Day: September 2, 2022

Doppelte Buchführung

Der Gesetzgeber hat die Unternehmen je nach Größe zu einer einfachen oder umfangreichen Buchführung verpflichtet. In vielen Jahren praktischer Anwendung hat sich bei der umfangreichen Rechnungslegung ein bewährtes Buchhaltungssystem entwickelt, das als doppelte Buchführung noch heute in der Geschäftswelt Anwendung findet.

Was ist eine “Doppelte Buchführung” und warum ist sie “doppelt”?

Bei der doppelten Buchführung wird ein Geschäftsvorfall Ihres Unternehmens nicht nur einfach in den Büchern aufgezeichnet, sondern – wie der Name schon sagt – doppelt.

Statt also beispielsweise einen Einkauf von Waren in Höhe von 1000 EUR in eine laufende Tabelle mit Datum, Betrag und Buchungstext zu erfassen, wird jeder Vorgang zweimal gebucht. Das hört sich erst einmal nach doppelter Arbeit für Sie an, dem ist aber nicht so: In einem Buchungssatz wird lediglich ein Betrag, ein Soll-Konto, ein Haben-Konto und ein Buchungstext in einer Zeile erfasst.

In den jeweiligen Buchführungssystemen wird dadurch der Vorgang auf einem Soll-Konto und einem Haben-Konto verbucht – somit doppelt. In der Buchhaltungssprache wird auch von “Konto” und “Gegenkonto” gesprochen.

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Welche Konten werden doppelt bebucht?

Grundsätzlich werden bei der doppelten Buchführung Bestands- und Erfolgskonten unterschieden. Die Bestandskonten weisen in der Bilanz die “Bestände” an Vermögen, Eigenkapital oder Schulden aus. Wie bei der Bilanz gibt es bei den Bestandskonten Aktivkonten (linke Bilanzseite) und Passivkonten (rechte Bilanzseite).

Die Erfolgskonten sind hingegen in der Gewinn- und Verlustrechnung zuhause und geben Auskunft über Aufwendungen (Aufwandskonten, linke GuV-Seite) und Erträge (Ertragskonten, rechte GuV-Seite).

Beispiele für aktive Bestandskonten:

  • Anlagevermögen
  • Umlaufvermögen
  • (aktive) Rechnungsabgrenzungsposten

Im Anlagevermögen werden Vermögensgegenstände verbucht, die Ihrem Unternehmen dauernd (mehr als ein Jahr) zur Verfügung stehen; das sind beispielsweise Fahrzeuge, Maschinen, technische Anlagen, Gebäude. Im Umlaufvermögen werden hingegen Ihre kurzlebigen Bestände (z. B. Material, Vorräte) und Geldkonten (Bankkonten, Geldmarktkonten, Kasse) ausgewiesen.

Beispiele für passive Bestandskonten:

  • Eigenkapital
  • Verbindlichkeiten
  • Rückstellungen
  • (passive) Rechnungsabgrenzungsposten

Das Eigenkapital weist die Gelder aus, die Sie bei Gründung oder durch Rücklagen in das Unternehmen eingebracht haben. Im Fremdkapital hingegen wird fremdes Kapital im Unternehmen wie beispielsweise Darlehen oder laufende Schulden gegenüber Lieferanten verbucht.

Beispiele für Aufwandskonten (GuV):

  • Materialkosten
  • Personalkosten
  • Raumkosten
  • Abschreibungen

Auf den Aufwandskonten sammeln sich Aufwendungen, die für das jeweilige Unternehmen erforderlich sind, um Produkte oder Dienstleistungen zu erstellen und auf den Märkten anzubieten. Hier steht ebenfalls ein kurzfristiger Betrachtungszeitraum (Verbrauch von Waren und Dienstleistungen) im Vordergrund.

Beispiele für Ertragskonten (GuV):

  • Umsatzerlöse (Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen)
  • Zinseinnahmen
  • Mieteinnahmen

Die Ertragskonten repräsentieren die Einnahmenseite des Unternehmens. Hier werden Geldzuflüsse aus der laufenden, operativen Tätigkeit sowie Sondereinnahmen ausgewiesen.

Doppelte Buchführung: Was passiert mit den doppelten Buchungen auf den Bestands- und Ertragskonten?

Am Ende eines Geschäftsjahres werden die Bestands- und Ertragskonten abgeschlossen, indem die Salden umgebucht werden. Hierbei gilt folgende Maßgabe:

  • Bestandskonten werden direkt in die Bilanz abgeschlossen.
  • Erfolgskonten werden direkt in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) abgeschlossen.

Die GuV ist für sich ein Eigenkapitalkonto: Wurde ein Gewinn ausgewiesen (Erträge größer als Aufwendungen), wird das Eigenkapital erhöht. Im Verlustfall wird das Eigenkapital reduziert.

Wer ist zu der aufwendigen, doppelten Buchführung überhaupt verpflichtet?

In erster Linie regelt das Handelsgesetzbuch die Buchführungspflichten; dabei wird grundsätzlich nicht jedes Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Kleinere, nicht eingetragene Unternehmen dürfen eine einfache Form der Buchführung – die Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR) anwenden. Alle anderen Unternehmen müssen die aufwendigere Variante mit Soll- und Haben-Buchungen anwenden und zum Jahresende eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz ausgeben.

Folgende Kriterien sind für die Pflicht zur doppelten Buchführung für Sie relevant:

Unternehmensform

Eine Buchführungspflicht ergibt sich bei bestimmten Rechtsformen des jeweiligen Unternehmens automatisch. Dies gilt für die Kommanditgesellschaft (KG), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH/UG) und Mischformen wie beispielsweise die GmbH & Co. KG.

Eintrag ins Handelsregister

Alle unter dem Punkt “Unternehmensform” genannten Gesellschaften müssen von Gesetzes wegen ins öffentliche Handelsregister eingetragen werden. Auch wenn die Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister nicht besteht, können Unternehmer eine freiwillige Eintragung veranlassen – selbst wenn das Unternehmen klein ist.

Denkbar ist dies beispielsweise für einfache Kaufleute, die dadurch zum “eingetragenen Kaufmann” (e. K.) werden. Die Folge ist, dass diese Unternehmer – wie die großen Rechtsformen AG, KG und GmbH – von Gesetzes wegen zur Buchführung verpflichtet sind. Selbst wenn Sie wegen ihrer Größe – ohne Eintragung ins Handelsregister – nicht dazu verpflichtet wären.

Umsatz und Gewinnschwellen

(Einzel-) Unternehmen müssen die doppelte Buchführung anwenden, wenn sie im Hinblick auf Umsatz und Gewinn gewisse Grenzen überschreiten. Dann werden sie nicht mehr als schützenswerte Kleinunternehmen betrachtet, sondern vielmehr als rechenschaftspflichtige Mittel- oder Großunternehmen.

Grundsätzlich greift die Buchführungspflicht ab einem Umsatz von mehr als 600.000 EUR oder einem Gewinn von mehr als 60.000 EUR pro Geschäftsjahr. Bei landwirtschaftlichen Unternehmen kommt zusätzlich eine Obergrenze für den Wert der Nutzfläche (25.000 EUR) ins Spiel. Sobald diese überschritten ist, schlägt ebenfalls die Pflicht zur Buchführung zu.

Sonderformen der wirtschaftlichen Betätigung

Von der Pflicht zur aufwendigen doppelten Buchführung befreit sind grundsätzlich Freiberufler (Ärzte, Architekten, Rechtsanwälte, Journalisten usw.), Selbstständige und Kleinunternehmer, sofern keine (freiwillige) Eintragung im Handelsregister vorliegt. Diese Unternehmer können statt der doppelten Buchführung ihren Gewinn im Rahmen einer – deutlich einfacheren – Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.

Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung erlaubt Ihnen aufgrund ihrer Komplexität deutlich tiefgründigere Auswertungen. Neben der Information, ob ein Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben vorliegt, können Sie Informationen über Bestände und deren Relationen zueinander und den zeitlichen Verlauf in Erfahrung bringen.

Unternehmerische Entscheidungen sind so deutlich sicherer zu treffen. Insbesondere bei der Notwendigkeit einer Fremdkapital-Finanzierung können Kreditinstitute bei Anwendung der doppelten Buchführung die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens besser einschätzen.

Die Anwendung der doppelten Buchführung erfordert jedoch auch buchhalterisches Wissen und Verständnis der Buchungslogik des Systems. Eine Durchführung der doppelten Buchführung bedarf daher in der Regel einer speziellen Software – im Gegensatz zur Anwendung der einfachen Buchführung mittels Einnahmenüberschuss-Rechnung, die grundsätzlich mit einem einfachen Tabellenkalkulationsprogramm durchgeführt werden kann.

Mann am Taschenrechner

Sammelrechnung

Was ist die Sammelrechnung?

In einer Sammelrechnung fassen Sie mehrere Aufträge für einen Kunden in einer Rechnung zusammen. Das weicht vom Normalfall ab, wenn jeder Auftrag seine eigene Rechnung erhält. Dieses Konstrukt ist möglich und sinnvoll, wenn ein einzelner Kunde laufend Aufträge erteilt.

Die Abrechnung erfolgt im Rahmen der Sammelrechnung periodisch. Möglich ist zum Beispiel eine Erstellung der Rechnung alle drei Monate. Das hängt davon ab, was für Sie und Ihren Kunden am einfachsten und sinnvollsten ist.

Typisch ist die Verwendung von Sammelrechnungen bei Stammkunden des Unternehmens. Mit diesem Instrument genügen Sie weiterhin den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Demnach ist für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg in Form einer Rechnung erforderlich. Dabei ist es möglich, mit nur einer Rechnung mehrere Geschäftsvorfälle zu belegen.

Was sind die Bestandteile der Sammelrechnung?

Für die Erstellung von Rechnungen müssen Sie eine Reihe von Pflichtangaben berücksichtigen. Diese dürfen auf keiner korrekt erstellten Rechnung fehlen. Die relevanten Rechnungsmerkmale finden Sie im § 14 Abs. 4 und § 14a UStG. Alle diese Pflichtangaben gelten auch für die Sammelrechnung. Deshalb ist es nützlich, sich die wichtigsten Merkmale noch einmal zu vergegenwärtigen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer
  • Datum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Entgelt mitsamt Steuerbetrag und Steuersatz
  • Zahlungsziel
  • Beschreibung der Lieferung oder Leistung
  • Eventuell Entgeltminderungen wie Rabatte und ähnliches

Hinzu kommen zusätzliche Anforderungen, die nur für die Sammelrechnung gelten. Folgende Punkte sollten Sie beachten:

  • Listen Sie alle Einzelabrechnungen anhand der Lieferscheine auf.
  • Sie müssen die einzelnen Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe zusammenfassen.
  • Sollten noch einige der nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben auf der zusammenfassenden Rechnung fehlen, muss nach § 31 Abs. 1 UStDV ein Hinweis auf die entsprechenden ergänzenden Dokumente erfolgen.
  • Geben Sie den Abrechnungszeitraum und das Liefer- bzw. Leistungsdatum an.

Entscheidend ist, dass Sie die Entgelte einmal mit den Einzelsummen und zusätzlich als Gesamtsumme angeben. Das gilt auch für die damit zusammenhängenden Steuerbeträge. Damit bleibt nachvollziehbar, wie sich die Sammelrechnung zusammensetzt.

Grundsätzlich unterscheidet sich die Sammelrechnung damit nicht wesentlich von einer normalen Rechnung. Das ist ein weiterer Grund dafür, weshalb die Sammelrechnung in der Praxis eine hohe Flexibilität bietet. Entscheidend ist es, dass Sie alle Entgelte und deren Steuerbeträge zusammenfassen, wie sie in der betreffenden Periode angefallen sind.

Rechnung mit dem Handy erstellen

Warum ist die Sammelrechnung sinnvoll?

Die wesentliche Motivation für die Erstellung von Sammelrechnungen ist die Zeitersparnis. Statt mehrere Rechnungen auszustellen, genügt eine einzige. Dieser Vorteil ist größer, je mehr Geschäftsvorfälle Sie zusammenfassen können. Es gilt jedoch darauf zu achten, dass die Übersichtlichkeit der Rechnungserstellung nicht darunter leidet. Sie sollten nicht zu viele Geschäftsvorfälle zusammenführen.

Wer Zeit bei der Abwicklung von Geschäftsvorfällen sparen möchte, greift also zur Sammelrechnung. Sie reduzieren damit die erforderliche Zahl für Buchungen auf dem Bankkonto und dem Konto des Kunden.

Sinnvoll ist eine Sammelrechnung auch, wenn Ihre Kapazitäten in der Buchhaltung begrenzt sind. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Buchhaltung nicht jeden Tag arbeitet, sondern die anfallenden Aufgaben einmal wöchentlich oder in anderen zeitlichen Abständen erledigt. In dieser Situation ist es unvermeidlich, dass sich die Lieferscheine des Kunden ansammeln.

Hier wäre es nicht sinnvoll, im Nachhinein anhand jedes einzelnen Lieferscheins noch einmal eine Rechnung auszustellen. Sammeln Sie stattdessen alle Lieferscheine und fassen Sie diese zu einer Sammelrechnung zusammen, sobald sich die Mitarbeiter in der Buchhaltung wieder darum kümmern können. Auf diese Weise ergibt sich automatisch eine Periodizität.

Beispiele

Einer Ihrer Kunden bestellt jede Woche mehrfach verschiedene Artikel bei Ihnen. Wenn am Montag eine Bestellung eingeht, wissen Sie bereits, dass in den nächsten Tagen mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere folgen. In diesem Fall möchten Sie darauf verzichten, jedes Mal sofort eine Rechnung auszustellen. Möglich wäre hier zum Beispiel eine Sammelrechnung pro Woche oder pro Monat.

Eine andere Sammelrechnung kennt jeder von uns: die Stromrechnung. Die funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Wir verbrauchen ständig Strom und erhalten dafür nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums eine Stromrechnung, auf der alle Verbräuche aufgeführt und zusammengefasst sind.

Was gibt es zu beachten?

Bei der Erstellung einer zusammenfassenden Rechnung gilt es einige Punkte zu berücksichtigen. Einer davon betrifft das Liefer- oder Leistungsdatum. Dieses gehört als Angabe auf die Rechnung, doch welches Datum ist hier korrekt? Schließlich nehmen Sie in einer Periode mehrere Lieferungen vor bzw. erbringen eine Vielzahl von einzelnen Leistungen. Damit stellt sich die Frage, welches Datum Sie hier angeben können.

Die Antwort hängt davon ab, ob es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, die Sie auf der Rechnung zusammenfassen. Der Zeitpunkt der Übergabe gilt bei der Warenlieferung als Lieferdatum. Handelt es sich um eine Dienstleistung, vereinbaren Sie mit dem Kunden einen Abnahmetermin. Dieser dient dann als Zeitpunkt der Leistungserbringung. Das ist sinnvoll, weil sich die Leistungserbringung in der Regel über einen längeren Zeitraum erstreckt.

Insgesamt stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Auswahl, das Liefer- oder Leistungsdatum auf der Sammelrechnung anzugeben:

  • Sie können pauschal darauf hinweisen, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.
  • Sie geben einen Lieferschein oder ein Leistungsdatum an.
  • Sie verweisen auf den Lieferschein, der das Lieferdatum enthält.
  • Sie verweisen auf das Lieferscheindatum des Lieferscheins, der kein Datum aufführt. Lieferscheindatum und Lieferdatum entsprechen einander.
Girl in a jacket
Hinweis:

Es spielt rechtlich keine Rolle, ob Sie auf der Rechnung von einem Leistungsdatum oder einem Lieferdatum sprechen. Lieferungen beziehen sich auf Waren und Leistungen auf die erbrachte Dienstleistung. In der Regel verwenden Sie den Begriff Lieferdatum für die tatsächlich gelieferte Ware.

Wenn Sie sich die Erstellung der Sammelrechnung erleichtern möchten, können Sie auch auf ein Muster zurückgreifen.

Buchhaltung leicht gemacht? Nur mit Lara