Sammelrechnung

Was ist die Sammelrechnung?

In einer Sammelrechnung fassen Sie mehrere Aufträge für einen Kunden in einer Rechnung zusammen. Das weicht vom Normalfall ab, wenn jeder Auftrag seine eigene Rechnung erhält. Dieses Konstrukt ist möglich und sinnvoll, wenn ein einzelner Kunde laufend Aufträge erteilt.

Die Abrechnung erfolgt im Rahmen der Sammelrechnung periodisch. Möglich ist zum Beispiel eine Erstellung der Rechnung alle drei Monate. Das hängt davon ab, was für Sie und Ihren Kunden am einfachsten und sinnvollsten ist.

Typisch ist die Verwendung von Sammelrechnungen bei Stammkunden des Unternehmens. Mit diesem Instrument genügen Sie weiterhin den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Demnach ist für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg in Form einer Rechnung erforderlich. Dabei ist es möglich, mit nur einer Rechnung mehrere Geschäftsvorfälle zu belegen.

Was sind die Bestandteile der Sammelrechnung?

Für die Erstellung von Rechnungen müssen Sie eine Reihe von Pflichtangaben berücksichtigen. Diese dürfen auf keiner korrekt erstellten Rechnung fehlen. Die relevanten Rechnungsmerkmale finden Sie im § 14 Abs. 4 und § 14a UStG. Alle diese Pflichtangaben gelten auch für die Sammelrechnung. Deshalb ist es nützlich, sich die wichtigsten Merkmale noch einmal zu vergegenwärtigen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Steuernummer
• Datum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Entgelt mitsamt Steuerbetrag und Steuersatz
• Zahlungsziel
• Beschreibung der Lieferung oder Leistung
• Eventuell Entgeltminderungen wie Rabatte und ähnliches

Hinzu kommen zusätzliche Anforderungen, die nur für die Sammelrechnung gelten. Folgende Punkte sollten Sie beachten:

• Listen Sie alle Einzelabrechnungen anhand der Lieferscheine auf.
• Sie müssen die einzelnen Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe zusammenfassen.
• Sollten noch einige der nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben auf der zusammenfassenden Rechnung fehlen, muss nach § 31 Abs. 1 UStDV ein Hinweis auf die entsprechenden ergänzenden Dokumente erfolgen.
• Geben Sie den Abrechnungszeitraum und das Liefer- bzw. Leistungsdatum an.

Entscheidend ist, dass Sie die Entgelte einmal mit den Einzelsummen und zusätzlich als Gesamtsumme angeben. Das gilt auch für die damit zusammenhängenden Steuerbeträge. Damit bleibt nachvollziehbar, wie sich die Sammelrechnung zusammensetzt.

Grundsätzlich unterscheidet sich die Sammelrechnung damit nicht wesentlich von einer normalen Rechnung. Das ist ein weiterer Grund dafür, weshalb die Sammelrechnung in der Praxis eine hohe Flexibilität bietet. Entscheidend ist es, dass Sie alle Entgelte und deren Steuerbeträge zusammenfassen, wie sie in der betreffenden Periode angefallen sind.

Warum ist die Sammelrechnung sinnvoll?

Die wesentliche Motivation für die Erstellung von Sammelrechnungen ist die Zeitersparnis. Statt mehrere Rechnungen auszustellen, genügt eine einzige. Dieser Vorteil ist größer, je mehr Geschäftsvorfälle Sie zusammenfassen können. Es gilt jedoch darauf zu achten, dass die Übersichtlichkeit der Rechnungserstellung nicht darunter leidet. Sie sollten nicht zu viele Geschäftsvorfälle zusammenführen.

Wer Zeit bei der Abwicklung von Geschäftsvorfällen sparen möchte, greift also zur Sammelrechnung. Sie reduzieren damit die erforderliche Zahl für Buchungen auf dem Bankkonto und dem Konto des Kunden.

Sinnvoll ist eine Sammelrechnung auch, wenn Ihre Kapazitäten in der Buchhaltung begrenzt sind. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Buchhaltung nicht jeden Tag arbeitet, sondern die anfallenden Aufgaben einmal wöchentlich oder in anderen zeitlichen Abständen erledigt. In dieser Situation ist es unvermeidlich, dass sich die Lieferscheine des Kunden ansammeln.

Hier wäre es nicht sinnvoll, im Nachhinein anhand jedes einzelnen Lieferscheins noch einmal eine Rechnung auszustellen. Sammeln Sie stattdessen alle Lieferscheine und fassen Sie diese zu einer Sammelrechnung zusammen, sobald sich die Mitarbeiter in der Buchhaltung wieder darum kümmern können. Auf diese Weise ergibt sich automatisch eine Periodizität.

Beispiele

Einer Ihrer Kunden bestellt jede Woche mehrfach verschiedene Artikel bei Ihnen. Wenn am Montag eine Bestellung eingeht, wissen Sie bereits, dass in den nächsten Tagen mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere folgen. In diesem Fall möchten Sie darauf verzichten, jedes Mal sofort eine Rechnung auszustellen. Möglich wäre hier zum Beispiel eine Sammelrechnung pro Woche oder pro Monat.

Eine andere Sammelrechnung kennt jeder von uns: die Stromrechnung. Die funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Wir verbrauchen ständig Strom und erhalten dafür nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums eine Stromrechnung, auf der alle Verbräuche aufgeführt und zusammengefasst sind.

Was gibt es zu beachten?

Bei der Erstellung einer zusammenfassenden Rechnung gilt es einige Punkte zu berücksichtigen. Einer davon betrifft das Liefer- oder Leistungsdatum. Dieses gehört als Angabe auf die Rechnung, doch welches Datum ist hier korrekt? Schließlich nehmen Sie in einer Periode mehrere Lieferungen vor bzw. erbringen eine Vielzahl von einzelnen Leistungen. Damit stellt sich die Frage, welches Datum Sie hier angeben können.

Die Antwort hängt davon ab, ob es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, die Sie auf der Rechnung zusammenfassen. Der Zeitpunkt der Übergabe gilt bei der Warenlieferung als Lieferdatum. Handelt es sich um eine Dienstleistung, vereinbaren Sie mit dem Kunden einen Abnahmetermin. Dieser dient dann als Zeitpunkt der Leistungserbringung. Das ist sinnvoll, weil sich die Leistungserbringung in der Regel über einen längeren Zeitraum erstreckt.

Insgesamt stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Auswahl, das Liefer- oder Leistungsdatum auf der Sammelrechnung anzugeben:

• Sie können pauschal darauf hinweisen, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.
• Sie geben einen Lieferschein oder ein Leistungsdatum an.
• Sie verweisen auf den Lieferschein, der das Lieferdatum enthält.
• Sie verweisen auf das Lieferscheindatum des Lieferscheins, der kein Datum aufführt. Lieferscheindatum und Lieferdatum entsprechen einander.

Hinweis:

Es spielt rechtlich keine Rolle, ob Sie auf der Rechnung von einem Leistungsdatum oder einem Lieferdatum sprechen. Lieferungen beziehen sich auf Waren und Leistungen auf die erbrachte Dienstleistung. In der Regel verwenden Sie den Begriff Lieferdatum für die tatsächlich gelieferte Ware.

Wenn Sie sich die Erstellung der Sammelrechnung erleichtern möchten, können Sie auch auf ein Muster zurückgreifen.