Rechnungsadresse

Im Geschäftsleben schreiben und erhalten Unternehmen jeden Tag Rechnungen. Damit die Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht, muss sie bestimmte Bestandteile enthalten. Welche Bestandteile das sind, regelt § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). In dem Paragrafen sind alle Bedingungen aufgeführt, die ein Unternehmen bei der Ausstellung von Rechnungen erfüllen muss.
Hand mit Rechnung

Inhaltsübersicht

Dabei spielt es keine Rolle, wie die Rechnung genannt wird:

  • Faktura
  • Eingangsrechnung für Rechnungen von Lieferanten
  • Ausgangsrechnung für Kundenrechnungen
  • Zahlungsaufforderung
  • Zahlungsaufstellung
  • Abrechnung

Was sind die gesetzlichen Bestandteile einer Rechnung?

Die gesetzlichen Bestandteile einer Rechnung hängen von der Höhe des Rechnungsbetrages ab. Sogenannte Kleinbetragsrechnungen dürfen nur bis zu einem Betrag von 250,00 Euro inklusive Umsatzsteuer ausgestellt werden. Die Rechnungen müssen lediglich diese Angaben enthalten:

  • Name und Adresse des Verkäufers
  • Ausstellungsdatum
  • Anzahl und Art der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistungen
  • Nettobetrag und Angabe des gültigen Umsatzsteuerbetrages sowie des Steuersatzes oder Hinweis auf Steuerbefreiung

In unserem Ratgeber erklären wir Ihnen, welche obligatorischen Bestandteile eine Rechnung enthalten muss, die über einen höheren Betrag als 250,00 Euro ausgestellt ist. Der Vergleich zeigt, dass die höhere Rechnung einige Angaben mehr enthalten muss. Einer dieser Bestandteile sind Name und Adresse des Rechnungsempfängers. Dabei müssen die Aussteller bei der Adresse des Käufers einige Anforderungen beachten, die der Gesetzgeber an die Rechnungsanschrift stellt.

Bestandteile der Rechnungsadresse

Damit der Rechnungsempfänger die Rechnung ordnungsgemäß zugestellt bekommt, sollte die Adresse diese Bestandteile enthalten:

  1. Name des Käufers: Es kann sich entweder um eine Privatperson oder um ein Unternehmen handeln.
  2. Adresse des Käufers: Die Anschrift besteht aus Straße und Hausnummer oder Postfach und Postfachnummer sowie Postleitzahl und Ort.

Wenn Sie die Rechnung an ein Unternehmen versenden, können Sie zusätzlich die zuständige Abteilung oder den Namen der verantwortlichen Person in der Firma angeben. Das garantiert eine sichere Zustellung und damit eine schnelle Bezahlung.

Bei Rechnungen an Privatpersonen ist zu beachten, ob es sich um den eigenen Wohnsitz des Rechnungsempfängers handelt oder ob der Käufer zur Untermiete wohnt. In dem Fall muss der Name des Hauptmieters mit dem Zusatz c/o in der Rechnungsanschrift enthalten sein.

Beispiele für Rechnungsanschriften

Für einen besseren Überblick haben wir einige Beispiele für die korrekte Adresse auf einer Rechnung zusammengestellt:

Rechnung an ein Unternehmen:

  • Firma ABC
  • Hauptstr. 15 B
  • 12345 Musterstadt

Rechnung an eine bestimmte Abteilung im Unternehmen:

  • Firma ABC
  • Abteilung Rechnungswesen
  • Postfach 12 34
  • 12345 Musterstadt

Rechnung an eine bestimmte Person im Unternehmen:

  • Firma ABC
  • z.Hd. Frau Musterfrau
  • Hauptstr. 15 B
  • 12345 Musterstadt

Rechnung an eine Privatperson:

  • Herrn Mustermann
  • Musterstr. 1
  • 12345 Musterstadt

Rechnung an eine Privatperson, die zur Untermiete wohnt:

  • Frau Musterfrau
  • c/o Familie Muster
  • Musterstr. 1
  • 12345 Musterstadt

Warum ist die korrekte Anschrift auf der Rechnung wichtig?

Wenn die Rechnungsanschrift einen Fehler enthält, kann es vorkommen, dass der Zahlungspflichtige die Rechnung nicht erhält. Sobald dem Verkäufer auffällt, dass er sein Geld für die Warenlieferung oder Dienstleistung nicht erhalten hat, verschickt er eine Mahnung. Dabei gibt es diese zwei Möglichkeiten:

  1. Die Mahnung wird ebenfalls an die falsche Adresse versandt. Dann erhält der Käufer auch das Mahnschreiben nicht und es erfolgt weiterhin kein Zahlungseingang.
  2. Der Verkäufer achtet beim Versand auf die richtige Adresse. Dann bekommt der Kunde als erstes Anschreiben direkt eine Zahlungserinnerung, ohne dass er eine Rechnung erhalten hat. Das sorgt für Verärgerung des Kunden und führt zu unnötigen Nachfragen.

Ein anderer wichtiger Grund für die korrekte Rechnungsanschrift ist die weitere Korrespondenz mit dem Kunden. Ist die falsche Adresse einmal in den Kundendaten gespeichert, kommen auch Werbebriefe und andere Schriftstücke nicht beim Empfänger an. Damit kann dem Verkäufer Umsatz verloren gehen und er gibt unnötig Geld für Briefe aus, die den Kunden nie erreichen.

Rechnungsadresse und Lieferadresse – was ist der Unterschied?

Einige Kunden wünschen, dass die bestellten Produkte an eine andere Adresse als die Rechnungsanschrift geliefert werden. Dabei kann es sich um ein Geschenk für eine dritte Person handeln. Die beschenkte Person soll die Lieferung erhalten, während die Rechnung an den Auftraggeber geht.

Auch im Geschäftsleben kommt es zu unterschiedlichen Adressen. Wenn ein Unternehmen verschiedene Standorte unterhält, soll die Ware häufig an einen anderen Ort geschickt werden als die Rechnung. Der richtige Rechnungsadressat ist in diesem Fall besonders wichtig, damit das Geld schnell an den Verkäufer überwiesen wird.

Adresse auf der Rechnung korrigieren

Wenn die falsche Rechnungsanschrift bemerkt wird, versenden viele Verkäufer eine neue Rechnung mit dem Hinweis, die erste Rechnung nicht zu beachten.

Diese Vorgehensweise ist rechtlich gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nicht zulässig.

Stattdessen muss das Unternehmen eine Stornorechnung erstellen, die die erste Rechnung mit der fehlerhaften Adresse aufhebt. Anschließend kann eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben ausgestellt werden.

Rechnung an Kunden im Ausland verschicken

Wenn der Rechnungsempfänger seinen Sitz im Ausland hat, muss das Empfängerland in der Rechnungsanschrift angegeben werden. Dazu schreibt der Absender das Land in Großbuchstaben in die letzte Zeile der Adresse, wie in diesem Beispiel:

  • Unternehmen ABC
  • Mustergasse 5
  • 1234 Wien
  • ÖSTERREICH

Bei ausländischen Adressen müssen die Absender beachten, dass in einigen Ländern die Hausnummer vor dem Straßennamen angegeben wird, beispielsweise in Großbritannien. Auch die Postleitzahl hat im Ausland häufig ein anderes Format und muss entsprechend übernommen werden, damit die Rechnung bei dem Empfänger ankommt.

Hier erfährst du alles zur Rechnungsstellung ins Ausland.

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Tipp: Die früher gebräuchlichen Länderkürzel wie A für Österreich (Austria) oder GB für Großbritannien werden heute im Postverkehr nicht mehr genutzt.

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