neue Rechnungsnummer angelegt. Die stornierte Rechnung sollte darin auch ausdrücklich als ungültig erklärt werden. Außerdem müssen Rechnungsstornierungen alle in § 14 Absatz 4 UStG definierten Anforderungen an eine Rechnung erfüllen.

Welche Angaben vonnöten sind, erfahren Sie hier.

Unverbuchte Rechnungen korrigieren

Wurde eine Rechnung zwar beanstandet, aber noch nicht bezahlt, lassen sich Korrekturen verhältnismäßig unkompliziert anfertigen. Hierfür genügt es, wenn der ursprüngliche Rechnungssteller eine korrigierte Rechnung nachreicht. Diese kann entweder als neue Rechnung mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer oder als Berichtigungsdokument verschickt werden.

Eine Rechnungskorrektur muss folgende Angaben beinhalten:

  • Verweis auf die Ursprungsrechnung (mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum)
  • korrigierte Fehler der Ursprungsrechnung
  • Name und Adresse des Kunden und Leistungserbringers

Diese Korrekturen können theoretisch handschriftlich oder formlos erfolgen. Zu beachten ist jedoch, dass der Rechnungsempfänger das Berichtigungsdokument zwingend mit der ursprünglichen Rechnung zusammen verbuchen muss.

Da es sich bei einer Storno-Rechnung um eine separate Rechnung handelt, muss auch diese über eine chronologisch korrekte Rechnungsnummer verfügen. Nutzen Sie daher das System, welches Sie auch zur normalen Vergabe von Rechnungsnummern verwenden.

Was muss anschließend beachtet werden?

Nach der Erstellung der Rechnungsstornierung, steht einer neuen und korrigierten Rechnung nichts mehr im Wege. Die neue Rechnung wird dabei als ganz normale Rechnung behandelt. Fügen Sie aber auch hier einen Vermerk zu der korrigierten Rechnung ein. Abschließend legen Sie lediglich die stornierte Rechnung in Ihrer eigenen Buchhaltung unter „storniert“ ab.

Da sowohl die fehlerhafte ursprüngliche Rechnung als auch die Stornierung mit einer einzigartigen Rechnungsnummer versehen wurden, bleibt die Situation für das Finanzamt transparent. Eine Betriebsprüfung oder der normale Vorsteuerabzug dürfte daher keine Probleme verursachen.

Mit RECHNUNG.de fehlerhafte Rechnungen vermeiden

Sind Sie sich bei der Erstellung von Rechnungen unsicher? Kein Problem! Unser kostenfreier Rechnungsgenerator erstellt Ihre Rechnungen automatisch. So können Sie sichergehen, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten werden und diese nicht zu einer Rechnungsstornierung führen.

Rechnung erstellen

Möchten Sie Ihre Rechnungserstellung auslagern?

Mit unserem Factoring-Angebot bieten wir Ihnen nicht nur eine zuverlässige Rechnungsvorfinanzierung. Wir übernehmen auch die Rechnungserstellung und den Versand an Ihren Kunden. Damit fällt es Ihnen leichter, sich auf Ihre Kunden zu fokussieren.

Jetzt Rechnung ab 0,5% vorfinanzieren